Veileder for implementering av pleie- og omsorgsmeldinger mellom helseforetak og kommuner

Veileder for implementering av pleie- og omsorgsmeldinger mellom helseforetak og kommuner Et samhandlingsprosjekt mellom Akershus universitetssykehus HF og 20 kommuner på Romerike og i Follo

Veileder for implementering av pleie- og omsorgsmeldinger mellom helseforetak og kommuner Denne veilederen er et resultat av et samhandlingsprosjekt mellom Akershus universitetssykehus HF (Ahus), kommunene på Romerike og i Follo og Campus Kjeller. Redaksjonskomiteen har bestått av: Sonja Brugman, Jeanette Wiger Maarud og Jürgen Richter (Ahus), Anne Grethe Mørk Vøyvik (Ullensaker kommune), Else Pran og Mari Lie Venjum (Campus Kjeller). Oslo og Skedsmo kommune har bidratt inn i prosjektet med sine erfaringer fra pilot-prosjektet Elin-k fase 2. Aurskog-Høland Eidsvoll Enebakk Fet Frogn Gjerdrum Hurdal Lørenskog Nannestad Nes Nesodden Nittedal Oppegård Rælingen Rømskog Ski Sørum Ullensaker Vestby Ås blank

Innhold Bakgrunn 4 Organisering og forankring 5 1. Krav og politiske føringer 7 Samhandlingsreformen 7 ELIN-k-prosjektet 8 2. Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) 9 Hva er PLO-meldinger? 9 3. Forberedelser i helseforetak og kommune 14 Tekniske og sikkerhetsmessige forberedelser 14 Forberedende kartlegging 14 Organisatoriske forberedelser 15 Samarbeid mellom kommuner og helseforetak 15 4. Implementering på Ahus 17 Utvikling og pilotering av PLO-meldingene Ahus, Skedsmo og Oslo 17 Teknisk 18 Erfaringer fra pilotprosjektet mellom Ahus, Skedsmo og Oslo 20 Anbefalinger i forhold til utbredelse 21 5. Implementering i kommuner 23 Teknisk 23 Rutiner 24 Organisatorisk 25 Samarbeidsavtale vedrørende IKT-samarbeid 25 Opplæring og informasjon 25 Motivasjon 26 Fallgruver og risiko 27 Gevinster 27 6. Begrepsliste 28 7. Referanseliste 29 8. Vedlegg 30

Bakgrunn Elektronisk samhandling blir i stadig økende grad tatt i bruk for å bedre informasjonsflyten og effektivisere kommunikasjonen mellom aktørene i helsesektoren. Hovedeffekten ved innføring av elektroniske meldinger er knyttet til kvalitetsforbedring og økt pasientsikkerhet. «En velfungerende helhetlig elektronisk informasjonsutveksling bidrar til bedre informasjonsflyt som sikrer at pasienter får rett behandling, på rett sted, til rett tid» (Sitat fra Veiviser, Helsedirektoratet). «Plattform for elektronisk samhandling mellom Ahus, Follo og Romerike» er et samhandlingsprosjekt som ble igangsatt i oktober 2011 og avsluttet i mai 2012. Prosjektet har vært finansiert med midler fra Helsedialog. «Hovedeffekten ved innføring av elektroniske meldinger er knyttet til kvalitets forbedring og økt pasientsikkerhet» Prosjektets mål har vært å utarbeide dokumentet «Veileder for implementering av pleie- og omsorgsmeldinger mellom helseforetak og kommuner». Ahus og samarbeidende kommuner har erfart at det er krevende å ta i bruk ny arbeidsmetodikk og nye rutiner. Veilederen er i stor grad basert på erfaringer fra pilotprosjektet Elin-k og beskriver både tekniske og organisatoriske tiltak, samt gir råd knyttet til opplæring og kommunikasjon/ informasjonsplan. Det er også lagt ved sjekklister, rutinebeskrivelser og andre skjemaer som kommuner og helseforetak kan benytte i en implementeringsfase. Vi håper veilederen også kan bli et verktøy som andre helseforetak og kommuner i Helse Sør Øst kan dra nytte av når de skal i gang med elektronisk meldingsutveksling. 4 ]Bakgrunn

Organisering og forankring Prosjektet har vært organisert med en styringsgruppe, prosjektgruppe, redaksjonskomité og en IKT-arbeidsgruppe. Rammer Prosjektet har hatt syv måneders varighet. Det ble igangsatt i oktober 2011 og fullført i mai 2012 med finansiering fra Helsedialog. Prosjektet har utredet nødvendige forberedelser for å ta i bruk PLO-meldingene i samhandlingen mellom Ahus og kommunene, og resultert i en veileder med forslag til rutiner, opplæring og drift. Selve implementeringen knyttet til å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling ligger utenfor prosjektets ansvarsområde. Styringsgruppe Anne Marie Lervik (Styringsgruppeleder og avdelingssjef avdeling for samhandling, Ahus) Eli Thomassen (Kommunalsjef, Ski representant for Follo) Lasse Fure (Kommunalsjef, Aurskog-Høland representant for Nedre Romerike) Elly Olsen (Rådgiver, Eidsvoll representant for Øvre Romerike) Else Pran (Programansvarlig, Campus Kjeller) Anita Kristin Bjørnstad (Assisterende direktør medisinsk divisjon og Sykepleiefaglig rådgiver, Ahus) Kai Øivind Brenden (Foretakstillitsvalgt for Norsk Sykepleierforbund) Ole Kristian Seweriin (Brukerrepresentant fra Brukerutvalget på Ahus) Prosjektgruppe Sonja Brugman (Prosjektleder avdeling for samhandling, Ahus) Mari Lie Venjum (Prosjektkoordinator, Campus Kjeller) Vigdis Kaldahl (Fagleder IKT-avdeling, Ski) Cathrine Krohn (Systemansvarlig, Nesodden) Kristin Martinsen Dahle (Systemkoordinator, Rælingen) Robert Schou (Konsulent, Nittedal) Jeanette Wiger Maarud (IT-koordinator avdeling for samhandling, Ahus) Anne Grethe Mørk Vøyvik (Systemansvarlig, Ullensaker) Jürgen Richter (IT-konsulent, Ahus) Lill Monica Ottesen (Prosjektleder for Helsenett ØRU, Nes) Redaksjonskomité Jeanette Wiger Maarud (IT-koordinator avdeling for samhandling, Ahus) Anne Grethe Mørk Vøyvik (Systemansvarlig, Ullensaker) Mari Lie Venjum (Prosjektkoordinator, Campus Kjeller) Sonja Brugman (Prosjektleder avdeling for samhandling, Ahus) Else Pran (Programansvarlig, Campus Kjeller) Jürgen Richter (IT-konsulent, Ahus) IKT-arbeidsgruppe Robert Schou (Konsulent, Nittedal) Jeanette Wiger Maarud (IT-koordinator avdeling for samhandling, Ahus) Mari Lie Venjum (Prosjektkoordinator, Campus Kjeller) Sonja Brugman (Prosjektleder avdeling for samhandling, Ahus) Linda Solheim (Rådgiver IT-fag, Skedsmo) Anne Marit Rennemo (Prosjektmedarbeider, Oslo) 5 ]Organisering og forankring

Samhandlingsreformen, ELIN-k-prosjektet og prosjekt Meldingsutbredelse Elektronisk meldingsutveksling av pleieog omsorgsmeldinger mellom helseforetak og kommuner er blitt utviklet og pilotert gjennom det nasjonale ELIN-k-prosjektet. I forbindelse med samhandlingsreformen er det sterkt fokus på å få tatt disse meldingene i bruk i samhandlingen mellom helseforetak og kommuner. Fra 2012 er Norsk Helsenett gjennom prosjekt Meldings utbredelse ansvarlig for å utbre elektronisk meldingsutveksling i Norge. «Fra 2012 er Norsk Helsenett gjennom prosjekt Meldings utbredelse ansvarlig for å utbre elektronisk meldingsutveksling i Norge» 6 ]Organisering og forankring

1 Krav og politiske føringer Samhandlingsreformen I Samhandlingsreformen, St.meld.nr 47, beskrives dårlig koordinering og fragmenterte tjenester som en av hovedutfordringene for mange pasienter og brukere av helse- og omsorgstjenester. Ett av hovedgrepene Regjeringen gjør for å møte disse utfordringene er å gi kommunene en større rolle for «forebygging, tidlig intervensjon, tidlig diagnostikk, behandling og oppfølging slik at helhetlige pasientforløp i størst mulig grad kan ivaretas innenfor beste effektive omsorgsnivå.» Regjeringen etablerer også økonomiske incentiver hvor kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten, samt økonomisk ansvar for utskrivningsklare pasienter er de viktigste virkemidlene. IKT beskrives som «et viktig virkemiddel for å realisere mål om helhet og samhandling i helse- og omsorgstjenesten». Det vektlegges at verktøyene skal brukes for å understøtte samarbeidspartenes behov for informasjon ved diagnostikk, pasientbehandling og pleie. Det understrekes at innføring av IKT-verktøy må kombineres med organisasjonsutvikling og endringer av rutiner. Det er en målsetning at «elektronisk kommunikasjon skal være den normale måten å kommunisere på» og at «all dokumentasjon og informasjonsutveksling skal foregå elektronisk». Standardiserte meldinger som henvisning, epikrise og laboratoriemeldinger har vært brukt i lang tid, men videreutvikling og utbredelsen av disse meldingene har ikke vært godt nok organisert, St.meld.nr 47. Disse meldingene har også i stor grad kun vært sendt mellom fastleger og helseforetak. Myndighetene varsler derfor en sterkere nasjonal styring av disse prosessene, slik at man kan nå målet om at partene i helse- og omsorgstjenesten utveksler informasjon elektronisk. Helsedirektoratet har organisert arbeidet med å utbre alle disse elektroniske meldingene i Norge i det som heter Meldingsløftet og Meldingsløftet i Kommunen. Fra og med 2012 er dette ansvaret overført til Norsk Helsenett og prosjekt Meldingsutbredelse. «Standardiserte meldinger som henvisning, epikrise og laboratoriemeldinger har vært brukt i lang tid» 7 ]Krav og politiske føringer

ELIN-k-prosjektet Gjennom det nasjonale ELIN-k-prosjektet, som ble ledet av Norsk sykepleierforbund (NSF) og KS (Kommunesektorens organisasjon), er det blitt utviklet og pilotert standardiserte elektroniske meldinger som skal brukes i samhandlingen mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommunen og deres viktigste samarbeidspartnere; fastleger og helseforetak. Leverandører av de mest utbredte fagsystemene som brukes i kommuner, hos fastleger og i sykehus i Norge har deltatt i prosjektet og implementert disse meldingene. Meldingene heter pleie- og omsorgsmeldinger og forkortes til PLO-meldinger. Det er utarbeidet nasjonale retningslinjer for bruk av PLO-meldingene. Retningslinjene og meldingsstandard er under revidering i henhold til ny betalingsforskrift. Disse meldingene vil være viktige verktøy i samhandlingen mellom kommuner og helseforetak, særlig i forbindelse med informasjonsutveksling knyttet til krav om betaling for utskrivningsklare pasienter. Det å starte med elektronisk meldingsutveksling er omfattende. Som en hjelp til aktørene i sektoren ga Helsedirektoratet i 2011 ut et dokument som beskriver kravene til elektronisk samhandling. All informasjon vedrørende pasienter skal sendes over Norsk Helsenett. Videre er alle aktører som er tilknyttet Norsk Helsenett avtalerettslig forpliktet til å følge Norm for informasjonssikkerhet Den gjensidige avhengigheten mellom partene, stiller store krav til samarbeidet. Myndighetene har sett viktigheten av samarbeid mellom kommune/bydel og helseforetak på dette området, og har derfor pålagt alle kommuner og helseforetak å utarbeide delavtaler knyttet opp mot IKT-samarbeid. Dette for å sikre felles forpliktelse og framdrift. 8 ]Krav og politiske føringer

2 Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) er standardiserte elektroniske meldinger til bruk i samhandlingen mellom pleie- og omsorgstjenesten, fastlege og helseforetak. Hva er PLO-meldinger? PLO-meldinger er standardiserte elektroniske meldinger som skal brukes i samhandlingen mellom: Pleie- og omsorgstjenesten i kommune og fastlege Pleie- og omsorgstjenesten i kommune og helseforetak Det er ulike standardiserte elektroniske meldinger som brukes i samhandlingen mellom kommune og fastlege, og kommune og helseforetak. Mange kommuner er i gang med elektronisk meldingsutveksling eller forbereder seg til å ta i bruk disse meldingene. Meldinger mellom sykehus og kommune skal brukes i samhandlingen før, under og etter sykehusopphold. Ahus, Skedsmo og Oslo kommune har deltatt i det nasjonale prosjektet som har pilotert disse meldingene. De første meldingene ble sendt mellom Ahus og Skedsmo i desember 2010. I løpet av våren 2011 ble pilotprosjektet utvidet til bydelene Grorud, Stovner og Alna. Gjennom piloten er det blitt testet ut et relativt stort volum av PLO-meldinger, noe som har gitt mye erfaring. Disse erfaringene vil være til god hjelp når PLO-meldingene skal tas i bruk på hele Ahus og i alle kommunene på Romerike og i Follo. PLO-meldinger mellom kommune og fastlege: Orientering om tjenestetilbud Medisinske opplysninger Helseopplysninger til lege Overføring av legemiddelopplysninger Forespørsel og svar - fornying av resept Forespørsel og svar - time Forespørsel og svar Diagnoser for IPLOSrapportering Orientering om dødsfall PLO-meldinger mellom kommune og helseforetak: Melding om innlagt pasient Innleggelsesrapport Helseopplysninger Melding om utskrivningsklar pasient Avmelding utskrivningsklar pasient Utskrivningsrapport Melding om utskrevet pasient Forespørsel og svar på forespørsel Avviksmelding Avviksmelding 9 ]Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger)

Prosess når pasient mottar kommunale tjenester Prosess når pasient ikke mottar kommunale tjenester 10 ]Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger)

A- og B-skjema til PLO-meldinger I dag bruker Ahus og kommunene/bydelene A- og B-skjema, samt endringsmelding for å gi informasjon om pasienter som etter endt sykehusopphold vil ha behov for kommunale tjenester. PLO-meldinger vil erstatte disse meldingene, samt dokumentasjonen ved utskrivning av pasienter. Innføring av PLO-meldinger mellom helseforetak og kommuner får konsekvenser for alle eksisterende samarbeidsrutiner. Eksisterende rutiner vil bli avviklet ved innføring av PLOmeldinger. Det vil fortsatt kunne sendes meldinger på faks eller i brev, men det vil da være papirutskrifter av PLO-meldinger. Dette vil være aktuelt i innføringsperioden. Papirrutiner vil kunne være nødvendig i forhold til nødrutiner når PLOmeldinger er satt i drift. Rutiner for PLO-meldinger mellom kommune og sykehus Det er utarbeidet nasjonale retningslinjer for bruk av PLO-meldinger. Disse er nå under revidering, slik at de skal være i samsvar med betalingsforskriften som trådte i kraft 1.1.2012. Retningslinjer for bruk av PLO-meldingene skal etter planen vedtas i slutten av april 2012. Med utgangspunkt i disse retningslinjene har Ahus i samarbeid med Skedsmo og Oslo kommune utarbeidet et første forslag til lokale rutiner for PLO-meldingene. (Se vedlegg: Rutiner for PLO-meldinger) Dette er rutiner som er tilpasset gjeldende samarbeidsavtaler mellom Ahus og kommuner og bydeler i forhold til pasientforløp, samt betalingsforskriften. Malverktøy som er utviklet i dette prosjektet er: Flytdiagram for PLO-meldingene (Se vedlegg: flytdiagram) Detaljert beskrivelse av PLO-rutinene (Se vedlegg: Rutiner for PLO-meldinger) I tillegg må følgende rutiner utarbeides før utbredelse av PLO-meldinger: Papirrutine Rutine for overvåking Nødrutine Overvåking Teknisk sett er det blitt klart at det kreves nøye overvåking av meldingsmiljø og meldingstrafikk. Systemenes kompleksitet varierer og det er behov for varsling når noe ikke fungerer. Varsling er noe som har vært oppfattet som mangelfullt i piloten. Selv om den enkelte bruker har ansvar for å sjekke at det mottas kvittering på meldingene som sendes, er det behov for en overordnet overvåking som raskt kan sikre at feil oppdages og rettes. Det er viktig at det sikres god og stabil infrastruktur, og at det er utviklet systemer for at IT-ressurser varsles dersom det oppstår feilsituasjoner. Nødrutiner Sykehus og kommuner må beskrive rutiner som trer i kraft ved planlagt og uforutsett nedetid av systemet. Papirrutine for PLO-meldinger eller varsling pr. telefon vil kunne brukes i disse tilfellene. Det må også utarbeides rutiner for hvem som skal varsles og partenes ansvar for å iverksette nødvendige tiltak. Hver kommunikasjonspart må ha ett kontaktpunkt for varsling. Samarbeidsavtale vedrørende IKT-samarbeid Innen 1. juli 2012 er alle kommuner og helseforetak forpliktet til å utarbeide delavtaler vedrørende IKT-samarbeid. «Nasjonal veileder for lovpålagte samarbeidsavtaler» har til hensikt å bidra til en ensartet nasjonal praksis i bruken av samhandlingsavtaler og understøtte partenes bruk av avtaler i samarbeidet om lokal utvikling av helse- og omsorgstjenestene. I kapittel 5.9 presiseres det at avtalen blant annet skal inneholde planer for framdrift for å legge til rette for elektronisk meldingsutveksling i henhold til nasjonale standarder og bruk av Norsk Helsenett. Videre er gjensidige rutiner for avvikshåndtering, avtaler om responstid, samt rutiner for drift, forvaltning og oppgraderinger noe som må inngå i avtalen. 11 ]Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger)

Veilederen påpeker følgende områder det er viktig å ha skriftlige avtaler vedrørende: Hvem som kan kontaktes dersom det oppstår en uventet feil som ikke kan håndteres gjennom kvitteringer og dialogmeldinger. Hvem som kan kontaktes når det oppdages brudd på sikkerheten, og hvordan skal dette dokumenteres (avvikshåndtering). Rutiner for meldingshåndtering (oppfølging av meldinger, varsling, responstid, avvikshåndtering etc). Hvordan skal man informere hverandre ved oppgraderinger av systemet eller ny versjon av meldinger? Det kreves gode varslingsrutiner for å melde feil både internt og til kommunikasjonsparter. Dersom deler av eller all meldingsutveksling ikke fungerer, må det varsles på en hensiktsmessig og rask måte. Det må etableres kontakter som kan håndtere dette. Hvem er ansvarlig når feil oppstår? Hvem skal kontaktes? Når skal man ta kontakt? Hva kan man forvente av bistand? Det er nødvendig å ha tilstrekkelige ressurser og kompetanse på IT-siden for å kunne feilsøke og identifisere feil. I piloten mellom Ahus, Skedsmo og Oslo har det flere ganger oppstått tekniske problemer av ulik art som har vært nødvendig å løse raskt: feil grunnet endringer og feil i oppsett i det enkelte fagsystem, feil på servere og i selve meldingstjeneren, feil i ruting av meldinger slik at de ikke kommer fram, feil på linjen til Norsk Helsenett, utgåtte lisenser og brukermessige feil i forhold til adressering og bruk av feil meldingstype. Det vil være viktig å kunne identifisere og rette interne feil selv på en effektiv måte. Dersom dette ikke er mulig, kreves det tett samarbeid med kommunikasjonsparter, leverandører, Norsk Helsenett og andre. Med en betalingsforskrift hvor sykehus har krav på seg til å sende meldinger til kommunen innen 24 timer fra en pasient blir innlagt, vil man være avhengige av at meldingsutvekslingen fungerer hele døgnet. Det er derfor viktig at kommuner og helseforetak blir enig om gjensidige krav i forhold til om brukerstøtte må være betjent på kveld/natt/helg. Det vil være krevende å holde klinikken på helseforetaket informert om at det til stadighet er kommuner hvor den elektroniske samhandlingen ikke fungerer på grunn av oppgraderinger. I pilotprosjektet mellom Ahus, Skedsmo og Oslo har vi sett at dette er problematisk. Ahus har 21 kommuner og 3 bydeler i sitt opptaksområde. For mange helseforetak består opptaksområdet av mange flere kommuner enn det som er tilfelle for Ahus. Alle kommunene har ulike planer for oppgraderinger. Vi mener tilliten til den elektoniske meldingsutvekslingen vil svekkes dersom det ofte må varsles om nedetid, særlig på hverdager. Det vil være krevende for klinikken å til en hver tid holde oversikt over hvilke(en) kommune(r) hvor nødrutiner gjelder. PLO-meldinger er: Standardiserte elektroniske meldinger til bruk i samhandling mellom pleieog omsorgstjenesten, fastlege og helseforetak 12 ]Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger)

I helseforetak er det vanlig å oppgradere på natt i helger. Ved oppgraderinger både ved helseforetak og i kommune er det nødvendig med testing av meldingsutvekslingen mellom partene. Dette vil kreve ressurser fra hver enkelt kommune ved oppgraderinger på helseforetak og ressurser fra helseforetak ved oppgraderinger i kommunen. Det er viktig at samarbeidsutvalg mellom kommuner og helseforetak vurderer risikoen vedrørende disse problemstillingene og enes om gjensidige forpliktelser for å stille nødvendige ressurser tilgjengelig, ved planlagte oppgraderinger, men også ved behov for endringer i fagsystem som haster for meldingsutvekslingen. Kostnader og gevinster KS (Kommunesektorens organisasjon) ga i februar 2012 ut en rapport som viser de samlede kostnader og mulige gevinster for kommunene ved å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling. Estimatene gjelder innføringen av meldinger mellom kommuner og fastleger. I rapporten vises det til at kostnadene tilknyttet innføringen av meldinger mellom kommune og helseforetak trolig ikke er vesentlig større. Kostnadene knyttet til innføring av PLO-meldinger er investeringskostnader og driftskostnader, samt ressursbruk ved implementering og drift. Rapporten har så langt det er mulig tallfestet disse kostnadene. Når det gjelder helseforetakenes utgifter, vil det variere mye i forhold til størrelsen. I Helse Sør-Øst er det Regionalt Meldingsløft som dekker investeringskostnadene. Det enkelte helseforetak må budsjettere med vedlikeholdskostnadene. Når det gjelder ressursbruk for implementering av PLOmeldinger vil det variere for de ulike helseforetakene. Det er enda ingen helseforetak i Norge som har full implementering av PLO-meldingene, så her foreligger det ikke noe tallgrunnlag å gå ut fra. Spart tid har vist seg å være den største gevinsten. Dette blant annet ved at informasjonen kun må registreres én gang, og da er automatisk journalført både i kommune/bydel og på sykehus. Sammenlignet med å motta faks, skanne inn mottatte fakser og dokumentere telefonkontakt i pasientens journal er dette tidsbesparende. Rapporten påpeker i tillegg at stort meldingsvolum øker gevinsten. KS har også gjort en omfattende kartlegging av opplevde kvalitative gevinster ved innføring av elektroniske meldinger, og resultatene er oppsiktsvekkende gode. Tilbakemeldinger fra brukerne tilsier at innføring av PLO-meldingene har medført bedre kvalitet på informasjonen, økt pasientsikkerhet, forenklet samarbeid og at informasjonen om pasient/ brukere er lettere tilgjengelig. Dette er også de erfaringene som er gjort i pilotprosjektet mellom Ahus, Skedsmo og Oslo. Det gjenstår imidlertid fremdeles en del forbedringsområder. Dette gjelder både utvikling i selve meldingsstandarden, og i det enkelte fagsystem i forhold til funksjonalitet, meldingsinnhold og overvåkning. En del av utfordringene er rettet underveis i piloteringen, men det gjenstår fortsatt elementer knyttet til bruken av PLO-meldinger som må sikres gjennom gode rutiner. Brukerne er likevel tilfredse og synes samarbeidet er bedre og informasjonen lettere tilgjengelig. Det som fremheves som mest positivt er den automatiske dokumentasjonen av dialogen både i avsender- og mottakersystem. Det synliggjør hvilken informasjon som er gitt, og den er tilgjengelig i pasientens journal. Gevinster I beskrivelsen av gevinster ved innføring av PLO-meldinger, er det tatt utgangspunkt i rapporten til KS, samt erfaringer fra piloten mellom Ahus, Skedsmo og Oslo. Rapporten peker på at kvantitativ nytte i hovedsak er knyttet til: Spart tid Sparte telefonutgifter Sparte materialkostnader 13 ]Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger)

3 Forberedelser i helseforetak og kommune Hvilke felles tekniske og organisatoriske forberedelser må helseforetak og kommuner gjøre før de skal sette i gang implementering av PLO-meldinger? «Elektronisk meldingsutveksling bidrar til at helsepersonell har rett informasjon til rett tid for å kunne gi pasienter rett behandling. Ikke minst gir bruk av elektronisk meldingsutveksling mulighet til å ivareta informasjonssikkerhetsperspektivet bedre enn om informasjonen sendes på papir». Dette avsnittet er hentet fra Veiviseren «Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling i kommunen», som Helsedirektoratet har utgitt. Veiviseren er et nyttig verktøy for å få innsikt i de tekniske, organisatoriske og sikkerhetsmessige forberedelsene kommuner og helseforetak må gjøre for å kunne starte med elektronisk meldingsutveksling. Disse for beredelsene er relevante for alle virksomheter i helsesektoren. Tekniske og sikkerhetsmessige forberedelser Utveksling av pasientopplysninger stiller store krav til informasjonssikkerhet. All elektronisk utveksling av pasientopplysninger i helsesektoren skal skje via Norsk Helsenett (NHN) og meldingene skal krypteres før sending og dekrypteres ved mottak, illustrert i tegning under. Økt samhandling i helsesektoren utfordrer også kravet til informasjonssikkerhet. Alle virksomheter som knytter seg til NHN forplikter seg til å følge Norm for informasjonssikkerhet. Normen er et omforent sett av atferdsregler og tiltak. Den dekker alle krav i lover og forskrifter i forhold til informasjonssikkerhet. Formålet med Normen: En virksomhet som etterlever og innretter seg etter Normen har tilfredsstillende informasjonssikkerhet for sin behandling av helse- og personopplysninger. De som samhandler med denne virksomheten skal derfor kunne ha tillit til at informasjonssikkerheten er tilfredsstillende. Forberedende kartlegging Før arbeidet med å utbre PLO-meldinger settes i gang, er det hensiktsmessig å kartlegge status med hensyn til viktige forutsetninger for elektronisk meldingsutveksling i regionen. Modellen som er hentet fra Veiviseren viser meldingsmiljø i kommunen. 14 ]Forberedelser i helseforetak og kommune

Hvilke fagsystemer brukes? Hvilke meldingstjenere brukes? Er kommunen tilkoblet Norsk Helsenett? Når er det klart for oppstart? I dette prosjektet er det utarbeidet et detaljert kartleggingsskjema basert på Veiviseren «Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling i kommunene» (Se vedlegg: Mal for kartleggingsskjema). Dette skjemaet har 21 kommuner i Ahus opptaksområde fylt ut, noe som har gitt en god oversikt over status i hver enkelt kommune. (Se vedlegg: Oppsummeringsskjema kartlegging). Organisatoriske forberedelser Elektronisk meldingsutveksling medfører store organisatoriske endringer. Dette arbeidet må forberedes godt. KS rapport påpeker at de organisatoriske endringene også genererer de største utgiftene. «Innføring av PLO-meldinger får store konsekvenser for eksisterende samarbeidsrutiner» Innføring av PLO-meldinger berører store deler av organisasjonen og en god forankring er avgjørende. Hva må til for å lykkes? God forankring i ledelsen Motiverte medarbeidere Tilstrekkelige ressurser og evne til prioritering Tilstrekkelig og god informasjon Gode opplæringsplaner Fokus på framdrift og oppfølging Samarbeid mellom kommuner og helseforetak Innføring av PLO-meldinger får store konsekvenser for eksisterende samarbeidsrutiner. I en innføringsperiode vil det være nødvendig at kommuner mottar PLO-meldingene på faks. Den store gevinsten får man når alle aktører kan sende og motta PLO-meldingene elektronisk. Ved innføring av PLO-meldinger mellom helseforetak og kommuner er det avgjørende at det er en omforent forankring i forhold til prosess og gjennomføring. Det anbefales derfor at man etablerer et fellesprosjekt ved oppstart for å sikre god fremdrift i arbeidet. Det kan være hensiktsmessig å etablere en klassisk prosjektorganisering med styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgrupper. Under selve implementeringen av PLO-meldingene er det viktig at overordnede samarbeidsfora tar eierskap til prosessen, for å sikre at det blir en omforent satsning. For å kunne utveksle meldinger elektronisk på en god måte, er det også viktig at det inngås gjensidige forpliktelser i form av samarbeidsavtaler. Det er de etablerte samarbeidsforaene som må sikre dette. Det er viktig at man er tidlig ute med å gjøre nødvendige forberedelser. Testing av elektroniske meldinger mellom sykehus og kommune Anbefaling risikominimerende tiltak En viktig erfaring vi har gjort oss i pilot er at testmiljø og produksjonsmiljø aldri vil være helt likt. Det kreves derfor testing både i test- og produksjonsmiljø når PLO-meldinger implementeres og er i drift. Prosjektet er av den oppfatning at hver enkelt kommunikasjonspart til en hver tid må ha et operativt testmiljø slik at man kan sikre nødvendig testing, både ved planlagte oppgraderinger og ved uforutsette oppgraderinger. Slik vi ser det på nåværende tidspunkt må testing av PLO meldinger skje mot hver enkelt kommunikasjonspart i testmiljø før man kan gjøre oppgraderingen i produksjonsmiljø. Dette med tanke på at kommuner og sykehus kan ha ulike versjoner av et fagsystem, ulike integrasjoner som kan påvirke meldingsmodulen og ulike tekniske forutsetninger. I tillegg til denne testingen må det alltid sikres at det gjøres en grundig fagspesifikk testing i hvert enkelt fagsystem. Kommune/ bydel og sykehus bør ha tydelige avtaler på sine forpliktelser i forhold til ulike oppgraderinger. Ved ikke å gjøre en grundig testing viser våre erfaringer at det er stor risiko for at elektronisk samhandling ikke vil fungere over kortere eller lengre tid. 15 ]Forberedelser i helseforetak og kommune

For alle meldingstyper må det utarbeides testtilfeller og rutiner for bruken av disse. Prosjektet har derfor utarbeidet en anbefaling til hvilken testing som skal gjennomføres ved ulike oppgraderinger for å redusere risiko for feil og stopp i meldingsutvekslingen. Anbefalingen som er utarbeidet har tatt utgangspunkt i sjekklisten til Helsedirektoratet, men er supplert i forhold til konkret testing og erfaring når det gjelder PLO-meldinger. for eksempel 1 time. Dette må vurderes om er nødvendig i hvert enkelt tilfelle, men må i så fall gjennomføres i testmiljø, og da er spørsmålet om dette vil være et reelt resultat. Prosjektets anbefaling beskrives i følgende vedlegg «Verktøy og sjekklister for testing av PLO-meldinger mellom sykehus og kommune». Her vil det være informasjon om testgjennomføring og detaljerte og normale testtilfeller. I Helsedirektoratets sjekkliste for test av elektroniske meldinger er det beskrevet at man skal teste normale testtilfeller, detaljerte testtilfeller, negative testtilfeller, volum-/ytelsestest og regresjonstest. I våre verktøy for testing har vi unnlatt negative testtilfeller fordi vi ikke anser dette som nødvendig i forhold til PLOmeldinger mellom sykehus og kommune. Regresjonstest for å sikre at det ikke er innført nye feil i løsningen mener vi er dekket gjennom å gå igjennom de detaljerte testtilfellene. Volumtesting gjøres for å se at systemene håndterer store mengder meldinger over kort tid. Man simulerer da et høyt volum fra sykehussystem og fra kommunesystem over I tillegg må det som nevnt gjøres en fagspesifikk testing med detaljerte testprosedyrer tilpasset funksjonaliteten i hvert enkelt fagsystem. Prosjektet har utarbeidet et dokument basert på krav og retningslinjer for PLO-meldinger og erfaringer med testing fra piloten som beskriver hovedtrekkene i hva som er viktig når det gjelder fagspesifikk testing. Dette dokumentet er tilgjengelig ved forespørsel. Ved nye meldingstyper må det igjen lages nye testtilfeller og nye testprosedyrer. Det er også viktig å teste i henhold til versjonsdokumentasjonen til ny versjon av fagsystemet slik at alle tidligere feil/rettinger kan verifiseres at er i orden. 16 ]Forberedelser i helseforetak og kommune

4 Implementering på Ahus Tekniske og organisatoriske forberedelser på Ahus før igangsetting av elektronisk meldingsutveksling basert på erfaringer fra pilotprosjektet. Sykehus i Norge har i flere år mottatt og sendt standardiserte elektroniske meldinger. De fleste meldingene sendes mellom fastleger og helseforetak. I 2011 var det totalt 624 000 utgående meldinger fra Ahus og 91 000 inngående meldinger til sykehuset. I den daglige driften på Ahus er det derfor mange som bruker og har oppgaver tilknyttet elektronisk meldingsutveksling. Utvikling og pilotering av PLOmeldingene Ahus, Skedsmo og Oslo Ahus har sammen med Skedsmo og Oslo deltatt i det nasjonale Elin-k-prosjektet som har utviklet og pilotert PLO-meldingene mellom pleie- og omsorgstjenesten i kommune og helseforetak. Skedsmo og Oslo bruker fagsystemet Gerica og Ahus bruker DIPS. PLO-meldinger til Skedsmo og Oslo. I samme periode sendte Oslo og Skedsmo 486 meldinger til Ahus. I pilotprosjektet ble følgende PLO-meldinger pilotert: Melding om innlagt pasient Innleggelsesrapport Helseopplysninger Melding om utskrivningsklar pasient Melding om utskrevet pasient Avmelding utskrivningsklar pasient Forespørsel og svar på forespørsel Avviksmelding På Ahus har tre sengeposter deltatt i pilotprosjektet: Kirurgisk sengepost S204 kar/thorax Medisinsk sengepost S304 lunge/fordøyelse AKU-C akuttpsykiatrisk avdeling Ved oppstart av pilotprosjektet i Skedsmo og Oslo og ved planlegging av opplæring, ble det vurdert at det var nødvendig at hele kommunen ble innlemmet i rutinene for PLO fra første stund. PLO-meldingene omfatter et helt pasientforløp og det er derfor nødvendig at både saksbehandler og utøvere av tjenester får informasjonen. Alle tjenestesteder deltok dermed i piloten; saksbehandlertjeneste, hjemmetjenestene, sykehjem, psykisk helsevern, etc. De første meldingene ble sendt til Skedsmo i november 2010, og piloten ble utvidet til bydelene Grorud, Stovner og Alna i Oslo i løpet av våren 2011. I 2011 sendte Ahus totalt 1796 17 ]Implementering på Ahus

En rutine for papirflyt for PLO-meldingene mellom Ahus, Ski, Rælingen og Nittedal kommune er også under pilot våren 2012. Det ser ut til at denne rutinen fungerer bra, men erfaringene er så langt ikke oppsummert. Det som er viktig å være klar over i forhold til bruk av PLO-meldinger på papir er utfordringene når det gjelder anonymisering av pasient- og pårørende-informasjon som alltid følger med i «Helseopplysninger» og «Utskrivningsrapport». Dette må anonymiseres etter utskrift og ligger gjerne på ulike sider i meldingen. Det er også noen utfordringer knyttet til at endringer i pasientens situasjon sendes på faks i «Helseopplysninger». Dette er en stor fagmelding som det oppfattes som tungvint å benytte ved hver endring. Det som fortsatt gjenstår er Utskrivningsrapporten som så langt ikke har vært klar til pilotering. Teknisk I løpet av pilotperioden ble IKT-tjenestene i Helse Sør-Øst omorganisert i eget helseforetak, Sykehuspartner HF. Det meste av IKT-ressursene fra helseforetak ble overflyttet til Sykehuspartner. Dette har fått store konsekvenser for tilgang til nødvendige kompetanse og ressurser. Fra å ha all kompetanse og fagpersonell innen egen organisasjon, måtte sykehuset forholde seg til en tjenesteleverandør, og ressursene måtte bestilles. I et utviklingsprosjekt kan det være krevende å forutse hvilke ressurser det blir behov for. I utbredelsen av PLO-meldinger vil et tett samarbeid med Sykehuspartner HF være helt avgjørende. Helse Sør-Øst har etablert regionalt meldingsløft som skal bistå alle helseforetak med å realisere mål i nasjonalt meldingsløft. Hvert helseforetak har også etablert egne lokale meldingsløft-prosjekt. Det er et tett samarbeid mellom det regionale og det lokale meldingsløft. Det er blant annet det regionale meldingsløftet som har investeringsutgiftene i forhold til PLO-funksjonaliteten. Det regionale meldingsløftet anskaffer nødvendige lisenser fra DIPS og stiller med prosjektleder og tekniske ressurser fra Sykehuspartner i forbindelse med test og nødvendig tilrettelegging. Det enkelte HF organiserer sitt eget prosjekt og kommuniserer med kommuner i sitt opptaksområde. Organiseringen av Regionalt Meldingsløft per 01.01.12 Programstyre Programledelse Adressering/ samarbeidspartnere Interaktiv henvisning/ rekvirering Forvaltning Fagsystemer og integrasjon NHN adr. reg. ML - HF 1 EPJ Helseforetak ML - HF 2 LAB Legekontorer ML - HF 3 RIS Integrasjon Kommuner 18 ]Implementering på Ahus

Alle helseforetak har etablert egne lokale meldingsløft-prosjekt (orange kolonne) som har ansvar for oppgaver og aktiviteter knyttet til alle nasjonale standardiserte elektroniske meldinger. Mange helseforetak har nå fokus på PLO-meldingene. Delprosjektet «Fagsystemer og integrasjon» har ansvar for å etablere de tekniske løsningene og gjøre nødvendige forberedelser fram til drift. Det er avgjørende for det enkelte helseforetak å etablere et godt og tett samarbeid med dette delprosjektet på et tidlig tidspunkt. Meldingsmiljø Et meldingsmiljø i et helseforetak følger de samme prinsipper som beskrevet i kapittel tre. Meldingsmiljøet på Ahus er illustrert i figuren over: I Helse Sør-Øst arbeides det med å etablere en ny meldingsplattform som alle helseforetak skal benytte. Meldingsmiljøet i denne løsningen er veldig lik illustrasjonen over. Hensikten med meldingsplattformen er at alle helseforetak har tilsvarende meldingsmiljø, slik at det blir en mer effektiv drift, både økonomisk og ressursmessig. Rutiner PLO-meldingene skaper gode muligheter for elektronisk dialog. I pilotprosjektet ser vi at mange av brukerne sender meldinger i tilfeller hvor de i dag bruker telefon. Dette stiller krav til at meldingsutvekslingen hele tiden fungerer. Når PLO-meldingene er i drift, er det derfor viktig å ha gode rutiner for overvåking av meldingsmiljøet og PLO-funksjonaliteten. Med en sentralisert drift av IKT-tjenester vil det være noen områder hvor det er viktig å avklare grenser for ansvar. Det må avklares rutiner i samarbeid med Sykehuspartner i forhold til den daglige driften. Noen eksempler er: Dokumentasjon i forhold til oppsett av PLO-funksjonalitet i fagsystemet (DIPS Admin) Rutiner ved oppgraderinger på sykehus og/eller i kommune/bydel - testing og varslingsrutiner. Sykehuspartners rutiner knyttet til drift av PLO-funksjonalitet i forhold til overvåkning av tekniske løsninger og meldingsmiljø. Sykehuspartners rutiner for håndtering av avvik og feil i teknisk løsning. Kontaktpunkt hos Sykehuspartner for Ahus ved håndtering av spørsmål og ved problemer i forhold til PLO-funksjonaliteten avdekket av helseforetak. Tilgang til testmiljø hvor full kommunikasjon med alle kommunene er satt opp. Ahus må sikre overvåkingen av meldingsutvekslingen og ansvaret må forankres i organisasjonen. De ansvarlige må ha en bred kompetanse i forhold til følgende: PLO-funksjonaliteten. Det tekniske meldingsmiljøet og oppsettene i fagsystemet (DIPS). Rutinene og avtalene for inn- og utskrivning av pasienter. Kunne identifisere feil og vite hvem som skal kontaktes. Dette er kompetanse som må bygges opp over tid, men som vil være avgjørende for å sikre at de tekniske løsningene fungerer. 19 ]Implementering på Ahus

Erfaringer fra pilotprosjektet mellom Ahus, Skedsmo og Oslo Organisatorisk Pilotprosjektet har vært organisert med styringsgruppe med representanter fra Ahus, Skedsmo og Oslo. Dette har vært viktig for gjennomføringen av prosjektet. Alle tre organisasjoner har fått innsikt i den gjensidige avhengigheten i et slikt prosjekt. Medlemmene i styringsgruppen har vært ledere, noe som har gjort det mulig å ta beslutninger i disse møtene. Disse erfaringene drar vi nå nytte av i planleggingen og organiseringen av utbredelsen av PLO-meldingene. Oslo kommune gjenbruker nå mye av disse erfaringene når de skal ta i bruk PLO-meldingene mot andre helseforetak (Lovisenberg, Diakonhjemmet og OUS). Øvrige kommuner på Romerike og i Follo vil dra nytte av erfaringene i Oslo og Skedsmo i forhold til rutiner og planlegging av opplæring. Øvre Romerike som har et IKT-samarbeid, kan dra nytte av erfaringene fra Oslo kommune som har en sentralisert drift av IKT-løsningene i forhold til hvordan man organiserer arbeidet med utbredelse av PLO-meldingene. Informasjon Medarbeidere kan aldri få for mye informasjon i en innføringsfase. Ved daglig tilstedeværelse på sengepostene er det erfart at informasjonsflyten har blitt bedre. Vi har imidlertid også erfart at prosjektledelsen ikke alltid har lykkes med å informere ledelsen på sengepostene godt nok. Dette har bidratt til uro og forsinkelser. I andre tilsvarende prosjekter har Ahus god erfaring med å bruke eksisterende fora til korte informasjonsmøter. Auditorieopplæring kan fungere som en første introduksjon. Dersom det kreves mer grundig forståelse på grunn av vesentlige rutineendringer er auditorieopplæring ikke å anbefale. Ved vesentlige endringer av rutiner og eksisterende IKT-verktøy er det hensiktsmessig å kombinere praktisk og konkret opplæring i reelle arbeidsoppgaver med konkret oppfølging i den daglige arbeidssituasjonen. Opplæring Det var planlagt å gi ansatte på sengepostene på Ahus klasseromsundervisning ved oppstart av piloten. Det viste seg imidlertid at det var vanskelig å få organisert driften på sengeposten når mange måtte delta på undervisning et annet sted. Det ble derfor organisert en komprimert undervisning blant annet på personalmøter på sengepostene for at et akseptabelt antall medarbeidere på pilotpostene skulle få en innføring i PLO-funksjonaliteten før igangsettingen. Etter oppstart fikk medarbeidere daglig oppfølging og opplæring på sengepost. Dette ga positive resultater. Medarbeiderne er nå godt kjent med rutinene for bruk av PLO-meldinger. En annen viktig erfaring er at opplæringen som er blitt gitt på sengepostene har vært like mye opplæring i samarbeidsrutiner som opplæring i bruk av selve PLO-funksjonaliteten. Det kan derfor være hensiktsmessig å bruke innføring av PLO-meldinger som et ledd i bedring av utskrivningskvalitet. «Medarbeidere kan aldri få for mye informasjon i en innføringsfase» 20 ]Implementering på Ahus