MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Møtetid: 26.01.2016 kl. 18:00 21:35 Sted: Rådhuset - Møterom 2 i 1. etg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7. Møtende medlemmer: André Kvakkestad, Roar Thun, Karl M. Johnsen, Bente Njøs Paulshus, Svein Kamfjord, Anne Marit Holene Møtende varamedlemmer: Rune Sletner møtte for Janne Brit Myrmo Forfall: Janne Brit Myrmo Fra kommunestyret møtte: Tuva Moflag, ordfører (sak 1/16) Fra Follo distriktsrevisjon møtte: Didrik Hjort, forvaltningsrevisor Møtesekretær: Lene H. Lilleheier (FIKS) Diverse merknader: Møteprotokoll godkjent i møtet 26.01.2016 André Kvakkestad Leder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 59 (m): 920 16 409 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side saker til behandling 1/16 Dialog med ordfører 3 2/16 Høringer i kontrollutvalget 3 3/16 Rapport om selskapskontrollen 2015 3 4/16 Prosjektplan - Overordnet analyse 3 5/16 Prosjektplan - Psykisk helsearbeid for unge 4 6/16 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon Internkontroll 5 7/16 Erklæringer fra revisor - Kontrollutvalget Ski 5 8/16 Møteplan høsten 2016 6 9/16 Orienteringssaker 6 Eventuelt Ski kontrollutvalg 26.01.2016 Side 2 av 7
saker til behandling 1/16 Dialog med ordfører Dialogen med ordfører tas til orientering. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Dialogen med ordfører tas til orientering. 2/16 Høringer i kontrollutvalget Saken tas til orientering. Innkommet forslag fra utvalget: Saken utsettes til neste møte. Votering: Innkommet forslag ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. 3/16 Rapport om selskapskontrollen 2015 Kontrollutvalget tar rapporten om selskapskontroll 2015 til orientering. Saken oversendes kommunestyret med innstilling: Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene følge opp rapporten. Innkommet forsalg fra utvalget: Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1.Kommunestyret tar rapporten om selskapskontrollen 2015 til orientering. 2. Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene følge Ski kontrollutvalg 26.01.2016 Side 3 av 7
opp avvikene i rapporten og lukke disse. Kommunestyret ber om en tilbakemelding om oppfølgingen innen utgangen av 2016, med kopi til kontrollutvalget. 3. Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak om reell eierstyring av selskapene i forbindelse med Ski kommunes behandling av eiermeldingen 2016. Saken med kommunestyrets vedtak sendes kontrollutvalget til orientering. Votering: Innkommet forslag ble enstemmig vedtatt. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1.Kommunestyret tar rapporten om selskapskontrollen 2015 til orientering. 2. Kommunestyret ber sin eierrepresentant i selskapene følge opp avvikene i rapporten og lukke disse. Kommunestyret ber om en tilbakemelding om oppfølgingen innen utgangen av 2016, med kopi til kontrollutvalget. 3. Kommunestyret ber rådmannen fremme en sak om reell eierstyring av selskapene i forbindelse med Ski kommunes behandling av eiermeldingen 2016. Saken med kommunestyrets vedtak sendes kontrollutvalget til orientering. 4/16 Prosjektplan - Overordnet analyse 1. Kontrollutvalget slutter seg til Follo distriktsrevisjons fremlagte prosjektplan av 22.12.2015 for overordnet analyse 2017-2020. 2. Utvalget ber Follo distriktsrevisjon sette i gang arbeidet med overordnet analyse for Ski kommune i henhold til oppsatte fremdriftsplan 3. Ordningen med overordnet analyse og handlingsplan for fire år videreføres. Ski kontrollutvalg 26.01.2016 Side 4 av 7
Innkommet forslag fra utvalget om endring av innstillingens punkt 2: Utvalget ber Follo distriktsrevisjon sette i gang arbeidet med overordnet analyse for Ski kommune. Votering: Innstillingens punkt 1 og 3 ble enstemmig vedtatt. Innkommet forslag om endring av punkt 2, ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget slutter seg til Follo distriktsrevisjons fremlagte prosjektplan av 22.12.2015 for overordnet analyse 2017-2020. 2. Utvalget ber Follo distriktsrevisjon sette i gang arbeidet med overordnet analyse for Ski kommune. 3. Ordningen med overordnet analyse og handlingsplan for fire år videreføres. 5/16 Prosjektplan - Psykisk helsearbeid for unge Kontrollutvalget slutter seg til Follo distriktsrevisjon sitt forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Psykisk helsearbeid for unge» i Ski kommune. Kontrollutvalget slutter seg til Follo distriktsrevisjon sitt forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Psykisk helsearbeid for unge» i Ski kommune. 6/16 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon Internkontroll Kontrollutvalget ber om at COSO-modellen legges til grunn for vurderingene av kommunens internkontrollsystem. For øvrig slutter kontrollutvalget seg til Follo distriktsrevisjon sitt forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Internkontroll» i Ski kommune. Innkommet forslag fra utvalget: 1. Kontrollutvalget slutter seg til distriktsrevisjon sitt forslag til prosjektplan Ski kontrollutvalg 26.01.2016 Side 5 av 7
for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Internkontroll» i Ski kommune. 2. Kontrollutvalget ber om at COSO-modellen legges til grunn for vurderingene av kommunens internkontrollsystem. Votering: Innkommet forslag fra utvalget ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget slutter seg til distriktsrevisjon sitt forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Internkontroll» i Ski kommune. 2. Kontrollutvalget ber om at COSO-modellen legges til grunn for vurderingene av kommunens internkontrollsystem. 7/16 Erklæringer fra revisor - Kontrollutvalget Ski Revisors egenvurdering av uavhengighet i brev av 9. november 2015 og revisors erklæring vedr. krav til utdanning, praksis og vandel i brev av 4. november 2015 tas til orientering. Revisors egenvurdering av uavhengighet i brev av 9. november 2015 og revisors erklæring vedr. krav til utdanning, praksis og vandel i brev av 4. november 2015 tas til orientering. 8/16 Møteplan høsten 2016 Kontrollutvalgets møter avholdes på følgende dager høsten 2016, alle dager kl. 1800: Tirsdag 20. september Torsdag 27. oktober (Faglig Forum) Tirsdag 1. november Tirsdag 13. desember Kontrollutvalgets møter avholdes på følgende dager høsten 2016, alle dager kl. 1800: Ski kontrollutvalg 26.01.2016 Side 6 av 7
Tirsdag 20. september Torsdag 27. oktober (Faglig Forum) Tirsdag 1. november Tirsdag 13. desember 9/16 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalg 26.01.2016 Side 7 av 7