Vedlegg Kommentartekst er skrevet i kursiv, dette er veiledning til utarbeidelsen av beredskapsplanen og må fjernes når planen skal vedtas. Innhold Vedlegg A Telefon- og e-postadresser... 2 Vedlegg B Beredskapsplaner for den enkelte kommune... 3 Vedlegg C Miljøsårbarhetskart... 5 Vedlegg D Materielloversikter... 6 Vedlegg E Nødhavner/Strandsettingsplasser... 7 Vedlegg F Avfallshåndtering... 8 Vedlegg G Kontoplan... 9 Vedlegg H Informasjonstjeneste... 10 Vedlegg I Sikkerhetsdokument... 12 Vedlegg J Miljørisikoanalyse / scenarier... 14
Vedlegg A Telefon- og e-postadresser Her settes inn en tabell med telefon- og e-postadresse og eventuelt telefaksnummer til IUAs medlemmer, viktige eksterne etater, varslingsinstanser, viktige ressursytere, kontraktører osv. For å begrense arbeid med oppdatering av listene, kan det være en fordel å dele tabellen i en intern og en ekstern del og bare sette opp de viktigste adressatene i dette vedlegget, resten bør hentes i den aktuelle situasjon i databaser på nettet.
Vedlegg B Beredskapsplaner for den enkelte kommune Det bør lages en enkel beredskapsplan for hver av deltagerkommunene som viser hvilken beredskap og innsats som forventes av disse, ref operativ del pkt 2.4.1 om lokal innsats. DELPLAN FOR... KOMMUNE 1. Kommunal beredskapsorganisasjon mot akutt forurensning Sett inn et enkelt organisasjonsdiagram for den kommunale beredskapen som kan aktiviseres ved en akutt forurensning her. 2. Formål med den kommunale beredskapen Den kommunale beredskapsorganisasjonen skal dekke beredskap mot små tilfeller av akutt forurensning som kan inntreffe eller medføre skadevirkninger innen kommunen og som ikke er dekket av privat beredskap. (ref f-loven 43). Eksempel på små tilfeller av akutt forurensning som kommunen skal håndtere selv er: - - 3. Hovedoppgaver for den kommunale beredskapen Kommunen skal etablere og vedlikeholde en beredskapsorganisasjon, bestående av personell og materiell som skal aksjonere mot små tilfeller av akutt forurensning. Kommunen skal ivareta varsling av IUA (hvis kommunen får varsel først) og eget personell, kunne foreta første sikring av skadested, iverksette følgende tiltak mot forurensningen.. samt bistå IUA/vertskommunen når de ankommer skadested. 3.1 Varsling: Utarbeide plan og etablere system for mottak og viderevarsling av meldinger om akutt forurensning. (Varslingsplan internt i kommunen og overfor IUA med navn og telefon nummer beskrives her.)
Eksempel på intern varslingsplan i en kommune I U A IUA / vertskommune Kommunens varslingspunkt (f.eks brannsjef) Intern varsling i kommunen Ordfører Havnesjef Varabrannsjef 3.2 Innsats: Iverksette innsats med egne og tilførte ressurser ved små tilfeller av akutt forurensning (gi eksempler på hvilken innsats som forventes og kort beskrive hvordan kommunen vil løse sin oppgave). 3.3 Bistand: Bistå med personell og materiell når IUAs beredskapsorganisasjon/vertskommunen er i innsats (må beskrives nærmere). 3.4. Øvelser Øve egen beredskapsorganisasjon og delta i samøvelser med IUA organisasjon (må beskrives nærmere). 4. Kommunalt beredskapspersonell Funksjon: Navn: Tlf.: 5. Kommunalt materiell Sett inn oversikt over utstyr, type og mengde som kommunen disponerer. Legg alternativt ved en lenke der disse opplysningene kan finnes 6. Spesielle risikopunkter i kommunen Sett inn oversikt over spesielt sårbare naturressurser som finnes i kommunen og som kan skades i en forurensningssituasjon
Vedlegg C Miljøsårbarhetskart Her vedlegges miljøsårbarhetskart utarbeidet av Fylkesmannens Miljøvernavdeling. Eventuelt settes inn en link til kartet, f.eks til www.kystinfo.no for sjøbaserte naturressurser. Husk at sårbarhetskartet skal dekke både sjø- og landbaserte miljøressurser. Direktoratet for naturforvaltning har etablert en database med alle viktige naturressurser, www.naturbase.no. Naturressursene i denne er ikke innbyrdes prioritert. Sårbarhetskartene skal gi en første prioritering mellom de ulike naturressursene. Ytterligere prioriteringer gjøres i samråd med Fylkesmannens miljøvernavdeling.
Vedlegg D Materielloversikter Materielloversiktene skal som et minimum inneholde: Regionens beredskapsmateriell Eventuelt også den private beredskapens materiell i regionen. Telefon- og telefaksnummer til den private beredskap finnes i vedlegg A. Enkeltkommunenes beredskapsmateriell er dekket i vedlegg B ovenfor.
Vedlegg E Nødhavner/Strandsettingsplasser Oversikter over nødhavner/strandsettingsplasser for regionen fås ved henvendelse til Kystverket.
Vedlegg F Avfallshåndtering Eventuelle avtaler med avfallsinnsamlere, transportører eller behandlingsanlegg tas inn her.
Vedlegg G Kontoplan Kontoplaner vil endre seg over tid. IUA vil derfor hente kontoplan for innsatser på Kystverkets nettside for å sikre at man bruker siste versjon av kontoplanen. Se Kystverkets administrative veiledning for nærmere detaljer om dette.
Vedlegg H Informasjonstjeneste Medienes oppgave Medienes oppgave er å fortelle om det som hender i vårt samfunn, sette søkelys på enkelthendelser og utviklingstendenser. Deres nyhetsjakt retter seg mot det nye, det uventede, det overraskende. En forurensning er utvilsomt en slik nyhet. Alle som blir berørt av en slik nyhet, må regne med å være i nyhetsreporternes interessefelt. En jobb å gjøre Ved en akutt forurensning har journalistene en legitim jobb å gjøre. De arbeider på vegne av tusener av lesere, lyttere og seere. De vil spørre: Hva har skjedd? Hvorfor skjedde det? Hvilke konsekvenser får det? Hva kan gjøres for å hindre gjentagelse? Jo større omfang en forurensning har, jo mer særegen en ulykke synes å være, jo større vil tilstrømningen av reportere være. Både fra lokalpressen, distriktsavisene, riksavisene og fra radio og fjernsyn. Når utslippet har skjedd Vær forberedt på at mediene som oftest vil få vite om forurensningen umiddelbart etter at den er skjedd. De første henvendelsene vil trolig komme over telefon, men snart vil man kunne ha et antall reportere på stedet. I mange tilfeller vil det være klokt selv å ta initiativet snarest, f.eks. ved å ta kontakt med NTB, lokalpressen og NRK/TV2. Ved å gi endel faktiske opplysninger kan man bidra til å hindre rykter, overdrevne forestillinger om skadens omfang osv i startfasen. Feilaktigheter som blir spredd umiddelbart etter en forurensning, kan være vanskelig å korrigere senere. Vær oppmerksom på at det er mange nettaviser som ønsker oppdateringer ofte. Pressekonferanse Svar på spørsmål fra pressen i den utstrekning det er tid. Fastsett også tidspunkt for en pressekonferanse hvor det kan legges frem foreløpige opplysninger om situasjonen. Det er gunstig om det ikke går for lang tid før den første pressekonferansen holdes. Er man ikke i stand til å betjene pressen fortløpende innimellom hovedgjøremålene, er det praktisk å holde en presseorientering morgen og kveld, f.eks. kl 1000 og 1800. Vær oppmerksom på at alle reportere vil ønske seg sin egen vinkling på stoffet. Vis forståelse selv om man får de samme spørsmål om og om igjen. Blir man av tidsnød eller andre grunner tvunget til å gjøre et valg mellom mediene, velg NTB som de fleste andre medier har en avtale med. Noen gode råd Vis generell imøtekommenhet overfor mediene. En jevn pålitelig strøm av sikker informasjon er det beste grunnlag for et tillitsforhold Ikke vær redd for å ta kontakt med mediene med informasjon man mener er viktig å få ut til allmennheten Man bør holde seg til sitt eget ansvarsområde, unngå å omtale andres Blir man bedt om uttalelser av prinipiell karakter, vurder om ikke annen myndighet bør svare
Gi faktiske opplysninger, unngå spekulative utsagn. Motvirk uklarhet i en uoversiktlig situasjon. Legg større vekt på oppryddingsinnsatsen enn omfanget av forurensningen, hvis denne er usikker. Hold deg til sannheten, slå aldri en bløff. Tro ikke at du kan beherske massemediene ved å gi feilinformasjon eller vende journalistene ryggen Blir man bedt om å skildre, bør man holde seg til det man har opplevd. Snakk enkelt, unngå fremmedord - de færreste journalister kjenner fagområdet Unngå uttalelser om skyldspørsmål eller ulykkens årsak før disse definitivt er fastslått, noe som vanligvis skjer lenge etter Det vil være dumt å prøve å utnytte situasjonen til egen fordel på bekostning av andre. Unngå kompetansestrid Alle spørsmål om menneskers liv og helse henvises til politiet Man bør ikke føle seg forpliktet til å stå personlig fram i intervjuer i radio og fjernsyn. Men det er ofte en fordel, fordi man da selv kan velge ord og uttrykk og faren for misforståelser reduseres Man kan på forhånd kreve å få vite i hvilken sammenheng ens uttalelser skal brukes og hvilke spørsmål reporteren vil stille Vær oppmerksom på at radio- eller fjersynsintervju ofte må redigeres. I prinsippet kan man forlange å få avspilt den redigerte versjon før sending, men dette vil i praksis ofte være vanskelig å gjennomføre. I travle situasjoner må man basere seg på et tillitsforhold mellom intervjuer og intervjuobjekt Ikke vær redd for å appellere til tv-kanaler eller aviser om å vise midlertidig tilbakeholdenhet med opplysninger hvis dette synes nødvendig - det vil som oftest bli respektert. Media har en plikt til korrigere feilaktige opplysninger, men be dem bare gjøre det når du mener det er svært viktig. Ikke bruk tid på å krangle med media.
Vedlegg I Sikkerhetsdokument Regionen bør lage sitt eget kortfattede sikkerhetsdokument som gir konkrete retningslinjer for å ivareta mannskapenes helse og sikkerhet i akutte forurensningssituasjoner. Dokumentet må gjelde alle faser av en innsats og for alle personer som blir involvert. Øverste ansvarlig for sikkerheten er innsatsleder uavhengig av om det utnevnes en sikkerhetskoordinator eller ikke mannskapenes sikkerhet er alltid et linjeansvar. Nyttige innspill til sikkerhetsdokumentet kan blant annet hentes fra Klifs nettside, se ELS veiledningen og fra Kystverkets nettside, se Kystverkets sikkerhetsveiledning for statlige aksjoner. Nedenfor følger et eksempel på hva et slikt sikkerhetsdokument i korte trekk kan inneholde. 1. Overordnet risikoanalyse - Beskriv kort hvor hendelsen har skjedd og hvor innsatsområdet er - Beskriv terrengmessige utfordringer som kan ha konsekvenser for mannskapenes sikkerhet (glatt, ulendt, utilgjengelig ) - Beskriv helsemessige utfordringer knyttet til forurensningen (helsefare ved innånding, hudkontakt etc.) Sikkerhetsdatablad for stoffet må innhentes. - Værmelding for de nærmeste timene (vind, nedbør, temperatur, bølgehøyde ). Konsekvenser for arbeid og sikkerhet. - Ved arbeid i områder med høy miljøsårbarhet, må det tas hensyn til dette i planleggingen av arbeidet. Personellsikkerhet kommer alltid foran miljøhensyn i enhver situasjon. 2. Målsetting for mannskapenes sikkerhet Overordnet målsetting: Innsatsen skal gjennomføres uten personskader Hovedmål: Unngå at innsatsmannskaper får akutte/direkte skader i arbeidet Unngå at innsatsmannskaper utsettes for påvirkning som kan medføre helseskade på lengre sikt Unngå at beboere, besøkende og andre som ikke inngår i innsatsen kan skades Virkemidler for å oppnå målene: sørge for god sikkerhetsopplæring av innsatspersonell identifisere, vurdere og minimere helserisiko knyttet til aktivitetene under innsatsen iverksette nødvendige forebyggende tiltak som følge av disse vurderingene (f.eks gjennom sikker jobb analyse (SJA)) påse at riktig verneutstyr er tilgjengelig og blir brukt etablere et rapporteringssystem for avvik (rapportering av uønskede hendelser (RUH-skjema))
overvåke og påpeke mangler i sikkerheten i alle faser av innsatsen begrense adgang til skadestedet for utenforstående 3. Vernerunder IUA eventuelt vertskommunen kan gjennomføre vernerunder for å påse at lov- og forskriftskrav, kravene i dette dokumentet og lokale tiltaksplaner følges opp. Vernerunden skal dokumenteres i en egen rapport.
Vedlegg J Miljørisikoanalyse / scenarier Her settes inn regionens miljørisikoanalyse. Både sannsynligheten for at en akutt forurensning inntreffer og hvilke konsekvenser en slik forurensning vil ha i miljøet i regionen skal kartlegges. MOB kartene som utarbeides av Fylkesmannen er et godt hjelpemiddel i dette arbeidet. Det anbefales å synliggjøre miljørisiko ved å beskrive denne i scenarier. Disse scenariene, det vil si tenkte typiske uhell som kan inntreffe i regionen, skal omfatte både land- og sjørisiko. Det må velges et fåtall scenarier som skal danne grunnlag for og som viser hvordan dimensjoneringen av beredskapen er gjort. Dimensjoneringen skal omfatte både responstid, mannskaper (antall og kompetanse) og materiell (type og mengde).