Rundskriv Veiledning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet RUNDSKRIV: 6/2016 DATO: 12.04.2016 RUNDSKRIVET GJELDER FOR: Eiendomsmeglingsforetak og advokater som driver eiendomsmegling FINANSTILSYNET Postboks 1187 Sentrum 0107 Oslo
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet 1 Innledning Eiendomsmeglingsforetak og advokater som driver eiendomsmegling skal forebygge og avdekke transaksjoner med tilknytning til utbytte av straffbare handlinger eller med tilknytning til terrorhandlinger 1. Eiendom anses å være en attraktiv måte å hvitvaske på 2, og det er risiko for at store beløp hvitvaskes gjennom eiendomstransaksjoner. Eiendomsmeglingsforetak og advokater som driver eiendomsmegling innehar dermed en viktig rolle i det nasjonale antihvitvaskingsarbeidet. Rundskrivet erstatter Rundskriv 8/2009 for eiendomsmeglere og advokater som driver eiendomsmeglingsvirksomhet. 3 Pliktene etter hvitvaskingsregelverket kan deles i tre: plikt til å foreta en vurdering av virksomhetens hvitvaskingsrisiko, etablere forsvarlige interne rutiner, ha en hvitvaskingsansvarlig som skal følge opp rutinene, og sørge for at ansatte får opplæring i regelverk, interne rutiner og i å avdekke hvitvaskingsforsøk (intern tilrettelegging), plikt til å foreta risikobasert og løpende kontroll av kunder og transaksjoner (kundeog transaksjonskontroll), plikt til å undersøke mistenkelige transaksjoner, og rapportere til Økokrim dersom mistanken ikke avkreftes ved nærmere undersøkelser (undersøkelses- og rapporteringsplikten). Rundskrivet inneholder i del I en veiledning for eiendomsmeglingsvirksomhetenes vurdering av risiko for hvitvasking i egen virksomhet, og en veiledning for virksomhetenes etterlevelse av regelverket. I del II gjennomgås de mest aktuelle problemstillingene knyttet til de enkelte lovbestemmelsene. Det er det enkelte eiendomsmeglingsforetak eller advokat som driver eiendomsmegling som er ansvarlig for at hvitvaskingsregelverket etterleves. Finanstilsynet vil følge opp etterlevelsen på tilsyn. 1 Jf. lov om tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering mv. 2009 nr. 11 1 2 Nasjonal Risikovurdering 2014 s. 22 3 Rundskriv 8/2009 kan likevel gi veiledning 2 Finanstilsynet
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeg D E L I 2 Risiko for hvitvasking i eiendomsmeglingsvirksomhet 2.1 Innledning Ved å hvitvaske utbytte fra kriminelle handlinger, skjules utbyttets illegale opprinnelse, og pengene kan dermed reinvesteres i den legale økonomien uten å vekke myndighetenes mistanke. Formålet med hvitvasking er derfor å få det til å se ut som om utbyttet er ervervet på lovlig måte, eller å skjule dets illegale opprinnelse 4. Hvitvasking kan gjennomføres i tre faser: 1. Plassering: Misbruk av tjenester for å introdusere pengene i finanssystemer 2. Tilsløring: Misbruk av tjenester for å tilsløre utbyttets opprinnelse 3. Integrasjon: Reinvesteringer i det legale markedet uten oppdagelsesrisiko Megler skal identifisere, forstå og iverksette tiltak for å motvirke risikoer for hvitvasking og terrorfinansiering i sin virksomhet. For å kunne vurdere risikoen, må megler identifisere aktuelle måter virksomheten kan bli brukt til hvitvasking (trusler) og hva som kan indikere at et mistenkelig forhold foreligger. Deretter må megler vurdere svakheter i virksomhetens antihvitvaskingsarbeid. Virksomhetens hvitvaskingsrisiko vil dermed kunne anslås som en konsekvens av trusler og svakheter i systemet. Nedenfor gis en oversikt over noen aktuelle fremgangsmåter. Listen er ikke uttømmende, og megler må selv vurdere konkret hvordan virksomheten kan benyttes til hvitvasking. 2.2 Noen aktuelle fremgangsmåter for hvitvasking Kontant betaling Betaling med kontanter ved kjøp av fast eiendom er den mest åpenbare metoden for plassering av illegale midler. Direkteoppgjør Dersom oppgjøret bare delvis gjennomføres av megler, ved at partene skal gjøre opp deler av kjøpesummen direkte mellom seg, kan partenes direkteoppgjør omfatte illegale midler. Eiendommen er betalt med illegale midler Selger benyttet illegale midler ved sitt erverv av eiendommen. 4 http://www.hvitvasking.no/om-hvitvasking/ Finanstilsynet 3
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet Illegale midler er inkorporert i eiendommen Legale midler benyttes til å erverve en eiendom, som deretter renoveres for illegale midler. Når eiendommen så selges igjen (eller leies ut), integreres de illegale midlene i det legale markedet. Manipulasjon av eiendommens verdi Eiendommens verdi kan fastsettes under eller over reell markedsverdi, for derved enten å benytte (kontant) utbytte til kjøp eller skape en "legal" inntekt ved videresalg. Manipulasjon av eiendomsverdien kan gjøres direkte ved å avtale lav eller høy pris i forhold til markedsverdi, benytte falske verdivurderinger, eller indirekte ved bruk av falske leiekontrakter eller ved å angi at deler av kjøpesummen består av inventar, løsøre, driftsutstyr, goodwill eller annet som er vanskelig å prise. Selger og kjøper kan avtale en lavere salgsverdi enn markedsverdi, hvoretter kjøper kan videreselge eiendommen til markedsverdi med gevinst. Denne metoden kan benyttes der selger f.eks. skylder kjøper penger i tilknytning til et straffbart forhold, og kjøper får hvitvasket beløpet ved videresalg. Der kjøper skylder penger til selger i tilknytning til et straffbart forhold, vil en avtale om en høyere salgsverdi enn reell markedsverdi kunne medføre hvitvasking av differansen. Lånebedrageri Megler kan misbrukes til hvitvasking ved lånebedrageri gjennom å motta lånebeløpet på klientkonto og deretter utbetale til selger. Selve lånebedrageriet kan gjennomføres ved bruk av falske dokumenter som for høy takst, uriktige opplysninger om kjøpesum og/eller innbetalt egenkapital, falske leiekontrakter, falske lønnsslipper mv. Illegale midler innbetales som kjøpesum til klientbankkonto Eiendomsmeglingsvirksomheter kan motta illegale midler på klientbankkonto, hvor midlene hvitvaskes ved utbetaling til selger. Innbetalingen kan f.eks. skje fra bank i et land som har lavere oppmerksomhet knyttet til antihvitvaskingsarbeid, men illegale midler kan også innbetales fra norske kontoer. Bruk av stråmenn, kompliserte selskapsstrukturer, utenlandske foretak Utbytte fra kriminelle handlinger kan plasseres i fast eiendom gjennom stråmenn eller lovlige selskaper for å tilsløre opprinnelse og destinasjon. Selskapene kan ha kompliserte eierforhold, herunder også utenlandske selskaper hvor det ikke lar seg gjøre å få innsyn i identiteten til de reelle eiere. 2.3 Sårbarhet Hvor anvendelig er eiendomsmeglingsvirksomheten for hvitvasking Megler må vurdere hvor anvendelig virksomheten er til å hvitvaske utbytte. Finanstilsynet legger til grunn at eiendomsmeglingsvirksomheter i utgangspunktet ikke i særlig stor grad inngår i direkte plassering av illegalt utbytte, ettersom kontanter normalt ikke benyttes ved omsetning av fast eiendom gjennom eiendomsmeglingsforetak. Eiendomsmeglingsvirksomhet kan imidlertid inngå i hvitvasking ved å bli benyttet i transaksjoner for å tilsløre og integrere ulovlig opptjente penger. 4 Finanstilsynet
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeg Hvilke tjenester og markeder er utsatt? Megler må vurdere virksomhetens risiko mot virksomhetens størrelse, tjenestetilbud og marked. Når det gjelder størrelse, vil større virksomheter ha en høyere iboende risiko på grunn av flere transaksjoner. På den andre siden kan helt små virksomheter ha svakere rutiner og mindre omfattende virksomhetskontroll, og kan ha høyere iboende risiko av den grunn. Når det gjelder risikoen knyttet til tjenestene den enkelte virksomhet yter, kan det skilles mellom utleiemegling, salgsmegling (inklusive oppgjør), samt rene oppgjørsoppdrag. Salg av fast eiendom antas å være mer attraktivt for hvitvasking enn utleiemegling, på bakgrunn av mulighet for å hvitvaske større beløp, og kortere tidsperspektiv før midlene er hvitvasket. Der oppdraget omfatter oppgjør, vil det være mulighet for hvitvasking ved gjennomføring av transaksjonen, og risikoen vil dermed være høyere. Ved oppdrag som kun omfatter oppgjør anses risikoen for hvitvasking å være høyest ettersom oppgjørsmegleren da normalt har lavere kjennskap til partene, avtalen og salgsobjektet. Eiendomsmeglere opererer i ulike markeder. Det viktigste skillet i denne sammenheng går mellom næringsmegling og boligmegling. Det antas å være en større risiko ved næringsmegling, fordi partene gjerne er juridiske personer som kan ha komplisert selskapsstruktur og /eller har utenlandske eiere som megler ikke kan identifisere. Videre antas det vanskeligere å vurdere om prisen på næringseiendom er markedsmessig eller ikke, og det foreligger en større mulighet til å manipulere eiendomsverdien ved bruk av f.eks. falske leiekontrakter eller verdivurderinger. Risikoen vurderes videre å være noe lavere ved ordinær boligmegling, hvor flertallet av kundene er privatpersoner og formålet er egen bruk. Der transaksjonen etter sitt formål inngår i "oppussings-markedet", altså ved kjøp av oppussingsobjekt som renoveres og siden selges for en høyere pris, antas imidlertid risikoen å være høyere. Svakheter Meglere må vurdere svakheter i sitt anti-hvitvaskingsarbeid, f.eks. Har virksomheten etablert et risikovurderings- og kontrollsystem? Dersom virksomheten har ervervet risikovurdering/kontrollsystem fra ekstern leverandør: Har virksomheten og de ansatte satt seg tilstrekkelig inn i rutinene? Er rutinene tilstrekkelig for å avdekke at virksomheten ikke misbrukes til hvitvasking: er virksomhetens hvitvaskingsrisiko, herunder trusler og svakheter, vurdert eller analysert? er alle relevante indikasjoner på mistenkelige transaksjoner identifisert, og er rutinene for kontrolltiltak tilstrekkelig? omfatter rutinene en løpende risikovurdering av kunde/transaksjon? omfatter rutinene kontroll med hvem som innbetaler kjøpesum? har virksomheten rutiner for å avdekke manglende risikovurdering eller manglende kontroll av indikasjoner på mistenkelige transaksjoner? Finanstilsynet 5
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet har virksomheten rutiner for å avdekke manglende rapportering av mistenkelige forhold? har styret løpende kontroll med at virksomheten ikke brukes til hvitvasking? Legger meglersystemet i tilstrekkelig grad til rette for en hensiktsmessig etterlevelse av hvitvaskingsregelverket? Gjennomføres ikke kundekontroll, eller gjennomføres den uten at det foreligger noen reell risikovurdering av kunde eller transaksjon, og uten at det foreligger noen systematisk kontroll av om indikasjoner på mistenkelige forhold foreligger? Har ansatte mottatt opplæring i regelverk, rutiner og kan de gjenkjenne indikasjoner på mistenkelige forhold, eller er opplæring ikke gjennomført eller er mangelfull andre måter? 3 Meglers plikter 3.1 Risikovurdering For å kunne iverksette adekvate tiltak for å forebygge og avdekke hvitvasking, må risikoen for å bli brukt til hvitvasking identifiseres. For å sikre notoritet om egen etterlevelse av regelverket, må risikovurderingen være skriftlig. Den skal også minst årlig behandles i styret 5. 3.2 Rutiner Virksomheten skal ha rutiner for å forebygge og avdekke at virksomheten ikke misbrukes til hvitvasking, og herunder besørge innhenting og kontroll av nødvendig informasjon for å håndtere de svakheter som er påpekt ovenfor i punkt 2.3, samt avdekke indikasjoner på mistenkelige transaksjoner. En mistanke vil oppstå når megler oppdager noe uvanlig knyttet til kunde eller transaksjon, ut fra egen erfaring, kompetanse og kunnskap om klienten. Det er tilstrekkelig med en vag mistanke, eller en oppfatning av at noe er utenfor det normale, for at megler plikter å foreta nærmere undersøkelser. Eksempler 6 på forhold og kombinasjoner som kan indikere en mistenkelig transaksjon kan være: Kunder Kunden er kjent for å ha kriminell bakgrunn, eller er medlem av gruppering som driver med kriminalitet Kunden er nærstående til person med kjent kriminell bakgrunn 5 Forskrift om risikostyring og internkontroll nr. 1080 2008 6 En mer utfyllende, men ikke uttømmende, liste over generelle og bransjespesifikke indikatorer finnes på www.hvitvasking.no 6 Finanstilsynet
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeg Det foreligger forhold som kan tilsi at det handles på vegne av andre (kunden er stråmann for den reelle kunden), f.eks. at kunden får instruksjoner fra andre, korrespondansen skal sendes en annen enn kunden m.v. Kunden er tilbakeholden med å gi kundeinformasjon, eller ønsker anonymitet Kundens adresseforhold er vanskelig å verifisere eller fremstår ikke som reell (post restante, adresse til et advokatkontor e.l.) Kundens bopel eller adresse harmonerer ikke med kundens økonomiske disposisjoner Kunden er et selskap som synes å være uten reell virksomhet (skallselskap), Selskapsstrukturer eller organisasjoner hvor det er vanskelig å identifisere reelle rettighetshavere, herunder eierskap via land med mindre transparens eller mindre strenge krav, utenlandske stiftelser, potensielle skallselskaper eller andre indikasjoner på å skjule reelt eierskap Det fremkommer negative personlige forhold ved kunden, rykter, negative opplysninger i media eller mistanke om straffbare forhold At kunden er en politisk eksponert person (PEP), jf. punkt 4.6 Transaksjoner Kontante innbetalinger Bruk av remisser som skjuler identiteten til reell kjøper Bruk av blanco-skjøte Innbetalinger fra andre enn kjøper eller kjøpers långiver Lån ytes fra en uvanlig kilde, f.eks. et utenlandsk selskap Avtale om helt eller delvis direkte oppgjør mellom partene, eventuelt betaling med aktiva som er vanskelig å sette verdi på Kompliserte eiendomstransaksjoner, for eksempel hvor selger yter kreditt, eller oppgjør foretas i annet enn penger (f. eks. hvor aksjonær i utbyggerselskaper eller entreprenører mottar bolig som betaling, eller hvor deler av kjøpesummen gjøres opp direkte mellom partene i f.eks. aksjer) Uvanlige eiendomstransaksjoner, for eksempel transaksjoner som synes å mangle et legitimt formål, eller ikke har naturlig sammenheng med partenes virksomhet Innbetalinger fra utenlandske konti Uvanlig bruk av klientkonto, f.eks. innbetaling av et for høyt beløp hvor tilbakebetaling etter anvisning skal skje til en annen konto enn den innbetalingen ble foretatt fra Selger aksepterer tap, eventuelt også sammen med selgerkreditt Kort tid mellom erverv og videresalg Eiendommen kjøpes usett Kjøp/salg til betydelig overpris/underpris Kjøpers egenkapital står ikke i forhold til kjøpers økonomiske stilling Førtidige innbetalinger av kjøpesum forut for et årsskifte Unormalt transaksjonsmønster i forhold til oppdragets art, for eksempel at selger ikke skal være mottaker av oppgjøret at kjøper ikke skal betale selv at oppgjøret deles opp i unødig mange transaksjoner lån ytes fra en uvanlig kilde Etterspørsel etter andre tjenester enn det som er normalt, for eksempel bekreftelser på oppgjør/egenkapital Finanstilsynet 7
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet ekstraordinære avtalepunkter ny verditakst når annen takst foreligger Dersom en eller flere av de opplistede forhold inntrer, skal nærmere undersøkelser iverksettes, med mindre forholdet åpenbart har en naturlig forklaring. Vurderingen av dette skal dokumenteres. Dersom kjøpers egenkapital fremstår som uvanlig høy i forhold til annen informasjon megler har om kjøper, f.eks. alder, nåværende bosted mv., skal nærmere undersøkelser iverksettes. Slike undersøkelser kan være innhenting av informasjon og dokumentasjon av hvor kjøpers egenkapital kommer fra, f.eks. salg av egen bolig, oppsparte midler, arv eller annet. Megler skal normalt ikke motta kontant betaling, og heller ikke remisser. Megler skal undersøke om det er kjøper som betaler inn kjøpesummen. Dette gjelder også ved innbetaling med bruk av KID-nummer 7. Nærmere undersøkelser må iverksettes dersom kjøpesummen betales av andre enn kjøper eller kjøpers bank. Instruks om utbetalinger til personer eller foretak som er transaksjonen uvedkommende, vil normalt utløse undersøkelsesplikt. Dette innebærer at megler må foreta nærmere undersøkelser dersom det skal utbetales til andre enn selger, tinglyste panthavere eller legalpantehavere. Det stilles i utgangspunktet ikke et krav om at megler skal foreta nærmere undersøkelser av om selgers tidligere renovering av salgsobjektet er gjennomført med illegale midler. Undersøkelsesplikt vil likevel foreligge dersom det er andre forhold ved kunden eller transaksjonen som etter meglerens oppfatning fremstår som uvanlig. I slike tilfeller må megler innhente nærmere informasjon og eventuelt dokumentasjon av hvem som har utført renoveringen, og hvordan dette er finansiert/betalt. Megler må etablere særskilte rutiner for de oppdrag virksomheten har definert som høyrisikooppdrag jf. punkt 4.6. Megler skal dokumentere at nødvendige undersøkelser er gjennomført. De mistenkelige situasjonene kan oppstå til ulike tidspunkt i oppdraget, og megler må kunne dokumentere at adekvate risikovurderinger og kontroller er gjort fortløpende. I praksis kan dette løses ved "stopp-punkter" i arbeidsrutinene, for eksempel ved oppdragsinngåelse, aksept samt i forbindelse med oppgjør. Etterlevelsen av hvitvaskingsregelverket inngår i forsvarlige saksbehandlingsrutiner, og skal inntas i kontrollplaner og rapporteres til eiendomsmeglingsforetakets styre. 8 Hvitvaskingsansvarlig skal påse at det føres kontroll med at det foreligger en adekvat risikovurdering av kundene, at alle relevante indikasjoner på mistenkelige forhold er avdekket og fulgt opp i samsvar med regelverket og at mistenkelige transaksjoner rapporteres. 7 Nets tilbyr ordninger hvor betalingsmottaker kan abonnere på lister hvor betalerens navn fremkommer 8 Lov om eiendomsmegling nr. 73 2007 3-3, forskrift om eiendomsmegling nr. 1318 2007 2-8 8 Finanstilsynet
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeg Meglere kan ikke uten videre legge til grunn at midler mottatt fra banker er legale. Meglers plikter gjelder fullt ut, både med tanke på kundekontroll og undersøkelses- og rapporteringsplikt, selv om også banken er underlagt hvitvaskingsregelverket. Det skal føres en oversikt over oppdrag hvor virksomheten har vurdert risikoen å være høy, og der virksomheten har iverksatt nærmere undersøkelser på bakgrunn av kunden og/eller transaksjonen, jf. punkt 4.6 om forsterket kontrolltiltak nedenfor. Resultatet av undersøkelsene skal registreres skriftlig eller elektronisk 9. 3.3 Opplæring Virksomheten skal iverksette nødvendige tiltak for å sikre de ansattes kompetanse på hvitvaskingsområdet. Ansatte som deltar i eiendomsmeglingsvirksomheten skal ha kunnskap om fremgangsmåter som beskrevet i punkt 2, og hva som kan gi indikasjoner på mistenkelige forhold. De ansatte skal være kjent med regelverket, og virksomhetens interne rutiner på området. Hvitvaskingsansvarlig skal påse at det gis nødvendig opplæring. D E L I I 4 Risikobasert kundekontroll og løpende oppfølging 4.1 Hva risikobasert kundekontroll innebærer Etter hvitvaskingsloven i 5 plikter megler å foreta risikobasert kundekontroll der omfanget og intensiteten av kundekontrolltiltakene tilpasses antatt risiko for hvitvasking og terrorfinansiering. Risikovurderingen skal for hver enkelt kunde/transaksjon gjennomføres ut fra type kunde, kundeforhold, produkt eller transaksjon. Risikobasert kundekontroll innebærer tre ulike hovednivåer for kundekontrolltiltak tilpasset antatt risiko for hvitvasking og terrorfinansiering: Normal kundekontroll i situasjoner med hverken høy eller lav risiko for hvitvasking og terrorfinansiering. "Forsterkede kontrolltiltak" i situasjoner med antatt forhøyet risiko for hvitvasking og terrorfinansiering 10 "Forenklet kundekontroll" i situasjoner med antatt lav risiko for hvitvasking og terrorfinansiering 11. 9 Jf. hvitvaskingsloven 17 tredje ledd 10 Jf. hvitvaskingsloven 15, 16 og 7 fjerde ledd, og hvitvaskingsforskriften 11 Finanstilsynet 9
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet Megler skal kunne påvise at omfanget av utførte tiltak er tilpasset den aktuelle risiko, det vil si at risikoen er konkret vurdert og tilstrekkelig tatt hensyn til ved omfanget og intensiteten av kundekontrolltiltakene. Dette innebærer at megler rutinemessig i alle oppdrag må foreta en klassifisering av risiko (for eksempel med kategoriene høy, middels, lav) knyttet til både kunder og transaksjon. Risikovurderingen skal dokumenteres. 4.2 Når plikten til å foreta kundekontroll inntrer Kundekontroll foretas ved etablering av kundeforhold 12, altså ved inngåelse av salgs-, oppgjørs-, kjøps-, utleie- eller leiesøksoppdrag jf. eiendomsmeglingsloven 6-4, eller andre oppdrag megler påtar seg i forbindelse med sin virksomhet, f.eks. verdivurderingsoppdrag og forvaltningsoppdrag. I tillegg skal det i forbindelse med avtale om kjøp, oppgjør eller leie, foretas kundekontroll av oppdragsgivers medkontrahent 13. Kundekontrollen for oppdragsgivers medkontrahent skal foretas senest forut for gjennomføring av oppgjøret. I praksis gjennomføres dette i forbindelse med kontraktsinngåelse. 4.3 Gjennomføring av kundekontrollen Hvitvaskingsloven 7 første ledd fastsetter fire konkrete kundekontrolltiltak: 1) Registrere opplysninger om kunden (fullt navn eller foretaksnavn, fødselsnummer, org.nr., D-nummer eller annen entydig identitetskode, samt adresse og referanse til legitimasjon som er brukt for å bekrefte kundens identitet). 2) Bekrefte kundens identitet basert på grunnlag av gyldig legitimasjon Identitetskontrollen gjennomføres normalt ved kundens personlige fremmøte. Kundekontrollen skal dokumenteres med kopi av legitimasjon, påført dato og signatur fra megler som foretar kundekontrollen. Det vises også til punkt 4.9 om utkontraktering av kundekontrollen. De nærmere krav til legitimasjon fremkommer i hvitvaskingsforskriften 5 og 6. Der Bank-ID benyttes for å oppfylle legitimasjonskravet i forbindelse med budgivning, vil kravet til bekreftelse av kjøpers identitet være oppfylt også etter hvitvaskingsregelverket. Dersom personlig oppmøte ikke lar seg gjennomføre, skal det i tillegg til kopi av gyldig legitimasjon fremlegges annen dokumentasjon som bekrefter kundens identitet 14. Bekreftelse av personens identitet kan foretas på annet grunnlag enn gyldig legitimasjon, dersom megler er sikker på vedkommendes identitet. Annet grunnlag kan f.eks. være fødselsattest sammenholdt med annen informasjon om kunden som megler har. Tilfeller der dette i praksis har vist seg å være aktuelt er for mindreårige kunder uten gyldig legitimasjonsdokument, eller der vedkommendes legitimasjonsdokument er utløpt, og det anses uhensiktsmessig å kreve at vedkommende fremskaffer nytt legitimasjonsdokument, f.eks. på grunn av høy alder. 11 Jf. hvitvaskingsloven 13 og hvitvaskingsforskriften 10 12 Jf. hvitvaskingsloven 6 første ledd nr. 1 13 Jf. hvitvaskingsloven 6 første ledd nr. 2. Der medkontrahenten er leietaker, skal det foretas kundekontroll der årlig leiesum utgjør kr 100 000 eller mer 14 Jf. hvitvaskingsloven 7 fjerde ledd. Se eksempler i rundskriv 8/2009. 10 Finanstilsynet
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeg 3) Bekrefte identiteten til reelle rettighetshavere på grunnlag av egnede tiltak Reelle rettighetshavere er fysiske personer som i siste instans eier eller kontrollerer en kunde eller som en transaksjon gjennomføres på vegne av 15. Det er ikke gitt bestemmelser om hvilke opplysninger som skal registreres i tilknytning til reelle rettighetshavere. I motsetning til det som gjelder for fysiske kunder, er det ikke krav om at kundekontrollen skal gjennomføres ved kontroll av legitimasjonsdokumenter. Bekreftelsen (verifiseringen) av identiteten til reelle rettighetshavere skal gjøres på grunnlag av en risikovurdering. Opplysningene som registreres skal være tilstrekkelig til å skille den aktuelle personen person fra andre. I tilfeller der risikoen vurderes som liten kan opplysninger fra kunden legges til grunn. Opplysninger kan innhentes muntlig, men kravet om registrering i hvitvaskingsloven 8 innebærer at opplysninger må nedtegnes skriftlig. I oppdrag med normal risiko, kan egnede tiltak f.eks. være innhenting av eierinformasjon fra aksjeeierbok. 4) Innhenting av opplysninger om kundeforholdets formål og tilsiktede art Hvilke opplysninger som skal innhentes om kundeforholdets formål og tilsiktede art beror på en konkret risikobasert vurdering. For kundeforhold med antatt lav til middels risiko for hvitvasking og terrorfinansiering vil det kunne være tilstrekkelig at det registreres f.eks. "salg av egen bolig", "oppgjør salg innen familie" mv. For kundeforhold med antatt høy risiko for hvitvasking eller terrorfinansiering, eksempelvis foretak med komplisert selskaps- og eierstruktur uten at det er noen naturlig grunn for en slik organisering av virksomheten, kan det etter en konkret risikobasert vurdering være påkrevet å be kunden fremskaffe utdypende opplysninger om eksempelvis næringsvirksomhetens art, omfang og eierforhold. Eksempler på dette kan være nærmere opplysninger fra regnskap og selvangivelser. Dersom kundekontrollen av ulike årsaker ikke lar seg gjennomføre, skal megler ikke etablere kundeforhold eller utføre transaksjonen. I praksis vil dette medføre at megler ikke kan påta seg eiendomsmeglingsoppdrag for oppdragsgiver som ikke kan fremlegge gyldig legitimasjon og/eller når eventuelle reelle rettighetshavere til rettigheten som skal formidles ikke lar seg identifisere. Tilsvarende gjelder dersom kundekontrollen av oppdragsgivers medkontrahent ikke lar seg gjennomføre. Virksomheten bør innta informasjon om dette i oppdragsavtaler og salgsoppgaver. 4.4 Fullmakter, vergemål, skifte Ved bruk av fullmektig skal både fullmaktsgivers og fullmektigens identitet bekreftes på grunnlag av gyldig legitimasjon 16. I vergetilfeller skal både personer under vergemål og vergen kontrolleres på grunnlag av gyldig legitimasjon. Ved dødsbo som skiftes privat, skal alle gjeldsovertakende arvinger kundekontrolleres på grunnlag av gyldig legitimasjon. Øvrige arvinger kontrolleres på grunnlag av "egnede tiltak", hvor fremleggelse av skifteattest normalt er tilstrekkelig. Eksempler: 15 Den nærmere definisjonen av "reelle rettighetshavere" fremkommer i hvitvaskingsloven 2 nr. 3 16 Jf. hvitvaskingsloven 7 første ledd nr. 2 og tredje ledd Finanstilsynet 11
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet Dersom det er tre gjeldsovertakende arvinger, må alle tre kundekontrolleres på grunnlag av gyldig legitimasjon Dersom det er tre gjeldsovertakende arvinger og disse har gitt fullmakt til f.eks. en advokat, skal alle tre og advokaten kundekontrolleres på grunnlag av gyldig legitimasjon Dersom det er tre gjeldsovertakende arvinger og én av disse har fått fullmakt fra de to andre, skal likevel alle tre kundekontrolleres på grunnlag av gyldig legitimasjon. 4.5 Forenklet kundekontroll Ved forenklet kundekontroll 17 skal det registreres 18 følgende kundeopplysninger: fullt navn eller foretaksnavn fødselsnummer, organisasjonsnummer, D-nummer eller, dersom kunden ikke har slikt nummer, annen entydig identitetskode fast adresse 4.6 Forsterkede kontrolltiltak Etter hvitvaskingsloven 15 første ledd skal megler etter en konkret, risikobasert vurdering iverksette "forsterkede kontrolltiltak" i situasjoner som etter sin art innebærer høy risiko for hvitvasking og terrorfinansiering. Med "forsterkede kontrolltiltak" menes andre og skjerpede kontrolltiltak i tillegg til de som følger av loven 5 til 14. Situasjoner som etter sin art innebærer høy risiko, er for det første de situasjoner megler selv har identifisert som høy-risiko, jf. punkt 3 ovenfor. De situasjoner som omfattes av hvitvaskingsforskriften 12 kan også innebære en høy risiko for hvitvasking og terrorfinansiering. Eksempler på forsterkede kontrolltiltak kan være innhenting av utfyllende opplysninger om kundeforhold og transaksjon, skjerpet elektronisk og manuell oppfølging av kundeforholdet og transaksjonene. Etter hvitvaskingsloven 15 annet ledd er også politisk eksponerte personer ("PEP") en type kundeforhold med høy risiko. Formålet er å motvirke at midler som har opphav i korrupsjon blir plassert i institusjoner underlagt hvitvaskingsregelverket. Som PEP regnes kun personer som innehar eller i løpet av det siste året har innehatt høytstående offentlige verv eller stilling i en annen stat enn Norge. Hvitvaskingsforskriften 11 inneholder en uttømmende opplisting av hvilke fysiske personer som er omfattet av regelverket. Selv om en person ikke formelt klassifiseres som PEP, kan personen likevel etter en konkret risikobasert vurdering omfattes av øvrige krav om forsterkede kontrolltiltak i henhold til loven 15. Dette kan for eksempel gjelde for kunde med tilknytning til land som er kjent for høy forekomst av korrupsjon, organisert kriminalitet eller tilsvarende. Megler må stille nødvendige kontrollspørsmål overfor aktuelle kunder, for eksempel utenlandske statsborgere, for å fastslå om kunden er en PEP. Dersom kunden for eksempel kommer fra et land som er kjent for omfattende korrupsjonspraksis, eller organisert 17 Jf. hvitvaskingsloven 13 og hvitvaskingsforskriften 10 18 Jf. hvitvaskingsloven 8 12 Finanstilsynet
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeg kriminalitet, eller det foreligger andre omstendigheter som kan indikere at kunden er en politisk utsatt person, vil det etter en konkret risikobasert vurdering kunne utløse krav om ytterligere undersøkelser. Nettstedene www.transparency.org og www.transparency.no gir oversikt over slike land og territorier. 4.7 Løpende oppfølging Etter hvitvaskingsloven 14 skal megler løpende og kontinuerlig følge opp eksisterende kundeforhold. Der kundeforholdet er av mer langvarig art, kan det for eksempel oppstå endringer i eierforhold som forutsetter ny kontroll med reelle rettighetshavere og oppdatering av registrerte opplysninger. Dette vil for eksempel kunne være aktuelt ved formidling av boligprosjekter, og megler kan i sine rutiner legge inn "stopp-punkter" for kontroll med eventuelle endringer i oppdragsgivers eiere og ledelse. Dersom den løpende oppfølgingen av kunden identifiserer avvik fra kundens normale og påregnelige transaksjonsmønster, skal det igangsettes nærmere undersøkelser. 4.8 Oppbevaring av opplysninger og dokumenter Dokumenter som er benyttet i kundekontrollen, registrerte opplysninger og dokumenter i tilknytning til undersøkelse og rapportering av mistenkelige transaksjoner skal oppbevares i samsvar med eiendomsmeglingsforskriften 3-7 tredje ledd. Opplysninger som er registrert i medhold av 8 skal knyttes til oppdragsnummer eller formidlingsnummer 19. Dokumenter og opplysninger skal slettes innen ett år etter at oppbevaringsplikten etter eiendomsmeglingsforskriften opphører 20. 4.9 Tredjepartskontroll og utkontraktering Etter hvitvaskingsloven 11 kan megler etter avtale legge til grunn kundekontroll som er gjennomført av nærmere angitte tredjeparter med norsk konsesjon, for eksempel bankens kundekontroll av kjøper. I praksis kan megler bare legge til grunn identitetskontroll gjennomført av tredjeparten. Megler må innhente dokumentasjonen fra tredjeperson, og må videre registrere kundeopplysninger som nevnt i hvitvaskingsloven 8. I tillegg må megler innhente informasjon om "kundeforholdets formål og tilsiktede art" i tilknytning til eiendomsmeglingsoppdraget. Ansvaret for at kundekontrollen faktisk er gjennomført i henhold til hvitvaskingsregelverket påligger fullt ut det meglerforetaket som baserer seg på tredjepartens kundekontroll. Kundekontrollen kan utkontrakteres på vilkår som angitt i hvitvaskingsloven 12. Et eksempel på dette er oppgjørsforetak som utkontrakterer kundekontrollen til salgsmeglingsforetaket. 19 Jf. hvitvaskingsloven 22 første ledd tredje punktum jf. hvitvaskingsforskriften 3-2 til 3-4 20 Jf. hvitvaskingsloven 22 tredje ledd, jf. eiendomsmeglingsforskriften 3-7 Finanstilsynet 13
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeglingsvirksomhet 5 Undersøkelses- og rapporteringsplikt for mistenkelige transaksjoner Der megler avdekker indikasjoner på mistenkelige forhold, skal det foretas nærmere undersøkelser for å få bekreftet eller avkreftet mistanken. Det er ikke gitt noen definisjon av hva som anses som en "mistenkelig transaksjon" som utløser plikt til å foreta nærmere undersøkelser. En mistanke vil oppstå når megler oppdager noe uvanlig knyttet til kunde eller transaksjon, ut fra egen erfaring, kompetanse og kunnskap om klienten. Det stilles beskjedne krav til mistankens styrke. Det er tilstrekkelig med en vag mistanke, eller en oppfatning av at noe er utenfor det normale. I hvitvaskingsforskriften 12 omtales enkelte forhold som kan utløse plikten til å foreta nærmere undersøkelser. Det vises for øvrig til oversikten over indikasjoner på mistenkelige forhold i punkt 2.3 ovenfor. Eksempler på tiltak som kan iverksettes er ytterligere innhenting og kontroll av tilgjengelig dokumentasjon om kunden, kontroll av om kundens opplysninger er riktige, f.eks. ved oppslag i registre eller andre kilder på internett. Dersom det foreligger mistanke om hvitvasking eller økonomisk kriminalitet skal kunden ikke kontaktes. Megler skal registrere resultatene av undersøkelsene skriftlig eller elektronisk. Eiendomsmeglingsvirksomheten skal til enhver tid ha oversikt over tilfeller hvor det foreligger mistenkelige forhold, og hvilke nærmere undersøkelser som er foretatt. Dersom mistanken ikke avkreftes ved nærmere undersøkelser, skal transaksjonen rapporteres elektronisk via Altinn til Økokrim. Virksomheten må registrere en rapporteringsansvarlig i Altinn. En melding om mistenkelig transaksjon er ikke en anmeldelse, men kun rapportering av informasjon. Selv om melding sendes, skal transaksjonen gjennomføres som normalt, med mindre Økokrim pålegger stans 21. Megler kan ikke informere partene i handelen om at det er iverksatt nærmere undersøkelser eller at det er foretatt rapportering. 22 Undersøkelses- og rapporteringsplikten gjelder kun for opplysninger om transaksjoner som det er mistanke om har tilknytning til utbytte av en straffbar handling, eller forhold som omfattes av straffelovens terrorbestemmelser. Hvilke opplysninger som skal følge hvitvaskingsmeldingen fremkommer i hvitvaskingsforskriften 13 annet ledd. Undersøkelses- og rapporteringsplikten inntrer selv om transaksjonen ikke gjennomføres. For eksempel vil en kundes forsøk og påfølgende avvisning fra meglerforetakets side på å betale kjøpesummen med kontante midler kunne innebære en rapporteringsplikt for meglerforetaket. Det er ikke gitt særskilt hjemmel for utkontraktering av undersøkelses- og rapporteringsplikten. Vurderingen av om en transaksjon er mistenkelig forutsetter ikke bare konkret kunnskap om kunde og transaksjon, men også generell kunnskap om hvitvaskingsmetoder i eiendomsmeglingsvirksomhet. Dette innebærer at nærmere undersøkelser og vurderinger bør foretas av ansvarlig megler, eventuelt fagansvarlig. Det er den enkelte rapporteringspliktige eiendomsmeglingsvirksomhet som skal forestå rapporteringen. 21 Jf. hvitvaskingsloven 19 22 Jf. hvitvaskingsloven 21 14 Finanstilsynet
Veildning til etterlevelse av hvitvaskingsregelverket i eiendomsmeg 6 Særlig om terrorfinansiering Pliktene til å avdekke og forebygge terrorfinansiering retter seg ikke mot pengenes opprinnelse, men mot hva pengene skal brukes til. Terror kan finansieres både gjennom lovlige midler og utbytte fra straffbare handlinger. Flere personer kan inngå i terrorfinansieringen: innsamleren, overføreren, kureren og mottakeren. Tiltakene mot hvitvasking og terrorfinansiering er i stor grad sammenfallende. Dersom det er forhold ved kunde eller transaksjon som gir megler grunn til å mistenke terrorfinansiering, skal megler kontrollere kunden opp mot sanksjonslister. Nærmere informasjon gis i veiledninger på www.hvitvasking.no. Anne Merethe Bellamy direktør for markedstilsyn Anne-Kari Tuv seksjonssjef Finanstilsynet 15
FINANSTILSYNET Postboks 1187 Sentrum 0107 Oslo POST@FINANSTILSYNET.NO WWW.FINANSTILSYNET.NO