: Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor Sissel Myrvoll

MELDAL KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Meldal kommune Møtedato/tid : Onsdag 18. juni 2008 kl 08.30 Møtested/lokaler : Rådhuset, møterom 1 Deltagere : Odd Aa leder Ola Løseth nestleder Tove Sølberg Kari Stene Harald Chr. Hofstad Øvrige deltakere: Kopi Møteansvarlig Ansvarlig revisor Sissel Myrvoll Møtesekretær Lars Settemsdal : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor Sissel Myrvoll : Odd Aa Meldal/Trondheim 11.06.2008 SAKLISTE Sak 18/2008 Godkjenning av møtebok fra 30.04.2008... 2 Sak 19/2008 Referatsaker... 3 Sak 20/2008 Økonomisk handlingsrom i Meldal kommune... 4 Sak 21/2008 Plan for selskapskontroll 2008... 5 Sak 22/2008 Vedtaksoppfølging... 11 Sak 23/2008 Eventuelt... 26 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik, på telefon 73 86 61 26, mobil 907 93 885, eller Lars Settemsdal på mobil 928 00 419. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Odd Aa leder (sign) Lars Settemsdal Møtesekretær Side 1

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/2008 Godkjenning av møtebok fra 30.04.2008 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 18.06.2008 18/2008 Saksbeh: Lars Settemsdal Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Møtebok fra kontrollutvalgets møte 30.04.2008 godkjennes SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 30.04.2008. (utsendt tidligere). SAKSUTREDNING Godkjenning av møtebok. Side 2

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 19/2008 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 18.06.2008 19/2008 Saksbeh: Lars Settemsdal Arkivkode: 030 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar fremlagte referatsak til orientering SAKSDOKUMENTER: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokument som referatsak: 1. Salg av kommunal eiendom (vedlegg 1) SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte dokument som legges frem som referatsak. Side 3

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2008 Økonomisk handlingsrom i Meldal kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 18.06.2008 20/2008 Saksbeh: Lars Settemsdal Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Saken legges fram for kontrollutvalget uten innstilling. SAKSDOKUMENTER Notat fra rådmannen Tæring etter næring (Vedlegg 2) Utvikling av tjenester 2003-2007 utarbeidet av Revisjon Midt-Norge IKS (legges fram i møtet) SAKSUTREDNING: Det vises til sak KU-6/2008 der følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget gir KonSek i oppdrag å utforme bestilling av forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak i saken 61/07. Kommunestyrets fattet i sak KS 61/07 følgende vedtak: Kommunestyret ber kontrollutvalget iverksette et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å klarlegge handlingsrommet Meldal kommune har for å iverksette nye investeringstiltak i perioden 2008 2011. Utviklingen av inntekter og kostnader i perioden 2005 2008 analyseres som bakgrunn i prosjektet. På denne bakgrunn har Revisjon Midt-Norge IKS utarbeidet et dokument som viser kostnadsutviklingen for ulike kommunale tjenester for Meldal kommune i perioden 2003-2007. Som avtalt skal dokumentet presenteres for kommunestyret 26. juni 2008. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Dokumentet legges frem for kontrollutvalgets møte 18. juni, sekretariatet har derfor ikke foreslått noen innstilling i saken. Side 4

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2008 Plan for selskapskontroll 2008 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 18.06.2008 21/2008 Saksbeh: Lars Settemsdal Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll 2007 2011. SAKSDOKUMENTER: 1. Utkast til plan for selskapskontroll for Meldal kommune for valgperioden 2007 2011 (vedlegg 3). SAKSUTREDNING Innledning 1. Organisering av kommunal sektor Offentlig sektor har i de senere år blitt mer fragmentert og virker gjennom ulike organisasjonsformer, og med varierende tilknytning til den kommunale organisasjonen. Dette har vært særlig fremtredende i de siste 10 15 årene i en del vest-europiske land gjennom trenden kalt New Public Management. Dette er en fellesbetegnelse for organisering av det offentlige tjenestetilbudet der markedseksponering, bedriftsøkonomiske prinsipper og hvor offentlige eller private aktører på tilbydersiden er mer vanlig. Typiske eksempler er forskjellige typer bestiller utfører modeller, utlegging av kommunal virksomhet i frittstående selskaper eller kjøp av tjenester fra private. I kommuneloven er det åpnet for ulike typer organisering av kommunal virksomhet og det er lagt til rette for at flere kommuner og fylkeskommuner kan samarbeide om felles oppgaver. I tillegg kan kommunene organisere virksomhet etter lov om interkommunale selskaper, lov om stiftelser eller lov om aksjeselskaper. Dette kan oppsummeres i følgende oversikt: Side 5

Forvaltningsorgan Selvstendige rettssubjekt Kommunal etat (koml 10) Kommunal institusjon (koml 11) Interkomm. samarbeid (koml 27) Interkomm. samarbeid (koml 28 a-c) Kommunalt foretak (koml kap 11) Interkomm. selskap (Ilov) Aksjeselskap (AS-lov) Stifting (Stiftingslova) Offentlige eiere Offentlige og private eiere Ingen eiere Figur: Organisering av offentlig sektor, kilde: Norge Kommunerevisorforbund (NKRF) Hvor hensiktsmessig det er å legge virksomhet utenfor den kommunale organisasjonen vil avhenge av en rekke forhold: Har kommunen kapasitet og kompetanse til å utføre tjenesten i egenregi? Er det stordriftsfordeler ved produksjonen, og kan flere aktører betjenes? Er det hensiktsmessig å samarbeide med andre om tjenesteutførelsen? Er det hensiktsmessig med markedseksponering? Er det billigere å kjøpe tjenesten hos andre? Er det en kommunal kjerneoppgave? I en del tilfeller kan det være aktuelt å organisere kommunal virksomhet etter mer bedriftsøkonomiske prinsipper, der beslutningene fullt og helt kan tas ute i virksomhetene. Dette kan i første rekke gjelde produksjon av varer og tjenester som er enkel å prissette og som det er lett å definere omfang og kvalitet av. Rent skjematisk kan dette fremstilles som følger: Tradisjonell organisering: Styring fra administrasjonssjef og politiske beslutningstakere gjennom instruks, budsjett og vedtak. Instruksjon Produksjon Selskapsorganisering: Styring fra kommunen gjennom generalforsamling / representantskap, styre, avtale og prissetting. Kjøper Transaksjon Selger Side 6

2. Kommunens innsynsrett i frittstående selskaper Kommunen har i kraft av sin stilling som hel- eller deleier, ingen ubetinget innsynsrett i selskaper som er selvstendige rettssubjekter. Innsynsretten reguleres av den aktuelle lov som selskapet er underlagt, i første rekke aksjeloven eller lov om interkommunale selskaper. Kommunen vil utøve sin eiermakt gjennom generalforsamling eller representantskap, men har ingen selvstendig innsynsrett i selskapet uten at dette er særskilt vedtektsfestet. Styremedlemmene har selvfølgelig rett til innsyn, men styrets rolle er i første rekke å ivareta selskapets interesser. Styret har således ingen plikt til å informere kommunen som eier på annen måte enn gjennom vedtak eller fremleggelse av saker for generalforsamling / representantskap. 3. Innsyn via kontrollutvalget Gjennom en endring i kommuneloven i 2004 fikk (fylkes-)kommunene en særskilt innsynsrett i interkommunale selskaper og aksjeselskaper via kontrollutvalgene, via egne bestemmelser om selskapskontroll. Bestemmelsene er tatt inn i Kommuneloven 77 nr 5 og 80. Forskrift om kontrollutvalg (15.06.2004 no. 905) utdyper bestemmelsene ytterligere. Forskriftens 13, pålegger kontrollutvalget å legge frem en plan for selskapskontroll for kommunestyret. Selskapskontroll kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Som innebærer å påse at kommunen forvalter sine eierinteresser i selskaper på en god måte, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av plan for selskapskontroll. Dette kan skjematisk fremstilles som følger: Kommunestyre Eierstyring Eierskapskontroll Generalforsamling Kontrollutvalg KU-sekretariat Revisor Styret Kommunerevisor Daglig leder Forvaltningsrevisjon Selskapet Figur: Selskapskontroll etter kommunelovens 80 Som det fremgår av figuren kan eierskapskontrollen utføres av både revisjon og sekretariat, men forvaltningsrevisjon i selskaper kan kun utføres av revisor. Side 7

Selskaper / virksomheter der Meldal kommune har eierandeler Meldal kommune har for en stor del samlet sin virksomhet i den ordinære kommunale organisasjonen. Kommunen har imidlertid en del aksjer og andeler i selskaper. Med utgangspunkt i regnskapet for 2007 og tidligere kartlegginger gjengis nedenfor kommunens aksjer og andeler i varig eie. Vi har tatt med alle selskapene hvor kommunen har anledning til å foreta selskapskontroll. For øvrige selskaper har vi kun tatt med andeler og aksjer med en bokført verdi over kr 50 000 pr 31.12.07. Det er ytterligere 12 selskaper med lavere bokført verdi. Disse fremgår av note 5 til kommunens årsregnskap for 2007. Selskap Andel Bokført verdi pr. 31.12.2007 Selskapskontroll mulig? Fylkets Fellesvaskeri AS 120 000 Ja Trønderenergi AS 5,05 % 1 420 000 Ja Rosenvik AS 9,97% 130 000 Ja Revisjon Midt-Norge IKS 3,60 % 54 000 Ja Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 3,60 % 18 000 Ja HMS-tjenesten Orkladal AS 18,92% Nei Meldalshallen BA 2 000 000?? Sentrumsbygget AS 50% 900 000 Nei Bomvegselskapet E39 AS 17,24% 25 000 Ja Meldal Miljøanlegg AS 34,00% 340 000 Nei Orkladal Bedriftsutvikling AS 15% 45 000 Nei Meldal ASVO 100% 387 483 Ja Boliger i Meldal AS 33% 38 420 Nei HAMOS forvaltning IKS 10% Ja Meldal Samfunnshus AL Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. I de 8(9) aktuelle selskaper som er nevnt i tabellen ovenfor har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen. Opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapene. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapenes generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. Som det fremgår av oversikten har Meldal kommune en del selskaper som er 100 % eid av kommunen alene eller sammen med andre fylkeskommuner eller kommuner. I 2007 ble det Side 8

gjennomført begrenset selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Meldal ASVO (heleid av Meldal kommune), i tillegg til at det ble gjennomført begrenset selskapskontroll i HAMOS, Bomvegselskapet E39, Fylkets Fellesvaskeri og Trønderenergi. I første omgang kan det derfor synes hensiktsmessig å gjennomføre eierskapskontroll i noen av de øvrige selskapene, eventuelle forvaltningsrevisjoner bør koordineres med andre eiere. PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Før selskapskontroll iverksettes skal det utarbeides plan for denne typen virksomhet som vedtas av kommunestyret. Med utgangspunkt i plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Planen bør inneholde bestemmelser om hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere resultatene av selskapskontrollen. Videre må planen inneholde bestemmelser om hvordan selskapskontrollen skal foregå, det vil si om det skal være mulig for kontrollutvalget å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapet i tillegg til ordinær eierskapskontroll. En plan for selskapskontroll bør inneholde en beskrivelse av ulike deler av selskapskontrollen. Kontrollvirksomheten kan omfatte: 1. Eierskapskontroll ved selskapsetablering Om kapitalinnskuddet er i tråd med kommunestyrets forutsetninger, og om innskutte verdier står i et rimelig forhold til motytelsen i form av aksjer eller innskuddskapital. 2. Ordinær eierskapskontroll Om virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover, regler, og virksomhetens vedtekter og om den drives innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. 3. Eierskapskontroll ved salg eller avvikling av virksomhet Om eventuelle forutsetninger ved salget er oppfylt og om vederlaget står i forhold til verdiene i virksomheten. 4. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon, med en systematisk gjennomgang av hele eller deler av virksomheten, er en mer gjennomgripende undersøkelse av foretaket. Forvaltningsrevisjonsundersøkelser vil være aktuelt i særlige tilfeller, der kommunen har store interesser i virksomheten, der virksomheten utfører viktige oppgaver for kommunen, eller der man opplever at virksomheten utvikler seg på tvers av kommunestyrets intensjoner. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår ut fra dette at forvaltningsrevisjonsmessige undersøkelser kun gjennomføres unntaksvis. Under behandlingen av de begrensede eierskapskontrollene gjennomført i 2007 fattet kommunestyret i Meldal følgende vedtak i sak 22/07 i møte den 14.06.07: Kommunestyret tar eierskapskontroll-rapportene til orientering. Kommunestyret ber om at det utarbeides skriftlige rutiner som sikrer oppfølging av selskapene, samt faste rutiner for rapportering til eier fra selskapet og selskapets styre. Utarbeidelse av eierstrategier er ifølge rådmannen tatt med i et større prosjekt om næringsutvikling i Meldal. Side 9

KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON En plan for selskapskontroll bør ikke baseres fullstendig på kommunens eksponering i utenforliggende selskaper per i dag. Det er også hensiktsmessig å ha en rutine på plass dersom det senere blir aktuelt å legge tjenesteproduksjon inn i egne selskaper, eller at kommunen oppretter selskaper alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner for å ivareta spesielle formål. Side 10

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 22/2008 Vedtaksoppfølging Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 18.06.2008 22/2008 Saksbeh: Lars Settemsdal Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Meldal kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. VEDLEGG Oversikt over saker behandlet i kommunestyret i perioden 01.04.2008 01.06.2008 og oversikt over saker behandlet i formannskapet i perioden 01.04.2008 01.06.2008. Utrykte vedlegg i saksmappen: Sak KU-37/2005: Vedtakskontroll i Meldal kommune. SAKSUTREDNING I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Kontrollutvalget vedtok en rutine for vedtaksoppfølging på møte den 13.12.2005 og utvalget vedtok følgende en plan for vedtaksoppfølging i Meldal kommune der kontrollutvalgets sekretariat gis særskilt ansvar for oppfølging av vedtak i kommunestyre og formannskap og legger frem oversikter over status i vedtaksoppfølgingen i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets medlemmer følger på eget initiativ opp saker i administrasjonsutvalget, hovedutvalg for oppvekst, helse og omsorg samt hovedutvalg for utvikling og drift, og gir innspill i kontrollutvalgets møter på saker som bør følges opp særskilt. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet 01.04.2008 01.06.2008. Side 11

Tidligere saker til oppfølging Kontrollutvalget i Meldal kommune saker til oppfølging pr. 01.04.2008: Sak Tittel Kommentar Status / oppf 46/2006 21/2007 Skolebruksplan for Meldal kommune Utredning av skolestruktur Skolebruksplan for Meldal kommune Det gj.føres et prosjekteringsarbeid på skolestruktur med utredning av følgende modeller: tilpasning / opprustning av dagens struktur en barneskole/en ungdomsskole for komm. En felles grunnskole for kommunen En felles barneskole for Grefstad / Storås/ Å Tre barneskoler i kommunen. Sammenslåling av Grefstad og Å. Forprosjektet må ses opp mot dagens struktur go vektlegge både pedagogiske, økonomiske og bygningsmessige forhold. Det forutsettes at forskjellige alternative plasseringer av nye modeller er med i vurderinga. Forprosjekteringsperioden forutsettes ferdigstilt innen utgangen av mai 2007.02.08 Det opprettes en arbeidsgruppe bestående av ordfører, leder av hovedutvalg for oppvekst, helse og omsorg, leder av hovedutvalg for utvikling og drift og 3 representanter oppnevnt av rådmannen. Rapporten fra Sintef v/buvik og ArkiTre v/jerve vil være et viktig redskap for det videre arbeid med skolebruksplan for Meldal kommune. Rapporten oversendes hovedutvalg for OHO som fortsatt styringsgruppe for prosessen og videre behandling, med følgende kommentarer. 1) Kommunestyret forventer at styringsgruppa setter i gang et videre arbeid, der flere forhold enn de som er berørt i rapporten tas med i betraktning. Blant annet ønsker kommunestyret fokus på at: Alternativenes konsekvenser for o skoleskyss o bemanning, både pedagogisk, administrativt og servicemessig o kjøp av inventar/utstyr (eventuelt andre investeringsbehov) blir utredet. Eventuelle lokaliseringer av de ulike alternativer blir utredet Eventuell etterbruk av eksisterende anlegg blir utredet for de alternativer som fører slike konsekvenser med seg 2) Det forventes at en rapport blir lagt fram for det sittende kommunestyret i siste møte før det nye kommunestyret blir satt. 3) Når alle utredninger er gjennomført, legges det opp til et presentasjons- /informasjonsmøte og en påfølgende høringsfrist før endelig politisk behandling. Det er viktig at alle grupperinger/enkeltpersoner som ønsker Løpende oppfølging. Status. FR-prosjekt om skolestruktur i Meldal. Side 12

det får muligheten til å komme med uttalelser. Høringsfristen blir satt av de nyvalgte politiske organer høsten 2007. KS - 34/2007 Skolebruksplan for Meldal kommune Hovedutvalg OHO, styringsgruppe for skolebruksplanen, sender med dette forslag til skolebruksplan fram til kommunestyret for endelig behandling. Styringsgruppa mener skolebruksplanen i alle hovedsak har tatt for seg de realistiske tall og forhold som gjelder både pedagogiske, økonomiske og bygningsmessige forhold. Styringsgruppa ser imidlertid at dette ikke er en uttømmende liste, men mener realistisk sett de vesentligste punkter er medtatt. Stryingsgruppa innstiller derfor til sittende kommunestyre å oversende skolebruksplanen til det nye kommunestyret for videre behandling og høringsutsendelse. Styringsgruppa innstiller for det videre arbeid at Sintef*s verktøy for bruk av kriterier for stedsvalg blir tatt i bruk når/hvis det er aktuelt. Styringsgruppa ser videre for seg at det søkes bistand i dette arbeid fra Sintef. KS 38/2007 Prosjekt deltid Vurdere ulike tiltak for å heve stillingsstørrelser og unngå uønska deltid i helse og omsorg Det opprettes styringsgruppe og prosjektgruppe Styringsgruppe er hovedutvalget OHO. Prosjektgruppen styres av sektorsjef, personalsjef, leder helsetunet, leder hjemmetjenesten og en representant for de ansatte (tillitsvalgt). Prosjektgruppen kan sette ned en egen arbeidsgruppe med prosjektleder i gitt stillingsprosent i prosjektperioden. Det må videre være en forutsetning at dette arbeidet kan ha en overføringsverdi for alle deler av kommunens organisasjon. FS 119/07 Folkets hus-storås kultur og Meldal kommune stiller seg positiv til etablering av fast kulturscene i Meldal og Side 13

næringspark- støtte til etablering av fast konsertscene i Meldal søknaden fra Mysterier AS imøtekommes med kr 300 000,-. Støtten forutsetter at prosjektet fullfinansieres. Rådmannen gis fullmakt til nødvendige budsjettjusteringer som beskrevet i saksframlegget. 2/08 Endring av reguleringsplan - Resdalen plan E - eiendommen gnr. 143 bnr.1. Videre gis ordføreren fullmakt til å avklare en samhandlingsmodell mellom Mysterier AS og Meldal kommune i det videre arbeidet med etablering av Storås kultur- /næringspark. Meldal kommune godkjenner i medhold av plan- og bygningslovens 27-1 pkt.2 reguleringsendring for Resdalen plan E eiendommen gnr. 143 bnr.1. Reguleringsbestemmelser for Resdalen plan E forblir uendret. Meldal kommune ber Fylkesmannen i Sør- Trøndelag innkalle til megling med Reindriftsforvaltningen Sør-Trøndelag/ Hedmark. 3/08 Seniorpolitiske retningslinjer 450.000 kr til vikarutgifter eller til individuell tilrettelegging foreslås finansiert gjennom bruk av disposisjonsfondet for 2008. For 2009 innarbeides det i budsjettet. Ordningen evalueres etter 2 år. Forslaget til seniorpolitiske retningslinjer sendes ut på høring med frist for innspill 25.01.08. Dato for iverksetting blir følgelig 1. mars 2008. 11/08 15/08 16/08 Klima- og energiplan for Meldal Forvaltningsrevisjon: Sosiale tjenester i Meldal Etablering av eiendomsselskap Meldal kommune vedtar å starte opp arbeid med å utarbeide en egen klima- og energiplan. Planarbeidet gjennomføres med tanke på at planen skal være en kommunedelplan. Hovedutvalg for utvikling og drift fungerer som styringsgruppe og de oppnevner nødvendig arbeidsgruppe/referansegruppe for arbeidet. Orkla landbruk forestår prosjektledelsen. Oppnås ikke beregna støtte fra Enova må manglende midler tas fra disposisjonsfond innenfor en ramme på kr.100.000. 1. Kommunestyret er tilfreds med at sosialtjenesten i Meldal på de fleste områder er i tråd med gjeldende lovverk. 2. Kommunestyret ber om at arbeidet med internkontroll i sosialtjenesten i Meldal kommune prioriteres. Kommunestyret ber om rådmannens tilbakemelding på arbeidet innen 1. juni 2008. 3. Kommunestyret tar for øvrig rapporten til etterretning. Meldal kommune går inn som medeier i selskapet Meldal Næringssenter AS med en eierandel på 51%. Det forutsettes at prosjektet fullfinansieres, og at øvrige eiere forplikter sin deltakelse i prosjektet som planlagt. Det er videre en forutsetning for kommunen at Side 14

14/08 23/08 24/08 Gjennomgang av næringsutviklingsarb eidet i Meldal kommune Etablering av Meldal Næringssenter AS Klima- og energiplan for Meldal husleieinntektene dekker driftsutgifter og kapitalkostnadene slik at kommunen unngår at prosjektet belaster kommunens ordinære driftsbudsjett. Kommunestyret vedtar å delta med en aksjekapital på kr. 500 000,- i trinn 1. Trinn 2, med en ramme på ytterligere 8,5 mill i aksjekapital, behandles endelig når investeringsbudsjett, finansieringsplan og leiekontrakter foreligger. Investeringene dekkes fra kraftfondet. (KLP og Orkla Finans). Meldal kommune gjennomfører et prosjekt på en totalgjennomgang av næringsutviklingsfunksjonen i kommunen. Formannskapet skal være styringsgruppe for prosjektet og varaordfører utnevnes som prosjektleder. Meldal kommune går inn som medeier i selskapet Meldal Næringssenter AS med en eierandel på 51%. Det forutsettes at prosjektet fullfinansieres, og at øvrige eiere forplikter sin deltakelse i prosjektet som planlagt. Det er videre en forutsetning for kommunen at inntektene i form av husleie dekker driftsutgiftene til selskapet, slik at kontantstrømmen minimum går i null og kommunen ikke må belaste driftsutgifter for industribygget på sitt ordinære budsjett. Meldal kommune vedtar å starte opp arbeid med å utarbeide en egen klima- og energiplan. Planarbeidet gjennomføres med tanke på at planen skal være en kommunedelplan. Hovedutvalg for utvikling og drift fungerer som styringsgruppe og de oppnevner nødvendig arbeidsgruppe/referansegruppe for arbeidet. Orkla landbruk forestår prosjektledelsen. Oppnås ikke beregna støtte fra Enova må manglende midler tas fra disposisjonsfond innenfor en ramme på kr.100.000. 31/08 Økte ressurser ved demensavdelingen Meldal Helsetun får tilført 230.000,- i perioden 01.04.08 til og med 30.09.08, tilsvarende ett årsverk. Beløpet dekkes ved bruk av ubundet driftsfond Rådmannen bes legge frem en ny orientering om bemanningssituasjonen i demensavdelingen før 30.09.08. Rådmannen bes snarest å redegjøre for utviklingen i sak 054/07 Prosjekt demensavdeling. Målet er å sette vedtaket i sak 54/07 ut i livet snarest mulig Side 15

Kommunestyrets møte 8. mai 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 18/08 19/08 20/08 21/08 22/08 23/08 24/08 25/08 Retningslinjer for kommunale bevillinger til salg og skjenking av alkoholholdig drikke i Meldal kommune bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008-2011 bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008-2011 bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008 2011 bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008 2011 bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008-2011 skjenkebevilling 2008-2011 skjenkebevilling 2008-2011 Meldal kommune vedtar flg. retningslinjer for kommunale bevillinger til salg og skjenking av alkoholholdig drikke i Meldal kommune: Coop Orkla Møre, Prix Løkken gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkohol. Kvikk A/S SPAR Meldal gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkoholinnhold. Coop Orkla Møre, avd. 15 gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkohol. Coop Meldal BA gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkoholinnhold. Coop Å gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkohol. SANS AS v/stein Dyrseth gis alminnelig skjenkebevilling for all alkoholholdig drikke med alkoholinnhold inntil 60 volumprosent ved: 1. Bergmannskroa 2. Gammelgruva 3. Thamshavnbanen Chr.Salvesen & Chr.Thams s Communications Aktieselskab gis alminnelig skjenkebevilling for all alkoholholdig drikke med alkoholinnhold Side 16

Kommunestyrets møte 8. mai 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging inntil 60 volumprosent i Orkla Gjestebolig. 26/08 27/08 28/08 29/08 30/08 31/08 skjenkebevilling 2008-2011 skjenkebevilling 2008-2011 Tiltak for å heve stillingstørrelser og unngå uønska deltid i helse og omsorg Revidering av retningslinjene for erkjentlighetsgave r Midlertidig overføring av anvisningsmyndig het i tilfelle streik 2008 Reguleringsendrin g Resdalen - plan D - vei på eiendommen 113/2. Storås Trafikksenter AS gis alminnelig skjenkebevilling for all alkoholholdig drikke med alkoholinnhold under 60 volumprosent. Mysterier AS gis alminnelig skjenkebevilling for alkoholholdig drikke med alkoholinnhold under 22 prosentvolum alkohol. Bevillingene gjelder kun på dager da Storåsfestivalen er åpen for publikum. Meldal kommune vedtar Prosjekt deltid med handlingsplan. Alle nye tiltak som utløser behov for økonomiske ressurser må innarbeides i kommunens Handlingsprogram med Økonomiplan 2009-2011. Prosjektmidler som ikke er brukt, kan disponeres til prosjekt i henhold til Handlingsplan punkt 4. Tiltak som ikke krever økonomiske ressurser blir gjennomført. Punkt 2.2 Tilsettingsjubileum opprettholdes i Retningslinjer for erkjentlighetsgaver. Midlene dekkes innenfor eksisterende rammer, der de enkelte tjenesteområdenes budsjetter belastes. 1. Dersom regnskapssjef blir tatt ut i streik i 2008, gis disposisjonsrett for kommunens bankkonti til rådmannen. 2. Anvisningsmyndighet gis til ordføreren når rådmannen disponerer kommunens bankkonti. 3. Etter evt streik gjelder vedtatt delegeringsreglement. Meldal kommune godkjenner i medhold av Plan- og bygningslovens 27-2 forslag til endring av Resdalen plan D forlengelse av vei nr. 1 på eiendommen gnr. 113 bnr.2. Planen godkjennes med flg. endring: Stikkveg fram til hytte på eiendommen gnr. 113 bnr.19 utgår. Reguleringsbestemmelser for Resdalen Side 17

Kommunestyrets møte 8. mai 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging plan D blir uendret. Kommunestyret godkjenner Plan for 32/08 kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjo forvaltningsrevisjon for 2008 med n for 2008 følgende redigering. Styrings- og ledelsesstrukturen i Meldal kommune flyttes opp som pkt. 2. 33/08 34/08 Storåsfestivalen - 300 000 i årlig støtteramme for tidsrommet 2008-2010 skjenkebevilling 2008-2011 Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta andre endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Meldal kommune inngår en samarbeidsavtale med Storåsfestivalen for tidsrommet 2008-2010 med en årlig støtte på inntil kr 300 000,-. Støtten for 2008 kr 300 000,- belastes kto 1470.3850.2500 Overføring til private. Budsjettposten styrkes med overføring fra tilleggsbevilgningsposten. En årlig støtte på inntil kr 300 000 for 2009 og 2010 taes inn Handlingsprogram med økonomiplan for 2009-2011 Formannskapet gir ordfører og rådmann i oppdrag å utarbeide et forslag til en samarbeidsavtale mellom Storåsfestivalen og Meldal kommune med bakgrunn i formannskapets behandling, før kommunestyrets behandling av saken 08.05.08. Som grunnlag for denne prosessen legges søkers foreslåtte motytelser i prosjektbeskrivelsen. Med forbehold om merknader i ikke mottatte uttalelser fra politi, skatteinnkrever og sosialtjenesten i Meldal kommune, samt at Trond Syrstad kan dokumentere godkjent kunnskapsprøve i alkoholloven, gis Syrstad Flyfishing alminnelig skjenkebevilling for all alkoholholdig drikke med alkoholinnhold under 60 volumprosent. Bevillingen gjelder fra merknadsfrie uttalelser er mottatt og frem til senest Side 18

Kommunestyrets møte 8. mai 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 30.6.2012. (Jfr. Alkohollovens 1-6) Ved eventuelle merknader må søknaden behandles på nytt. Formannskapets møte 29. april 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 32/08 33/08 34/08 35/08 36/08 37/08 38/08 Retningslinjer for kommunale bevillinger til salg og skjenking av alkoholholdig drikke i Meldal kommune bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008 2011 bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008 2011 bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008 2011 bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008 2011 bevilling til salg av alkoholholdige drikker - 2008-2011 skjenkebevilling 2008 2011 Meldal kommune vedtar flg. retningslinjer for kommunale bevillinger til salg og skjenking av alkoholholdig drikke i Meldal kommune: Coop Orkla Møre, Prix Løkken gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkohol. Kvikk A/S SPAR Meldal gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkoholinnhold. Coop Orkla Møre, avd. 15 gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkohol. Coop Meldal BA gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkoholinnhold. Coop Å gis bevilling for salg av alkoholholdig drikke med høyst 4,7 volumprosent alkohol. SANS AS v/stein Dyrseth gis alminnelig skjenkebevilling for all alkoholholdig drikke med alkoholinnhold inntil 60 volumprosent ved: Side 19

Formannskapets møte 29. april 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 1. Bergmannskroa 2. Gammelgruva 3. Thamshavnbanen 39/08 skjenkebevilling 2008 2011 Chr.Salvesen & Chr.Thams s Communications Aktieselskab gis alminnelig skjenkebevilling for all alkoholholdig drikke med alkoholinnhold inntil 60 volumprosent i Orkla Gjestebolig. 40/08 41/08 42/08 43/08 skjenkebevilling 2008 2011 skjenkebevilling 2008-2011 Revidering av retningslinjene for Erkjentlighetsgaver økonomisk stønad til Yrkesmessa 2008 Storås Trafikksenter AS gis alminnelig skjenkebevilling for all alkoholholdig drikke med alkoholinnhold under 60 volumprosent. Mysterier AS gis alminnelig skjenkebevilling for alkoholholdig drikke med alkoholinnhold under 22 prosentvolum alkohol. Bevillingene gjelder kun på dager da Storåsfestivalen er åpen for publikum. Punkt 2.2 Tilsettingsjubileum opprettholdes i Retningslinjer for erkjentlighetsgaver. Midlene dekkes innenfor eksisterende rammer, der de enkelte tjenesteområdenes budsjetter belastes. Yrkesmessa 2008 innvilges kr. 15.000,- i støtte for årets arrangement. I tillegg stilles kr. 10.000,- til rådighet for kommunens egen deltakelse på messa. Beløpet dekkes ved bruk av tilleggsbevilgningsposten. Rådmannen gis fullmakt til å foreta nødvendige budsjettjusteringer som følge av vedtaket. 44/08 45/08 Næringsfond Anmodning om dekning av Stønaden til Yrkesmessa fra og med år 2009 legges innarbeides i det ordinære budsjettet. Meldal Kommune bekrefter med dette at vilkårene for tildelte midler til næringsfondet aksepteres. Tilskuddet skal tilføres næringsfondet i sin helhet, og rådmannen får fullmakt til å foreta nødvendig budsjettjustering. Meldal kommunes underskuddsgaranti vs. Meldalhallen BA for 2007 innfris i Side 20

Formannskapets møte 29. april 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging underskudd 2007 henhold til oppgjort resultat med kr 35 806,-. Kr 50 000,- avsettes fond for eventuelt framtidige underskudd og resterende kr 44 194,- utbetales til lokale idrettslag i husleietilskudd etter søknad. Rådmannen gis fullmakt til å endre budsjettet som følge av vedtaket. 46/08 47/08 48/08 Skållåbøtta MC - støtte nytt klubblokale 4H Sør-Trøndelag - støtte til instruktørstillingen Storåsfestivalen - 300 000 i årlig støtteramme for tidsrommet 2008-2010 Meldal kommune støtter Skållåbøtta MC i forbindelse med reetablering av klubblokale med kr 5000,-. Beløpet kr 5000,- belaste kto 1471.3850.2500 Meldal kommune gir 4H Sør-Trøndelag i støtte til ordningen med 4H-instruktør for Trondheim og omegn for 2008 med kr.2500,-. Beløpet belastes budsjettpost 1471.2311.2500. Meldal kommune inngår en samarbeidsavtale med Storåsfestivalen for tidsrommet 2008-2010 med en årlig støtte på inntil kr 300 000,-. Støtten for 2008 kr 300 000,- belastes kto 1470.3850.2500 Overføring til private. Budsjettposten styrkes med overføring fra tilleggsbevilgningsposten. En årlig støtte på inntil kr 300 000 for 2009 og 2010 taes inn Handlingsprogram med økonomiplan for 2009-2011 Formannskapet gir ordfører og rådmann i oppdrag å utarbeide et forslag til en samarbeidsavtale mellom Storåsfestivalen og Meldal kommune med bakgrunn i formannskapets behandling, før kommunestyrets behandling av saken 08.05.08. Som grunnlag for denne prosessen legges søkers foreslåtte motytelser i prosjektbeskrivelsen. Side 21

Formannskapets møte 29. april 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 49/08 50/08 51/08 52/08 53/08 Storåsfestivalen - støtte til faste installasjoner Meldal kommunes eierandel i Meldal Miljøanlegg AS Vedr. bo- og omsorgstilbud ved Grefstadtunet ettergivelse av lån investeringsstøtte Saken utsettes med begrunnelse i at formannskapet ønsker oversikt over de totale kostnadene med de forskjellige prosjektene inkludert oversikt over egenkapital. Formannskapet ønsker samtidig en oversikt over eiendomsforholdene rundt prosjektene og garanti for allmenn tilgang. Meldal kommune ønsker ikke å selge noen av sine aksjer i Meldal Miljøanlegg AS og beholder sin eierandel på 34 %, men stiller seg positiv til at Trondheim Renholdsverk kjøper Thams Holding sin aksjepost på 32 % og kommer inn som en ny aktør i selskapet. Rådmannen får fullmakt til å regulere budsjett med kr. 360.000,- av midlene Meldal kommune får for ressurskrevende brukere, for å sikre tjenestene ved Grefstadtunet. Det innvilges rente- og avdragsfrihet fram til 01.06.10 for ansvarlig lån stort kr 100.000,- til Geosystems ANS. Bedriften forutsettes å orientere kommunen om den videre utvikling i selskapet minimum ved regnskapsavleggelse hvert år. Meldal Treningssenter får innvilget tilskudd og ansvarlig lån på til sammen kr 100 000,-, som dekkes ved bruk av næringsfondet. Av dette innvilges et tilskudd på kr 25 000,- og et ansvarlig lån på kr 75 000,-. Lånet er rente- og avdragsfritt i 2 år, og skal deretter nedbetales over 5 år. Dette er en etablering som klart blir tung å dra i gang uten støtte. Kvinner og ungdom er prioriterte grupper til etableringsstøtte. Nyetableringer som denne er blant de høyest prioriterte når det gjelder tilskudd til fysiske investeringer. Et nytt treningssenter gir mange positive ringvirkninger. KRD sitt forslag til støttesatser i det nye virkeområdet for direkte bedriftsretta støtte fra 1.1.07, i tillegg til faktorer som grad av Side 22

Formannskapets møte 29. april 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 54/08 støtte sysselsettingseffekt og lønnsomhet er medberegnet i vurderingen av støtteandel. Norsafe Verdidokumentasjon v/ Harald Chr. Hofstad får innvilget støtte på kr 10 000,- i bytte mot dokumenterte godkjente kostnader til investeringer og oppstart av bedriften. Prosjekter med stor innovasjonsgrad og nyetableringer som denne er høyt prioritert når det gjelder tilskudd til fysiske investeringer. Ved investeringer skal det være snakk om varige driftsmidler. Tilskuddet dekkes ved bruk av næringsfondet. Formannskapets møte 20. mai 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 55/08 56/08 57/08 Meldal kommunes regnskap og årsberetning for 2007 Forkjøpsrett ved omsetning av aksjer TV-aksjonen Blå Kors 2008 - Anmodning om opprettelse av kommunekomite 1. Det framlagte regnskap for 2007 fastsettes som Meldal kommunes regnskap for 2007 2. Den framlagte årsberetning fastsettes som Meldal kommunes årsberetning for 2007. 3. Overskudd i driftsregnskapet kr. 9.395.592,37 avsettes til disposisjonsfond og disponeres gjennom vedtak i revidert budsjett 2008. Meldal kommune underretter Trønderenergi AS om at en ikke vil benytte seg av forkjøpsretten på de utlagte 1 022 800 B-aksjene i Trønderenergi AS til en fremforhandlet salgsverdi på kr 521.688.000,-. Kommunekomité for 2008: Ordfører Ivar Syrstad (leder) Ingrid Skarstein Olav R. Bergsrønning oppnevnes som lokal aksjonsleder. Ordfører, opposisjonsleder og rådmann får fullmakt til å utnevne flere personer til kommunekomiteen. Side 23

Formannskapets møte 20. mai 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging 58/08 midler til spesielle tiltak - Grautdagen 2008 Meldal 59/08 kunstforening/fotog ruppa - tilskudd til spesielle tiltak ORKLA 60/08 Industrimuseum - Videodokumentasjo n av Dragset Verk - tilskudd Drifts- / 61/08 aktivitetstilskudd og husleietilskudd for idrettslag som er medlem av NIF 2008 Drifts- / 62/08 aktivitetstilskudd for samfunns- / allaktivitetshus 2008 Drifts- / 63/08 aktivitetstilskudd for kultur- og fritidsorganisasjoner 2008 Meldal kommune støtter Grautdagen 2008 med kr 5 000,-. Beløpet belastes kto 1471.3850.2500 Meldal kommune støtter Fotogruppa i Meldal kunstforening med et oppstartingstilskudd på Kr 5 000,-. Beløpet belastes kto 1471.3850.2500 Tilskudd lag og organisasjoner-aktivitetstilbud barn og unge Meldal kommune støtter ORKLA Industrimuseums produksjon av videodokumentasjon av Dragset Verk med kr 10 000,-. Beløpet belastes kto 1476.3750.2500 Tilskudd museer Budsjettposten styrkes med overføring fra tilleggsbevilgningsposten. IL NOR 50 000,- 3 461,- Meldal IL 50 000,- 4 543,- Løkken IF 50 000,- IL Dalguten 50 000,- 1 647,- Meldal 50 000,- 20 070,- Håndballklubb Meldal fotball 50 000,- 13 314,- Meldal Klatrelaug 5 000,- 1 156,- Orkla Hanggliderklubb 4 000,- Storås Samfunnshus 25 000,- Å Samfunnshus 25 000,- Laksøyan grendahus 5.000,- Garberg grendahus 5.000,- Drogsetmoen grendahus 10 000,- Øvre Melal 3 000,- Bygdekvinnelag Meldal husflidslag 4 000,- Bjørnli 8000,- Velforening/ Stallstua Meldal seniordans 3 000,- Meldal 2 000,- pensjonistforening Løkken 2 000,- pensjonistforening Prestegårdshagens 3 000,- Side 24

Formannskapets møte 20. mai 2008 Sak Tittel Kommentar Til oppfølging Venner Skållåbøtta MC 5 000,- U.L. Nybrott 3000,- MÅL 4H 10000,- Meldal-LAN 5 000,- Juniorklubben Malm 3 000,- Meldal KFUK 7 000,- Meldal KFUM-speidere 6 500,- Fredag s 3 000,- Meldal jakt og 5 000,- fiskarlag Meldal trekkspillklubb 2 000,- Løkken musikkorps 15 000,- Meldal songlag 15 000,- Cantilena 3 000,- Meldal skolekorps 15 000,- Meldal jentekor 15 000,- NÅ-KOR 15 000,- Meldal kommunes kulturpris 2008 tildeles Gretha Loe. 64/08 Meldal kommunes kulturpris 2008 Ordføreren gis fullmakt til å bestemme egnet tidspunkt og ramme rundt overrekkelsen av prisen pålydende kr 10 000,- og diplom. 65/08 skjenkebevilling - endring av bestyrer og stedfortrederfunksjo n Vedtak i K-sak 34/08 opprettholdes med flg. endringer: Trond Syrstad godkjennes som skjenkebestyrer, mens Knut Syrstad er stedfortreder. Side 25

MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 23/2008 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 18.06.2008 23/2008 Saksbeh: Lars Settemsdal Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling SAKSDOKUMENTER: Ingen. Side 26