Personalreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU)

Personalreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU)

Del I Generelt... 3 1 Innledning... 3 2 Reglementets virkeområde... 3 3 Habilitet... 3 4 Verv i NMBUs innstillings- og tilsettingsråd... 4 5 Taushetsplikten... 4 Del II Kunngjøring... 4 6 Kunngjøring av stillinger... 4 7 Unntak fra kravet om kunngjøring... 5 8 Intern kunngjøring... 5 9 Kunngjøringers innhold... 6 10 Vilkårene for fornyet kunngjøring... 6 Del III Innstilling, behandling av søknader m.m.... 6 11 Innstillingsorgan for følgende stillinger:... 6 Direktører, administrative ledere i universitetsadministrasjonen og senterledere... 6 Dekan... 7 Instituttledere... 7 Undervisnings- og forskerstillinger ved institutter:... 7 Midlertidige forsker- og undervisningsstillinger ved institutter:... 7 Administrative stillinger... 7 Tekniske stillinger... 8 Professor faglig ledelse SKO 1404... 8 12 Behandling av søknader... 8 13 Vurdering av søkerne, intervju mv... 9 Del IV Tilsetting... 10 14 Tilsettingsorgan... 10 Universitetsstyret tilsetter... 10 Fakultetsstyret tilsetter:... 11 Instituttvise tilsettingsutvalg tilsetter:... 11 Sentralt tilsettingsråd tilsetter:... 11 15 Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter... 12 16 Saksbehandlingen i tilsettingsrådet... 13 17 Melding om tilsetting.... 13 Del V Beregningsregler, ordenstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage... 14 18 Beregning av tjenestetiden... 14 19 Ordensstraff... 14 20 Saksbehandlingsregler ved klage... 14 1 av 16

Del VI Andre bestemmelser... 15 21 Arbeidstid... 15 22 Permisjoner... 15 1. Velferdspermisjoner... 15 2. Utdanningspermisjon... 15 3. Permisjon for å overta annen stilling... 15 23 Ferie og ferielister... 15 24 Attester... 15 25 Biarbeid... 16 26 Forskningstermin... 16 2 av 16

Del I Generelt 1 Innledning Reglementet er utarbeidet med hjemmel i Lov om statens tjenestemenn m.m av 4. mars nr. 3, jf. 23(tjenestemannsloven- tjml), universitet- og høgskoleloven av (univl) og hovedavtalen i staten 13 nr. 2 e Reglementet er godkjent i møte med tjenestemannsorganisasjonene den 23. april 2013 og er stadfestet av Fornyings- administrasjons og kirkedepartementet i brev av 15.8.2013. Reglementet trer i kraft den 1.1.2014. Hver av partene i virksomheten og stadfestelsesmyndigheten kan når som helst kreve at reglementet tas opp til revisjon, jf. tjml. 23 nr. 3. 2 Reglementets virkeområde Dette reglementet gjelder for alle stillinger ved NMBU som omfattes av Lov om statens tjenestemenn m.m. (tjml) og Lov om universiteter og høyskoler av 1.april 2005 (univl). Reglene i del II, III og IV gjelder ikke for tilsetting av tjenestemenn for kortere tid enn seks måneder, jf. tjml 6.nr 1. Institutt eller enhetsleder har tilsettingsmyndighet i slike saker(fs vedtak av 25.4.2013). En tilsetting/forlengelse av et tilsettingsforhold som vil strekke seg ut over seks måneder, skal behandles etter reglementets vanlige regler. Reglementet gjelder ikke forelesere og hjelpelærere, øvingslærere og praksisveiledere med mindre enn 37,5 prosent av full stilling, eksamenssensorer og eksamensinspektører, jfr. Forskrift til tjml 1 bokstav l. Vitenskapelig stillinger omfatter alle stillinger på lønnsplan 17.510 Undervisnings- og forskerstillinger, 17.515 Utdanningsstillinger, og 90.400 Forskerstillinger. Universitetsstyret kan bestemme at andre stillinger enn de ovennevnte skal følge reglene for tilsetting av vitenskapelige stillinger. For øvrig vises til Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. 3 Habilitet Samme person bør av habilitetshensyn ikke sitte i både innstillingsutvalget og tilsettingsorganet i en og samme tilsettingssak. Det vil likevel ikke medføre inhabilitet at en person er medlem av begge organer ved behandlingen av en tilsettingssak så lenge ikke flertallet av innstillingsorganet også er medlem av tilsettingsorganet. Spørsmål om habilitet i kollegiale organer behandles iht. forvaltningslovens 8. 3 av 16

4 Verv i NMBUs innstillings- og tilsettingsorgan Deltagelse i innstillingsutvalg og tilsettingsorgan er en tjenesteplikt. Medlemmene av tilsettingsorganet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å underskrive møteprotokoll. Dersom likevel enkelte medlemmer ikke deltar i behandlingen av en sak, eller ikke underskriver møteprotokollen er utvalget beslutningsdyktig dersom minst halvparten av medlemmene deltar og underskriver. Ved stemmelikhet har tilsettingsorganets leder dobbeltstemme. Behandles tilsettingssaken på sirkulasjon(skriftlig saksbehandling) er tilsettingsorganets beslutningsdyktig når samtlige medlemmer har avgitt uttalelse i saken. Ethvert medlem kan kreve at det i stedet skal avholdes møte. 5 Taushetsplikten Ansatte som medvirker i tilsettingsprosessen, og i øvrige saker som behandles av tilsettingsorganet skal ivareta konfidensialitet i forhold til personopplysninger og andre forhold som er undergitt taushetsplikt, jf. forvaltningslovens 13. Del II Kunngjøring 6 Kunngjøring av stillinger Ledige stillinger skal normalt kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse, jf. tjml 2. Søknadsfristen skal være minimum to uker. NMBU skal kunngjøre alle stillinger på arbeids- og velferdsetatens nettsider (nav.no) og internt på universitetets egen nettside. Det enkelte institutt fastsetter ytterligere kunngjøring i samarbeid med personalenheten. Fraværende tjenestemenn (permisjon el.lign.) bør som hovedregel underrettes om ledige stillinger. Ansvaret for dette ligger til nærmeste leder. Vitenskapelige stillinger skal som regel i tillegg kunngjøres internasjonalt gjennom www.euraxess.no Ansettelsesorganet kunngjør selv undervisnings- og forskerstillinger, jf. univl 6-3 nr. 2. Når universitetsstyret tilsetter i stilling som dekan, professor kode 1404, ved «kallelse», jfr. univl. 6.3 nr. 4, senterledere samt i stillinger som administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør, fremmes betenkning/stillingsbeskrivelse og forslag til kunngjøringstekst av rektor. Når samme organ tilsetter i stilling som administrative ledere i universitetsadministrasjonen, fremmes stillingsbeskrivelse og forslag til kunngjøringstekst av administrasjonsdirektør eller økonomi- og eiendomsdirektør for sine respektive underliggende enheter. Når fakultetsstyret tilsetter i stilling som instituttleder fremmes betenkning/stillingsbeskrivelse og forslag til kunngjøringstekst av dekan. Når de instituttvise tilsettingsutvalgene tilsetter i undervisnings- og forskerstillinger fremmes betenkning/stillingsbeskrivelse og forslag til kunngjøringstekst av instituttleder. 4 av 16

Når det sentrale tilsettingsutvalget for teknisk-/administrative stillinger tilsetter, fremmes stillingsbeskrivelse og forslag til kunngjøringstekst av enhetsleder. Tilsettingsutvalget godkjenner kunngjøringsteksten. Kunngjøringsteksten oversendes tjenestemannsorganisasjonene for gjennomsyn før utlysing finner sted. Det settes en frist på maksimalt tre virkedager for uttalelse og drøfting av stillingens lønnsplassering, jfr. HTA pkt. 2.3.8. 7 Unntak fra kravet om kunngjøring Det gjøres unntak fra offentlig kunngjøring 1. I særlige tilfeller ved vikariater og midlertidige stillinger for inntil 12 måneder. Disse stillingene kan kunngjøres internt. Denne bestemmelsen gjelder ikke lederstillinger. 2. Ved eksternt finansierte oppdragsstillinger når person er navngitt i prosjektsøknad, jf. forskrift til tjml 2 nr. 4. 3. Ved tilsetting i eksternt finansierte oppdragsstillinger, dersom det er krav om hurtig tiltredelse, jf. forskrift til tjml. 2 nr. 4. Slike saker skal drøftes med tjenestemannsorganisasjonene. Stillinger nevnt i pkt. 1 innstilles iht. reglementets 11 og tilsettes av institutt/enhetsleder. Stillinger nevnt i pkt. 2-3 tilsettes av instituttleder/enhetsleder direkte, jf. FS vedtak av 25.04.2013. Universitetsstyret kan i henhold til univl. 6-3(4) og 2 nr. 5 i forskrift til tjml. foreta tilsetting i undervisnings- og forskerstilling uten forutgående kunngjøring («kallelse») når særlige grunner taler for det. Slik tilsetting kan ikke foretas hvis mer enn ett medlem av universitetsstyret motsetter seg dette. Når midlertidig tilsetting er foretatt etter ordinær tilsettingsprosedyre og etter offentlig kunngjøring der det er oppgitt mulighet for senere fast tilsetting, kan tilsettingsorganet fatte vedtak om fast tilsetting uten ny kunngjøring. Forøvrig vises til 5 nr. 1 og 2 i forskrift til tjml, jf. univl. 6-5 om tidsbegrenset tilsetting av vitenskapelig personale. Midlertidig tilsatt tjenestemann i henhold til forskriftens 5 nr. 1 og univl 6-5 tilsettes fast dersom stillingen er utlyst med mulighet for kvalifiseringsperiode og vedkommende har kvalifisert seg ved utløpet av perioden. 8 Intern kunngjøring I særskilte tilfeller under omstilling kan rektor eller den rektor gir fullmakt og etter samråd med avtalepartene, bestemme at tekniske- og administrative stillinger som er nyopprettede eller ledige og som ingen har krav på kan kunngjøres internt. Lederstillinger skal kunngjøres 5 av 16

offentlig(eksternt) også i disse tilfellene. Bestemmelse om intern kunngjøring skal alltid treffes etter samråd med tjenestemannsrepresentantene i tilsettingsrådet. 9 Kunngjøringers innhold Kunngjøringen skal inneholde en beskrivelse av stillingen, opplysninger om tittel og arbeidsområde, kvalifikasjonskrav, lønnsvilkår, arbeidssted (for tiden), fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig og evt. særlige vilkår for stillingen samt søknadsfristen, som ikke må være kortere enn to uker. Det skal i tillegg opplyses om stillingen er en heltids- eller deltidsstilling, om det er en fast eller midlertidig stilling og angivelse av hvem som kan gi nærmere opplysninger. Opplysning skal gis om at det vil være mulighet for tidsbegrenset ansettelse dersom det ikke melder seg søker som er fullt ut kvalifisert for fast stilling. Likestillingshensyn skal vektlegges ved tilsetting. Er det ene kjønn klart underrepresentert innen den aktuelle stillingskategori på vedkommende fagområde, skal kunngjøringen inneholde en oppfordring om til det underrepresenterte kjønn om å søke, jfr. univl 6-3 nr.2. Dersom stillingen utlyses som universitetslektor skal det opplyses at det er adgang til å søke opprykk til førsteamanuensis/førstelektor. 10 Vilkårene for fornyet kunngjøring Dersom innstillings- eller tilsettingsorganet ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen eller det foreligger reelle feil i denne, skal stillingen normalt kunngjøres på nytt. Dersom det har gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble kunngjort, kan tilsettingsorganet beslutte at stillingen skal kunngjøres på nytt. Dersom en finner at det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, kan tilsettingsorganet beslutte at stillingen kunngjøres på nytt. Del III Innstilling, behandling av søknader m.m. 11 Innstillingsorgan for følgende stillinger: Prorektor, direktører, administrative ledere i universitetsadministrasjonen og senterledere Fellesstyrets vedtak av 31.1.2013 og 25.4.2013 Innstilling foretas av rektor som oppnevner en gruppe som skal bistå i innstillingsarbeidet. En i gruppen skal være foreslått av tjenestemannsorganisasjonene. Universitetsstyret skal orienteres om gruppens sammensetning før arbeidet tar til. 6 av 16

Dekan Fellesstyrets vedtak av 31.1.2013 Innstilling foretas av et utvalg bestående av: Rektor (leder) En universitetsstyrerepresentant, oppnevnt av universitetsstyret To representanter for tjenestemennene, oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap En studentrepresentant, oppnevnt av studenttinget Utvalget suppleres med en instituttleder fra fakultetet utpekt av rektor. Denne deltar i vurdering og innstilling av søkere til det aktuelle fakultetet. Instituttledere Fellesstyrets vedtak av 31.1.2013 Innstilling foretas av et utvalg bestående av: Dekan (leder) To representanter for de fast tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger ved det aktuelle institutt, fremmet av instituttstyret En representant for tilsatte i tekniske og administrative stillinger ved det aktuelle institutt, fremmet av instituttstyret En studentrepresentant ved det aktuelle institutt, fremmet av studenttinget. Undervisnings- og forskerstillinger ved institutter: Fellesstyrets vedtak av 31.1.2013 Innstilling foretas av et utvalg bestående av: 2 arbeidsgiverrepresentanter oppnevnt av instituttstyret blant ansatte (ved de instituttene som ikke har instituttstyrer oppnevner instituttleder disse arbeidsgiverrepresentantene) 1 leder for aktivitetsområdet eller stedfortreder 1 tjenestemannsrepresentant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene 1 studentrepresentant oppnevnt av studenttinget Instituttstyret (instituttleder ved de instituttene som ikke har instituttstyrer) utpeker leder for innstillingsutvalget Midlertidige forsker- og undervisningsstillinger ved institutter: Fellesstyrets vedtak av 31.1.2013 Innstilling foretas av et utvalg bestående av: 2 arbeidsgiverrepresentanter oppnevnt av instituttstyret blant ansatte (ved de instituttene som ikke har instituttstyrer oppnevner instituttleder disse arbeidsgiverrepresentantene) 1 leder for aktivitetsområdet eller stedfortreder Administrative stillinger Innstilling foretas av et innstillingsutvalg sammensatt slik: 7 av 16

Fagansvarlig leder i universitetsadministrasjonen eller en utpekt av denne (leder) En arbeidsgiverrepresentant, vanligvis nærmeste overordnede til stillingen det skal tilsettes i En representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene Til innstillingsutvalgene oppnevnes tjenestemannsrepresentantene for fire år av gangen og følger valgperiodene for de øverste styringsorganene ved NMBU. Tjenestemannsrepresentanten skal i den enkelte innstillingssak velges fra den stillingsgruppen den aktuelle stillingen tilhører. Tekniske stillinger Innstilling foretas av et innstillingsutvalg sammensatt slik: En arbeidsgiverrepresentant oppnevnt av enhetens leder blant tilsatte (leder) En arbeidsgiverrepresentant, vanligvis nærmeste overordnede til stillingen det skal tilsettes i En representant oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene Til innstillingsutvalgene oppnevnes de faste representantene, leder og tjenestemannsrepresentant, for fire år av gangen og følger valgperiodene for de øverste styringsorganene ved NMBU. Tjenestemannsrepresentanten skal i den enkelte innstillingssak velges fra den stillingsgruppen stillingen tilhører. Professor faglig ledelse SKO 1404 Innstilling foretas av rektor som oppnevner en gruppe som skal bistå i innstillingsarbeidet. En i gruppen skal være foreslått av tjenestemannsorganisasjonene. Universitetsstyret skal orienteres om gruppens sammensetning før arbeidet tar til. 12 Behandling av søknader Etter utløpet av søknadsfristen skal det snarest settes opp en liste over søkerne (utvidet søkerliste) som skal inneholde søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet, jf. 15 i forvaltningslovforskriften. Listen sendes medlemmene av tilsettingsorganet så snart den foreligger. Det skal også snarest settes opp offentlig søkerliste som skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, jf. offentleglova jf 25. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv ber om dette og etter en konkret vurdering iht. offentleglovas bestemmelser. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Administrasjonen kan velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning. 8 av 16

13 Vurdering av søkerne, intervju mv Felles for alle stillingstyper De søkere som etter innstillingsutvalgets vurdering synes å være best kvalifisert, skal innkalles til intervju. Det skal innhentes referanseuttalelse om de søkerne som etter innstillingsutvalgets vurdering synes best kvalifiserte. Det skal redegjøres for referansene i innstillingen. Dersom en søker har bedt om at det ikke innhentes opplysninger fra nåværende eller tidligere arbeidsgiver og innstillingsmyndigheten likevel ønsker å innhente opplysninger skal søkeren varsles slik at vedkommende kan få mulighet til å uttale seg eller trekke søknaden. Dersom det ved prøveforelesning eller andre prøver, intervju eller på annen måte kommer fram nye opplysninger av betydning for vurderingen av søkerne, skal disse opplysningene redegjøres for i innstillingen. Statlige virksomheter skal innkalle minst en søker med innvandrerbakgrunn til jobbintervju, forutsatt at søkeren er kvalifisert. Dersom det er søkere med innvandrerbakgrunn som ikke er innkalt til intervju/ innstilt, skal dette forklares i innstillingen. Det vises til nærmere bestemmelser om dette i Statens personalhåndbok. Dersom det blant kvalifiserte søkere er noen som oppgir å være funksjonshemmet/yrkeshemmet, og enten er eller blir uten arbeid, skal det alltid innkalles minst en slik søker til intervju før det avgis innstilling (forskrift til tjml 9) Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning, jf. tjml. 4 nr. 4. Tilsvarende gjelder forslag til tilsetting. Innstillingen skal begrunnes og likestillingsperspektivet skal belyses. Søkernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forvaltningslovforskriften. Søkerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til tilsetting. Medlemmene i tilsettingsrådet kan be om at andre kvalifiserte søkere innkalles til intervju. Det vurderes konkret om man skal innkalle søkere som er kjent fra før. Særlige bestemmelser for undervisnings- og forskerstillinger Det skal benyttes sakkyndig bedømmelse i tilsettingsprosessen, jf. univl 6-3 nr. 3 med unntak av vikariat/engasjement inntil ett års varighet. For undervisnings- og forskerstillinger som ikke er professor-/dosentstillinger eller førstestillinger, kan ansettelsesorganet i særskilte tilfeller bestemme at kravet om sakkyndig bedømmelse kan fravikes, jf. univl. 6-3 tredje ledd. Dekan oppnevner sakkyndig komite etter forslag fra instituttstyret. (Fellesstyrevedtak av 25.04.2013) Begge kjønn skal være representert i komiteen. Sakkyndig komite settes sammen slik: For stillinger som professor, dosent og førstestillinger: det oppnevnes minst tre medlemmer, hvorav minst to velges utenfor NMBU og minst et medlem fra et annet land 9 av 16

Annet vitenskapelig personale: antall sakkyndige skal være tre, hvorav minst en skal velges utenfor NMBU, jf. også Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger 9.2.2006. Midlertidig tilsetting i stilling som forsker/post doktor: antall sakkyndige skal være to, hvorav den ene fortrinnsvis velges utenfor NMBU. De sakkyndige skal gi en oversikt over og en vurdering av søkernes kvalifikasjoner for stillingen ut i fra kunngjøringstekst og betenkning, og rangere faglig kvalifiserte søkere. Ved utvelgelsen og rangeringen av de kvalifiserte søkerne skal de sakkyndige legge vekt på vitenskapelige og andre faglige kvalifikasjoner, pedagogiske kvalifikasjoner, kvalifikasjoner for ledelse og administrasjon samt for utadrettet faglig virksomhet og formidling i tråd med retningslinjene for sammensetning, oppnevning og arbeid i sakkyndig komite. De sakkyndige kan om nødvendig innhente supplerende opplysninger fra søkerne via instituttadministrasjonen. Hvis det ikke har meldt seg noen kompetent søker, og det er aktuelt med midlertidig tilsetting som omtalt i 7 siste ledd, skal de sakkyndige rangere søkerne for midlertidig tilsetting. Når det er oppnevnt sakkyndig komité, avgir komiteen en felles vurdering til innstillingsmyndigheten. Er det dissens i komiteen, skal begrunnelsen for de forskjellige standpunkter framgå av uttalelsen. Når de sakkyndige avgir individuelle vurderinger, skal disse oppbevares ved innstillingsmyndigheten inntil alle uttalelser er innkommet. Eventuelle spesialsakkyndige avgir individuelle vurderinger, som oversendes til veiledning for de ordinære sakkyndige. De sakkyndiges uttalelse skal foreligge innen tre måneder ved professorater/dosentstillinger, og innen en måned ved øvrige stillinger. Dersom vurderingen ikke er klar innen fristen, skal dette rapporteres og begrunnes overfor innstillingsmyndigheten. Sakkyndig komités vurdering skal sendestil søkerne som får anledning til å komme med merknader innen en frist på 10 dager. Hver søker mottar de sakkyndiges uttalelse om alle søkerne med unntak for eventuelle taushetsbelagte opplysninger. Eventuelle merknader skal forelegges innstillingsmyndigheten som vurderer om det er aktuelt med tilleggsuttalelse fra de sakkyndige. Merknadene skal under enhver omstendighet følge saken. Del IV Tilsetting Fellesstyrets vedtak av 31.1.2013 og 25.4.2013 14 Tilsettingsorgan Universitetsstyret tilsetter Rektor Prorektor Direktører Administrative ledere i universitetsadministrasjonen 10 av 16

Senterledere Professor - faglig ledelse SKO 1404 Faste og midlertidige undervisnings- og forskerstillinger uten forutgående utlysning («kallelse») Dekaner Fakultetsstyret tilsetter: Instituttledere Instituttvise utvalg ansetter: Professorer/dosenter Øvrige forsker- og undervisningsstillinger Ansettelsesutvalgets sammensetning ved institutt med eget styre: Dekan (leder). Ved fakultet som har prodekan er denne vara for dekan. Ved fakultet som ikke har prodekan vil rektor utpeke vara. Instituttleder med personlig vara oppnevnt av instituttstyret To representanter for det vitenskapelige personalet derav en midlertidig ansatt. Disse foreslås blant instituttstyrets medlemmer. Dekan oppnevner etter forslag fra instituttleder En studentrepresentant, fremmet av studenttinget Ansettelsesutvalgets sammensetning ved institutt uten eget styre: Dekan (leder). Ved fakultet som har prodekan er denne vara for dekan. Ved fakultet som ikke har prodekan vil rektor utpeke vara. Instituttleder med personlig vara oppnevnt av dekan To representanter for det vitenskapelige personalet derav en midlertidig ansatt ved instituttet, oppnevnt av dekan etter forslag fra instituttleder. En studentrepresentant, fremmet av studenttinget. Representantene for det faste vitenskapelige personale oppnevnes for fire år, mens representanten for det midlertidige personale og studentrepresentanten oppnevnes for et år. Hvert kjønn skal være representert med minst 40 % av medlemmene i ansettelsesutvalget, jfr. likestillingsloven 21. Sentralt tilsettingsråd tilsetter: Administrative og tekniske stillinger for hele NMBU Tilsettingsrådets sammensetning: To arbeidsgiverrepresentanter oppnevnt av rektor for perioden 1.1.14 til og med 31.12.17 og administrerende direktør for perioden fra 1.1.18, hvorav en oppnevnes som leder. Arbeidsgiverrepresentantene skal ha stilling som leder i universitetsadministrasjonen. Det 11 av 16

fremgår av oppnevnelsesbrevet hvem som til enhver tid er leder, medlem og varamedlemmer til rådet. Den instituttleder/avdelingsleder som har stillingen under seg En tjenestemannsrepresentant fra det administrative personale med personlig varamedlem oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene En tjenestemannsrepresentant fra det tekniske personale med personlig varamedlem oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene De to arbeidsgiverrepresentantene og representantene for tjenestemennene oppnevnes for fire år av gangen og følger valgperiodene for de øverste styringsorganene ved NMBU. Begge kjønn skal normalt være representert med minst to representanter hver i utvalget For alle råd/utvalg oppnevnes det personlige vararepresentanter etter samme oppnevningsprosedyre som de faste medlemmene, når ikke annet er angitt. 15 Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter Tjenestemannsrepresentantene skal tilhøre den samme tjenestemannsgruppe som den ledige stillingen. Representantene for tjenestemannsorganisasjonene oppnevnes for fire år av gangen og følger valgperiodene for de øverste styringsorganene ved NMBU. Den tjenestemannsorganisasjon som organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe og som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning er forhandlingsberettiget, oppnevner tjenestemannsrepresentanter med personlige vararepresentanter. Er det flere forhandlingsberettigede organisasjoner som har medlemmer i vedkommende tjenestemannsgruppe, oppnevner organisasjonene i fellesskap representantene med vararepresentanter. Tjenestemannsrepresentantene representerer ikke sin egen organisasjon når de er oppnevnt, men skal ivareta alle søkernes interesse. Kan organisasjonene ikke bli enige om hvem som skal oppnevnes, oppnevnes to tjenestemannsrepresentanter med vararepresentanter etter følgende regler: For at en organisasjon skal kunne utpeke representanter etter reglene nedenfor, må den ha minst 25 % av de organiserte tjenestemennene i tjenestemannsgruppen som medlemmer. Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i relasjon til reglene i denne paragraf. Dersom to eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe, skal de to organisasjonene som har størst medlemstall innen gruppen oppnevne hver sin representant med vararepresentant. 12 av 16

16 Saksbehandlingen i tilsettingsorganet Tilsettingen skjer som hovedregel i møte, som ledes av utvalgets leder. Tilsetting kan unntaksvis behandles på sirkulasjon. Følgende vilkår må alle være oppfylt for at saken kan behandles skriftlig: Når det foreligger en enstemmig innstilling og Ingen av tilsettingsutvalgets medlemmer krever at saken behandles i møte Det er av avgjørende betydning å behandle saken hurtigere enn normal prosedyre tilsier Ved skriftlig saksbehandling sendes saksdokumentene til tilsettingsorganets medlemmer, som hver for seg avgir uttalelse, dog slik at rådets leder uttaler seg til sist. Behandles saker på sirkulasjon skal hensynet til konfidensialitet og personvern sikres på en forsvarlig måte. Saker om ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed skal alltid behandles i møte. Det skal føres protokoll fra møtene i tilsettingsorganet. I protokollen inntas alle vedtak med angivelse av mulige dissenser. Medlemmene har rett til å grunngi sitt standpunkt ved tilføyelse i protokollen. Dette må avgis innen avslutning av tilsettingsorganets behandling av saken i møte. Protokollen skal evt. følge saken til høyere organ. Når universitetsstyret tilsetter kan avgjørelsen ikke bringes inn for et annet organ til avgjørelse. Hvert medlem av tilsettingsorganet kan kreve at saken avgjøres av universitetsstyret («mindretallsanke»), jf. tjml. 5 nr. 3, som tar endelig avgjørelse. Mindretallets anke skal fremsettes og protokollføres i møtet. Kravet må begrunnes innen 3 arbeidsdager etter fremsettelse av anken. Ønsker tilsettingsorganet å tilsette en søker som ikke er innstilt, skal det be om skriftlig uttalelse om vedkommende fra innstillende myndighet. Også et mindretall kan be om slik uttalelse. Hvis innstillingsorganet likevel ikke vil innstille vedkommende og tilsettingsorganet fastholder sin vurdering, er departementet avgjørelsesmyndighet når universitetsstyret tilsetter, og universitetsstyret selv er avgjørelsesmyndighet når et annet organ tilsetter. Bare én av søkerne som er innstilt eller den av søkerne som noen i tilsettingsutvalget vil tilsette, kan da tilsettes. Jf. tjml. 4 nr. 5, univl 11-2. 17 Melding om tilsetting. Den tilsatte skal gis skriftlig melding om tilsettingen, hvor det opplyses om særlige vilkår som måtte være fastsatt, se tjml. 5 nr. 5. Hvis vedkommende tilsettes på prøve, skal underretningen også inneholde en orientering om prøvetidsreglene og underretningen skal bekreftes skriftlig, jf. tjml. 8 Det skal utarbeides skriftlig arbeidsavtale i samsvar med Arbeidsmiljølovens 14-5 14-8. 13 av 16

I underretningen om tilsettingsvedtaket skal det angis en svarfrist for aksept av tilbudet om ansettelse og opplysning om når tiltredelse senest må finne sted. Alle søkere skal underrettes om at stillingen er besatt, jf. forvaltningslovens 27 første ledd og underretningen skal inneholde navnet på den tilsatte i stillingen. Ved midlertidig tilsettinger skal det opplyses skriftlig om tilsettingens varighet, eventuelt om hvilket oppdrag som skal utføres samt lovhjemmel for midlertidigheten. Del V Beregningsregler, ordenstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage 18 Beregning av tjenestetiden Ved beregning av tjenestetid etter tjml. 9 og 10 medregnes all sammenhengende tjeneste i virksomheten. Dersom hele eller deler av en annen virksomhet overføres til denne virksomheten, skal all sammenhengende tjeneste fra den tidligere virksomhet medregnes. 19 Ordensstraff Personopplysninger skal etter personopplysningslovens 11, første ledd bokstav e ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen. I henhold til tjenestemannsloven 14 slettes ordensstraff etter fem år. Vedtak om at tjenestemann skal sies opp, ilegges ordenstraff, suspenderes eller gis avskjed, treffes av tilsettingsorganet, jf. univl 11-3(1), jf. tjml 17 nr. 3. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan vedtak om suspensjon eller overføring til annen tjeneste etter tjml. 16 også treffes av den ansattes nærmeste foresatte tjenestemyndighet se nærmere tjml. 17 nr. 4. Rektor avgjør saker i det omfang disse ikke kan utsettes til styret kan komme sammen i møte. I sak om avskjed eller suspensjon kan rektor bare beslutte kortvarig suspensjon i tjenesten i påvente av styrets behandling, univl 10-1 b. 20 Saksbehandlingsregler ved klage Dersom det i tilsettingsorganet ikke er flertall for oppsigelse, avskjed eller ordenstraff, kan hvert medlem av mindretallet kreve saken avgjort av universitetsstyret. Det samme gjelder hvor et mindretall ønsker en ilagt ordenstraff skjerpet. Krav om dette fremsettes i møtet. For saksbehandlingen i universitetsstyret gjelder ikke tjml 18 nr. 2, jf. univl 11-3.2. Vedtak om ordenstraff, oppsigelse, suspensjon eller avskjed kan påklages i samsvar med reglene i tjml. 19 og forvaltningsloven. Klagen fremsettes skriftlig for vedtaksorganet. Klagen avgjøres av departementet når vedtaket er fattet av universitetsstyret, og ellers av styret selv, jf. univl 11-3(3) 14 av 16

Del VI Andre bestemmelser 21 Arbeidstid Alle tjenestemenn plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt for dem. Registrering av fremmøte skjer etter regler fastsatt i egen avtale. Enhver leder er forpliktet til å føre kontroll med at de underordnede overholder den fastsatte arbeidstid og at denne utnyttes effektivt. Lederen plikter videre å føre kontroll med underordnedes ferie- og sykefravær. 22 Permisjoner NMBU ønsker å ha en positiv holdning til permisjon, spesielt i forbindelse med omstilling. Permisjon bør, så langt tjenesten tillater det, gis den som ønsker å gjennomføre en utdanning eller utføre et arbeid som er av direkte betydning for vedkommende. 1. Velferdspermisjoner Velferdspermisjoner gis i henhold til gjeldende regler i hovedtariffavtalens fellesbestemmelser. Nærmeste personalleder avgjør søknader om velferdspermisjon. 2. Utdanningspermisjon Permisjoner kan, så langt tjenesten tillater det, gis i for tidsbegrenset tjenestegjøring i utdanningsstilling. 3. Permisjon for å overta annen stilling Permisjon for å overta annen statsstilling, kan gis i inntil ett år. Unntaksvis kan slik permisjon forlenges. Tilsvarende tjenestefri kan gis ved overtakelse av annen stilling utenfor staten. Enhetsleder fatter vedtak om permisjon. Det kan gis permisjon ved overgang til annen stilling internt ved NMBU, særlig dersom dette vil bidra til videre faglig utvikling for den ansatte og gjensidig overføring av kunnskap mellom enheter/nivåer. 23 Ferie og ferielister Regler om feriefastsettelse og tiden for ferie er regulert i ferieloven, se særlig denne lovs 6 og 7. Hver enhet sørger for at det blir satt opp ferielister i så god tid som mulig. Det skal sørges for forsvarlig bemanning til enhver tid. Alle ansatte har et selvstendig ansvar for å rapportere i Ferielistene skal godkjennes av nærmeste foresatte. Tilsvarende gjelder ved senere endringer. 24 Attester Tjenestemann som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å få skriftlig attest, jf. aml 15-15. Attesten skal inneholde tjenestemannens navn, fødselsdato, hvilken (hvilke) stilling(er) vedkommende har hatt, og dato for tiltredelse i og eventuell fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt. 15 av 16

Attesten kan videre gi en vurdering av tjenestemannen og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen selv. 25 Biarbeid Ansatte ved NMBU kan ikke inngå avtaler om biarbeid i strid med de retningslinjer som fremkommer i statens personalhåndbok og de til enhver tid gjeldende retningslinjer for dette ved NMBU. 26 Forskningstermin Tilsatte i undervisnings- og forskningsstillinger kan tilstås forskningstermin i henhold til retningslinjer for forskningstermin vedtatt av universitetsstyret. 16 av 16