Rollebeskrivelser for ehandel I dette dokumentet beskrives roller tilknyttet e-handelsprosessen. Beskrivelsen av de ulike rollene er retningsgivende, men må tilpasses den enkelte virksomhet. Følgende roller er beskrevet: Leder, prosesseier, rekvirent/behovsstiller, bestiller, anviser, varemottak, superbruker, leverandøraktivator, systemadministrator, systemleverandør og vare- og tjenesteleverandør. Hensikt: Hensikten med rolle -og ansvarsbeskrivelsen er å gi en detaljert beskrivelse av hvilke oppgaver som tilhører de ulike rollene i en e-handelsprosess. Oversikten bør benyttes i tilknytning til opplæring og ved tildeling av oppgaver til de ulike funksjonene i virksomheten. Rolle- og ansvarskart: Det er i tillegg utarbeidet et rolle- og ansvarskart som kan benyttes for å sikre tydelig kommunikasjon på hvem i virksomheten som har ansvar for de ulike rollene og oppgavene. 1.1 Leder Rolle: Leder Leder som har beslutningsmyndighet til innføring av elektronisk handel i virksomheten. Vise retning og policy for innkjøp og e-handel slik at forholdene ligger til rette for å nå målene for virksomheten. Beslutte mål, strategi, planer, ressurser og budsjetter for innkjøp og e-handel. Følge opp utviklingen gjennom styringsinformasjon. Beslutte nødvendige tiltak for å lede utviklingen i ønsket retning. Kommunisere og sette innkjøp på agendaen i virksomheten. Iverksette rapportering som ledd i å nå mål satt for e-handelssatsning. Følge opp og gi tilbakemelding om behov for endringer. Motivere sine medarbeidere.
1.2 Prosesseier Rolle: Prosesseier Operativ leder av e-handel, kan delegeres til en som ikke er administrativ leder i linjen. Sikre gode beslutningsgrunnlag for ledelsen. Iverksette tiltak for å oppnå mål for e-handel. Utarbeide forslag til mål, strategi, planer og budsjetter for e-handel Organisere arbeidet ved å designe forslag til rutiner, roller og arbeidsflyt Følge opp implementering av planer Involvere og kommunisere med interessenter Måle og rapportere status og utvikling på e- handel. Yte 2.linjesupport til virksomheten Motivere nøkkelmedarbeidere på tvers av organisasjonen. Sikre kompetanse i alle relevante deler av virksomheten. Følge opp og gi tilbakemelding om behov for endringer. 1.3 Rekvirent/behovsstiller Rolle: Rekvirent /behovsstiller En rekvirent er en ansatt som etter delegert myndighet har fått fullmakt til initiere et kjøp. Fullmakten gis av person som har budsjettdisponeringsmyndighet (anviser) og kan gis skriftlig eller muntlig. Alle ansatte kan i prinsippet ha et behov for å anskaffe en vare eller tjeneste. Dette innebærer at rekvirenter vil finnes i alle deler av organisasjonen. I mange tilfeller vil en medarbeider ha rollen som både rekvirent og attestant Formålet med rollen er å informere om et behov for å anskaffe en vare eller en tjeneste. Beskrive behovet nøyaktig. Beskrive hva som skal kjøpes, hvor mye, til hvilken kvalitet osv. Sende anmodningen til en dedikert bestiller i organisasjonen, rekvirenten skal ikke selv sende bestillinger til leverandør. Gi bestiller informasjon om hvilke ansvarskode og eventuelt prosjekt som bestillingen skal belastes.
Må kunne beskrive behovet på en god måte Må ha kjennskap til hva virksomheten har av rammeavtaler og på hvilke områder disse gjelder. Må kjenne til virksomhetens organisering av anskaffelsesarbeidet samt interne anskaffelsesrutiner som gjelder. 1.4 Bestiller Rolle: Bestiller En bestiller er en ansatt som etter delegert myndighet har fått fullmakt til å sende en bestilling på et kjøp. Formålet med bestillerrollen er: Profesjonalisere innkjøp og redusere feil. Bedre kompetanse i bestillingsprosessen Effektivisere innkjøp Bedre kvalitet på anskaffelsen Finne fram til det produktet som best dekker behovet som er spesifisert i anmodningen som bestiller har mottatt fra rekvirent Fylle ut fullstendig bestilling i e-handelsløsning på grunnlag av anmodning fra rekvirent. Påføre korrekt kontering på bestillingen. Må forsikre seg om at bestillingen er i henhold til hva rekvirent har anmodet om Sende bestilling til anviser for godkjenning. Bestiller kan korrigere mottatt anmodning fra rekvirent, slik at bestillingen blir korrekt utfylt. Bestiller har fullmakt til å endre på bestillingen innenfor en gitt ramme, dersom det er behov (for eksempel dersom det er glemt å føre på frakt, glemt eventuelt ekstrautstyr eller lignende). Bestiller skal ta varemottak på skjermen, og registrere og følge opp eventuelle avvik. Bestiller skal arkivere pakkseddel! God kunnskap om rammeavtaler og de varer og tjenester som disse avtalene omfatter og som vedkommende har bestillingsfunksjonen for God kompetanse på bruk av e-handels verktøy God kunnskap om gjeldende anskaffelsesregelverk Må kjenne til virksomheten sin organisering av innkjøpsarbeidet og dens rutiner. Må ha god kjennskap til alle segmentene og verdiene i kontostrengen.
1.5 Anviser Rolle: Anviser En anviser er en ansatt med budsjettansvar. En anviser bør delegere sin fullmakt til en stedfortreder, enten sideveis eller nedover i organisasjonen for å dekke opp for sykdom og ferie. En stedfortreder trenger ikke å være en formell leder. I regelverket er begrepet budsjettdisponeringsmyndighet brukt. Her dekker anviser den samme rollen. Formålet med anviserrollen er å godkjenne bestillinger etter fullmakt. Nærmere forklaring: Anvisningsmyndighet (budsjettdisponeringsmyndighet) omfatter myndighet til å bestemme hva budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes til, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding. Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet, gjennom disponering av budsjettet (inngå forpliktelser for virksomheten), er en del av kontrollaktivitetene som skal utføres. Rutiner for kontrollaktiviteter, herunder transaksjonskontroller inngår som et element i virksomhetens interne kontroll. Alle disposisjoner som medfører økonomisk forpliktelse for virksomheten skal bekreftes av en som har anvisningsmyndighet. Før en person med anvisningsmyndighet gjennomfører disposisjoner skal vedkommende gjennomføre ulike kontroller. Anviseren skal gjennom sin kontroll sikre at utgifter blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler og at utgiftene følges opp i forhold til virksomhetens budsjetter og fastsatte planer. En anviser kan godkjenne en bestilling/ anvise en utgift når vedkommende har påsett at: attestasjon er foretatt det er hjemmel for disposisjonen det er budsjettmessig dekning for utgiften disposisjonen er økonomisk forsvarlig korrekt kontostreng er benyttet For bestilling av varer og tjenester gjennom e- handelsløsningen vil anviser få bestilling tilsendt fra bestiller. Anviser må gjennomføre kontrollene som nevnt over, før bestilling kan godkjennes. Når godkjenning er gjennomført, vil bestilling automatisk bli sendt til leverandør. Den som har budsjettansvar kan ikke anvise
godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Alle som har budsjettansvar har anledning til å gjennomføre bestillinger/avrop på eget eller underordnedes budsjett når ikke annet er bestemt. Den som har budsjettansvar har anledning til å delegere sin bestillingsfullmakt iht. gitte rammer, dvs. uten å delegere budsjettansvar. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet, har rett til å bestille (bestillingsrett) og kan også delegere bestillingsrett til andre. Når en tilsatt gis bestillingsrett, må det samtidig være gitt rammer som vedkommende skal holde seg innenfor. Grunnleggende kunnskap om anskaffelsesregelverket og de relevante delene av økonomireglementet Kjennskap til generelle regnskapsprinsipper Generell kjennskap til alle segmentene i kontostrengen 1.6 Varemottaker Rolle: Varemottaker Alle Kvalitetssikre samsvar mellom pakkseddel mot varelevering. Sjekke om det foreligger avvik mellom pakkseddel og varelevering. Pakkseddel må kvitteres og sendes til bestiller, uansett avvik eller ikke. Samarbeidsegenskaper Kunne formidle og spre entusiasme Forstå e-handel som støtteprosess til virksomhetens mål 1.7 Superbruker Rolle: Superbruker Alle Bidra til å øke kompetansen i organisasjonen gjennom direkte støtte til brukerne. Gjennomføre opplæring Delta i test og planleggingsarbeid for utrulling av nye systemer og prosesser. Formidle informasjon Yte direkte støtte og bistand løpende til brukere (første linjesupport)
Avdekke problemer og bidra til løsning. Eskalere problemer som må løses på høyere nivå Samarbeide tett med prosesseier. Samarbeidsegenskaper Kunne formidle og spre entusiasme Forstå e-handel som støtteprosess til virksomhetens mål 1.8 Leverandøraktivator Rolle: Leverandøraktivator En ansatt som har fått delegert myndighet til å aktivere leverandører på Ehandelsplattformen. Bidra til å være en attraktiv samarbeidspartner for leverandører og sørge for at det til en hver tid er flest mulig leverandører og oppdaterte kataloger tilgjengelig elektronisk. Følge opp leverandører og avtaler som går over Ehandelsplattformen Løpende kommunikasjon med avtaleansvarlig hos leverandør Leverandøranalyser Leverandøraktivering Fylle ut og følge opp Samhandlingsavtalen Inn og utfasing av kataloger ved ny eller terminert avtale. Utøve kontroll gjennom elektronisk katalogverktøy Gi tilbakemeldinger til de som utformer konkurranser i virksomheten for å kunne få et høyt presisjonsnivå for vare og tjeneste definisjon som letter aktivering av elektroniske kataloger. God til å kommunisere med leverandører og samarbeidspartnere Kunnskap om Samhandlingsavtalen mellom oppdragsgiver og leverandør, samt forståelse for dens betydning for videre samarbeid. Kunne jobbe systematisk med kataloger Analytiske evner til å gjennomføre enklere analyser 1.8 Systemadministrator Rolle: Systemadministrator
En ansatt som har fått delegert myndighet til å administrere systemet. Vedlikeholde og oppdatere system. Innleggelse og vedlikehold av godkjennere og bestillere Innleggelse, vedlikehold og knytting av leveranseadresser mot riktig bruker Innleggelse, vedlikehold og knytting av unike maskinlesbare identifikatorer (eks GLN) mot brukere og leveranseadresser Opprette og tildele roller i systemet Generere og slette brukerid og passord (hvis ikke autogenerering av glemt passord støtter dette) Tilgjengeliggjøre riktig leverandør, kataloger/punchout (roundtrip) mot riktig bruker. Overvåke melding og dokumentflyt gjennom systemet Planlegge å varsle vedlikehold og oppgraderinger som påvirker brukere (iht sluttbrukerapplikasjoner) Utarbeide, vedlikeholde og oppdatere brukerveiledninger Feilretting Gi tilbakemelding til systemeier om feil eller mangler Sikre at systemeier gir tilstrekkelig informasjon om utvikling/ nedetid/ vedlikehold til brukere Kunne jobbe systematisk og nøyaktig Forstå brukernes behov for veiledning og informasjon 1.9 Systemleverandør Rolle: Systemleverandør Leverandør av Ehandelsplattformen. Levere formålstjenelig system til virksomheten og utvikle denne i samsvar med virksomhetenes behov. Planlegge teknisk implementering Gi opplæring Gi råd i forhold til implementering av leverandører og kataloger Ved avtale å analysere organisasjonen og gi råd til organisering Planlegge og varsle vedlikehold og oppgraderinger som påvirker brukere (på Ehandelsplattformen) Prosjektkompetanse. Organisasjonskompetanse Innkjøpskompetanse
Kunnskap og kompetanse på systemet. Kjenne avtalen med Difi 1.10 Vare - og tjenesteleverandør Rolle: Vare- og tjenesteleverandør Virksomhetens leverandører av varer og tjenester gjennom Ehandelsplattformen. Levere varer og tjenester etter bestilling over Ehandelsplattformen. Oppfylle kravene i Samhandlingsavtalen. Planlegge og varsle justering av kataloger og priser. Kompetanse til å tilrettelegge sine varer over Ehandelsplattformen. Kompetanse om Samhandlingsavtalen.