Styret i Help Forsikring AS Postboks 1870 Vika 0124 OSLO VÅR REFERANSE DERES REFERANSE DATO 16/2216 02.03.2016 Varsel om tilsyn Som avtalt med Johan Dolven vil Finanstilsynet gjennomføre stedlig tilsyn i Help Forsikring AS 3. og 4. mai 2016. Tilsynet vil starte kl. 09.00 i møte med daglig leder. Finanstilsynet ønsker separate møter med styreleder, ekstern revisor og intern revisor. Se vedlagte forslag til agenda. Finanstilsynet ber om at personer med andre kontrollfunksjoner er tilgjengelige under tilsynet. Finanstilsynet ber om at dokumentasjonen ordnes etter systematikken nedenfor. I den grad det er mulig, ønsker Finanstilsynet å gjøre bruk av dokumentasjon som er utarbeidet for selskapets egne formål. Hvis informasjonen framgår av den siste innsendte egenvurdering av risiko og solvens (ORSA) er det tilstrekkelig å henvise til hvor informasjonen framgår. Tilsvarende gjelder for andre deler av den faste kvalitative tilsynsrapporteringen. Hvis flere av punktene under dekkes av samme dokument, er det tilstrekkelig at dokumentet legges inn under ett punkt, og at det senere refereres til dette. Hvis enkelte punkter ikke er aktuelle for selskapet, er det ønskelig med en kort redegjørelse for dette. Finanstilsynet ber om at følgende dokumentasjon oversendes på CD/minnepinne, fortrinnsvis i pdfformat, og i 3 eksemplarer i papirversjon og at dokumentasjonen er oss i hende innen 6.april 2016: 1 ORGANISASJON OG STRATEGI 1.1 Organisasjon a. Organisasjonskart som viser selskapets juridiske struktur og funksjonelle organisering. b. Oversikt over hvilke sentrale arbeidsoppgaver som er utkontraktert og til hvilke foretak. 1.2 Strategi a. Selskapets overordnede strategidokument. b. Eventuelle spesifikke strategidokumenter for hhv. forsikring og kapitalforvaltning. Eventuelle strategidokumenter for relevante underenheter og datterselskaper. c. Kopi av referater fra styremøter de seneste to år. FINANSTILSYNET Revierstredet 3 Postboks 1187 Sentrum 0107 Oslo Telefon 22 93 98 00 Telefaks 22 63 02 26 post@finanstilsynet.no www.finanstilsynet.no Saksbehandler Geir David Johannessen Dir. tlf. 22 93 97 51
FINANSTILSYNET SIDE 2 AV 7 2 EIERFORHOLD, KAPITAL, ØKONOMISK STILLING MV. 2.1 Eierforhold Oversikt over selskapets 5 største eiere med angivelse av eierandel. 2.2 Kapital og kapitalkrav a. Oppstilling over ansvarlig kapital fordelt på kapitalgrupper. b. Oppstilling som viser solvenskapitalkravet, minstekapitalkravet og marginen til kravene ved siste årsskifte og eventuelle senere beregninger. 2.3 Økonomi 2.3.1 Forsikringstekniske resultater og finansresultater a. Oversikt som viser utvikling av combined ratio de seneste 5 år brutto og for egen regning. b. Oversikt som viser resultatene fra finansforvaltningen (målt i prosent av forvaltet kapital) de seneste tre år. 2.3.2 Regnskap Kopi av siste faste regnskapsrapportering og eventuell rapportering etter dette. 2.4 Markedsandel og vekst a. Oversikt over selskapets markedsandel totalt (målt i forfalt bruttopremie) og for de viktigste produktene. I den grad det har vært betydelige endringer i løpet av de seneste tre år, redegjør for dette. b. Oversikt over vekst (målt i prosent av forfalt bruttopremie) totalt og for de viktigste produktene de seneste tre år angitt med vekst fra ett år til det neste. c. Redegjørelse om nye produkter og aktiviteter introdusert de seneste to årene. 3 RISIKOEKSPONERING 3.1 Forsikringsrisiko 3.1.1 Diversifisering og konsentrasjon 3.1.1.1 Produkter/bransjer a. Spesifikasjon av selskapets 10 største risikoer med angivelse av forsikringssum, brutto premie og premie for egen regning. b. Risikoprofil for de viktigste bransjer som viser fordelingen av porteføljen basert på forsikringssum. 3.1.1.2 Kunder og sårbarhet a) Oversikt over selskapets 10 største kunder målt i brutto premie og angitt i prosent av totale premier. b) Oversikt over meglere som har formidlet mer enn 10 prosent av premiene, og med angivelse av hvor stor andel av brutto premie som er formidlet gjennom hver av disse. 3.1.1.3 Geografi Oversikt som viser eventuelle eksponeringskonsentrasjoner innenfor geografisk avgrensede områder og som kan være særlig utsatt for katastrofelignende hendelser (konflagrasjon, flom, jordskjelv etc.).
FINANSTILSYNET SIDE 3 AV 7 3.1.2 Underwriting 3.1.2.1 Porteføljekvalitet Oversikt over utvikling av brutto skadeprosent de seneste tre år for selskapets viktigste produkter. Oppgi skadeprosentene med og uten indirekte skadebehandlingskostnader. 3.1.2.2 Prisutvikling Oversikt som viser prisutviklingen for selskapets hovedprodukter de seneste tre år. Angis som prosentvis endring fra ett år til neste og sammenholdt med markedsgjennomsnitt. 3.1.2.3 Vilkår Redegjørelse for om, og i tilfelle i hvilket omfang selskapet benytter vilkår som avviker vesentlig fra markedsstandard. 3.1.3 Reassuranse 3.1.3.1 Struktur Beskrivelse av selskapets reassuranseprogram med angivelse av pris, dekningsomfang og maksimal egenregningseksponering, totalt og for de viktigste bransjer/produkter. Opplys om antall reinstatements og pris for disse for X/L-dekninger. I den utstrekning selskapet finner det hensiktsmessig kan redegjørelsen suppleres med eksempler. 3.1.3.2 Effekten av reassuransen på de 10 største skadene Oversikt over selskapets 10 største bruttoskader i løpet av de seneste tre år med beskrivelse av hvordan reassuransen fungerte i hvert enkelt tilfelle. 3.1.3.3 Reassurandører a. Oversikt over deltagende reassurandører med angivelse av andeler totalt og på de enkelte programmer. Oppgi rating for reassurandører som er vurdert av internasjonale ratingbyråer. b. Kort redegjørelse for rutiner for vurdering og oppfølging av reassurandørers soliditet. 3.1.4 Skadeoppgjør 3.1.4.1 Reservering og avvikling Trappestatistikker som viser brutto avviklingsresultat over de seneste 5 år totalt og for de viktigste enkeltbransjer. 3.1.4.2 Behandlingstid og effektivitet Redegjørelse for om skadebehandling skjer innenfor egne fastsatte tidsrammer. 3.1.4.3 Svik I den utstrekning selskapet har relevant informasjon, gi en kort redegjørelse for omfang av svik i tilknytning til melding og oppgjør av skader. 3.1.4.4 Kundetilfredshet og klager a. Redegjør for eventuelle kundetilfredshetsundersøkelser (KTU) i relasjon til skadeoppgjør de siste 3 år. b. Redegjør kort for omfang av klager til eksterne klageorgan og om selskapet i den senere tid er eller har vært involvert i rettssaker.
FINANSTILSYNET SIDE 4 AV 7 3.2 Markedsrisiko 3.2.1 Risikoprofil og porteføljesammensetning a. Oversikt som viser fordelingen av eiendeler på aktivaklasser. Oversikt over alle finansielle instrumenter oversendes dersom denne ikke er oversendt Finanstilsynet tidligere og dersom det er vesentlige endringer fra hva som tidligere er rapportert. b. Oversikt over eventuelle nye aktivaklasser siste to år. c. Siste faste rapportering om kapitalforvaltningen. 3.3 Operasjonell risiko Kort redegjørelse for vesentlig operasjonell risiko og håndtering av denne, herunder hendelsesregistrering. 4 STYRING OG KONTROLL 4.1 Organisering og ansvarsforhold a. Oversikt over enheter eller personell som inngår i systemet for risikostyring og internkontroll. Dokumentasjon som viser enhetenes eller personenes ansvarsområder, rapporteringslinjer og hvem som er rapporteringsansvarlige. b. Kort redegjørelse for om ledelse, ansatte eller styremedlemmer utfører oppdrag for andre virksomheter som kan medføre interessekonflikter. c. Dokumentasjon som viser innretningen på insentivordninger, herunder hvem som er omfattet av ordningene og kriteriene som bestemmer størrelsen på utbetalingene. d. Redegjørelse for styrets sammensetning og kompetanse. e. Dokumentasjon som viser eventuelle formelle krav til kompetanse for medarbeidere på ulike nivåer og i ulike funksjoner. 4.2 Risikorammer a. Dokumentasjon som viser rammestruktur og rammenivå for selskapets konsoliderte virksomhet og for risikoer som inngår i beregningen av kapitalkravet. b. Dokumentasjon som viser delegering av rammer og fullmakter til ulike nivåer i organisasjonen (fullmaktsstruktur). 4.3 Sentrale retningslinjer (policyer) a. Styrevedtatte retningslinjer for risikostyring, internkontroll, internrevisjon og utkontraktering med angivelse av når de sist ble vurdert av styret. b. Oversikt over øvrige retningslinjer fastsatt av styret med angivelse av siste vurdering. c. Retningslinjer for kapitalforvaltningen. d. Retningslinjer for fastsettelse og revidering av premiesatser og vilkår. e. Retningslinjer for aksept av forsikringsrisiko. f. Retningslinjer for godkjennelse av nye produkter og aktiviteter på forsikringsområdet og i kapitalforvaltningen. g. Retningslinjer for skadeoppgjør.
FINANSTILSYNET SIDE 5 AV 7 4.4 IT-systemer og administrasjon av forsikringsavtaler a. Dokumentasjon som på overordnet nivå beskriver selskapets systemer for administrasjon av forsikringsavtaler, herunder skadeoppgjør og reassuranse. b. Rutiner for ajourhold av forsikringsbestanden. c. Rutiner for integrering av data fra ulike systemer. Redegjørelse for eventuelle avstemningsproblemer. 4.5 Rutiner for overvåkning og kontroll a. Rutiner for kontroll av etterlevelse av interne retningslinjer. b. Rutiner for kontroll av etterlevelse av eksternt regelverk. c. Rutiner for rapportering og oppfølging av brudd på internt og eksternt regelverk. d. Oversikt over brudd på retningslinjer og rutiner i de siste to årene. e. Rutiner for kvalitetssikring av rapporteringsdata og systemene for rapportering. 4.6 Forsikringsagenter a. Redegjørelse for selskapets styring og kontroll med agentenes virksomhet. b. Oversikt over fullmakter delegert til agentene. 4.7 Hvitvasking a. Redegjørelse for selskapets gjennomføring av hvitvaskingsregelverket. b. Selskapets risikovurdering, interne rutiner og navn på hvitvaskingsansvarlig. Det vises til hvitvaskingsloven og Finanstilsynets rundskriv 8/2009. 4.8 Styre- og ledelsesrapportering a. Oversikt over faste rapporter til styret, med angivelse av rapporteringsfrekvens. Siste versjon av hver rapport. b. Kopi av siste faste rapportering fra aktuarfunksjonen. c. Kopi av siste faste rapportering fra risikostyringsfunksjonen. d. Kopi av siste faste rapportering fra compliance-funksjonen. e. Kopi av rapporter fra internrevisjonen de seneste to årene, samt selskapets svar på disse. f. Plan for internrevisjonen for inneværende og eventuelt neste år. g. Kopi av eventuelle nummererte brev fra ekstern revisor de seneste to årene, samt selskapets svar på disse. h. Oversikt over andre faste rapporter som produseres i den løpende risiko- og resultatoppfølgingen med angivelse av innhold, frekvens og mottakere. Det stedlige tilsynet vil bli gjennomført av Ingerid Boge, Liv Karin Methi og Geir David Johannessen. Finanstilsynet ber om at kopi av dette brevet sendes kontrollfunksjonene og ekstern revisor. ***
FINANSTILSYNET SIDE 6 AV 7 For Finanstilsynet Jon Reiersen tilsynsrådgiver Geir David Johannessen seniorrådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Vedlegg: Forslag til agenda
FINANSTILSYNET SIDE 7 AV 7 AGENDA STEDLIG TILSYN Dag 1 09.00-11.00 Organisasjon, strategi og økonomiske forhold 11.00-12.00 Risikoeksponering 12.00-13.00 Lunsj 13.00-14.00 Risikoeksponering, forts. 14.00-16.00 Styring og kontroll Dag 2 08.30-09.00 Samtale med internrevisjonen 09.00-09.30 Samtale med ekstern revisor 09.30-10.00 Samtale med styrets leder