INNKALLING TIL STYREMØTE I HELSE MØRE OG ROMSDAL HF 20. JUNI 2011

Til medlemmene i styret for Helse Møre og Romsdal HF Dykkar ref: Vår ref: Ark. 012 gen/- Dato 10.06.11 INNKALLING TIL STYREMØTE I HELSE MØRE OG ROMSDAL HF 20. JUNI 2011 Vi kallar med dette inn til styremøte i Helse Møre og Romsdal HF Tid: Måndag 20. juni 2011 kl. 14.30 18.00. Møtestad: Ålesund sjukehus, Administrasjonen, Styrerommet Saksframlegga blir lagt ut på styreadministrasjon i løpet av tirsdag 14. juni. Eventuelt forfall skal meldas til gunn.elin.nygard@helsenr.no, evnt. telefon 71 12 09 73. Sakliste: Sak 2011/17 Underskrift av protokoll nr. 02/11 frå møte 24.05.11 Sak 2011/18 Sak 2011/19 Sak 2011/20 Sak 2011/21 Sak 2011/22 Sak 2011/23 Tilsetjing av administrerande direktør Referatsaker Oppnemning av medlemmer til Brukarutval for Helse Møre og Romsdal HF for perioden 01.07.11 31.12.13 Retningsliner for brukarutval i Helse Møre og Romsdal HF Vidareføring av ordning med beredskap, utval og fullmakter frå Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF Eventuelt Sak 2011/24 Godkjenning av protokoll nr. 03/11 frå møte 20.06.11 Vel møtt! Kopi: Varamedlemmene John Harry Kvalshaug styreleiar sign

STYRET Sak 2011/18 Tilsetjing av administrerande direktør Behandlast i: Styret for Helse Møre og Romsdal HF Møtedato Saksbehandlar: Lars Magnussen 20.06.2011 Arkivkode: Saksmappe: Forslag til vedtak: Tilråding blir lagt fram i møtet. Stjørdal, 14. juni 2011 Lars Magnussen kst. administrerande direktør

STYRET Sak 2011/19 Referatsaker Behandlast i: Styret for Helse Møre og Romsdal HF Møtedato Saksbehandlar: Lars Magnussen 20.06.2011 Arkivkode: Saksmappe: Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF tar referatsakene til orientering. Stjørdal, 14. juni 2011 Lars Magnussen kst. administrerande direktør

2 Orienteringar: Føretaksmøte mellom Helse Midt-Noreg RHF og Helse- og omsorgsdepartementet er halde 8. juni 2011. Det framkom nokre punkt av betydning for Helse Møre Romsdal HF. Det blir venta at Helse Midt-Noreg RHF vil gje nokre oppdrag vidare til Helse Møre og Romsdal HF i eit kommande føretaksmøte, men blir no lagt fram til orientering. Referatet blir ettersendt når det er offentleg. Det vil bli gjeve ei utfyllande munnleg orientering i møtet. Det er ikkje halde styremøte i Helse Midt-Noreg RHF sidan siste møte i styret for Helse Møre og Romsdal HF..//. Alle referat frå styringsgruppa for samanslåinga er lagt ved.

Referat Referansegruppen 09 februar 2011 Sted: HMN lokaler på Stjørdal Møtestart: Kl.1600 Møteslutt: Ca. kl. 1814 Til stede: Torbjørg Vanvik, eierdirektør Tor Harald Haukvik, kommunikasjonsdirektør Sveinung Aune, HR direktør Astrid Eidsvik, administrerende direktør Einar Myklebust, ass dir Tore Robertsen, Direktør for styre og eieroppfølging Ann-Margrethe Langbakk, Juridisk direktør Ole Stokke Sigmund Eidem Lars Magnussen, prosjektleder Forfall: John Olav Berdal Nils Eriksson, administrerende direktør Helse Midt-Norge RHF, leder Helse Midt-Norge RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Sør-Øst RHF (på video) Helse Sør-Øst RHF (på telefon) Konserntillitsvalgt Konserntillitsvalgt Helse Midt-Norge RHF Hovedverneombud Helse Nordmøre og Romsdal HF Møteledelse: Møtet ledet av Torbjørg Vanvik. Presentasjonsrunde Deltakerne presenterte seg med navn og funksjon. 1. Gjennomgang av oppdraget Torbjørg Vanvik gjennomgikk oppdraget, orienterte kort om prosessen i foretaksmøtet og i Styret for Helse Midt-Norge RHF. 2. Erfaringer med tilsvarende prosesser i Helse Sør-Øst RHF Tore Robertsen gjennomgikk prosessene som er kjørt i Helse Sør-Øst, med Vestre Viken HF som eksempel, i tillegg til noen relevante erfaringer fra hovedstadsprosessen. Arbeidsmetodikken og sentrale dokument fra helse Sør-Øst RHF ble gjennomgått, og er gjort tilgjengelig for Helse Midt- Norge RHF. Side 1 av 4

Viktigheten av å få etablert et styre for det nye foretaket ble understreket dette styret bør ha to oppgaver; ansette Administrerende direktør for det nye foretaket og forberede overtakelse av drift. For eksisterende foretak er det helt vesentlig å holde fokus på de løpende driftsoppgaver det ble som eksempel vist til at samlet underskudd aldri har vært så stort i Helse Sør-Øst som det året man slo sammen Helse Sør og Helse Øst. Ut fra orienteringen og diskusjonen ble det konkludert med at Eksisterende foretak må ha fullt fokus på den daglige drift, ikke minst ut fra krevende budsjettsituasjon og oppdragsdokument Forutsetning om lokal styring bør legges til grunn. Helse Midt-Norge RHF skal i minst mulig grad legge føringer for hvordan det nye foretaket skal organisere seg for å drive mest mulig effektivt Eksisterende foretak må ikke inngå kontrakter/foreta disposisjoner/ansettelser i ledende posisjoner som legger føringer for nytt foretak. Dersom dette ikke kan unngås, skal saken legges fram for adm dir i HMN RHF. Styreleder og administrasjon bør skaffe seg nødvendige fullmakter for forhold som foretaksmøter og andre løpende beslutninger knyttet til prosessen Sentrale oppgaver for Helse Midt-Norge RHF er vedtekter for nytt foretak (herunder navn og forretningsadresse), sammensetning av styre og formål/operative krav som skal stilles i forbindelse med sammenslåingen 3. Fremdriftsplan Prosjektleder gjennomgikk fremdriftsplan og utfordringer; de mest tidskritiske aktivitetene nå er å sørge for det formelle rundt etableringen av nytt foretak, og å komme i gang med ansettelsesprosessen for ny administrerende direktør. Med normale rutiner rundt kravspesifikasjon for stillingen, utlysning, evaluerings- og ansettelsesprosess samt tidsbruk frem til tiltredelse kan en eventuell ekstern administrerende direktør tidligst være på plass i september. En eventuell intern ansettelse innebærer at AD er på plass i god tid før sommeren. Styringsgruppen drøftet om det burde legges opp til at utlysningen kunne gjennomføres i regi av Helse Midt-Norge RHF for å spare tid, men konkluderte med at nytt styre må ha eierskap til prosessen med å definere hovedarbeidsområder, egenskaper og beslutte prosess rundt ansettelsen. Formkrav rundt danningen av nytt helseforetak er overkommelig, men tidsrammen for etableringen er begrenset. Selv om det ikke forventes vesentlige kostnader knyttet til omdanningen (dokumentavgift, videreføring av skatteposisjoner o.a.) orienterte prosjektleder om at det bli innhentet uttalelser til fremgangsmåten fra advokat og revisor. Av hensyn til løpende drift antok styringsgruppen at det mest hensiktsmessige er at eksisterende budsjett og oppgavefordeling videreføres for de operative enhetene i hele 2011, slik at man unngår usikkerhet om hvilke budsjett/mål som gjelder nede i organisasjonen. Regnskap for det nye foretaket konsolideres så ved årsavslutningen. Prosjektleder ble bedt om å vurdere dette nærmere og ta opp problemstillingen med økonomidirektørene i berørte foretak. Når det gjelder valg av forretningsadresse diskuterte styringsgruppen kriterier for valget. Denne beslutningen tilligger Helse Midt-Norge RHF som del av stiftelsesprosessen, og Side 2 av 4

styringsgruppen var enig om at det ikke er tid eller noe stort behov for en omfattende prosess. Styringsgruppen ba likevel om at kriteriene for valg av forretningsadresse skulle være åpne og kommunisert på forhånd, og det var enighet om at de to mest sentrale krav må vare tilknytning mellom forretningsadresse og en av de store driftsenhetene, og geografisk beliggenhet (eller rettere sagt god kommunikasjon til hele foretaket). Videre mente styringsgruppen at noe vekt må legges på forhold som et godt administrativt miljø å bygge videre på, nærhet til andre beslutning/samarbeidspartnere og symboleffekt av beslutningen. Styringsgruppen mente ut fra dette at valget reelt sett står mellom lokalisering i Molde og i Ålesund, i umiddelbar tilknytning til eksisterende sykehus. Styringsgruppen understreket at betydningen av forretningsadresse må tydeliggjøres. Det vil ikke bli aktuelt å flytte alle administrative funksjoner når nytt foretak etableres, og det kan godt tenkes en løsning hvor administrative funksjoner fordeles mellom driftsenhetene. I dag er det heller ikke tilgjengelige lokaler til en rask samlokalisering av hele administrasjonen. Hensynet til effektiv drift og ledelse tilsier imidlertid at noen sentrale stabs- og ledelsesfunksjoner vil omfordeles over tid. 4. Fordeling av ansvar mellom HMN, HSM og HNR Styringsgruppen viste til at kontakten med ansattes organisasjoner, og ansvaret for å gjennomføre drøftinger etc er linjeansvar og tilligger HF ene. Helse Midt-Norge RHFs ansvar er å koordinere de budskap og prosessene som skal gjennomføres. Viktigheten av at (mellom)ledelse og stabsfunksjoner er orienter/involvert i forkant av kontakten med ansattes organisasjoner ble understreket blant annet for å kunne gi relevante svar ved henvendelser fra ansatte. Det er tatt initiativ for å begynne samarbeid mellom foretakene på en rekke områder så som kommunikasjon, økonomi og IKT. Slike initiativ er positive men skal koordineres gjennom Prosjektleder. Prosjektleder ba også om en mer utfyllende tilbakemelding fra HF ene på de områder hvor man ser behov for å starte koordineringsarbeidet nå eller forberede beslutninger til ny AD er på plass for det nye foretaket (regnskapssystem, lønnssystem, regnskap, styringssystem, avtaleverk, administrative og kliniske rutiner, spesielle IKT-løsninger osv). 5. Kommunikasjonsplan Kort innledning fra kommunikasjonsdirektør, hvor det ble henvist til utsendt (revidert) informasjonsplan. Elektroniske kanaler er under etablering o Prosjektområde på ekstranett/åpen tilgang o Etablerte nettsteder, likt utformet samleside o Felles prosjektområde på virksomhetsportal (RHF nivå) o Hjemmeside for nytt tomt helseforetak o Ekstranett for styreadministrasjon for nytt foretak o Virksomhetsportal for nytt felles foretak lanseres først etter at nytt foretak er operativt Viktigste budskap er business as usual Det tas sikte på å informere løpende etter hvert som beslutninger tas (også når det ikke skjer noen beslutninger) Det vurderes en kalender over beslutninger/innstillinger/milepæler fremover Side 3 av 4

6. Prosess med oppnevning av styremedlemmer På siste styremøte i RHF et ble valgkomite bedt om å starte arbeidet; først møte i valgkomiteen er i morgen (10.02.11). Det tas sikte på å benytte listene som ble sendt inn sist, og velge politiske/ eierrepresentanter ut gjeldende valgperiode (til Mai 2012); etter dette benyttes ordinær valgperiode i likhet med øvrige HF. Styringsgruppen drøftet kort formalia rundt oppnevningen, og selv om fremgangsmåten er i tråd med tidligere praksis ved omdanninger av HF anbefales valgstyret å sjekke ut dette med HOD for sikkerhets skyld. Valg av ansatterepresentanter er noe mer komplisert, ikke minst fordi det nye foretaket ikke har ansatte enda. Det legges opp til at ansatterepresentanter i eksisterende styrer prolongeres i 2 måneder (frem til 01 Juli). Fremdriften tilsier mest sannsynlig at det ikke holdes valg 09 Mars som for øvrige HF, men ansattes organisasjoner ble oppfordret til å fremme en felles liste innen 03 Mars, slik at disse medlemmene kan oppnevnes av RHF-styret og delta i prosessen med sammenslåing av HF-ene og ansettelse av ny AD. 7. Budsjett Kostnadene ved sammenslåingen anses så langt å være begrenset. Prosjektleder anbefalte at direkte kostnader ved stiftelsen av nytt foretak, det nye foretakets kostnader ved ansettelse av ny AD og oppstartsaktiviteter, ekstern bistand (juridiske, revisor etc), kostnader ved kommunikasjon og nødvendig samordning av IKT og diverse administrative kostnader dekkes av RHF et. Anslått kostnadsramme inntil 1 mill NOK. Prosjektleder og eventuelt annen bistand dekkes løpende og belastes ikke prosjektet. HF ene stiller personell til disposisjon (kostnadsfritt) for prosjektet i perioden frem til sammenslåingen, og alle kostnader dekkes av nytt foretak etter 01 Juli. Usikkerheten ved kostnadsanslagene er i første rekke knyttet til om det skulle påløpe vesentlige merkostnader ved etableringen og oppløsingen av eksisterende foretak (lite sannsynlig) og om det kreves omfattende bistand fra HEMIT/ innen IKT før felles foretak tar over driften. Prosjektleder vil i så fall komme tilbake til dette. Styringsgruppen sluttet seg til forslaget og ba om at forslaget forankres hos AD i Helse Midt- Norge RHF. 8. Eventuelt Neste møte avholdes som telefonmøte fredag 04 Mars kl 09-11. Referent Lars Magnussen Side 4 av 4

Referat Referansegruppen 04 Mars 2011 Sted: Telefonmøte Møtestart: Kl.1800 Møteslutt: Ca. kl. 1915 Til stede: Torbjørg Vanvik, eierdirektør Tor Harald Haukvik, kommunikasjonsdirektør Trond Håvard Eidet, HR Astrid Eidsvik, administrerende direktør Nils Eriksson, administrerende direktør Tore Robertsen, Direktør for styre og eieroppfølging Ole Stokke John Olav Berdal Sigmund Eidem Lars Magnussen, prosjektleder Hanne Lilian Søvik Forfall: Sveinung Aune, HR direktør Edgar Bæverfjord Helse Midt-Norge RHF, leder Helse Midt-Norge RHF Helse Midt-Norge RHF (for Aune) Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Sør-Øst RHF (på video) Konserntillitsvalgt Hovedverneombud Konserntillitsvalgt Helse Midt-Norge RHF Brukerutvalget i HSM Helse Midt-Norge RHF Brukerutvalget i HNR Møteledelse: Møtet ledet av Torbjørg Vanvik. 1. Referat fra sist Prosjektleder viste til utsendt referat, ingen innkomne merknader. Av hensyn til offentliggjøring av referater legges det opp til 3 virkedagers innsigelse på referat, etterpå vil de automatisk bli ansett som godkjent. Det skal opplyses om frist sammen med referatet når det sendes ut til styringsgruppen. 2. Styremøte i Helse Midt-Norge RHF Torbjørg Vanvik gjennomgikk styremøtet, supplert med kommentarer fra prosjektleder. Noe diskusjon rundt hvorvidt styret i helse Midt-Norge RHF skulle mene noe om organisering i Side 1 av 3

Helse Møre og Romsdal HF (eg: lokal ledelse), men vedtak vart i tråd med innstillingen som understreker at organisering av foretaket er et foretakets eget ansvar. Helse Møre og Romsdal HF er nå formelt stiftet, styre er oppnevnt og det er avtalt oppstartsseminar (foretaksmøte?) med styreleder i Helse Midt-Norge. Første formelle styremøte blir i forbindelse med fellesmøte med Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF sine styremøter i Molde 22-23 Mars. 3. Sammenslåingsavtale Utkast til sammenslåingsavtale ble gjennomgått. Det er tatt utgangspunkt i tilsvarende avtale fra sammenslåingen av Vestre Viken HF. Det er ingen vesentlige endringer fra det som er opplyst i styresaken om stiftelsen av Helse Møre og Romsdal HF, men noen presiseringer om at ansatte beholder alle pensjonsrettigheter inngår i avtalen. Prosjektleder ba om tilbakemelding fra HSM og HNR om det er ønskelig med flere forhold som bør omfattes av selve sammenslåingsavtalen, og ber om at dette oversendes slik at det kan behandles på neste møte i styringsgruppen. 4. Styret i Helse Møre og Romsdal HF Forberedelser til første styremøte i Helse Møre og Romsdal HF må gjennomføres av en av administrasjonene. Saksliste settes opp av nyvalgt styreleder, men prosjektleder foreslo at følgende tema bør gjennomgås: a. Konstituering b. Orientering om virksomhetene c. Ansettelse av direktør (første runde) i. Kriterier ii. Bruk av byrå iii. Annonsering, kontaktperson iv. Ekstern/intern søknadsprosess v. Tidsplan vi. Konstituering? d. Orientering om arbeidet med å slå sammen virksomhetene e. Eventuelt I tillegg må det drøftes hvordan det nye styret kan motta administrativ støte fra RHF og HF ene uten at man oppfattes som å gå inn på eksisterende styrers ansvarsområde. Det planlegges et oppstartseminar 14 Mars på Stjørdal (muligens som foretaksmøte), hvor Helse Midt-Norge RHF ved Styreleder Kolbjørn Almlid og adm.dir Gunnar Bovim vil møte det nye styret. Videre tas det sikte på å begynne drøftingen mhp ansettelse av adm.dir men formelle beslutninger avventes til første offisielle møte. Dette styremøtet vil avholdes i forbindelse med styremøter i Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF den 22-23 Mars i Molde, hvor det planlegges et fellesmøte på kvelden den 22 Mars. Side 2 av 3

5. Arbeid som skal gjennomføres frem til nytt foretak blir operativt Tor Harald Haukaas orienterte kort om utsendt skisse til propsjektskisse kommunikasjon. Prosjektleder mente skissen gir en god og oppsummerende oversikt over de tiltak det må arbeides med frem til nytt foretak blir operativt. Det var ingen innvendinger til planen. Prosjektleder viste til en oversikt fra IKT over oppgaver som må gjennomføres. Dette er en blanding av oppgaver knyttet til nytt foretak og enkelte andre tiltak, og listen inneholder både prosjekter som må/bør gjennomføres innen nytt foretak blir operativt og tiltak som kan/bør utsettes. Prosjektleder mener likevel at dette gir en god oversikt for arbeidet med å prioritere arbeidsoppgaver. Prosjektleder orienterte kort om (telefon/video)møter med økonomidirektører og HR. Det gjenstår en god del arbeid på disse områdene, men dialogen er i gang. Prosjektleder orienterte om at han tar sikte på å oppnevne (lokale) delprosjektledere innen områdene, som får ansvar for å utarbeide en fullstendig oversikt over oppgaver som må/bør gjøres før sammenslåingen, og oppgaver som kan/bør vente. Prosjektleder koordinerer arbeidet mellom delprosjektlederne og overser fremdrift. Saker av større viktighet eller hvor det er uenighet mellom HF ene legges frem for styringsgruppen. Eventuelt kan noen få saker av mer prinsipiell karakter fremlegges for styret i Helse Møre og Romsdal HF. Det er ikke mottatt oversikt fra HF ene om hvilke tiltak man ser for seg må gjennomføres. 6. Innspill fra brukerutvalgene Det er avholdt et fellesmøte mellom brukerutvalgene i HSM og HNR. Innspill på organisering av medvirkningen er mottatt og oversendes det nye Styret. Det legges opp til at lederne for de eksisterende brukerutvalg skal møte på styremøtene i det nye styret i påvente nytt felles brukerutvalg. På grunn av tidsrammen vil det ikke bli avholdt en før/etter undersøkelse av brukertilfredshet slik som foreslått. Noen resultater vil likevel kunne leses ut av gamle/nye brukerundersøkelser. Innspill fra pensjonistforbundet om organisering/samarbeid med brukerutvalg er mottatt og ble referert i møtet. 7. Eventuelt Agenda for møte med tillitsvalgte 31.03 må utarbeides. AU spørres, prosjektleder følger opp. Neste møte avholdes som telefonmøte, prosjektleder finner dato(!!). Referent Lars Magnussen Side 3 av 3

Referat Referansegruppen 18 Mars 2011 Sted: Telefonmøte Møtestart: Kl.1500 Møteslutt: Ca. kl. 1600 Til stede: Torbjørg Vanvik, eierdirektør Tor Harald Haukvik, kommunikasjonsdirektør Sveinung Aune, HR direktør Astrid Eidsvik, administrerende direktør Tore Robertsen, Direktør for styre og eieroppfølging Ole Stokke John Olav Berdal Sigmund Eidem Lars Magnussen, prosjektleder Hanne Lilian Søvik Forfall: Nils Eriksson, administrerende direktør Edgar Bæverfjord Helse Midt-Norge RHF, leder Helse Midt-Norge RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Sunnmøre HF Helse Sør-Øst RHF (på video) Konserntillitsvalgt Hovedverneombud Konserntillitsvalgt Helse Midt-Norge RHF Brukerutvalget i HSM Helse Nordmøre og Romsdal HF Brukerutvalget i HNR Møteledelse: Møtet ledet av Torbjørg Vanvik. 1. Referat fra sist Prosjektleder viste til utsendt referat, ingen innkomne merknader. 2. Styremøte i Helse Møre og Romsdal HF Lars Magnussen gjennomgikk kort planene for felles styreseminar og sakslisten til styremøtet. I styreseminartet vil AD i Helse Sunnmøre og Helse Nordmøre og Romsdal orientere om status og utfordringsbild i de respektive foretak. For øvrig blir det innlegg fra styreledere, ansatterepr. og brukere. Styremøtet er kort og formelt. Konstituering av daglig leder/adm dir vil bli foretatt. Side 1 av 2

Dersom det skal være formøter/drøftinger med tillitsvalgte før styremøtet er det ingen ansatte i foretaket å drøfte spørsmålene med. Det ble orientert om at slike eventuelle saker vil tas opp med ansatterepresentanter i styret dette vil være godt nok for de fleste saker i overgangsperioden. Dersom saker av større betydning skal opp vil helse Sunnmøre og Helse Nordmøre og Romsdal måtte stå for drøfting med ansattes organisasjoner dette må i så fall måtte avtales særskilt. 3. Status i Organisering av arbeidet med forberedelser til at nytt foretak tar over driften Prosjektleder orienterte kort om sammensetning av prosjektledere for delprosjektene. Behov for avklaring på prosjektleder fag og prosjektleder for administrative støttefunksjoner. Det er tilbudt IKT-ressurs fra HEMIT, men avtale er ikke inngått enda. Det er avtalt besøk hos Vestre Viken 2403 med arbeidsgruppene på HR og økonomi. Det jobbes med å etablere fullstendige lister over oppgaver som må gjøres i forbindelse med sammenslåingen, og prioritere hva som må besluttes/gjennomføres før 0107, hva som bør startes opp før 0107 og hva som kan/bør utsettes til etter 0107. Oversikt legges frem i neste møte i styringsgruppen. Mandat for delprosjektlederne ble etterspurt fra styringsgruppen. Prosjektleder oversender utkast til mandat som er utarbeidet for delprosjektlederne. Det tas sikte på å godkjenne mandater i neste møte i styringsgruppen. 4. Eventuelt Agenda for møte med tillitsvalgte 31.03 må følges opp. Avklares mot konserntillitsvalgte/au (Sveinung Aune). Neste møte avholdes som telefonmøte, prosjektleder finner dato(!!). Referent Lars Magnussen Side 2 av 2

Referat Referansegruppen 12 April 2011 Sted: Telefonmøte Møtestart: Kl.1700 Møteslutt: Ca. kl. 1750 Til stede: Torbjørg Vanvik, eierdirektør Tor Harald Haukås, kommunikasjonsdirektør Olav Finnøy, HR-direktør Nils Eriksson, administrerende direktør Trond Håvard Eidet, HR direktør Ole Stokke John Olav Berdahl Tore Robertsen, Direktør for styre og eieroppfølging Sigmund Eidem Lars Magnussen, prosjektleder Forfall: Hanne Lilian Søvik Sveinung Aune, HR direktør Astrid Eidsvik, administrerende direktør Edgar Bæverfjord Helse Midt-Norge RHF, leder Helse Midt-Norge RHF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Midt-Norge RHF Konserntillitsvalgt Hovedverneombud Helse Sør-Øst RHF Konserntillitsvalgt Helse Midt-Norge RHF Brukerutvalget i HSM Helse Midt-Norge RHF Helse Sunnmøre HF Brukerutvalget i HNR 1. Referat fra sist 2. Orientering om status i delprosjektene a. her har jeg for enkelthets skyld lagt ved siste referat fra prosjektmøte med (del)prosjektlederne. b. Notat fra KLP er vedlagt c. Notat om telefonløsning 3. Kommunikasjonsoppgaver knyttet til overgangen 0107 a. notat om informasjonstiltak b. e-postdomene 4. Orientering om IKT-prosesser knyttett tilovergang nytt foretak Notat fra IKT-bestillere i foretaket om omfang av oppgaver referat/presentasjn fra statusgjennomgang og ROS-analyse 110511 (ettersendes eller presenteres i møte) 5. Samhandlingsoppgaver Diskusjonsnotat 6. Eventuelt - økonomi - postboksadresse, signatur/prokura i det nye foretaket, arbeidsinstruks for AD nytt foretak - informasjon om HR-tiltak, ønske om bedre informasjon og mer medvirkning fa tillitsvalgte Side 1 av 4

Møteledelse: Møtet ledet av Torbjørg Vanvik. 1. Referat fra sist Ingen innkomne merknader til utsendt referat. Det ble i møtet orientert om en skrivefeil i referat fra 12. April knyttet til vurdering av fremtidig e-postdomene: skal være Fornavn.Etternavn@helse-mr.no 2. Orientering om status i delprosjektene Prosjektleder Lars Magnussen gjennomgikk i noe detalj Status i delprosjektene basert på utsendt referat fra Prosjektgruppen. Styringsgruppen bemerket at Til utfordringene mhp seperat faktura for HSM og HNR i 2. halvår 2011 så bør dette kunne kreves fra KLP. Denne type service dekkes av administrasjonskostnadene til KLP. Ved behov kan Torbjørg Vanvik benyttes som ressursperson ovenfor KLP på området. Til utformingen av arbeidsavtale ba styringsgruppen om at man spesielt vurderte formuleringene rundt arbeidssted. Selv om arbeidet med omstillingskonferanse ikke haster mest, vil det være sentralt at dato i august/september settes av i god tid før sommeren Styringsgruppen viste til at i kreditoroversikten er det et stort antall privatpersoner/pasienter med egenandeler, kjørerefusjoner etc. Her må omfanget av informasjon vært riktig 3. Status i arbeidet med forberedelser til at nytt foretak tar over driften Prosjektleder orienterte kort om status i delprosjektene. Oversikt over oppgaver er etablert inne de fleste delprosjektene, og avklaringer mot linjeledere er påbegynt. Noen hovedpunkter er: Første utkast til overføringsbrev til alle ansatte er utarbeidet og drøftet med HRdirektører. Bearbeides videre og drøftes med tillitsvalgte før det sendes ut medio Mai (frist er egentlig 2 uker, men ikke nødvendig å vente) Kjørebok for fusjonen innen HR drøftet med kontaktperson i Spekter Omtale av sammenslåingen i forbindelse med ansettelser i mellomperioden er avklart med HR-direktører Felles holdninger til lønnsforhandlinger og partssammensatte utvalg frem til neste hovedoppgjør drøftet internt Fellesmøte lønn/regnskap i HSM og HNR avholdt, avklaringer mot PRS etterspurt Utfordringer knyttet til felles fakturaadresse, mellomløsninger etc påbegynt Arbeid med budsjettkoordinering påbegynt i regi av Økonomidirektører Forberedelser for varsling til kreditorer, avtalepartnere, Brønnøysundregistre, leietakere etc påbegynt Side 2 av 4

Organisering av ephorte, arkivsystem, personalarkiv, ivaretakelse av gamle arkiv begynner umiddelbart over påske Ansvar for å forberede utskifting av profil-infomateriell plassert, ikke påbegynt ROS-analyse planlegges medio Mai Prosjektleder fag og prosjektleder administrative systemer er nylig oppnevnt og er derfor kommet noe kortere i arbeidet med å skaffe oversikt og prioritere oppgaver. Løpende oversikt over oppgaver og status i arbeidet vil bli lagt inn på felles prosjektplass styringsgruppen vil varsles og gis tilgang til denne når den er prøvd ut og fungerer skikkelig. Det er gjennomført besøk hos Vestre Viken 24.03.11 med arbeidsgruppene på HR og økonomi. Nyttige tilbakemeldinger, og en del tilsendt maler og annet materiell brukes som utgangspunkt for videre arbeid. 4. Gjennomføringsavtale Gjennomføringsavtaler er vedlagt, og er tidligere gjennomgått i styringsgruppen. Regional prosjektleder viser til at noen overordnede prinsipper for sammenslåingen bør vedtas i styrene for foretakene. Ut over dette bør konkrete vvedtak behandles i styringsgruppen, i prosjektgruppen, eller direkte i linja i de berørte organisasjonene. Det legges opp til styrebehandling av gjennomføringsavtale 23-25 Mai, og prosjektleder ba om tilbakemelding på eventuelle endringer i avtalen innen 01 Mai. Berørte foretak har ansvar for hver sin styrebehandling. Styringsgruppen sluttet seg til at overordnede prinsipper for overføringen nedfelles i en overføringsavtale som skissert. 5. Prosessen med ansettelse av ny Adm.dir. Regional prosjektleder viste til at Styret i Helse Møre og Romsdal HF har diskutert kriterier for ansettelsen i styreseminar 06 April, og at ansettelsesutvalget er i arbeid sammen med Totalconsult. Annonsen legges ut førstkommende lørdag, søknadsfrist 12 Mai. 6. Styresaker i Helse Møre og Romsdal HF Regional prosjektleder viste til utsendt oversikt over styresaker til ordinært møte i styret 23 Mai. Dersom eksisterende driftsorganisasjoner ønsker å ha innspill til noen saker til styret i Helse Møre og Romsdal må dette meldes kst AD i det nye foretaket. 7. Eventuelt Regional prosjektleder viste til at noen merkostnader knyttet til fusjonen vil påløpe, men at dette bør begrenses. Det er nyttig hvis foretakene fører oversikt over sine merkostnader i mellomperioden. Møte med tillitsvalgte avholdt 31 Mars. Det virker som om stemningen knyttet til fusjonen er god, men mer informasjon etterspørres. Side 3 av 4

Styringsgruppens leder orienterte kort om føretaksmøte med Helse Møre og Romsdal HF onsdag 13 April, og saker som tas opp der. Neste møte i styringsgruppen legges til uken 9-13 Mai, prosjektleder og styringsgruppens leder finner dato og kaller inn. Referent Lars Magnussen Side 4 av 4

Referat Styringsgruppen 13 Mai 2011 Sted: Telefonmøte Møtestart: Kl.1200 Møteslutt: Ca. kl. 1410 Til stede: Torbjørg Vanvik, eierdirektør Tor Harald Haukås, kommunikasjonsdirektør Olav Finnøy, HR-direktør Nils Eriksson, administrerende direktør Trond Håvard Eidet, HR direktør Ole Stokke John Olav Berdahl Tore Robertsen, Direktør for styre og eieroppfølging Sigmund Eidem Lars Magnussen, prosjektleder Forfall: Hanne Lilian Søvik Sveinung Aune, HR direktør Astrid Eidsvik, administrerende direktør Edgar Bæverfjord Helse Midt-Norge RHF, leder Helse Midt-Norge RHF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Midt-Norge RHF Konserntillitsvalgt Hovedverneombud Helse Sør-Øst RHF Konserntillitsvalgt Helse Midt-Norge RHF Brukerutvalget i HSM Helse Midt-Norge RHF Helse Sunnmøre HF Brukerutvalget i HNR Møteledelse: Møtet ledet av Torbjørg Vanvik. 1. Referat fra sist Ingen innkomne merknader til utsendt referat. Det ble i møtet orientert om en skrivefeil i referat fra 12. April knyttet til vurdering av fremtidig e-postdomene: vurdert løsning skal være Fornavn.Etternavn@helse-mr.no. Se for øvrig vedtak i sak 3 i dagen møte. Side 1 av 4

2. Orientering om status i delprosjektene Prosjektleder Lars Magnussen gjennomgikk i noe detalj status i delprosjektene basert på utsendt referat fra Prosjektgruppen. Regional prosjektleder viste også til utsendt oversikt over styresaker til ordinært møte i styret for Helse Møre og Romsdal HF den 24 Mai. Styringsgruppen bemerket at Til utfordringene mhp seperat faktura for HSM og HNR i 2. halvår 2011 så bør dette kunne kreves fra KLP. Denne type service skal dekkes av administrasjonskostnadene til KLP. Ved behov kan Torbjørg Vanvik benyttes som ressursperson ovenfor KLP på området. Til utformingen av arbeidsavtale ba styringsgruppen om at man spesielt vurderte formuleringene rundt arbeidssted. Selv om arbeidet med omstillingskonferanse ikke haster mest, vil det være sentralt at dato i august/september settes av i god tid før sommeren Styringsgruppen viste til at i kreditoroversikten er det et stort antall privatpersoner/ pasienter med egenandeler, kjørerefusjoner etc. Her må omfanget av informasjon vært riktig i overgangsperioden. Tidligere pasienter som fremgår av reskontrooversikt må ikke motta varsel om endring dersom det ikke er spesielt behov for det. IKT-prosjektleder etter 0107 bør avklares med HEMIT og ny fast adm dir i HMR så snart som mulig Sak om videreføring av beredskapssystemer etc frem til ny organisasjon er på plass bør legges frem for styret i god tid før 01 Juli Styringsgruppen noterte seg at det ikke blir endringer i pensjonsordning for ansatte Styringsgruppen noterte seg at utfordringene på telefonsystemsiden er større enn tidligere forutsatt, og at det kan være vanskelig å opptre med felles telefonnummer fra 01 Juli. Dette er knyttet vanskeligheter med å sette over telefonsamtaler mellom enhetene forskjellig støttesystem for telefoni og gamle telefonsentraler (spesielt HNR). 3. Kommunikasjonsoppgaver knyttet til overgangen 0107 Prosjektleder gjennomgikk utsendt notat om hvordan overgangen til nytt foretak bør markeres. Det var enighet om at RHF et bidrar til markering av ansettelsen av ny adm dir og at internett/intranettsider benyttes til markering og informasjon knyttet til endringene. Videre kan/bør en presselunsj eller tilsvarende med styreleder og ny adm dir med fordel arrangeres rundt 01 Juli. Styringsgruppen er i utgangspunktet skeptisk til å benytte vesentlige ressurser til ytterligere markeringer, både på grunn av signaleffektene dette vil gi i en tid med begrensede ressurser, og fordi en markering ovenfor både ansatte og allmenheten er vanskelig midt i ferietiden. I tillegg kommer at siden ny felles foretaksledelse ikke vil være på plass før i løpet av høsten og at bla. Felles telefonnummer mest sannsynlig ikke vil være operativt enda dette innebærer at nye markeringer vil måtte komme etter hvert. Styringsgruppen sluttet seg til at informasjonssjefene i HSM og HNR får i oppdrag å gjennomgå informasjonsmateriale med sikte på oppdatering og samordning, samt vurdere hvilke skilting som må endres som følge av fusjonen og hvor raskt dette må gjøres. Side 2 av 4

Styringsgruppen sluttet seg til at domenet blir www.helse-mr.no, og forma for e-post blir: fornamn.etternamn@helse-mr.no, eller postmottak@helse-mr.no for felles-adresser. 4. IKT-prosesser knyttet til overgang nytt foretak Prosjektleder Lars Magnussen orienterte om vurderingene om utfordringer knyttet til IKTprosesser og gjennomført ROS-analyse med bistand fra HEMIT og IKT-bestillere i foretakene. Ingen nye vesentlige momenter er avdekket. Styringsgruppen ba om at ROS-analysen mhp endringer av IKT-systemer legges ut på prosjektets hjemmesider når denne er ferdig. 5. Samhandling Regional prosjektleder viste til at de fleste forretningsforbindelser til HSM og HNR bare får varsel om at virksomheten i foretakene er overtatt av Helse Møre og Romsdal HF og at alle rettigheter og plikter er overtatt av det nye foretaket. Helseforetaksloven 50 fastsetter at slik omdanning skjer ved at eiendeler, rettigheter herunder offentlige tillatelser og forpliktelser som er knyttet til virksomheten, overføres som en helhet til foretaket. Overdragelsen bygger på et kontinuitetsprinsipp. Overføring av forpliktelser har frigjørende virkning for det overdragende HFet. Fordringshavere og andre rettighetshavere kan ikke motsette seg overføringen eller gjøre gjeldende at overføringen utgjør en bortfallsgrunn for rettsforholdet. Ut fra dette er det ikke tvil om at det formelt sett er tilstrekkelig å sende melding til kommunene om endringen i foretaksstruktur. Spørsmålet det skal tas stilling til er om det likevel skal gjøres en ekstra innsats ovenfor berørte kommuner med å informere dem om dannelsen av nytt foretak og informere om konsekvensene for samarbeidet. Stortinget behandler endringer i lovgivningen nå i Jun, og styringsgruppen ga uttrykk for at det ut fra dette uansett må legges opp til en dialog med kommunene og endringer i inngåtte avtaler. Behovet for å ha et godt samarbeid med kommunene tilsier at det lages et særskilt opplegg for kommunene. 6. Eventuelt Økonomi Regional prosjektleder redegjorde for gjennomgangen av kostnader ved sammenslåingen. Kostnadsbildet er ikke komplett enda, men basert på en diskusjon i prosjektgruppa anslås følgende merkostnader knyttet til fusjonen: Samordning av IKT-systemer: 6-7 mnok. Prosjektlederassistanse kommer i tillegg. Ny nettløsning (hjemmesider, intranettløsning): 0,5-1,0 mnok Felles telefonsystem: ca 3 mnok. Inkludert felles støttesystem for å kunne sette over telefoner mellom sentralene/enheten, og ny telefonsentral i Kr.sund. Omorganisering/overtallighet 5 mnok? Knyttet til doble funksjoner i ledelse, evt tilskudd/kostnader knyttet til samordning av stabs/støttefunksjoner (overtallighet, flyttetilskudd, tillitsvalgtordninger etc) Side 3 av 4