Innkalling til Årsmøte for Oppegård idrettsråd 18. mars 2015

Innkalling til Årsmøte for Oppegård idrettsråd 18. mars 2015 Oppegård Idrettsråd avholder sitt årsmøte onsdag 18. mars kl 19.30 i Klubbhuset til Oppegård IL. I henhold til Idrettsrådets lov 9 kan lagene møte med følgende representasjon: Lag med opp til 1000 medlemmer 2 representanter Lag med opp til 2000 medlemmer 3 representanter Lag med mer enn 2000 medlemmer 4 representanter Bedriftsidretten kan møte med 2 representanter for inntil 5 bedriftsidrettslag i kommunen, deretter med 1 representant for hvert påbegynt 5. lag maksimalt 12 representanter Representantene må være valgt på årsmøtene i egne lag/organisasjoner eller oppnevnt av styrene etter fullmakt. Samarbeidende organisasjoner kan gis observasjonsstatus med talerett. Agenda for årsmøtet 1. Godkjenne de fremmøtte representantene. 2. Godkjenne innkalling, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent(er), sekretær(er) samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle årsmeldingen. 5. Behandle OIRs regnskap i revidert stand. 6. Behandle handlingsplan og innkomne forslag. 7. Vedta budsjett. 8. Foreta følgende valg på: a) Nestleder, styremedlem og varamedlem b) Revisor og vararevisor. c) Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte. Kolbotn, 26. februar 2015 Med vennlig hilsen Nina Vøllestad Leder Oppegård Idrettsråd Org. nr.: 999 291 546 Side 1 av 1 Postboks 213 1411 Kolbotn post@oppegardir.no

Årsberetning 2014 1. Organisasjon 1.1 Styrets sammensetning Leder Nina Vøllestad Nestleder Erik Eeg Styremedlem Tor Ingebrigtsen Styremedlem Anne Lise Sørli Styremedlem Turid Grotmoll Styremedlem Anders Aker Varamedlem Kjell Brevik Varamedlem Jan Thomas Birkeland 1.2 Medlemsoversikt Det er 23 idrettslag/klubber i Oppegård: Follo Freestyleklubb Follo Pensjonistbowlere Follo Petanca Klubb Follo SFK Ungdom Follo Sumo og Beachwrestling Klubb Friskis & Svettis Oppegård Gjersjøen Golfklubb Kolbotn & Skimt OL Kolbotn Bokseklubb Kolbotn Bordtennisklubb Kolbotn IL Kolbotn Klatreklubb Kolbotn Taekwon Do Klubb Kolbotn Tennisklubb Kolbotn Sykkelklubb Oppegård Badmintonklubb Oppegård Golfklubb Oppegård IL Oppegård Seilforening Oppegård Skytterlag Sofiemyr Bowlingklubb Sofiemyr Judokwai Svartskog IF Ingen nye lag var kommet til. Kølis FK ble nedlagt i 2014. Idrettslagene representerer til sammen 10.770 NIF registrerte medlemskap (i flg. NIF idrettsregistrering pr. 31.12.14). Dette er en liten økning fra foregående år (det var 10.632 medlemskap i 2013). I tillegg kommer 11 lag med ca. 1.100 medlemmer fra Oppegård kommune innenfor bedriftsidretten.

2. Møtevirksomhet og representasjon Det har i 2014 vært avholdt 9 styremøter samt en rekke andre møter med politikere, kommunens administrasjon, klubber, idrettsrådskonferanse, idrettsrådene i Follo og Akershus Idrettskrets. Idrettsrådet var representert på kretstinget med 2 representanter. 3. Status anleggssituasjonen Kapasitet i anlegg er fortsatt hovedutfordringen for idretten i Oppegård. Idrettsrådets målsetting om å øke anleggskapasiteten med 50 % innen 2020 står fortsatt ved lag. Videre utrulling av kunstgressprosjektet etter åpning av Østli Fair Play arena i 2013, har blitt forsinket blant annet på grunn av ulik tolkning av avtalen om kommunens forskuttering av spillemidler og momskompensasjon. I 2014 ble det enighet med Oppegård kommune om en ny rammeavtale for kunstgressbanene, og det forventes at baner på Flåtestad og Vassbonn blir ferdigstilt våren 2015. Idretten har vært lite involvert i arbeidet med en ny flerbrukshall i Kolbotn vest. Saken er fortsatt til forberedelse hos kommunens administrasjon. Det er uklart når en realisering kan bli aktuell. Idrettsrådet har i 2014 vært lite involvert i arbeidet med ny tennishall. Det har vært sonderinger mellom Kolbotn IL og Kolbotn tennisklubb om å forsøke å finne frem til en løsning som gir felles gevinst. Foreløpig har dette arbeidet ikke nedfelt seg i konkrete og fastlagte planer. Planene for Østre Greverud idrettspark som Oppegård IL og Oppegård Golfklubb har samarbeidet med Skiforeningen om, har vært diskutert med kommunens administrasjon. Idrettsrådet har bidratt til å løfte saken videre til politiske organer. Idrettsrådet har deltatt i samtaler med politisk og administrativ ledelse i Oppegård kommune om å finne frem til egnete løsninger for driftssamarbeid. Så langt er vurderingen at lovverket setter klare begrensinger for mulighetene for hensiktsmessige driftsavtaler. Arbeidet følges opp i 2015. 4. Gjennomførte aktiviteter 4.1 Anlegg Idrettsrådet har gjennomgått innspill om anleggsbehov fra medlemsklubbene og har satt opp sin prioritering ut fra dette. Høyest prioritert er ny hall i Kolbotn vest, tennishall, kunstgressbaner på Østli og Vassbonn, samt utvidelse av svømmehall. Det er også satt opp prioriteringslister for Nærmiljøanlegg og Rehabilitering av idrett og friluftslivsanlegg. 4.2 Fordeling av treningstid Idrettsrådet har på vegne av kommunen stått for fordeling av treningstid i haller og skolenes gymsaler. Fordelingen er gjort ut fra klubbenes søknader, antall lag, antall utøvere og tidligere utnyttelse av tildelt tid. Oppegård idrettsråd 2

Bookingsystemet (Hano) som er innført for anleggene, er fortsatt i begrenset bruk. Det er behov for en gjennomgang for å bedre funksjonalitet og derved bruken. Idrettsrådet ønsker å etablere regler for fordeling av treningstid som kan gjøre fordelingen mer transparent og forutsigbar. Vi har arbeidet med løsninger for å kunne fordele tiden mellom idrettslagene, basert på aktivitetsregistreringen som gjøres ved idrettsregistreringen, samt prioritering av idretter og aldersgrupper. Det har ikke vært mulig for idrettsrådet å prioritere dette arbeidet i 2014. 4.3 Samarbeid mellom idretten og kommunen OIR har i 2014 videreutviklet det gode samarbeidet som er etablert internt innen idretten. Vi har hatt et særlig fokus på å styrke samarbeidet mellom idretten og kommunen. Som et ledd i dette, ble det avholdt et lunsj til lunsj seminar mellom representanter for idretten og kommunens administrasjon. Det ble enighet om en avtalestruktur og noen prinsipper for samarbeidet fremover. Ved utgangen av året 2014 har vi blitt enige med kommunen om hovedtrekkene i en ny samarbeidsavtale. Utkastet til avtale er allerede distribuert til andre idrettsråd, som har vurdert den til å være et godt utgangspunkt for eget arbeid. OIR ønsket å avholde et seminar med idretten og kommunen i oktober, men kommunens administrasjon klarte ikke å stille med deltagere, og vi valgte derfor å ikke avholde seminaret. Det har en rekke møter mellom kommunen og representanter for idretten og idrettsrådet i forbindelse med konkrete prosjekter som kunstgressbaner, drift av anlegg, bookingsystem osv. Vi opplever at politikerne er lydhøre for idrettens synspunkter og behov, og søker å finne frem til gode løsninger. Prosessene viser at vårt engasjement er viktig, og at vi også støtter opp om de politikerne som er opptatt av idrettens vilkår. Vi tror at investeringen som er gjort i samarbeidsutviklingen skal gi positive utslag også for samarbeidet med kommunens administrasjon. 4.4 Samarbeid med de 7 andre idrettsrådene i Follo Det har vært relativt liten aktivitet på dette området i 2014. Det har vært avholdt ett møte om muligheten for en interkommunal svømmehall. Initiativet fra Ski idrettsråd har ikke ført til vesentlig aktivitet i noen av kommunene med tanke på realisering. 4.5 Profilering og hjemmeside I 2014 valgte OIR å forlate den gamle hjemmesideløsningen (Klubben Online / Speaker) som er under avvikling. Valget falt på Idretten Online (IO) som er en moderne nettløsning laget i samarbeid med Norges idrettsforbund for å gi kretser, klubber, foreninger og lag muligheten til å opprette og drive sine egne hjemmesider uten noen som helst teknisk kompetanse. Vi har valgt Basisløsningen (se www.idrettenonline.no). OIRs nettside er fortsatt: www.oppegardir.no. Oppegård idrettsråd 3

4.6 Samarbeid med idrettslagene OIR har deltatt i møter med idrettslagene om samarbeidsutvikling og om anleggsutvikling. I tillegg til samarbeidsutvikling, har kunstgressprosjektet og utvikling av idrettsparkene vært temaer på møtene. Idrettsrådet har tildelt lokale aktivitetsmidler (LAM) og kommunalt tilskudd etter vedtatte retningslinjer. 4.7 Oppegård kommunes jubileum 2015 OIR har deltatt i møter vedrørende arrangementer i jubileumsåret til Oppegård kommune. 29. august er det planlagt å få vist frem mangfoldet i idretten. 5. Økonomi Regnskapet for 2014 gjøres opp med et underskudd på kr. 6 973,17. Resultatet er ca 13.000 bedre enn budsjettert. Differansen skyldes at det ikke ble avholdt idrettsseminar i Oppegård, samt at utgifter til møter, kurs og reiser ble lavere enn budsjettert. Saldo bank pr 31/12 14 var kr 71 198,65. Vi fikk i 5. januar 2015 kr. 20.000, i økonomisk støtte fra Oppegård kommune som gjelder 2014, men dette er ikke med i regnskapet for 2014. Idrettsrådet er ingen kostbar organisasjon å drive, og vi har heller ingen intensjon om å bygge opp en stor egenkapital. Ingen av styremedlemmene mottar noen form for godtgjørelse. Budsjettet for 2015 går i balanse. Kolbotn 3. mars 2015 Nina Vøllestad (s) Erik Eeg (s) Anne Lise Sørli (s) Turid Grotmoll (s) Anders Aker (s) Tor Ingebrigtsen (s) Kjell Brevik (s) Jan Thomas Birkeland (s) Oppegård idrettsråd 4

Handlingsplan Sist oppdatert 4. mars 2015 Visjon Sammen for Oppegård Virksomhetsidé OIR skal være en aktiv og synlig arena for samarbeid idrettslagene imellom og mellom idrettslag og offentlige myndigheter for økt aktivitetsnivå og livskvalitet i lokalsamfunnet. Verdigrunnlag Demokrati fellesskap lojalitet glede Strategiske valg Være gode støttespillere for idrettslagene i Oppegård. Nettverksbygging Kompetanseheving Oppfattes som bidragsyter til lokalsamfunnet Konstruktivt og løsningsorientert samarbeid Prioritere det viktigste for fellesskapet Informasjon og åpenhet Rettferdighet Suksesskriterier

HANDLINGSPLAN 2015 Hovedmål: Være blant de tre ledende kommunene i Akershus med best anleggsdekning i 2020 Delmål 2015: 1. Bidra til at fotballgruppenes prosjekt med å legge kunstgress på eksisterende baner blir realisert på minst en bane til, etter at Vassbonn og Flåtestad er ferdigstilt.. 2. Bidra til prosjekt med hall i Kolbotn vest. 3. Understøtte idrettslagene med deres initiativ for utvikling av idrettsparkene, herunder utvidelse og oppgradering av stier og løyper. 4. Være pådriver for en prosess for kapasitetsutvidelse i svømmehall 5. Ferdigstille samarbeidsavtalen mellom OIR og kommunen, samt overordnede avtaler mellom idrettslag og kommunen. 6. Gjennomføre halvårlige møter mellom idretten og kommunen. 7. Utnytte Temaplanen for idrett og friluftsliv til å skape grunnlag for bevilgninger til anleggsutbygging, drift og vedlikehold. 8. Sørge for et kvalitetssikret tallgrunnlag for anlegg, aktivitet og kapasitetsutnyttelse av anleggene 9. Være pådriver for samarbeid mellom medlemmene og skape arenaer for dette. 10. Samarbeide med de 7 andre idrettsrådene i Follo om regionale og interkommunale idrettsanlegg. 11. Samarbeide med de 7 andre idrettsrådene i Follo og AIK om muligheten for finansiering av idrettsrådsarbeid Oppegård idrettsråd 2

Tiltak Aktivitet Tidsramme Være pådriver for å utvikle godt samarbeid med kommunen og idrettslagene Kartlegge og prioritere anleggs-behov nye anlegg Registrere behov for rehabilitering og vedlikehold av eksisterende anlegg Øke/tilføre den faglige kompetansen i styret Seminar for å utvikle samarbeid med kommunen administrasjon Halvårlige møter mellom kommunen og idretten Arrangere seminar for idretten og kommunen Ofte kontakt og gode relasjoner med politikere Informativ hjemmeside Brev til klubber om spillemiddelsøknader Forespørre idrettslagenes prioritering Sammenstille input fra idrettslagene Styrebehandling og oversende kommunen Samordne med administrasjonen Mars Mars og November Oktober Månedlig Kontinuerlig Mai Juni September Oktober Oktober Input til prioritering søknad om November spillemidler Input til prioritering av anleggsbehov November Input til rullering kommunal handlingsplan Input til rullering sektorplanene Akershus fylke Frist for spillemiddelsøknader til fylket Brev til klubber om deres prioritering av opplevde vedlikeholdsbehov Sammenstille input fra idrettslagene, styrebehandling og oversende til kommunen Samordne med administrasjonen Delta på arrangementer i regi av AIK, NIF og fylket og etablere gode relasjoner der Samle kunnskap om andres erfaringer og etablere nettverk Desember Primo januar Medio februar Juni August September Delta når det tilbys, men også ta egne initiativ Kontinuerlig prosess. Oppegård idrettsråd 3

Lovfestede oppgaver (fra lovtekst vedtatt av AIK/Idrettsstyret 20. juni 2008) OIR skal: 1. styrke idrettens rolle og rammevilkår i lokalsamfunnet 2. være samordningsutvalg for idrettslagene og ta opp saker av felles interesse, herunder kartlegge og planlegge idrettens behov i kommunen 3. samordne og prioritere idrettslagenes planer på kort og lang sikt, - særlig de økonomiske - for utbygging, drift og administrasjon 4. foreta prioriteringer på vegne av idrettslagene 5. sette opp handlingsplan i samsvar med de kommunale søknadsprosedyrer og tidsfrister 6. dokumentere og synliggjøre idrettens lokale betydning og omfang 7. utvikle lokale idrettspolitiske handlingsprogram 8. være en møteplass og utviklingsarena i skjæringspunktet mellom offentlig og frivillig virke 9. informere kommunens ledelse og innbyggere om idrettslagenes virksomhet 10. avholde fellesmøter med idrettslagene etter behov 11. være representert på idrettskretsens ting, ledermøter og andre offentlige fora, jfr. NIF s lov 5-5 og 5-10 12. sende årsrapport til kommunen, idrettslagene og idrettskretsen Oppegård idrettsråd 4

Årshjul 2015 Januar Primo OK Hedring av utøvere i Rådhuset OK Utlysning nærmiljømidler 15. OK Frist spillemiddelsøknader til fylket Medio OIR Varsle valgkomiteen Ultimo AIK Møte IR-forum Februar 1. OK Frist søknad om nærmiljømidler Medio OIR Forhåndsvarsel til klubber om årsmøte OK Søknader om kommunale tilskudd annonseres OK Søknader om treningstider og arrangement annonseres 15. OK Frist søknad om treningstid og arrangement i utendørsanlegg AIK Ledermøte for idrettsråd Mars Primo OIR Forslag til årsmøtet OK Frist søknader om kommunale tilskudd 15. OK Frist søknader om treningstider og arrangement i innendørsanlegg 20. OIR. Oversendelse av forslag til fordeling av tid i utendørsanlegg til OK. Medio OIR Utsendelse av årsmøtepapirer OK Samarbeidsseminar for kommunens administrasjon og idretten Ultimo OIR Årsmøte April OIR Styremøte OIR Revidere handlingsplan og funksjonsbeskrivelser OK Behandling av søknader om treningstider og arrangement OIR Samarbeidsmøte med kommunens politiske og administrative ledere AIK Møte vedrørende valget med politiskere Mai Ultimo OK Utsendelse av resultat av spillemiddelsøknader OK Forberedelser til budsjettprosessen i kommunen AIK LAM-søknader AIK Møte i IR-forum Juni Primo OK Handlingsprogram og budsjetter for neste år Ultimo OIR Forespørre klubbene om anleggsprioriteringer Juli August OIR Sommerferie Styremøte med fordeling av LAM Oppegård idrettsråd 5

September Primo AIK Søknadsfrist på midler fra AIK AIK IR-seminar Oktober 1. OK Frist innsendelse av spillemiddelsøknader Primo AIK IR-forum OIR Samarbeidsmøte mellom idretten og kommunen OIR Beslutte anleggsprioriteringer OK Rådmannens forslag til budsjett/handlingsplan Ultimo AIK Samling for ledere i IL samt IR AIK Den store kurshelgen November Primo OK Forberede kommunedelplan, budsjetter og spillemiddelsøknader OIR Oversikt over behov for rehabilitering av anlegg OK Rådmannens budsjettforslag Ultimo OK FSKM vedtar budsjettforslaget Desember Primo OK Handlingsplaner og budsjettvedtak i KST Oppegård idrettsråd 6

Regnskap Oppegård Idrettsråd 2014 Regnskap Budsjett 2014 2014 Saldo pr 31/12-13 DNB kontonr 0531.43.56200 78171,82 Inntekter Tilskudd AIK for LAM 5000,00 10000 Tilskudd fra Oppegård Kommune * 0,00 20000 Renter 31/12-14 72,58 100 Totale inntekter 5072,58 30100 Kostnader Porto/Gebyr 17,00 100 Møtekostnader 3500,00 10000 Idrettsrådsseminar i Oppegård 0,00 5000 Kurs og idrettsrådskonferanse 6000 Web og domenekostnader 6303,75 6000 Leie Postboks 1880,00 2000 Blomster og oppmerksomheter 345,00 500 Totale kostnader 12045,75 29600 Årets resultat pr 31/12-14 -6973,17 500 Saldo pr 31. desember 2014 DNB konto 0531.43.56200 71198,65 * Tilskudd fra Oppegård kommune kom inn på kto 5/1-15 med kr 20000,-

Budsjett Oppegård Idrettsråd 2015 Saldo bank pr 1/1 15 71198,65 Inntekter Tilskudd Akershus Idrettskrets 5000,00 Tilskudd fra Oppegård Kommune for 2014 20000,00 Tilskudd fra Oppegård Kommune for 2015 20000,00 Tilskudd fra Oppegård kommune jubileumsarrangement 25000,00 Renter 100,00 Budsjetterte inntekter 70100,00 Utgifter Porto/Gebyr 100,00 Møtekostnader 6000,00 Idrettsrådsseminar i Oppegård 5000,00 Leie Postboks 2000,00 Kurs og idrettsrådskonferanse 25000,00 Jubileumsarrangement støtte til idrettslagene 25000,00 Blomster og oppmerksomheter jubileum 2000,00 Hjemmeside 5000,00 Budsjetterte utgifter 70100,00 Budsjettert resultat 0,00 Forventet saldo bank pr 31/12 15 71198,65