Våre retningslinjer Det er dette vi tror på 1
Innhold Introduksjon 5 Hva retningslinjene handler om 7 Retningslinjene er basert på fire grunnleggende punkter 9 Nulltoleranse for represalier 10 Rollen til avdelingen for etikk og samsvar Avsnitt 1: Trygg, pålitelig og 11 Beskytte helse, miljø og sikkerhet ansvarlig virksomhet Avsnitt 2: Våre medarbeidere 13 Behandle medarbeidere rettferdig, med verdighet, og gi like muligheter til alle 14 Skape en arbeidsplass uten trakassering, hvor alle behandler hverandre med respekt 15 Personvern og taushetsplikt Avsnitt 3: Våre forretningspartnere 17 Utveksle gaver og representasjon på en korrekt måte 20 Forhindre interessekonflikter 22 Overholde konkurranse- og monopolforebyggende lover 24 Samsvar med handelsrestriksjoner, eksportkontroller og boikottlover 26 Forhindre hvitvasking av penger 27 Samarbeide med leverandører Avsnitt 4: Myndigheter og 29 Eliminere bestikkelser og korrupsjon samfunn vi samarbeider med 31 Forhold til myndighetene 32 Engasjere oss i lokalsamfunnet og respektere folks rettigheter og verdighet 32 Kommunisere med investorer, analytikere og media 33 Vår holdning til politisk aktivitet Avsnitt 5: Våre aktiva og 35 Nøyaktig og fullstendig informasjon, oppføring, rapportering økonomisk integritet og regnskap 37 Beskytte BPs aktiva 39 Respektere intellektuell eiendom og beskyttet informasjon 40 Unngå innsidehandel 41 Bruke de digitale systemene på en ansvarlig og sikker måte Vedlegg 44 Koblinger til ytterligere informasjon om spesifikke emner Kodeindeks 46 2
Vi forteller sannheten. Vi gjør det som er riktig. Hvis vi skal være et pålitelig selskap i år etter år, må vi arbeide etter faste, høye standarder og følge dem i alt vi gjør og sier, hver dag, overalt hvor vi arbeider. 3
Velkommen til våre etiske retningslinjer. Denne boken legger frem de grunnleggende reglene som alle i BP må følge, og forklarer hvordan disse verdiene skal være veiledende i alle avgjørelser vi tar. Retningslinjene gir informasjon om hvor du finner mer detaljerte standarder og veiledning om bestemte emner. De hjelper oss med andre ord med å gjøre det som er riktig, når vi står overfor vanskelige avgjørelser. Dette bygger tillit og har en positiv effekt på dem vi er i kontakt med. Lovgivningen varierer fra land til land, og vi må alltid opptre i samsvar med gjeldende lovgivning. Men som et globalt selskap må vi gå lenger. Hvis vi skal være et pålitelig selskap i år etter år, må vi arbeide etter faste, høye standarder, og følge dem i alt vi gjør og sier, hver dag, overalt hvor vi arbeider. Alle i BP følger disse etiske retningslinjene, uten unntak. Vi må huske på at hvis vi glemmer det, kan det ha negativ innvirkning på både BP og oss selv. Hvis du noen gang er bekymret for at retningslinjene ikke blir fulgt, eller hvis du er usikker på situasjonen, er det svært viktig at du sier ifra, stiller spørsmål og deler bekymringene dine umiddelbart. Du kan lese mer om forskjellige måter å gjøre dette på, blant annet ved hjelp av BPs konfidensielle støttelinje OpenTalk. Vårt omdømme og vår fremtidige suksess avhenger av at hver enkelt av oss tar et personlig ansvar for å praktisere retningslinjene. Sammen kan vi vise verden at BP er et selskap som er bundet sammen av sterke verdier et selskap som vi er stolte over å være en del av. Vi forteller sannheten. Vi gjør det som er riktig. Bob Dudley, Konsernsjef 4
Hva retningslinjene handler om Retningslinjene gir oss den veiledning og støtte som vi trenger for å utføre virksomheten vår på en etisk måte og for å være i samsvar med lovgivningen. Disse to tingene er svært viktige for at vi skal lykkes. Retningslinjene våre representerer engasjementet for å gjøre det som er riktig. Det omfatter også å respektere rettighetene til andre. Ved å være en del av BP samtykker du i å opprettholde dette engasjementet. Hvis ikke, kan du utsette deg selv og dine kollegaer i BP for risiko. Sagt på en enkel måte regnes mangel på etterlevelse av retningslinjene som tjenestefeil, og det kan resultere i disiplinære tiltak, til og med avskjedigelse. Ingen del av retningslinjene kan settes til side uten forhåndstillatelse så bestemt er vi på at disse retningslinjene skal overholdes. Dette koordineres av konsernets leder for etikk og samsvar, som innhenter tillatelser og kontrollerer at alle nødvendige rapporter og uttalelser har blitt utarbeidet og levert. Dette inkluderer de som er lovpålagt. Unntak kan kun gjøres under spesielle omstendigheter. Hvem må etterleve retningslinjene? Alle, for å si det kort. Det litt lengre svaret er hver eneste medarbeider og leder i alle enheter som er heleid av BP, og i fellesforetak (joint ventures) så langt det er mulig og rimelig etter nivået for BPs deltagelse. I situasjoner hvor vi ikke har full kontroll over et fellesforetak, gjør vi alt vi kan for å sikre at den andre parten og underleverandører følger lignende prinsipper. Vi ønsker også å samarbeide med tredjeparter som opererer i henhold til prinsipper som ligner retningslinjene våre. Det inkluderer å inngå en kontraktsmessig forpliktelse, der dette er mulig, om å overholde gjeldende lover og arbeide i tråd med retningslinjene våre. Vi forventer at alle entreprenører og deres ansatte opptrer på en måte som er i tråd med retningslinjene våre, og at de følger prinsippene i dem. Vi vil vurdere å avslutte kontrakter der vi mener at de ikke har levd opp til våre standarder eller overholdt sine kontraktsmessige forpliktelser. Hvis du er leder Retningslinjene gir deg ekstra ansvar: Være en rollemodell for etisk ledelse Være en rollemodell for lederskap innen sikkerhet og skape det rette miljøet slik at folk kjenner seg vel ved å etterleve våre sikkerhetsprinsipper Støtte etikk- og samsvarsaktiviteter i BP Sørge for at alle medlemmene i gruppen din forstår kravene i retningslinjene og lokale juridiske krav, og at de har ressursene som trengs for å etterleve dem Holde gruppemedlemmene til ansvar for å oppføre seg etisk riktig, etterleve retningslinjene og lovens krav Håndheve retningslinjene våre på en konsekvent måte Sørge for at passende samsvarskontroller iverksettes i bedriften Oppmuntre medarbeiderne til å stille spørsmål og dele etiske bekymringer ved å: - oppfordre dem til å si ifra - ta tak i bekymringer når de oppstår - påse at ingen som sier ifra, blir offer for represalier Følge regelverket, sette standarden Siden BP driver virksomhet i mer enn 80 land kan ikke retningslinjene våre dekke alle de forskjellige lovene, forskriftene og andre lovmessige krav. Det er viktig for deg at du er kjent med retningslinjene som gjelder der du jobber. Først og fremst må vi overholde lovmessige krav. Hvis et lovmessig krav og retningslinjene sier forskjellige ting, må du alltid velge den strengeste standarden. Hvis du lurer på noe angående dette, kan du henvende deg til linjeleder, personalavdelingen, juridisk avdeling eller avdeling for etikk og samsvar. BPs handel er underlagt strenge forskrifter, noe som ofte påvirker andre virksomhetsområder. Det er svært viktig at all handel og tilknyttede virksomheter utføres innenfor rammebestemmelsene for handel og samsvar. BPs globale retningslinjer for handel bygger på de etiske retningslinjene våre på dette området. De fastsetter standarder for atferd og integritet som gjelder for alle som er engasjert i 5
aktiviteter i handelsmiljøet hos BP. Hvis du lurer på noe angående dette, ta kontakt med avdeling for etikk og samsvar. Husk fremfor alt at våre retningslinjer kun er et utgangspunkt. De kan ikke dekke alle situasjoner og erstatter ikke god vurderingsevne og riktige handlinger. Få tak i informasjonen du trenger Hvis du ønsker mer detaljert informasjon om forskjellige emner, finner du ytterligere ressurser i retningslinjene. Disse er merket med symbolet. I tilleggsdelen finner du også koblinger til bestemte dokumenter/nettsteder. Svar på spørsmålene dine Slik at du kan gjøre deg kjent med hvordan retningslinjene fungerer i praksis, vil du finne spørsmål og svar i hver enkelt del, som vist her. Retningslinjene endrer ikke vilkårene og betingelsene for stillingen din. De spesifiserer hva som forventes av alle i BP og støtter oss i ansvarlig og respektfull atferd. I dette dokumentet brukes ord og uttrykk som BP, vårt selskap og selskap om hele BP-gruppen. 6
Retningslinjene er basert på fire grunnleggende punkter 1 Hva vi gjør Vi leverer energi til verden. Vi finner, utvikler og produserer viktige energikilder. Vi omdanner disse kildene til produkter som alle mennesker trenger. Verden trenger energi, og dette behovet øker stadig. Denne energien finnes i mange former. Den er, og vil alltid være, svært viktig for menneskene og utviklingen i alle deler av verden. Det forventes at vi holder en høy standard i alt vi foretar oss. Vi jobber for å være bransjeledende innen sikkerhet, en operatør i verdensklasse, en god samfunnsaktør og en fremragende arbeidsgiver. Vi er BP. 2 Hva vi står for Vi er dypt engasjert i hvordan vi leverer energi til verden. Dette starter fremfor alt med sikkerhet og fremragende dyktighet i arbeidet vi utfører. Dette er grunnlaget for vår suksess. Arbeidet vårt bygger på respekt, på å være konsekvente og på å ha mot til å gjøre det som er riktig. Vi mener at energien til våre medarbeidere er nøkkelen til vår suksess. Vi akter å lære og å gjøre ting bedre. Vi er avhengig av å utvikle og bruke den beste teknologien, og på å bygge langvarige forhold. Vårt mål er å gjøre en virkelig forskjell når det gjelder å levere den energien som verden trenger i dag og i morgen, i en verden i stadig endring. Vi jobber som et team. Vi er BP. 3 Hva vi verdsetter Sikkerhet Sikkerhet er lønnsomt. Sikkerheten til arbeidsstyrken vår og lokalsamfunnene vi opererer i styrer alt vi gjør. Vi er opptatt av sikker miljøforvaltning. Vi har forpliktet oss til å levere energi til verden på en sikker måte. Respekt Vi respekterer det samfunnet vi opererer i, og det starter med at vi følger lover og forskrifter. Vi har de høyeste etiske standarder, og opptrer på en måte som inngir tillit. Vi er avhengige av gode relasjoner til andre mennesker, og vi respekterer hverandre og de vi arbeider sammen med. Vi verdsetter mangfold og andre menneskers ideer. Vi er opptatt av hvilke konsekvenser våre beslutninger store som små har på våre omgivelser. Fremragende arbeid Vi driver en risikofylt virksomhet, og har forpliktet oss til fremragende utførelse gjennom systematisk og disiplinert styring av den.. Vi følger og støtter opp om de regler og standarder vi setter for selskapet vårt. Vi er forpliktet til å levere resultater av best mulig kvalitet, og vi streber etter å lære mer og forbedre oss. Hvis noe ikke er som det skal være, retter vi på det. Mot Det vi gjør, er sjelden enkelt. For å oppnå de beste resultatene må vi ofte ha mot til å møte vanskeligheter, si vår mening og holde fast på det vi tror på. Vi forsøker alltid å gjøre det som er riktig. Vi utforsker nye tenkemåter, og er ikke redde for å be om hjelp. Vi er ærlige overfor oss selv, og søker aktivt tilbakemeldinger fra andre. Til tross for de kortsiktige prioriteringene i vår verden, er vårt mål å etterlate oss varige verdier. Ett team Uansett hvor sterkt enkeltmennesket er, oppnår vi mer sammen. Vi setter teamet foran personlig suksess, og ønsker å bygge opp teamets dyktighet. Vi stoler på at hver og én leverer det de har forpliktet seg til. 7
4 Si ifra Vi er alle ansvarlige for å si ifra hvis retningslinjene er uklare, eller hvis vi tror de kan ha blitt brutt. Det vi gjør, er sjelden enkelt. Vi må ha mot til å si ifra og alltid gjør vårt ytterste for å handle rett. Dette betyr at du alltid må be om hjelp når du har spørsmål om retningslinjene, eller mener at de ikke blir fulgt. Hvis du blir oppmerksom på et brudd eller et potensielt brudd på retningslinjene eller andre lovmessige krav, må du rapportere dette umiddelbart, uansett om det gjelder deg, sjefen din eller andre. Standarden for bedrageri og tjenestefeil gir ytterligere informasjon om rapportering av hendelser. Du finner koblingen til dette i tillegget. Rapportér hastesaker (for eksempel sikkerhetsfarer) lokalt, hvis du kan, for å få raskere respons. Vi føler ansvar for alltid å se på mulige regelbrudd og spørsmål som stilles, og vi håndterer dem på en rettferdig og ansvarlig måte. Hvis du ønsker å forhindre at en sak eller bekymring utvikler seg til en krise, bør du be om råd eller støtte så fort som mulig. Du har følgende valg: ta det opp med linjeleder som regel er dette mest effektivt ta det opp med lederen for etikk og samsvar (ECL) ta kontakt med juridisk avdeling, personalavdelingen eller avdeling for etikk og samsvar ta kontakt med OpenTalk hvis du ikke liker tanken på å ta kontakt med noen av dem, som er nevnt over. OpenTalk er en konfidensiell støttelinje som svarer på spørsmål og bekymringer når det gjelder etikk, samsvar eller andre krav i retningslinjene. Støttelinjen, som drives av et uavhengig selskap, er tilgjengelig hele døgnet, sju dager i uken. OpenTalk-støttelinjen kan håndtere samtaler på over 75 språk. Når du kontakter OpenTalk, noe du kan gjøre anonymt i de fleste områder, lytter representanten til det du har å si, stiller deg kanskje noen oppklarende spørsmål og skriver deretter en sammendragsrapport av samtalen. Sammendraget overleveres til BPs OpenTalk-team, som vurderer om det krever ytterligere handling. Du kan nå OpenTalk på følgende numre: +44 (0) 800 917 3604 i Storbritannia +1 800 225-6141 i USA +1 704 540 2242 Grønt nummer som tar i mot samtalen din uten at det koster deg noe Du finner en komplett liste med lokale numre på: http://ethicsandcompliance.bpweb.bp.com/en/contacting_ot.aspx Du kan også sende en rapport via nettstedet https://ww.opentalkweb.com Brudd på retningslinjene våre skal rapporteres på https://codeofconductcertification.bpweb.bp.com/breach/breach.aspx 8
Nulltoleranse for represalier Vår nulltoleranse for represalier går hånd i hånd med troen på at det alltid er riktig å si ifra. Hvis du viser bekymring eller rapporterer om tjenestefeil i god tro, eller undersøker en sak knyttet til etikk og samsvar, følger du retningslinjene. Ikke under noen omstendighet vil BP tolerere represalier mot deg. Vi regner represalier for å være tjenestefeil som, hvis de dokumenteres, kan resultere i disiplinære tiltak og til og med avskjedigelse. Represalier kan være så mangt alt fra å bli ignorert til å bli urettmessig avskjediget. Det kan også involvere mobbing, hvor målet er å hindre deg i å rapportere et potensielt brudd på retningslinjene. Vi tar alle påstander om represalier alvorlig, og undersøker hver enkelt påstand grundig for å kunne velge riktig tiltak. Hvis du mener at du eller noen du kjenner har vært utsatt for represalier, bør du omgående kontakte OpenTalk eller gruppens leder for samsvar og etikk, en representant fra personalavdelingen eller juridisk avdeling. Sp. Bør jeg si ifra? Jeg føler at jeg bør ringe OpenTalk, men jeg har ikke lyst. Linjelederen min ga meg en oppgave som jeg føler er farlig å gjennomføre, og kanskje til og med ulovlig. Jeg er redd for at vedkommende kan gjøre ting vanskelig for meg hvis jeg sier ifra. Hva gjør jeg nå? Sv. Det er viktig at du deler bekymringene dine om denne potensielt alvorlige saken med noen. Vær trygg på at samtalen med OpenTalk er konfidensiell. Hvis du mot formodning skulle oppleve represalier, skal du gi beskjed om dette straks. Represalier tolereres ikke, og slike saker blir behandlet raskt. Sp. Blir jeg utsatt for represalier? For tre måneder siden hadde jeg en anonym samtale med OpenTalk. Jeg var redd for at gruppelederen min kanskje hadde signert en kontrakt med et selskap som tilhørte en venn av ham. Det ble foretatt en undersøkelse og tiltak ble iverksatt. Etter dette har kollegene mine sluttet å snakke med meg og lar være å sende meg viktig kommunikasjon. Jeg er bekymret for at dette kan påvirke arbeidet mitt. Jeg føler at kollegene mine vet at det var jeg som rapporterte gruppelederen til OpenTalk, og at de nå tar hevn. Sv. Dette kan dreie seg om represalier, så du bør ta en titt på saken. Hvis du ikke har lyst til å ta opp problemet med gruppelederen din, kan du ta kontakt med en representant fra personalavdelingen, sjefen til gruppelederen, juridisk avdeling, lederen for etikk og samsvar eller OpenTalk. Det vil bli gjennomført en grundig undersøkelse for å finne ut hvorfor kollegene dine oppfører seg slik. Hvis resultatene fra undersøkelsen tyder på represalier, vil det bli iverksatt hensiktsmessige tiltak. 9
Rollen til avdelingen for etikk og samsvar BP har en uavhengig funksjon som skal administrere og ha tilsyn med selskapets etikk- og samsvarsprogram under ledelse av representanten for konsernets etikk- og samsvarsavdeling. Etikk og samsvar har et uavhengig perspektiv på den betydelige etikk- og samsvarsrisikoen som BP står overfor, hvor slike farer kan oppstå og passende mottiltak som kan iverksettes vurderer BPs lederskapstone og etiske kultur og sikrer at de høyeste etiske standardene følges angir forventningene for effektive elementer i BPs etikk- og samsvarprogram, inkludert rammeverk, standarder, prosesser, systemer, verktøy, opplæring og kommunikasjon støtter BPs forretninger og arbeider for å implementere programmer som innfrir selskapets etiske og juridiske forpliktelser og for å håndtere/redusere identifisert risiko rundt etikk og samsvar på en effektiv måte stanser alle transaksjoner eller aktiviteter som kan være brudd på BPs etiske retningslinjer eller gjeldende juridiske krav til samsvar gir støtte for å hjelpe medarbeidere og andre med å løse etiske dilemmaer og opptre i samsvar med BPs etiske retningslinjer, BPs standarder og gjeldende lovverk driver OpenTalk og sikrer at alle undersøkelser er i samsvar med konsernets rapporteringsstandard for bedrageri og tjenestefeil utfører uavhengige undersøkelser i saker som har med etikk og samsvar å gjøre, der det er nødvendig engasjerer og instruerer juridiske rådgivere til å utføre undersøkelser og levere annen støtte til BPs etikk- og samsvarprogram støtter og hjelper virksomhetsledere og funksjonsledere med å håndheve konsekvente disiplinærprosedyrer for brudd på BPs etiske retningslinjer og arbeider for at etikk og samsvar tas med i resultatvurderingen og andre prosesser i personalavdelingen overvåker og vurderer på en objektiv måte om BPs etikk- og samsvarsprogram er godt nok til å håndtere/redusere konsernets betydelige risiko innen etikk og samsvar og foretar anbefalinger for forbedringer der det er nødvendig vurderer på en objektiv måte om BPs etikk- og samsvarprogram klarer å innfri kravene til interessentene (også de som fastsettes av myndighetene) representerer BP overfor de ansvarlige myndigheter i saker som handler om etikk og samsvar leverer periodevise vurderinger og rapporter om BPs etikk- og samsvarprogram til ledelsen, til styrets komité for sikkerhet, etikk og miljøsikring (Board of Directors Safety, Ethics and Environment Assurance Committee) og til hovedstyrets revisjonsutvalg. 10
Avsnitt 1: Trygg, pålitelig og ansvarlig virksomhet Alt vi gjør er avhengig av at arbeidsstyrken og lokalsamfunnene rundt oss er sikre. Det er vår førsteprioritet å ta vare på vår egen sikkerhet, i tillegg til sikkerheten til kollegene våre og alle andre som vi kommer i kontakt med. Vi forplikter oss også til å beskytte miljøet, og respektere rettighetene og verdigheten til lokalsamfunnene rundt om i verden der vi driver vår virksomhet. Vi opererer i risikofylte miljøer, og har forpliktet oss til fremragende dyktighet og disiplinert styring av virksomheten vår. Lederne våre har ansvar for å opptre som rollemodeller for sikkerhetsledelse, og skape et miljø der mennesker kan etterleve våre sikkerhetsprinsipper. Målsettingene våre for helse, miljø og sikkerhet (HMS) er ingen ulykker, ingen personskader og ingen skade på miljøet. Beskytte helse, miljø og sikkerhet Vi deler alle ansvaret for å verne menneskers helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dette omfatter alle i BP og alle som berøres av aktivitetene våre, og er avgjørende både når det gjelder å respektere deres rettigheter, og for at vi skal lykkes. Vi jobber hardt for å forbedre den virkningen vi har på miljø og helse ved å: redusere avfall, utslipp i luft og andre utslipp bruke energi på en effektiv måte redusere eksponering for helsefarer på arbeidsplassen produsere trygge produkter av høy kvalitet Forretningsplanene våre gjør det også lett å sette prestasjonsmål for HMS, som vi streber etter å nå. Personlig sikkerhet og prosessikkerhet handler om mer enn å følge reglene. Vi må alle å være på vakt mot sikkerhetsrisikoer i hverdagen. Ikke noe er så viktig at vi ikke kan ta oss tid til å gjøre det på en trygg måte. Du skal alltid: først og fremst handle for å beskytte miljøet og tryggheten til alle rundt deg opptre i samsvar med gjeldende lover, og overholde kravene som angis i det lokale driftshåndteringssystemet eller i retningslinjene for sikkerhet på kontoret stanse arbeidet hvis du mener at det er utrygt, at det kan være helseskadelig, eller kan innebære utslipp som er skadelig for miljøet kun ta på deg oppgaver som du vet at du er kvalifisert til, har helse til, og er tilstrekkelig uthvilt og våken til å utføre sørge for at du vet hva du skal gjøre i nødssituasjoner på arbeidsplassen din bidra til å sørge for at de du jobber sammen med, enten det er ansatte, entreprenører eller tredjeparter, overholder reglene for HMS og driftsansvar respektere dyktigheten til de som jobber i sikkerhetskritiske roller rapportere ulykker, skader, sykdommer, risikofylte eller usunne forhold, situasjoner, utslipp, uforutsette utslipp av materialer i miljøet eller tydelige lovbrudd, eller mangel på overholdelse av BPs krav til lokal BP-ledelse, slik at umiddelbare tiltak kan iverksettes. Ikke anta at andre vil rapportere risikoen eller bekymringen. be om hjelp og råd hvis du er usikker på HMSS- og driftsansvaret ditt, eller du er bekymret for et potensielt eller faktisk lovbrudd, eller mangel på overholdelse av BPs krav til drift. 11
Du skal aldri: arbeide hvis du er påvirket av alkohol, reseptbelagte eller reseptfrie medisiner, uansett om det er lovlige eller ulovlige stoffer true, skremme eller opptre voldelig mot noen på jobb eller i lokalsamfunnene der vi driver virksomheten bære våpen, selv om det skal brukes til sport, på BPs områder, eller bruke våpen noe sted for å fremme BPs virksomhet, med mindre du har fått godkjenning. Disse restriksjonene og kravet til godkjenning gjelder ikke for steder hvor bruk og gjennomføring av disse ikke vil være i tråd med stedets gjeldende lover og regler. Godkjenningsprosessen innledes med skriftlig anmodning til den regionale sikkerhetsrådgiveren. Det kreves godkjenning fra viseadministrerende direktør, konsernets sikkerhetsavdeling og administrerende direktør for BP America for steder i USA, eller lederen for enheten for strategiske resultater eller tilsvarende utenfor USA Ytterligere informasjon Målsettingen vår er å håndtere drifts- og HMS-risiko systematisk, og å forbedre resultatene gjennom driftshåndteringssystemet (OMS) for driftsenheter, og retningslinjene for sikkerhet på kontor for de som jobber på kontor. Koblinger til OMS og retningslinjer for sikkerhet på kontor finnes i tillegget. Hvis du vil vite mer om HMS i BP, driftsstyringssystemet og retningslinjene for sikkerhet på kontoret (inkludert detaljer om hvordan driftsstyringssystemet og retningslinjene for sikkerhet på kontoret fungerer), kan du gå til nettsiden for sikkerhets- og driftsrisiko. Se vedlegg for ytterligere informasjon. Du finner mer om krav til digital sikkerhet under Bruke de digitale systemene våre på en ansvarlig og sikker måte i disse retningslinjene. Hvis du har spørsmål eller betenkeligheter rundt sikkerhet og drift, er det flere måter å formidle disse til oss på. Du kan for eksempel snakke med linjelederen din eller en kollega. Hvis du heller ønsker å snakke med noen som er uavhengige og som har taushetsplikt, kan du kontakte OpenTalk. Sp. Bør jeg stoppe arbeidet? Blir jeg straffet hvis jeg stopper arbeidet når jeg er bekymret for at det vil påvirke sikkerheten eller skade miljøet? Sv. Nei. Vi ønsker å oppfordre alle medarbeidere til å føle at de har myndighet til å stanse arbeid som de mener kan være utrygt, eller kan føre til miljømessige skader. Vi tolererer ikke represalier mot noen som gjør dette i god tro. Vi vil at BP skal være et sikkert sted å arbeide for alle. Det er alltid bedre å være på den sikre siden. Hvis du ikke er komfortabel med å diskutere situasjonen med linjelederen din, kan du bruke OpenTalk eller andre ressurser som den juridiske avdelingen, det lokale HMS-teamet, personalavdelingen eller avdelingen for etikk og samsvar. Sp. Bør jeg rapportere et lite utslipp? Vi har hatt et lite utslipp på noen få liter. Bør jeg rapportere det? Sv. Ja. Rapporter alle utslipp av hydrokarboner eller kjemikalier. Størrelsen har ingen betydning. Rapporter det til linjelederen med én gang slik at vi kan iverksette tiltak. Rapporter det internt eller eksternt etter behov, og finn ut årsakene slik at du kan forhindre at liknende situasjoner skjer igjen. 12
Avsnitt 2: Våre medarbeidere Vi er ett team. Uansett hvor sterk én person er, kan vi oppnå mer hvis vi står sammen. Vi setter teamet foran vår egen personlige suksess, og er opptatt av å bygge opp teamets ferdigheter. Vi stoler også på at hver og én leverer i henhold til sine respektive forpliktelser. Vi jobber for å skape en arbeidsplass som kjennetegnes av respekt for medarbeidernes rettigheter, ansvar, dyktighet og gjensidige tillit. Vi verdsetter mangfold når det gjelder mennesker og tanker. Vi mener at alle skal ha like muligheter. Vi ansetter, velger og lærer opp de som gjør seg fortjent til det, uavhengig av etnisk opprinnelse, hudfarge, nasjonal opprinnelse, livssyn/religion, kjønn, alder, seksuell legning, kjønnsidentitet, sivil status, funksjonshemming eller andre faktorer som er beskyttet av gjeldende lovgivning. Vi arbeider i god tro, innenfor gjeldende, juridiske rammer, med handelsunioner og andre instanser som våre medarbeidere sammen velger å representere. Behandle medarbeidere rettferdig, med verdighet, og gi like muligheter til alle Medarbeiderne våre er noe av det viktigste vi har. Vi verdsetter mangfold når det gjelder mennesker og tanker, og vi verdsetter alle ansatte som viktige medlemmer av ett BP-team. Vi tar sikte på at alle i BP og alle vi kommer i kontakt med skal behandles rettferdig, med respekt og verdighet, og at de aldri skal bli diskriminert. Målet vårt er at du som BP-ansatt: vet hva som forventes av deg har åpne og konstruktive samtaler om resultater oppsøker hjelpen du trenger til å utvikle ferdighetene dine anerkjennes og belønnes rettferdig i henhold til innsatsen din blir lyttet til og involvert i å forbedre gruppens innsats får hjelp til å gjøre egne prioriteringer Du skal alltid: bygge avgjørelsene dine om ansettelse, utvalg, utvikling og forfremmelse av ansatte på kvaliteter, og basere avgjørelsene dine på deres kvalifikasjoner, utviste ferdigheter og prestasjoner forvente at samarbeidspartnere (entreprenører, agenter, partnerforetak) også opptrer på en måte som er i samsvar med våre standarder for rettferdig og lik behandling av medarbeidere handle i samsvar med arbeidsmiljøloven rapportere brudd på loven eller disse retningslinjene som du blir klar over, og samarbeide i forbindelse med selskapets undersøkelser. Be om råd hvis du har bekymringer enten det gjelder deg selv, de som rapporterer direkte til deg eller andre Du skal aldri: la deg påvirke av etnisk opprinnelse, hudfarge, livssyn/religion, kjønn, alder, nasjonal opprinnelse, seksuell legning, kjønnsidentitet, sivil status, funksjonshemming eller andre faktorer som er beskyttet av gjeldende lovgivning når det gjelder ansettelser, utvelging, utvikling og forfremmelser av ansatte Barnearbeid/Tvangsarbeid Vi jobber for å fjerne alle former for tvangsarbeid og barnearbeid. Du skal alltid: være på vakt overfor alt som vitner om barnearbeid eller tvangsarbeid i vår egen virksomhet, eller virksomheten til noen som jobber på våre vegne. Rapporter dette til BPs ledelse, personalavdelingen eller juridisk avdelingen påse at entreprenørene og andre tredjeparter som jobber på våre vegne forstår at vi forventer at barne- og tvangsarbeid ikke skal brukes i deres arbeid for BP 13
Du skal aldri: benytte barne- eller tvangsarbeid Ytterligere informasjon Hvis du vil finne ut mer om mangfold og retningslinjer og programmer for inkludering, kan du kontakte din lokale mangfolds- og inkluderingskoordinator eller personalavdeling. Hvis du har spørsmål om like muligheter for alle, eller om mangfold, kan du ta kontakt med personalavdelingen. Hvis du er bekymret for at retningslinjene strider mot loven, tradisjoner og praksis for arbeidsplassen din, kan du ta kontakt med linjeleder, personalavdelingen eller den juridiske avdelingen, eller avdelingen for etikk og samsvar. Hvis du foretrekker å snakke med en utenforstående med taushetsplikt, kan du ta kontakt med OpenTalk. Sp. Bør vi ekskludere kvinner? Jeg jobber i et land hvor kvinner ikke har lov til å søke på stillinger hos BP. Hvis vi anbefaler kvinner som kandidater til en offentlig stilling som tilbys av samarbeidspartneren, vet vi at søknaden vil bli avvist. Bør vi ekskludere dem? Sv. Nei. Ekskludering av kvinner vil innebære at vi diskriminerer. Du må fortsette å anbefale de beste kandidatene selv om de blir avvist. Å gå foran med et godt eksempel, kan føre til positive endringer i fremtiden. Sp. Må jeg intervjue enslige foreldre? Jeg tror at den ledige stillingen i gruppen min ikke vil være egnet for en enslig forelder, siden den består av mye reising. Dette handler ikke om fordommer, men praktisk tenking. Er jeg pliktig til å intervjue potensielle kandidater som er enslige foreldre av høflighet? Sv. Du er pliktig til å intervjue alle kandidater med kvalifikasjoner som oppfyller stillingskravene, ikke på grunnlag av personlige meninger. Slike antakelser bryter med våre prinsipper, og kan til og med regnes som brudd på loven. Dessuten kan du gå glipp av personen som er best egnet for jobben hvis du ikke intervjuer alle med egnede kvalifikasjoner. Hos BP betyr likhet lik mulighet for alle. Skape en arbeidsplass uten trakassering, hvor alle behandler hverandre med respekt Alle hos BP har krav på å bli behandlet rettferdig, høflig og med respekt. Vi tolererer ikke noen form for fornærmelser eller trakassering av medarbeidere, entreprenører, leverandører, kunder eller andre som vi driver virksomhet med. Bruk av grovt eller upassende språk under medarbeidersamtaler og vurderinger er ikke tillatt. Medarbeidersamtaler og vurderinger som tar opp behovet for forbedring av resultater eller endringer i atferd, utgjør imidlertid vanligvis ikke trakassering eller misbruk. Du skal aldri: oppføre deg på en måte som kan oppfattes som støtende, truende, ondsinnet, diskriminerende eller fornærmende trakassere en kollega seksuelt ved uønsket seksuell tilnærming, oppfordre til seksuelle tjenester og/eller fysisk kontakt, eller støtende seksuell oppførsel. Trakassering må ikke nødvendigvis finne sted på arbeidsplassen eller involvere en BP-ansatt for å være i strid med våre retningslinjer eller loven medvirke til enhver form for trakassering i den hensikt å: - skape et fiendtlig eller truende arbeidsmiljø, et miljø hvor medarbeidere drives til å medvirke i upassende arbeidspraksis for å passe inn - blande seg inn i den enkelte medarbeiders arbeidsoppgaver på en urimelig måte - påvirke en persons mulighet til ansettelse ydmyke, snakke nedsettende om eller skade en annen person fornærme eller fortelle vitser som er støtende for funksjonshemmede, eller som er knyttet til alder, 14
eller som er av rasistisk, etnisk, religiøs eller seksuell natur komme med nedsettende bemerkninger om en persons seksuelle legning fjerne eller ødelegge godkjente oppslag av BP-anerkjente tilknyttede grupper eller forretningsressursgrupper distribuere eller vise støtende materiale, inkludert upassende bilder, tegneseriefigurer og symboler som symboliserer hat misbruke noens personopplysninger komme med usanne utsagn om andre personer eller BP spre ondsinnede rykter eller distribuere støtende, nedsettende eller diskriminerende informasjon, uansett måte Dette er kun eksempler. BP tolererer ikke noen form for misbruk eller trakassering. Ytterligere informasjon Du finner mer informasjon om hva retningslinjene våre sier om trakassering på personalavdelingens nettsted. (Du finner informasjon om denne koblingen i tillegget.) Se Trygg, pålitelig og ansvarlig drift i disse retningslinjene for veiledning om hvordan du håndterer vold på arbeidsplassen. Hvis du opplever eller er vitne til noen form for misbruk eller trakassering, kan du rapportere dette til linjeleder eller personalavdeling, eller ta kontakt med OpenTalk. Vi er avhengige av at du rapporterer alvorlige hendelser omgående, slik at vi kan handle raskt. Vår nulltoleranse for represalier beskytter alle som i god tro rapporterer om faktiske eller potensielle brudd på retningslinjene eller regelverket. Sp. Hva gjør jeg hvis det gjelder sjefen min? Jeg føler ubehag når sjefen min ber meg ut på en drink, eller forteller at han har vært utro når ingen andre er i nærheten. Hva gjør jeg nå? Sv. Hvis du ikke synes det er greit å snakke med sjefen din om det, bør du henvende deg til personalavdeling. Personalavdelingen har taushetsplikt så langt det er mulig, mens de iverksetter tiltak for å stoppe den dårlige oppførselen. Du kan også ta kontakt med OpenTalk eller andre lokale ressurser. Sp. Hvordan forholder jeg meg til kolleger som mobber? En hørselssvekket medarbeider snakker annerledes enn oss andre. Noen av kollegene mine gjør narr av vedkommende når han/hun ikke ser det. Jeg synes denne oppførselen er respektløs og ikke bra for lagånden. Hva kan jeg gjøre? Sv. Denne type oppførsel er uakseptabel. Du kan prøve å appellere til kollegaenes fornuft og sømmelighet. Du kan også dele bekymringene dine med personalavdeling som har fått opplæring i å takle slike situasjoner. Et annet alternativ er å ta kontakt med OpenTalk eller en annen lokal ressurs. Sp. Har sjefen min brutt retningslinjene? Under medarbeidersamtalen i går ble jeg fortalt at jeg må oppnå bedre resultater. Det ble satt noen mål som jeg må nå innen 60 dager, ellers blir jeg avskjediget. Jeg er uenig i denne vurdering og føler meg truet av dette. Er dette et brudd på retningslinjene? Sv. Det forventes at BP-ledere gir ærlige tilbakemeldinger på en konstruktiv og høflig måte slik at alle i gruppen skal kunne levere i henhold til sitt eget potensial. Diskuter situasjonen både med sjefen din og personalavdeling, slik at det er klart hvilke bekymringer og forventninger du har. Hvis sjefen din bruker grovt og upassende språk, bør du rapportere dette til personalavdeling, ledelsen eller OpenTalk, da dette er ulovlig. Personvern og taushetsplikt Vi skal respektere medarbeidernes personvern og taushetsplikt i forbindelse med personopplysninger. Vi innhenter og oppbevarer kun personopplysninger som er vi trenger for å drive BP effektivt eller for å overholde loven. BP respekterer personvernet. Derfor er vi ikke interessert i hva ansatte foretar seg utenfor arbeidsplassen, med mindre det går ut over innsatsen deres på jobb, eller det kan skade BPs renommé 15
eller legitime forretningsaktiviteter. Du skal alltid: Gradere personopplysninger som konfidensielle. Begrens tilgangen til korrekt autorisert personell som har et klart forretningsbehov for slik informasjon bruke disse personopplysningene til formål som personene det angår kjenner til eller forventer - det vil si på en rettferdig og ukrenkelig måte passe på at du ikke oppbevarer personlig informasjon lenger enn nødvendig for intensjonen, eller for å tilfredsstille juridiske, forskriftsmessige eller legitime forretningsbehov være oppmerksom på lokale personvernsregler, spesielt når du overfører personopplysninger til andre land. Forhør deg med din personvernskonsulent eller ansvarlig for datasikkerhet slik at lovmessige krav som følges være objektiv når du skriver en rapport om personer, og husk at dokumentene som inneholder denne informasjonen kan bli offentliggjort. All personlig informasjon, inkludert egne meninger, skal være relevant, formålstjenlig, nøyaktig og berettiget være forsiktig og varsom når du bruker elektroniske medier. Husk at informasjon som opprettes eller lagres på datamaskiner eller andre elektroniske enheter, kanskje ikke er sikker eller privat. Den kan også bli tilgjengelig, overvåket eller endret når som helst uten forvarsel, avhengig av lokale lover og regler behandle personopplysninger i henhold til BPs regler om datavern som styrer hvordan BP-gruppens selskaper håndterer personopplysninger. Disse finner du på det juridiske nettstedet. Du finner informasjon om denne koblingen i tillegget Du skal aldri: søke tilgang til personopplysninger uten godkjennelse et gyldig formål levere personopplysninger til noen innenfor eller utenfor BP uten å forsikre deg om at det er riktig å gjøre det. Påse at du tar de riktige sikkerhetsforanstaltningene Ytterligere informasjon Hvis du vil vite mer om å beskytte dine personopplysninger, kan du gå til avsnittene Beskytte BPs aktiva og Bruke de digitale systemene på en ansvarlig og trygg måte i disse retningslinjene. Du finner mer informasjon om personvern i avsnittene Forhindre interessekonflikter og Vår holdning til politisk aktivitet. Hvis du trenger mer veiledning i personlig bruk av digitale systemer, kan du lese avsnittet Bruke de digitale systemene på en ansvarlig og trygg måte. Hvis du vil vite mer om datasperreperioder, kan du lese avsnittet Nøyaktig og fullstendig informasjon, oppføringer, rapporteringer og regnskapsføring. Du finner mer informasjon og vanlige spørsmål om overholdelse av personvern på det juridiske nettstedet. Du finner koblingen i vedlegget. Hvis du ønsker mer informasjon om kravene til personvern, kan du henvende deg til vedkommende som er ansvarlig for person- eller datavern. Sp. Hvordan håndterer jeg konfidensiell informasjon? Jeg fant en rapport i kopimaskinen som inneholder en stor mengde konfidensiell informasjon fra personalavdelingen, inkludert lønnsinformasjon for gruppen vår. Jeg vil ikke at noen skal havne i trøbbel, men jeg føler at det ikke er riktig at slik informasjon skal være synlig for alle og enhver. Hva gjør jeg nå? Sv. Du bør ta med deg rapporten til personalavdeling umiddelbart, og forklare hva du har funnet og hva du har gjort til den personen som er ansvarlig for person- eller datavern lokalt. Dette bruddet skal også registreres i den relevante databasen. Du finner koblingen i vedlegget. Hver enkelt BP-medarbeider er personlig ansvarlig for å beskytte konfidensiell informasjon og personvern. Personen som har gått fra dokumentet i kopimaskinen vil bli informert om sitt ansvar for å beskytte konfidensiell informasjon om ansatte (og kunder) i BP. 16
Avsnitt 3: Våre forretningspartnere Et forretningsforhold basert på tillit og ærlig diskusjon er til fordel for alle, og er en forutsetning for at vi skal lykkes. Vi må forstå behovene til våre forretningsforbindelser, og samarbeide med dem på en ærlig, respektfull og ansvarlig måte slik at vi sikrer at de fungerer til beste for alle. Dette inkluderer kundene, entreprenørene, leverandørene, partnere i partnerprosjekter og andre tredjeparter. Selv om vi ønsker å være bedre enn konkurrentene våre, skal vi allikevel handle på en lovlig og etterrettelig måte. Vi er et ansvarlig selskap som skal innfri forpliktelsene våre, og bygge langvarige forhold. Utveksle gaver og representasjon på en korrekt måte En kort oversikt Vi gir og mottar gaver og representasjon kun i forretningssammenheng, og disse skal ikke være overdådige eller hyppige. Utveksling av gaver og deltagelse på arrangementer i forbindelse med gyldige forretningsformål kan fremme konstruktive forbindelser med tredjeparter. Gaver og arrangementer skal imidlertid aldri påvirke, eller synes å påvirke, upartisk beslutningstaking av BPs ansatte eller en tredjepart. Slike goder må aldri tilbys eller mottas i bytte for fordeler eller forskjellsbehandling i noen deler av forretningsvirksomheten. Enkelte gaver og representasjon kan undergrave andres tillit til BP, og dette må unngås. Det inkluderer gaver eller representasjon som kan virke som bestikkelser, som kan indikere ved interessekonflikter for deg eller BP, eller som kan skade BPs omdømme. Det er aldri passende å forsøke og påvirke en avgjørelse ved å tilby personlige fordeler til statstjenestemenn eller andre. Vi støtter lover som forbyr bestikkelser og korrupsjon. Disse har ofte strengere regler når det gjelder gaver og representasjon til statstjenestemenn og andre tredjeparter. Firmabesøk er en annen strengt regulert aktivitet som involverer å betale for en tredjeparts (for eksempel statstjenestemenn eller en ansatt i en kommersiell enhet) reise, opphold eller daglige utgifter i forbindelse med deres besøk ved et BP-kontor, anlegg eller annet sted slik at vi kan å fremme, demonstrere eller forklare fordelene med BPs produkter eller teknologi. Vi følger alltid lover og regler som gjelder besøk fra statstjenestemenn og alle våre andre forretningspartnere. Mer detaljert Gaver og representasjon innebærer alt av verdi som gis til, eller mottas av en person eller et familiemedlem. Gaver omfatter kontanter eller andre gaver. Noen eksempler på dette er: kunst klokker smykker utstyr spesialrabatter lån fordelaktige betingelser på et produkt / en tjeneste tjenester premier donasjoner til veldedige formål transport bruk av kjøretøyer som tilhører andre selskaper benytte ferieanlegg aksjer eller verdipapirer deltakelse i aksjeordninger oppussing i hjemmet billetter og gavekort 17
Representasjon innebærer at du sammen med en tredjepart deltar på et arrangement, og dette inkluderer for eksempel måltider, invitasjoner eller billetter til fritidsaktiviteter, kulturelle arrangementer eller sportsarrangementer eller arenaer, i tillegg til tilknyttet reise, opphold, måltider og forfriskninger. Representasjon skal behandles som en gave hvis parten som tilbyr ikke planlegger eller deltar selv. Du skal alltid: overholde de strengeste kravene for å gi og motta gaver og representasjon, uansett om dette er regler som angis i disse retningslinjene, eventuelle gjeldende lokale interne retningslinjer, tredjepartsregler, kontraktsbetingelser eller gjeldende juridiske krav umiddelbart returnere eventuelle kontantgaver eller tilsvarende som du mottar fra en tredjepart, og melde fra til juridisk avdeling om at dette har skjedd Hvis du tror at du vil fornærme vedkommende ved å ikke ta imot gaven, kan du rapportere det til linjelederen din, som vil avgjøre om gaven kan beholdes av deg eller BP, doneres bort til gode formål (enten gaven eller penger inntjent på salg av den) eller returneres. Returner alle usømmelige eller upassende gaver be om juridisk godkjennelse før du betaler for kostnader i forbindelse med firmabesøk inkludert transport, overnatting eller tilhørende reisekostnader til en offentlig ansatt, inkludert delegasjoner fra statlige selskaper be om juridiske råd før du tilbyr eller utveksler gaver eller representasjon med en offentlig ansatt, og registrer alle gaver og representasjon som tilbys/gis til eller mottas fra statstjenestemenn i BPs register over gaver og representasjon, eller det godkjente lokale registeret for gaver og representasjon. innhente passende godkjennelser fra ledelse og om nødvendig, fra juridisk avdeling, før du tilbyr eller mottar gaver eller representasjon til/fra en tredjepart. Du må opptre i samsvar med de strengeste kravene for godkjenning, enten dette er reglene som legges frem i tabellen under, eller det er en gjeldende lokal, intern retningslinje Når det er nødvendig skal du nøyaktig registrere gaver og representasjon som du tilbyr, gir eller mottar i BPs register for gaver og representasjon, eller det godkjente lokale registeret for gaver og representasjon. Du må opptre i samsvar med de strengeste kravene for registrering, enten dette er reglene som legges frem i tabellen under, eller det er en gjeldende lokal, intern retningslinje. Gavens verdi Representasjon (inkludert Krav til godkjenning Krav til registrering måltider) verdi * < USD 50 < USD 150 Forhåndsgodkjenning ikke påkrevd. Registrering ikke påkrevd. > USD 50 og < USD 250 > USD 150 og < USD 1000 Godkjenning fra linjeleder påkrevd. Gruppeledere kan godkjenne selv. Skal registreres i registeret for gaver og representasjon. > USD 250 > USD 1000 Godkjenning fra gruppeleder påkrevd. Gruppeledere kan godkjenne selv. Skal registreres i registeret for gaver og representasjon. I tillegg til kravene over, gjelder følgende krav når vi utveksler gaver og representasjon med statstjenestemenn: Innhent juridiske råd før du tilbyr, gir eller mottar gaver eller representasjon fra/til en offentlig ansatt. Innhent juridisk godkjenning før du tilbyr eller betaler for besøkskostnader for en offentlig ansatt. Registrer alle gaver og all representasjon som tilbys/gis eller mottas for en offentlig ansatt, uavhengig av verdien på denne. *Ta hensyn til det følgende når du bruker denne tabellen: 18
1. For måltider/representasjon som du gir til andre: Bruk den totale verdien på måltider/representasjon som du gir til en tredjepartsorganisasjon ved én enkelt anledning. Hvis du for eksempel tar med flere personer fra den samme organisasjonen til et bestemt arrangement, er verdien det totale beløpet som du bruker på representasjon til det totale antallet gjester. 2. For måltider/representasjon som du mottar fra andre: Tar bare med verdien på måltidet/representasjon som du personlig mottok (inkludert verdien av måltidet/representasjon som ektefellen eller andre familiemedlemmer som ikke er ansatt i BP, får). Du skal aldri: tilby, gi bort eller motta gaver eller representasjon som: - kan oppfattes som ulovlige provisjoner, bestikkelser, fortjeneste eller lovbrudd, eller brudd på en BP-standard - er kontanter eller tilsvarende, for eksempel en blankosjekk, pengeoverføring, verdipapirer til investering, gavekort eller omsetningspapirer - ble forlangt eller tilbudt som gjenytelse for noe annet - er upassende, har seksuelle overtoner, ikke i samsvar vår forpliktelse til gjensidig respekt, eller kan skade selskapets omdømme tilby, gi eller motta gaver eller representasjon til/fra tredjeparter når du er involvert i, eller kan påvirke et tilbud eller en konkurranseutsatt anbudsprosess med dem, hvis dette ikke godkjennes av avdelingen for etikk og samsvar betale personlig for gaver eller representasjon for å unngå å måtte rapportere det eller få det godkjent skjule eller hjelpe til med å skjule tilbud, overrekkelse eller mottak av gaver og representasjon tilby, gi eller motta gaver og representasjon til/fra den samme tredjeparten mer enn to ganger i året uten forhåndsgodkjenning fra linjelederen Ytterligere informasjon Hvis du har spørsmål eller betenkeligheter i forbindelse med gaver og representasjon, kan du kontakte linjeleder, leder for etikk og samsvar, juridisk avdeling eller avdelingen for etikk og samsvar. Du finner mer informasjon under Eliminere bestikkelser og korrupsjon, Forhindre interessekonflikter og Forhold til myndighetene i disse retningslinjene. Du kan også få tilgang til BPs register for gaver og representasjon, samt skjema for godkjennelse ved besøk av representanter for myndighetene på nettstedene som står nevnt i vedlegget. Sp. Kan jeg gå på forestillingen? En leverandør har tilbudt meg to billetter til en populær forestilling i London. De kan ikke være med selv, men har sagt at jeg kan ta med en venn. Billettene er ikke verdt mer enn USD 75 per stykk. Kan jeg ta i mot disse? Sv. Siden leverandøren ikke skal være med, anses billettene som en gave. Den maksimale verdien på gaver du kan ta imot uten godkjenning er USD 50. I dette tilfellet må du derfor henvende deg til linjeleder for å få inngangsbilletten godkjent, ev. godkjenne den selv hvis du selv er gruppeleder. Sp. Kan jeg ta i mot en premie i en utlodning? Jeg vant en helgetur i en utlodning arrangert av en leverandør. Kan jeg ta imot premien? Sv. Siden premien sikkert er verdt mer enn USD 50, må du få den godkjent av linjelederen din (eller godkjenne den selv hvis du er gruppeleder) før du takker ja. Hvis du imidlertid er involvert i, eller har påvirkningskraft i en konkurranseutsatt anbudssituasjon med denne leverandøren, må du også får godkjenning fra avdelingen for etikk og samsvar. Sp. Skal jeg betale for transport og representasjon? Teknisk ansvarlig hos partneren vår, et nasjonalt oljeselskap, ønsker å se BPs nyeste raffineriteknologi i Tyskland. De betaler for flybillettene og hotelloppholdet sitt selv, men vil at BP skal dekke administrative utgifter og lokal transport. De forventer også representasjon om kvelden. Er dette i orden? Sv. Du kan støtte besøk fra myndighets- og statsselskapsdelegasjoner til BPs kontorer og områder, forutsatt at du har fått alt godkjent av juridisk avdeling på forhånd. Det er også tillatt å fremme, demonstrere og forklare hva BPs produkter eller teknologi kan tilby beslutningstakere fra myndighetene 19
eller potensielle partnere. Dette forutsetter at du ikke går inn for å fremme egne interesser. Sp. Hva er grensen for godkjenning? Jeg planlegger et opplegg for ti ingeniører som jobber for den samme ingeniørbedriften som er en tredjepart. Den totale kostnaden for representasjon er USD 400. Må jeg få godkjenning fra linjelederen når kostnaden bare er USD 40 per person? Sv. Grensen for godkjenning gjelder den totale verdien av gavene eller representasjon som tilbys eller gis til en bestemt tredjepart. I dette tilfellet må du få godkjenning fra linjelederen, da den totale verdien på representasjon for denne bedriften er USD 400. Du skal følge de samme reglene når du registrerer gaver og representasjon i registeret. Forhindre interessekonflikter En kort oversikt Vi respekterer personvernet til alle som jobber for BP, og er vanligvis ikke interessert i hva de gjør når de ikke er på jobb. Men interessekonflikter kan oppstå hvis en medarbeiders personlige, sosiale, økonomiske eller politiske aktiviteter påvirker, eller kan påvirke, vedkommendes lojalitet overfor BP. Interessekonflikter bør unngås om mulig. De må alltid behandles korrekt hvis og når de oppstår.. Selv en antydning om interessekonflikt kan være skadelig og må undersøkes. Mer detaljert Interessekonflikter kan oppstå på mange måter. Eksterne jobber og tilknytninger Disse situasjonene kan skape en faktisk eller tilsynelatende interessekonflikt hvis de involverer at du: har en annen jobb utfører tjenester fungerer som direktør eller konsulent har økonomiske interesser med en eksisterende eller potensiell konkurrent, kunde eller leverandør til BP Jobber og tilknytninger til nære slektninger Disse kan også skape interessekonflikter. Generelt sett skal ikke en nær slektning, en som rapporterer til deg eller en som arbeider i avdelingen din inngå i forretningsavtaler med deg. Nære slektninger som er statstjenestemenn, kan utgjøre spesielle problemer og skal alltid meddeles. Nære slektninger er ektefelle, partner, foreldre, steforeldre, barn, stebarn, søsken, stesøsken, nevø, niese, tante, onkel, besteforeldre, barnebarn og svigerforeldre, svigerinne, svoger, eller andre som du har et nært og personlig forhold til. Styremedlemmer Våre medarbeidere blir av og til spurt om å bli styremedlemmer i andre organisasjoners styrer. Dette kan noen ganger skape interessekonflikter eller juridiske problemer. Før du takker ja til en slik stilling, må du gå gjennom godkjenningsprosessen for styremedlemmer som ikke er en del av den daglige ledelsen se tillegget for mer informasjon. Investeringer Alle medarbeidere må sørge for at deres egne og nære slektningers investeringer ikke skaper interessekonflikter som kan påvirke objektiviteten i en beslutningsprosess. Konflikter kan oppstå f.eks. hvis du eller en nær slektning investerer i en av BPs konkurrenter, leverandører eller kunder. For slike betydelige eierinteresser, trenger du skriftlig godkjenning fra linjelederen din. Betydelig eierinteresse defineres som en interesse som kan påvirke, eller oppfattes å påvirke, dømmekraften din. Hvis du eier mindre enn 1 % av aksjene i et børsnotert selskap, eller hvis du tjener mindre enn 10 % av egenkapitalen på en investering, vil dette vanligvis ikke føre til noen konflikt. Hvis du er i tvil, kan du sjekke med linjelederen din eller juridisk avdeling. Å avgjøre om noe er interessekonflikt eller ikke, avhenger av din dømmekraft. Spør deg selv: 20