KRAVSPESIFIKASJON FRÅ OPPDRAGSGIVAREN

KRAVSPESIFIKASJON FRÅ OPPDRAGSGIVAREN Kontraktsreferanse: HFK-11-049 Bibliotektransport Kontraktsområde: Bibliotektransport Parafer / Side 1 av 12

Kravspesifikasjon Bibliotektransport 1 DEFINISJONAR... 3 2 PRIS... 3 3 KVALITET... 4 3.1 TRANSPORT... 4 3.2 Sortering av innhaldet i kassane... 4 3.2.1 Transport innan Hordaland fylke... 5 3.2.2 Transport ut av Hordaland fylke... 5 3.3 BIBLIOTEKA SOM SKAL DELTA I ORDNINGA... 5 3.4 VOLUM... 6 3.5 LEVERINGSTID... 6 3.5.1 Transport innan Hordaland fylke... 6 3.5.2 Transport ut av Hordaland...7 3.6 Oppfølging... 7 3.7 Opplæring og samarbeid... 7 3.8 Bibliotektransport i Hordaland 2010 (vedlegg til kravspek)... 11 Parafer / Side 2 av 12

1 DEFINISJONAR Varer vert nytta om bøker og anna materiale, som blir eller skal bli transportert mellom biblioteka i Hordaland fylke og ut av fylket. Bbibliotek vert nytta både om dei kommunale biblioteka og universitets- og høgskulebiblioteka, dersom ikkje anna er presisert. Avtalebibliotek vert nytta om dei biblioteka etter definisjonen over, som skal omfattast av denne kravspesifikasjonen. Kassekonseptet vert nytta om den særskilte transportemballasjen som varene skal transporterast i. Kassekonseptet vil bli nærare beskrive i eige punkt under. Leveringstid er den tid det tek frå ei kasse vert henta på avsendarbiblioteket til innhaldet vert levert til mottakarbiblioteket. Leveringsdagar er dei dagane eit bibliotek kan ta imot eller avlevere kassar etter denne avtalen. Innstikk er avlange lappar der det er opplyst om kva bibliotek ei vare er adressert til. Innstikk plasserast m.a. i bibliotekbøker som skal sendast. Frekvens er tal på avlagte besøk ved det einskilde bibliotek i ein bestemt periode. Frekvensen er opplyst i tabell III, og perioden vil vere ei veke, dersom ikkje anna går klart fram av dette dokumentet. Vekedagar er måndag til og med sundag. 2 PRIS 1 Pris på tenesta skal være fast i avtaleperioden knytt til den besøksfrekvens som går fram av tabell III under. 2 Prisen skal vere uavhengig av volum. 3 Prisen på tenesta skal vere gitt som ein fast pris pr år. 4 Det skal i tillegg opplysast om ein snittpris pr bibliotek dersom transportfrekvensen vert auka med eit ekstra besøk pr veke. Snittprisen skal vere den same for alle avtalebiblioteka. Snittprisen skal vere uavhengig av det tal på bibliotek som eventuelt ynskjer eit ekstra besøk pr veke. Parafer / Side 3 av 12

3 KVALITET 3.1 TRANSPORT Leverandør skal transportera varer til og frå dei einskilde avtalebiblioteka. Transporten skjer i fylkesbiblioteket sine kassar. Kassekonseptet inneberer at kvart bibliotek er utstyrt med kassar som er innkjøpt og eigd av fylkesbiblioteket. Kassane som skal nyttast finst i tre ulike storleikar. Tabell I Mål på kassane L B H Volum Liten 39,5 cm 28,5 cm 10,5 cm 11820 ccm Med 39,5 cm 28,5 cm 16,5 cm 18575 ccm Stor 39,5 cm 28,5 cm 31 cm 34898 ccm Kassane blir låst ved bruk av stripps. Val av kasse vil avhenge av volum. Tal på kassar som skal fraktast til og frå avtalebiblioteka, vil til ein kvar tid avhenge av volum på sendinga. Leverandør skal frakta det tal på kassar som det er behov for. Leverandøren må kunne lagre det tal på kassar som oppdraget til ein kvar tid krevjar. 3.2 Sortering av innhaldet i kassane Varene som blir levert leverandør i kassar, skal sorterast og fordelast til kassar som skal fraktast til rett destinasjon. Kassane kan bytast og innhaldet sorterast på staden dersom dette er hensiktsmessig Varene i kassane er ikkje innpakka. I bøkene er det lagt innstikk som fortel kva bibliotek vara skal sendast til. Dette innstikket innehelt norsk biblioteknummer som er det som skal nyttast ved sortering. Kassane som blir levert leverandør, inneheld varer som skal fraktast til: Bibliotek i fylket, og Bibliotek utanfor fylket Parafer / Side 4 av 12

3.2.1 Transport innan Hordaland fylke Transport til avtalebiblioteka 1 Leverandør har ansvar for å sortere varene som vert henta i kassar og plassere desse i rett kasse for transport til rett destinasjon innan fristen i punkt 5.1 2 Transport av varer til bibliotek som ikkje er avtalebibliotek (Austevoll, Eidfjord og Modalen) skal transporterast til Bergen offentlege bibliotek. 3.2.2 Transport ut av Hordaland fylke Transport ut av Hordaland Leverandør har ansvar for å sortere varene som vert henta i kassar og sørgje for frakt av desse til rett destinasjon innan fristen i punkt. 5.2. Varene som skal ut av fylket skal etter sortering ikkje fraktast vidare i kassane som er eigde av fylkesbiblioteket. Transportør skal syte for hensiktsmessig pakking av desse varene. 3.3 BIBLIOTEKA SOM SKAL DELTA I ORDNINGA Biblioteka som omfattast av avtalen er føljande, med unntak spesifisert under i tredje avsnitt (tabell III): 1. Askøy 2. Bergen 3. Bømlo 4. Etne 5. Fitjar 6. Fjell 7. Fusa 8. Kvam/Jondal 9. Kvinnherad 10. Masfjorden 11. Meland 12. Odda 13. Os 14. Osterøy 15. Samnanger 16. Stord 17. Sund 18. Sveio 19. Tysnes 20. Ullensvang 21. Ulvik 22. Vaksdal 23. Voss 24. Øygarden 25. Universitets bibliotek i Bergen 26. Biblioteket ved NHH 27. Høgskulebiblioteket i Bergen 28. Biblioteket ved Norsk Lærarakademi. Ordninga skal erstatte eksisterande transportordning mellom biblioteka i Hordaland fylke. Lindås, Radøy, Austrheim og Fedje skal leverast til Meland. Jondal skal leverast til Kvam. Granvin skal leverast til Ulvik. Mellom biblioteka i desse fire kommunane er det eksisterande interkommunale transportordningar. Parafer / Side 5 av 12

3.4 VOLUM I 2010 vart det transportert vel 18 000 varer frå biblioteka i kassar. Av desse blei ca 5 600 varer transportert ut av fylket. Tilsvarande tal for 2009 var totalt ca 17 000 varer og av desse ca 3 000 varer ut av fylket. I hovudsak vil det verte levert ein kasse pr bibliotek pr henting. Storleiken på kassen vil variere etter kva varer som vert sendt. Tabell II År: 2009 2010 Bøker transportert ut av fylket 3393 5646 Transport av bøker frå biblioteka i fylket til Bergen offentlege 8927 8470 bibliotek (Bob): Til biblioteka ved universitetet og høgskulen i Bergen. HIB/UBB/ 888 977 NLA/NHH: Til andre folkebibliotek i transportordninga 3632 1947 Til folkebiblioteka i Nordhordland 1380 1334 SUM varer transportert: 16840 18374 Det er forventa auke i transportomfanget i avtaleperioden. For detaljer om bibliotektransporten i Hordaland, sjå statistikk innteken i tabellane IV og V. 3.5 LEVERINGSTID 3.5.1 Transport innan Hordaland fylke 1 Transport av kassar til og frå avtalebiblioteka, skal skje minst kvar veke 2 Henting og levering av kassane skal skje frå 1 til 5 dagar i veka på måndag - fredag 3 Henting og levering av kassane skal skje 5 dagar pr. veke måndag - fredag hjå Bergen offentlege bibliotek. 4 Frå henting av transportkassane til varene er levert på det aktuelle avtalebiblioteket, skal det gå maksimalt 7-vekedagar. (sjå definisjon punkt 1). 5 Tabell III angir kva dagar og i kva tidsrom avtalebiblioteka kan ta i mot kassar frå - og levere kassar til Leverandør. 6 For dei biblioteka som berre skal ha transport to dagar i veka, skal det vere minimum ein arbeidsdag mellom transportbesøka. Parafer / Side 6 av 12

3.5.2 Transport ut av Hordaland 1 Frå henting av transportkassane til varene er levert til destinasjonar utanom Hordaland fylke, skal det gå maksimalt 7-vekedagar. 3.6 Oppfølging 1 Leverandøren plikter etter innkalling å møta til halvårlege møter med Hordaland fylkesbibliotek for gjennomgang av status i siste periode. Møte skal haldast i Bergen. Hyppigare møtefrekvens og møter med den enkelte deltakar kan avtalast etter behov. Partane skal dekka eigne reise- og opphaldskostnader. 2 Møtereferat skal skrivast av Hordaland fylkesbibliotek. 3.7 Opplæring og samarbeid 1 Så snart avtalen er inngått skal leverandøren ta kontakt med biblioteka som er omfatta av avtalen, for å gi nødvendig informasjon og opplæring. Tidspunkt og metode for opplæring av biblioteka skal presenterast og godkjennast av Hordaland fylkesbibliotek før oppstart Parafer / Side 7 av 12

Tabell III Kommunenr: Hovudb ibliotek i kommunar: Lib.Nr: Henting/ bringing per veke: Leveringsadresse Tider for henting og levering Måndag Tysdag Onsdag Torsdag Fredag Askøy folkebibliotek 1247 4700 Bergen Off. Bibliotek 1201 0101 Bømlo folkebibliotek 1219 1900 Etne bibliotek 1211 1100 1 Fitjar folkebibliotek 2200 Fjell folkeboksamling 1246 4600 Fusa folkebibliotek 1241 4100 Kvam folkebibliotek Jondal folkeboksamling 3800 1238 3812 3813 2700 1224 1266 Kvinnherad bibliotek Masfjorden folkebibliotek 2400 2 Kleppestø senter, 5323 Kleppestø 5 Strømgaten 6, 5015 Bergen 1 Sams senter, 5430 Bremnes 1 Etne kulturhus Enge, 5590 Etne 1 Kulturhuset, 5418 Fitjar 2 Sartor senter, 5341 Straume 1 Kommunetunet, 5649 Eikelandsosen 2 Sandvenvegen 18, 5600 Nordheimsund 2 Bogsnesvegen 3a 5460 Husnes 1 5986 Hosteland 10.00 18.30 12.00-08.30 Parafer / Side 8 av 12

1256 Meland bibliotek Austrheim folkebibliotek Fedje folkebibliotek Lindås bibliotek Radøy bibliotek 6600 5600 6400 6500 6300 6000 1228 Odda bibliotek 2800 Os folkebibliotek 1243 4300 1253 1242 1221 1245 1216 Osterøy bibliotek Samnanger folkebibliotek Stord folkebibliotek Sund folkebibliotek Sveio bibliotek 5300 4200 2100 4500 1600 1223 Tysnes folkebibliotek 2300 Ullensvang folkeboksamling 1231 3100 2 Havnevegen 29, 5918 Frekhaug 2 Rådhuset, Opheimsgata 31 5750 ODDA 2 Holtbrekka 7, 5200 Os 2 Lonevåg senter 5282 Lonevåg 1 Kommunehuset, 5650 Tysse 2 Hamnegata 1, 5411 Stord 1 Sund senter, 5382 Skogsvåg 1 Vigdartun, Sveio sentrum, 5550 Sveio 1 Tysneshallen, 5680 Tysnes 2 Postboks 103, 5782 Kinsarvik 22.00 09.00 22.00 22.00 10-18 10-18 10-18 9-16 11.30-20.00 9.00-07.30-1500 12.00-15.30 8.30-07.30-1500 14.00 12.00-8.30-9.00-11.30-12.30-8.30-9.00-07.30-1500 14.00 Parafer / Side 9 av 12

1233 1234 Ulvik/Granvin folkebibliotek 3400 3300 1251 Vaksdal bibliotek 5100 Voss bibliotek 1235 1259 Øygarden folkebibliotek Fag- og forskingsbibliotek: 3500 5900 1 Maritastykke 3, 5370 Ulvik 2 Ragnar Doggergt.4 5722 Dalekvam 2 Voss kulturhus, Evangervegen 6, 5700 Voss 1 Rong senter, Ternholmvegen, 5337 Rong - 14.00 14.00-13.00- Høgskolen i Bergen, biblioteket 112 0111 Norges handelhøyskole, biblioteket 112 0125 NLA Høgskolen Bergen, biblioteket 112 0134 Universitetsbiblitoteket i Bergen 112 0100 2 Nygårdsgaten 112, 5008 Bergen 2 Helleveien 39, 5045 Bergen 2 Amalie Skrams vei 3, Bergen 2 Haakon Shelteligs plass 7, 5007 Bergen Parafer / Side 10 av 12

3.8 Bibliotektransport i Hordaland 2010 (vedlegg til kravspek) Tabell IV. Volum pr månad Dato BOB andre folkebibl. i transportordninga HIB/UBB/ NLA/HIB andre fagbibliotek i Hordaland. folkebibl. i Hordaland som ikkje er med i transportordninga folke- /fylkesbibl. i andre fylke fagbibliotek i andre fylke utlandet Varer ut av fylket totalt. Innleverte varer som ikkje er lånt via eige bibliotek EIGNE NH (gjeld kun for biblioteka i Nordhordland) des.09 1343 144 89 17 14 142 180 0 1355 890 69 Jan. 692 170 69 10 5 41 53 0 154 270 146 Feb. 1021 187 124 14 3 104 90 0 633 579 153 Mars 974 220 141 6 1 144 145 0 1034 693 132 April 564 149 94 3 0 57 67 0 213 268 135 Mai 768 144 131 3 8 305 189 0 1213 289 91 Juni 714 145 96 8 6 128 91 0 229 361 104 Juli 279 38 15 1 0 52 17 0 59 132 4 Aug. 535 146 43 1 2 53 53 0 128 277 112 Sep. 446 172 51 16 2 55 56 1 103 171 147 Okt. 483 131 52 4 7 61 70 0 135 243 145 Nov. 920 304 124 10 51 422 291 1 668 516 96 Des. Sum 8739 1950 1029 93 99 1564 1302 2 5924 4689 1334 Bøker ut av fylket 5924 Til Bergen off. bibliotek (Bob): 8739 Til HIB/UBB/ NLA/HIB: 1029 Bøker til andre avtalebibliotek utanom Bob. 1950 Bøker til biblioteka i Norhordland som ikkje er med p.t. 1334 Ikkje med Grunna mangelfull føring stemmer ikkje tala heilt mellom tabell IV og V. Parafer / Side 11 av 12

Tabell V. Volum per kommune Dato BOB andre folkebibl. i transportordninga HIB/UBB/ NLA/HIB andre fagbibliotek i Hordaland. folkebibl. i Hordaland som ikkje er med i transportordninga folke- /fylkesbibl. i andre fylke fagbibliotek i andre fylke utlandet Varer ut av fylket totalt. Innleverte varer som ikkje er lånt via eige bibliotek EIGNE NH (gjeld kun for biblioteka i Nordhordland Askøy 1116 80 48 3 14 81 37 0 182 667 0 Austrheim 116 281 28 0 0 5 16 0 2 4 110 Bergen 20 934 Bømlo 546 111 34 1 1 73 44 0 228 28 0 Etne 249 1 10 5 5 5 14 0 14 23 0 Fjell 702 49 34 5 0 118 108 0 1210 732 0 Fusa 230 16 27 2 1 27 3 0 31 123 0 Kvam 690 49 79 12 0 71 80 0 262 171 0 Kvinnherad 325 84 65 9 8 170 74 0 228 77 0 Lindås 730 84 139 30 1 10 107 0 166 1003 253 Masfjorden 122 150 17 4 15 15 43 2 112 13 59 Meland 351 127 153 1 0 26 128 0 261 363 424 Os 1119 8 77 1 0 273 134 0 844 233 0 Osterøy 303 335 6 0 0 12 3 0 19 56 333 Radøy 137 166 62 1 4 5 74 0 116 105 155 Samnanger 239 48 54 0 0 10 15 0 113 80 0 Stord 374 83 75 2 50 81 94 0 326 98 0 Sund 331 23 16 12 0 39 9 0 116 73 0 Ulvik 219 0 37 0 0 26 19 0 73 9 0 Ullensvang 64 3 19 0 0 91 22 0 205 0 0 Voss 650 51 156 11 2 26 97 0 249 223 0 Øygarden 74 11 15 0 0 35 36 0 90 19 0 SUM 8687 1760 1151 99 101 1199 1157 22 5781 4100 1334 Parafer / Side 12 av 12