Nominasjonsweb erfaringer og utfordringer Pål Erik Megaard, Studieavdelingen Hanne-Gerd Nielsen, Studieavdelingen
H v e m s v a r e r Learning Agreement?! Bilaterale avtaler Er ikke avtalen gyldig?? Feil nominasjonskontakt FS Nominasjonsweb - Søknadsweb Admission procedures UDI Opptaksmodul, utvekslingsmodul departmental coordinators E C T S Hvem eier avtalen? Nettsiden på engelsk og på norsk Jeg sender mail om fornyelse nå!! Frist for å nominere, frist for å søke A v t a l e e i e r Stipend Hundrevis av Erasmusavtaler Courses in English Invitasjonsmail Hvilket nivå og hvilket semester? Feilmeldinger Godkjenning -innpassing T O E F L t e s t
Nominasjonsweb Bakgrunn Gjennomgang av løsningen Arbeidsbesparende Utfordringer Konklusjon
Skisse over opptak av innreisende utvekslingsstudenter, før og nå Student Nominasjon Fakultet Nomweb Institutt Partner Sentralt Søknweb Emner FS 2-sider instruks Brev Emner
Nasjonal FS-gruppe for studentutveksling Består av alle universiteter men ingen høgskoler 3 heldagsmøter i 2009 Aktivitetsdekomponering 3 heldagsmøter i 2010 Ny modell for utvekslingsavtaler i FS 3 heldagsmøter i 2011 Learning agreement 1 heldagsmøte i 2012 (sammen med godkjenningsgruppen) Learning agreement inkl emnevalg
Nominasjonssystemet Ekstern partner: nominere studenter Innreisende nominert student: Velge studieprogram og registrere emner
Nominasjonsweb: logg inn
Nominasjonsweb: utvekslingsavtaler
Nominasjonsweb: nominer ny student
Nominasjonsweb: detaljer og opplasting
Nominasjonsmail til student Dear Jonny F. Stovner, You have been nominated for student exchange to University of Oslo by Universität Wien. The following information has been registered with your nomination: [bla, bla, bla] You must complete your application online before you are admitted to the University of Oslo. The deadline is 1 May. Please go to the University of Oslo online application for exchange students: [bla bla]. Your password has been sent to you in a separate e-mail. For further information about the application process and practical matters, see: [bla bla]
Søknadsweb: logg inn
Søknadsweb: søk
Søknadsweb: søknadsalternativer Utvekslingsavtalen styrer hvilke søknadsalternativer søkeren får velge mellom Sentral avtale: 1 Faculty of Humanities - Bachelor level 2 Faculty of Law - Bachelor level 3 Faculty of Social Sciences - Bachelor level 4 Faculty of Humanities - Master's level 5 Etc. HF-avtale: 1 Faculty of Humanities - Bachelor level 2 Faculty of Humanities - Master's level Medisin-avtale: 1 Medicine
Litt statistikk Opptak til høst 2012 5 institusjoner 33 studenter Opptak til vår 2013 36 institusjoner nominerte 93 studenter 32 av studenter lastet opp dok. selv Opptak til høst 2013 invitasjon sendt til 355 institusjoner (466 kontakter) Oppdaterte tall pr i dag
Legge inn/vedlikeholde epostadr = brukernavn Vedlikeholde tekster i nomweb og søknweb Overføre til utvekslingsperson via en FS-rutine Hva må vi gjøre? Sende info og invitasjon til partnere Saksbehandle Brukerstøtte for partnere og studenter Oppretting/ vedlikehold i FS
Utfordringer vi aner fremover Partner laster ikke opp dokumenter, vi må purre. Studentene søker ikke (og fullfører derfor ikke søknaden), vi må purre. Noen studenter sletter søknaden sin (når de skulle endret alternativ) Emnene kommer ikke inn på en skikkelig måte, og hva som registreres kvalitetssikres ikke (men vi venter på fremtidig løsning) Tekniske løsninger kan være vanskelige å forstå (selv om de er/virker enkle nok) Kommunisere godt nok utad og innad det nye systemet og de nye rutinene
Oppsummering Alle er enige om at vi ikke vil tilbake til det gamle systemet! Men at noe (ikke mye) gjenstår før løsningen er optimal og at evalueringen er viktig Ved innføring av nominasjonsweb er det essensielt å ha med de rette personene internt Internt prosjekt (IHR) ved UIO: fortsetter arbeidet med tydeliggjøring av ansvar og gode rutinebeskrivelser.