INNKALLING HOVEDSTYREMØTE 03 2014 Møte: Tid: Sted: Innkalles: Frafall: 03/2014 Tirsdag 24. juni kl. 18 Møterommet Bjølsenhallen Hovedstyrets medlemmer Avdelingslederne innkalles til sak 23/2014 SAKSLISTE Sak 21/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Innkalling styremøte nr. 03 2014 Innkallingen godkjennes uten endringer. Sak 22/2014 Godkjenning av referat møte 2/2014 Leder informerer Referat møte 02/2013 Referatet godkjennes uten anmerkninger Sak 23/2014 Informasjonsmøte med avdelingslederne Tid: 24. juni kl. 18 19 Sted: Møterommet i Bjølsenhallen Inviterte: Alle avdelingsledere Agenda: 1. Rapporter 1 kvartal 2014: Regnskap, strategi, medlems- og treningsavgift. 2. Omlegging til nytt medlemssystem- Status 3. Nye rutiner Bilag, kalender, protokoller, utstyr, dommerregninger. 4. Drift av anlegg Vaktlister, vaktinstrukser og sjekklister, utleie og booking. Sak 24/2014 Oppfølging av årsmøte 2014 Sagene IF hovedlaget gjennomførte sitt årsmøte 7. mai, protokollen er publisert her. Alle avdelingene har også gjennomført sine årsmøter, protokollene er publisert på den enkelte avdelings sider på sageneif.no, under menypunktet årsmøter. Sageneif.no er oppdatert med all ny og nødvendig info etter årsmøtene. Oppsummering: Samtlige avdelinger gjennomførte årsmøtene iht Sagene Ifs og idrettens lover. Det er få deltakere på alle årsmøtene, og hovedlagets årsmøte måtte utsettes en gang pga for få frammøtte. Både avdelingen og daglig leder bruker veldig mye tid på våren på å planlegge og gjennomføre årsmøtene, og alternativ organiseringsform bør vurderes av styret for 2015. Endringer etter årsmøtevedtak:
Sak 25/2014 Årsmøtene vedtok endringer i budsjettet for 2014, strategien for 2014 og i organisasjonsplanen: Reviderte budsjett 2014 ligger vedlagt (Endringer i bandy og landhockey lagt inn) Revidert strategi er publisert her (lagt til nytt punkt om økt synlighet i nærmiljøet) Revidert organisasjonsplan er publisert her (høy kvalitet er byttet ut med riktig kvalitet) Revidert budsjett 2014. Forslag til revidert budsjett 2014 vedtas. Regnskapsrapport første kvartal 2014 Tidligere vedtak: Møte nr. 1 2014 sak nr. Styret tar gjennomgangen av regnskapsrapporten til orientering. Styret påpeker at DL har styringsmyndighet overfor avdelingene i økonomiske spørsmål, og de skal stoppe aktiviteten/ revidere budsjettet om hun gir beskjed om det. Det skal igangsettes tiltak for å øke våre inntekter, DL skal utrede hvilke og legge fram et forslag for styret Ang. Regnskapsrapport første kvartal 2014: Regnskapsrapporten for første kvartal er ikke ferdigstilt fra regnskapsfører. Den ettersendes til styret når den er klar, tentativt innen 1. juli. Årsaken til at rapporten er forsinket handler om at vi fremdeles ikke har kommet ajour etter rot ifm bytte av regnskapsfirma mot slutten av 2013. DL er i god dialog med regnskapsfører om saken og regner med at vi kommer ajour ila sommeren, og at rapport for Q2 blir presentert som planlagt iht årshjulet. DL har også bedt hovedstyrets leder om å bli med på et møte med regnskapsfører. DLs skyggeregnskap viser imidlertid at det er god kontroll på økonomien og at det ikke er noe særlig å rapportere eller justere såpass tidlig (3 første mnd). Ang. DLs styringsmyndighet: DL sliter med å få inn protokollene fra avdelingenes styremøter, spesielt innebandy og fotball, og dette vanskeliggjør effektiv kommunikasjon og oppfølging. Ang. å øke inntektene: Følgende tiltak er igangsatt: Satt i gang sponsorarbeid i nærmiljøet sammen med Fighter kickboxing (Meny og privatmekleren). Gjennomført kurs i søknadsarbeid med Anders A. Vik og fulgt dette opp internt (tilskudd NM innebandy, prosess for å få inn tilskuddskoordinator, arbeidet for tilgang til tilskuddsportalen) Undersøkt mulighetene i Enjoy Bonusguiden. Sak 26/2014 Status medlems- og treningsavgift første kvartal 2014 Tidligere styrevedtak: Møte nr. 1/2014 sak nr. 6: Følgende tiltak igangsettes: Alt utestående for 2013 skal kreves inn, de som ikke betaler får ikke delta i klubbens aktiviteter. Hovedstyrets leder og innebandyavdelingens leder skal sammen ta tak i situasjonen omkring elitelaget for herrer. Klubbens rutiner for innkreving av medlems- og treningsavgift skal være tema på styreseminaret i 2014 Status medlems- og treningsavgift 2014 (klubbadmin): Fakturert Betalt Ubetalt Pr. 15. juni 2014 Beløp Antall Beløp Antall Beløp Antall Hovedlaget 258400 646 139200 348 119200 298
Bryting 33150 51 13650 21 19500 30 Sykkel 18000 90 16200 81 1800 9 Fotball 222000 211 116000 119 106000 92 Allidrett 41500 83 18000 36 23500 47 VIA 1500 10 750 5 750 5 SUM 574550 303800 270750 Innebandy, landhockey og bandy har ikke fått tilsendt faktura for treningsavgift for 2014 enda. Landhockey får sin faktura før sommeren, innebandy rett over sommeren, og bandy rett før bandysesongen starter 1. november. DL vil anbefale hovedstyret å igangsette tiltak for å hjelpe de medlemmene som trenger det med å komme i gang med min idrett, og de styremedlemmene/ laglederne som trenger hjelp til å komme i gang med klubbadmin. Status medlems- og treningsavgift fra 2013 og tidligere (medlemsnett): Beløp Antall Fotball 104190 72 Innebandy 80772 45 Landhockey 13800 9 Allidrett 700 2 Sykkel 300 1 Triatlon 600 1 SUM 200362 130 Sak 27/2014 Iht styrevedtaket det er referert til over, så skal klubben kreve inn disse pengene. De 130 medlemmene som har utestående avgifter for 2013 eller tidligere vil således bli stående i medlemsnett slik at vi kan holde oversikt og følge opp fakturaer/ purringer. De som har meldt seg ut eller som ikke har betalt på 2 år, vil imidlertid ikke bli talt som medlemmer (iht NIFs lov), og er således ikke registrert som dette. Vi har likevel anledning til å kreve inn utestående om de skulle melde overgang til en annen klubb selv etter 2 år. Elitelaget i innebandy for herrer er trukket fra seriespill i sesongen 2014/2015, dvs at laget legges ned. Dette betyr at svært mange av spillerne som har utestående regninger vil melde overgang til andre klubber, og at vi ikke vil godkjenne disse overgangene før de har gjort opp for seg (ref styrevedtaket over). Status strategiarbeid første kvartal 2014 Årsmøtet vedtok en strategi/ handlingsplan for 2014, den er publisert her. Årsmøtet ga styret fullmakt til å prioritere tiltakene i planen. Vedlagt ligger forslag til oppfølgingsplan for strategiarbeidet for 2014. Styret bes gå gjennom skjemaet for å prioritere tiltak, fordele oppgaver og sette tidsfrister. Det foreslås at planen gjennomgås på hvert styremøte. Styrets skjema for strategioppfølging 2014 Forslag til oppfølgingsplan for strategien 2014 vedtas. Planen gjennomgås på hvert styremøte. Sak 28/2014 Utbyggingen av Voldsløkka Styret ble i møte nr. 2/2014 orientert om følgende: Reguleringsplanen for Voldsløkka nord (landhockey/ kunstis/ klubbhus/ skatehall) settes opp til behandling i bystyret ila juni, og samarbeidsgruppa la fram felles innspill for byrådssekretæren til Bård Folke Fredriksen i møte 11. april. Ny utvikling i saken:
Reguleringsplanen for Voldsløkka nord ble vedtatt av bystyret i møte 18. juni. Planen ble vedtatt slik byrådet la den fram for bystyret, dvs helt i tråd med våre innspill. Du kan lese sakspapirene og vedtaket her (saks. Nr. 164/2014). Dette betyr at en ny må gå i gang med det politiske arbeidet for å sikre finansiering av anleggene. Oslo idrettskrets (OIK)er bedt av bymiljøetaten om å komme med innspill til utbyggingen av Voldsløkka sør (matchbanen, Obik- hallen, skole ). OIK ba da om innspill fra Sagene IF og den øvrige lokale idretten som er berørt. Både OIKs og alle de lokale innspillene (inkludert vårt) ligger vedlagt. Hovedbudskapet til OIK er at de ønsker en mindre matchbane, en 3- flates OBIK- hall og skolen på Hendenreich- tomta og ikke inne på området. Dette er i tråd med våre ønsker og innspill. Sak 29/2014 Styret bes diskutere hvordan en skal jobbe i høst for å få på plass finansiering av landhockey/ kunstis/ klubbhus. Høringsinnspill Voldsløkka sør OIK Høringsinnspill Voldsløkka sør lokale idretten Sagene IF landhockey Sagene IF landhockey har trukket seg fra utendørssesongen 2014 pga uenigheter med landhockeyseksjonen i bandyforbundet. Uenighetene går på: Landhockeystyret føler seg urettferdig behandlet over lang tid og i mange saker. Landhockeystyret hevder at svært mange dommeravgjørelser går imot Sagene IF. Landhockeystyret påstår at seksjonen ikke følger de lover og regler de selv har vedtatt Det har vært forsøkt med samtaler og mekling, men dette har vært resultatløst. Det er svært uheldig at uenigheter på dette nivået går ut over selve aktiviteten og våre medlemmers muligheter til å spille landhockey. Det virker for meg som om landhockeystyret har helt rett i at seksjonen ikke er optimalt drevet og at det skjer mye rart. Sagene IF landhockey har to representanter i seksjonsstyret, og det hadde vært bra om en hadde forsøkt å påvirke saker via dem, og via andre organisatoriske kanaler som årsmøter og høringer. Det er ikke usannsynlig at kampen om herredømme over den nye landhockeybanen på Voldsløkka er en medvirkende årsak til situasjonen. Overgangssakene tidlig høsten 2013 skapte mye frustrasjon som ikke synes å ha gått helt over. Styret bør diskutere og avgjøre hva en skal gjøre med situasjonen og om landhockeystyrets reaksjon er ok. Sak 30/2014 Sagene IF rugby Tidligere vedtak: Møte nr. 2/2014 sak nr. 17: Styret stiller seg positive til at Oslorugbyklubb og Blinder rugbyklubb bygger opp en rugbyavdeling I Sagene IF. Daglig leder skal gå I dialog med klubbene og legge fram en konkret plan for prosjektet for vedtak I styret på møte nr. 3 2014. Styret stiller seg positive til at Bjølsen kunstgress tilrettelegges for rugby, så fremt: Kommunen bekrefter at det lar seg gjøre rent teknisk å bygge en bane som er godt tilpasset aktivitet I begge idrettene gjennom hele året. Oslo rugbyklubb og Blindern rugbyklubb tar det operative ansvaret for å bygge opp en rugbyavdeling I Sagene IF med oppstart ila 2014. Oslo rugbyklubb og Blindern rugbyklubb nærmere avtale vil bidra med frivillige til driften
av Voldsløkka garderober og økonomisk til vinterdrift på Bjølsen kunstgress Ny utvikling i saken: Oslo kommune har, etter det positive vedtaket fra Sagene IF og nødvendige avklaringer med Oslo fotballkrets, gitt klarsignal til bygging av bane som også er tilpasset rugby. Planleggingen av banen er i gang, den vil bli noe lengre slik at rugbymålene kan monteres fast bak fotballmålene og dekket vil være tilpasset kravene fra både fotballforbundet og rugbyforbundet. Daglig leder har vært i møte med Oslo rugby klubb og Blindern rugbyklubb for å ble enige om en framdriftsplan for etableringen av en rugbyavdeling i Sagene IF. Referatet fra møtet, med framdriftsplan, ligger vedlagt. Fremdriftsplanen kort oppsummert: Det skal etableres en rugbyavdeling i Sagene IF i perioden september 2014 til april 2015. Det er ressurspersoner fra de to rugbyklubbene som skal etablere avdelingen, og målet er opptak av rugby i Sagene IF på ekstraordinært årsmøte ila desember 2015.. Vi starter med en åpen og gratis rugbyskole for ungdom i september 2014 og har mål om å stille juniorlag i seriespillet i 2015. Sak 31/2014 Styret bes vedta fremdriftsplanen som utgangspunkt for videre arbeid. Oppsummering møte Sagene IF - rugbyklubbene Fremdriftsplanen for etablering av en rugbyavdeling i Sagene IF vedtas som utgangspunkt for videre arbeid. L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Styreseminar 2014 2. Medarbeidersamtaler våren 2014 3. Møte med idrettspresidenten og idrettskretsen 4. Kretstinget i Oslo idrettskrets (referat finnes her) 5. Frokostmøte med bydel Sagene (presentasjon ligger her) 6. Sponsorarbeid Meny og Privatmekleren 7. Anlegg Rehabilitering av Bjølsen kunstgress Status driften Voldsløkka garderober Voldsløkka matchbanen i drift igjen Fornying driftsavtalen Bjølsenhallen Dugnad Bjølsenhallen og Voldsløkka - Sommerjobbprosjektet 2014 Sommerdrift Bjølsenhallen 8. Store arrangementer Norway- cup, Sagene- dagen fotball 2014. Meny- cup, minirunde, NM i innebandy 2014. Sagene IF allidrettsleker Sykkelritt? 9. Tildeling av midler i 2014 Oslo kommune NM innebandy 50.000 kr. Oslo kommune Administrasjons- og driftsbidrag - 187.750 kr Styret tar gjennomgangen til orientering. Møteplan for hovedstyret høsten 2014 (se Sagene Ifs årshjul her) Styreseminar 2014 Lørdag 23. august kl. 11 (styremøte først, seminaret kl. 12.30). Tirsdag 11. November kl. 18.00 (Q3). Onsdag 10. desember (budsjett og julebord overraskelse).