Ås kommune MØTEINNKALLING Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtetid: 25.11.2015 kl. 18.30 Møtested: Ås kulturhus, Lille sal Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Side Orientering 1/15 Orientering ved oppvekst- og kultursjef 2 Saker til behandling 7/15 Endring av vedtekter SFO-høring 3 Ås, 25.11.2015 Ivar Ekanger Leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 03 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/rita Stensrud. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00140
Orientering 1/15 Orientering ved oppvekst- og kultursjef Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2015-2019 25.11.2015 Side 2 av 8
Saker til behandling HOK-7/15 Endring av vedtekter SFO-høring Gå til saksliste Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/00964-17 Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2015-2019 7/15 25.11.2015 Rådmannens innstilling Rådmannen utarbeider et høringsforslag om endring av vedtekter for SFO som sendes ut på høring til skolenes foreldreutvalg og samarbeidsutvalg samt ansattes organisasjoner. Ås, 23.11.2015 Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Hovedutvalg oppvekst og kultur Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg oppvekst og kultur Vedlegg: Avgjørelse anmodning om lovlighetskontroll vedtekter SFO Ås kommune Oversikt over betalingsordninger i SFO i Follo HOK-sak 10/15 hvor endring i vedtektene framkommer Øvrige dokumenter som ligger i saken: HOK-sak 11/15 Vedtak i saken sendes til: Etatssjef oppvekst- og kultur Rådgiver skole, Helen Ohnstad Alle rektorene på barneskolene Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2015-2019 25.11.2015 Side 3 av 8
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Fylkesmannen fastslår i brev av 12.11.2015 at endringene av SFO-vedtektene av 08.04.15 i Ås kommune ikke har skjedd i samsvar med prosedyrereglene for forskrifter i forvaltningsloven kapittel 7, med blant annet forhåndsvarsling og kunngjøring. Feilen må etter fylkesmannens oppfatning medføre ugyldighet, og kan ikke bli reparert med hjemmel i fvl. 41. Fylkesmannens vedtak må få konsekvenser for hovedutvalgets vedtak av 8.4.2015. D.v.s at endring av vedtektene må sendes ut på høring. Fakta i saken: Skolefritidsordningene i Ås administreres på hver skole. Hver skolefritidsordning har en SFO-leder som er underlagt rektor. SFO-leder har ansvaret for daglig drift, personalet og økonomien. Skolefritidsordningen har felles vedtekter. Enkelte av skolefritidsordningene samordner tilbudene i høst- og vinterferien og 2-3 uker etter skoleslutt. Ellers drives skolefritidsordningene etter den enkelte skoles behov. Dette medfører at skolefritidsordningene er relativt forskjellige. I handlingsprogrammet for 2015 ble det vedtatt å gjennomgå økonomi, organisering og innhold i skolefritidsordningene. I tillegg ble det vedtatt en innsparing på kr 712.000 i 2015. Fra 2016 skal det årlig være en innsparing på kr 1,524 mill. For å kunne gjennomføre innsparingen ble det nedsatt en prosjektgruppe bestående av rektorene på barneskolen og oppvekst- og kultursjefen. Økonomiavdelingen ble forespurt ved behov. I tillegg var det en referansegruppe som bestod av SFO-lederne og hovedtillitsvalgt for Fagforbundet. Prosjektet hadde som mandat å legge fram et notat om organisering, økonomi og innhold i skolefritidsordningene i Ås hvor innsparingen på kr 1,524 mill skulle innlemmes. Endringene i vedtektene ble vedtatt av HOK 8.4.2015. De var ikke sendt ut på høring i forkant. En innbygger i Ås kommune klaget vedtaket inn til Fylkesmannen og ba om lovlighetskontroll av vedtektene da hun mente at vedtektene var å anse som forskrift og således skulle vært sendt ut på høring. Utdanningsdirektoratet forespurte Kunnskapsdepartementet om saken i brev 18.08.15. Departementet svarte 09.11.15. Fra denne henvises følgende: «Utdanningsdirektoratet har i brev fra 18. august bedt Kunnskapsdepartementet ta stilling til om vedtektene til skolefritidsordningen (SFO) er å regne som forskrifter eller ikke. Ytterligere dokumenter ble ettersendt 13. oktober 2015. Kunnskapsdepartementet anser at vedtekter for kommunale SFO-tilbud, jf. opplæringsloven 13-7 tredje ledd, er å regne som forskrifter. Dette betyr at forvaltningslovens regler for forskrifter må følges når vedtektene skal fastsettes. Etter dette fastslår Fylkesmannen i brev av 12.11.2015 at endringene av SFOvedtektene 08.04.15 i Ås kommune ikke har skjedd i samsvar med prosedyrereglene for forskrifter i forvaltningsloven kapittel 7, med blant annet forhåndsvarsling og kunngjøring. Feilen må etter fylkesmannens oppfatning medføre ugyldighet, og kan ikke bli reparert med hjemmel i fvl. 41. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2015-2019 25.11.2015 Side 4 av 8
Det er først og fremst vedtektenes 8, åpningstidene, som har skapt debatt. Vedtektene som gjaldt fram til sommeren 2015 hadde 2 alternativer; enten hadde man full tid eller så hadde man deltidsplass til og med 10 timer i uken.. De nye vedtektene endret oppholdstiden fra under/over 10 timer til 1-3 dager (deltidsplass) og 4/5 dager (heltidsplass). Kommunen er da mer på linje med de andre skolefritidsordningene i Follo der alle kommuner bortsett fra Enebakk har «dager» som beregningsmodell. Foreldre er i de nye vedtektene gitt anledning til å bruke forskjellige dager i like og ulike uker så lenge det er en fast ordning. De barna som har deltidsplass, har i de nye vedtektene anledning til å bruke skolefritidsordningen opp til 15 timer per uke mot tidligere 10 timer. Tidligere kunne imidlertid foreldrene med et deltidstilbud bruke de 10 timene helt etter eget ønske. Det var en meget fleksibel ordning, men en ordning som krevde mye administrasjon for å greie å følge opp. Det er i de nye vedtektene mulighet for å kjøpe enkeltdager - noe det ikke var tidligere. Åpningstid Noen foreldre har reagert på at det med de nye vedtektene er blitt kortere åpningstid. Da leksehjelp i sin tid ble innført av Regjeringen ble den hos oss lagt til 1. 4. trinn. I Ås ble leksehjelpen lagt til skolefritidsordningene, og skolefritidsordningens åpningstider ble således forlenget med ½ time per dag uten ekstra kostnader for foreldrene. Fra høsten 2014 ble leksehjelpen flyttet til ungdomsskolen og de øverste trinnene i barneskolen uten at noe ble gjort med skolefritidsordningens utvidede åpningstid. Det ble derfor foreslått å redusere åpningstiden med ½ time per dag. I forbindelse med prosjektet ble det foretatt en opptelling av når elevene kom om morgenen og gikk fra skolefritidsordningen om ettermiddagen. Det varierte mellom skolefritidsordningene når elevene kom og gikk. Foreldrenes behov for offentlig kommunikasjon og avstand til disse er sannsynligvis en av grunnene til variasjonene. Behovene er derfor noe forskjellig fra en skole til en annen. For at åpningstiden skulle kunne tilpasses den enkelte skolefritidsordning best mulig ble det foreslått 3 alternative åpnings- og stengningstidspunkter som den enkelte skoles samarbeidsutvalg vedtok: Åpningstid kl 7:00 16:30 Åpningstid kl 7:15 16:45 Åpningstid kl 7:30 17:00 Det er derfor noe forskjellig åpningstid mellom de forskjellige SFO ene. Ferie og fridager Skolefritidsordningene er åpen 9,5 timer per dag. På skoledager er skolefritidsordningene stengt i skoletiden. Elever som har et deltidstilbud, kan benytte seg av SFO de dagene elevene har avtale om. For elevene som har et deltidstilbud gis det anledning til å kjøpe enkeltdager i tillegg. Dette har økt fleksibiliteten for de foreldre som vanligvis ikke har behov for mer enn 3 dager per uke, men har et noe større behov i enkelte ferier. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2015-2019 25.11.2015 Side 5 av 8
Vurdering: Fylkesmannens vedtak får konsekvenser for hovedutvalgets vedtak av 8.4.2015 da vedtektene ikke var blitt sendt ut høring i forkant av behandlingen. Endring av vedtektene må ut på høring. Rådmannen har undersøkt med fylkesmannen om høring til FAU og SU er å anse som tilstrekkelig når det gjelder høringsorganer og fikk det bekreftet fra fylkesmannen. Rådmannen kommer derfor til å foreslå høring til FAU og SU i kombinasjon med en god høringsfrist slik at FAU i nødvendig grad kan involvere foreldrene i dette. Det må derfor utarbeides et høringsnotat om vedtektsendringer som sendes alle barneskolenes FAU er og SU er samt ansattes organisasjoner, som per d.d. ikke er informert om fylkesmannens avgjørelse. Når det gjelder endringer i vedtektene se HOK-sak 10/15 som følger saken som vedlegg. Høringsnotatet bør - etter Rådmannens vurdering - i tillegg til endringene som fremkommer i HOK-sak 10/15 ha følgende alternativer når det gjelder endringer i 8 i SFO-vedtektene: Forslag 1 - Variasjon av tidligere ordning. Dette vil være en tilnærmet slik det var tidligere, bortsett fra i feriene hvor det vil bli begrensninger. a. Hel plass inntil 30 timer per uke. b. Opprettholde inntil 10 faste timer per uke. De med 10 timer per uke kan bruke SFO 2 dager i skoleferiene. c. Mulighet for å kjøpe enkeltdager utenom Forslag 2 - Nåværende ordning - altså den som er innført etter vedtaket som er kjent ugyldig a. Deltid 1-3 dager - i ferier får de bruke de samme dagene som hele dager b. Heltid 4 5 dager c. Mulighet for kjøp av enkeltdager Forslag 3 Nåværende ordning (jf forslag 2) med egen ettermiddagsåpning: a. Deltid 1-3 dager i ferier får de bruke de samme dagene som hele dager b. Heltid 4 5 dager c. Ettermiddagsåpning fra skoleslutt til kl 15:30 hver dag. I feriene får de bruke inntil 3 dager. d. Mulighet for kjøp av enkeltdager Forslag 4 Nåværende ordning (jf forslag 2) med egen morgen- og ettermiddagsåpning: a. Deltid 1-3 dager i ferier får de bruke de samme dagene som hele dager b. Heltid 4 5 dager c. Morgenåpning fra åpning til skolestart hver dag d. Ettermiddagsåpning fra skoleslutt til kl 15:30 hver dag. I feriene får de bruke 3 dager. e. Mulighet for kjøp av enkeltdager Evt. andre forslag fra HOK. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2015-2019 25.11.2015 Side 6 av 8
Økonomiske konsekvenser: De nye høringsforslagene er foreløpig ikke økonomisk beregnet. Det vil bli gjort før saken sendes på høring. SFO-prisene bør muligens økes noe ved større grad av valgfrihet for foreldrene. Det er vedtatt et innsparingskrav på vel kr 1,5 mill for 2016 og årene framover som nå er innarbeidet i budsjettene til de enkelte SFO ene. En endring i valgtilbud og/eller åpningstid kan føre til økte personalutgifter. Disse må dekkes opp av foreldrebetaling så lenge kravet om en innsparing på vel kr 1,5 mill opprettholdes. I dag ligger kosten inne i foreldrebetalingen. Muligens bør man vurdere å opprettholde omtrent samme foreldrebetaling som tidligere, men legge til kostpenger på toppen. Det er ikke lagt inn forslag til en økning i åpningstid. En økning av åpningstiden med ½ time per dag slik mange foreldre har ønsket, vil koste ca kr 700.000 per år og vil føre til økt foreldrebetaling. Om tidligere åpningstid skal innpasses uten økonomiske konsekvenser må dette føre til tidligere avslutningen om ettermiddagen. Skolefritidsordningen har et innsparingskrav på kr 712.000 i 2015 og kr 1,524 mill per år fra 2016. Skolefritidsordningene skal i utgangspunktet kunne være selvfinansierende. I dag dekker foreldrebetalingen ca 60% av utgiftene til skolefritidsordningene. Utgifter som husleie, strøm, renhold, vedlikehold, administrative utgifter etc dekkes ikke av foreldrebetalingen. For å kunne gjennomføre reduksjonen i budsjettene, ble det utarbeidet en ny økonomimodell. Modellen er tilsvarende den økonomimodellen som brukes i skolene stykkprisfinansiering. Skolefritidsordningene får et grunnbeløp som skal dekke 45 heltidsplasser og lønn til 2,1 årsverk. (Bortsett fra leder, så er stillingene i skolefritidsordningen rundt 50% stillinger) Alle elever regnes om til heltidsplasser. Elever utover 45 heltidsplasser blir dekket opp med en sum på vel 25.000. Foreldrebetalingen er opprettholdt på dagens nivå, dvs økning i forhold til konsumprisindeksen. Inntil høsten 2015 har skolefritidsordningene beholdt sine egne foreldreinntekter. Det har ført til at det er blitt store forskjeller mellom skolefritidsordningene ut fra størrelse og antall elever på hel/deltidsplass. Med den nye modellen går inntektene samlet til kommunen, og skolefritidsordningen får et budsjett i forhold til det antallet elever de har. Kroer og Brønnerud vil ut fra det antall elever de har i dag, kun få grunnbeløpet. Innsparingskravet er lagt inn i modellen. Elever med særskilte behov har i utgangspunktet ikke krav på ekstra oppfølging i skolefritidsordningene. Men det viser seg at mange av disse elevene også har et behov for hjelp i skolefritidsordningen. I stedet for å trekke en større sum ut fra budsjettene som skal kunne deles ut til de skolefritidsordningene som har behov for ekstra hjelp, har skolene valgt å forsøke å løse dette innenfor egne budsjetter. Alternativer: Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2015-2019 25.11.2015 Side 7 av 8
Fylkesmannen har fastslått at vedtaket som ble gjort er ugyldig. Samtidig har alle foreldre nå tilpasset seg dette. Etter rådmannens vurdering må HOK derfor treffe et nytt vedtak etter forutgående høring eller man må gå tilbake til tidligere vedtekter. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen utarbeider et høringsnotat jf alternativene foran. Vedtektene sendes ut på høring til alle barneskolenes samarbeidsutvalg, foreldrenes arbeidsutvalg og ansattes organisasjoner. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Så raskt det er praktisk mulig å få til. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2015-2019 25.11.2015 Side 8 av 8