VEFSN KOMMUNE Saksbehandler: Stein Langmo Tlf: 75 10 11 60 Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 13/1986-2 PROSJEKT "NORDLAND REVISJON" - HØRINGSUTTALELSE FRA VEFSN KOMMUNE Rådmannens forslag til vedtak: Vefsn kommune gir sin tilslutning til videre utredning av Nordland Revisjon. For Vefsn kommune er det av stor betydning å beholde dagens lokalisering i Mosjøen, både av hensyn til nærhet til kommunerevisjonen, og hensynet til dagen ansatte i kommunerevisjonen. MILJØ Medfører saken miljøkonsekvenser? LIKESTILLING Berører saken likestillingsproblematikk? PLANFORANKRING Er saken forankret i kommuneplanen? DELEGASJON Er saken i tråd med delegasjonsreglementet? BUDSJETT Medfører saken budsjettregulering? Hvis ja klargjør kort: Hvis ja klargjør kort: Angi her i hvilken del, evt. i hvilken annen plan. Hvis nei, skal delegasj.reglementet endres? (angi i tilfellet hvordan) Hvis ja så skal reguleringen framgå i saksframlegget. Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Sammendrag Bakgrunn På initiativ fra noen revisjonsenheter i Nordland, er det utredet et utvidet samarbeid eller sammenslutning mellom revisjonsenhetene på Helgeland og Salten. Utredningen er utarbeidet av Jan Lunder Kommunikasjon. Styringsgruppen for prosjektet består av Johnny Dahlmo Indre Helgeland kommunerevisjon, Einar Martin Nordnes Ytre Helgeland kommunerevisjon og Johan Bakke Salten kommunerevisjon IKS. Hovedelementer i utredningen Beskrivelse av tilsyn og kontroll i kommunene, herunder kommunens egenkontroll, statlig tilsyn, kontrollutvalgets oppgaver og revisjonens oppgaver
Beskrivelse av situasjonen i dag for de tre revisjonsenhetene: Bemanning, produksjonsomfang, økonomi og organisering. Beskrivelse av fordeler og ulemper med èn felles revisjon på Helgeland og i Salten Beskrivelse av organisasjonsmodeller (f.eks IKS, vertskommunesamarbeid 27, aksjeselskap eid av kommunene, vertskommunesamarbeid 28). I tillegg en generell informasjon om eierstyring, herunder om selskapsavtale og eieravtale som styringsdokumenter. Beskrivelse av ansattes rettigheter og plikter, og hvordan informasjon og medbestemmelse er søkt ivaretatt i utredningen. Tilsyn og kontroll i kommunen Forholdet mellom administrasjonssjefen på den ene siden og kontrollutvalgene/revisjonen på den andre siden er kommentert slik i Ot.prp. nr 70 for 2002-2003. Prinsipielt løper det to kontroll-linjer fra kommunestyret; en går gjennom formannskapet, faste utvalg osv. til rådmannen. Kontroll og tilsyn vil her være en del av styrings- og ledelsesansvaret i hvert ledd av virksomheten. Den andre kontrollinjen går gjennom kontrollutvalget til revisjonen/sekretariatet, og er i relasjon til de politiske utvalg og administrasjonen av ekstern karakter. Revisjonen består av å vurdere om (revisjonsforskriften 3): regnskapene er avlagt i samsvar med lov og forskrifter årsregnskapet er i samsvar med regulert budsjett fattet med gyldig vedtak årsberetning er konsistent med årsregnskapet Særattestasjoner, inkludert attestasjon av momskompensasjon og spillemiddelregnskaper Faglig veiledning Pasientregnskap Vertskommunesamarbeid jf. kommunelovens 28 og 27 og uformelle samarbeid uten formell organisering som regnskapsføres som en del av kommunens virksomhet, er også omfattet av den generelle revisjonsplikten av kommunene. Revisor utfører også revisjon av kommunale foretak, overformynderi, kirkelige fellesråd, stiftelser med mer. I tillegg gjennomfører revisjonen forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonen er et redskap kontrollutvalget har for å føre tilsyn med administrasjonen på vegne av kommunestyret. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. For å velge ut områder for forvaltningsrevisjon skal det minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret har konstituert seg, utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon. Krav og målsettinger for en framtidig revisjonsordning. Arbeidsgruppens oppsummering og anbefalinger: Det skal utføres objektiv, uavhengig revisjon med høy kvalitet, som er nyttig for kommunene.
Kvaliteten på revisjonstjenestene sikres ved de ansattes kompetanse og god ledelse av revisjonen. Revisjonen skal være tidsriktig og aktuell i de tjenester som leveres. Dette krever en fleksibel organisasjon med tverrfaglig kompetanse. Styrke kontrollutvalgets og kommunestyrets oppgave med tilsyn og kontroll i kommunene. Revisjonen skal være en interessant og trygg arbeidsplass, med konkurransedyktige vilkår, der de ansatte trives. Revisjonens tjenester skal utføres effektivt til en kostnadsriktig pris. Arbeidsgruppas tilrådinger innbærer at revisjonen i de tre distriktene skal utvikles i samme retning som revisjonsselskapene fokuserer på: sterkere fagmiljøer, redusert sårbarhet, profesjonalisert kommunikasjon med kommunene og kontrollutvalg, mer fleksibilitet og større enheter, flere kommunale revisjonsenheter dekker hele fylker. Fordeler og ulemper med en revisjon i Nordland. Fordelene utvalget har kommet fram til er kort sagt at en vil oppnå de krav og målsettinger som er listet opp for en framtidig revisjonsordning. Ulempene som pekes på er: Tilstedeværelse i den enkelte kommune vil kunne bli noe endret. Innsikt i den enkelte kommunes styringsregime og kultur kan bli svekket Omorganiseringer og uenigheter knyttet til lokaliseringer vil føre til støy og lite effektiv drift noe som utvalget mener vil gå seg til etter hvert. Nøkkelmedarbeidere kan slutte. En revisjon med noe mer samlokalisering vil medføre mer reisetid for enkelte medarbeidere. Organisering og eierstyring. Arbeidsgruppa har vurdert flere alternative organisasjonsmodeller. Konklusjonen fra gruppa er at revisjonen bør organiseres gjennom et IKS. Denne sammenslutningsformen gir kommunene det nødvendige verktøyet for eierstyring og kontroll. I tillegg er det sannsynlig at en slik organisasjonsform vil komme innefor de fleste forhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Andre organisasjonsformer vil sannsynligvis ha et mer uavklart forhold til anskaffelsesreglementet. Arbeidsgruppa tilrår at selskapet eies av 22 kommuner med hver sin ulike eierandel. Det anbefales at hver kommune oppnevner ett representantskapsmedlem son har en stemme hver. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Selskapet bør ha et styre på 5 medlemmer. Ansatte i selskapet bør i tillegg gis mulighet til å velge ett styremedlem. Deltakerkommunene bør forplikte seg til samarbeid i en gitt periode for eksempel 3-5 år for å sikre stabilitet og forutsigbarhet for alle deltakerne i en etableringsfase. For å sikre god eierstyring av selskapet anbefales det at eierne inngår en "eieravtale" som regulerer selskapets forpliktelser overfor eierne på overordnet nivå. Den kan bl.a. inneholde: Strategier for eierskap Styringsmekanismer i selskapet Hvordan uenighet mellom eierne skal håndteres Forholdet til de ansatte
Det er ønskelig at så mange som mulig av de ansatte i dagens revisjonsordninger blir med over til det nye selskapet. Det er derfor viktig å sikre alle dagens ansatte en rettferdig, lik og saklig behandling i spørsmål knyttet til etablering og overgang til en ny revisjonsordning. I tråd med dette, tilbys fast ansatte i de nåværende revisjonsordninger ansettelse i det nye selskapet basert på eksisterende arbeidsavtale som utgangspunkt. De ulike selskapsformene i dagens ordninger gjør at det formelt sett er forskjellig regelverk som skal legges til grunn i forhold til de ansatte. Arbeidsgruppen anbefaler derfor at alle ansatte, uavhengig av hvilken av dagens revisjonsordninger de er ansatt i, og så langt det er mulig, behandles etter bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kap. 16, virksomhetsoverdragelse, og at det etableres kjøreregler som praktiseres likt i dagens ordninger. Det er noen usikkerhetsmomenter knyttet til etablering av nytt selskap og innholdet i dette. Man vet hva det nye selskapet skal gjøre og til dels hvordan dette skal skje, men siden det i liten grad er tatt stilling til lokalisering, organisering av arbeidet, fysisk og sosialt arbeidsmiljø og ledelse i nytt selskap, er det av stor betydning at så mye av usikkerhetsmomentene som mulig kartlegges og kvitteres ut i forkant av at den enkelte medarbeider gis tilbud om ansettelse i det nye selskapet. Lokalisering Føringer som bør legges til grunn ved valg av lokalisering (ikke prioritert rekkefølge): Beholde og rekruttere medarbeidere Nærhet til kommunene Mulighet til å benytte kollektivtransport Leiekostnader Mulighet for å etablere gode IKT-løsninger Lokalenes funksjonalitet Reiseavstand for de ansatte Stedsvalg kan medføre rettigheter knyttet til midlertidige overgangsordninger for enkelte ansatte. Økonomi Tilskudd fra kommunene Kommune Innb. Tall Budsjett 2013 Fast Variabel Sum Endring Grane 1455 466 000 500 000 13 699 513 699 47 699 Hattfjelldal 1456 466 000 500 000 13 708 513 708 47 708 Nesna 1813 518 000 500 000 17 069 517 069-931 Hemnes 4585 889 000 800 000 43 167 843 167-45 833 Vefsn 13258 1 980 000 1 700 000 124 823 1 824 823-155 177 Rana 25 652 3 641 000 1 700 000 241 511 1 941 511-1 699 489 Salten kom.revisj. 7 890 000 7 000 000 741 836 7 741 836-238 164 Indre Helgeland 7 960 000 5 700 000 453 976 6 153 976-1 816 024 Ytre Helgeland 3 845 000 3 950 000 154 188 4 104 188 259 188 Vurdering På grunn av utviklingen i kommunene øker kravet til spesialisering av revisjonen. Dette gjelder spesielt innenfor forvaltningsrevisjonen, hvor revisjonen må gå kontrollere fagfelt som ligger utenfor det fagfeltet hvor revisorer tradisjonelt er utdannet. Når mange fagfelt skal dekkes, øker behovet for større enheter.
Økonomi Jeg antar økonomi vil ha stor betydning for de fleste kommunene når revisjonsordningen skal vurderes. I tabellen Økonomi - tilskudd fra kommunene framgår det at Vefsn kommune vil få redusert utgiftene med ca 155 000,- pr år. Rana kommune i dag betaler kr 3 641 000,- pr år for å få utført revisjon. Med ny revisjonsordning blir den årlige utgiften kr 1 941 511,-, det vil si en mindre utgift på kr 1 699 489,-. Til sammenligning kan nevnes at Bodø kommune har en utgift til revisjon på kr 2 257 000,-. Bodø kommune har 48 422 innbyggere. I forhold til kommunene i Salten ser det ut for at vi i dag har en kostbar revisjonsordning. Utgiftsnivået i Ytre Helgeland kommunerevisjon er imidlertid omtrent det samme som i Indre Helgeland kommunerevisjon. Når Rana kommune kan spare 1,7 mill kroner på en ny revisjonsordning, er det rimelig å anta at Rana kommune vil gå inn for Nordland Revisjon. Dersom Nordland Revisjon ikke blir realisert, kan Rana kommune alternativt tilslutte seg Salten kommunerevisjon. Det blir dermed lite igjen av Indre Helgeland Kommunerevisjon. Lokalisering/forholdet til de ansatte. Utvalget skriver i utredningen: Lokalisering i felles lokaler på færre plasser enn i dag må være et område det eventuelle nye styret finner løsning på. Det sies videre i oppsummeringen: selskapet lokaliseres i felleslokaler med tilfredsstillende IKT-løsninger i mellom 3-5 kommuner. Etter min vurdering er det viktig for Vefsn kommune å ha nærhet til kommunerevisjonen. Også for de ansatte i dagens kommunerevisjon vil det være viktig å beholde dagens kontorsted. Konklusjon Vefsn kommune gir sin tilslutning til videre utredning av Nordland Revisjon. For Vefsn kommune er det av stor betydning å beholde dagens lokalisering i Mosjøen, både av hensyn til nærhet til kommunerevisjonen, og hensynet til dagen ansatte i kommunerevisjonen. Magne Pettersen rådmann Asle Gammelli økonomisjef