Tromsø Ishockeyklubb TROMSØ ISHOCKEYKLUBB Dette er et informasjonshefte for alle med tillitsverv i Tromsø Ishockeyklubb (TIK) eller for de som bare ønsker å vite mer om hvordan ting fungerer i klubben: Trenere Lagledere Foreldrekontakter Styrerepresentanter Oppdatert september 2012.
TROMSØ ISHOCKEYKLUBB EN KLUBB I VEKST FORORD Dette heftet beskriver TIK som organisasjon, og klubbens regler, rutiner, lover og forventninger. Vi beskriver hvordan klubben er bygd opp og hvordan man skal gå frem som tillitsvalgte. Om klubben TIK er medlem av Norges Ishockeyforbund og Nord-Norges Ishockeykrets. Klubben ble stiftet i 2004 og har helt til byens første ishall stod ferdig høsten 2010, hatt utebane på Templarheimen. 1. ORGANISASJON STYRETS FUNKSJON OG SAMMENSETNING Styret består av styreleder, nestleder, 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer. Styrets hovedoppgave er å holde en samlet oversikt over klubbens økonomi og fordele klubbens inntekter etter godkjent budsjett. Ellers skal styret: - Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. Styret har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktivitetene i klubben - Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter - Stå for klubbens daglige ledelse, og representere klubben utad - Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Merknad: Antall styremedlemmer og varamedlemmer bestemmes av årsmøtet ÅRSMØTET Klubbens øverste organ er årsmøtet som avholdes hvert år i mai måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst en måneds varsel. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt senest to uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste med andre saksdokumenter med forslag skal være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet Alle idrettslagets medlemmer har adgang til møtet. Alle medlemmer som er fylt 15 år har stemmerett. Man kan ikke ha med seg fullmakt.
Tromsø Ishockeyklubb På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på utsendt/kunngjort saksliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de stemmeberettigede på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av sakslisten. VALGKOMITE Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Det er valgkomiteen som innstiller på nytt styre, enten det gjelder forbundsstyre,kretsstyre klubbstyre. Den skal sikre drift av klubben gjennom å finne personer med riktig kompetanse til styret og til andre oppgaver i klubben etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Komiteen skal jobbe aktivt hele på året og motivere til å ta ansvar. MARKEDSUTVALG Hovedoppgave: Koordinere alt sponsorarbeid og inntektsbringende arrangementer. Ansvarsområde: Kommer mer info her. ANLEGGSUTVALG Hovedoppgave: Kommer mer info her. SPORTSLIG LEDER Sportslig leder er ansvarlig for utvikling ledelse og koordinering av den sportslige virksomheten i klubben. Oppgaver og ansvar: - Utarbeide sportslige målsetninger og planer for klubben - Påse at klubbens sportslige virksomhet skjer innen klubbens lover og retningslinjer - Være førstekontakt til trenere/kalle inn til trenermøter - Sørge for best mulig tilretteleggelse for treningstilbud og -forhold for alle lag - Arbeide med rekruttering av trenere, samt bistå disse ved behov ANDRE VERV: - Klubbfotograf: Kan ta lagbilder og enkeltbilder til nettsiden. - Webredaktør LAGENE Hvert lag har si egen lagledelse som består av trener, lagleder og foreldrekontakt. Lagene styrer sin egen økonomi innenfor de budsjetterte rammene, holder oversikt over spillere og deres foreldre, avgir rapporter til styret, utarbeider årlige sportsplaner som skal godkjennes av styret.
2. SLIK GJØR VI DET Medlemskontingent/lisens/aktivitetsavgift Klubbens økonomi er svært avhengig av medlems- og aktivitetsavgiftene vi får inn. Fra og med sesongen 2012/2013 sendes det ut to giroer i løpet av året. Lagleder har ansvar for å ha oversikt over om spillere har betalt medlems- og aktivitetsavgift og å advare om at de ikke kan være på isen/være med på turer hvis disse ikke blir betalt innen fristen. Lister over hvem som har betalt/ikke betalt kan fås av medlemsansvarlig ved å sende en e-post til info@tromsohockey.com. Det er lov til å prøve 3 ganger gratis før man bestemmer seg. Ingen kan starte på en ny sesong i klubben uten at tidligere fakturaer er betalt. Innmelding For å melde seg inn kan man fylle ut et påmeldingsskjema som ligger i hylla, ved kaféen og legge det ferdig utfylt i postkassa som åpnes med nøkkel av styret, man kan sende en e-post til info@tromsohockey.com, eller man kan si i fra til lagleder som melder fra til medlemsansvarlig. Lagleder må også si i fra om noen slutter. Medlemsavgift vedtas på klubbens årsmøte. Styret har ansvar for å vedta passende aktivitetsavgifter ift klubbens aktivitetsnivå og utgifter. Merk at disse kan variere fra sesong til sesong. Sjekk oppdaterte medlems- og aktivitetsavgifter på nettsiden under Bli medlem. Søskenrabatt Klubben tilbyr søskenrabatt (gjelder kun for spillere under 18 år). Eldste spiller betaler full aktivitetsavgift, andre søsken betaler halv. Dette føres på giro selv av betaler. Alle skal betale full medlemsavgift. Lisenser Klubben krever at alle spillere over 12 år, uten oldboys, må løse ut lisens. Vi oppfordrer likevel oldboysspillerne til å løse ut lisens ettersom det er mulig at privat forsikring ikke dekker skader i forbindelse med hockey. Dette må de selv sjekke. Lisens er et personlig ansvar, men lagleder har ansvar for å sjekke om alle spillere har betalt lisenser. Alle som betalte lisens foregående sesong vil automatisk få tilsendt ny lisens til sin privatadresse i midten av august med betalingsfrist 26.8. Spillere U12 (ordinær alder) og yngre skal ikke løse lisens, de er forsikret via NIFs Barneidrettsforsikring. Les mer på nettsiden om lisens. Styret har en medlems- og lisensansvarlig, sjekk nettsiden under Klubben<Styret. NETTSIDE, KOMMUNIKASJON, E-POST Nettside Alle lag har egen side på www.tromsohockey.com. Denne må de enten oppdatere selv eller de må kontakte webredaktør ved ønskede endringer. Ønsker man å
Tromsø Ishockeyklubb oppdatere selv, ta kontakt med webredaktør for å få passord og brukernavn. Disse skal helst brukes av én person og ved brukerendring må webredaktør få beskjed sånn at passord og brukernavn endres til ny bruker. Facebook Mange lag bruker Facebook for å kommunisere innad i laget i tillegg til mail. Alle lag under klubbregi kan opprette egen facebookgruppe under klubbens facebookside med lagleder som administrator. Hvis dette gjelder spillere under 18 så skal lagleder/trener ha tilgang til siden. E-postadresser til tillitsvalgte Tromsø Ishockeyklubb har mulighet til å gi de med tillitsverv i klubben en tromsohockey.com-adresse. Denne kan videresendes til din private adresse. Hvis du ønsker dette, ta kontakt med webredaktør. E-postgrupper Klubben har e-postadresser til lag/grupper. Når noen melder seg inn og oppgir e-postadresser vil disse bli lagt inn i kontaktgrupper. Ta kontakt med styret dersom du ønsker å bruke denne. 3. ARRANGEMENTER Egen manual/håndbok skal utarbeides. 4. ØKONOMI Det koster å holde en idrettsklubb i gang, spesielt når vi er avhengig av å reise til Sverige og Finland for å spille kamper. Med medlems- og aktivitetsavgiftene får klubben inn en del, men på langt nær ikke nok. Å ha et a-lag er også kostnadskrevende, men generer også en god del midler til klubben i form av sponsorinntekter. ØKONOMIPRINSIPPER Styret er klubbens øverste økonomiske myndighet og skal ha kontroll på klubbens totale økonomi. Gjennom vedtatte budsjetter skal styret beskrive de inntekter og utgifter det forventes for det kommende året. Et budsjett er et forsøk på å beskrive en fremtidig økonomisk situasjon og skal være et styringsmiddel for styrets arbeid mellom årsmøtene. Hvis det skjer endringer i klubbens inntekter og utgifter er det viktig at man ikke bruker mer enn de inntekter man har til disposisjon. Nullresultat er målet. - Alle saker av økonomisk art skal avklares i styret - Styret er juridisk ansvarlig for klubbens økonomi - Styret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet. - Alle innkjøp skal godkjennes av styret - Økonomisk utroskap er uakseptabelt, alle har varslingsplikt - Ingen kan gjennomføre økonomisk bindende tiltak for klubben uten at det er godkjent av styret - All leie av transport skal være godkjent av styret
Klubbens viktigste inntektskilder: - Medlemsavgifter - Aktivitetsavgifter - Sponsormidler - Offentlige støtteordninger LAGØKONOMI Hvert år skal lagleder, i samråd med trener og evt foreldrekontakt, utarbeide en plan over de aktiviteter laget skal delta på eller ønsker å delta på, i tillegg til en oversikt over eventuelle utstyrsbehov. Lagleder skal, når styret ber om det, sende en slik oversikt sammen med et grovt budsjett så tidlig som mulig eller innen fristen styret har satt, som er 15. november. Blir denne ikke sendt er det ikke sikkert klubben får mulighet til å innvilge laget de ønskede midler. Styret behandler klubbens budsjett der forventede inntekter fordeles på de utgifter klubben planlegger å ha for neste sesong. Budsjettet skal følge regnskapet som er delt opp i kalenderår, dvs at budsjettet er på tvers av sesongen. Styret kan også bestemme å endre budsjettet i løpet av sesongen pga uventede utgifter, etc. Merk at det skal uansett søkes om penger fra styret i for alle turer/aktiviteter/utgifter! Frist for å levere plan over aktiviteter/anskaffelser: 15. november Felles frist for å søke om ekstra midler: 1.mars/1. oktober Seriespill vil prioriteres Klubben støtter ikke sosiale arrangementer Klubben dekker ikke mat Hver enkelt tur skal søkes om og godkjennes av styret. Trenger lagene midler utover det som er fordelt av styret må de skaffe det gjennom sponsing, dugnad eller kafédrift. DUGNADER/SPONSORARBEID Det skal utarbeides retningslinjer for dette i løpet av året. REISEREGNING OG KOSTNADSREFUSJON Alle utlegg skal avtales på forhånd. Sjekk også lagets konto før man legger ut penger. Styrets økonomiansvarlig har oversikt. Alle penger som jobbes inn skal straks settes inn på klubbens konto og merkes hvilket lag og hviken aktivitet det gjelder. Man skal ikke opprette egne kontoer i klubbbens eller lagets navn. Eksempler på utlegg kan være: - Kjøp av utstyr (skal være avtalt på forhånd)
Tromsø Ishockeyklubb - Dommerregninger - Reisekostnader 5. TURPLANLEGGING, GJENNOMFØRING OG SLUTTFØRING I Tromsø Ishockeyklubb er planlegging og utføring av turer en viktig del av lagleders arbeid. I og med at lagene våre må reise langt for å spille kamper og at det er dyre turer, er det svært viktig at lagleder, sammen med trener og evt foreldrekontakt har en god dialog og at alt av rutiner ift styret følges nøye. Her er en liste over rutiner ift turplanlegging, gjennomføring og etterarbeid i kronologisk orden (se også rutine for søknad om økonomisk støtte): Det skal sendes en søknad med et enkelt budsjett til styret om penger til tur/aktivitet minst 2 uker i forveien Det skal gis info hovedsakelig til foreldre hvis spillere er under 18 år Sjåfør/turleder/trener skal ikke betale egenandel Egenandeler skal inn på konto 1644 29 25066 senest en uke før avreise, Liste over spillere som skal være med sendes styret minst en uke før avreise Sjekk at spillere har betalt medlems- og aktivitetsavgift Klubben dekker ikke mat og det skal derfor ikke inngå i egenandelen. For å få en felles matordning kan man da øke egenandelen Klubben har et fraværsskjema som spillere kan få for å dokumentere fravær ift skolen. Dette ligger på nettsiden under lagledere. Originale kvitteringer og oppgjør for tur, sammen med et spesifisert reiserapporteringsskjema skal leveres senest en uke etter hjemkomst. Hvis spillere har utestående egenandeler, medlemsavgift eller aktivitetsavgift, kan de ikke være med på tur. Transport Styret oppfordrer lagene å bruke stor buss hvis mulig og økonomisk forsvarlig. Klubben skal jobbe med å få en avtale med et buss-selskap. Viktig info om turer Spillere som ikke har oppfylt sine forpliktelser kan ikke være med på turer. Styret ønsker derfor at laglederne sender liste over spillere som skal være med på turer til styret@tromsohockey.com en uke før avreise. Styret vil gi tilbakemelding om noen av spillerne ikke er berettiget til deltakelse. Spillere har ikke anledning til å delta på turer hvis: de ikke har betalt medlems- og aktivitetsavgift de har betalt medlemsavgift, men ikke har betalt aktivitetsavgift de har utestående egenandeler fra tidligere turer
6. LAGLEDELSE Hvert lag skal minimum ha en trener og en lagleder. Laget bør også ha en foreldrekontakt og evt en materialforvalter, en webansvarlig og en sponsoransvarlig. Dette må bestemmes på et foreldremøte i starten av hver ny sesong. Lagleder har ansvar for at dette skjer. Lagleder skal, etter møtet, gi beskjed til sportslig leder, med kopi til styret om hvem som ble valgt. Hvis laget har sin egen webredaktør legger laget selv denne informasjonen på lagets nettsider, hvis ikke må det gis beskjed til klubbens webredaktør. Det er veldig viktig at styret har rett kontaktinfo ettersom det ofte sendes ut viktig informasjon til lagledere. Fordeling av arbeid mellom trenere og lagledere avtales individuelt. Lagleder har den administrative rollen ift laget, og har ofte følgende oppgaver: - Oversikt over spillere - Planlegging av turer - Planlegging av sportsplan med trener og evt foreldrekontakt - Politiattester - Rapportering fra turer ift styret - Oversikt over hvem som har betalt lisenser, egenandeler og medlems- og aktivitetsavgifter Det er viktig at oppgaver blir løst i samarbeid med trener slik at vi unngår misforståelser. Inviter til samarbeid, ikke jobb alene, da går alt mye lettere. Lytt til tilbakemelding fra både spillere, foreldre og trenere. Se også lagledersiden på nett. Virksomhetsplan All sportslig virksomhet skal til enhver tid følge klubbens gjeldende virksomhetsplan. Denne kan lastes ned fra nettsiden. Politiattest Politiattest skal avkreves av personer som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Lagleder har ansvar for å påse at alle med ansvarsforhold rundt laget leverer politiattest. Ta kontakt med medlems- og lisensansvarlig i styret. Fair Play TIK tar fair play på alvor. Lagleder skal sammen med trener og evt foreldrekontakt arrangere et spillermøte i starten av hver sesong der fair play er et tema. Klubben har en Fair Play plan som ligger på nett.
Tromsø Ishockeyklubb Klubben har rutiner på hvordan man skal håndtere usportslig oppførsel på eller utenfor is (vedlagt). Denne finnes også på nettsiden. Søknad om seriespill Hvis et lag har ønske om og føler seg moden for seriespill må det først tas opp med sportslig leder og så med styret. Laget må ha struktur og et godt apparat rundt, stille med en realistisk plan og budsjett. Det er viktig at en deltakelse I seriespill (som vil være i svensk serie Norrbotten) har vært tatt opp med foreldrene, spesielt når det gjelder egenandeler. Det kreves at både spillerne, foreldrene og lagledelsen er engasjerte. Sportslig leder må signere en søknad om seriespill. 7. FOR FORELDREKONTAKTER Som andre idrettslag er TIK en frivillig foreldredrevet klubb med inntekt hovedsakelig fra medlems- og aktivitetsavgifter, offentlig støtte og sponsormidler. Klubben er helt avhengig av engasjerte foreldre på alle områder. Det er i hovedsak foreldre som har styre-, trener-, laglederverv og andre verv. Klubben ønsker å ha et best mulig tilbud og samtidig holde avgiftene på lavest mulig nivå, og da er det nødvendig at foreldre engasjerer seg. I alle aldersbestemte lag er det foreldrenes plikt å skaffe laget trener, lagleder og foreldrekontakt. Klubben skal sørge for nødvendig opplæring og oppfølging slik at laget drives innenfor klubbens normer og regler, og også slik at trener, lagleder og foreldrekontakt blir inkludert i klubben på en god måte. Foreldrekontakter Foreldrekontakten er bindeleddet mellom trener/lagleder og foreldrene. Denne vil også samarbeide med lagleder i planlegging av turer og koordinere dugnader. Dugnad Lagene må dekke store deler av reisene sine selv. For å unngå høye egenandeler bør lagene gjøre dugnader. Dette avgjør foreldrene sammen med lagleder. Hvilke plikter har man som foreldre? - Stille med støtteapparat. Alle lag må ha støtteapparat. Som et minimum må det velges en lagleder for laget. Normalt etableres det flere roller for å fordele arbeidsbyrden, som foreldrekontakt og materialforvalter, evt en sponsor- og dugnadsansvarlig. - Betale pålagt medlems- og aktivitetsavgift til TIK - Delta på dugnader, bade lagdugnader og klubbdugnader Ikke betalte medlems- og aktivitetsavgifter Det vil få konsekvenser å ikke betale pålagte avgifter. Alle spillere må betale medlems- og aktivitetsavgift i TIK for å kunne trene og spille kamper for klubben. Ettersom klubben er helt avhengig av disse inntektene og spillerne deltar på aktiviteter som koster penger, vil klubben ikke akseptere manglende
betalinger. Hvis de foresatte av ulike grunner har problemer med å betale disse avgiftene permanent eller midlertidig - må de foresatte ta kontakt med styret i TIK. Klubben vil da sammen med de foresatte drøfte mulige løsninger ettersom TIK som klubb i utgangspunktet vil ta vare på alle sine spillere. For spillere som ikke betaler medlemsavgift eller treningsavgift, og som ikke oppsøker TIK for å finne ordninger hvis de har betalingsproblemer, vil spilleren ikke få trene eller spille kamper for klubben. Spilleren kan heller ikke bli spilleberettiget i annen klubb før alt uoppgjort er betalt og registrert. Styret i TIK vil gjennom laglederne for hver årgang varsle manglende innbetaling og iverksette nevnte tiltak.