Fagavdelinga Retningsliner for handtering av forskingsmidlar tildelt av Helse Møre og Romsdal HF Hensikt og omfang Forsking er ei av fire hovudoppgåver for spesialisthelsetenesta. Føretaka er grunnfinansiert av sentrale styresmakter til å utføre denne oppgåva. Helse Møre og Romsdal HF (HMR) og Samarbeidsorganet Helse Midt-Norge RHF og NTNU (SO) sine forskingsmidlar er eit økonomisk bidrag til forskingsaktiviteten og infrastrukturbygginga av forsking i føretaket. Dette dokumentet tek for seg gjeldande retningsliner berre for tildeling av forskingsmidlar i regi av HMR. Forskingsmidla kan ikkje nyttast til andre føremål enn prosjektet det er søkt midlar til. Den som får tildelt midlar skal årleg rapportere til HMR etter nærare gitte retningsliner (sjå under). Ansvar og framgangsmåte a) Søkarinstitusjon HMR sine forskingsmidlar blir tildelt søkarinstitusjon/søkar. Det er utarbeidd eigne retningsliner for søking av forskingsmidlar i Samarbeidsorganet Helse Midt-Norge og NTNU Utlysninga, som er medio juni, blir årleg revidert. For å kunne søke må ein være tilsett i minst 50 prosent stilling i HMR. Søkarinstitusjon er normalt den institusjon/klinikk som søkar har arbeidsavtale med. Følgjande institusjonar/tilsette ved desse kan stå som søkar: Alle som er tilsette i minimum 50 prosent stilling ved ein av klinikkane i HMR Tilsette i minimum 50 prosent stilling som jobbar i hovudadministrasjonen i HMR Private, ideelle institusjonar som Helse Midt-Norge RHF/HMR har avtale med Klikk her for fleire opplysningar om utlysningstekst og kva reglar som gjeld. b) Reknskapsinstitusjon Det blir jobba med utarbeiding av nye retningsliner for reknskapsføring av tildelte prosjektmidlar i HMR. Inntil nye retningsliner er på plass (blir sendt ut til alle klinikksjefar/avdelingsleiarar) skal følgjande retningsliner gjelde: Alle prosjekt får tildelt eigen prosjektkode via økonomiavdelinga Prosjektleiar/eigar av prosjektet skal sørge for at bilag som vedkjem prosjektet skal merkast med tildelt prosjektkode og kostnadsstad for refusjon/påskrift av avdelingsleiar
Prosjektleiar/eigar MÅ søkje refusjon av lønsmidlar via lønsavdelinga eller gjere avtale om at heile eller delar av løna til prosjekteigar/medarbeidar skal belastast prosjektet i perioden c) Finansiering av stillingar i samband med prosjekttildelinga Personell som er finansiert av HMR sine forskingsmidlar skal tilsetjast i den søkarinstitusjon/avdeling ein høyrer til. Personell kan være ph.d-student, postdoktor, forskar (i forskarstilling) og/eller støttepersonell (studiesjukepleiar/prosjektmedarbeidar). d) Ph.d-stipend Før stipendet blir utbetalt, må det ligge føre stadfesting på at kandidaten er teken opp på ph.dstudium. Dersom ph.d-kandidaten disputerer før det tildelte stipendet er nytta fullt ut, kan resterande midldel etter søknad kunne nyttast til å dekkje kostnader til ferdigstilling og publisering av artiklar som inngår i graden. Restmidlar utover dette skal betalast tilbake til føretaket. Doktorgradsstipendiaten kan inngå kontrakt i 50 eller 100 prosent stilling. Kandidaten vel sjølv om ein vil inngå kontrakt med universitetet ein er knytt til i perioden (eksempelvis NTNU) eller med HMR. HR-avdelinga ved NTNU/aktuelt universitet/hmr er ansvarleg for alle rutinar/reglar rundt kontraktsinngåing Den institusjon som har kontrakt med kandidaten har personalansvar (NTNU/annan utdanningsinstitusjon/hmr). Ekstra driftsmidlar til ph.d-stipendiatar Driftsutgifter er direkte utgifter til varer og tenester som er nødvendig for å gjennomføre det omsøkte prosjektet. Stipendiatar får forskingsmidlar etter faste satsar vedteke av SO. Satsen dekker løn med sosiale utgifter og drift så som reise, møtekostnadar, deltaking av ph.d-kurs, møte med rettleiar, konferansar mm. I nokre høve kan det vere behov for å søke ekstra driftsmidlar til kjøp av analyser, kostbare registerdata, kostbar programvare (som ikkje er standard), midlar til røntgen, laboratoriekostnader mm. I slike tilfelle kan kandidaten søke enten SO eller HMR ved neste hovudutlysing (juni kvart år). Dersom behovet for ekstra driftsmidlar er under kr 100 000 kan kandidaten søke Såkornmidlar frå HMR (fortløpande tildeling. Det vil kome oppdaterte retningsliner for Såkorntildelinga samt elektronisk søkeskjema medio mars 2016). Utrekning av lønn dersom ein er ph.d-stipendiat Tilsette i HMR som får stipend til forsking/forskarutdanning får lønn tilsvarande basisløna vedkomande har i si vanlege stilling inkludert eventuelle særtillegg (jf. at ein må være tilsett i minst 50 prosent fast stilling i føretaket for å kvalifisere til denne ordninga). Ekstra vakter, meirarbeid eller ekstrabelastningar i ordinær stilling inngår ikkje som del av prosjektmidla. Ekstern forskar (forskar/prosjektleiar som ikkje er tilsett i føretaket) skal ha løn tilsvarande Samarbeidsorganet sine satsar (Klikk)
Ubrukte forskingsmidlar for ph.d-kandidatar Ved tildelinga av forskingsmidlar skal kandidaten normalt kome i gang med arbeidet innan 6 månadar frå tildelingsdato. Tildelingsdato gjeld frå den dagen tildelingsbrev er motteke. Ved spesielle situasjonar kan sekretariatet for forsking gi høve til oppstart utover denne tidsramma dersom ein søker om dette. Dersom kandidaten av ulike grunnar må takke nei til prosjektmidlar, skal ein gi beskjed til sekretariatet for forsking i HMR snarast og seinast tre veker etter tildeling. Hovudregel er at ubrukte forskingsmidlar skal gå tilbake til HMR for ny tildeling av aktuelle prosjekt. Midla blir tildelt prosjekt som eventuelt står på varaliste. Dersom slik liste ikkje finnast, blir midla lyst ut til liknande/andre forskingsføremål. HMR føreset at forskingsprosjekta og eventuelle søknadar om ekstra driftskostnadar er realistisk budsjettert slik at det ikkje blir bunde opp fleire midlar enn det som faktisk skal brukast i perioden. Aktuelle situasjonar der ph.d-stipend ikkje vert tekne i brukprosjektleiar takkar nei til tilbodet. Prosjektleiar er ansvarleg for å ta kontakt med HMR så snart som mogleg om han/ho tek imot prosjektmidla eller ikkje (jf tildelingsbrevet for prosjektet der dette er nærare presisert). Dersom HMR ikkje får tilbakemelding om ja eller nei til prosjektmidla, blir desse haldne tilbake. Prosjektet er forseinka. Her skal prosjektleiar søkje HMR om utsett oppstart eller forskyving av prosjektet. Dersom søknaden blir imøtekomen blir dei tildelte midla haldne tilbake til prosjektet kjem i gang. Skulle prosjektet få ytterlegare forseinkingar må kandidaten søke heilt på nytt utover denne tidsfristen (ny original søknad til SO/HMR). Prosjektet blir gjennomført til lågare kostnad eller på kortare tid enn opphavleg prosjektplan. Dersom sluttrapporten syner at prosjektmidla ikkje har vorte nytta som opphavleg tenkt, skal restmidla tilbakebetalast til HMR slik at dei kan nyttast til andre/nye forskingsføremål. Permisjonar og sjukmelding for ph.d-kandidat Søknad om foreldre og omsorgspermisjon skal sendast til arbeidsgjevar og handsamast etter gjeldande reglar for den institusjon/avdeling det er inngått kontrakt med. Prosjektansvarleg skal melde frå om lengre permisjonar eller lengre sjukmeldingar til sekretariatet for forsking (utover 3 mnd eller lengre). Det kan søkast permisjon frå forskingsprosjektet på anna grunnlag enn foreldre- og omsorgspermisjon. Søknad med grunngjeving skal sendast arbeidsgjevar. Overføring av forskingsmidlar mellom år for andre prosjekt Ubrukte forskingsmidlar kan søkast overført til påfølgande år (gjeld ikkje prosjekt som går over fleire år og som går etter plan).
Søknad om overføring av midlar skal leverast inn i samband med årsrapporteringa (sjå under). Dersom slik søknad ligg med årsrapporten skal ein merke dette spesielt i oversendingsbrev til sekretariatet for forsking i HMR. Ved vurdering av overføring av prosjektmidlar skal følgjande vektleggjast: Årsaka til søknaden: o Det skal ligge ved uttale frå rettleiar/klinikksjef/avdelingsleiar el liknande om forventning til fullføring av prosjektet o Det skal ligge ved ny og revidert tidsramme/prosjektplan o Søknaden skal innehalde ny/oppdatert økonomiplan Avslag på søknad gjeld dersom: o Søknaden manglar grunngjeving o Søknaden handlar om å bruke midla til andre føremål enn opphavleg søknad o Søknaden har som føremål å overføre personleg stipend til andre Permisjonar og sjukmelding Søknad om foreldre og omsorgspermisjon skal sendast til arbeidsgjevar og handsamast etter gjeldande reglar for den institusjon/avdeling det er inngått kontrakt med. Prosjektansvarleg skal melde frå om lengre permisjonar eller lengre sjukmeldingar til sekretariatet for forsking (utover 3 mnd eller lengre). Det kan søkast permisjon frå forskingsprosjektet (gjeld ikkje ph.d-kandidatar sjå over) på anna grunnlag enn foreldre- og omsorgspermisjon. Søknad med grunngjeving skal sendast sekretariatet for forsking i HMR Årsrapportering Alle som får tildelt forskingsmidlar frå HMR skal sende inn årleg rapport til sekretariatet for forsking i HMR på følgjande adresse: forsking@helse-mr.no Årsrapporten skal innehalde oversikt over drift og rekneskap til prosjektet. Jf over om ubrukte midlar som det eventuelt søkast overføring av til neste år. HMR er i ferd med å utarbeide elektronisk mal for rapporteringa. Denne vil ligge føre i god tid før årsrapport for 2016 skal leverast. Dersom prosjektansvarleg ikkje sender årleg rapport eller unngår å melde frå om at årsrapport kan bli forseinka, kan dette medføre at tildelte prosjektmidlar blir inndregne. Sluttrapport Alle som har fått tildelt forskingsmidlar frå HMR skal sende sluttmelding når prosjektet er fullført til sekretariatet for forsking på følgjande adresse: forsking@helse-mr.no. Dette må skje snarast og seinast etter at siste publikasjon er godkjend.
HMR er i ferd med å utarbeide elektronisk mal for rapporteringa. Denne vil ligge føre i god tid før rapport skal sendast inn. Dekningsbidrag Dekningsbidrag i eit forskingsprosjekt er institusjonen sine felleskostnader som husleige for kontor/arbeidsplass, leige av PC med standard programvare, telefon, printing, bibliotekartenester og andre administrative fellestenester knytt til personal og økonomi. Det skal ikkje reknast dekningsbidrag for forskarar/prosjektleiarar tilsette i føretaket/som har fått tildelt midlar frå HMR. ephorte Alle prosjekt som får midlar frå HMR får eige prosjektnummer og blir sakshandsama i ephorte. Prosjektnummeret er normalt oppgitt i tildelingsbrevet. Ved vidare korrespondanse i høve prosjektet skal ein i all korrespondanse med HMR sitt FoU-sekretariat vise til prosjektnummer. Revisjon/internkontroll HMR sin revisor har til ei kvar tid rett til å kontrollere at tildelte forskingsmidlar blir forvalta i samsvar med vilkåra i tildelinga. Riksrevisjonen har likeså høve til å føre tilsyn jf Stortinget sitt Bevilgningsreglement 10.