Møteprotokoll Utval: Møtestad: Kontrollutvalet Fjernmøte Dato: 15.02.2021 Tid: 09:00 13.45 Følgjande faste medlemer møtte: Namn Funksjon Representerer Dan Stian Femoen Leiar H Lars Fjeldstad Nestleiar SP Iril Kirstine Schau Johansen Medlem H Odd Erik Lind Medlem FNB Jostein Ljones Medlem SP Ingrid Handeland Medlem V Følgjande medlemer hadde meldt forfall: Namn Funksjon Representerer Renate Møgster Klepsvik Medlem FRP Følgjande varamedlemer møtte: Namn Møtte for Representerer Raghild Hus Fagerbakke Renate Møgster Klepsvik H Merknader Jostein Ljones kom inn i møte frå kl. 11.00 Frå administrasjonen møtte: Namn Stilling Rune Haugsdal Fylkesrådmann, t.o.m. sak PS 3/21 Therese Solbjør Wathne Personvernrådgjevar, PS 1/21 Geir Ove Hall Johnsen Fungerande personvernrådgjevar, PS 1/21 Birte Bjørkelo Partner i Deloitte Ingrid Kalsnes Forvaltningsrevisor i Deloitte, t.o.m. sak 7/21 Hogne Haktorson Roald Breistein Kontrollsjef i Vestland fylkeskommune Seniorrådgjevar i sekretariat for KUV i Vestland fylkeskommune Dan Femoen utvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen handskriven underskrift. 1
Saksliste Utvalssaksnr Innhald Arkivsaksnr U.Off Godkjenningssaker GK 1/21 Godkjenning av innkalling og sakliste GK 2/21 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte 2020/1065 Referatsaker RS 1/21 Brev fra Rogaland fylkeskommune 2020/44280 RS 2/21 Oversikt over planlagde politiske saker til folkevalde organ 2020/43973 - våren 2021 RS 3/21 Rogaland fylkeskommune om tilleggsbestilling 2020/44275 Ferde AS RS 4/21 Julebrev fra FKT 2020/777 RS 5/21 Sak TING 15.12.20 - Eigarskapsmelding 2020/44290 RS 6/21 Sak TING 15.12.20 - Forskrift TT-ordning 2020/45544 RS 7/21 Sak TING 15.12.20 - Møteplan 2020/71475 RS 8/21 Sak TING 15.12.20 - Trivselshagen 2020/61329 RS 9/21 TING 15.12.20 - Forvaltningsrevisjon 2020/48610 informasjonstryggleik RS 10/21 TING 15.12.20 - Plan for eigarskapskontroll 2020/44290 RS 11/21 TING 15.12.20 - Plan for forvaltningsrevisjon 2020/44284 RS 12/21 TING 15.12.20 - Tilleggsbestilling Ferde AS 2020/44275 RS 13/21 Konkursbu etter Sykkel-VM 2017 i Bergen- rettsleg avklaring. 2021/881 Politiske saker PS 1/21 Fylkesrådmannen orienterer om status i høve arbeidet med 2020/858 personvernlov PS 2/21 Skriftleg orientering frå fylkesrådmannen om 2020/61222 varslingsrutinar for elevar PS 3/21 Evaluering av omlegging av fv 567 gjennom Hosanger 2020/776 PS 4/21 Årsmelding 2020 for Kontrollutvalet i Vestland 2020/37302 fylkeskommune PS 5/21 Forvaltningsrevisjon innan tannhelse - Status i arbeidet ved 2020/48608 Deloitte PS 6/21 Forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning innan ulike 2020/75285 sektorar - Godkjenning av prosjektplan PS 7/21 Invitasjon til å delta i forvaltningsrevisjon av 2020/79111 Haugalandspakken PS 8/21 Selskapskontroll av Trivselshagen IKS - tredje oppfølging 2020/61329 av fylkestinget i Sogn og Fjordane sitt vedtak i FT-sak 38/19 PS 9/21 Oppfølging - Forvaltningsrevisjon innan 2020/45563 kulturminneforvaltning PS 10/21 Oppfølging - Selskapskontroll Bybanen AS 2020/42823 PS 11/21 Oppfølging - Forvaltningsrevisjon innan beredskap på 2020/45559 vegnettet PS 12/21 Oppfølging - Forvaltningsrevisjon av innkjøp og 2020/45561 forretningsdrift i vidaregåande skular - Del 2 PS 13/21 Oppfølging - Forvaltningsrevisjon Bybanen utbygging 2020/37649 PS 14/21 Oppfølging - Selskapskontroll av Ferde AS frå selskapet 2020/44275 PS 15/21 Oppfølging - Selskapskontroll av Ferde AS frå eigar 2020/44275 PS 16/21 Gjennomgang av møteprotokollar 2020/44278 PS 17/21 Eventuelt 2020/37320 2
3
Godkjenningssaker GK 1/21 Godkjenning av innkalling og sakliste Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Innkalling og sakliste vart samrøystes vedteke. GK 2/21 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ikkje fram noko under dette punktet. Møteprotokoll frå møte 25.11.2020 vart samrøystes vedteke. Referatsaker RS 1/21 Brev fra Rogaland fylkeskommune RS 2/21 Oversikt over planlagde politiske saker til folkevalde organ - våren 2021 4
RS 3/21 Rogaland fylkeskommune om tilleggsbestilling Ferde AS RS 4/21 Julebrev fra FKT 5
RS 5/21 Sak TING 15.12.20 - Eigarskapsmelding RS 6/21 Sak TING 15.12.20 - Forskrift TT-ordning RS 7/21 Sak TING 15.12.20 - Møteplan 6
RS 8/21 Sak TING 15.12.20 - Trivselshagen RS 9/21 TING 15.12.20 - Forvaltningsrevisjon informasjonstryggleik RS 10/21 TING 15.12.20 - Plan for eigarskapskontroll 7
RS 11/21 TING 15.12.20 - Plan for forvaltningsrevisjon RS 12/21 TING 15.12.20 - Tilleggsbestilling Ferde AS RS 13/21 Konkursbu etter Sykkel-VM 2017 i Bergen- rettsleg avklaring. 8
Politiske saker PS 1/21 Fylkesrådmannen orienterer om status i høve arbeidet med personvernlov 1. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune tar informasjonen frå fylkesrådmannen om status i høve arbeidet med personvernlov til orientering. 2. Kontrollutvalet ber om å få ny skriftleg orientering om status i høve dette arbeidet til kontrollutvalet sitt møte 21.09.2021. Den skriftlege orienteringa vert å sende sekretariatet innan 31.08.2021 Fylkesrådmann, Rune Haugsdal, personvernombod, Therese Solbjør Wathne, og fungerande personvernrådgjevar, Geir Ove Hall Johnsen, orienterte om status i arbeidet med personvernlov og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune tar informasjonen frå fylkesrådmannen om status i høve arbeidet med personvernlov til orientering. 2. Kontrollutvalet ber om å få ny skriftleg orientering om status i høve dette arbeidet til kontrollutvalet sitt møte 21.09.2021. Den skriftlege orienteringa vert å sende sekretariatet innan 31.08.2021 PS 2/21 Skriftleg orientering frå fylkesrådmannen om varslingsrutinar for elevar Kontrollutvalet tek informasjonen om varslingsrutinar for elevar til orientering og seier seg ferdig med saka. Leiar i kontrollutvalet, Dan Femoen, stilte spørsmål ved korleis det går an å varsle anonymt. Fylkesrådmannen vil undersøke saka og komme tilbake til kontrollutvalet med informasjon om dette. vart samrøystes vedteke. 9
Kontrollutvalet tek informasjonen om varslingsrutinar for elevar til orientering og seier seg ferdig med saka. PS 3/21 Evaluering av omlegging av fv 567 gjennom Hosanger 1. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen koma med ny skriftleg statusrapportering når det gjeld vidare oppfølging av det som gjeld gråsteinsmuren til første møte i utvalet etter sumarferien 2021 2. Tilbakemeldinga vert å levere sekretariatet innan 31.08.2021. Nestleiar i kontrollutvalet, Lars Fjelstad, som er ordførar i Osterøy kommune, ba om å få vurdert sin habilitet i denne saka. Kontrollutvalet vart samde om at han er habil til å delta i sakshandsaminga. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen koma med ny skriftleg statusrapportering når det gjeld vidare oppfølging av det som gjeld gråsteinsmuren til første møte i utvalet etter sumarferien 2021 2. Tilbakemeldinga vert å levere sekretariatet innan 31.08.2021. PS 4/21 Årsmelding 2020 for Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune Forslag til innstilling Fylkestinget godkjenner årsmelding 2020 for kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune. 10
Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling Fylkestinget godkjenner årsmelding 2020 for kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune. PS 5/21 Forvaltningsrevisjon innan tannhelse - Status i arbeidet ved Deloitte 1. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalet ber om at revisjonsrapport for forvaltningsrevisjon av tannhelse vert send sekretariatet innan 01.03.2021 slik at den er klar til handsaming i møte i utvalet 22.03.2021. Forvaltningsrevisor i Deloitte, Ingrid Kalsnes, orienterte om status i arbeidet med forvaltningsrevisjon innan tannhelse og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det kom m.a. fram at det er usikkert at dei kan klare å levere revisjonsrapporten til 01.03.2021. Sidan rapporten likevel ikkje vi komme til handsaming i fylkestinget før i juni 2021 vart utvalet samde om ny frist for levering av revisjonsrapport til 19.04.2021 slik at den kan handsamast i kontrollutvalet 10.05.2021. Med desse endringane i punkt 2 vart slikt vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 2. Kontrollutvalet ber om at revisjonsrapport for forvaltningsrevisjon av tannhelse vert send sekretariatet innan 19.04.2021 slik at den er klar til handsaming i møte i utvalet 10.05.2021. 11
PS 6/21 Forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning innan ulike sektorar - Godkjenning av prosjektplan 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning innan ulike sektorar frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan, inkludert problemstilling 6, og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan 01.03.2021. 3. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert problemstilling nr. 6. 4. Det vert også akseptert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i Vestland fylkesting fakturert etter timeforbruk, inntil 6 timar. 5. Kontrollutvalet ber Deloitte til neste møte legge fram ei oversikt over tilskotsordningar slik at utvalet kan vera med å vurdere kva ordningar som skal velgast i denne revisjonen. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av september 2021, ferdig verifisert og med fylkesrådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd, slik at den kan handsamast i kontrollutvalet 26.10.2021. 7. Revisjonsrapporten vert å levere sekretariatet innan 05.10.2021 Partner i Deloitte, Birte Bjørkelo, og forvatningsrevisor i Deloitte, Ingrid Kalsnes, presenterte forslag til prosjektplan og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Iril Schau Johansen foreslo at forvaltningsrevisjonen også bør innehalde noko om offentleg støtte og korleis oppfølging av grensene her vert ivareteke, ikkje minst når nokon får offentleg støtte frå fleire ulike hald. Utvalet slutta seg til dette og Deloitte noterte seg innspelet og lova å ta det med i revisjonen. På bakgrunn som går fram over går punkt 2 i forslag til vedtak ut og 3 7 vert endra til punkt 2-6. Med denne endringar vart slik vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltning innan ulike sektorar frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan, inkludert problemstilling 6, og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert problemstilling nr. 6. 3. Det vert også akseptert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i Vestland fylkesting fakturert etter timeforbruk, inntil 6 timar. 4. Kontrollutvalet ber Deloitte til neste møte legge fram ei oversikt over tilskotsordningar slik at utvalet kan vera med å vurdere kva ordningar som skal velgast i denne revisjonen. 12
5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av september 2021, ferdig verifisert og med fylkesrådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd, slik at den kan handsamast i kontrollutvalet 26.10.2021. 6. Revisjonsrapporten vert å levere sekretariatet innan 05.10.2021 PS 7/21 Invitasjon til å delta i forvaltningsrevisjon av Haugalandspakken Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune takkar nei til å delta i forvaltningsrevisjon av Haugalandspakken og ønskjer kontroll- og kvalitetsutvalget i Rogaland fylkeskommune lykke til med arbeidet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune takkar nei til å delta i forvaltningsrevisjon av Haugalandspakken og ønskjer kontroll- og kvalitetsutvalget i Rogaland fylkeskommune lykke til med arbeidet. PS 8/21 Selskapskontroll av Trivselshagen IKS - tredje oppfølging av fylkestinget i Sogn og Fjordane sitt vedtak i FT-sak 38/19 1. Kontrollutvalet er godt nøgde med arbeidet som er gjort i oppfølginga av selskapskontrollen 2. Kontrollutvalet ber om ny statusrapport av arbeidet med eigarstrategi innan 25.05.2021 vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet er godt nøgde med arbeidet som er gjort i oppfølginga av selskapskontrollen 2. Kontrollutvalet ber om ny statusrapport av arbeidet med eigarstrategi innan 25.05.2021 13
PS 9/21 Oppfølging - Forvaltningsrevisjon innan kulturminneforvaltning 1. Kontrollutvalet merkar seg som positivt at fylkesrådmannen sidan sist rapportering nesten er ferdig med forbetringsarbeidet når det gjeld oppfølging av forvaltningsrevisjon innan kulturminneforvaltning. 2. Kontrollutvalet ber om ny skriftleg status på oppfølging for punkta 5 og 6 til møte i utvalet 22.03.2021. 3. Tilbakemeldinga vert å sende sekretariatet innan 08.03.2021. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg som positivt at fylkesrådmannen sidan sist rapportering nesten er ferdig med forbetringsarbeidet når det gjeld oppfølging av forvaltningsrevisjon innan kulturminneforvaltning. 2. Kontrollutvalet ber om ny skriftleg status på oppfølging for punkta 5 og 6 til møte i utvalet 22.03.2021. 3. Tilbakemeldinga vert å sende sekretariatet innan 08.03.2021. PS 10/21 Oppfølging - Selskapskontroll Bybanen AS A1. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen komme med ny skriftleg status på oppfølging av punkta 5 og 6 i denne selskapskontrollen slik at den kan handsamast i møte i kontrollutvalet 14.06.2021. A2. Tilbakemeldinga vert å levere sekretariatet seinast innan 25.05.2021. B1. Kontrollutvalet ber om ny skriftleg status frå Bybanen AS på oppfølging av punkta 3, 4, 5 og 6 i denne selskapskontrollen slik at den kan handsamast i møte i kontrollutvalet 14.06.2021. B2. Tilbakemeldinga må også innehalde skriftleg dokumentasjon på det som er gjort for dei aktuelle gjennomførte forbetringane, t.d. modell for budsjett, eigarstyringsmodell, rutinar i samband med etablering av nytt kvalitetssystem og annan relevant dokumentasjon. B3. Tilbakemeldinga vert å levere sekretariatet seinast innan 25.05.2021. vart samrøystes vedteke. 14
A1. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen komme med ny skriftleg status på oppfølging av punkta 5 og 6 i denne selskapskontrollen slik at den kan handsamast i møte i kontrollutvalet 14.06.2021. A2. Tilbakemeldinga vert å levere sekretariatet seinast innan 25.05.2021. B1. Kontrollutvalet ber om ny skriftleg status frå Bybanen AS på oppfølging av punkta 3, 4, 5 og 6 i denne selskapskontrollen slik at den kan handsamast i møte i kontrollutvalet 14.06.2021. B2. Tilbakemeldinga må også innehalde skriftleg dokumentasjon på det som er gjort for dei aktuelle gjennomførte forbetringane, t.d. modell for budsjett, eigarstyringsmodell, rutinar i samband med etablering av nytt kvalitetssystem og annan relevant dokumentasjon. B3. Tilbakemeldinga vert å levere sekretariatet seinast innan 25.05.2021. PS 11/21 Oppfølging - Forvaltningsrevisjon innan beredskap på vegnettet 1. Kontrollutvalet har merka seg som positivt at ein er komme noko lenger i forbetringsarbeidet enn ved førre rapportering når det gjeld forvaltningsrevisjon av beredskap på vegnettet. 2. Kontrollutvalet ber om ny skriftleg status på oppfølging av punkta 3, 6, 7 og 8 til møte i utvalet 14.06.2021, med frist for levering til sekretariatet innan 25.05.2021. 3. Kontrollutvalet ber også om at det for kvart av punkta der det er formuleringar som;...vil bli lagt til grunn ved revisjon...,...vil bli utarbeidde og lagt inn...,...under utarbeiding..., Når VegCIM er klar til bruk..., Det er planlagt kurs i Veg CIM...,... er det under etablering... og... lenge venta på ei avklaring, vert oppgjeve tidspunkt for når dei einskilde tiltaka er ferdig sett i verk, jf. punkt 10 i vedtaket i fylkestinget 03.10.2018. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet har merka seg som positivt at ein er komme noko lenger i forbetringsarbeidet enn ved førre rapportering når det gjeld forvaltningsrevisjon av beredskap på vegnettet. 2. Kontrollutvalet ber om ny skriftleg status på oppfølging av punkta 3, 6, 7 og 8 til møte i utvalet 14.06.2021, med frist for levering til sekretariatet innan 25.05.2021. 3. Kontrollutvalet ber også om at det for kvart av punkta der det er formuleringar som;...vil bli lagt til grunn ved revisjon...,...vil bli utarbeidde og lagt inn...,...under utarbeiding..., Når VegCIM er klar til bruk..., Det er planlagt kurs i Veg CIM...,... er det under etablering... og... lenge venta på ei avklaring, vert oppgjeve tidspunkt for når dei einskilde tiltaka er ferdig sett i verk, jf. punkt 10 i vedtaket i fylkestinget 03.10.2018. PS 12/21 Oppfølging - Forvaltningsrevisjon av innkjøp og forretningsdrift i vidaregåande skular - Del 2 15
Kontrollutvalet seier seg nøgd med det som kjem fram i tilbakemeldinga frå fylkesrådmannen når det gjeld oppfølging av forvaltningsrevisjon innan «Forretningsdrift i vidaregåande skular Del 2», ønskjer lukke til i det vidare arbeidet og seier seg ferdig med saka. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet seier seg nøgd med det som kjem fram i tilbakemeldinga frå fylkesrådmannen når det gjeld oppfølging av forvaltningsrevisjon innan «Forretningsdrift i vidaregåande skular Del 2», ønskjer lukke til i det vidare arbeidet og seier seg ferdig med saka. PS 13/21 Oppfølging - Forvaltningsrevisjon Bybanen utbygging Kontrollutvalet seier seg nøgd med det som kjem fram i tilbakemeldinga frå fylkesrådmannen når det gjeld oppfølging av forvaltningsrevisjon av internkontroll i Bybanen utbygging, ønskjer lukke til i det vidare arbeidet og seier seg ferdig med saka. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet seier seg nøgd med det som kjem fram i tilbakemeldinga frå fylkesrådmannen når det gjeld oppfølging av forvaltningsrevisjon av internkontroll i Bybanen utbygging, ønskjer lukke til i det vidare arbeidet og seier seg ferdig med saka. PS 14/21 Oppfølging - Selskapskontroll av Ferde AS frå selskapet 1. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune tar Ferde AS sin tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune seier seg nøgd med tilbakemeldinga, seier seg ferdig med saka og ønsker lukke til i det vidare forbetringsarbeidet. 16
vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune tar Ferde AS sin tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune seier seg nøgd med tilbakemeldinga, seier seg ferdig med saka og ønsker lukke til i det vidare forbetringsarbeidet. PS 15/21 Oppfølging - Selskapskontroll av Ferde AS frå eigar 1. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune tar eigar av Ferde AS sin tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune seier seg nøgd med tilbakemeldinga, seier seg ferdig med saka og ønsker lukke til i det vidare forbetringsarbeidet. vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune tar eigar av Ferde AS sin tilbakemelding til orientering. 2. Kontrollutvalet i Vestland fylkeskommune seier seg nøgd med tilbakemeldinga, seier seg ferdig med saka og ønsker lukke til i det vidare forbetringsarbeidet. PS 16/21 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Følgjande møteprotokollar vart gjennomgått i dette møtet: Fylkestinget 15. 16.12.2020 Fylkesutvalet 06.11., 17.11., 26.11. og 10.12.2020, og 17
19.01. og 09.02.2021 Finansutvalet 19.11.2020 Hovudutval for opplæring og kompetanse 25.11. og 15.12.20, og 14.01.2021 Hovudutval for samferdsel og mobilitet 25.11.2020 og 12.01.2021 Hovudutval for næring 25.11.2020 og 12.01.2021 Hovudutval for kultur, idrett og integrering 25.11.2020 og 13.01.2021 vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 17/21 Eventuelt Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. 18
I samband med dette møtet gjennomførte advokatane, Torgeir Kvam Overøye og Geir Melby, frå Deloitte eit 2-timars kurs i EØS regelverket for offentleg støtte for kontrolluvalet i tidsrommet kl. 9.00 11.00. Det vart ikkje gjort vedtak i saka. 19