INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2013 Innhold: INNLEDNING... s. 1 DELTAKERE... s. 1 ÅRSMØTE... s. 1 STYRET... s. 1 ADMINISTRASJON... s. 2 ØKONOMI... s. 3 ARBEID FOR DELTAKERNE... s. 4 ARBEID FOR ANDRE KOMMUNER... s. 7 OPPSUMMERING... s. 8 Vedlegg til årsmelding: I Arbeid for hver enkelt kommune..... s. 9
INNLEDNING VIRKSOMHETENS ART OG HVOR DEN DRIVES Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) var i 2013 et interkommunalt selskap eid av 23 kommuner i Troms. Institusjonen har som mål å bygge opp arkivfaglig kompetanse og forskriftsmessig arkivvern på vegne av sine deltakerkommuner. IKATs hovedoppgave er å stå for bevaring og formidling av sentral samfunnsmessig dokumentasjon, og for minnebevaring. Virksomheten er etablert i tilknytning til Statsarkivet i Tromsø. Alle kommuner i Troms og Troms fylkeskommune har anledning til å delta i selskapet. DELTAKERE 23 kommuner deltok i ordningen i 2013: Balsfjord, Bardu, Berg, Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord, Gratangen, Ibestad, Karlsøy, Kvæfjord, Kvænangen, Lavangen/Loabága, Lenvik, Lyngen, Målselv, Nordreisa, Salangen, Skjervøy, Skånland, Storfjord/Omasvuona/Omasvuonon, Sørreisa, Torsken og Tranøy og Troms fylke. ÅRSMØTE Årsmøte i representantskapet ble holdt 23. april i Statsarkivet i Tromsø. 13 av deltakerkommunene var representert på årsmøtet. Disse utgjorde 69,5 % av eierandelene. STYRET Før årsmøtet besto styret av: Lars Klaus Mosli (leder), Balsfjord kommune, Jan-Eirik Nordahl, Sørreisa kommune, Laila Kristoffersen (nestleder), Skånland kommune og Ann Tobiassen, Troms fylkeskommune. Varamedlemmer var: 1. Robert Robertsen, Karlsøy kommune 2. May Unni Ertsås, Bjarkøy kommune 3. Gun-Britt Bjerkeli, Lavangen kommune 4. Leif Erik Mikkelsen, Bardu kommune Etter årsmøtet besto styret av: Lars Klaus Mosli (leder), Balsfjord kommune, Jan-Eirik Nordahl, Sørreisa kommune, Laila Kristoffersen (nestleder), Skånland kommune og Ann Tobiassen, Troms fylkeskommune. Varamedlemmer ble: 1. Robert Robertsen, Karlsøy kommune 2. Ellinor Evensen, Nordreisa kommune 3. Gun-Britt Bjerkeli, Lavangen kommune 4. Leif Erik Mikkelsen, Bardu kommune Valgkomité ble utpekt av representantskapet, og består av Svein Bogstrand (leder), Kvænangen kommune, Ellen Myrmel, Salangen kommune og Frode Schultz, Skjervøy kommune. Styret har hatt 3 styremøter i 2013, og behandlet til sammen 20 saker. Styret har fått utbetalt møtegodtgjørelse på kr. 24 000 i 2013. Hvert kommunalt oppnevnt styremedlem har mottatt en godtgjørelse på kr. 1 000 per møte. Styrets leder mottar i tillegg en årlig godtgjørelse på kr. 10 000, og styrets nestleder en godtgjørelse som utgjør kr. 5 000 per år. IKATs arkivsjef fungerer som sekretær for styret, og har ansvar for å forberede styre- og årsmøtesaker. Solveig Heløe Olsen har representert IKATs ansatte i styret. Vararepresentant har vært Ole-Bjørn Fossbakk. 1
ADMINISTRASJON GENERELT IKAT har vært i drift siden høsten 1992, er vel etablert og fungerer godt som arkivinstitusjon med et bredt tjenestetilbud. Totalt ble det brukt rundt 29 ukeverk på administrasjon, organisasjonsarbeid og saksbehandling for styre og representantskap. Dette er 4 ukeverk mindre enn i 2012. KONTOR OG MAGASIN IKAT disponerte i 2013 kontor- og magasinplass i Statsarkivet i Tromsø. Leieutgiftene utgjorde kr. 313 908. Dette er kr. 91 976 mer enn i 2012, og har sin årsak i behovet for mer magasinkapasitet samt en indeksregulering av leien. 27. september ble brev med oversikt over IKATs framtidige leiebehov oversendt Statsarkivet i Tromsø. DATALØSNING IKAT inngikk våren 2008 avtale med IT Partner, Tromsø AS om etablering og drift av serverløsning og datanettverk. Samarbeidet fungerer godt, og det ble holdt 7 driftsmøter i 2013. YTRE MILJØ Virksomhetens bransje medfører verken forurensning eller utslipp som kan være til skade for det ytre miljø. PERSONALE Ansatte IKATs personale har i 2013 bestått av: Hilde Elvine Bjørnå, arkivsjef Frøydis Antonsen, rådgiver Solveig Heløe Olsen, rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk, rådgiver Kirsten Holiman, 1. konsulent (engasjert) Tommy Eirik Raklev, regnskapsfører (timebasis) Viktor Engelhardt, ekstrahjelp/sekretær (timebasis) Kurs og seminar 17. 19. april deltok Antonsen på Det 6. Norske arkivmøte, i Ålesund. 10. 13. September deltok Antonsen og Fossbakk på KAI-konferansen, i Balestrand. 14. mai deltok Heløe Olsen og Holiman på et Webseminar om elektronisk sak og arkiv, i regi av Software Innovation. 13. 14. november deltok Fossbakk og Heløe Olsen på KDRS-samling i Trondheim. 3. 5. desember deltok Fossbakk og Heløe Olsen på SAMDOK-konferansen Arkiv i e-forvaltning, i Oslo. Møter 9. april deltok Bjørnå på møte i Riksarkivet om Arkivverkets oppfølging av Arkivmeldingen. 7. oktober og 4. november deltok Heløe Olsen i telefonmøte med KDRS om digitalt depot. 6. mars og 14. oktober deltok Heløe Olsen i telefonmøte med Frontkom om utvikling og drift av nye nettsider. Verv Hilde E. Bjørnå representerte LLP i styret til ABM-media AS, og deltok på 4 styremøter. Ole-Bjørnå Fossbakk har fungert som lokalt tillitsvalgt for Samfunnsviterne. 2
Prosjekter I 2013 deltok IKAT i følgende eksterne prosjekter: Arkivplan.no (digitalt verktøy for arkivplanlegging) Arkheion (fagblad for enkelte av kommunearkivinstitusjonene) Prosjekt arkivbeskrivelse, standardisering og registreringsprinsipper, i regi av kommunale arkivinstitusjoner (KAI) Møtebøker på nett, i regi av ASTA Foredrag, høringer, uttalelser 13. januar avga Fossbakk høringsuttalelse til Riksarkivet vedrørende nye regler for bevaring og kassasjon for kommunal sektor. 15.november oversendte Bjørnå brev til Riksarkivet med innspill til Arkivverkets tilsynsarbeid. Studier De faste ansatte har til rådighet en uke til egenstudier hvert år. I 2013 fordypet personalet seg i følgende tema: Elektronisk arkiv (Heløe Olsen) Norsk historie 18-1900-tallet (Fossbakk) Salangsverket (Holiman) Antonsen og Bjørnå gjennomførte ikke leseuke Arbeidsmiljø IKAT har et godt arbeidsmiljø. Det har vært en fallskade ved virksomheten i 2013. Dette er meldt NAV i tråd med gjeldende regelverk. Det har ikke vært andre ulykker i tilknytning til virksomheten i 2013. Sykefraværet utgjorde til sammen 30,3 ukeverk. Dette er 18,7 ukeverk mindre enn i 2012. Spesielle tiltak er ikke satt i verk for å redusere det høye sykefraværet da dette ikke anses som arbeidsrelatert. Sykemeldte er blitt fulgt opp i samsvar med gjeldende regelverk. Representantskapets leder, Vidkunn Haugli, besøkte IKAT 16. januar, og arbeidet i institusjonen ble diskutert med personalet. 10. -14. februar ble det arrangert personaltur til Edinburgh for de ansatte. Det ble gjennomført oppfølgingssamtaler med alle ansatte i 2013. Likestilling Det ble ikke blitt satt i verk særskilte tiltak med hensyn til likestilling i 2013. Lønn 19. september ble det avholdt lønnspolitisk drøftingsmøte. 17. oktober ble det gjennomført lønnsforhandlinger. Tidsbruk Det ble i 2013 brukt 7 ukeverk på kurs og seminarer, møter, verv, prosjektdeltakelse og egenstudier. ØKONOMI GENERELT OM INNTEKTER OG UTGIFTER IKATs økonomiske grunnlag besto i sin helhet av driftstilskudd fra kommunene. Tilskuddet var i 2013 sammensatt av et grunnbeløp på kr. 35 000 samt kr. 15 per innbygger. Troms fylkeskommune betaler kr. 3 per innbygger. Dette ga institusjonen et inntektsgrunnlag på kr. 2 330 686 i 2013. I tillegg til dette kommer kr. 43 994 i renteinntekter, overskudd fra kursvirksomhet på kr. 33 952, kr. 1 696 434 i depotinntekt, og salg av tjenester til kommuner utenfor ordningen på kr. 133 017. Samlet driftsinntekt, når utgifter til kursvirksomhet, innkrevd mva og refusjoner er trukket fra, utgjorde kr. 4 238 083. 3
RESULTAT 2013 Resultatregnskapet for 2013 viser et overskudd på kr. 232 533. Dette er mer enn budsjettert, og skyldes hovedsakelig at lønnsutgiftene ble mindre enn forventet. Styret mener at resultatregnskapet og balansen med tilhørende noter gir fyllestgjørende informasjon om årets virksomhet, og arkivets stilling ved årsskiftet. Det har etter regnskapsårets utløp ikke inntrådt forhold som er av betydning for bedømmelsen av arkivets stilling. Det er styrets holdning at eventuelle driftsmessige overskudd skal plasseres i disposisjonsfond, mens underskudd dekkes av fri egenkapital. REGNSKAPSFØRING OG REVISJON Regnskapsfører i 2013 har vært Tommy Eirik Raklev, Tromsø. Revisjon ble utført av Lyngen Revisjon AS, ved Jan Einar Sætre. FORTSATT DRIFT Fortsatt driftsforutsetninger er lagt til grunn ved utarbeidelsen av regnskapet. ARBEID FOR DELTAKERNE KURS OG OPPLÆRINGSTILTAK IKATs opplæringstiltak i 2013 har bestått av: kontaktseminar felleskurs temakurs for enkelte kommuner/virksomheter veiledning på arbeidsplassen 19. mars veiledet Antonsen 6 ansatte ved Breivang videregående skole, i Tromsø, i forberedelse og gjennomføring av avlevering til depot. 1. februar besøkte Antonsen Silsand barneskole for å veilede 2 ansatte i arkivrutiner, og å gjennomgå bortsatt arkivmateriale. 8. mars holdt Antonsen og Fossbakk kurset Arkiv, arkivansvar og avlevering til depot, for 20 ansatte i Nordreisa kommune, på Storslett. Det årlige Kontaktseminaret ble arrangert i Tromsø 23. - 24. mai. Det var 30 deltakere på seminaret, som hadde flere tema. 27. 28. mai veiledet Antonsen og Fossbakk 2 ansatte i Ibestad kommune i listeføring, pakking og avlevering av arkivmateriale til depot. 13. juni holdt Bjørnå og Fossbakk kurset Arkiv og saksbehandling for 15 deltakere, i Gratangen kommune. 21. juni holdt Fossbakk Arkivplankurs for 3 deltakere fra Balsfjord kommune, i Tromsø. 2. oktober holdt Bjørnå kurset Behandling av sensitive opplysninger på Landsdelssamling for PP-tjenesten i Nord-Norge og Statsped, i Tromsø. Det var 11 deltakere på kurset. 4
14. november holdt Bjørnå felleskurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, for 47 deltakere. Det var til sammen 136 deltakere på IKATs kurs- og opplæringstiltak i 2013. Totalt ble det brukt rundt 6,5 ukeverk på dette arbeidsområdet. INFORMASJON OG VEILEDNING I 2013 var IKAT på 7 besøk og/eller befaringer i deltakerkommunene. IKAT har skriftlig og muntlig svart på en rekke henvendelser fra deltakerne. Dette er spørsmål knyttet til både regelverk, arkivrutiner, arkivlokaler og til materiale som oppbevares i depot. Til sammen ble det registrert rundt 363 henvendelser av denne typen. IKATs nettside www.ikatroms.no brukes til å legge ut informasjon om aktiviteter og tjenester, og til å holde kommunene oppdatert om endringer i relevant regelverk, arkivfaglige nyheter o.a. IKAT har også i 2013 deltatt i samarbeidet om utgivelse av fagbladet Arkheion. Flere eksemplar av tidsskriftet blir sendt alle deltakerkommuner. I tillegg har IKAT jevnlig kontakt og utveksler informasjon over telefon og e-post med arkivledere, arkivansvarlige og andre ansatte i kommunene som deltar i ordningen. 22. mars ble rundskriv med informasjon om Vergemålsreformen og behandling av arkiv som tema sendt alle deltakerkommunene. Det ble i 2013 brukt rundt 22,4 ukeverk på dette arbeidsområdet. Dette er 1,4 flere ukeverk enn i 2012. ARBEID MED ARKIVPLANER Gjeldende regelverk krever at offentlige organ til enhver tid skal ha en ajourført arkivplan. Det vil si en fullstendig oversikt over arkivproduksjonen og arkivforvaltningen i en kommune. Formålet er økt effektivisering og styring på arkivfeltet. IKAT stiller det digitale verktøyet Arkivplan.no til rådighet for deltakerkommunene, hjelper til med å organisere og strukturere arbeidet. I tillegg kvalitetssikrer IKAT all informasjon som legges inn i planene. 21 av deltakerkommunene har hittil registrert seg på Arkivplan.no, og er i gang med arkivplanarbeidet. IKAT måtte i 2013 nedprioritere arbeidet med arkivplaner på grunn av personalsituasjonen. Det ble bare brukt 3 ukeverk på dette arbeidsområdet. DEPOTTJENESTER Papirbasert arkivmateriale IKAT var blitt valgt som depotløsning av 22 deltakerkommuner i 2013, og oppbevarte til sammen 1 672 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv for disse. I tillegg kommer 443 hyllemeter arkiv fra etter 1980 som er deponert hos IKAT av kommuner som mangler bortsettingsarkiv. 15. mars ble brev med reviderte Retningslinjer for avlevering av eldre og avsluttet arkiv, oversendt alle aktuelle deltakerkommuner. IKAT mottok til sammen 6 avleveringer på til sammen 76,2 hyllemeter arkiv til arkivdepot i 2012. Dette er betydelig mindre enn i 2012. 149 skriftlige brukerhenvendelser fra kommunene og øvrig publikum ble besvart. 5
Dette er like mye som året før. Av disse gjaldt 21 henvendelser dokumentasjon av rettigheter eller andre velferdsformål, 49 henvendelser gjaldt forvaltningens eget behov for informasjon, 24 gjaldt lokalhistoriske undersøkelser eller opplysninger om slekt og 1 dreide seg om forskning. I tillegg besvarte IKAT 136 henvendelser per telefon og e-post om arkivmateriale som oppbevares i depot. Dette er litt færre enn i 2012. Elektronisk arkivmateriale Det ble i året som gikk arbeidet videre med å utvikle depottjenestene som gjelder elektronisk arkivmateriale. I 2013 ble det arbeidet med å informere og veilede kommunene i rutiner og metode for avlevering av elektronisk arkivmateriale. Særlig vekt er blitt lagt på periodiske rutiner og krav om deponering av kopi av databaser i forbindelse med periodisering. Resultatet av denne innsatsen målt i antall deponeringer av uttrekk er imidlertid ikke oppløftende. Det er til sammen bare kommet inn 4 utrekk fra 4 kommuner. Disse er deponert hos IKAT, og skal sikres og vedlikeholdes. Arbeidet med tjenester knyttet til digitalt depot ble omorganisert i løpet av 213. IKAT forventer at resultater av dette vil komme i løpet av 2014, og skal kunne måles i et betydelig større antall deponeringer. Totalt ble det brukt rundt 30 ukeverk på arbeidet med depottjenester knyttet til eldre og avsluttet arkiv. Dette er 5 ukeverk mindre enn i 2012 og kommer av vakanse i stillingen som rådgiver knyttet til digitalt depot. ARBEID MED PERSONREGISTRE IKAT er depot for sensitive kommunale personregistre. En del tid brukes på å veilede arkivskaperne i rutiner for avlevering. 6,5 hyllemeter personregistermateriale ble ordnet og registrert. IKAT mottok til sammen 21 avleveringer av personregistermateriale i 2013. Dette utgjorde til sammen rundt 77 hyllemeter. 127 brukerhenvendelser, som gjaldt innsyn i personopplysninger, ble behandlet. IKAT oppbevarer og betjener ved årsskiftet til sammen rundt 672 hyllemeter kommunale personregistre. Dette er et resultat av til sammen 203 avleveringer. Totalt ble det brukt 24,6 ukeverk på dette arbeidsområdet. Dette er 14,4 ukeverk mindre enn i 2012. TILGJENGELIGGJØRING OG FORMIDLING Ordning og katalogisering I året som gikk ble det ordnet og registrert 47 hyllemeter eldre arkiv. Dette er på samme nivå som forrige år. Arbeidet med å tilgjengeliggjøre eldre og avsluttet arkiv gjennom ordning og katalogisering er blitt opprioritert av flere grunner. Blant annet opplever vi en klart økning i antall henvendelser som gjelder tilgang til rettighetsdokumentasjon. Utstyr for digitalisering av lydkassetter ble innkjøpt og tatt i bruk i 2013. 50 kassetter livsløpsintervjuer tilhørende Berg kommune ble digitalisert. 6
Tilgjengelige arkiver er også en forutsetning for å kunne formidle kunnskap om innholdet i kommunearkivene - og deres kulturhistoriske kontekst - til besøkende og andre arkivbrukere. IKAT oppbevarer totalt rundt 127 hyllemeter eldre arkiv i påvente av ferdig ordning og katalogisering. Det ble brukt 37 ukeverk på dette arbeidsområdet. Dette er samme antall som i 2012. I 2013 fikk 35 besøkende veiledning i bruk av, og tilgang til, arkivmateriale IKAT forvalter. 9 av disse var besøkende på lesesalen, og det ble lånt ut 44 forskjellige arkivstykker. 37 henvendelser fra publikum per telefon og e-post om eldre og avsluttet arkiv ble registrert. Det ble bruk rundt 3 ukeverk på dette arbeidsområdet. Dette er 2 ukeverk mindre enn i 2012. Publikumstjenester Vår lesesal er åpen fra 9 15 på alle ukedager, og en av IKATs ansatte er alltid tilgjengelig for besøkende. På vår nettside finnes oversikt over alt tilgjengeliggjort kommunalt arkivmateriale, og interesserte kan enkelt skaffe seg kopier av arkivkatalogene vi produserer. Denne informasjonen er også å finne på lesesalen, som vi deler med Statsarkivet i Tromsø. 1. mars besøkte 4 ansatte fra sekretariatet til Oppreisningsordningen for barnehjemsbarn IKAT og Statsarkivet i Tromsø. Det ble holdt et felles orienteringsmøte hvor vi presenterte institusjonenes ansvarsområde, arkivmateriale og saksbehandlingsrutiner. Problemstillinger i forhold til tidsfrister, arkivrutiner og ulike typer arkivmateriale ble diskutert. En ansatt fra Tromsø bibliotek og byarkiv deltok også på møtet. 7. oktober hadde IKAT besøk av 17 mastergradsstudenter fra Institutt for historie, UiT. Studentene fikk en kort introduksjon til faget arkiv og emnet arkivkunnskap. En omvisning, og diskusjon og spørsmålsrunde inngikk også i programmet. 5. juni hadde IKAT besøk av 4 ansatte fra IKA Finnmark. Det ble orientert om IKATs arbeid på ulike arkivfaglige felt, og rekruttering av arbeidstakere ble diskutert. ARBEID FOR ANDRE KOMMUNER TROMSØ KOMMUNE 4 ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november. 6. februar tok IKAT imot 18 hyllemeter personregistermateriale fra Sosialtjenesten. 30. august tok IKAT imot 0,01 hyllemeter personregistermateriale fra Olderbakken skole. 30. oktober tok IKAT imot 0,1 hyllemeter personregistermateriale fra Tromvik skole. IKAT behandlet 47 brukerforespørsler som gjaldt innsyn i avleverte personopplysninger. Det oppbevares til sammen 115,36 hyllemeter personregistermateriale. Dette er et resultat av 27 avleveringer. IKAT har besvart 36 henvendelser om rådgivning og veiledning i håndtering av personregistermateriale. 7
HARSTAD KOMMUNE 30 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv fra Harstad, Trondenes og Sandtorg kommuner ble gjennomgått på nytt i forbindelse med samordning og avslutning av katalogiseringen. 23. oktober tilbakeførte Fossbakk og Engelhardt 50,8 hyllemeter eldre arkiv og 16,8 hyllemeter personregistermateriale til Harstad kommune. 8 brukerforespørsler vedrørende opplysninger fra eldre arkiv ble behandlet. IKAT behandlet 13 brukerforespørsler som gjaldt innsyn i avleverte personopplysninger. IKAT har besvart 17 henvendelser om rådgivning og veiledning i håndtering av arkiv. NORD-TROMS REGIONRÅD Daglig leder deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november. gjennomført så mange kommunebesøk og/eller befaringer som planlagt. Tjenesteproduksjonen er blitt fordelt mellom kommunene så godt som mulig, Vi ser at tidsbruken på hver enkelt kommune både utjevner seg over tid, og i stor grad avhenger av kommunenes egen innsats og prioriteringer på arkivfeltet. Tromsø, 27. mars 2014 Styret for Interkommunalt arkiv Troms Laila Kristoffersen nestleder Jan-Eirik Nordahl styremedlem OPPSUMMERING På grunn av høyt sykefravær har IKAT i 2013 ikke hatt kapasitet til å tilby alle sine tjenester på normalt nivå. Tjenesteproduksjonen har imidlertid vært mye høyere enn forrige år. Det er blitt brukt mest tid på depottjenester, tilgjengeliggjøring, og på informasjon og veiledning. Det vil si at vi har prioritert brukerforespørsler og de kommuneansattes daglige behov for veiledning, kurs og opplæring Arbeidet med arkivplanlegging og med utvikling av flere publikumstjenester er blitt prioritert ned som følge av personalsituasjonen. Det har ikke blitt Ann Tobiassen Styremedlem Ellinor Evensen 2. varamedlem Ole-Bjørn Fossbakk ansattes representant, vara 8
ARBEID FOR HVER ENKELT KOMMUNE Vedlegg I Balsfjord Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 9 ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november 3 ansatte deltok på Arkivplankurs holdt av Fossbakk 21. juni., i Tromsø 14. mars ble 1,4 hyllemeter arkiv etter Forliksrådet overført til IKAT 27. juni ble 0,32 hyllemeter (17 kassetter) etter Balsfjordseminaret overlevert IKAT Av personregistermateriale oppbevares 25 hyllemeter fra 12 avleveringer IKAT behandlet 9 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 216,3 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 1,72 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT 1 elektronisk uttrekk er mottatt og sikret hos IKAT 4 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot ble besvart IKAT registrerte 22 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Bardu 4 ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november 26. September besøkte Bjørnå kommunen. Formålet med besøket var oppstart av arkivplanarbeidet og veiledning i bruk av Arkivplan.no Av personregistermateriale oppbevares 5 hyllemeter fra 4 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale IKAT registrerte 13 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Berg 50 kassetter med livsløpsintervjuer ble digitalisert og katalogisert 2. oktober ble 1,4 hyllemeter arkiv fra etter 1980 overført til IKAT 2. oktober ble 0,4 hyllemeter personregistermateriale overført fra Sosialtjenesten 2. oktober ble 1,8 hyllemeter personregistermateriale overført fra Skaland og Senjahopen skole 2. oktober ble 2,6 hyllemeter personregistermateriale overført fra Berg Helsestasjon Av personregistermateriale oppbevares 12,15 hyllemeter fra 12 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale 27,4 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot 4,3 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT IKAT oppbevarer 21,2 hyllemeter eldre arkiv i påvente av ordning og katalogisering Det ble besvart 2 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 2 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Dyrøy Ingen ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. November 3. mai ble 3,8 hyllemeter personregistermateriale overført fra Legekontoret Av personregistermateriale oppbevares 10,9 hyllemeter fra 5 avleveringer 9
IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale IKAT oppbevarer ca. 49 hyllemeter eldre arkiv i påvente av ordning og katalogisering 1 elektronisk uttrekk er mottatt og sikret hos IKAT IKAT registrerte 1 henvendelse per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Gáivuona/Kåfjord 2 ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. November 6. mars tok IKAT imot 0,2 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv fra Røde kors sykestue, til depot 6. mars ble 4,6 hyllemeter personregistermateriale overført fra PRO-tjenesten 18. mars ble 8,3 hyllemeter personregistermateriale overført fra Birtavarre legekontor 15. mai ble 11,8 hyllemeter personregistermateriale overført fra Legekontoret 16. april ble 2,2 hyllemeter personregistermateriale overført fra PRO-tjenesten 28. november ble 0,3 hyllemeter personregistermateriale overført fra PRO-tjenesten 28. november mottok IKAT 1,2 hyllemeter arkiv fra etter 1980 overført fra PU-tjenesten Av personregistermateriale oppbevares 44,1 hyllemeter fra 11 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale 43,3 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 9,7 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 5 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 40 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Gratangen Kommunen hadde 1 deltaker på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 13. juni besøkte Bjørnå og Fossbakk kommunen. Formålet med besøket var gjennomføring av kurset Arkiv og saksbehandling samt en oppfølging av arkivplanarbeidet. 10. juli ble utarbeidet et internt notat fra besøket 13. juni og kopi ble oversendt kommunen Av personregistermateriale oppbevares 3,2 hyllemeter fra 4 avleveringer 42,7 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 5,6 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT IKAT registrerte 4 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Ibestad Kommunen hadde 1 deltaker på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 1 ansatt deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november Av personregistermateriale oppbevares 2,8 hyllemeter fra 4 avleveringer Det ble besvart 1 henvendelse vedrørende informasjon fra eldre og avsluttet arkiv IKAT registrerte 18 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Karlsøy Kommunen hadde 1 deltaker på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 3 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv ble ordnet og katalogisert 18. november ble 0,55 hyllemeter eldre arkiv overført til depot 18. november ble 4,55 hyllemeter fra etter 1980 overført til IKAT Av personregistermateriale oppbevares 12 hyllemeter fra 5 avleveringer IKAT behandlet 3 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 57,75 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 10
80,6 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 7 henvendelse vedrørende materiale som er avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 12 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Kvæfjord 31,6 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 56,9 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 3 henvendelser vedrørende materiale som er avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 4 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Kvænangen 1. januar mottok IKAT 0,5 hyllemeter likningsmateriale fra Statsarkivet i Tromsø, til depot Av personregistermateriale oppbevares 1,75 hyllemeter fra 3 avleveringer 26,9 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT Det ble besvart 5 henvendelser vedrørende materiale som er avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 8 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Lavangen Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 8. mai ble brev om behandling av røyk- og sotskadet materiale oversendt kommunen 12. juni ble 7,5 hyllemeter personregistermateriale overført fra Sosialtjenesten 12. juni ble 1,3 hyllemeter personregistermateriale overført fra Barneverntjenesten Av personregistermateriale oppbevares 10,8hyllemeter fra 4 avleveringer Til sammen 12,1 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat IKAT oppbevarer i tillegg 30 hyllemeter eldre arkiv i påvente av ordning og katalogisering Det ble besvart 1 henvendelse vedrørende materiale som er avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 10 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Lenvik Kommunen hadde 6 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 5 ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. November 1. februar besøkte Antonsen Silsand barneskole. Formålet med besøket var gjennomgang av arkivrutiner og materiale i bortsettingsarkiv 25. september ble 7,6 hyllemeter personregistermateriale overført fra PPT Midt-Troms Av personregistermateriale oppbevares 148,75hyllemeter fra 33 avleveringer IKAT behandlet 15 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 146,7 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 27 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 16 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 34 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Lyngen 11
2 ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november 28. januar mottok IKAT 0,1 hyllemeter avsluttet arkiv (5 kassetter) fra Oppvekstavdelingen 28. juni ble 1,5 hyllemeter personregistermateriale overført fra Lenangen skole Av personregistermateriale oppbevares 16,35 hyllemeter fra 8 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale 102,6 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 110,5 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 4 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 8 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Målselv Av personregistermateriale oppbevares 23,4 hyllemeter fra 21 avleveringer IKAT behandlet 4 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 98 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 13,4 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 1 henvendelse vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot 1 elektronisk uttrekk er mottatt og sikret hos IKAT IKAT registrerte 4 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Nordreisa 5 ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. November 7. 8. mars besøkte Antonsen og Fossbakk kommunen. Formålet var å veilede i avleveringsrutiner, hjelpe til med kartlegging av eldre arkivmateriale og å holde kurset Arkiv, arkivansvar og avlevering for 20 ansatte ved Sonjatun helsesenter. 7. mai ble det et notat om listeføring av arkivmateriale i bortsettingsarkiv ved Sonjatun og den videre oppfølging av avleveringsarbeidet oversendt kommunen. 1. januar ble 0,8 hyllemeter arkivmateriale utlånt til arkivprosjekt i Statsarkivet overført til IKAT 7. mai ble 1,2 hyllemeter personregistermateriale overført fra Voksenopplæringen 2. juli ble 3,3 hyllemeter personregistermateriale overført fra helsesøstertjenesten Av personregistermateriale oppbevares totalt 12,8 hyllemeter fra 7 avleveringer IKAT behandlet 2 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 0,8 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 27 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv oppbevares i påvente av ordning og katalogisering Det ble besvart 3 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot 1 elektronisk uttrekk er mottatt og sikret hos IKAT IKAT registrerte 17 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Salangen Kommunen hadde 4 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 1 ansatt deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november Av personregistermateriale oppbevares 10,6 hyllemeter fra 6 avleveringer IKAT behandlet 3 henvendelser om bruk av avlevert personregistermateriale 14 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv ble ordnet og katalogisert 66,7 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot 5,1 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 3 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot 12
IKAT registrerte 9 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv. Skjervøy Kommunen hadde 1 deltaker på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 43,5 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat Det ble besvart 1 henvendelse vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 1 henvendelse per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv. Skånland 24. oktober hentet Engelhardt og Fossbakk inn 19,15 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv til depot 24. oktober ble 7,2 hyllemeter arkiv fra etter 1980 overført til IKAT 66,95 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 10,6 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 1 henvendelse vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 8 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv. Storfjord Kommunen hadde 2 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 1 ansatt deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november Av personregistermateriale oppbevares 5 hyllemeter fra 2 avleveringer 10 hyllemeter eldre arkiv blir oppbevart i påvente av ferdig ordning og katalogisering 15,5 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 1 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 2 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 7 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Sørreisa Kommunen hadde 1 deltaker på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai Ingen ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. November 27. juni ble 0,6 hyllemeter arkiv (7 kassetter) overført fra Sørreisa historielag Av personregistermateriale oppbevares 16 hyllemeter fra 12 avleveringer IKAT behandlet 1 sak om bruk av avlevert personregistermateriale 37,5 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat 61,4 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 14 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 15 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Torsken Kommunen hadde 1 deltaker på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai Av personregistermateriale oppbevares 6,6 hyllemeter fra 4 avleveringer 66 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ IKAT 30,3 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 6 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 4 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv 13
Tranøy Kommunen hadde + deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 1 ansatt deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november 6,5 hyllemeter personregistermateriale ble ordnet og registrert Av personregistermateriale oppbevares 38,2 hyllemeter fra 5 avleveringer IKAT behandlet 4 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 69,2 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot 70,2 hyllemeter arkiv fra etter 1980 er deponert hos IKAT Det ble besvart 8 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 11 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv Troms fylke Kommunen hadde 8 deltakere på Kontaktseminar i Tromsø, 23. 24. mai 12 ansatte deltok på kurset Arkiv og saksbehandling i Tromsø, 14. november 19. januar besøkte Antonsen Breivang videregående skole. Formålet var veiledning i avlevering av arkiv til depot. 30. januar tok IKAT imot 55 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv til depot fra Arkivavdelingen 21. mars ble 2,6 hyllemeter personregistermateriale overført fra Storsteinnes tannklinikk 10. april ble 2,7 hyllemeter personregistermateriale overført fra Kanebogen tannklinikk Av personregistermateriale oppbevares 98,75 hyllemeter fra 5 avleveringer IKAT behandlet 22 saker om bruk av avlevert personregistermateriale 536,9 hyllemeter eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot/ikat Det ble besvart 14 henvendelser vedrørende informasjon fra arkiv som var avlevert til arkivdepot IKAT registrerte 40 henvendelser per telefon/e-post om råd og veiledning i håndtering av arkiv 14