Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/16 MØTEBOK Møtedato: 18. april 2016 kl. 09.00 11.15 Sted: Rådhuset, møterom Rypa ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Tilstede: Ole Erik Vestøl Endrerud, leder Laila Helleberg, nestleder Åslaug Karin Fidjeland, medlem Dessuten møtte: Rådmann Inge H. Stangeland (orientering) Revisjonssjef Irene Loka Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 05/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SAK 06/16 TAKST/REGULERINGSBESTEMMELSER - prosjektplan SAK 07/16 OVERORDNET ANALYSE - drøfting SAK 08/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALE Rådmannen var invitert for å orientere om kommunens advokatordning Referatsaker: R 04/16 Innkalling til representantskapsmøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS R 05/16 Innkalling til representantskapsmøte i IRS Miljø IKS Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Eventuelt UNDERSKRIFTER Ole Erik Vestøl Endrerud Laila Helleberg Åslaug Karin Fidjeland Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisorer, Trond Arne Thomassen og avisen Agder. 2
Møtebok 18. april 2016 Sirdal kontrollutvalg SAK 04/16 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møtebok fra 8. februar 2016 godkjennes. SAK 05/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Enstemmig vedtak: Saken utsettes. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 05/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Vedlegg: 1. Forslag til Plan for selskapskontroll 2016-2019 Bakgrunn: Hva er selskapskontroll? Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret minst en gang i løpet av valgperioden. Hvilke selskaper er omfattet av selskapskontroll? Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontroll kan utføres, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at 3
innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide, kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht. hvordan selskapskontrollen kan utføres i heleide kontra deleide selskaper. Formålet med selskapskontroll Kommunen ønsker å ivareta følgende formål med selskapskontrollen: 1. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse utøver myndigheten på den måten som er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven og ivaretar kommunens interesser og kommunestyrets vedtak og forutsetninger vedrørende forvaltningen av eierinteressene (eierskapskontroll) 2. Sikre at de regler som gjelder innenfor vedkommende organisasjonsform og virksomhetsområde etterleves i de virksomheter som faller inn under den lov- og forskriftspålagte selskapskontrollen. 3. Tilstrebe en bevissthet om hva kommunen ønsker å oppnå ved å etablere virksomheter, eller ved å erverve eller eie eierandeler i virksomheter, alene eller sammen med andre eiere/ deltakere 4. Vurdere økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger i de selskaper hvor dette særskilt besluttes (forvaltningsrevisjon) En del av kontrollen vil være å påse at kommunen har rutiner for å følge opp eierinteressene ved at det foretas kontroll. Det ligger ikke i selskapskontrollen å foreta kontroll med forretningsmessige disposisjoner da dette faller inn under styrets ansvar. Gjennomførte selskapskontroller: Det ble i perioden 2012-2015 gjennomført følgende selskapskontroller: IRS Miljø IKS Gjennom bestilling av Vest-Agder Fylkeskommune er det tidligere gjennomført selskapskontroll i IKAVA IKS og Vest-Agder Museet IKS (selskap hvor Flekkefjord kommune har eierinteresser) Forslag til plan: Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet Det er først og fremst prioritert selskaper som ikke har vært gjenstand for eierskapskontroll, en risiko- og vesentlighetsvurdering, samt selskap som allerede er besluttet kontrollert. Der 4
det er flere kommuner som har eierinteresser i de samme selskapene, bør det gjennomføres koordinerte kontroller. Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Sirdal kommune 2016-2019 foreslått å gjennomføre selskapskontroll i følgende selskap i prioritert rekkefølge. Asvo Sirdal AS Dersom det i perioden frem til 2019 etableres eierskap i nye selskaper, kan det bestilles selskapskontroll særskilt for disse selskap. Forslag til innstilling: Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner «Plan for selskapskontroll i Sirdal kommune 2016-2019.» Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. SAK 06/16 TAKST/REGULERINGSBESTEMMELSER - PROSJEKTPLAN Enstemmig vedtak: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS utarbeider en rapport med utgangspunkt i disse problemstillingene: Hvordan har prosessen for prisfastsettelser foregått? Hvilke retningslinjer finnes? Er disse retningslinjene etterlevd? Foreligger det takster? Ligger de rette reguleringsbestemmelsene og eventuelt andre forhold til grunn for takstene? Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 06/16 TAKST/REGULERINGSBESTEMMELSER - prosjektplan Bakgrunn Kommunestyret gjorde følgende vedtak i sak 15/101 vedr. kjøp av næringsareal i Tonstad sentrum: 5
Sirdal kommune kjøper 2.8 dekar stort område av Geir Aslak Kinden til en m2 pris på kr 500,- dvs. kr 1.400.000. I tillegg dekkes kostnader Kinden har hatt til opparbeidelse av arealet kr 330.000,-. Kjøpesummen blir dermed kr 1.730.000,-. Det settes ned en arbeidsgruppe bestående av politikere, næringssjef og rådmann, som skal se på kommunale virkemidler rettet mot næringslivet, inkludert retningslinjer for Sirdalsvekst og retningslinjer for kjøp og salg av næringsarealer. Kommunestyret ber om retningslinjer for kjøp av salg av areal/eiendom. «Kommunestyret sender over sak om kjøp av arealer ved Tonstad skole til kontrollutvalget for å se om takstene legger til grunn rette reguleringsbestemmelser.» Det fremgår av saken at det gjelder kjøp av et 2,8 da stort område av Geir Aslak Kinden som er tenkt å bli lagt ut for salg som næringsområde. Kontrollutvalget gjorde i sitt møte 02.02.2016 dette vedtaket: «Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjekt av Kommunerevisjonen Vest, Vest- Agder IKS for å se på taksering og takseringsgrunnlag ved kjøp av arealer ved Tonstad skule og næringsarealer i Tonstad sentrum. Følgende problemstillinger settes for prosjektet: Hvilke retningslinjer finnes? Er disse retningslinjene etterlevd? Foreligger det takster? Ligger de rette reguleringsbestemmelsene og eventuelt andre forhold til grunn for takstene? Prosjektet gjennomføres på betingelse av tilleggsbevilgning med kr 50.000 i kontrollutvalgets budsjett for 2016. Sekretær sender søknad om tilleggsbevilgning til Sirdal kommune.» Kommunestyret innvilget søknaden om tilleggsbevilgning, stor kr 50.000, i sitt møte 10.03.2016, sak PS 16/19. En legger i møtet opp til en videre drøfting av de problemstillinger som fremkommer i utvalgets vedtak i sak 03/16. 6
SAK 07/16 OVERORDNET ANALYSE DRØFTING Enstemmig vedtak: Gjennomgangen av analyse for Sirdal kommune 2016-2016 tas til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 07/16 OVERORDNET ANALYSE drøfting Vedlegg: Overordnet analyse Sirdal kommune for 2016-2019 I møte den 22. september 2015 gav kontrollutvalget revisjonen i oppdrag å gjennomføre en overordnet analyse av kommunens virksomhet for å kunne identifisere hvilke sektorer og områder som det er behov for og ønskelig å ha med i en plan for forvaltningsrevisjon. Denne planen skal være vedtatt av kommunestyret innen utgangen av 2016. Det legges opp til en gjennomgang av analysen i dette møtet. I et senere møte vil kontrollutvalget ta stilling til hvilke prosjekter som skal med i utvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. SAK 08/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST- AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALE Enstemmig vedtak: Uttale til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. 7
Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 08 /16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALE Vedlegg: 1. Rapport om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS 2. Særutskrift fra representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS fra møte 30.03.2016 Saksopplysninger Representantskapet i Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS ga i møte den 23.09.2014 styret i selskapet mandat til å invitere nærliggende interkommunale revisjonsselskaper/fylkeskommunale revisjoner til et utredningssamarbeid om ny felles revisjonsordning. Formålet var å øke den samlede kompetanse og gi en bedre revisjon, mindre sårbarhet ved vakanser og lettere rekruttering, samt effektivisering av revisjons- og kontrollarbeidet. Pågående kommunereformarbeid hadde også betydning for veien videre. De interkommunale revisjonsselskapene i Aust-Agder, Vest-Agder og Rogaland ble invitert til å delta i et felles utredningsarbeid om etablering av ny revisjonsenhet. Rogaland Revisjon IKS takket ja til invitasjonen. Rapport fra utredningsarbeidet følger vedlagt. Representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har enstemmig anbefalt at selskapet blir slått sammen med Rogaland Revisjon IKS gjennom opprettelse av en ny revisjonsenhet, Sør- vest revisjon SA. Rapporten viser til en rekke fordeler ved å etablere en større revisjonsenhet. Det kan her nevnes: o Økt kompetanse og spesialisering o Økt fleksibilitet og kapasitet o Redusert sårbarhet o Bedre rekrutteringsmulighet o Styrket konkurransekraft o Økt mulighet til å revidere flere av kommunenes selskap Hovedfokuset for selskapet vil være å levere kostnadseffektive tjenester og være kommunenes naturlige valg av revisor For øvrig vises det til vedlagte rapport med forslag til vedtekter, stiftelsesdokument og åpningsbalanse i nytt selskap. 8
Drøfting av kontrollutvalgets plikter ved innlemmelse i nytt selskap: Kapittel 12 i kommuneloven gir kontrollutvalget en viktig rolle og et omfattende ansvar for tilsyn, kontroll og revisjon av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget skal på kommunestyrets/bystyrets vegne stå for det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Etter innstilling fra kontrollutvalget er det kommunestyret selv som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen skal ha, og hvem som skal velges som kommunens revisor. Kommuneloven gir ikke kommunestyret anledning til å delegere til andre å fatte vedtak i disse sakene. Det har vært usikkerhet omkring forståelsen av kommunelovens 78 nr. 3 (endring av revisjonsordning) og nr. 4 (valg av revisor) når det gjelder det aktuelle forholdet hvor saken gjelder sammenslåing av interkommunale revisjonsselskaper. På grunn av usikkerheten er spørsmålet forelagt Norges Kommunerevisorforening (NKRF), som har gitt oss en uttalelse i saken. I sin uttalelse når det gjelder 78 nr. 3 heter det bl.a. følgende: Slik vi ser det, er overgang fra f.eks. en form for interkommunal revisjon til en annen form for interkommunal revisjon eller endring av medlemssammensetningen ikke å betrakte som skifte av revisjonsordning. I uttalelsen fremgår det videre (ang. 78 nr. 4) at: Det finnes her en praksis som går ut på at dersom en av enhetene opprettholdes og de andre enhetene går inn i denne, vil dette ikke innebære valg av revisor for kommunene i den første enheten, men det vil det for kommunene i den andre. I alle tilfelle vil det måtte inngås ny selskapsavtale, men dette kan skje uten medvirkning fra kontrollutvalgene, og innstilling er ikke aktuelt. Hva angår det forhold at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med et annet interkommunalt revisjonsselskap, synes det klart at dette ikke er å betrakte som skifte av revisjonsordning, og krever ikke innstilling fra kontrollutvalget. Når det gjelder om den aktuelle omorganiseringen innebærer valg av revisor, jfr. 78 nr. 4 i kommuneloven, er vi tvilende til om den praksis som ifølge NKRF finnes fra tidligere, er den riktige forståelsen av lov og forskrift. I Ot.prp. nr. 70 (2002-2003) står det: «Nr. 4 første setning fastslår at det er kommunestyret som skal velge revisor. Dersom kommunestyret har gjort en prinsippbeslutning, jfr. nr. 3, om at det skal gjennomføres konkurranseutsetting, vil det være kontrollutvalgets oppgave å sette revisjonen ut på anbud. Når anbudene er vurdert, må kontrollutvalget bringe resultatet inn for kommunestyret for valg av revisor. Annen setning her fastslår at det er kontrollutvalget som skal utarbeide saksframlegget om valg av revisor.» Vi kan vanskelig se at det skal foretas et valg av revisor når to interkommunale selskaper slår seg sammen. Hvilket valg av revisor skal kontrollutvalget innstille på? Revisor er jo valgt gjennom den ordningen som allerede eksisterer, og denne ordningen videreføres gjennom 9
den selskapsrettslige omorganiseringen som nå foreslås og som skal vedtas av kommunestyret/bystyret. Etter vår vurdering er det i denne saken mer en omorganisering av samarbeid om revisjon, og ikke noen endring av revisjonsordning eller valg av revisor. Vurdering: Kontrollutvalget finner ikke at kontrollutvalget skal innstille til kommunestyret iht. kommuneloven 78 nr. 3 og 4. Kontrollutvalget vil allikevel gi en uttale som følger saken i den videre behandlingen i kommunestyret/bystyret, fordi kontrollutvalget har en særskilt rolle i forhold til revisjon av kommunens virksomhet, jf. Kommuneloven 77 nr. 4 og 5: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m.» Kontrollutvalget vil mene at ut fra det som fremkommer i rapporten og foreslåtte vedtekter, vil kommunen fortsatt ha en forsvarlig revisjonsordning, og ser flere fordeler ved at et større selskap gir økt kompetanse, større fleksibilitet og kapasitet. Dette vil styrke det totale kontroll- og tilsynsarbeidet som er pålagt kontrollutvalg og kommunestyre/bystyre. Det legges opp til at det etableres kontorsteder i det nye selskapet som sikrer minst mulig dødtid i reiser samtidig som de er lett tilgjengelig for kundene. Forslag til vedtak: Uttale til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Orientering: Rådmannen orienterte om kommunens advokatordning. 10
Orienteringen ble tatt til etterretning. Agder Sekretariat Eventuelt Neste møte i kontrollutvalget er planlagt til 23. mai 2016. 11