VEDTEKTER FOR BERGSGRENDE HYTTEEIERFORENING (Oppdatert med vedtatte endringer fra årsmøte 2007) Mellom deltakerne i Bergsgrende Hytteeierforening er det i dag inngått sådan avtale: 1. Foreningens navn er: Bergsgrende Hytteeierforening 2. Definisjoner og tolkningsregler. 2.1 Definisjoner Dersom ikke annet uttrykkelig fremgår av sammenhengen, skal disse definisjonene legges til grunn i denne avtale: Avtaledato: skal i det følgende bety den dato avtalen opprinnelig ble undertegnet, dvs, dato for stiftelsen av foreningen. Avtalen: skal i det følgende bety disse vedtekter med eventuelle vedlegg og/eller bilag. Deltakerne: skal i det følgende bety de personer som til enhver tid er deltakere i foreningen slik som beskrevet under pkt. 3 Forretningsføreren: skal i det følgende bety den forretningsfører foreningens styre til enhver tid beslutter å inngå avtale med om drift av Foreningens fellesarealer m.v. Hyttefeltet: skal i det følgende bety et hyttefelt i tilknytning til reguleringsplan for Bergsgrende hyttegrend. Det gamle hyttefeltet: skal i det følgende bety 25 tomter i Bergsgrende-området som til sammen utgjør et hyttefelt som var etablert før Bergsgrende Hyttegrend ble etablert. Kommunen: skal i det følgende bety Dovre kommune, Norge. Foreningen: skal i det følgende bety Bergsgrende Hytteeierforening som blir opprettet ved inngåelsen av nærværende avtale og som har navnet Bergsgrende Hytteeierforening. Side 1
2. 2 STIFTELSE Grunneierne er forpliktet til å initiere stiftelse av foreningen når det foreligger godkjennelse for at minst 20 % av tomtene er solgt. Dette skjer ved innkallelse til stiftelsesmøte. Tillagt på ordinært foreningsmøte 2007: Bergsgrende Hytteeierforening ble stiftet på stiftelsesmøte i Dovre, 14. april 2006 (Avtaledato) etter initiativ og møteinnkalling fra grunneierne. 3. NÆRMERE OM DELTAKERNE OG FORENINGENS FORPLIKTELSER Foreningen vil bestå av alle nåværende samt fremtidige eiere av eiendommer som er, eller vil bli, utskilt som tomt i Hyttefeltet, samt den eller de som til enhver tid har rettighetene til utbyggingen av ubebygde tomter innenfor hyttefeltet. I tillegg vil det være anledning for eiere/festere av de eldre tomtene i Bergsgrende (Det gamle hyttefeltet) å tegne seg som deltagere av Foreningen. Slik deltagelse innebærer samme plikter og rettigheter som de andre deltagerne, såfremt annet ikke er uttrykt i Avtalen. Alle eiere av hytter, tomter eller festekontrakter innenfor Hyttefeltet skal ved kontrakt med grunneierne forplikte seg til å delta i foreningen så snart de overtar tomta, enten ved hjemmel eller ved tiltredelse. Deltakernes andel beregnes med 1 andel pr hyttetomt med en hytte pr tomt. Ved flere hytter regnes en andel pr hyttetomt. Deltakernes endelige brøkandel vil fremgå ved stiftelsen av Foreningen. Etter hvert vil brøken endre seg ved salg av nye tomter. I alt er det anslått at Hyttefeltet ferdig utbygget vil bestå av totalt ca 83 hyttetomter, samt mellomliggende arealer beregnet til fellesanlegg for hyttefeltet. 4. FORENINGENS FORMÅL Foreningens formål er ivaretakelse og koordinering av deltakernes fellesinteresser som vedrører hytte- og tomteeiere/festere og deres bruk av hytter, fellesområder, omkringliggende tur- og friarealer, skiløyper, veier, vannanlegg samt andre saker foreningen måtte finne nyttig og formålstjenelig. Herunder skal Foreningen være Deltagernes felles talsrør overfor offentlige myndigheter (eks. Dovre kommune), grunneierne, lokale næringsforeninger og lignende. 5. DELTAKERNES RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER I FORENINGEN Deltakerne har i samsvar med punkt 6 møte-, tale- og stemmerett på samtlige av foreningens møter. Ingen deltakere har dog stemmerett i spørsmål som gjelder eventuell inngåelse av avtale med ham selv eller i spørsmål som gjelder hans eget ansvar. Tilsvarende gjelder avgjørelser som avtale med Deltakernes ektefelle eller ansvar for deltakernes ektefelle. Alle deltakere kan velges til verv i foreningen. En deltaker kan nekte gjenvalg den påfølgende periode. Side 2
Deltakerne plikter videre å rette seg etter Avtalen, vedtak fattet av foreningen i møte og av styret. Tilsvarende gjelder eventuelle vedtekter for foreningen som blir fastsatt av styret i medhold av punkt 8.7. Hver deltaker plikter å betale årsavgiften m.v. som blir fastsatt til dekning av foreningens fellesutgifter i medhold av punkt 6 og 11. Deltakerne plikter å holde sin eiendom, uavhengig av hvorvidt denne er eiet eller festet, i ordentlig og ryddig stand, samt unngå unødig bråk slik at hyttefeltet gir størst mulig trivsel for alle deltakere. Deltakerne skal respektere de grunnlagsinvesteringer som måtte ligge på den enkelte deltakers eiendom uavhengig av hvorvidt den er eiet eller festet, og må godta.utbedrings- og vedlikeholdstiltak over egen eiendom av fellesanlegg, herunder eventuell fremføring av strøm, telefon, vann og kloakk over egen eiendom til eventuell annen deltakers eiendom, samt tilsvarende privatanlegg for øvrige deltakere. Dette gjelder også fremføring av strøm, telefon, vann og kloakk, samt annet kabelanlegg o.1. som grunneierne trenger, eller i fremtiden måtte trenge fremført, for sin videre utbygging av hyttefeltet. Den enkelte deltakers eiendom uavhengig av hvorvidt denne er eiet eller festet, samt Foreningens fellesareal, skal ikke benyttes som parkeringsplass for campingvogner o.l. 6. FORENINGSMØTET Foreningsmøtet er foreningens øverste organ. Foreningsmøtet holdes hvert år innen utgangen av april. Foreningsmøtet er beslutningsdyktig når minst 8 av de stemmeberettigede deltakerne møter. Foreningsmøtet skal velge en møteleder. Dersom Deltakerne ikke blir enig om møteleder, skal styrets leder fungere som møteleder. Ved stemmelikhet har møtets leder dobbeltstemme. Beslutningen treffes ved alminnelig flertall hvis ikke annet er bestemt i Avtalen, i eventuelle vedtekter for foreningen. På foreningsmøtet har hver deltaker stemme i forhold til sin andel av hyttefeltet, uavhengig av hvorvidt den er eiet eller festet. Med andel menes antall tomter i henhold til reguleringsplanen. Eier flere en tomt har bare én stemmerett. Fullmakt kan gis. Den skal være skriftlig og datert. Foruten deltakeren har et husstandsmedlem møte- og talerett på foreningsmøtet, Ordinært foreningsmøte skal behandle: - endring eller fravikelse av foreningsavtalen. - fastsettelse av årsoppgjøret. - årsrapport fra styret. - budsjettforslag fra styret. - fastsettelse av årsavgift for foreningen. - valg av styremedlemmer samt styre leder - valg av valgkomité. Side 3
Innkalling til ordinært foreningsmøte skjer skriftlig med minst 14 og høyst 30 dagers varsel. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet, samt være ledsaget av forslag til dagsorden, utskrift av revidert regnskap, årsberetning og forslag til driftsbudsjett. Forslag til endringer av avtalen, eventuelle vedtekter for foreningen, samt en kort orientering om de saker som ønskes behandlet, skal sendes inn skriftlig til styret senest 21 dager før møtet. Varsel om foreningsmøtet må bekjentgjøres i så god tid at fristen kan overholdes. Ekstraordinært foreningsmøte holdes når styret eller deltaker (e) som representerer minst 1/10 av foreningsandelene skriftlig angir et bestemt emne til behandling. Innkalling skal finne sted med de frister og på den måten som gjelder for ordinært foreningsmøte. Det skal føres protokoll over forhandlingene. Protokollen oppbevares av styret som etter hvert møte sender utskrift til hver deltaker. Haster saken så meget at det ikke er tid til å holde møte med behørig varsel, kan beslutningen treffes ved at saken forelegges deltakerne på annet måte. Det samme gjelder dersom samtlige deltakere er enig om det. Verken foreningsmøtet eller styret kan treffe vedtak eller endre avtalen på en slik måte at dette vil være mer belastende for usolgte tomter innenfor hyttefeltet enn de øvrige. Denne bestemmelsen kan ikke endres. Foreningsmøtet kan heller ikke treffe realitetsavgjørelser i saker som ikke er nevnt i innkallingen til foreningsmøtet. Side 4
7. STYRET Styret består av én styreleder, 2 til 3 styremedlemmer samt 2 varamedlemmer, som velges på det ordinære foreningsmøtet. Styremedlemmene velges for to år, bortsett fra ved første valg, hvor det ene styremedlemmet velges for ett år, slik at ett av styremedlemmene er på valg hvert år. Styrets leder velges særskilt for to år. Styret konstituerer seg selv og velger sekretær og kasserer. Varamedlemmener velges for ett år. Disse har møte- og talerett i styret. Det er ønskelig at styret er representert fra både øvre og nedre del av Hyttefeltet, samt Det gamle hyttefeltet etter hvert som dette feltet blir representert i Foreningen. Styret står for forvaltningen av deltakernes felles anliggende i samsvar med Avtalen (vedtektene), Lov, eventuelle regler for foreningen og vedtak i foreningsmøtet. Styret er beslutningsdyktig når to tredjedeler av medlemmene møter. Styret skal ikke forplikte foreningen utover NOK 10.000,- uten foreningsmøtets godkjennelse eller ved ekstraordinære tilfeller. Styret kan opprette underutvalg og delegere hele eller deler av sine oppgaver til en eventuell forretningsforer 8. STYRETS ARBEIDSOPPGAVER Følgende arbeidsoppgaver tilligger styret: 8.0 Arbeide for Foreningen i henhold til formålsparagrafen, jfr. paragraf 4. 8. 1 Besørge drift og vedlikehold av alle foreningens fellesanlegg og fellesarealer innenfor hyttefeltet. Med fellesanlegg menes bl.a. veier og parkeringsplasser som ikke ligger innenfor den aktuelle deltakers tomtegrense, vann- og eventuelle kloakkrør som finnes/blir fremført. 8. 2 Inngå nødvendige avtaler som snørydding, søppeltømming og annet av felles interesse innenfor hyttefeltet. 8.3 Innkreve årsavgift fra Deltakerne fastsatt av foreningsmøtet til dekning av Foreningens fellesutgifter, eller, dersom dette er nødvendig, innkreve ytterligere midler fra Deltakerne i samsvar med punkt 11. 8.4 Påse at foreningens regnskaper blir utarbeidet og revidert, herunder at det blir utarbeidet budsjetter over drift, samt lage årsberetninger over drift. 8.5 Innkalle til ordinært og eventuelle ekstraordinære foreningsmøter. 8.6 Være valgkomité dersom ikke særskilt valgkomité blir utpekt av foreningsmøtet. Side 5
8.7 Fastsette nærmere regler for Foreningen ut fra Avtalens bestemmelser. Vedtektene kan ikke stride mot Avtalens bestemmelser og må godkjennes av foreningsmøtet med minst 1/2 av de møtende deltakerne. 8.8 Andre gjøremål som foreningsmøtet måtte bestemme. 8.9 Ved avtaler som inngås må grunneiernes rettigheter i henhold til kjøpekontraktene påaktes. 9. FORRETNINGSFØRER Forretningsfører skal stå for regnskapsførselen til Foreningen. Regnskapet skal hvert år avsluttes pr. 31.12. Regnskap, og styrets beretning sendes Deltakerne sammen med innkallelsen til ordinært foreningsmøte. I tilknytning til årsregnskapet skal det sørges for fremleggelse av resultat- og likviditetskalkyle for året etter regnskapsåret. Årsregnskapet behandles i foreningsmøtet innen utgangen av april. Deltakerne har rett til når som helst å gjennomgå foreningens regnskaper enten selv eller ved egen revisor på egen bekostning. 10. REVISOR (Paragraf vedtatt fjernet på årsmøte 2007) 11. VEDLIKEHOLDS-, DRIFTS- OG ANDRE UTGIFTER Nødvendige utgifter på Foreningens fellesarealer/anlegg, samt utgifter til drift, vedlikehold og forretningsførsel, dekkes av Deltakerne i henhold til deres andel av Foreningen. Det samme gjelder andre vanlige utgifter og ytelser så langt alle deltakerne kan få etter forholdene like stor nytte av dem. Årsmøtet fastsetter en årsavgift til dekning av slike fellesutgifter som beskrevet i dette punkt. Fellesutgiftene fordeles etter den enkelte andelshavers andel av Foreningen og bestemmes ut fra vedtatt budsjett 12. SIKKERHET Foreningen har pant ved påtegning på skjøtet pålydende kr. 10.000.- i hver deltakers eiendom, uavhengig av hvorvidt den er det eller festet. Panteretten har ikke opptrinnsrett Senere har Foreningen ved styret plikt til å vike prioritet etter 85 % av godkjent verditakst. Ved vesentlig mislighold fra deltakers side, kan Foreningen pålegge ham å fraflytte deltakers eiendom med eventuell bebyggelse. Inntil Foreningen er stiftet, tjener heftelsen som sikkerhet for fellesutgifter i henhold til punkt 3 avsnitt 8, til fordel for grunneier som har samme rettigheter som Foreningen får inntil denne er stiftet. Side 6
13. PANTSETTELSE Styret har etter særskilt vedtak av foreningsmøtet, fullmakt til å stille foreningens felleseiendommer til sikkerhet for lån som opptas for nødvendige investeringer og vedlikehold. 14. AVHENDELSE Ved overdragelse av den enkelte deltakers eiendom innenfor Hyttefeltet med påstående hytte eller annen bebyggelse, følger deltakerens andel for eventuelle fellesarealer og øvrige fellesanlegg med, uavhengig av om tomten er festet eller eiet. 15. ENDRINGER AV AVTALEN For at Avtalen skal kunne endres, kreves minst 2/3 flertall av de fremmøtte deltakere med mindre annet uttykkelig fremgår av Avtalen eller blir bestemt ved lov eller forskrift. 16. NORSK RETT Avtalen skal være underlagt norsk rett. 17. TINGLYSING Alle kjøpere av tomt/hytte innenfor Hyttefeltet skal forelegges og forplikte seg til Avtalen. Det vil på hver tomt komme en tinglyst heftelse om dette. Dette dokument er en del av den inngåtte kjøpekontrakt. 18. VOLDGIFT Tvister i anledning denne avtale avgjøres med endelig og bindende virkning for begge parter ved voldgift etter tvistemålslovens kap. 32 i Lillehammer. Voldgiftsretten skal sammensettes av 3 medlemmer som utpekes på følgende måte: (I) (II) (III) Hver side i en tvist skal utpeke en voldgiftsdommer hver, og de to skal deretter i fellesskap utpeke en tredje voldgiftsdommer som skal være rettens formann. Dersom en av sidene unnlater å utpeke en voldgiftsdommer innen 30 - tretti - dager etter at han har mottatt varsel om at voldgiftsdommeren fra den annen side er valgt, skal en voldgiftsdommer etter anmodning fra den side som allerede har utpekt en voldgiftsdommer utpekes av Sorenskriveren i Lillehammer. Dersom de voldgiftsdommere som er utpekt av partene ikke klarer å bli enige om en tredje voldgiftsdommer innen 30 - tretti - dager etter at den andre voldgiftsdommeren er oppnevnt, skal den tredje voldgiftsdommeren utpekes av Sorenskriveren i Lillehammer etter skriftlig anmodning fra hver av partene. Denne foreningsavtale er undertegnet i 1 - ett - originaleksemplar som oppbevares hos foreningens styre eller hos forretningsfører. Hver av deltakerne tilkommer en kopi. Side 7