Til GramArts medlemmer Oslo, 21. april 2016 Innkalling til ordinær generalforsamling i GramArt Tid: Tirsdag 24. mai 2016 kl. 15:30-18:00 Sted: Vulkan Depot, Maridalsveien 21, 0175 Oslo (www.vulkanoslo.no/vulkan-depot/) Registrering til generalforsamling åpner kl. 14:30. Vi anmoder spesielt medlemmer med fullmakter til å komme tidlig for å lette avviklingen. Dagsorden & sakspapirer 1
DAGSORDEN Sak 1. Åpning ved styreleder Arne Hurlen Sak 2. Konstituering 2.1 Godkjenning av innkalling og dagsorden 2.2 Godkjenning av fullmakter og fastlegging av antall stemmeberettigede 2.3 Godkjenning av forretningsorden Vedlegg 1 Sak 3. Valg av 3.1 Ordstyrer 3.2 Referent 3.3 To personer til å undertegne protokoll 3.4 Tellekorps Sak 4. Styrets årsberetning fra 27. mai 2015 til 23. mai 2016 Vedlegg 2 Sak 5. Årsregnskap 2015, revisjonsberetning, kontrollkomiteens rapport 5.1 Årsregnskap for 2015 Vedlegg 2 5.2 Revisjonsberetning fra revisor Erik Limi Vedlegg 2 5.3 Kontrollkomiteens rapport Vedlegg 2 Sak 6. Ansvarsfrihet for styret Sak 7. Vedtektsendringer Vedlegg 3 Sak 8. Fastsettelse av styrehonorar for perioden 16 / 17 Vedlegg 4 Sak 9. Valg Vedlegg 5 9.1 Styremedlemmer og varamedlemmer 9.2 Kontrollkomité 9.3 Valgkomité 9.4 Revisor Sak 10. Vedtektsendringer Stiftelsens Fond For Norske Fonogramartister Vedlegg 6 2
Sak nr 02/2016 Vedlegg nr: 1 FORSLAG TIL FORRETNINGSORDEN FOR GRAMARTS GENERALFORSAMLING 24. MAI 2016 I forbindelse med møtets konstituering inviteres medlemmene til å vedta møtereglement. Nedstående forslag til møtereglement er utarbeidet for at møtet skal kunne avvikles på en god måte. Av praktiske årsaker foreslås det at det først velges ordstyrer, referent, tellekorps og personer til å undertegne protokoll. Forslag til møtereglement/forretningsorden: a. Antall stemmeberettigede og antall fullmakter skal gjøres kjent ved møtets konstituering. b. Alle forslag skal leveres skriftlig til ordstyrer. Forslag skal være underskrevet av forslagsstiller(e). c. Ordstyrer skal påse at alle talere får ordet i den rekkefølge de har meldt seg. Samtidig som han/hun gir ordet til en taler, skal han/hun opplyse hvem neste taler er. d. Ingen har rett til å få ordet til innlegg mer enn 3 ganger i samme sak. Taletiden er maks 3 minutter per innlegg. Ordstyrer kan foreslå begrensninger i taletiden og sette strek for debatten. e. Ordstyrer kan gi ordet til kort replikk utenom talelisten. f. Når strek er satt, kan ingen ny taler få ordet. Forslag kan ikke framsettes etter at ordstyrer har satt strek. Ordstyrer kan foreslå at forslag oversendes styret uten realitetsbehandling. g. Vedtak fattes med alminnelig flertall. Unntatt er forslag om vedtektsendringer, som krever 2/3 flertall. h. Votering foregår ved håndsopprekning. Ordstyrer kan på eget initiativ, eller etter forslag, gjennomføre skriftlig votering. Ved tvil om voteringsresultatet holdes ny votering. i. Representanter som etter godkjent fullmakt stemmer på vegne av flere representanter må vise sitt stemmeantall ved voteringer. Fullmakter godkjennes ved konstitueringen av generalforsamlingen. 3
Sak nr 7/2016 Vedlegg nr: 3 Følgende forslag til vedtektsendringer fremlegges for generalforsamlingen 2016: 1. Forslag til endring av GramArts vedtekter 4.2 (GramArts organer og tillitsvalgte) 2. Forslag til endring av GramArts vedtekter 7.2 (Styret) 1) FORSLAG TIL ENDRING AV GRAMARTS VEDTEKTER 4.2, GRAMARTS ORGANER OG TILLITSVALGTE 1.1. Bakgrunn Dagens vedtekter 4.2 lyder: 4.2 Tillitsvalgte til GramArts organer, jfr. 4.1, kan velges blant organisasjonens medlemmer. Medlemmer som har verv eller stilling som kan være i konflikt med GramArts interesser, er ikke valgbare. 1.2. Vurdering På GramArts generalforsamling ble det vedtatt å endre vedtektenes 7.2 for å åpne opp muligheten for et eksternt styremedlem. Bakgrunnen for det var at et eksterne styremedlemmer vil kunne bidra med kunnskap og kontroll, og virke som katalysator for godt styrearbeid, styreutvikling og organisasjonsutvikling. 7.2 lyder nå som følger: Styret skal ha fem medlemmer og tre varamedlemmer som velges av generalforsamlingen. Personer som har sitt daglige virke i GramArt kan ikke velges til styret. Minst fire av de fem faste medlemmene og alle tre varamedlemmer velges blant GramArts medlemmer. Generalforsamlingen fastsetter i hvilken rekkefølge varamedlemmene skal innkalles. 4.2 burde i samme omgang ha vært endret for å samsvare med ny 7.2. Styret foreslår derfor at 4.2 nå endres for å samsvare med intensjonen i vedtatt 7.2. 1.3. Vedtaksforslag Styret innstiller til endring av GramArts vedtekter 4.2 (Gammel tekst overstrøket. Ny tekst understreket): 4.2 Tillitsvalgte til GramArts organer, jfr. 4.1, kan velges blant organisasjonens medlemmer. Til styret kan det likevel velges ett eksternt styremedlem, i henhold til 7.2. Medlemmer som har verv eller stilling som kan være i konflikt med GramArts interesser, er ikke valgbare. Styrets forslag til vedtak: GramArts vedtekt 4.2 endres i tråd med det fremlagte forslaget. 2) FORSLAG TIL ENDRING AV GRAMARTS VEDTEKTER 7.2, STYRET 2.1. Bakgrunn Dagens vedtekter 7.2 lyder: 7.2 Styret skal ha fem medlemmer og tre varamedlemmer som velges av generalforsamlingen. Personer som har sitt daglige virke i GramArt kan ikke velges til styret. Minst fire av de fem faste medlemmene og alle tre varamedlemmer velges blant GramArts medlemmer. Generalforsamlingen fastsetter i hvilken rekkefølge varamedlemmene skal innkalles. 4
2.2. Vurdering Styret anser det som hensiktsmessig å selv kunne velge rekkefølge på innkalling av varamedlemmer. På denne måten vil styret ha mer fleksibilitet til å kalle inn den eller de varamedlemmene som er mest hensiktsmessige i de sakene som til enhver tid står på dagsorden. 2.3. Vedtaksforslag Styret innstiller til endring av GramArts vedtekter 7.2 (Gammel tekst overstrøket): 7.2 Styret skal ha fem medlemmer og tre varamedlemmer som velges av generalforsamlingen. Personer som har sitt daglige virke i GramArt kan ikke velges til styret. Minst fire av de fem faste medlemmene og alle tre varamedlemmer velges blant GramArts medlemmer. Generalforsamlingen fastsetter i hvilken rekkefølge varamedlemmene skal innkalles. Styrets forslag til vedtak: GramArts vedtekt 7.2 endres i tråd med det fremlagte forslaget. 5
Sak nr 8/2016 Vedlegg nr: 4 FASTSETTELSE AV STYREHONORAR FOR PERIODEN 2016/2017 Bakgrunn På generalforsamlingen 2015, ble følgende satser vedtatt som faste årlige honorarer: Fast honorar til styreleder: kr. 150 000,- Fast honorar til nestleder: kr. 80 000,- Fast honorar til hvert styremedlem: kr. 20 000,- Fast honorar til hvert varamedlem: kr. 10 000,- Fast honorar til hvert av kontrollkomiteens medlemmer: kr. 10 000,- Fast honorar til hvert av valgkomiteens medlemmer: kr. 7 000,- Faste styremedlemmers, og varamedlemmer som møter for styremedlemmer som har meldt forfalls, godtgjøring for deltagelse i styremøter, per møte: kr. 4 000,- Varamedlemmer som bruker sin møterett, per møte: kr. 2 000,- Timesats for tillitsvalgtes komitéarbeid m.m. som går ut over det faste honoraret er ment å dekke, må godkjennes av styret på forhånd: kr. 350,- I følge GramArts vedtekter 5.2 er det GramArts generalforsamling som fastsetter styrehonorarer. Det står ikke noe i vedtektene om hvem som fastsetter øvrige honorarer for tillitsvalgte, men dette har tidligere også blitt vedtatt av generalforsamlingen. Vurdering Honorarmodellen ble endret i 2015, med formål om å senke faste styremedlemmers faste honorar og øke oppmøtehonorar for stemmeberettigede for å lage en mer rettferdig modell som i større grad «premierer» oppmøte og engasjement. En gjennomgang av en rekke andre organisasjoners styrehonorar gjort i 2015 viste at GramArt ligger på et relativt høyt nivå sammenlignet med lignende organisasjoner når det kommer til styrehonorarer, og at organisasjonen har behov for å kutte i driftskostnader. Modellen var derfor også ment å skulle bidra til å kutte noe i totalutbetalingen til styret for GramArt. Styrets vurdering er at den nye honorarmodellen har virket i tråd med intensjonene bak omleggingen. Styret foreslår på denne bakgrunn å opprettholde satsene som vedtatt i 2015 for styrehonorarer og honorar for andre tillitsvalgte. Styrets innstilling til vedtak: Generalforsamlingen støtter styrets forslag om å opprettholde satsene som vedtatt i 2015 for styrehonorat og honorar til andre tillitsvalgte. 6
Sak nr 9/2016 Vedlegg nr: 5 VALG: INNSTILLING FRA VALGKOMITEEN I GRAMART TIL GENERALFORSAMLINGEN 2016 9.1 Styre- og varamedlemmer, styreleder GramArts styre har i perioden 2015-2016 bestått av: Styremedlemmer 2015-2016 Status Forslag fra Valgkomiteen 1 Arne Hurlen - Styreleder På valg Harald Sommerstad (1 år) 2 Bjørn Gunnar Sando På valg Anne Lise Frøkedal 3 Tove Bøygard Valgt til 2017 (ut) Daniel Nordgård 4 Hanne Sørvaag Valgt til 2017 (ut) Bjørn Gunnar Sando (1 år) 5 Ivar S. Peersen På valg Gjenvalg Knut Schreiner Valgt til 2017 Trekker seg/ Plassen Utgår Varamedlemmer 2015-2016 Status Forslag fra Valgkomiteen 1 Morten Skaget På valg Pål Rake 2 Karin Park Valgt til 2017 3 Anne Lise Frøkedal På valg (etter 1 år) Eva Weel Skram Sven Garås Valgt til 2017 Trekker seg/ Plassen Utgår De foreslåtte har blitt forespurt og takket ja til å stille til valg. Valgkomiteen foreslår valg av Harald Sommerstad som styreleder i GramArt. 9.2 Kontrollkomiteen GramArts kontrollkomité har i perioden 2015-2016 bestått av: Kontrollkomitémedlemmer 2015-2016 Status Forslag fra Valgkomiteen 1 Øyvind Skaara På valg Gjenvalg 2 Lars Martin Myhre Valgt til 2017 Øyvind Skaara har blitt forespurt og takket ja til å stille til valg. 7
9.3 Valgkomiteen GramArts kontrollkomité har i perioden 2015-2016 bestått av: Valgkomiteen 2015-2016 Status Forslag fra Valgkomiteen 1 Arvid Wam Solvang Valgt til 2017 2 Askil Holm På valg Gjenvalg 3 Simone Eriksrud Valgt til 2017 (ut) Hanne Sørvaag De foreslåtte har blitt forespurt og takket ja til å stille til valg. Oslo, 13. april 2016 Arvid Wam Solvang (leder) Askild Holm Simone Eriksrud INNSTILLING FRA STYRET I GRAMART TIL GENERALFORSAMLINGEN 2016 9.4 Valg av statsautorisert revisor BDO AS avdeling Sandvika har i perioden 2015-2016 vært GramArts statsautoriserte revisor. Revisor velges hvert år, jf. vedtektene 5.2 (x). Styret innstiller på gjenvalg av revisor. 8
Sak nr 10/2016 Vedlegg nr: 6 VEDTEKTSENDRING STIFTELSENS FOND FOR NORSKE FONOGRAMARTISTER Bakgrunn I følge Stiftelsen GramArts Fond for norske fonogramartisters vedtekter 6, skal søknad om vedtektsendringer først behandles av fondets styre og av GramArts styre, som deretter legger fram forslag for nærmest påfølgende generalforsamling i GramArt. Fondets styre har de siste månedene evaluert fondets drift. Med bakgrunn i denne evalueringen og mottatt forslag til ny forvaltningskontrakt i Norwaco, har styret sett behov for å endre modellen for fordeling av vederlag, og dermed også Fondets vedtekter. Behov for nye retningslinjer Fordeling av vederlag fra GramArts Fond for fonogramartister skal skje til fordel for norske fonogramartister og utøvere som har rett på vederlag etter 45 b, 34 eller 36 i åndsverksloven. Etter fradrag av administrasjonskostnad fordeler fondet i dag 70 % av fondets midler til individuell fordeling. Slik fordeling skjer etter «Gramo-nøkkelen». De resterende 30 % av midlene fordeles til kollektive formål til det beste for «fonogramartister og utøvere». Norwaco har lagt fram ny forvaltningskontrakt, som er vedtatt av styret i Norwaco. Det stilles krav om at alle medlemsorganisasjoner signerer denne. Et av de nye punktene i kontrakten slår fast at vederlag i størst mulig utstrekning skal videreformidles til individuelle rettighetshavere. Styret har med bakgrunn i dette diskutert nye modeller for fordeling av vederlag, som ikke innebærer fordeling til kollektive formål. Fondets styre har konkludert med at de vil fortsette med å fordele 70 % av midlene som tidligere (individuell fordeling etter Gramo-nøkkelen), mens det er ønskelig å heretter benytte de resterende 30 % av vederlagene til stipender for populærartister. Bakgrunnen for at det ikke er ønskelig å benytte Gramo-nøkkelen for 100 % av midlene, er at denne ikke i tilstrekkelig grad gjenspeiler hvilke artister som er brukt. Det er også mangel på gode stipender for disse artistene, som gir rom for langsiktighet og forutsigbarhet. Forslag til nye retningslinjer: GramArts populærstipend Det er styret i fondet sitt ønske at 30 % av vederlagene (etter fratrekk av administrasjonskostnader) skal gå til opprettelse av «GramArts populærartiststipend». Med populærartister mener styret her en bred sjangerdefinisjon som omfavner et mangfold av uttrykk, fra danseband, elektronika og pop og rock-relaterte sjangre, til jazz og folkemusikk som har elementer av cross over med slike nevnte uttrykk. Søknader kan komme fra soloartister eller band / grupper, som er på et relativt høyt kunstnerisk og profesjonelt nivå. De må også kunne vise til reell yrkesmessig utøvelse av musikk. Styret ønsker å stimulere til utvikling, fordypning og bidra til å gi profesjonelle kunstneriske betingelser for produksjon og formidling av musikk. På denne bakgrunn er det ønskelig å gi arbeidsstipend til populærartister som ønsker å fordype seg i sitt instrument eller sin utøvelse av musikk. Stipendene er tenkt å følge satsene for Statens kunstnerstipend. 9
Styrets innstilling til vedtak Alle referanser til «kollektive formål» må erstattes med alternativ tekst i vedtektene for å legge til rette for den nye modellen for fordeling av vederlag. Styret innstiller på endring av fondets vedtekter 2: 2 Formål Andre ledd i denne paragrafen, «Fordeling av vederlag til kollektive formål skal skje til fordel for de samme rettighetshavere som er nevnt i denne paragrafens første ledd», foreslås strøket. Styret innstiller på endring av fondets vedtekter 5: (Gammel tekst overstrøket. Ny tekst understreket): 5 Forvaltning av midler Andre ledd i denne paragrafen foreslås endret til: «Tretti prosent av midlene skal forvaltes til beste for fonogramartister og utøvere som tilfredsstiller GramArts profesjonskrav som stipendmidler for populærartister. Tildelinger fra fondet skal skje etter innstilling fra GramArts styre Fondets styre forestår forvaltning og utdeling av slike stipender». 10