Vedlegg 2: Behandlingsprosedyre Nedenfor er beskrevet prosedyren for søknadsbehandlingen som foretas i 2010. Alle søknader evalueres i en trinnvis prosess som omfatter en faglig evaluering av eksterne eksperter og en strategisk evaluering av Forskningsrådets administrasjon. For søknader om utstyr som defineres å være storskalainfrastruktur er prosedyren noe mer omfattende enn for andre søknader. Begrepet storskalainfrastruktur har under søknadsbehandlingen en noe videre definisjon enn ved forrige utlysning. Med storskala menes infrastrukturer av spesielt stor nasjonal viktighet, være seg store laboratorier og utstyrsenheter så vel som vitenskapelige databaser og samlinger og einfrastruktur. Det er Forskningsrådets administrasjon som avgjør hvorvidt en infrastruktur skal søknadsbehandles som storskala. For store laboratorier og utstyrsenheter ansees ca. 30 millioner kroner som retningsgivende beløpsgrense for hvorvidt en infrastruktur skal søknadsbehandles som storskala. Denne beløpsgrensen gjelder Forskningsrådets andel av total kostnadsramme for etablering av infrastrukturen; driftskostnadene inkluderes m.a.o. ikke her. Men for viktige nasjonale infrastrukturer som ikke er knyttet opp mot store laboratorier og utstyrsenheter (f.eks vitenskapelig databaser og samlinger) kan det legges til grunn en lavere beløpsgrense enn 30 millioner kroner. Behandlingsprosedyre for søknader som ikke defineres å være storskalasøknader Søknadsbehandlingen foregår trinnvis som skissert i figur 1. Alle søknadene blir først evaluert av rådgivende utvalg bestående av eksterne fagpersoner (kalt ekspertpaneler). Gjennom denne evalueringen gjøres en faglig prekvalifisering. Med utgangspunkt i denne prekvalifiseringen gjennomfører Forskningsrådets administrasjon så en helhetsvurdering og utarbeider en samlet innstilling til et styreutvalg bestående av habile medlemmer fra Hovedstyret og divisjonsstyrene. Vurderingskriteriene brukt av de ulike panelene er indikert i figuren og gjengitt mer detaljert i eget vedlegg som kan lastes ned fra websiden. ene settes sammen i henhold til den faglige profilen i søknadsmassen. Ut fra hensynet til habilitet er så godt som alle paneldeltagerne hentet fra utlandet. De prosjekter som av ekspertpanelene vurderes til å ha tilstrekkelig høy faglig kvalitet tas videre til administrativ vurdering. Første del av den administrative behandlingen foretas av grupper (administrasjonspaneler) bestående av medarbeidere i Forskningsrådet med godt kjennskap til et faglig, tematisk og/eller teknologisk avgrenset område og deres respektive norske forskningsaktører. Faglig avgrensning for hvert administrasjonspanel foretas dels på grunnlag av det faglige, tematiske eller teknologiske nedslagsfeltet til de søknadene som ble rangert høyest i den faglige prekvalifiseringen, og dels på grunnlag av Forskningsrådets prioriterte tematiske og teknologiske områder. Det er derfor ikke nødvendigvis noen én-til-én-korrespondanse mellom ekspertpanelene og administrasjonspanelene. Så langt det er mulig settes imidlertid ekspert- og administrasjonspanelene sammen i henhold til de aktuelle fag-, tema- eller teknologiområdene slik at søknadene konkurrerer med andre søknader innen samme eller beslektede områder gjennom en stor del av søknadsbehandlingen. Administrasjonspanelene utarbeider rangerte lister over søknader innen hvert tematiske og/eller teknologisk avgrensede område. På grunnlag av disse listene utarbeider Forskningsrådets administrasjonsgruppe for forskningsinfrastruktur (kalt infragruppen) samlede lister over de høyest prioriterte søknadene innen hver kategori, og utarbeider så et forslag til endelig rangering.
Nasjonal satsing på forskningsinfrastruktur, utlysning oktober 2010 Side 2 av 5 Innkomne søknader Faglig prekvalifisering i ekspertpaneler 1 2 Prosjektledelse og søkerinstitusjon Forskningsmiljø Gjennomførbarhet Internasjonalt samarbeid Forskningsmessig betydning Generell prosjektkvalitet Vurderingene fører til følgende lister over prosjekter: Søknader som ikke tas videre til administrativ helhetsvurdering n Markering av grensen for de beste prosjektene De beste prosjektene fra ekspertevalueringene Vurdering i administrasjonspaneler panel 1 panel 2 panel n Relevans i forhold til utlysning Prosjektledelse og søkerinstitusjon Nasjonal karakter Nasjonalt samarbeid og arbeidsdeling Næringsmessig relevans Samfunnsmessig relevans Strategisk forankring og betydning Rangert liste over de søknader panelet har vurdert De høyest prioriterte fra de administrative panelene Samlet vurdering i administrasjonsgruppen Infragruppen Øvrige strategiske føringer i utlysningen Helhetsvurdering av balansen mellom nasjonal investering og deltakelse i internasjonale forskningsinfrastrukturer Samsvar med definisjonen av én eller flere av kategoriene av forskningsinfrastruktur vurdering ikke er blant de høyest prioriterte. Rangert lister over de høyest prioriterte søknadene. søknader som foreslås innvilget innvilgetinnvilget.asjonspanel Styreutvalg Figur 1: Prosessflyt for søknadsvurdering: søknader som ikke er definert som storskalasøknader. (Detaljerte vurderingskriterier kan lastes ned fra websiden med utlysningen)
Nasjonal satsing på forskningsinfrastruktur, utlysning oktober 2010 Side 3 av 5 Behandlingsprosedyre for søknader som defineres å være storskalasøknader. Prosedyre for behandling av storskalasøknader er skissert i figur 2. Storskalasøknadene blir først evaluert av rådgivende utvalg bestående av eksterne fagpersoner (kalt ekspertpaneler). Alle storskalasøknadene blir så vurdert av Forskningsrådets administrasjon. Første del av den administrative evalueringen foregår på samme måte som beskrevet for søknader som ikke er storskalasøknader, og administrasjonspanelene utarbeider rangerte lister over storskalasøknader innen hvert tematiske og/eller teknologisk avgrensede område. I disse vurderingene inkluderes også samtlige prosjekter som er inkludert på Norsk veikart for forskningsinfrastruktur På grunnlag av de rangerte listene fra administrasjonspanelene utarbeider infragruppen et forslag til hvilke storskalaprosjekter som skal inviteres til dialogmøter etterfulgt av en invitasjon til å sende revidert søknad. Forslaget skal godkjennes av styreutvalget. På grunnlag av evalueringene og dialogmøtene utarbeider søkerne reviderte søknader. I den reviderte søknaden kan eventuelle kommentarer fra ekspertpanelene imøtekommes i eget brev. Forskningsrådets administrasjon vurderer hvorvidt dette skal forelegges ekspertpanelene, som etter et eventuelt virtuelt møte gir Forskningsrådet råd om hvorvidt kommentarene er imøtekommet på en tilfredsstillende måte. Deretter foretas en endelig administrativ helhetsevaluering som resulterer i et forslag til innstilling av søknader for finansiering. Denne fremlegges i styreutvalgets 2. møte.
Nasjonal satsing på forskningsinfrastruktur, utlysning oktober 2010 Side 4 av 5 Innkomne søknader Faglig evaluering i ekspertpaneler er Vurdering i administrasjonspaneler DEL 1 Admin.- paneler Rangert liste over de søknader panelet har vurdert Vurderingene fører til følgende lister over prosjekter: Samlet vurdering i administrasjonsgruppen Infragruppen søknader som foreslås invitert til trinn 2 Styreutvalg med medlemmer fra Hovedstyrer og divisjonsstyrene vurdering ikke går videre. vurdering inviteres til en siste avgjørende runde. Dialogmøter med utvalgte søkere Innkomne utvalgte reviderte søknader, samt prosjekter på veikartet etter forrige utlysning DEL 2 Ny vurdering i administrasjonspanel Admin.- paneler Vurderer de reviderte søknadene på grunnlag av gitte kriterier og eventuelle råd fra eksperter Rangert liste over de søknader panelet Ny samlet vurdering i administrasjonsgruppen vurdering ikke er blant de høyest prioriterte. Vurderes for oppdatert utgave av nasjonal veikart Infragruppen Rangert lister over de høyest Figur 1: Prosessflyt for søknadsvurdering søknader som ikke er definert som storskalasøknader. prioriterte søknadene. (For mer detaljevurderingskriterier vises til vedlegg.) søknader som foreslås innvilget c Styreutvalg Figur 2: Prosessflyt for søknadsvurdering: søknader som er definert som storskalasøknader. (For mer detaljerte vurderingskriterier vises til vedlegg som kan lastes ned fra websiden med utlysningen.)
Nasjonal satsing på forskningsinfrastruktur, utlysning oktober 2010 Side 5 av 5 Tilbakemelding til søkerne Alle søkerne mottar: Et standardisert avslags- eller tilsagnsbrev, samt en orientering om søknadsbehandlingsprosedyren. enes totalvurdering, samt vurderinger m/karakterer knyttet til hvert enkelt kriterium. Administrasjonspanelenes totalvurdering, for de søknader dette gjelder, samt vurderinger knyttet til hvert enkelt kriterium.