NOTAT Til: LS, november 11 Dato: 31.10.2011 Saksnummer: 11-546 Fra: AU/Hilde Tretterud Møte- og dokumentåpenhet i NJ - særlig vekt på åpenhet i AU Landsmøtet 2011: NJ vil være et eksempel for andre i spørsmål om åpenhet. Landsmøtet ber landsstyret vurdere om, og i tilfelle hvordan, arbeidsutvalget kan praktisere større åpenhet i sitt arbeid. Landsstyret 15.- 17. juni 2011: Landsstyret ber arbeidsutvalget innen årsskiftet beskrive dagens praksis og foreslå om og hvordan arbeidsutvalget kan praktisere større åpenhet. Dagens formelle utgangspunkt 6. september 2005 vedtok landsstyret Retningslinjer for møte- og dokumentåpenhet. Disse ble endret 17. februar 2010. Vedlegget viser endringene. Retningslinjene for AU i kortform: 1. AU-møtene er lukket (kun åpent for AU selv, generalsekretær og kommunikasjonsrådgiver). AU kan invitere hvem det vil til enkeltsaker, f.eks. saksbehandler i staben. 2. AUs sakskart er åpent. Fortrolige saker (B-saker) beskrives med nøytral tittel. 3. Saksdokumenter til AU er som hovedregel unntatt innsyn [ ]. AU kan likevel bestemme at dokumenter åpnes for innsyn etter behandling. 4. AUs vedtak er åpne når møtene er ferdige. Referat skal være klart senest 1 uke senere. Vedtak i B-saker er lukket. Når det gjelder pkt 3. om tilgangen til AU-dokumenter, ble åpenheten strammet inn ved endringen i 2010. Tidligere sa retningslinjene at Saksdokumenter som legges fram for AU er som hovedregel åpne etter behandling. AU kan likevel bestemme at dokumenter unntas innsyn. Saksdokumentene ble ikke tidligere lagt åpent ut, retningslinjene gav kun åpning for å levere disse ut.
Dagens praksis 1. I AU-møtene deltar AU med evt. varaer, generalsekretær og kommunikasjonsrådgiver (unntatt ved behandling av personalsaker), samt saksbehandlere fra staben, som AU inviterer inn. Ved sjeldne anledninger inviteres f.eks. tillitsvalgte inn for å belyse en sak. 2. Sakskartet legges som hovedregel på NJs nettsted når møteinnkalling sendes AU. 3. Saksdokumenter er ikke åpent tilgjengelig noe sted. Og det er ytterst sjeldent etterspørsel etter dem. 4. Vedtakene er åpne, med mindre de er kategorisert som B-saker. a. I praksis gjøres de mest aktuelle vedtakene kjent for staben via gjennomgang av AU-sakene i våre morgenmøter. b. De vedtakene som er endelige i AU, er ofte ikke av offentlig interesse slik at det informeres om disse i nyhetsbrev og på NJs nettsted, men typisk er at søkere av penger eller rettsbistand får informasjon om vedtakene fra saksbehandler. c. Mange av vedtakene i AU er forberedende saksbehandling til landsstyret. Disse framkommer som forslag i saksdokumentene til landsstyret noen dager etter AU. Saksdokumentene til LS er åpne når de sendes LS, og legges på NJs nettsted. Referatet gjøres normalt ikke tilgjengelig på NJs nettsted før etter påfølgende AUmøte, og etter at AU har godkjent referatet. Åpenhet i det danske journalistforbundet Møder: Hovedbestyrelsens møder er åbne for hovedbestyrelsens medlemmer og formelle observatører samt forbundets ansatte. Dokumenter: Journalisten har adgang til alle indkaldelser, referater og bilag i forbindelse med hovedbestyrelsesmøder. Bilag til udvalg under hovedbestyrelsen er undtaget for denne offentlighed i forhold til Journalisten. I alle tilfælde gælder, at sager som berører eller omhandler navngivne medlemmer ikke er tilgængelige. Skulle Journalisten alligevel få oplysninger om medlemssager, er Journalisten underlagt tavshedspligt. Medlemmerne har på anmodning adgang til de samme dokumenter som Journalisten Offentligheden har i princippet ingen adgang til dokumenter. Hvis vi ønsker offentlighed om visse dokumenter, vil de blive publiceret på vores website Det svenske forbundet har ikke svart på spørsmål om hvordan de praktiserer dette. Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 2
Arbeidsutvalget og åpenhet AU har diskutert mulige måter for å gjøre AU åpnere, og ønsker å endre 1. dokumentåpenhet i forhold til saksdokumenter 2. kommunikasjonen rundt AUs saker, overfor medlemmer og tillitsvalgte 1. Dokumentåpenhet I retningslinjene heter det nå at saksdokumenter som hovedregel er unntatt innsyn. AU ønsker å skille mellom saker der AU gjør vedtak, dvs sluttbehandler en sak, og saker der AU er forberedende organ for landsstyret. AU mener at forberedende saksdokumenter i saker der AU er besluttende myndighet, som hovedregel bør være åpne når AU har hatt saken til behandling. I saker som går videre, er AUs saksdokument til landsstyret åpent i det det sendes LS, da det samtidig legges på NJs nettsted. Et forberedende dokument til AU, kan likevel åpnes for innsyn etter forespørsel til AU. Dette reflekteres i forslag til endrede Retningslinjer for møte- og dokumentåpenhet i NJ. 2. Åpenhet om arbeidet i AU Sakskartet til både AU og LS er åpne, og saksdokumentene til LS er åpne (unntatt spesielle saker), og har vært det lenge. Sakskart og saksdokumenter legges på NJs nettsted. Det er liten trafikk på disse sidene. AU ønsker derfor å gå mer aktivt ut med informasjon om hvilke saker AU arbeider med, f.eks. gjennom nyhetsbrev og nyhetsartikler på NJs nettsted (forsiden av www.nj.no ). AU mener sekretariatet bør gis denne oppgaven. AUs forslag til vedtak: Landsstyret ber sekretariatet sørge for at det gis god informasjon til tillitsvalgte og medlemmer om hva slags saker og problemstillinger arbeidsutvalget arbeider med. Kanaler for slik informasjon er først og fremst NJs nettsted og nyhetsbrev. Informasjon om hvordan man kan få innsyn i AUs saksdokumenter skal være lett tilgjengelig. (forts.) Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 3
Retningslinjene for møte- og dokumentåpenhet endres slik: 1. Retningslinjer for møteåpenhet under AU- og LS- møter Arbeidsutvalgets møter Arbeidsutvalgets møter er i utgangspunktet åpent kun for AUs medlemmer m/varaer og NJs generalsekretær, samt normalt kommunikasjonsrådgiver. AU kan invitere hvem det ønsker til behandlingen av enkeltsaker. Kommunikasjonsrådgiver trer ut av møtet ved behandling av personalsaker som gjelder ansatte i NJ. Landsstyrets møter Landsstyrets møter er etter NJs vedtekter 29 åpne for NJs medlemmer dersom landsstyret ikke med 3/4 flertall beslutter å lukke møtet under behandlingen av konkret angitte saker. Så lenge landsstyret (eller arbeidsutvalget etter fullmakt fra landsstyret jfr. pkt. 4) ikke har vedtatt å lukke møtet, er det åpent for alle. Landsstyrets møter er normalt åpne for NJs sekretariat, også når de lukkes etter vedtektenes 29. Landsstyret kan i særskilte saker lukke møtet også for NJs sekretariat og/eller generalsekretæren (jfr pkt 4). 2. Retningslinjer for dokumentåpenhet vedr saksdokumenter som sendes AU og LS Sakskart til AU Sakskartet til AU-møter er som hovedregel åpent. AU har flere saker til behandling som må behandles fortrolig. Slike saker må unntas innsyn, og skal da markeres med nøytral tittel på A-delen av kartet. Saker på B-kart er kun tilgjengelig for AUs medlemmer m/varaer, sekretariat og NJs kontrollkomité. LS informeres regelmessig om hva slags B-saker AU har behandlet. Saksdokumenter til AU Saksdokumenter som legges fram for AU - i saker hvor AU har endelig beslutningsmyndighet - er som hovedregel åpne etter behandling. AU kan likevel bestemme at dokumenter unntas innsyn. Dokumenter i saker der AU er forberedende organ, er som hovedregel unntatt innsyn for andre enn AUs medlemmer m/varaer, sekretariat og NJs kontrollkomité, men AU kan likevel bestemme at dokumenter åpnes for innsyn etter behandling. Sakskart til LS Sakskartet til LS er åpent. Saker kan unntas innsyn når møteledelsen vil foreslå å lukke møtet til en sak. Saken skal da markeres på A-sakskart med nøytral tittel. Saker på B-kart er kun tilgjengelig for landsstyrets medlemmer m/varaer, sekretariat og NJs kontrollkomité. Saksdokumenter til LS Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 4
Saksdokumentene til LS er åpne når de sendes LS, eller legges fram på møtet. Saksdokumenter til saker som foreslås lukket, er som hovedregel unntatt innsyn for andre enn landsstyrets medlemmer m/varaer, sekretariat og NJs kontrollkomité. Dersom LS vedtar å lukke en sak, er saksdokumentene til saken også unntatt innsyn for andre enn dem som her er nevnt. 3. Retningslinjer for når AU-vedtak og LS-protokollen er åpne AU-vedtakene er som hovedregel åpne når møtet er avholdt, referatene skal være godkjent og klare til utsending senest en uke etter møtets slutt. Vedtak i saker som er unntatt innsyn, er kun tilgjengelige for AUs medlemmer m/varaer, sekretariat og NJs kontrollkomité. LS-vedtakene er åpne, og vil ofte være kjent gjennom NJs nettsted, og Journalisten er normalt til stede ved møtene. En foreløpig LS-protokoll skal være klar senest en uke etter møtets slutt, og legges da på NJs nettsted. Eventuelle saker som har vært til lukket behandling står i en B-del av protokollen, som kun er kjent for landsstyrets medlemmer m/ varaer, sekretariat og NJs kontrollkomité. 4. Konkretiseringer av når AU har fullmakt til å sette saker på landsstyrets B-kart, samt lukke landsstyrets behandling. Dersom landsstyret i den enkelte sak likevel mener den skulle være åpen, kan det vedta å åpne møtet og saksdokumenter. Det er da prosedyren i vedtektenes 29 som må benyttes. I praksis betyr det at ¼ del av landsstyrets medlemmer kan åpne en sak som AU har lukket. I følgende saker har AU fullmakt til å sette saker på landsstyrets B-kart og lukke landsstyrets behandling: Tariffdiskusjoner og godkjenning av tariffkrav Diskusjoner om forholdet til forretningsforbindelser, motparter, og evt. andre utenforstående Saker der enkeltmedlemmer har krav på personvern (inkluderer eksklusjonssaker), eller av strategiske årsaker ønsker/trenger konfidensialitet. Saker der tillitsvalgte og klubber av strategiske hensyn ønsker/trenger konfidensialitet I følgende saker kan AU lukke landsstyrets behandling for NJs sekretariat: Saker der ansatte i NJ har krav på personvern Diskusjoner som vedrører NJ-ansattes lønns- og arbeidsbetingelser Ansettelse av generalsekretær I følgende sak kan AU lukke landsstyrets behandling for NJs generalsekretær: Diskusjoner som vedrører generalsekretærens lønns- og arbeidsbetingelser Vedtatt i landsstyret 6. september 2005, med endringer 17. februar 2010 og xx. november 2011. Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 5
Norsk Journalistlag, Postboks 8793, 0028 Oslo Side 6