Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre. Harald Skaar har meldt forfall - vara innkalles INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 24. mars 2015 kl. 13.00 15.00 i formannskapssalen SAKSLISTE ORIENTERINGER Presentasjon av ny rådmann, Vidar Torsøe Skatteoppkrevers årsrapport v/økonomisjef Anita Ore (skatteoppkrever) SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 02.12.14 SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2014 SAK 03/15 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Interimrevisjon Nytt fra sekretær: Status forvaltningsrevisjon Deltid EVENTUELT REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet 07.01.15 Ref. 02/15 Farsund kommune, skatteoppkrevers årsrapport 2014 Ref. 03/15 Farsund kommune, skatteregnskapet 2014 Farsund, den 16. mars 2015 Bjørn Pedersen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 /e-post willy.gill@asekretariat.no Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 01/15 Møtedato: 24.03.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 02.12.14 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 02.12.14 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 02.12.14 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 02.12.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
Møte nr. 05/14 Dato: 02.12.14 kl. 13.00 14.30 Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Martin Reinertsen, nestleder Harald Skaar, medlem Kirsti Mathiassen, medlem Anne Bente Aunevik Kjærre Andre til stede (hele eller deler av møtet): Revisor Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Bjørn Pedersen meldte forfall som følge av arbeidsoppdrag. På grunn av kort frist ble ikke vara forsøkt innkalt. Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEBOK 21.10.14 SAK 12/14 SELSKAPSKONTROLL Q 4 3 AS SAK 13/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 08/14 Egil Lie, e-post datert 18.11.14 Underskrift Martin Reinertsen Fungerende leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1 3
Møtebok 02.12.14 Farsund kontrollutvalg SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 21.10.14 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.10.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 21.10.14. Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 21.10.14 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 21.10.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 12/14 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL AV Q 4 3 Q FIRE TRE AS Revisor presenterte hovedtrekkene i rapporten. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp rapportens anbefalinger knyttet til selskapet. 3. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger knyttet til Farsund kommune. 4. Når det gjelder rapportens felles anbefalinger til begge eierkommunene, ber kommunestyret om at eierrepresentanten følger opp disse og at det fremlegges sak for kommunestyret med forslag til endring av selskapsavtalen etter nødvendig samordning med Lyngdal kommune. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, rapport datert oktober 2014 2 4
Møtebok 02.12.14 Farsund kontrollutvalg Saksopplysninger: Bakgrunnen for denne rapporten er planer for selskapskontroll som er vedtatt av kommunestyrene i Farsund og Lyngdal. Q 4 3 Q FIRE TRE AS er et aksjeselskap eid av Farsund og Lyngdal kommuner. Selskapets forretningsvirksomhet er i hovedsak å være tiltaksarrangør for NAV. Hovedformålet med selskapskontrollen er å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandatet for gjennomføring av kontrollen er vedtatt av kontrollutvalgene i Farsund og Lyngdal. Nedenfor er hovedpunktene i rapporten presentert. Når det gjelder funn og konklusjoner, samt anbefalinger, har jeg i stor grad brukt teksten fra rapportens oppsummeringsdel. Problemstillinger: Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn og konklusjoner Farsund kommune: Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Revisjonen har fått informasjon om at det ikke gjennomføres. Kommunen har en generell politikeropplæring. Revisjonen har ikke kunnet gjøre seg opp noen formening om opplæringens innhold slik den gjennomføres i dag, men presiserer nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter revisjonens vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Revisjonen vurderer at eier bør angi mer konkret hvordan deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. Funn og konklusjoner selskapet: Revisjonen konkluderer med at kommunens eierinteresser i all hovedsak utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men nevner likevel følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer i kommunalt eide bedrifter registrerer seg i styrevervregisteret (pkt. 3.5 nr. 16). 4 av 7 styremedlemmer har registrert sine verv i registeret. 2. Kommunelovens 80, 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalgene ved innkalling til møter i generalforsamlingen (pkt. 2.1.4). Dette blir pr. d.d. ikke foretatt. Revisjonens anbefalinger: Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. 3 5
Møtebok 02.12.14 Farsund kontrollutvalg Anbefalinger vedrørende Farsund kommune: 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Felles anbefalinger for Farsund og Lyngdal kommuner: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomite forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn slik vedtektene tilsier. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet Begge anbefalingene under avsnittet merket «Felles anbefalinger for Farsund og Lyngdal kommuner» vil innebære en endring av selskapsavtalen og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Revisjonen har derfor medtatt dette som felles anbefaling rettet mot begge eierkommunene. Vurderinger: Kontrollutvalget bes følge opp revisors anbefalinger i sin innstilling til kommunestyret. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp rapportens anbefalinger knyttet til selskapet. 3. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger knyttet til Farsund kommune. 4. Når det gjelder rapportens felles anbefalinger til begge eierkommunene, ber kommunestyret om at eierrepresentanten følger opp disse og at det fremlegges sak for kommunestyret med forslag til endring av selskapsavtalen etter nødvendig samordning med Lyngdal kommune. SAK 13/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Leder og sekretær setter opp forslag til møteplan til neste møte. På ett av møtene til våren ønsker utvalget en orientering om omsorgstjenesten med utgangspunkt i Helseplanen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 4 6
Møtebok 02.12.14 Farsund kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for 5 6 møter i kontrollutvalget årlig. I 2015 er det kommunevalg, og det kan få betydning for antall møter til høsten. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2015, ett møte i september og ett møte i november. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på vårens møter. Forslag til vedtak: Det avholdes møter i kontrollutvalget følgende datoer i 2015: FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 08/14 Egil Lie, e-post datert 18.11.14 Konklusjon: E-post fra Egil Lie ble tatt til etterretning. Kontrollutvalget avslutter saken fra sin side. 5 7
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 02/15 Møtedato: 24.03.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2014 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 8
Farsund kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Forslag 16.03.15 Agder Sekretariat 9
Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Kapittel 1 - Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kapittel 2 - Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kapittel 3 - Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Farsund kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. 3.1 Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2013 ble behandlet i kontrollutvalget 6. mai 2014 og avgav følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for 2013. Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og nummerert brev nr. 13 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget viser til forbehold i revisjonsberetningen vedrørende investeringsbudsjettet, samt kommentarer i nummerert brev nr. 13. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Agder Sekretariat 2 10
Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 11. april 2014 og nummerert brev nr. 13 datert 11. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2013. Kapittel 4 - Planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). 4.1 Planlegging av forvaltningsrevisjon. Vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 for Farsund kommune inneholder følgende områder/prosjekter for forvaltningsrevisjon i uprioritert rekkefølge: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 6 Offentlige anskaffelser Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 7 Likestilling Undersøke kommunens arbeid med å redusere bruken av deltidsstillinger i henhold til vedtatte mål og strategier for kommunen. 9 Budsjettstyring og kontroll - Undersøke kommunens rutiner for budsjettering og budsjettkontroll for enhetene i helse- og omsorgssektoren. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 16 NAV Farsund Undersøke om kommunens tjenestetilbud blir ivaretatt etter etableringen av NAV. 4.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 4.2.1 FR Tilpasset opplæring og spesialundervisning. Kontrollutvalget bestilte i mars 2013 prosjektet Tilpasset opplæring og spesialundervisning. I desember 2013 ble prosjektplan behandlet og godkjent. Rapport fra prosjektet ble fremlagt for kontrollutvalget i møte den 10.06.14, sak nr. 7. Agder Sekretariat 3 11
Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen gjennomgå rapportens anbefalinger og gjennomføre nødvendige tiltak. 3. Kontrollutvalget orienteres om gjennomførte tiltak i løpet av våren 2015. PROBLEMSTILLINGER Følgende to problemstillinger ble benyttet for å belyse forholdene rundt kommunens spesialundervisning på skolene i kommunen: 1. Hvordan tildeles ressursene til spesialundervisning? 2. Bruker skolene i Farsund kommune kompetanse i spesialundervisning iht. regelverk? ANBEFALINGER Rapporten kom med følgende anbefalinger: Revisjonen vil anbefale kommunen å vurdere om fordelingsmodellen i sin nåværende form er hensiktsmessig ut fra kommunens mål om å redusere andel elever med spesialundervisning i skolene. Revisjonen anbefaler at kommunene som skoleeier, skolene og Lister PPT, fortsetter arbeidet med å skape større grad av lik forståelse for hvilke kriterier som utløser rett til spesialundervisning. Revisjonen anbefaler at kommunen som skoleeier tilser at skolene har riktig og nødvendig kompetanse for å kunne gi elevene den spesialundervisningen de har krav på. Revisjonen anbefaler at skolene utarbeider skriftlige veiledningsrutiner for personale som ikke er ansatt i undervisningsstilling og skal hjelpe til i spesialundervisning. 4.2.2 FR Deltid i helse- og omsorgssektoren. I møte den 21.10.14 vedtok kontrollutvalget prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av temaet Deltid i helse- og omsorgssektoren. Prosjektplanen inneholder følgende problemstilling med underspørsmål: Hvordan følger kommunen opp kommunale mål om å redusere bruk av deltidsstillinger i helse- og omsorgssektoren? - Hvordan følger kommunen opp mål om at ansatte skal tilbys minimum 50% stilling, og at flest mulig skal tilbys 100% stilling? - Hvordan lyses ledige stillinger ut? - Hvordan praktiserer kommunen bestemmelser om rett til redusert arbeidstid? Kapittel 5 - Planlegging og gjennomføring av selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres Agder Sekretariat 4 12
Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. 5.1 Planlegging av selskapskontroll. I Plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015 er følgende selskaper prioritert: 1. Lister bompengeselskap AS (planlegges gjennomført i 2015). 2. Q43 Q Fire Tre AS 5.2 Gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontroller i Q43 Q Fire Tre AS ble gjennomført i 2014. Rapport fra kontrollen ble behandlet i kontrollutvalgets møte den 02.12.14, sak 12. Utvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant følge opp rapportens anbefalinger knyttet til selskapet. 3. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger knyttet til Farsund kommune. 4. Når det gjelder rapportens felles anbefalinger til begge eierkommunene, ber kommunestyret om at eierrepresentanten følger opp disse og at det fremlegges sak for kommunestyret med forslag til endring av selskapsavtalen etter nødvendig samordning med Lyngdal kommune. Nedenfor følger en oversikt over problemstillinger, funn og konklusjoner samt anbefalinger. Problemstillinger i kontrollen: Selskapskontrollen tok tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn og konklusjoner Farsund kommune: Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Revisjonen har fått informasjon om at det ikke gjennomføres. Kommunen har en generell politikeropplæring. Revisjonen har ikke kunnet gjøre seg opp noen formening om opplæringens innhold slik den gjennomføres i dag, men presiserer nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter revisjonens vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Revisjonen vurderer at eier bør angi mer konkret hvordan deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. Funn og konklusjoner selskapet: Revisjonen konkluderer med at kommunens eierinteresser i all hovedsak utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men nevner likevel følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: Agder Sekretariat 5 13
Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 1. KS anbefaler at styremedlemmer i kommunalt eide bedrifter registrerer seg i styrevervregisteret (pkt. 3.5 nr. 16). 4 av 7 styremedlemmer har registrert sine verv i registeret. 2. Kommunelovens 80, 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalgene ved innkalling til møter i generalforsamlingen (pkt. 2.1.4). Dette blir pr. d.d. ikke foretatt. Anbefalinger vedrørende Farsund kommune: 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Felles anbefalinger for Farsund og Lyngdal kommuner: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomite forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn slik vedtektene tilsier. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet Kapittel 6 Kontrollutvalget 6.1 utvalgets medlemmer. Farsund kontrollutvalg har fem faste medlemmer. Følgende medlemmer er valgt for perioden 2011-2015: Faste medlemmer Bjørn Pedersen, leder Kirsti Mathiassen Martin Reinertsen, nestleder Harald Skaar Anne Bente Aunevik Kjærre Varamedlemmer Morten Løwer Odd Harald Reve Hilde Tobiassen Årsland Jan R. Aase Marie Ann Salvesen Marthe Beate Edvardsen Magne Havaas 6.2 Møter, saker og orienteringer. I løpet av 2014 har det vært avholdt 5 møter og behandlet 13 saker i tillegg til referatsaker. Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Dato Ansvarlig Tema 18.03.14 Flere fra administrasjonen Likestillingsarbeidet i kommunen 06.05.14 Revisjonssjef Attestasjonsrapport Finansforvaltningen 2013 10.06.14 Forvaltningsrevisor Presentasjon av rapport forvaltningsrevisjon spesialundervisning. 21.10.14 Forvaltningsrevisor Presentasjon av prosjektplan forvaltningsrevisjon, deltid i helse- og sosialsektoren 02.12.14 Revisor Presentasjon av selskapskontroll Q 43 AS Agder Sekretariat 6 14
Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 6.3 Ressurser til kontroll og tilsyn. Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn 2015 i sitt møte den 21.10.14 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. 6.4 - Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 7 15
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 03/15 Møtedato: 24.03.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/15 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN 2015 Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 6 møter i kontrollutvalget årlig. I 2015 er det kommunevalg, og det kan få betydning for antall møter til høsten. Min anbefaling er at det nå settes opp møtedatoer frem til valget høsten 2015. Forslag til vedtak: Det avholdes møter i kontrollutvalget følgende datoer i 2015: Dag/tidspunkt Saker (foreløpig oversikt) Orienteringer Tirsdag 24.3 kl. 13 Årsmelding, møteplan Ny rådmann Tirsdag 28.4 kl. 13 Årsregnskap 2015, bestilling Overordnet Helseplan etc. analyse Tirsdag 16.6 kl. 13 Selskapskontroll Lister bompengeselskap,? oppfølging tidligere forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Tirsdag 8.9 kl. 13 Forvaltningsrevisjon - Deltid Oktober? Budsjett 2016 Opplæring nytt utvalg Nov./des.? Opplæring nytt utvalg 16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30