PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 10/10 Styremøte 10/10 ble avholdt tirsdag 7. desember på Idrettens Hus i Bergen. Møtet startet kl. 16.35 og ble avsluttet kl. 18.45. Navn Tilstede For- Fall Merknad Oddvar Johan Jensen, kretsleder Helge Johnsen, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Tilstede fra sak 64/10 Marianne Ankervold, styremedlem Torleif Scheie, styremedlem Ruth Brudvik, styremedlem Svein Erik Burud, varamedlem Tilstede fra sak 63/10 Bjørn Ove Myking, varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant, organisasjonssjef Janne Landås, informasjonskonsulent Referent Sakliste: Sak 61/10: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 62/10: Godkjenning av protokoll fra styremøte 09/10 Sak 63/10: Regnskap pr. 30.11 for HIK og OLTV Sak 64/10: Budsjett 2011 1. utkast Sak 65/10: Føring av regnskap for HIK og OLTV etter 31.08.11 Sak 66/10: Regionråd samarbeid mellom idrettsråd Sak 67/10: Høringer - Tingsammensetning - Miljøstrategi - IPD Sak 68/10: Status oppløsning av idrettslag økonomi Sak 69/10: Lovsak unndratt offentlighet Sak 70/10: Styremøter våren 2011 Sak 71/10: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger
Sak 61/10: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 70/10 ble behandlet før 69/10 Møteinnkalling og sakliste godkjent med ovennevnte merknad. Sak 62/10: Godkjenning av protokollen fra styremøte 09/10 Saksunderlag: Utkast til protokoll fra styremøte 09/10 Protokollen godkjent Sak 63/10: Regnskap pr. 30.11 for HIK og OLTV / Asbjørn Lindås Saksunderlag: Resultatregnskap og balanse for HIK og OLTV pr. 30.11.10 Hordaland Idrettskrets regnskap pr. 30.11. viser et driftsunderskudd på kr. 432.162,59. Årsaken til dette ligger hovedsakelig i at vi har akseptert å la enkelte prosjekter gå i minus i påvente av midler som vi vil få tilført i desember. Det er blant annet momskompensasjon som er stipulert til kr. 300.000. Det samme gjelder renteinntekter stipulert til kr. 175.000 og inntekter Idrettsbingo for 2. halvår. Mye av disse hører periodisert til den del av driften som ligger før 30.11. kommenterte at vi har bak oss en periode med høy aktivitet og store kostnader, men at han oppfatter at det er i tråd med tidligere uttalelser fra styret. Midlene må brukes på aktivitet. OLTVs regnskap viser pr. 30.11 et overskudd på kr. 95 371,87. Det fremlagte regnskap for HIK og OLTV pr. 30.11.10 tatt til etterretning.
Sak 64/10: Budsjett 2011 Saksunderlag: Budsjettutkast HIK og budsjettutkast OLTV Det første budsjettutkastet er satt opp med kjente inntekter og utgifter. Vi har budsjettert tilskudd fra NIF og fylket på samme kronebeløp som i 2010. Lønnskostnader og driftskostnader Idrettens Hus er de to største utgiftspostene. Vi har foreløpig budsjettert med samme personellmessige bemanning som i 2010 med unntak av en utvidet stilling (fra 60% til 100%) innenfor regnskapsføring fra 01.08.11. Det foreløpige resultatet er et stipulert underskudd på kr. 300.000. Budsjettet må bearbeides ytterligere slik at det ender opp i balanse. Stillingsprosenten innen utdanning må styrkes/utvides. Ut i fra planer og aktivitetsnivå er det ikke gjennomførbart med en ½ stilling innenfor utdanning neste år. Oddvar J. Jensen uttalte at utdanning helt klart hører til de prioriterte områdene og kretsstyret ønsker å se om HIK kan få innpasset større ressurser når det gjelder utdanningsområdet. Det må jobbes med å få ned det budsjetterte underskuddet på kr. 300.000 selv om det ikke er dramatisk. Om nødvendig må vi se på finjustering av utgiftene/inntektene på idrettens hus i takt med den utviklingen som har vært. Oddvar J. Jensen ønsker å se forholdet mellom regnskapet og budsjettet og kan tenke seg at regnskapet for 2009 eller 2010 ligger vedlagt styrepapirene til neste styremøte. Budsjettutkastet fra OLTV er satt opp i balanse. Tilskudd til toppidrettsklassene dominerer inntektsbildet. Det er satt opp en økning i tilskuddet fra fylkeskommunen (idrett) pga forventet økt tilskudd til prosjekt Paralympics. Dersom denne forventning ikke innfris vil utgiftssiden reduseres tilsvarende. Førsteutkastet til budsjett for HIK og OLTV for 2011 tatt til orientering. Administrasjonen gis i oppdrag å justere budsjettet for HIK slik at det ender opp i balanse. Sak 65/10: Føring av regnskap for HIK og OLTV etter 31.08.11. Saksunderlag: En oversikt over dagens løsning blant idrettskretsene ift. regnskapsføring.
Administrasjonen har fått tilbakemelding fra de fleste kretser ved organisasjonssjefene. Oversikt over dagens løsning blant idrettskretsene var vedlagt sakspapirene. Vi har bedt om en oversikt over tilbud og pris fra Idrettens Regnskapskontor (IRK) på Ullevål og avventer tilbakemelding. Noen aktuelle alternativer: 1. HIK ansetter en regnskapsmedarbeider i 100% stilling, hvorav 40% av stillingen brukes til andre oppgaver/ regnskapsføring idrettslag. 2. HIK ansetter en regnskapsmedarbeider i 60% stilling. Differansen på kostnad og inntekt ved en slik løsning anslås til kr. 170.000, men risikoen for ytterlige kostnad er redusert ved at vi ikke er avhengig av å selge regnskapstjenester til idrettslag. 3. HIK gjør avtale med IRK Ullevål eller annen ekstern regnskapsfører. For å få et best mulig grunnlag for å gjøre et vedtak ønsker kretsstyret at det settes opp en matrise med fordeler og ulemper, samt en vurdering fra administrasjonen på de ulike alternativene. Saken blir tatt opp igjen på styremøtet i januar. Vi avventer tilbakemelding fra Idrettens Regnskapskontor på Ullevål med en konkretisering av innhold og kostnad på tilbud fra dem. Sak 66/10: Regionråd - inndeling av idrettsråd På styremøte 09/10 ble det sådd en ide om vi fra HIKs side bør bruke Regionsinndelingen på kommunenivå mer aktivt ift. vårt arbeid overfor idrettsrådene. Konkret har 4 idrettsråd i Region Vest (Askøy, Fjell, Sund og Øygarden) bedt oss om å ta et slikt initiativ overfor Regionråd Vest. Eksempler på områder å diskutere på tvers av idrettsråd i en region: Felles problemstillinger/ erfaringsutveksling Anlegg (samarbeid, interkommunale anlegg?) Kontakt med politikere og administrasjon i regionen. Bruke arena som allerede er etablert på politisk nivå. HIK henvender seg til de ulike Regionene i fylket med målsetting om at Regionene kan invitere idrettsrådene i Regionen til felles diskusjoner om idrettslige problemstillinger. Region Vest kontaktes først ettersom idrettsrådene selv har gitt uttrykk for at dette er en ønsket strategi. Helge Johnsen og følger opp kontakten mot regionene. Sak 67/10: Høringer Tingsammensetning Miljøstrategi
IPD Saksunderlag: Høringsdokument tingsammensetning HIK har mottatt tre høringsdokumenter fra NIF: Tingsammensetning. Frist 13. desember. Dokumentet er sendt idrettsråd og særkretser/regioner med mulighet for å melde tilbake til HIK innen 6. desember. Oddvar J. Jensen gikk igjennom punktene som organisasjonen skal høres på. Styret ga utrykk for at en i utgangspunktet ikke ønsker endring i tingsammensetningen. Dagens modell har fungert godt. Dersom det skal gjøres endringer anbefaler HIK en konservativ løsning der det tas utgangspunkt i modell 1 i høringsutkastet. Miljøstrastegi. Høringsfrist 31. januar. Saken tas opp igjen på neste styremøte. I forbindelse med dette temaet fremmet Torleif Scheie et forslag om å miljøsertifisere Idrettens Hus. Saken fremmes på neste styremøte. Idrettspolitisk dokument. Høringsfrist 31. januar. Idrettsråd involveres ikke i HIK sitt høringssvar ettersom de har anledning til å sende eget svar på høringen. Idrettskretsen etablerte i møtet en gruppe som skal utarbeide et høringsforslag. Se vedtak. 1. Høringssvar Tingsammensetning sammenfattes av leder og org.sjef på bakgrunn av diskusjon i styremøte og sendes NIF senest 13. desember. 2. Høringssvar Miljøstrategi tas opp på styremøtet i januar. 3. Høringssvar IPD. Det nedsettes en gruppe bestående av nestleder (Helge Johnsen), to styremedlemmer (Torleif Scheie og Svein Erik Burud) og en person fra administrasjonen som utarbeider forslag til høringssvar som diskuteres på styremøte i januar. Sak 68/10: Delvis inndekning av annonsekostnad ifm. oppløsning av idrettslag Etter vedtak om å ta et antall idrettslag under administrasjon, har HIK satt inn annonse i både Bergens Tidende og 10 lokalaviser for å
sikre at det ikke kan rettes kritikk mot HIK for mangelfull kunngjøring. Det var ikke tatt høyde for annonsering i lokalaviser i vedtaket som ble fattet på styremøte 09/10. Det ble der gjort vedtak om at HIK tar kostnad med annonsering, og at midler fra oppløste idrettslag utdeles til andre idrettslag ubeskåret. Samlet kostnad for annonsering beløper seg til ca. kr. 30.000. 4 av de idrettslag som vi har tatt under administrasjon, har til sammen ca. 60.000 kr som skal innbetales til HIK. For å dekke noe av annonsekostnadene foreslås det at 20% av dette beløpet holdes tilbake av administrasjonen, og benyttes til delvis dekning av annonsekostnader ifm. oppløsningen av idrettslagene. Administrasjonen gis fullmakt til å benytte 20% av innbetalte midler fra idrettslag som skal oppløses ifm. medlemsundersøkelsen 2009. Midlene benyttes til delvis dekning av annonsekostnad ifm. oppløsningsprosessen. Øvrige midler videreformidles til idrettslag, fortrinnsvis innen samme særidrett og/eller samme geografiske område. Vedtaket i denne sak er en justering av vedtak i sak 53/10. Sak 70/10: Styremøter våren 2011 Styremøtene våren 2011 foreslås gjennomført slik: Tirsdag 18. januar Tirsdag 22. februar Tirsdag 22. mars Tirsdag 3. mai Tirsdag 14. juni Styremøtene våren 2011 gjennomføres slik: Tirsdag 18. januar Idrettens Hus Tirsdag 22. februar - Idrettens Hus Fredag 25. og lørdag 26. mars - Myrkdalen (styremøte og samling styret/administrasjon) Tirsdag 3. mai - Idrettens Hus Tirsdag 14. juni - Idrettens Hus Sak 69/10: Saksunderlag: Lovsak unndratt offentlighet Utarbeidet notat med forslag til vedtak
Sak 71/10: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker: Oppfølging NIFs 150 års jubileum Det er søkt om å få benytte Håkonshallen fredag 20. mai. Det er kommet forslag fra byråd for kultur, kirke, idrett og eierskap Victor Hove om å ha en kommunal mottakelse og i så tilfelle blir det Bergen kommune som inviterer. En kommunal mottakelse er normalt på 1 time, men på grunn av arrangementets karakter er det kanskje mulig å få utvidet dette noe. Frivillighetsprisen skal deles ut under denne markeringen og man ønsker innspill på 1 representant fra hvert idrettsråd til denne prisen. Status Grasrotandel idretten i Hordaland pr. 30.11.10. Hordaland fylke har best uttelling i landet med opparbeidet 17,9 millioner til idrettslagene. Det er opparbeidet tilsammen 229 millioner på landsbasis, og av dette 25,8 totalt i Hordaland. 2/3 av grasrotandelmidlene er tilknyttet idrett. 550 IL er knyttet til Grasrotandelen. Medlemsundersøkelse 2010 Idrettskretsen har kartlagt 51 grupper som har stått med 0 eller 1 i aktivitetstall. Alle 51 gruppene har svart og 19 ønsker fortsatt å være innmeldt i særforbundet (SF). 31 vil melde seg ut. Det er også et sterkt ønske fra SF å få ryddet på dette området. o Deltakelser/representasjon Julelunsj Idrettens Hus 21. desember Julelunsjen arrangeres for de ansatte på Idrettens Hus, pensjonister, samarbeidspartnere fylkeskommunen og Bergen kommune. Kretsstyret ble også invitert og de som har anledning til å delta er Oddvar J. Jensen, Helge Johnsen og Torleif Scheie. Statens Idrettskonferanse 25.-27. januar 2011, Tønsberg Oddvar J. Jensen, Helge Johnsen og deltar. o HMS og personell Protokoll godkjent / - 2011:
Oddvar Johan Jensen Leder Helge Johnsen Nestleder