Kvinnherad kommune - Forvaltningsrevisjon av sak om parkeringsplass ved Husnes kyrkje

Kvinnherad kommune - Forvaltningsrevisjon av sak om parkeringsplass ved Husnes kyrkje Audit & Advisory April 2010

Innhald 1. Innleiing... 5 1.1 Bakgrunn... 5 1.2 Føremål og problemstillingar... 5 2. Metode... 6 2.1 Dokumentanalyse... 6 2.2 Anna informasjonsinnhenting... 6 2.3 Verifisering og høyring... 6 3. Revisjonskriterium... 7 3.1 Innleiing... 7 3.2 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)... 7 3.3 Reglement for politiske organ i Kvinnherad kommune... 8 3.4 Delegasjonsreglement... 9 3.5 Andre kommunale rutinar og retningsliner... 9 4. Fakta... 10 4.1 Kronologisk presentasjon av saka om parkeringsplass ved Husnes kyrkje... 10 5. Vurderingar... 14 5.1 Korleis føregjekk sakshandsamingsprosessen i samband med saka om standard på parkeringsplass ved Husnes kyrkje?... 14 5.2 I kva grad var sakshandsamingsprosessen i samsvar med gjeldande regelverk og kommunale rutinar og retningsliner?... 14 5.3 I kva grad gjev kommunale rutinar og retningsliner klåre føringar for framgangsmåte og mynde i denne typen saker?... 15

1. Innleiing Deloitte har i samsvar med bestilling frå kontrollutvalet i Kvinnherad kommune datert 18. februar 2010, saksnr. 05/10, gjennomført forvaltningsrevisjon av handtering av sak om standard på parkeringsplass ved Husnes kyrkje. Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 1.1 Bakgrunn Kommunestyret i Kvinnherad kommune vedtok i saksnr 78/2009 (Budsjett 2010 Økonomiplan 2010-2013) å gjennomgå handsaminga av saka om standard på parkeringsplass ved Husnes kyrkje. Kommunestyret ønskja ei avklaring av framtidig framgangsmåte i denne typen saker, med omsyn til handlingsrom for ordførar og administrasjon sett i forhold til relevant lov og regelverk. Kontrollutvalet blei beden om å vere sakshandsamar i saka. Kontrollutvalet vedtok i saksnr 05/10 den 18. februar 2010 at saka skulle gjennomførast som ein forvaltningsrevisjon. 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet er å undersøkje i kva grad framgangsmåten i sak om standard på parkeringsplass ved Husnes kyrkje var i samsvar med gjeldande regelverk og rutinar. Vidare er det eit føremål med prosjektet å vurdere om det er behov for ei nærare avklaring av handlingsrom for ordførar og administrasjon i liknande saker i framtida. Med bakgrunn i føremålet er følgjande problemstillingar formulert: 1. Korleis føregjekk sakshandsamingsprosessen i samband med saka om standard på parkeringsplass ved Husnes kyrkje? 2. I kva grad var sakshandsamingsprosessen i samsvar med gjeldande regelverk og kommunale rutinar og retningsliner? 3. I kva grad gjev kommunale rutinar og retningsliner klåre føringar for framgangsmåte og mynde i denne typen saker? Under problemstilling 1 inngår ei skildring av sakshandsamingsprosessen, med ein gjennomgang av kva vedtak som blei fatta, av kven og kva tid. På bakgrunn av gjennomgangen av sakshandsamingsprosessen, vil revisjonen vurdere i kva grad denne var i samsvar med gjeldande regelverk og kommunale rutinar og retningsliner. Vidare vil revisjonen gjere ei vurdering av i kva grad kommunale rutinar og retningsliner gjev klåre føringar for framgangsmåten i denne typen saker. 5

2. Metode 2.1 Dokumentanalyse Det er samla inn styringsdokument og anna dokumentasjon frå kommunen som er relevant i samband med saka om parkeringsplass ved Husnes kyrkje. Dette dreier seg mellom anna om politisk reglement, kommunen sitt delegasjonsreglement, samt budsjett, justert budsjett og revidert budsjett for dei siste åra. Vidare har revisjonen mellom anna fått oversendt dokumentasjon på anbodsprosessen i samband med parkeringsplassen. 2.2 Anna informasjonsinnhenting Revisjonen har i fleire omgangar hatt e-post kontakt med involverte personar i kommunen, for å avklare spørsmål kring saka om parkeringsplass ved Husnes kyrkje. 2.3 Verifisering og høyring Rapportutkast med revisjonskriterium og faktadel blei sendt til Kvinnherad kommune ved rådmann og ordførar for verifisering. Tilleggsopplysningar og kommentarar i samband med verifiseringa er tatt inn rapporten, og faktafeil er retta opp. Rapportutkast med vurderingsdel blei deretter sendt til rådmann og ordførar på høyring. Rådmann og ordførar hadde ingen merknader til høyringsutkastet. 6

3. Revisjonskriterium 3.1 Innleiing Innsamla data er vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lover og relevante kommunale vedtak og retningsliner. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. 3.2 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Av 6 i kommunelova går følgjande fram: Kommunestyret og fylkestinget er de øverste kommunale og fylkeskommunale organer. De treffer vedtak på vegne av kommunen eller fylkeskommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. Av 9 (5) går det fram at kommunestyret kan gje ordføraren mynde til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Av 13 går følgjande fram om utvida mynde i saker som hastar: 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv bestemme at formannskapet eller fylkesutvalget, et fast utvalg, kommunerådet eller fylkesrådet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. 2. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges vedkommende organ i dettes neste møte. Når det gjeld administrasjonssjefen sine oppgåver og mynde går følgjande fram av 23 (4): Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Krav til kommunen si utarbeiding av årsbudsjett går fram av 45 i kommunelova: 1. Kommunestyret ( ) skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret ( ) vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet( ). 3. Innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret ( ). Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i årsbudsjettet. 7

4. Kommunestyrets ( ) vedtak om årsbudsjett, samt formannskapets ( ) saksdokumenter, sendes departementet til orientering. Av 47 i kommunelova går det fram at årsbudsjettet har bindande verknad for underordna organ: 1. Kommunestyrets ( ) bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen ( ) er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen ( ) gi melding til kommunestyret ( ). 3. Får kommunestyret ( ) melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. 3.3 Reglement for politiske organ i Kvinnherad kommune Reglement for politiske organ i Kvinnherad kommune blei vedteke av Kvinnherad kommunestyre i møte 15.11.2007 og 24.04.2008 og Kvinnherad formannskap i møte 13.03.2008. Om kommunestyret si rolle går følgjande fram av reglementet: Kommunestyret har ansvar for heilskapleg styring og prioritering av kommunen sine tenester, oppgåver og ressursar. ( ) Formannskapet/komiteane og administrasjonen v/rådmannen er likevel delegert avgjerdsmynde frå kommunestyret innan relevante saksfelt der det er viktig å sikra effektiv drift og rask saksbehandling. I reglementet går det fram at ei av formannskapet sine oppgåver er å leie og samordne arbeidet med årsbudsjett og økonomiplan. Formannskapet har utvida mynde i haste-saker: Formannskapet har mynde til å treffa vedtak i saker som skulle vore avgjort av anna organ, når vedtak må gjerast så raskt at det ikkje er tid til å innkalle dette, jf Kommunelova 13. Melding om vedtak gjort i medhold av denne paragrafen, blir lagt fram for vedkomande organ i neste møte. I pkt 12 i reglementet går følgjande fram om rapporteringsplikt: ( ) Kommunestyremøte skal innleiast med informasjon om viktige saker/aktivitetar som har gått føre seg mellom kommunestyremøta. Dette gjeld og viktige saker ein kjenner til vil koma til kommunestyret i nær framtid. Informasjon vert gjeve av ordførar og rådmann. Budsjettreglement inngår i Kvinnherad kommune sitt reglement for politiske organ. I budsjettdokumentet går det fram at kommunestyret sjølv mellom anna skal gjere følgjande vedtak i samband med økonomiplan, årsbudsjett og rekneskap: 1.4. Endra fordelinga mellom rammeområde/verksemder, og vesentlege budsjettendringar etter at desse er konsekvensvurderte. Vidare skal kommunestyret sjølv gjere vedtak om følgjande: 1.6. Vesentlege endringar i kapitalbudsjettet. 8

1.7. For særbudsjett, fastsetja investeringsdelen av budsjettet, fastsetja finansiering av investeringsutgiftene, og føreta eventuelle endringar som ikkje gjeld omfordeling mellom prosjekt som framgår av det fastsette budsjettet. Vidare går det fram av budsjettreglementet pkt 3 at følgjande mynde i samband med budsjettsaker blir delegert til rådmannen: Rådmannen har mynde til: Økonomistyring m.v. 1. Innanfor dei avgrensingane som lovgjevinga set og i samsvar mad kommunen sitt delegasjonsreglement i budsjettsaker, delegerer kommunestyret all mynde innanfor økonomiforvaltning og styring til rådmannen. ( ) Budsjettreglement: 1. Rådmannen får ansvar for at kommunen sine utgifter vert tilvist og utbetalt i samsvar med budsjettet. 2. Rådmannen får fullmakt til å endra driftsbudsjettet i tilfelle når dette ikkje strir mot vedtekne prioriteringar og føresetnader i budsjett og handlingsplan. ( ) 7. Rådmannen for fullmakt til å godkjenna prosjektrekneskapar med kostnadsramme under kr. 500.000. >prosjektrekneskapane skal leggjast fram som melding i formannskapet. I pkt 4 i budsjettreglementet går følgjande fram om rapportering om ressursbruk og tenesteproduksjon : 4.1. Formannskapet skal så sant det er mogleg, ha ei orientering om den økonomiske utvikling i møte kvar månad. 3.4 Delegasjonsreglement Kvinnherad kommune har eitt delegasjonsreglement som viser delegering av mynde til rådmannen 1, og eitt som viser rådmannen si vidaredelegering av mynde innan administrasjonen 2. Rådmannen er gjennom delegasjonsreglementet ikkje gitt ytterlegare mynde enn det som går fram av budsjettreglementet, når det gjeld område som er relevante for denne forvaltningsrevisjonen. 3.5 Andre kommunale rutinar og retningsliner Ifølgje opplysningar revisjonen har fått frå Kvinnherad kommune, har ikkje kommunen andre kommunale instruksar, rutinar eller retningsliner som gjev føringar for ordførar eller administrasjonen sitt handlingsrom/fullmakter i denne typen saker. 1 Delegasjon til rådmannen. Dok. nr. 01/04146-1. Vedteke i kommunestyret 30.09.99 og oppdatert per 01.11.01. 2 Delegasjon av rådmannen si styrings- og avgjerdsfullmakt. Revidert delegasjonsreglement 2009, utan dato. 9

4. Fakta 4.1 Kronologisk presentasjon av saka om parkeringsplass ved Husnes kyrkje Revisjonen har fått opplyst at prosjektet med utarbeiding av ny parkeringsplass ved Husnes kyrkje opphavleg skulle vere eit samarbeid mellom kommunen og Sør Norge Aluminium AS (Søral). Vidare går følgjande fram: Dette sa Søral ja til på vilkår av svært høg standard. Dette vart akseptert av kommunen, men så sa Søral nei til å delta økonomisk. Kommunen måtte dermed ta heile kostnaden. Dette førte likevel ikkje til drøfting av om standarden burde bli så høg eller om den burde reduserast. I investeringsbudsjett for 2007, godkjent av kommunestyret den 23.11.06, var det budsjettert med kr. 100.000,- til parkeringsplass ved Husnes kyrkje. I investeringsbudsjett for 2008, vedteke den 20.12.2007, går det fram at av nye tiltak har ein lagt inn auka løyving til parkeringsplassen ved Husnes kyrkje, ( ). I budsjettet blei det sett av 1,3 mill. kr. til parkeringsplass ved Husnes kyrkje. I revidert budsjett for 2008 blei løyvinga frå 2007 overført til 2008, slik at det samla var avsett 1,4 mill. kr. til parkeringsplassen. Revisjonen får opplyst at kr. 77.000,- kr. blei brukt til planlegging. Resten blei overført til 2009. Eit konsulentfirma blei eingasjert til å utarbeide tekniske planar, og det blei siste halvår 2008 innhenta anbod på arbeidet. Ifølgje opplysningar frå Kvinnherad kommune skulle samla kostnader etter dette kome på 3,445 mill. kr. I tillegg betalte kommunen i 2008 konsulentkostnader på kr 77.000,-. I budsjett for 2009, vedteke den 16.12.2008, blei det ikkje sett av ekstra midlar til parkeringsplass ved Husnes kyrkje. Justert budsjett for 2009 blei godkjent av kommunestyret 26.03.09. I justert budsjett blei det vedteke å finansiere p-plassen ved Husnes kyrkje med 2,0 mill. kr. frå kommunen og 1,5 mill. kr. frå staten sin tilskotspakke. Av dei 2 millionane frå kommunen var 1,323 mill. kr. unytta løyving for 2008 som blei overført til 2009. I saksframlegg til justert investeringsbudsjett for 2009 går følgjande fram: Tilskotspakken frå staten på 8,791 mill. kr blir fordelt med: ( ) - 1,50 mill. kr til fullfinansiering av parkeringsplass Husnes kyrkje. Samla vil ein dermed ha 3,5 mill. kr til prosjektet. I brev frå Fylkesmannen i Hordaland, etter vedtak om justert budsjett for 2009, blei det peika på at den statlege tilskotspakken ikkje skulle nyttast til fullfinansiering av prosjekt som likevel ville blitt realisert. 10

Revisjonen får opplyst at kommunalsjefen i Kvinnherad kommune i april 2009 ga beskjed om å setje arbeidet med parkeringsplassen i bero inntil revidert budsjett blei lagt fram i mai. Dette på bakgrunn av brev frå Fylkesmannen. Revisjonen får opplyst at ordføraren i april 2009 ga uttrykk for at arbeidet burde setjast i gang. Oppmodinga blei formidla munnleg. Arbeidet blei sett i gang i byrjinga av mai 2009. Frå Kvinnherad kommune si side blir det ved verifisering av faktadelen av rapporten presisert at det ikkje er ordføraren som har ansvaret for at prosjektet blei sett i gang, då det er rådmannen som har ansvaret for å gjennomføre politiske vedtak. Det blir vist til at arbeidet likevel ikkje skulle blitt starta opp før anbod og kostnad var blitt handsama politisk. Vidare blir det vist til at samla kostnad var i samsvar med vedteke budsjett, og dermed var det formannskapet som skulle ha handsama saka. Kontrakt mellom Kvinnherad kommune og valt entreprenør blei underskrive av entreprenøren den 7. mai 2009, og av representant for byggherren (Kvinnherad kommune) 4. september 2009. I kontrakten er dato for igangsetting på byggeplassen sett til 11. mai 2009. Sluttfrist er sett til 15. oktober 2009. I kontrakten er sum eks. mva. for arbeidet sett til kr. 3.062.608,-. Ved verifisering av faktadelen av rapporten opplyser ordførar og rådmann at kontrakt med entreprenør ikkje skulle blitt inngått før formannskapet hadde handsama sak om innhenta anbod og samla pris. I informasjon frå Kvinnherad kommune går følgjande fram: I konsulenten sitt masseoppsett var det oppgjeve 36 m2 i masseoppsett for ein mur rundt ei fontene. Målt areal på ferdig mur viste 160m2. Etter forhandlingar med entreprenøren som hadde fått tildelt oppdraget, vart ein samde om ein kostnadsauke på 0,438 mill. kr. Samla kostnad ville dermed bli på 3,883 mill. kr. Meirkostnad i samband med masseoppsett for ein mur skulle ifølgje informasjon frå Kvinnherad kommune takast opp som sak i samband med budsjettrevisjonen våren 2010. Ved verifisering av faktadelen av rapporten opplyser ordførar og rådmann at: Meirkostnad grunna feil masseoppsett for mur skulle blitt fremja som eiga sak. Eventuelt skulle meirkostnadane blitt dekka inn med tilsvarande reduksjonar i andre deler av prosjektet. Revisjonen har fått opplyst at ordføraren var informert om meirkostnadene i samband med masseoppsett for muren. I samband med verifisering av faktadelen av rapporten presiserer ordførar og rådmann at det er rådmannen sitt ansvar å fremje sak for å få dekka inn meirkostnadene. Revisjonen får vidare opplyst at denne kostnadsauka normalt ville føre til redusert standard for å unngå budsjettoverskriding. Det blir likevel opplyst at problemet med auka kostnad til mur ikkje blei teke opp i kommunestyret. Heller ikkje spørsmålet om å redusere standarden. Årsaka til at dette ikkje blei teke opp, var ifølgje dei opplysningar revisjonen har fått dei meir eller mindre klare politiske signala om at plassen skulle ha høg standard. I samband med verifisering av faktadelen av rapporten viser ordførar og rådmann til at politiske signal om høg standard ikkje er ei unnskylding for ikkje å fremje sak, men at det kan forklare kvifor andre innsparingstiltak ikkje blei sett i verk. I revidert budsjett for 2009 skriv rådmannen følgjande: Parkeringsplass Husnes kyrkje var tenkt fullfinansiert med tiltaksmidlar frå staten. Då fylkesmannen presiserer at desse midlane skal gå til vedlikehald og rehabilitering, rår ein til at prosjektet blir fullfinansiert med kommunale midlar. I samråd med ordføraren er arbeidet starta. Revisjonen får opplyst at kommunestyret ikkje ønskte å endre på vedtaket frå justert budsjett, og at det heller ikkje blei reagert på at arbeidet alt var starta. 11

I informasjon revisjonen har mottatt, blir det vist til at årsaka til at kommunestyret ikkje ville endre på finansieringsopplegget, var at det politiske fleirtalet såg på dette som to heilt ulike prosjekt: Parkeringsplassen var ei rein kommunal oppgåve som ville koste 2,0 mill. kr. Den var tidlegare godkjent, og ville blitt realisert uavhengig av andre tilhøve. Det andre prosjektet var eit nytt og omfattande inngangsparti til Husnes kyrkje og Husnes kyrkjegard klart skilt frå parkeringsplassen. Der skulle det opparbeidast steinlagde gangareal og ein rund minnelund med høge steinmurar rundt, sitjeplassar langs innsida av muren og ei fontene i midten. Rundt det heile skulle det kome ei omfattande mengd blomsterbedd, busker og tre, alt ramma inn av steinmurar med høg kvalitet. Utan midlar frå staten ville dette prosjektet ikkje blitt realisert. I revidert budsjett for 2009, vedteke 18.06.09, går det fram at parkeringsplass ved Husnes kyrkje skal finansierast med 2,0 mill. kr. frå kommunen og 1,5 mill. kr. frå staten sin tilskotspakke. I samband med verifisering av faktadelen av rapporten opplyser ordførar og rådmann at det ved handsaming av revidert budsjett burde blitt reagert på at arbeidet var starta utan at sjølve byggjesaka var blitt politisk handsama. Vidare blir det vist til at dette likevel ikkje kan tolkast som ei godkjenning av dei innkomne anboda, og at det heller ikkje blei teke høgd for dei auka kostnadene, noko som også tala for at det burde leggjast fram som eiga sak til kommunestyret. Revisjonen får opplyst at ordføraren i byrjinga av september 2009 var ved Husnes kyrkje for å sjå korleis det gjekk med arbeidet. Ordføraren opplyser at ho i den samanheng fekk informasjon om at det skulle nyttast anna stein enn det som først var planlagt. Vidare viser ordføraren til at ho av arbeidarar på anleggsplassen fekk beskjed om at ei eventuell avgjerd om å nytte anna type stein måtte takast raskt. 07.09.09 sendte ordføraren ein e-post til prosjektansvarleg i Kvinnherad kommune og bad om prosjektskildringa på p-plassen. Revisjonen får vidare opplyst at ordføraren var i kontakt med to andre politikarar, som saman med ho representerar det politiske fleirtalet i kommunen. Dei drøfta kva ein skulle gjera vidare, og var einige om å nytte skifer på parkeringsplassen. Like etter (i byrjinga/midten av september 2009) kontakta ordføraren prosjektansvarleg i Kvinnherad kommune med ein førespurnad om å nytte skifer på parkeringsplassen. Revisjonen har fått opplyst at prosjektansvarleg i Kvinnherad kommune opplevde at han ikkje hadde fullmakt til å etterkome ordføraren sitt ønskje, og difor kontakta kommunalsjefen. Kommunalsjefen kontakta rundt midten av september 2009 ordføraren vedrørande førespurnaden om å nytte skifer. Ønsket om å nytte skifer blei formidla munnleg også til kommunalsjefen. Ordføraren gir overfor revisjonen uttrykk for at det i planlegginga av prosjektet heile tida har vore snakka om å leggje naturstein, og at dette var bakgrunnen for førespurnaden om å nytte skifer. Det går fram av informasjon revisjonen har fått frå Kvinnherad kommune at det å auke standarden ved å gå over til Alta-skifer ville føre til ei kostnadsauke på 0,615 mill. kr. i tillegg til tidlegare kostnadsauke i samband med masseoppsett. Samla anleggskostnader ville då bli på 4,498 mill. kr. Kommunalsjefen opplyser i e-post til revisjonen at han formidla følgjande til ordføraren: (..) dersom dei som dei fremste representantar for det politiske fleirtal meinte kvalitet og kostnad skulle aukast, så var det i orden for administrasjonen. Men saka måtte klarerast ut med nødvendige politiske vedtak. Revisjonen får vidare opplyst at budsjettarbeidet for neste år alt var i full gang, og at det difor ville vere mogleg å avklare saka om parkeringsplassen gjennom 12

vedtak i slutten av september eller i oktober. Ved verifisering av faktadelen av rapporten viser ordførar og rådmann til at rådmannen omgåande skulle ha utarbeidd sak til kommunestyret der dei auka kostnadene eventuelt blei avklart. Vidare går det fram at: I staden vart dei auka kostnadane tekne med i budsjett for 2010, og då var alt midlane i stor grad blitt brukt. Ordføraren viser i e-post til revisjonen at ho i etterkant kan sjå at saka burde vore i formannskapet før handsaming av budsjett for 2010 i kommunestyret. Ordføraren hadde i dialogen med kommunalsjefen ikkje oppfatta at det var trong for særskild handsaming av denne saka. Ved verifisering av faktadelen av rapporten presiserer ordførar og rådmann at sjølv om ordføraren burde ha bedt om sak, så er dette rådmannen sitt ansvar. Kommunestyret i Kvinnherad hadde ifølgje oversikt over møte hausten 2009 møte 24. september, 22. oktober og 19. november. I desse møta blei ikkje auka kostnad eller auka standard i samband med parkeringsplassen ved Husnes kyrkje tatt opp, verken i samband med handsaming av budsjett eller som informasjonssak. Rådmannen sitt budsjettgrunnlag blei lagt fram den 22.10.09. Der blei det tilrådd lagt inn 1,35 mill. kr. til Auka standard parkeringsplass Husnes kyrkje. Budsjettgrunnlaget blei drøfta i formannskapet den 05.11.2009 og blei godkjent av formannskapet den 03.12.09. Kommunestyret i Kvinnherad kommune handsama endeleg budsjett for 2010 i møte den 17. desember 2009. I investeringsbudsjett for 2010 går det fram at det blir løyva 1.350.000 kr til Pplass Husnes kyrkje auka standard i 2010. I budsjettgrunnlaget skriv rådmannen følgjande: Pålegg: - Standard og kvalitet på parkeringsplassen ved Husnes kyrkje er blitt heva, nok som har auka kostnaden frå 3,5 til 4,85 mill. kr. I informasjon revisjonen har motteke blir det vist til at løyvinga på 1,35 mill. kr var for å vere sikker på at det ikkje ville bli fleire overskridingar. Prosjektet er per 24. mars 2010 ikkje avslutta, og eksakt sluttsum er difor ikkje sikker. Rekneskapen for 2009 viser ifølgje informasjon revisjonen har moteke utbetalingar på 4,135 mill. kr. Så langt i 2010 er det betalt ut kr. 285.000,-, slik at samla kostnader har kome opp i 4,42 mill. kr. Det blir vist til at sluttsummen truleg vil liggje rundt 4,5 mill. kr. 13

5. Vurderingar 5.1 Korleis føregjekk sakshandsamingsprosessen i samband med saka om standard på parkeringsplass ved Husnes kyrkje? I punkt 4.1. i rapporten går ein kronologisk presentasjon av saka om standard på parkeringsplass ved Husnes kyrkje fram. Generelt syner den aktuelle saka at det kan vere føremålstenleg med politisk handsaming av større prosjekt utover budsjettvedtak, til dømes ved eige vedtak knytt til dei overordna føringane for prosjektet og i samband med endringar i prosjektet. 5.2 I kva grad var sakshandsamingsprosessen i samsvar med gjeldande regelverk og kommunale rutinar og retningsliner? Den politiske handsaminga av saka er avgrensa til budsjettvedtak. Det er samanfattingsvis fatta to vedtak, først er det løyvd MNOK 3,5, deretter er det løyvd ytterlegare MNOK 1,350 for å dekkje overskridingane på prosjektet. Overskridingane har samanheng med to forhold; feilberekning (MNOK 0,438) og kvalitetsauke (MNOK 0,615). Når det gjeld auka kostnader i samband med masseoppsett, er ikkje dette ein kostnad Kvinnherad kommune har hatt moglegheit til å påverke og inngår derfor ikkje i vår vurdering av avgjerdsprosedyrar og sakshandsaming. Etter at prosjektet var sett i gang blei det avgjort å auke kvaliteten ved å nytte skifer. Ordføraren gav i september 2009, i samråd med to andre politikarar, som til saman representerar det politiske fleirtalet i kommunen, uttrykk for eit ønskje om å nytte skifer på parkeringsplassen. Dette blei gjennomført og resulterte i auka kostnader på prosjektet utan at rådmannen fremja ei eiga sak om endringane i prosjektet. Kostnadsauken i prosjektet blei først formelt handsama i kommunestyret i desember 2009, i samband med budsjetthandsaminga for 2010. Etter revisjonen si vurdering burde det ha vore gjort eit formelt vedtak i kompetent organ om val av skifer, i og med at endringa av standard innebar auka kostnader utover den då vedtekne ramma på MNOK 3,5. I dette tilfelle vil ei eventuell fullmaktsoverskriding likevel vere å sjå på som reparert/godkjent av den tilleggsløyvinga som blei vedteken i desember 2009. Ifølgje kommunelova 47 skal administrasjonssjefen gje melding til kommunestyret om endringar som kan få betydning for dei utgiftene budsjettet byggjer på. Slik melding blei verken gitt i samband med auka kostnader til masseoppsett eller auka kostnader i samband med bruk av skifer. Etter revisjonen si vurdering burde slik melding ha blitt gitt i begge tilfella. 14

5.3 I kva grad gjev kommunale rutinar og retningsliner klåre føringar for framgangsmåte og mynde i denne typen saker? Kvinnherad kommune sitt politiske reglement gjev ikkje ordførar, eller ordførar i samråd med andre representantar for det politiske fleirtalet i kommunen, mynde til å ta avgjerder som påverkar kostnader i samband med kommunen sine investeringar. Dersom kommunen ønskjer at ordførar skal ha denne type mynde i saker der det haster å ta ei avgjerd, til dømes fordi byggjeprosessen er i gang, bør slik mynde bli gitt gjennom det politiske reglementet. Heller ikkje rådmannen er ifølgje Kvinnherad kommune sitt delegeringsreglement gitt denne typen mynde. Prosjektansvar for gjennomføring av politiske vedtak inneber normalt at det også er gjeve fullmakt til å ta avgjersler som er naudsynte for framdrifta av prosjektet. Det kan i enkelttilhøve vere vanskeleg å ta stilling til om enkeltavgjerder er innanfor eller utanfor denne fullmakta. Dette inneber at det kan vere trong for noko klårare føringar for å vurdere kor grensa for fullmakta går. Der den einaste politiske føringa er ei budsjettramme, vil utgangspunktet vere at avgjersler som inneber at ein bryt denne ramma føresett politisk handsaming / tilleggsløyving mv. Erfaringsmessig oppstår ofte situasjonar der ein i løpet av gjennomføringsperioden må ta stilling til endringar i eit prosjekt. I framtidige prosjekt bør det vurderast om det i eige vedtak eller i samband med budsjettvedtak også bør utarbeidast ei breiare skildring av prosjekta som dei politiske organ ber administrasjonen gjennomføre. På denne måten kan føringar angåande kvalitetsforventningar, rammer og fullmakt til løpande avgjersler regulerast nærare. 15

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a Swiss Verein, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 140 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte s approximately 169,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. None of Deloitte Touche Tohmatsu, its member firms, or its and their respective affiliates shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. 2010 Deloitte AS. Member of Deloitte Touche Tohmatsu