Oppgave B i strategisk kostnadsanalyse I en kommune i Akershus ble tjenesten Avfallsinnhenting fra husstandene konkurranseutsatt i 1995. Tjenesten som ble lagt ut på anbud var kort og greit å hente avfall fra alle husstandene i kommunen en gang i uken og deretter frakte avfallet til den kommunale avfallsplassen ( søppeldynga ). Et privat selskap, Restfrakt A/S, vant anbudskonkurransen og inngikk en 10-årig kontrakt med kommunen, hvor de forpliktet seg til å utføre denne tjenesten mot et årlig vederlag på 1,5 millioner kroner. Høsten 1999 ønsker kommunen å reforhandle kontrakten da Stortinget har vedtatt å påby kildesortering i alle kommuner fra 1.1.2000. I brevet som kommunen sender til Restfrakt A/S for å få reforhandlet avtalen heter det: Kommunen vil opprette seks kildesorteringsstasjoner, fortrinnsvis ved butikksentre og store boligfelt, for å følge opp Stortingets vedtak. Som følge av dette, vil behovet for å hente avfall fra husstandene halveres, slik at det ikke er nødvendig å hente inn avfall oftere enn hver fjortende dag. Kommunen ønsker å videreføre det gode samarbeidet med Restfrakt A/S, men i lys av det endrede behovet for avfallsinnhenting fra husstandene foreslår vi en reduksjon i det årlige vederlaget med 0,75 millioner kroner fra 1.1.2000 (kontraktsbeløpet senkes fra 1,5 millioner til 0,75 millioner kroner målt i 1995 kroneverdi). Dersom Restfrakt A/S er interessert i en avtale med kommunen gjeldene tømming av de nye kildesorteringsstasjonene, vil dette måtte diskuteres særskilt. En misfornøyd direktør i "Restfrakt A/S" forfatter umiddelbart et svarbrev hvor han avslår kommunens forslag til ny avtale. I sitt svarbrev vedlegger han noen relevante kostnadsdata for 1998 (vedlegg 1).
Vedlegg 1: Restfrakt A/S, kostnadsdata for 1998 gjeldene den aktuelle avtalen med kommunen. Kostnadstype: Beløp(kr) Kostnadsdriver: Antall kostnadsdriverenheter: Administrativ lønn 50.000 Fordelt 20% av tot. adm. lønn i selskapet Lønn til fører + medarbeider på søppelbilen 500.000 Markedsverdibaserte avskrivninger + renter- + vedlikehold på "søppelbilen": 175.000 Avfall 2000 tonn 280.000 Alder 110.000 Kjørelengde Diesel 10.000 Kjørelengde Tilleggsinformasjon: - Søppelbilen har ingen alternativ anvendelse. - Informasjonen i vedlegg 1 skal oppfattes som sannferdig. NB! Under alle delspørsmål, ta de forutsetninger du finner nødvendig! a) Drøft begrepene "kostnadsobjekt", "direkte og indirekte kostnader" og "faste og variable kostnader" i lys av diskusjonen mellom kommunen og Restfrakt A/S. (30 min) b) Drøft valget av "Alder" som kostnadsdriver. (10 min) c) Omtrentlig hvor store kostnader ville Restfrakt A/S ha hatt i forbindelse med kontrakten i 1998 dersom "antall avfallshentinger" ble halvert? Drøft hvorvidt alternativkostnadsbegrepet har relevans for din vurdering av størrelsen på kostnaden "lønn til fører + medarbeider på søppelbilen" (20 min) d) Drøft under hvilke forutsetninger den skisserte omleggingen av avfallshåndteringen i kommunen fra 1.1.2000 vil ha positiv innvirkning på økonomien både til husstandene, Restfrakt A/S og kommunen samtidig. (20 min)
Løsningsforslag til oppgave B I strategisk økonomistyring a) "Kostnadsobjekt": Av oppgaveteksten fremgår at direktøren i Restfrakt A/S finner kommunens forslag til halvering av vederlaget som urimelig. Poenget med vedlegg 1 må åpenbart være å underbygge argumenter som viser at en halvering i antall avfallshentinger ikke gir en tilsvarende kostnadsreduksjon. Kostnadsobjektet er derfor avtalen mellom kommunen og Restfrakt A/S. "Direkte og indirekte kostnader": Alle kostnader som kan henføres til det valgte kostnadsobjektet er "direkte kostnader". I vedlegg 1 er derfor alle kostnadene direkte med unntak av "Administrativ lønn" som er en fordelt kostnad. Denne er tydeligvis skjønnsmessig fastsatt og bør derfor ikke defineres som en direkte kostnad. "Faste og variable kostnader": Som vanlig må begrepet drøftes i lys av to spørsmål, - fast i forhold til hva - fast innenfor hvilken tidshorisont. I diskusjonen mellom kommunen og Restfrakt A/S indikerer kommunens forslag til ny kontrakt at alle selskapets kostnader varierer med kostnadsdriveren "antall avfallshentinger". Av de kostnadene som direktøren har ført opp i vedlegg 1 er det vel strengt tatt bare de med kostnadsdriveren "kjørelengde" som vil variere med " antall avfallshentinger" på kort sikt (1 år). Gitt denne tidshorisonten er sannsynligvis "Avfall" en semivariabel kostnad, og alle andre kostnader faste. Merk at alle kostnader er påvirkbare på lang sikt. Det bør derfor sies at den reforhandlede kontrakten sannsynligvis vil gjelde for minst 5 år (5 år igjen av gammel kontrakt). Nytt kontraktsbeløp bør derfor fastsettes i lys av dette, og da vil "lønn" og kostnader som beskrives med driveren "alder" være å oppfatte som variable. b) Valget av kostnadsdrivere bør tilfredsstille flere betingelser hvorav "påvirkbarhet" er en. I den aktuelle oppgaven benyttes "alder" som en av kostnadsdriverne for å forklare ressursforbruket knyttet til søppelbilen, dvs kostnadsanalysen utføres på operativt nivå og alderen på den konkrete søppelbilen kan ikke påvirkes (på strategisk nivå kan "alder" benyttes ved f.eks. å sette et mål på ønsket gjennomsnittelig alder på teknisk utstyr). Som underlag for beslutninger er derfor "alder" en dårlig kostnadsdriver, selv om kostnadsbeskrivelsen meget vel kan være særdeles bra.
c) Administrativ lønn Lønn til fører + medarbeider på søppelbilen Markedsverdibaserte avskrivninger + renter + vedlikehold på "søppelbilen": 50.000 (sannsynligvis en fast kostnad på kort sikt) 500.000 (sannsynligvis vanskelig å være færre enn to på en bil) 87.500-175.000 Avfall (Halveres sannsynligvis ikke, men hvor mye forsvinner?) 280.000 Alder (endres ikke) 55.000 Kjørelengde (antar halvering) Diesel 5.000 Kjørelengde (antar halvering) Med disse forutsetningene ville kostnadene ha ligget mellom 977.500 og 1.065.000 kroner avhengig av hvordan avfallsmengden endres. (50.000 + 500.000 + 280.000 + 55.000 + 5.000 + (87.500 eller 175.000) Med alternativkostnadsbegrepet menes i normaltilfellet den fortjenesten man går glipp av ved å anvende ressursene til et bestemt formål. Denne kan være relevant for vår beregning ut i fra to vinklinger: * Gitt at føreren + medarbeideren alternativt eksempelvis ville ha gitt en fortjeneste på 100.000 kroner, da burde kostnaden i regnestykket ha vært påplusset 100.000 kroner (500.000 + 100.000 = 600.000). Dette er bare korrekt dersom det er umulig å skaffe til veie "ny" fører + medarbeider til gammel kostnad, dvs til 500.000 kroner. * Under forutsetning av at 500.000 kroner er en fast kostnad for 1998 vil alternativ anvendelse av føreren og medarbeideren være relevant såfremt de to skaper inntekt i den tiden de får frigjort som følge av at "antall avfallsinnhentinger" halveres. Dersom de to eksempelvis skaper en inntekt på 150.000 kroner i den frigjorte tiden, da kan det være riktig å kostnadsbelaste kommunekontrakten med 350.000 kroner (500.000-150.000). d) Omleggingen av renovasjonen vil påvirke alle de tre aktuelle partene (husstandene, kommunen og Restfrakt A/S), men den totale søppelmengden endrer seg ikke. Den nye ordningen krever totalt sett mer ressurser av partene totalt siden avfallet skal sorteres. For at omleggingen skal kunne ha positiv innvirkning på alle partenes økonomi, må derfor avfallet ha en verdi i resirkuleringsøyemed, dvs enten må avfallet ha en salgsverdi eller så må kostnaden ved å sende avfallet til nye avfallsmottakere være lavere for kommunen enn dagens kostnad. Rent økonomisk vil husstandene bli påført kostnader i forbindelse med frakt av avfallet til kildesorteringsstasjonene. I tillegg er det åpenbart at husstandene vil benytte mer av sin fritid til avfallsbehandling enn tidligere. For at husstandene skal oppleve dette som økonomisk attraktivt, er det derfor en forutsetning at
renovasjonsavgiften settes ned. En helt annen ting er det selvfølgelig at mange husstander vil oppleve miljøgevinsten som så stor at de aksepterer merarbeidet uten å kny... Dersom kommunen skal sette ned renovasjonsavgiften forutsettes det at de positive økonomiske effektene (plussene) overstiger de negative (minusene). Noen relevante poenger for kommunen kan være: * Minus: Kommunen må investere i miljøstasjoner/kildesorteringsstasjoner. * Pluss/Minus: Avfall som samles opp på denne type stasjoner kan selges eller eventuelt må man betale for å bli kvitt det. * Minus: Kostnader ved å drive kildesorteringsstasjonene (kommunalt eller outsourcet). * Pluss: Sparte kostnader på reforhandlet kontrakt med Restftrakt A/S. * Pluss: Sparte kostnader ved at det kommer mindre avfall enn tidligere til "søppeldynga". (nedbemanning, behov for mindre utstyr, behov for mindre masse (sand),...) * Minus: Reduserte inntekter fra husstandene som vil ha reduserte avgifter som følge av at de utfører en større jobb gjennom sortering av avfallet? * Pluss: Mindre miljøproblemer i kommunen med de konsekvenser dette gir økonomisk over tid. For Restfrakt A/S handler det om fire forhold: * Hva kan frigjorte ressurser alternativt bli benyttet til for å skape inntekter? * Hvor store inntekter gir reforhandlet kontrakt? * Ny kontrakt vedrørende avfallshenting fra kildesorteringsstasjoner, økonomisk akseptabel? * Hvor store kostnader forsvinner av seg selv? (varierer med "antall avfallshentinger")