Gerd Johannessen EVR Evelyn Ravnestad ELWI Eli Winther IVØI Ivar Øiestad KRKJ - Kristin Egset Kjøde Bente Bente S. Gravdal Sist oppdatert: 16/08/2011 Årshjul for Personalseksjonen 2011 Det medisinsk- odontologiske fakultet FAS = forskning ØS = økonomi NIM = Nina SYMY - Synnøve Ansvarlig for årshjulet: MÅNED / Sak Saksforberedelse Ansvarlig Frist JANUAR Valg av verneombud (hvert 2. år) Sende brev til instituttene i november 31.12.10 Be ansatte i fak.adm om forslag Gjennomføre valg før 01.01 Sende melding til UiB Valg av fakultetets hovedverneombud innkalle til valgmøte Fellessøknad om startpakke Meltzer fondet Årsrapport (Steinar Vestad, UiB) Kontinuasjon universitetslektorer Oversikt over nytilsatte professorer Skjema ang personal (professorer m.m), tilsetting, søkere, kalling osv Brev til aktuelle kandidater som kan søke om forlengelse SYMY ØS, PSS Eli / Ivar 16.01.11 IVØI (ingen i 2011) Fakultetsstyret 19.01.11 Frist for å melde saker 05.01.11 IDU møte 17.01.11 Frist for å levere saker 7.01.11 Sende til kopiering Bente 11.01.11 Utsendelse Bente 12.01.11 Til web 11.01.11 / Maria Maria 14.01.11 Referat KRKJ Jobb Norge 1
Brev om forlengelse Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 FEBRUAR Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Møte i Tilsettingsrådet MOF For dissensar eller prinsipielle saker 24.02.2011 Nettverksgruppemøte Møteplan sendt ut i starten av januar /KRKJ 08.02.2011 Komité som planlegger KRKJ og 24.02.2011 nettverkssamlinger våren 2011 komiteen Utlysning av stipendiater Oversikt over stipendiater og ledige ELWI 14.02.2011 Kontinuasjoner universitetslektor Kontinuasjoner Professor / førsteamanuensis plasser 15 stillinger Utlysningstekst og utlysing Utlysning av stipendiatstillinger og postdoktorstillinger ELWI 16.02.2011 PSS (FAS) Søknadsfrist 15.03.2011 Fakultetet sender varsel til instituttet IVØI 15.02 Instituttet sender en oversikt til fakultetet over eventuelle kontinuasjoner Fakultetet sender oversikt til de personene det gjelder IVØI 15.03 IVØI 01.04 Mottak av søknader om forlengelse IVØI 15.02 Behandling i FU (Bjerknes + to i FU) FAS Juni? Saksforelegg IVØI Medio august Tilsettingsrådet September Brev om forlengelse til søkere og institutt IVØI etter møtet (september) Lokal HMS rapport Skjema ut til instituttene SYMY / Frist for levering til UiB SYMY / Mars 2011 Til JobbNorge Forlengelse av tilsetting Eventuell saksforberedelse til fak. Styre / Brev om forlengelse Fakultetsstyret 16.02.2011 Frist for å melde saker 02.02.2011 Frist for å levere saker 09.02.2011 Flytting 21.02.2011 2
pakkedag seksjonen 07.02.2011 pakkedag fakultetet 16.02.2011 Felles utlysning stipendiatar og Kunngjøring i JobbNorge ELWI 26.02.2011 postdoktor MARS Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Vinterferie 28.02-04.03 Nettverksgruppemøte Tema: Midlertidige tilsettingar 15.03. Seksjonsdag personal Oppdatering av rutiner gjennomgang av arbeidsoppgåver og arbeidsfordeling 17.03 Wikioppdatering 1g i mnd start i mars Maria 15.03. Frist for lønn 20.03 Frist felles utlysing stipendiatar og postdoktor Mottak av søknader Skrive ut søknader 15.03 +. Lage to excellister (en bearbeidet søkerliste) og gjør klar to Scoreskjema 18-23.3 Vurdere utenlandsk utdanning FAS/Eli 24 25.3 Søknader til trykkeriet for oppkopiering i fire eksemplar. 28.3 Felles seksjonsmøte med forskningsseksjonen Fakultetsstyret 23.03.2011 Oversikt over hvem som skal vurdere hvilke søknad Nesstleder i FU 28.3 Kristin / Eli + 22.03. FAS Frist for å melde saker 09.03 Frist for å levere saker 11.03 Sende til kopiering Bente 15.03 Utsendelse Bente 16.03 Til web Lokal HMS rapport Behandlet i fakultetsstyret SYMY / 23.3 Oversende HMS rapport til UiB 24.3 IDU møte 21.03.2011 17.03.10 Forlengelse av tilsetting Referat og Jobb Norge Eventuell saksforberedelse til fakultetsstyre / - registrering i Paga Brev om forlengelse 3
Strategirapport 2011 2013 Sende ut til ALLE (liste) Cecilie / Maria Forskningstermin Ivar Sende brev til institutter om fristen: 01.05 Sende ut brev 31.03 APRIL Varsel om opphør av midlertidig tilsetting Må ha fått tilbakemelding fra instituttene på forrige mnd innen 20. i mnd (de som har opphør 1.7) til fakultetet 1. i hver mnd Ansatt-lister Til instituttene Etter 12. Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Frist felles utlysing stipendiatar og postdoktor Pakke søknader til komiteen Eli 4. 8. 4 11.4 Sende søknader til komiteen NB komiteen en uke til å melde fra om inhabilitet (komiteen skal ha 4 ukers frist) Påskeferie 18.4 25.04 (21-25) Møte i MOF For dissensar eller prinsipielle saker 07.04 Nettverksgruppe Stad: Kalfarveien 31, rom 117/118 alle 12.04. IDU seminar kl 09 11 Foreløpig forslag: Ledelse på IDU Innspill fra andre IDU som har fått til noe spennende Sammenslåing/omorganisering; hvilke regelsett gjelder? Prosessuelle og materielle regler i forvaltningen. Komite? 07.04 Serviceavtaler / Til Wiki 15.04.11 rutinebeskrivelser justering Fastlønnsattestanter Møte / opplæring POA 14.4 HMS rapportering Instituttene rapporterer til BHT SYMY / PSS Mars Felles rapport fra fakultetet SYMY Mars Kontinuasjon vitenskapelige bistillinger Robert + 2, vurderer forlengelsene Tilsettingsrådet 15.4? 15.5 Valg til fakultetsstyret Gruppe B og D fakultets- og universitetsstyret Sette i gang valgkomiteen - fakultetsstyret SYMY/GJ Oppdatering av datasettet Sjekk med Ørjan 20/4-11? og Jobb Norge Ferieliste Mai Brev om forlengelse Legge ut liste sende e-post med frist for 30.04.11 innlegging seksjoner 4
MAI Søknad om forskningstermin For 2011, frist for søker Ivar 02.05.11 Ivar 15.5.11 Lage oversikt over søkere (til prodekan) Søknad om forskningstermin Vurderer søknadene Robert + 2 juni Søknad om forskningstermin Brev til søkere innvilget / avslag Ivar Juni (etter møte) Lean 12. mai for leiar og nestleiar 19. mai for seksjonen og institutta 12. mai 19. mai Varsel om opphør til??? midlertidig tilsette Parameter for Første mandag i månaden 2. mai personalseksjonen Sjekke og arkivere Personal fortløpande innkomande signerte arbeidsavtalar konsulent og Bente Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Møte i Tilsettingsrådet MOF For dissensar eller prinsipielle saker 12.05.2011 Nettverksgruppe todagarsamling Fokus på personal 24. 25.05 Fakultetsstyret 11.05 Frist for å melde saker Frist for å levere saker Sende til kopiering Bente 03.05. Utsendelse Bente 04.05.2011 Til web IDU møte 09.05 NB! Avtale dato for seminar Referat Stipendiat / postdoktor vurdering i FU FU møte Eli / Gerd 25.5 Eli 26.5 2.6 Sende vurdering til søkerne (i Jobbnorge) 2 ukers frist og Jobb Norge Forlengelse av tilsetting Eventuell saksforberedelse til fak. Styre / 5
Brev om forlengelse JUNI Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Parameter for seksjonen Første mandag i månaden Rombestillingen for høsten åpner (undervisningen er lagt inn) 1.6.11 Møte i Tilsettingsrådet MOF For dissensar eller prinsipielle saker 09.06.2011 Nettverksgruppe Møterommet i 5 etasje, NLB 09.06.2011 Stipendiat / postdoktor Innstilling Leder i FU 15.6 Tilsettingsrådet Eli 20.6 Tilbudsbrev ut Eli 30.6 (NB Eli ferie gjøres i juli, signatur Eli+Kristin) Fakultetsstyret 15.06 Frist for å melde saker 1.6.11 Frist for å levere saker 3.6.11 Sende til kopiering Bente 7.6 Utsendelse Bente 8.6 Til web 7.6 Utdeling av årets publikasjon, FAS IDU møte 10.06 (føremiddag) forskningsgruppe, årets formidler Referat m.fl. IDU seminar 16.06.11 og Jobb Norge Brev om forlengelse registrering i Paga JULI Feriemåned AUGUST Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Varsel om opphør til midlertidig tilsette Den enkelte saksbehandlar sender ut varsel i samband med at tilsettelister vert laga og sendt ut til institutta 6
Stipendiat utlysninger Oversikt over stipendiater 1g i mnd ØK /PSS Oversikt over ledige stipendiater til utlysning 15.9 Utlysningstekst, antall stillinger? 1.8.11 Utlysning i Jobb Norge + BT 20.8 Nettverksmøte personal (17.8 til JobbNorge) Orientering om oppfølging av sjukemeldte v Ingvild Eikeland, NAV og Jobb Norge Påminning til institutta om fristen for å søkje om personleg opprykk til professor etter kompetanse er 15. september 24. august Brev om forlengelse registrering i Paga KRKJ 09.08 Lokale lønnsforhandlingar Institutta leverer krava sine til fakultetet 13.08 31.08 Fakultetet leverer si samla kravs liste til POA Ny representant til fakultetsstyret frå MOSU SEPTEMBER Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Møteplan for Tilsettingsrådet KRKJ MOF - tentative Søknad om opprykk til Søknadsfrist til fakultetet 15.09. professor etter kompetanse Fakultetet oppnemner komite etter at 22.09.10? instituttet har sendt over forslag Quick wins og delegering i samband med Lean Sak til fakultetsstyret FLYT /KRKJ personal Fakultetsstyret 14.9.11 Frist for å melde saker 1.9.11 Frist for å levere saker 3.9.11 Sende til kopiering Bente 7.9.11 Utsendelse Bente 8.9.11 Til web 7.9.11. IDU møte 12.9.11 7.9.11 Referat Jobb Norge 7
Brev om forlengelse Frist felles utlysing stipendiatar og postdoktor Søknadsfrist ELWI 15.09.11 Mottak av søknader 15.09.11 Lage to excellister (en bearbeidet søkerliste) og gjør klar to Scoreskjema 18-23.9 Vurdere utenlandsk utdanning FAS/Eli 24 25.9 Søknader til trykkeriet for oppkopiering i fire eksemplar. - Treng vi nokre eksemplar? Oversikt over hvem som skal vurdere hvilke søknad - Gi tilgang til komitèmedlemmar i Jobb Norge Nestleder i FU 28.9 28.9 DBH - tall Kontroll og Rapportering over ALLE ansatte Utdanningskode / studiekode EVR ELWI 30.09 Kontinuasjon av vitenskapelige bistillinger (prof II) Behandles i - Endre rutiner??? IVØI OKTOBER Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Søknad om støtte til utenlandsopphold For de med innvilget forskningstermin Ivar lage liste over de som er innvilget forskningstermin innen 1.10.11 (NB periode) FAS / (IVØI) 20.10.11 Kontinuasjon Forespørsel / varsel til institutt IVØI 15.10.11 universitetslektorer Fakultetsstyret 19.10.11 Frist for å melde saker 01.10.11 Frist for å levere saker 04.10.11 Sende til kopiering Bente 05.10.11 Utsendelse Bente 06.10.11 Til web 06.10.11 8
IDU møte 17.10.11 03.10.11 Referat Jobb Norge Brev om forlengelse NOVEMBER Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 DBH tall Kvalitetssikring 30.11.11 Midlertidige tilsettinger Varsel om opphør? Kontinuasjon Institutt vurderer kandidatene for Institutt 15.11.11 universitetslektorer forlengelse Fakultetsstyret 16.11.11 Frist for å melde saker 02.11.11 Frist for å levere saker 04.11.11 Sende til kopiering Bente 07.11.11 Utsendelse Bente 9.11.11 Til web 10.11.11 IDU møte 14.11.11 7.11.11 Referat Jobb Norge Brev om forlengelse DESEMBER Seksjonsmøter Tirsdager 9-10 Honorar fakultetsstyre Gruppe D (c19 10t pr møte) 9
Fakultetsstyret 14.12.11 Frist for å melde saker 01.12.11 Frist for å levere saker 03.12.11 Sende til kopiering Bente 06.12.11 Utsendelse Bente 08.12.11 Til web 08.12.11 IDU møte 12.12.11 06.12.11 Referat Stipendiater / post doc?? Kontinuasjon universitetslektorer Sende info til instituttene om utløp året etter (forlenges vår 2012) Jobb Norge Midlertidige tilsettinger IVØI 15.12.11 Brev om forlengelse Utløp og eventuell forlengelse, nye arbeidsavtaler 10