DAGSORDEN ÅRSMØTE FOR 2015 Sak 1 Åpning 1.1 Godkjenning av innkalling 1.2 Godkjenning av representanter 1.3 Godkjenning av saksliste 1.4 Vedta forretningsorden Sak 2 2.1 Valg av ordstyrer 2.2 Valg av referent 2.3 Valg av tellekorps 2.4 Valg av protokollunderskrivere Sak 3 Årsmelding for 2015 Sak 4 Regnskap og revisjon for 2015 Pause m/enkel bevertning Sak 5 Forslag til strategiplakat og arbeidsplan for 2016-2017 (2018-2019) Sak 6 Forslag 6.1 Innkomne saker 6.2 Saker fra VABUR-styret 6.3 Godkjenning: organisasjoner inn Sak 7 Forslag til budsjett for 2016-2017 Sak 8 Valg 1 styreleder for 1 år 2 styremedlemmer for 2 år 1 styremedlem for 1 år 3 varamedlemmer for 1 år Godkjenning av valgkomite (avtroppende styremedlemmer) Godkjenning av representant fra Ungdommens fylkesting Godkjenning av revisor Sak 9 Avslutning
Forretningsorden Styrets innstilling til konstitusjon: Ordstyrer: Margareth Bjørtvedt (daglig leder/psykiatrisk sykepleier, SMSO-AGDER) Referent: Astrid Marie Lund Gilje (daglig leder, VABUR) Protokoll: - Til å telle stemmer velges et tellekorps på to medlemmer. - Det velges to protokollunderskrivere som undertegner protokollen før den sendes ut til medlemsorganisasjonene. - Representantene kan forlange ordet til forretningsorden. De skal da slippe til utenom taleliste. Dirigent har rett til å fremsette forslag om begrenset taletid, og forslag om at det settes strek for inntegning av nye talere ved et bestemt tidspunkt. - Alle forslag til vedtak må innleveres skriftlig til dirigent med navn på forslagstiller dersom dirigent ikke frafaller kravet om dette. Forslaget kan ikke fremsettes eller trekkes etter at streker satt. - Saker som ønskes behandlet må være oppført på sakslisten. - Alle vedtak avgjøres ved alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet foretas omvalg. Blanke stemmer teller som avgitte stemmer. - Valg av leder skjer skriftlig ved valg mellom flere kandidater. - Valg av styremedlemmer skjer ved særskilt valg. - Valg av varamedlemmer skjer ved et valg. De 3 kandidater blir varamedlemmer i rekkefølge etter stemmetall. - I protokollen føres inn alle forslag og vedtak som er gjort. - Snarest mulig etter møtet sendes underskrevet protokoll til medlemsorganisasjonene
STRATEGIPLAKAT VERDIER Engasjert, synlig, inkluderende og støttende VISJON En ressurs for ungt engasjement FORMÅL En paraply for de frivillige organisasjonene og barn- og unge generelt En samarbeidspart for fylkets administrasjon og politikere i barne- og ungdomsspørsmål og satsninger PRIORITERTE ARBEIDSOMRÅDER En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for utfoldelse En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid Forslag til styret 18.2.2016
Arbeidsplan 2016-2017 (2018-2019) Forslag til styret 18.2.2016 Introduksjon Vår rolle og kjernevirksomhet er komprimert i strategiplakaten vår, som er utarbeidet av styret i 2011 og som baserer seg på vedtektene våre. Strategiplakaten revideres hvert år av styret og årsmøtet. Visjonen vår er å være en ressurs for ungt engasjement, i organisasjonene OG utenfor. Vi skal støtte og utvikle organisasjonene og vi skal jobbe for gode vilkår for barn og unge i fylket. Verdiene som skal gjennomsyre alt vi gjør er engasjement, synlighet, inkludering og støtte. Arbeidsplanen er bygd opp med en del som sier noe om kjernevirksomheten vår, det vi driver med til daglig (formålet i strategiplakaten) og en arbeidsplan, som sier noe om hva vi ønsker å drive med i tillegg (prioriterte arbeidsområder i strategiplakaten). Arbeidsplanen er videre delt inn i en kortsiktig og en langsiktig del, og vi prøver å skille mellom mål og faktiske tiltak. Vi ønsker å ha hovedmål, med delmål og tiltak som bygger opp under disse. Tanken er at årsmøtet vedtar målene, mens styret står friere med tanke på hvilke tiltak som må til i løpet av periodene.
KJERNEVIRKSOMHET En paraply for de frivillige organisasjonene og barn- og unge generelt. En samarbeidspart for fylkets administrasjon og politikere i barne- og ungdomsspørsmål og satsninger. Organisasjonsutvikling Tilby kurs for medlemmer og styret. Tilby informasjon og veiledning. Fordele midler. Kompetanse Være en læringsarena for styret. Ha fokus på frivillighetspolitikk og medvirkning for barn og unge. Nettverk Tilby arenaer der medlemsorganisasjonene og unge treffes. Vedlikehold kontaktpersonordningen mellom styret og medlemsorganisasjonene. Vedlikeholde BUR-nettverket. Vedlikeholde Paraply-nettverket. Talerør Ungdommens fylkesting - gjensidig representasjon. Regionplan Agder 2020 oppfølging. Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold 2015-2027 (LIM-planen) oppfølging. Aktuelle planer og saker. Samarbeidspartner Hovedutvalg for kultur og utdanning forvaltning av kulturmidler til barn og unge. Kulturavdelingen UKM fylkesmønstringen, Lokalkontakt for Erasmus +: Aktiv Ungdom, fylkets frivillighetspris, generell informasjonsutveksling og samarbeid om aktuelle planer og prosjekter. Elev- og lærlingeombudet - generell informasjonsutveksling og samarbeid om aktuelle planer og prosjekter. Informasjonskanal Synliggjøre aktiviteten i fylket. Holde medlemmer og unge oppdatert på relevante saker.
ARBEIDSPLAN 2016-2017 (2018-2019) Prioriterte arbeidsområder 1. En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse. Kortsiktig (1-2 år) Side 1 av 2 Langsiktig (3-4 år) Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Styrke frivilligheten sikre Følge opp Regionplan Agder Strategisk bedre rammevilkår. 2020: VAF og AAFK må handlingsplan for kartlegge fylkets frivillighet, frivilligheten i med sikte på en Agder vedtas. frivillighetsstrategi for Agder. Ha fokus på utfordringer Temakveld (samarbeid med Utvikle opplegg for knyttet til frafall i paraplyorganisasjonene?). grunnskolen organisasjonslivet og "frivillig for en frivilligheten i aldersgruppen dag". 15-19 år. Øke tilskuddet fra VAF. Søknad VAF. Inngå Lobbyarbeid. intensjonsavtaler Etablere Agder BUR. Møte med AAFK. som går over flere Fellesmøte. år med begge Lobbyarbeid. fylkeskommunene. Styrke Ha fokus på Temakveld / kurs. medlemsorganisasjonene. medlemsrekruttering og vedlikehold. Ha fokus på Idebank. kompetanseutveksling mellom Kartlegging hva er vi gode på? medlemsorganisasjonene. Styrke VABUR. Øke medlemsantallet. Øke administrativ Øke andelen ekstern ressurs. finansiering. Aktivisere passive medlemmer. Stimulere til arrangement på tvers av organisasjonene, inkludert VABUR.
Prioriterte arbeidsområder 2. Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for utfoldelse. 3. En arena for formidling og synliggjøring av barneog ungdomsaktivitet i fylket. 4. Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid. Kortsiktig (1-2 år) Side 2 av 2 Langsiktig (3-4 år) Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Videreutvikle etablerte Bidra i planlegging og Hjelpe til med søknad til Aktiv Koordinere Ung arenaer. gjennomføring av Ung makt. Ungdom. Makt. Ha stand. Holde workshop. Bidra til utviklingen av Youth Drifte Youth Bank. Bank. Utvikle nye arenaer. Utvide og profilere ordningen Generelle tilskudd. Følge opp BUR-plattformen og arbeide for et nasjonalt medvirkningsorgan for ungdom. Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Synliggjøre generell aktivitet. Utvikle App "Hva skjer i Vest- Drifte Appen. Agder" for barn og unge. Synliggjøre VABUR. Utarbeide og følge opp en Søke støtte til innkjøp av profileringsplan. profileringsutstyr. Stands. Medieoppslag. Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Støtte etablert arbeid. Engasjere oss i arbeidet med Formell Nullvisjon Agder. samarbeidspart ift UKM fylkesmønstringen. Støtte nye prosjekter og tiltak.
Sak 6.1 Innkomne forslag Kristian Nilsen, Agder FpU: Bakgrunn: Opplistede aktiviteter i søknad om driftsmidler, herunder aktivitetstilskudd, blir normalt gitt inntil 6 poeng under saksbehandling. I praksis vil dette for våre medlemsorganisasjoner bety at 16,6 % av støtten forsvinner dersom aktiviteten eller arrangementet ikke er alkoholfritt. Dersom ikke det opplyses om dette i søknaden gjør saksbehandlerne en antakelse av hva som er praksis for organisasjonen. Eksempelvis kan man forestille seg at AuF og FpU arrangerer hver sin tur med sine medlemmer. Førstnevnte ville da fått f.eks. 1000 kr. for nøyaktig samme aktivitet som sistnevnte ville fått 833 kr. for. Vi vet at AuF har sentrale vedtekter som sier at alt skal være rusfritt, og vi vet at FpU har et veldig strengt reglement, hvor man praktiserer nulltoleranse for brudd på dette. Jeg vil derfor be årsmøte støtte forslaget som kan "premiere" aktiviteter som er rusfrie eller aktiviteter som er underlagt et alkohol/rus-reglement, men ikke nødvendigvis alkoholfrie. Forslag til endring av: "Retningslinjer for tildeling av kulturmidler til barne- og ungdomsorganisasjoner, Driftsmidler", Pkt. 2 b) Aktivitetstilskudd, siste "underpunkt". - Organisasjonenes vektlegging på rusfrie ungdomsmiljø og arrangement. Foreslått utvides med setningen:, eller streng håndhevelse av deres alkohol/rus reglement.
Sak 6.2 Styrets forslag til årsmøtet Bakgrunn: I behandling av søknader om Generelle tilskudd og Kreative tiltak har det vært en tilbakevendende diskusjon rundt honorar/lønn til søkers egne ansatte og/eller frivillige, kontra honorar/lønn til for eksempel eksterne kursholdere. Styret ønsker at det kun kan gis tilskudd til lønn/honorar til eksterne og at dette presiseres i retningslinjen for begge ordningene. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner endring av retningslinjer for Kreative tiltak og Generelle tilskudd til barn og unge, tillegg til punkt 2. i begge ordningene: Tilskudd skal ikke dekke honorar/lønn for egne ansatte/ frivillige, men kan vurderes for eksterne kursholdere etc.
Sak 6.3 Godkjenning av nye medlemsorganisasjoner Bakgrunn for saken: Møteprotokoll 8.-10.5.15 Saknr. 24/15 Søknader om medlemskap Vedlegg Følgende organisasjoner har søkt om medlemskap siden sist møte: 1. Hyperion Sør Enstemmig vedtak: Styret innvilger søknad om medlemskap, organisasjonen er berettiget både grunn- og aktivitetsstøtte. 2. Ny Generasjon Enstemmig vedtak: Styret innvilger søknad om medlemskap, organisasjonen er berettiget både grunn- og aktivitetsstøtte. Forslag til vedtak: Årsmøtet for 2015 godkjenner nye medlemskap som listet i saken.
BUDSJETT Budsjett 2016 Regnskap 2015 Differanse regnskap 2015 / budsjett 2016 Budsjett 2017 Differanse budsjett 2016 / budsjett 2017 Note Oppsummert Inntekter 1 086 966 1 026 919 60 047 1 335 241 Kostnader 1 197 723 1 218 000-20 278 1 294 218 Resultat - 110 757-191 081 80 325 41 023 Inntekter 3120 Inntekter egne prosjekter 40 000 1 300 38 700 30 000-10 000 1. 3920 Offentlige tilskudd 988 000 961 000 27 000 1 250 000 262 000 2. 3930 Refusjoner 10 000 9 218 782 10 000-3. 3940 Refusjon mva vaf - - - - - 3680 Momskompensasjon 46 466 51 853-5 387 43 241-3 225 4. 8050 Annen renteinntekt 2 500 3 548-1 048 2 000-500 Sum inntekter 1 086 966 1 026 919 60 047 1 335 241 248 275 Kostnader 4110 Kostnader egne prosjekter 20 000 22 372-2 372 20 000-4120 Kostnader arbeidssamling 30 000 30 964-964 30 000 - Sum prosjektkostnader 50 000 53 336-3 336 50 000-5. 5330 Godtgjørelse til styre-og bedriftsforsaml 8 400 12 600-4 200 8 400-6. 5900 Gave til ansatte 200-200 200-5960 Gaver til styret 2 200 3 100-900 2 200 - Sum lønnskostnader 10 800 15 700-4 900 10 800-6700 Honorar revisjon 5 100 5 000 100 5 200 100 6790 Annen fremmed tjeneste 510 933 497 500 13 433 524 728 13 795 7. 6810 Data/EDB-kostnad 12 600 20 604-8 004 13 000 400 8. 6830 Kontingenter 1 040 1 040-1 040-6860 Møte, kurs, oppdatering o.l. 10 000 21 607-11 607 15 000 5 000 9. 7110 Bilgodtgjørelse (uten arb,giveravgift) 3 000 5 869-2 869 4 000 1 000 7160 Diettkostnad, ikke oppgavepliktig 500 710-210 500-7320 Reklamekostnad - 22 995-22 995 5 000 5 000 7395 Øredifferanser - - 1 1 - - 7450 Driftsmidler 500 000 550 000-50 000 550 000 50 000 7451 Kreative tiltak 40 000 8 304 31 696 50 000 10 000 7452 Generelle tilskudd 40 000 18 900 21 100 50 000 10 000 7453 Andre tilskudd - - 23 000 23 000 - - 7700 Styremøter 7 000 9 983-2 983 8 000 1 000 10. 7710 Årsmøte 5 000 7 388-2 388 5 000-7720 Annen møtevirksomhet 1 000 1 345-345 1 200 200 7760 Andre avgifter 150 135 15 150-7770 Bank og kortgebyr 600 586 14 600 - Sum andre kostnader 1 136 923 1 148 964-12 042 1 233 418 96 495 Sum kostnader 1 197 723 1 218 000-20 278 1 294 218 96 495 Resultat - 110 757-191 081 80 325 41 023 151 780 Noter 1) Motpost 4110/4120 2) 2,7 % prisvekst i 2016, søkand om generell økning for 2017 3) Motpost 6860 4) Beregnes ut fra fjorårets resultat 5) Motpost 3120 6) 350,-, 4 medlemmer, 6 styremøter 7) Lønn og kontorhold daglig leder 60 % stilling, inkl mva, justert med 2,7 % prisvekst 8) 3 nye nettbrett, samt regnskapsprogram 9) Motpost 3930, 2016: Kun 2 til Storsamling, 2017: 2 til storssamling 1 til BUK e.l. 10) Inkludert juleavslutning Konsekvens for egenkapital 2016 Inngående EK 01.01.2016 150 050 Resultat 2016-110 757 Utgående EK 31.12.2016 39 293 Konsekvens for egenkapital 2017 Inngående EK 01.01.2017 39 293 Resultat 2017 41 023 Utgående EK 31.12.2017 80 316
Nominasjon til styret 2016-2017 For neste periode (2016-2017) er følgende verv på valg: Styreleder velges for 1 år Styremedlem velges for 2 år Styremedlem velges for 2 år Styremedlem (erstatter Velges for 1 år avgått styremedlem, Kai Steffen Østensen) 1. Vara velges for 1 år 2. Vara velges for 1 år 3. Vara velges for 1 år Ikke på valg (valgt for 2 år): Styremedlemmer Frida Repstad (4H Vest-Agder) og Aina Lode (AuF Vest-Agder). Frida Repstad har permisjon til og med juni 2016. Kandidater: Renominert fra styret for 2015/2016: Kristian Nilsen FpU Agder Jacqueline Spinnangr Vest-Agder Ungdomslag Bjarne Egil Abrahamsen NSF Agder krets Raymond Kirknes 4H Vest-Agder Veslemøy Wisted Skeiv Ungdom Sør Tønnes Christian Due Tønnesen Laget NKSS Nye kandidater: Solveig Espedalen Skeiv Ungdom Sør Frank R. Haugen Hyperion Sør Nora Ånonsen Chayed AuF Vest-Agder Valgkomiteens instilling: Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, 47 34 90 83 vabur@vaf.no 971 51 6747 3060 18 82058 Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand Rådmannens stab www.vabur.no www.facebook.com/vabur
Styreleder velges for 1 år: Jacqueline Spinnangr (Vest-Agder Ungdomslag) Styremedlem velges for 2 år: Raymond Kirknes 4H Styremedlem velges for 2 år: Kristian Nilsen (FpU) Styremedlem (erstatter avgått styremedlem, Kai Steffen Østensen) Velges for 1 år: Frank R. Haugen (Hyperion Sør) 1. Vara velges for 1 år: Veslemøy Wisted (Skeiv Ungdom Sør) 2. Vara velges for 1 år: Tønnes Christian Due Tønnesen (Laget NKSS) 3. Vara velges for 1 år: Bjarne Egil Abrahamsen NSF Valgkomite: Avtroppende styremedlemmer utgjør automatisk valgkomite for neste periode: Kai Steffen Østensen, Kristoffer Odd Thomassen sammen med daglig leder som sekretær. Representant fra Ungdommens fylkesting: Dennis Bjørtvedt Torkelsen Revisor: Revisjon Sør Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, 47 34 90 83 vabur@vaf.no 971 51 6747 3060 18 82058 Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand Rådmannens stab www.vabur.no www.facebook.com/vabur