Bredbåndsprosjektet Samarbeid gir utvikling prosjektrapport

Bredbåndsprosjektet Samarbeid gir utvikling prosjektrapport Sammendrag I kjølvannet av en gigantisk industriutbygging skapes det utviklingsmuligheter i Hammerfest innenfor teknologi, energi og miljø, akvakultur og fiskerier. Dette forsterker behovet for kompetanseheving, men regionen mangler relevante utdanningstilbud. Gjennom samarbeid mellom folkebiblioteket, IT-avdelinga i kommunen og Hammerfest Næringshage er det etablert høyhastighetsforbindelse og IKT-infrastruktur i folkebiblioteket, slik at innbyggerne fra et godt tilgjengelig multimedierom kan skaffe seg nødvendig kompetanse lokalt. 1. Bakgrunn: Som i de fleste kommuner i Finnmark, har innbyggertallet i Hammerfest vært synkende de siste årene. Iflg. Kommuneplanen for 2002-2005 er reduksjonen størst i aldersgruppa 20-29 år, samtidig som det har vært tilbakegang i antall sysselsatte i kommunen og få ledigmeldte jobber. Snøhvitutbygginga med ilandføringsanlegg på Melkøya utenfor Hammerfest har imidlertid nå ført til optimisme med nye muligheter og utfordringer. Virksomhet innenfor kompetanseområder rettet mot teknologi, industri, akvakultur, energi og miljø vil kunne finne grobunn i regionen. En av forutsetningene for framtidig vekst er at Hammerfest tilføres studietilbud og kompetansearbeidsplasser. Bortsett fra en høgskoleavdeling for helsefag, mangler Hammerfest studietilbud. Høgskolen i Finnmark er lokalisert i Alta, 15 mil fra Hammerfest. Nærmeste universitet ligger i Tromsø, 50 mil unna. Ved å utnytte ny teknologi ser man muligheten for å kompensere for manglende utdanningstilbud i regionen via en bredbåndsforbindelse fra folkebiblioteket til utdanningssteder mv 2. Målsetting, planer og samarbeidspartnere. Hammerfest bibliotek har bl.a. som målsetting å danne gode vilkår for utvikling av den enkelte innbyggers evner og kreativitet gjennom livslang læring og å støtte opp under et utdanningstilbud som er attraktivt for elever og studenter, og som dekker arbeidsmarkedets behov for kompetanse. I rundskriv SB-2/02 fra Statens bibliotektilsyn ble det lyst ut tilskuddsmidler til bredbånd i folkebibliotek. Retningslinjer for tildelingen var føringene i St.prp. 1(2001-2002) fra Kulturog kirkedepartementet: Dette vil bl.a. styrke folkebibliotekenes funksjonsom ressurssentre for lokaladministrasjon og det lokale næringsliv, og bidra til å sikre at en størst mulig del av befolkningen har tilgang til moderne datatjenester. For å kunne realisere et studie-, kurs- og konferansetilbud i biblioteket, er vi avhengige av samarbeidspartnere. En utbygging av infrastrukturen vil være for ressurs- og kostnadskrevende for en aktør og vil heller ikke stå i forhold til anvendelsen. Sambruk er derfor løsningen for å oppnå optimal utnyttelse av kapasiteten. 1

Det ble tatt kontakt med Hammerfest Næringshage A/S som høsten 2002 var i ferd med å etablere seg i nabobygget til biblioteket, med bl.a. plass til ca. 75 arbeidsplasser fordelt på 20-25 små kompetansevirksomheter. Næringshagen stilte seg svært positivt til bibliotekets målsetting og planer og ønsket å være med på et samarbeid. Målet var å bidra til å lage et multimediarom for publikum i bibliotekets toppetasje som ikke er innredet, hvor studenter, lokalt næringsliv og andre kan få lyd-/bildetilgang via en høyhastighetsforbindelse til læresteder og fagmiljø som ikke finnes i regionen. Hammerfest kommunes IT-avdeling var samtidig i ferd med å etablere et nytt serverrom, med planlegging av drifts-/supportlokaler og kurslokaler for IKT-opplæring for kommunens ansatte. De hadde bruk for egnede lokaler med nødvendig infrastruktur og var derfor også positiv til innredning av 4. etasjen til slik sambruk. En samordnet utvikling og etablering av IKT-infrastruktur, samt felles IKT-drift og kompetanse ville kunne innebære nye muligheter for hammerfestsamfunnet og med god ressursutnyttelse. Søknad om prosjektmidler ble sendt Statens bibliotektilsyn innen fristen 01.09.02. Prosjektkostnaden var beregnet til 700.000, og søknadssummen var 350.000. Det ble lagt fram en finansieringsplan med en egenandel på 350.000 som skulle dekkes av Hammerfest kommune v/biblioteket og IT-avdelinga og Hammerfest Næringshage A/S, jfr. brev fra næringshagen av 24.08.02 med overskriften Intensjon om samordnet utvikling av IKT infrastruktur. Prosjektets viktigste mål: 1. Å utvikle biblioteket til et kompetansesenter ved bl.a. å legge forholdene til rette for fjernundervisning, kursvirksomhet og bedre kommunikasjon, også interaktiv, for næringsliv/småbedrifter, kommune, studenter og hammerfestregionens befolkning for øvrig (bl.a. Seniorsurfdagen og Uka for voksnes læring). Tilbudet skal gis fra et multimediarom i biblioteket med høyhastighetsforbindelse bl.a. til læresteder og andre fagmiljøer. Vi ønsker å gjennom en bred kunnskapsforståelse, jfr. kompetansereformens s. 14, å bidra til at befolkningen også skal utvikle evner til å søke og finne kunnskap i tråd med kravene i framtidas samfunn. 2. Å bidra til at vi gjennom et samarbeid mellom biblioteket, kommunen og næringshagen skal utnytte de lokale ressursene maksimalt, både når det gjelder kompetanse, personale, lokaler og IKT-utstyr. Samarbeidet skal være fruktbart og gjensidig for alle tre aktørene, utvikle gode samarbeidsformer administrativt, økonomisk og pedagogisk, og dermed være en modell for andre folkebibliotek/ kommuner. 3. Å bidra til at biblioteket får nye brukere (studenter, næringslivsaktører), slik at en større del av den voksne befolkningen skal få tilgang til folkeopplysnings-tradisjonen, og at bibliotektilbudet dermed kan bidra til utvikling av det enkelte menneske til å være samfunnsengasjert, demokratisk og deltagende jfr. en av utfordringene i Kompetansereformen. 4. Å heve kompetansen hos bibliotekpersonalet når det gjelder IKT og pedagogikk for derved å gjøre biblioteket til en attraktiv og fremtidsrettet arbeidsplass. 2

Prosjektets budsjett og finansieringsplan: Utgifter 2002 2003 Sum Lønn 55.000 55.000 110.000 Kontorutgifter, reiseutgifter 10.000 10.000 Inventar, service og vedlikehold 377.000 377.000 Kjøp av eksterne tjenester 157.000 46.000 203.000 Sum utgifter 222.000 478.000 700.000 Inntekter 2002 2003 Sum Overføringer fra Staten 350.000 350.000 Andre (Hammerfest Næringshage) 164.000 164.000 Sum inntekter 514.000 514.000 Kommunalt tilskudd innenfor ordinært driftsbudsjett 186.000 186.000 Sum 700.000 700.000 Finnmark fylkesbibliotek avd. Hammerfest var involvert fra starten av og deltok i planleggingen av prosjektet. Prosjektet hadde en prosjektgruppe bestående av biblioteksjefen, en representant fra fylkesbibliotekavdelinga, Hammerfest Næringshage A/S og kommunens IT-avdeling. Biblioteksjefen er prosjektansvarlig, jfr. forutsetningen om prosjektets forankring i folkebiblioteket. I brev fra Statens bibliotektilsyn av 11.10.02 ble søknaden innvilget med kr. 350.000. 3. Prosjektøkonomien Tilknytning av biblioteket til bredbåndsnettet har vært en del av en større bredbåndsutbygging i kommunen. Utgiftene til utstyr og kjøp av eksterne tjenester til biblioteket har blitt regnskapsført direkte på prosjektet, mens lønnsutgifter og utgifter til opplæring er skjønnsmessig beregnet. Forholdet mellom utgiftene til hhv. utstyr og lønn er blitt omtrent som forventet. Noe av forutsetningen for en del av planene var innredning av bibliotekets fjerde etasje til et mulitmediarom for de tre aktørene. Kostnadene til en slik utbygging på ca. 2 mill. var ikke med i dette prosjektet. Hammerfest næringshage fikk i februar Hammerfest kommunes tillatelse til for egen kostnad å planlegge og gjennomføre innredning av fjerde etasje med serverrom, felles studierom og kurslokale, for så å knytte næringshagen og bibliotekbygget sammen med en gangbro. Disse planene har næringshagen av økonomiske årsaker ikke hatt anledning til å realisere. 4. Resultater Prosjektet hadde følgende arbeidsmål: 1. Etablering av bredbåndsforbindelse til Hammerfest bibliotek. 2. I prosess mellom kommune, næringshage og bibliotek finne, utvikle og etablere områder hvor en kan utnytte de lokale ressurser og kapasiteter optimalt. I dette ligger 3

også beslutninger om å utelate områder hvor det ikke finnes muligheter for samordning og fellesløsninger. 3. Designe/velge tekniske løsninger. 4. Utvikle et driftskonsept for valgt løsning som løser de ulike behov som hver enkelt aktør (brukerne av bibliotek, aktører i næringshagen og ansatte i kommunen) måtte ha i dag og i fremtiden. 5. Innrede et multimediarom i bibliotekets fjerde etasje med PC er og lyd-/bildeutstyr samt oppkopling av eksisterende grupperom og studieceller til høyhastighetsnettet. 6. Kompetanseheving for bibliotekets ansatte slik at vi kan drive opplæring og veiledning overfor brukerne. Oppnåelse av mål: Prosjektets hovedinnhold har stort sett vært IKT-teknisk og man har vært avhengig av folk med IKT- og installatørkompetanse. Det har bl.a. tatt tid både å velge løsning for videokonferanseutstyr, og etter hvert også å få prøvd ut bredbåndskommunikasjonen. Framdriften har derfor ikke blitt som planlagt, og biblioteket fikk etter søknad til ABM, fristutsettelse til 1. april. Det overordnede mål er oppnådd så langt, nemlig å legge forholde til rette for å utvikle biblioteket til et kompetansesenter med tilbud innenfor fjernundervisning, kursvirksomhet med lyd-/bildekommunikasjon. Hammerfestregionens befolkning har tilgang til tjenesten innenfor bibliotekets åpningstider. Samarbeidet med Hammerfest Næringshage er noe uavklart, men næringsliv/småbedrifter har samme tilgang til tjenesten som de andre målgruppene. Kommunens IT-avdeling har foreløpig sine kurslokaler i et annet bygg, men det vil være aktuelt å benytte også bibliotekets til kommunal møte- og kursvirksomhet. Utstyret som er installert og bredbåndskommunikasjonen er altså tilgjengelig for alle målgruppene: studenter, næringsliv/småbedrifter, kommunens ansatte og hammerfestregionens befolkning for øvrig. I forhold til prosjektets arbeidsmål er følgende oppnådd: 1. Den tekniske utbyggingen er etablert. Biblioteket er blitt koplet til kommunens bredbåndsnett med infrastruktur i biblioteket og nødvendig brannmurløsning på kommunens server. 2. Det har vært avholdt seks møter i prosjektgruppa. Fordi framdriften av prosjektet for en stor del var av teknisk art, var det på noen av møtene bare biblioteket og IT-avdelinga som var til stede. I møte september 2003 var alle aktørene representert, og for Hammerfest kommune møtte også rådmannen. Her meldte næringshagen fra om at de økonomiske forutsetningene for samarbeidet var blitt noe endret, bl.a. som følge av at en av næringshagens samarbeidsparter var gått konkurs. Dette gjorde at planene om innredning av fjerde etasje med gangbro foreløpig måtte utstå. Næringshagen var imidlertid fortsatt innstilt på at samarbeidet skulle fortsette og overgangsløsninger ble diskutert. Resultatet har blitt at vi foreløpig har måttet ta i bruk bibliotekets grupperom for plassering av videokonferanseutstyret.. 4

3. Det er installert aksesspunkt for IP-soner som dekker hele bibliotekets utlånsareale samt studieceller, grupperom og lesesal, og 9 punkter for internkabling. Brannmur er installert på kommunens server. Videre er det anskaffet videokanon, lerret, DVD-spiller, høytalere. og 2 bærbare PC er. Programvare er installert for billedredigering, hjemmesider og konverteringsprogram. Som videokonferanseløsning har man har valgt Sony PCS-IP med kamera, stor plasmaskjerm, høytalere og innebygget mikrofon. Fordi grupperommet også brukes til andre formål, og for å forhindre hærverk og tyveri, er utstyret installert og låst inn i et spesiallaget skap. 4. Biblioteket har nå høyhastighetsforbindelse via IP-soner i hele utlånsarealet, samt i studieceller, lesesal og grupperom. Videokonferanseutstyr er installert i et låsbart skap med hjul, og kan dermed flyttes innad i bygget ved behov. Utstyr og oppkopling til nettet skal betjenes av bibliotekets ansatte, som også skal veilede i bruk av utstyret. Tid for bruk må avtales på forhånd, og tilbudet er tilgjengelig innenfor bibliotekets åpningstider, for tiden 40 timer pr. uke. Utstyret skal først og fremst brukes for formålet kompetanseheving. Målgruppen er de av befolkningen som har behov for lyd-/bildekommunikasjon via en høghastighetsforbindelse til læresteder og fagmiljø utenbys, samt kurs, møter og konferanser. Tilbudet er kostnadsfritt for personlige brukere: studenter, kursdeltagere, ansatte i Hammerfest kommune, m.m. Småbedrifter og næringshagens medlemmer har samme tilgang til utstyr, lokaliteter, veiledning m.m., men må betale timepris for tjenesten. Regler for bruk av utstyret er laget. 5. Multimediarom i fjerde etasje er ennå ikke innredet. Næringshagen klarte ikke å finansiere gangbroen og innredningen er dermed heller ikke blitt realisert. Kommunens IT-avdeling har fremdeles behov for å forbedre lokalitetene til kurslokale for de kommunalt ansatte, men heller ikke kommuneøkonomien gjør det mulig å innrede et nytt lokale nå. Toppetasjen i biblioteket er imidlertid ryddet og kan innredes til et felles multimediarom når økonomien tillater det. I påvente av en slik innredning, vil bibliotekets grupperom fungere som multimedierom. Her er det permanent plass til inntil 10 personer, og tilgjengeligheten kan utvides til ca. 40 personer ved å åpne veggen til lesesalen. 6. Kommunens IT-avdeling har gitt bibliotekets personale en foreløpig opplæring i bruk av utstyret. Men for å å kunne gi et kvalitetssikret og robust tilbud, vil vi så snart som mulig gå i gang med en grundig opplæring av alle ansatte. Vi deltok dessuten på konferansen Bredbånd i Finnmark hvor vi bl.a. fikk innblikk i det potensialet som ligger i ny teknologi. 5. Vurdering av prosjektet Prosjektet har hatt en forholdsvis løs organisering. Hovedtiltakene har vært av teknisk art, og fordi biblioteket mangler teknisk kompetanse, er det kommunens IT-avdeling som har stått for den tekniske gjennomføringen. El.installasjoner, etablering av IP-soner, bestilling av utstyr, etablering av brannvegg og nettoppkopling har blitt foretatt av IT-avdelinga. 5

Biblioteksjefen har hatt ansvar for kommunikasjon med andre aktører, for framdrift og ferdigstilling av prosjektet. Det har gått med ca. 1/3 personalressurs inkl. IT-avdelingas arbeid, rydding av fjerde etasje, samt møtevirksomhet og opplæring. Den tekniske gjennomføringen har gått etter intensjonen, men har blitt noe forsinket. Det ble derfor søkt ABM om tre måneders fristutsettelse som ble innvilget. Fordi utstyret ble koplet til så pass seint på våren, har vi ikke hatt anledning til å sette tilbudet ut i praksis. Det er foretatt teknisk utprøving i forhold til bredbåndskommunikasjon via internett til studieavdelingen ved høgskoleavdelinga i Alta og resultatet er vellykket. Samarbeidet med Hammerfest Næringshage fungerte meget godt i begynnelsen, dvs. første halvår 2003. Men fordi næringshagen hadde forutsetninger for samarbeidet som ikke var en del av prosjektet meldte det seg problemer da en viktig samarbeidspartner for næringshagen gikk konkurs og måtte innstille driften. I løpet av høsten 2003 ble det etter hvert klart at næringshagen ikke kunne bidra i den grad de hadde ønsket. Planene med innredning av bibliotekets fjerde etasje og gangbro, som næringshagen skulle finansiere og gjennomføre, viste seg å bli for dyrt og er utsatt på ubestemt tid. Samarbeidet med IT-avdelinga har fungert på to plan: avdelinga har både vært aktør (felles infrastruktur og kurslokale) og IKT-teknisk medvirker og støttespiller. Samarbeidet har fungert godt i begge henseende. Kommunens kurslokale for IT er foreløpig etablert i et annet bygg og har begrenset plass og dårlig inneklima, og det utstyret som nå er etablert i biblioteket vil også bli benyttet til kurs og opplæringsformål i kommunal regi. Muligheten for innredning av et komplett og tidsmessig felles kurslokale i biblioteket er imidlertid fortsatt til stede og vi vil arbeide for å få det realisert. Som støttespiller i prosjektet har IT-avdelinga vært tilgjengelig med veiledning og opplæring, samt at de har stått for all teknisk tilrettelegging. Avdelinga har dermed vært en forutsetning for at prosjektet er blitt gjennomført. Det hadde vært en fordel om biblioteket internt hadde hatt bedre IKT-kompetanse, og ikke så totalt avhengig av andre. Prosessen har imidlertid gitt oss mer kunnskap om IKT og potensialet når det gjelder bredbåndskommunikasjon. Prosjektet har også bidratt til at personalet har fått økt kompetanse når det gjelder billedredigering, filkonvertering og hjemmesider. Bevisstheten har også blitt styrket når det gjelder bibliotekets muligheter og rolle som lokalt servicepunkt for småbedrfiter og IKT-kompetansesenter for folk flest. Biblioteket har tidligere hatt lite befatning med prosjektarbeid, men vi har gjennom dette prosjektet skaffet oss mer erfaring og styrket vår kompetanse i dette. I ettertid kan en se at prosjektet hadde tjent på en litt strammere organisering og at prosjektgruppen skulle ha hatt jevnlige møter i stedet for innkalling ved behov. Det kunne ha resultert i bedre kommunikasjon og avklaring mht aktørenes forutsetninger for samarbeid, og dermed en raskere framdrift av prosjektet. 6. Evaluering Etter planen skulle prosjektet evalueres i prosjektgruppa etter at multimedierommet sto ferdig og utstyret var blitt tatt i bruk. Fordi gjennomføring av prosjektet har blitt forsinket, har vi liten erfaring med samarbeidet mellom de tre aktørene og bruk av utstyret. De tekniske og infrastrukturelle forholdene ligger imidlertid til rette og utprøvingen har vært vellykket. 6

Utstyret skal betjenes av hele personalgruppen både på folke- og fylkesbiblioteket, og vi skal også drive brukerveiledning. En grundig opplæring av alle skrankevaktene (11 personer) må derfor gjennomføres og opplæringbehovet er meldt til IT-avdelinga for oppstart i august. Markedsføring av det nye tilbudet utsettes til alle ansatte har gjennomgått opplæring. Det er både for å sikre best mulig kvalitet på tjenesten ved at de ansatte er trygge på hvordan vi skal betjene utstyret, samt at vi antar at tilbudet vil få større oppmerksomhet etter ferien. Markedsføring vil bestå av annonsering i dagspressen, pressemelding og forhåpentligvis avisoppslag. Det vil bli forløpende bli gitt informasjon om tilbudet på bibliotekets nettsider og gjennom Servicekontoret i Hammerfest kommune. 7. Konklusjon Den største gevinsten er at biblioteket nå både har bredbåndstilgang og infrastruktur for å kunne være et lokalt servicesenter for studenter, næringsliv og andre som har behov for lyd- /bildekommunikasjon via et høyhastighetsnett. I en situasjon med en gigantisk industriutbygging (Snøhvit) forsterkes behovet for ny kompetanse innenfor flere fagområder. Bibliotekets tilbud bidrar til at innbyggerne ikke samme grad som tidligere trenger å reise fra byen for å oppnå kontakt med relevante fagmiljøer. Teknologien gir muligheter for læring uavhengig av tid og sted og studenter kan følge undervisningstilbudene og få veiledning via lyd-/bildeutstyret fra de studiestedene de er tilknyttet, via biblioteket. Tilbudet til studenter og folk flest er gratis og tilgjengeligheten er forholdsvis god, foreløpig 40 timer pr. uke. Vi har stor tiltro til at vårt nye tjenestetilbud vil medføre at nye brukere oppsøker biblioteket og vil benytte seg av våre tjenester. Uka for voksnes læring vil for eksempel bli markedsført og arrangert i biblioteket med dette prosjektet som bakteppe. Tilbudet vil dermed kunne bidra til at næringslivet i Hammerfest tilføres ny kompetanse og at arbeidsplasser kan utvikles og opprettholdes, at bosetting stimuleres og fraflyttingen blir mindre. Bibliotekets omfattende og relevante samfunnsrolle kan synliggjøres både for publikum og for politikere. Hammerfest bibliotek, 9. juni 2004 Randi Gustavsen prosjektansvarlig/biblioteksjef Vedlegg: Regnskapsoversikt Publikumsinformasjon 7