REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/6741 033 31666/11 16.05.2011. Møteinnkalling

Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Sølvberget KF og administrasjon Sølvberget KF Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: 51507465. Faks: 51507025 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/6741 033 31666/11 16.05.2011 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Styret for Sølvberget KF Valbergtårnet Møtedato: 24.05.2011 Tid: kl. 16.30 Med dette innkalles til møte. Eventuelt forfall må meldes snarest til utvalgets sekretær, telefon 91664830 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet blir det gitt orientering om følgende saker: - Kapittel 11 - Shahrazad stories for life - Valbergtårnet Ole J. Aga leder

Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Side 12/11 11/6741 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE 14.03.2011 SØLVBERGET KF Innstilling: Styret godkjenner møteprotokollen for 14.3.2011 13/11 11/6443 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2011 Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar rapport for 1. tertial 2011 til orientering. 100 % stilling i biblioteket trekkes inn fra 01.05.2011. 14/11 11/1270 KOMMUNENS TILRETTELEGGENDE TILBUD FOR INNVANDRERORGANISASJONENE Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Styret godkjenner at det opprettes 1,5 stilling ved Sølvberget i forbindelse med at basisvirksomheten ved Internasjonalt Hus overføres til Stavanger kommune. 15/11 11/6063 INSTRUKS FOR STYRET I SØLVBERGET KF Innstilling: Styret for Sølvberget KF godkjenner vedlagte forslag til instruks for styret 16/11 11/689 SHAHRAZAD STORIES FOR LIFE - STATUSRAPPORT Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

Sak 12/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/6741 033 31647/11 16.05.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 12/11 24.05.2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE 14.03.2011 SØLVBERGET KF Forslag til vedtak: Styret godkjenner møteprotokollen for 14.3.2011

Sak 12/11 Sølvberget KF Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: 51507465. Faks: 51507025 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO SBO-11/2833 033 25998/11 15.04.2011 Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommet, 2. etg. Sølvberget Møtedato: 14.03.2011 Tid: kl. 16.00 Møtenr.: 3/2011 Møteleder: Ole Aga Til stede på møtet Medlemmer: Ole Aga, Anne Tove Austbø, Merete Eik, Per A. Torbjørnsen, Sigrun H. Grøtteland Dessuten møtte: Revisor Cicel T. Aarrestad, kulturhussjef Marit Egaas, sekretær Susanne Borg Journalister: Tilhørere: 2

Sak 12/11 8/11 11/2833 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE 14.02.2011 Styret godkjenner møteprotokollen for 14.02.2011 9/11 11/1449 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2010 Styret for Sølvberget anbefaler bystyret å gjøre slikt vedtak: Årsregnskap 2010 for Sølvberget KF med noter, samt årsberetning for driftsåret 2010 godkjennes. 10/11 11/2584 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2010 Styret for Sølvberget KF tar resultatene av medarbeiderundersøkelsen til orientering. 11/11 11/2588 LØNNSPOLITISK DOKUMENT FOR SØLVBERGET KF 2011 Styret godkjenner lønnspolitisk dokument for Sølvberget KF 2011 Ole J. Aga styreleder Anne Tove Austbø Merete Eik Sigrun H. Grøtteland Per A. Thorbjørnsen

Sak 13/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-11/6443 C60 &31 30632/11 16.05.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 13/11 24.05.2011 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2011 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar rapport for 1. tertial 2011 til orientering. 100 % stilling i biblioteket trekkes inn fra 01.05.2011.

Sak 13/11 Saken gjelder Tertialrapport 1. tertial 2011. I denne saken er rapportering om økonomi, HMS og statistikk samlet i en sak. I tillegg rapporteres det om status for viktige mål og tiltak i 2011. Økonomi Økonomisk status for Sølvberget KF 30.04.11: Budsjett (tusen) Regnskap (tusen) Forbruk 30 LØNNSUTGIFTER 35 299 11 861 34,00 31 DRIFTSUTGIFTER 8 517 2 773 33,00 32 INVENTAR, UTSTYR OG MASKINE 11 896 5 405 45,00 33 KJØP AV TJENESTER 6 939 1 566 23,00 34 OVERFØRINGER 3 640 935 26,00 35 FINANSUTGIFTER 2 052-73 -4,00 Sum utgifter 68 343 22 467 32,87 36 INNTEKTER -1 672-597 36,00 37 REFUSJONER -6 624-1 490 22,00 38 OVERFØRINGER -57 766-17 501 30,00 39 FINANSINNTEKTER -2 281-7 349 322,00 Sum inntekter -68 343-26 937 39,41 T o t a l t 0-4 468 Årsbudsjettet til Sølvberget, medregnet prosjektene, er kr 68,3 millioner. Av disse er tilskuddet fra kommunen kr 48,0 millioner. Ved utgangen av 1. tertial er samlet forbruk 32,9 %. Et snitt for 4 måneder tilsvarer et forbruk på 36 % på lønnsrelaterte konti og 33 % på øvrige driftskonti. På inntektssiden har vi fått inn 39,4 % av det som per i dag ligger inne i budsjettet. Finansinntektene er i hovedsak øremerkede midler som er overført fra 2010. Budsjettet for 2011 er som følge av vedtatt budsjettkutt og økte, ikke kompenserte, renholdskostnader veldig stramt. For å kunne gjennomføre budsjettkuttet ble det vedtatt å redusere bemanningen med 3 årsverk og å spare inn på driftskostnader. Første tertial har vært utfordrende når det gjelder reduksjon av bemanning. Sølvberget Galleri har hatt stor aktivitet med utstillingen Ut i Skogen. Arbeidet med forprosjekt kinoutbygging og de påbegynte forberedelsene til utbyggingen har ført til høy aktivitet og stort press på personalet. Det brukes blant annet store ressurser på rydding og tømming av magasinet. Det er i dag usikkert hva som vil bli godkjent som følgekostnader og kompensert av utbyggingsprosjektet. Første tertial ser vi forholdsmessige høye drifts- og vedlikeholdskostnader. Kulden har ført til høye energikostnader og det er også et relativt høyt forbruk av vaktmestertjenester. Vi er i forhandlinger med Securitas om utløsing av opsjon for vakthold for ytterligere et år. Kontrakten gir rom for kompensasjon for lønnsøkning. Den har vært relativt høy for vektere og vil

medføre høyere kostnader for vektertjenesten. Dette medfører en ytterligere belastning på årets regnskap. Oppsummering: Det vil bli vanskelig å holde årets budsjettrammer samtidig som husets aktiviter og vedlikehold gjennomføres på dagens nivå. Sak 13/11 Status nedbemanning: Styret vedtok som en del av behandlingen av budsjett 2011 å redusere antall ansatte med 3 årsverk. Det er laget prosedyrer for gjennomføring av dette i samråd med tillitsvalgte, og saken drøftes jevnlig. Det har ikke vært mulig å trekke inn tre årsverk etter så kort tid, så det som gjøres er å sette stillinger vakant. Dette varierer fra måned til måned, men stort sett har rundt tre årsverk vært vakant siden nyttår. Pr 30.04.11 er status for nedbemanningen følgende: 1 årsverk kan trekkes inn permanent (50 % på kultur- og faktabiblioteket og 50 % på musikk- og filmbiblioteket). 1,5 årsverk er overført midlertidig fra program og markedsavdelingen til ledige stillinger i biblioteket. 0,9 stilling (som består av diverse mindre stillinger i biblioteket og administrasjonsavdelingen) holdes vakant. Siden åpningstidene ikke reduseres, kan så mange vakante stillinger i biblioteket føre til økt bruk av vikarer. Vi har ennå ikke full oversikt over hvordan dette vil slå ut. Helse, miljø og sikkerhet - Sykefraværet for 1. kvartal er 6,3 % (3,6 % for samme periode i fjor). Det er langtidssykefraværet som har økt. Egenmeldinger og sykefravær 1-3 dager har gått ned sammenlignet med 2010. - 26 ansatte har vært på studietur i København og Malmö og hentet verdifull inspirasjon for å utvikle Sølvberget videre. Det er laget egen rapport fra turen. - Det er avholdt årsmøte for alle ansatte 5. april på Time bibliotek og Nasjonalt Garborgsenter. - Arbeidstilsynet var på Sølvberget 16. februar for å se spesielt på forebygging av sykefravær og sykefraværsoppfølging. De hadde ingen merknader og sier i sin rapport bl.a. følgende: Arbeidstilsynet mener virksomheten gjør veldig mye bra og at arbeidsmiljøet er høyt prioritert. - Det har blitt arbeidet aktivt med å innføre et bedre internkontrollsystem. Rutiner for registrering av HMS-avvik er forbedret og vi har stort fokus på oppfølging av avvikene. - Det har vært en del brudd på ordensreglene på huset. Dette har gitt oss noen utfordringer med å finne balansen i å være et åpent hus for alle samtidig som vi håndhever ordensreglementet. Vi har etablert god kontakt med politiet og uteseksjonen for å få råd og for å jobbe aktivt mot uro og uønsket oppførsel. Dette har ført til konkrete tiltak som ommøblering av spillkroker, tydeliggjøring av ansatte, lavere terskel for tilkalling av Securitas og bortvisning. Vi anser de ansatte på huset som viktige faktorer i dette arbeidet og det planlegges interne opplæringstiltak.

Sak 13/11 Aktivitet Kort om noen av de viktigste tiltakene i årsplanen: - Utviklingsprosjektet Nye Sølvberget er etablert for å se på en rekke framtidige utfordringer samlet. To delprosjekter har pågått første tertial: Framtidig utforming av foajeen og omlegging av magasin. Prosjektet gjennomføres ved å omprioritere egne ressurser. - Prosjektering av kinoutbyggingen har pågått hele perioden. Sølvberget har deltatt på prosjekteringsmøter, og opplever informasjon og medvirkning i prosessen som tilfredsstillende. Formannskapet behandler sak om forprosjektet i juni, og byggeperioden skal etter planen vare fra november 2011 oktober 2012. - Det er besluttet å flytte Musikk og Filmbiblioteket til gallerilokalene i 2. etasje i hele byggeperioden. Dette betyr trolig at biblioteket ikke trenger å stenge under ombyggingen, men vi må regne med å forskyve åpningstiden i perioder. - Litteraturhuset Stavanger har begynt programvirksomheten, selv om det ikke foreligger konkrete planer for lokalisering i eget bygg. Det har i første rekke vært arbeidet med nye programserier og samarbeidspartnere. - Lene Ask sin tegneserieroman Hitler, Jesus og farfar er valgt til årets leseprosjekt Rogaland leser. Samarbeidspartnere i prosjektet er LO Rogaland, Næringsforeningen i Stavangerregionen og Rogaland fylkeskommune. Sølvberget har prosjektledelsen og SR-bank støtter prosjektet økonomisk. - Sølvberget har på vegne av Stavanger kommune tatt imot en ny gjesteforfatter. Det er en kvinne fra Afghanistan (f. 1984), som foreløpig ikke ønsker å framstå med fullt navn, men bruker pseudonymet Norwan. - Den norske leverandøren av biblioteksystemet Aleph har varslet at de ikke lenger satser på dette systemet i Norge, og at de bare kan tilby support ut 2013. Arbeidet med strategi for valg av nytt system er nå i oppstartsfasen. - Det daglige arbeidet med fjernlån er effektivisert etter at avtalen med fylkeskommunen er endret. Mens det tidligere var egne ansatte som gjorde dette arbeidet, er det nå i stor grad integrert i daglig drift. Tilbakemeldingene fra bibliotek i fylket er at de ikke merker noen endring i kvaliteten på tjenesten. Statistikk 1. tertial 2010 1. tertial 2011 % utv 2010-2011 Utlån alle bibliotekavdelinger 298461 286365-4 % Besøk hovedbibliotek 275647 283362 1 % Besøk Madla bibliotek 43769 47221 8 % Besøk Sølvberget Galleri 8498 23019 171 % Besøk på Sølvbergets nettsider 119969 124257 4 % Besøk på Aleph-web 200530 281833 41 % Arrangement/brukerorienteringer 213 186-13 %

Sak 13/11 Utlån/besøk Tallene for besøk og utlån er nokså stabile, men med variasjoner mellom de ulike avdelingene. Besøket på Madla bibliotek øker fremdeles, og det samme gjelder Barne- og ungdomsbiblioteket og Musikk- og filmbiblioteket. Det er nedgang i besøk både på Kultur og Faktabiblioteket. Det at besøket er stabilt selv om utlånet går noe ned, sier noe om at Sølvberget er en populær møteplass, og de som besøker oss holder på med mye annet enn å låne bøker (jobber med oppgaver, deltar på arrangement, bruker internett osv). Arrangement Antall arrangement er gått ned som et resultat av nedskjæringer. Vi har bl.a. kuttet ut internettkurs for seniorer og filmquiz. Vi forsøker å spisse arbeidet med arrangementene, kjøre flere serier og bygge videre på det som fungerer best. På grunn av oppstart av arrangement i regi av Litteraturhuset Stavanger er nedgangen i arrangement mindre enn det den ellers ville vært. Likevel er det arrangement for voksne som har den største nedgangen, mens antall brukerorienteringer og klassebesøk har en liten økning. Litteraturhuset Stavanger har hatt fem faste arrangement i måneden, Kult.forfatteren, Kult.tema, Barneakademiet, Grenseløst og Plot-debatt. Disse har vært arrangert i samarbeid med Shahrazad stories for life, Friby Stavanger, Magasinet Plot og Sølvberget. I tillegg har det vært samarbeid med Deichmanske bibliotek, Amnesty International, Martinique og Norsk Forfattersentrum. Totalt har det vært avholdt 19 arrangement med et besøkstall på 1186. Snittet på besøkstall er 62,4 besøkende pr arrangement. Barneakademiet er den definitivt mest vellykkede programposten. Her har 265 barn og voksne lært om edderkopper, verdensrommet og korsfarere. Sølvberget Galleri Galleriet hadde 1. tertial 2010 et besøk på 8498. Besøket til nå i år er 23 019 takket være den svært populære opplevelsesutstillingen for barn Langt ute i skogen. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

Sak 13/11 Besøk/utlån 1. tertial 2010 1. Tertial 2011 % Besøk Sølvberget Stavanger bibliotek, hovedbibliotek 275 647 283 344 3 % Kulturtorget/Sølvberget Galleri 8 498 23 019 171 % Informasjonen, 1.etg. 5 664 8 228 45 % Sum 289 809 314 591 9 % Besøk Stavanger bibliotek Kulturbiblioteket 80 702 75 351-7 % Faktabiblioteket 53 931 51 253-5 % Barne- og ungdomsbiblioteket. 65 704 69 679 6 % Musikk- og filmbiblioteket 79 906 87 079 9 % Sum hovedbibliotek 280 243 283 362 1 % Stavanger fengsel 679 829 22 % Besøk bydeler (Madla) 43 769 47 221 8 % Samlet besøk Stavanger bibliotek 275 924 331 412 20 % Utlån Stavanger bibliotek totalt 298 461 286 365-4 % Bruk av nett-tjenester Besøk på Sølvbergets nettsider 119 969 124 257 4 % Besøk på Aleph-web 200 530 281 833 41 % Besøk på Nord-Sør biblioteket 8 717 12 897 48 % Fornying av lån på nett 67 % 68 % 1 % Reservering av bøker på nett 51 % 48 % -6 % Arrangement (antall) Arrangement for voksne 72 48-33 % Arrangement for barn 77 71-8 % Brukarorientering voksne 15 26 73 % Brukerorienteringer barn 49 52 6 % Arrangement totalt 213 197-8 %

Sak 14/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-11/1270 034 D10 &73 28505/11 16.05.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 5/11 14.02.2011 Styret for Sølvberget KF 14/11 24.05.2011 KOMMUNENS TILRETTELEGGENDE TILBUD FOR INNVANDRERORGANISASJONENE Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Styret godkjenner at det opprettes 1,5 stilling ved Sølvberget i forbindelse med at basisvirksomheten ved Internasjonalt Hus overføres til Stavanger kommune.

Sak 14/11 Saken gjelder Utsatt sak om tilretteleggende tilbud for innvandrerorganisasjonene. I sak 5/11 som handlet om organisering om et tilretteleggende tilbud for innvandrerorganisasjoner på Sølvberget, gjorde styret følgende vedtak: Styret stiller seg positivt til nye oppgaver relatert til innvandrerorganisasjonene og imøteser kommunens videre behandling av tilrettelegging av basisoppgavene. Saken fremlegges på nytt når denne avklaringen har funnet sted. Saksopplysninger I formannskapsmøtet 14.04.2011 ble det lagt fram et notat om Internasjonalt Hus drift av tilretteleggende tjenestetilbud for innvandrerorganisasjoner. Her redegjøres for arbeid og prosess fram til nå, og kommunens tilbud til innvandrerorganisasjonene oppsummeres slik: Kommunen har stilt lokaler til disposisjon som tidligere beskrevet Kommunen finansierer 1 ½ stilling ved kulturhuset Sølvberget. Stillingen skal blant annet ha som oppgave å koordinere organisasjonenes behov og videreutvikle tilbudet i samarbeid med organisasjonene. Kommunen stiller økonomiske midler til rådighet. Disse skal brukes til å utvikle tilbudet i samarbeid med aktuelle aktører. Stavanger kommune og kulturhuset Sølvberget vil invitere innvandrerorganisasjonene til et møte i løpet av november 2011 for å få tilbakemeldinger på hvordan det tilretteleggende tilbudet fungerer. Stavanger kommune oppretter et tilretteleggende tilbud for innvandrerorganisasjonene 01.07.2011. På grunn av oppsigelsestid i Stiftelsen Internasjonalt Hus, og ferieavvikling, vil koordinatorfunksjonen på kulturhuset Sølvberget ikke være på plass før 1.8. 2011. Stavanger kommune vil derfor sende ut brev til innvandrerorganisasjonene med informasjon om kontaktpersoner for lokalene som er beskrevet tidligere i notatet. Rådmannen vil rapportere om status og utvikling for det tilretteleggende tilbudet til innvandrerorganisasjonene i de ordinære tertialrapportene og årsberetningen. Vurdering Arbeidet med framtidig organisering av basisvirksomheten ved Internasjonalt hus har vært komplisert. Dette går også fram av vedlagte notat. Sølvberget har deltatt i arbeidsgruppa som har arbeidet med tilbudet. Arbeidsgruppa har bl.a. konkludert med at deler av virksomheten skal overføres til Sølvberget. I forbindelse med dette får Sølvberget tilført 1,5 stilling fra 01.08.2011. Arbeidsoppgavene skal være som følger:

Sak 14/11 Informasjonsfunksjon for innvandrerorganisasjonene Bistå organisasjonene i forhold til leie av lokaler Bidra til å sette aktuelle temaer på dagsorden- kulturtilbud, debatter og temamøter Delta i kommunens nettverk som arbeider med etnisk mangfold Oppdatere og vedlikeholde kontaktinformasjon til innvandrerorganisasjonene Bistå organisasjonene med å søke om midler Arbeidet med å konkretisere og strukturere disse arbeidsoppgavene begynner når de nye ansatte er på plass. Mye av dette er aktiviteter som både Sølvberget og Internasjonalt Hus har drevet med de siste årene. Vi har derfor tro på at ved å ta med seg det beste fra tidligere erfaringer og gripe nye muligheter som nå dukker opp, vil det være mulig å utforme et spennende og framtidsrettet tilbud, i tett dialog med innvandrermiljøene. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

Sak 14/11 Notat Til: Kopi til: Fra: Emne: Formannskapet Rådmannen/Inger Østensjø KOMMUNENS TILRETTELEGGENDE TILBUD FOR INNVANDRERORGANISASJONENE DERES REFERANSE VÅR REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO IHR-10/2673-16 034 D10 &73 25456/11 14.04.2011 BAKGRUNN: Bakgrunnen for notatet er formannskapets flertallvedtak 30.09.2010: 1. Kommunen vil sørge for at kompetansen i Internasjonalt Hus (IH) videreføres og vil opprette et tilretteleggende tilbud for innvandrerorganisasjonene, i kommunens organisasjon. De ansatte i basisvirksomheten tilbys stillinger knyttet til denne virksomheten. 2. Fremtidig organisering vurderes knyttet til Sølvberget KF. 3. Stiftelsens Internasjonalt Hus vil motta tilskudd på dagens nivå frem til kommunen oppretter eget tilbud, dog ikke lenger enn 01.07.2011. 4. Formannskapet tar gjennomgangen av de juridiske forholdene til etterretning. Arbeidet og prosessen frem til nå: Umiddelbart etter formannskapets flertallsvedtak ble det satt ned en kommunal arbeidsgruppe som fikk i oppgave å følge opp vedtaket. Gruppen bestod av representanter fra PO, Kommunikasjon, OL (barn og unge), KBU (kulturavdelingen) og kulturhuset Sølvberget. Gruppens arbeid har i hovedsak bestått i å finne alternative lokaler til bruk for innvandrerorganisasjonene, samt å etablere en koordinatorfunksjon som skal bistå organisasjonene. I tillegg har personalseksjonen i PO jobbet med ansettelser knyttet til stillingene i basisvirksomheten. Det ble i den forbindelse avholdt et møte med direktør for IH, styreleder for stiftelsen IH og stiftelsens advokat. Arbeidsgruppen utarbeidet først en oversikt over aktuelle kommunale lokaler, inkludert bydelshusene, kulturhuset Sølvberget og Tou scene. Deretter ble innvandrerorganisasjonene invitert til et åpent møte 16.12.2010, hvor det ble orientert om kommunes arbeid så langt. I tillegg ble det gitt en presentasjon av alle aktuelle lokaler. Cirka 25 deltakere fra organisasjonene, representanter fra Stavanger kommune og IH var til stede på møtet. 30.09.2010 ble det avholdt et åpent møte med politikerne. Her kom det fram at innvandrerorganisasjonene ønsket å delta i den kommunale arbeidsgruppen. Dette ønske ble etterkommet, og arbeidsgruppe ble utvidet med seks representanter fra organisasjonene. Innvandrerrådet oppnevnte også en representant. Første møte i utvidet arbeidsgruppe ble avholdt 12.01. 2011. Det ble flere ganger i møtet presisert at dette ikke var en arena for omkamp for å beholde IH, men en arena for samarbeid for å få til et best mulig tilrettelagt tilbud til organisasjonene. Organisasjonene ble videre bedt om å komme med en liste over tiltak som de mente var viktige å prioritere. Det ble avtalt befaring i lokaler som kunne være egnet i forhold til noen av behovene som ble drøftet på møtet.

Sak 14/11 Neste møte i arbeidsgruppen ble avholdt 02.02. 2011. Innledningsvis ble det overlevert et brev fra organisasjonenes og innvandrerrådets representanter med kritikk av kommunens arbeid. Brevet bekreftet at samtlige organisasjoner trekker seg fra arbeidsgruppen fordi kommunen ikke kan imøtekomme deres forventninger om et felles lokale tilsvarende IH, med tilhørende fasiliteter. Kommunens tilbud til organisasjonene: Kommunes oppdrag i henhold til formannskapets vedtak er å legge til rette for det som har vært basisvirksomheten ved IH. Basisdriften er definert som tilrettelegging av lokaler og etablering av en koordinatorfunksjon, innenfor rammen av 1,7 millioner kroner I tillegg til bydelshusene, har kommunen stilt Sandvigå 27, Metropolis og kantinen i Olav Kyrres gt 23 til rådighet. Kommunen har vært i kontakt med Tou scene, som ønsker et samarbeid med organisasjonene. Det er også redegjort for lokalene i kulturhuset Sølvberget. Kommunen har etterlyst konkrete innspill om hva som skal til for å kunne ta lokalene i bruk, uten å få svar. Det mest konkrete innspill har vært at innvandrerorganisasjonene overtar Bekkefaret bydelshus, bygger det om og tilpasser det organisasjonenes behov. Kommunen har gjort det klart at dette ikke er mulig. I formannskapets vedtak er det oppgitt at basisvirksomheten skal bestå av to ansatte. Stiftelsen hevdet imidlertid at alle tre ansatte i stiftelsen IH må tilbys stillinger i Stavanger kommune. Kommunen har i utgangspunktet vært positiv til dette, men understreket at det kan medføre at ikke alle tre kan få tilbud om stillinger knyttet til basisvirksomheten. Kommunen finansierer, i tråd med dette, en nyopprettet stilling på kulturhuset Sølvberget hvor arbeidsoppgavene skal være som følger: Informasjonsfunksjon for innvandrerorganisasjonene Bistå organisasjonene i forhold til leie av lokaler Bidra til å sette aktuelle temaer på dagsorden- kulturtilbud, debatter og temamøter Delta i kommunens nettverk som arbeider med etnisk mangfold Oppdatere og vedlikeholde kontaktinformasjon til innvandrerorganisasjonene Bistå organisasjonene med å søke om midler En av de ansatte ved IH er tilbudt denne stillingen, og har takket ja. En av de øvrige i stiftelsen har fått tilbud om jobb i seksjon rekruttering og kompetanse (PO), og har takket nei til dette. Det jobbes med å finne et tilbud til den sist ansatte i stiftelsen. I utgangspunktet knyttes denne stillingen også til kulturhuset Sølvberget, med mulighet for samfinansiering med Sølvberget. Innhold og arbeidsoppgaver tillagt denne stillingen vil bli avklart i løpet av april. Det innebærer at Stavanger kommune overfører økonomiske ressurser tilsvarende 1 ½ stilling til kulturhuset Sølvberget for å sikre ivaretakelse og utvikling av basistilbudet. Utfordringer i prosessen: Formannskapets vedtak har skapt mange og sterke reaksjoner både fra Stiftelsen IH og brukerorganisasjonene. Både politikere og kommunens administrasjon har overfor innvandrerorganisasjoner og media forsøkt å formidle innholdet i formannskapets vedtak, konsekvensene, og mulighetene som ligger i de økonomiske rammene, uten at det har hatt ønsket effekt. Samarbeidet med innvandrerorganisasjonene har vært utfordrende, spesielt fordi Stavanger kommune ikke har et felles hus tilsvarende IH å tilby organisasjonene. Det er allikevel grunn til å tro at situasjonen og samarbeidet vil bedre seg etter hvert som innvandrerorganisasjonene tar kommunens

tilbud i bruk og situasjonen for stiftelsen IH er avklart. Arbeidet har kostet administrasjonen betydelige ressurser det siste halvåret. Sak 14/11 Økonomi Det årlige budsjettbeløpet på 1,7 millioner kroner som tidligere er gitt i støtte til IH disponerer Stavanger kommune i sin helhet fra og med 2012. Det resterende beløpet for 2011 utgjør 850.000, da IH beholder sitt økonomiske tilskudd frem til kommunes tilbud er klart, senest 01.07. 2011. Med utgangspunkt i det helårige beløpet på kr. 1,7 millioner vil ca kr. 850.000 overføres direkte til kulturhuset Sølvberget. Kr. 350.000 vil bli brukt til å finansiere tiltak (samlinger, kompetanseheving eventuelt frikjøp av ansatte eller kjøp av eksterne tjenester) i forbindelse med oppretting av nettverk for etnisk mangfold i Stavanger kommune. Det resterende beløpet på kr. 500.000 legges foreløpig til direktør for PO. Disse midlene brukes i samarbeid med kulturhuset Sølvberget, nettverk for etnisk mangfold i kommunen, innvandrerorganisasjonene og andre aktuelle aktører. Det kan være snakk om kostnader knyttet til etablering av lørdagskafe, subsidier til lokalleie, kompetanseutvikling, temamøter eller liknende. Før Stavanger kommune får etablert og satt det tilretteleggende tilbudet i drift, er det vanskelig å vite hvilke behov som vil oppstå i løpet av det første ett til halvannet år. Når dette er avklart vil de økonomiske midlene kunne fordeles til de forskjellige aktørene på mer permanent basis. Kommunes tilbud kort oppsummert: Kommunen har stilt lokaler til disposisjon som tidligere beskrevet Kommunen finansierer 1 ½ stilling ved kulturhuset Sølvberget. Stillingen skal blant annet ha som oppgave å koordinere organisasjonenes behov og videreutvikle tilbudet i samarbeid med organisasjonene. Kommunen stiller økonomiske midler til rådighet. Disse skal brukes til å utvikle tilbudet i samarbeid med aktuelle aktører. Stavanger kommune og kulturhuset Sølvberget vil invitere innvandrerorganisasjonene til et møte i løpet av november 2011 for å få tilbakemeldinger på hvordan det tilretteleggende tilbudet fungerer. Stavanger kommune oppretter et tilretteleggende tilbud for innvandrerorganisasjonene 01.07.2011. På grunn av oppsigelsestid i Stiftelsen Internasjonalt Hus, og ferieavvikling, vil koordinatorfunksjonen på kulturhuset Sølvberget ikke være på plass før 1.8. 2011. Stavanger kommune vil derfor sende ut brev til innvandrerorganisasjonene med informasjon om kontaktpersoner for lokalene som er beskrevet tidligere i notatet. Rådmannen vil rapportere om status og utvikling for det tilretteleggende tilbudet til innvandrerorganisasjonene i de ordinære tertialrapportene og årsberetningen. Inger Østensjø Rådmann Olve Molvik direktør personal og organisasjon

Sak 15/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-11/6063 033 29111/11 16.05.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 15/11 24.05.2011 INSTRUKS FOR STYRET I SØLVBERGET KF Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner vedlagte forslag til instruks for styret

Sak 15/11 Saken gjelder Godkjenning av instruks for styret i Sølvberget Bakgrunn for saken I Stavanger kommunes eierskapsstrategi for kommunale foretak står det bl.a. at foretakene bør utarbeide instruks for styret. Styreleder har derfor, med innspill fra kulturhussjef og Stavanger kommune, utarbeidet et forslag til instruks. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

Sak 15/11 INSTRUKS FOR STYRET I SØLVBERGET KF

Sak 15/11 1. Styremøter Styret utarbeider en årlig møteplan i god tid før årets begynnelse. Møteplanen skal settes opp slik at samtlige styremedlemmer så langt som mulig kan delta i styremøtene. Møtene skal legges opp slik at de tidsmessig passer inn i den rapporteringsplan som gjelder for foretak i Stavanger kommune. Varamedlemmene skal få tilsendt møteplanen. Styremøtene avholdes i Stavanger Kulturhus Sølvberget, eller et annet sted som da er angitt i innkallingen. 2. Innkalling Styremøter innkalles skriftlig (per brev, e-post eller lignende) med minst 7 dagers varsel. Varselet kan forkortes av styrets leder når særlige grunner tilsier det. Styrepapirene sendes med kopi til Rådmannen. Styrets leder innkaller til styremøte. Innkallingen skal inneholde dagsorden og nødvendig dokumentasjon slik at styremedlemmene har et tilfredsstillende grunnlag for behandling av saker og beslutninger. Unntak gjelder for saker på grønt kart, hvor utsendelse av dokumentasjon før styremøtet kan utelates. Det bør fremgå av innkallingen hvilke saker som er orienteringssaker og hvilke som er beslutningssaker. Innkallingen sendes styremedlemmer og varamedlemmer til oppgitt adresse. Dersom et styremedlem ønsker at innkallingen skal sendes til en annen adresse, skal styresekretær varsles i god tid før utsendelse. Styret kan beslutte at innkalling og styredokumenter skal sendes pr e-post. Dersom et styremedlem har forfall, skal styrets sekretær varsles snarest mulig, og uavhengig av innkallingen, dersom det er utarbeidet møteplan. Når et styremedlem er forhindret fra å møte, skal varamedlem innkalles. Ansattes representant som har personlig varamedlem, sørger selv for å innkalle vedkommende for deretter å varsle styrets sekretær om hvem som møter. Andre varamedlemmer innkalles av styresekretæren. 3. Styrets medlemmer Styret har 5 medlemmer hvorav ett medlem er valgt av foretakets ansatte. Styret er beslutningsdyktig når tre eller flere styremedlemmer er til stede eller deltar i styrebehandlingen. Samtlige styremedlemmer skal ha fått mulighet til å delta i behandling av viktige saker. Sølvberget KF har numerisk varamannsliste, med unntak av ansattes representant som har personlig varamedlem. 4. Styrets leder Oppgaver som tilligger styrets leder er

Sak 15/11 - I samråd med Kulturhussjefen sørge for hensiktsmessig innkalling til styremøtene - I samråd med Kulturhussjefen, avklare hvilke saker som skal fremlegges for styret, og når - lede de enkelte styremøtene - Ha løpende kontakt med og oppfølging av Kulturhussjefen - Utarbeide forslag til beslutning i styret vedr. Kulturhussjefens lønn og øvrige betingelser - Sørge for en tilfredsstillende organisering av styrets arbeid Det enkelte styremøte I møtet deltar styreleder og styrets faste medlemmer. Varamedlemmer møter bare ved forfall. Styrets leder kan gjøre unntak i særlige tilfeller. Styremøtene ledes av styrets leder. I styreleders fravær, tar nestleder seg av møteledelsen. Kulturhussjefen og Administrasjonssjefen har møterett og møteplikt med mindre styret i enkeltsaker beslutter noe annet. Administrasjonssjefen er styresekretær og skal i samråd med Kulturhussjefen legge tilrette praktiske forhold for gjennomføring av møtet. De skal sammen påse at de beslutninger som treffes av styret protokolleres og at vedtakene oppfyller lovens formelle krav. Det skal årlig avholdes strategimøte, hvor det avsettes noe lenger tid til å diskutere strategi for virksomhetene innenfor foretaket Foretakets økonomiske utvikling skal gjennomgås kvartalsvis. Budsjett for kommende år fastlegges endelig i et på forhånd bestemt møte. 5. Styrebehandling uten møte Styret kan treffe vedtak uten å være samlet i møte dersom styrets leder finner at saken kan forelegges for styremedlemmene skriftlig eller på annen egnet måte. Kulturhussjefen kan kreve møtebehandling av en sak. Årsregnskap og årsberetning skal alltid behandles i styremøte. 6. Saksbehandling og avstemming Saker behandlet i styremøtet avgjøres ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet gjør styreleders stemme utslaget. Sølvberget skal praktisere mest mulig åpenhet og styremøtene vil normalt være åpne. I saker som gjelder enkeltmennesker og hvor sakens innhold ikke egner seg for åpen debatt, kan styreleder unntaksvis beslutte at saken skal behandles for lukkede dører. 7. Protokoll Styrets sekretær sørger for at det føres protokoll over styrebehandlingen, Av protokollen skal fremgå:

Sak 15/11 - tid og sted - protokollering av styrets vedtak/beslutninger 8. Styrets plikter og oppgaver Styret har ansvar for foretakets forvaltning. Det har overordnet ansvar for at Sølvberget KF blir drevet og videreutviklet i samsvar med de rammer som er gitt av Stavanger bystyre og Stavanger formannskap. Styret skal også påse at virksomheten følger lover og regler som gjelder for kommunale foretak og norsk lov i sin alminnelighet. Styret har det overordnede ansvar for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på betryggende måte. Styret skal angi retning og utvikling for Sølvberget KF. Styret skal behandle alle saker av stor betydning for foretaket og saker av uvanlig art. I saker som det kan være tvil om ligger innenfor styrets mandat, skal Rådmannen gis mulighet for å uttale seg. Rådmannen har alltid rett til å uttale seg før saker oversendes bystyret for behandling. Styret plikter å informere Rådmannen om vedtak som ikke på forhånd er satt på sakskartet. Minst en gang hvert år skal styret få seg forelagt en HMS rapport som viser status for foretaket og utviklingen i perioden. Styret tilsetter foretakets leder. Styret kan gi kulturhussjefen retningslinjer og pålegg om hvordan den daglige ledelse skal utføres. Det skal foreligge en stillings- og fullmaktsinstruks for Kulturhussjefen. Styret kan i en sak beslutte å gi kulturhussjefen fullmakt til å treffe avgjørelser i en sak som tilligger styret. Styrets medlemmer skal til enhver tid vurdere egen kompetanse og kapasitet i forhold til det ansvar som påhviles. Styret skal årlig gjennomføre en egenevaluering som skal oversendes rådmannen. 9. Kulturhussjefens arbeidsoppgaver og plikter overfor styret Kulturhussjefen står for den daglige ledelse av foretaket og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Kulturhussjefen skal holde styret orientert om foretakets virksomhet, stilling og resultatutvikling. I styremøtet gis også en muntlig orientering om vesentlige forhold fra perioden. I forhold til fastsatte virksomhetsplaner og budsjett, er det vesentlig at kulturhussjefen gir styret tilstrekkelig grunnlag for å sammenholde dette med foretakets faktiske stilling og utvikling. Styret kan alltid kreve at kulturhussjefen gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Slik redegjørelse kan også kreves av det enkelte styremedlem i styremøte. Kulturhussjefen forbereder saker som skal behandles av styret i samråd med styrets leder. Kulturhussjefen skal påse at styret er i stand til å møte de frister som Stavanger kommune har satt for årsregnskaprapportering.

Sak 15/11

Sak 16/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO OOY-11/689 C45 31198/11 16.05.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 16/11 24.05.2011 SHAHRAZAD STORIES FOR LIFE - STATUSRAPPORT Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

Sak 16/11 Saken gjelder Orientering om status for prosjektet Shahrazad, stories for life etter at andre interimrapport til EU er levert. Saksopplysninger Shahrazad startet 01.11.2007 og skal avsluttes 31.10.2012. Prosjektet formidler historier fortalt av og om forfattere i eksil. Prosjektet er tett knyttet til det arbeidet ICORN gjør for fribyer og forfulgte forfattere i verden. Prosjektet har 6 partnere: Sølvberget KF (Stavanger), Litprom - Gesellschaft zur Förderung der Literatur aus Afrika, Asien und Lateinamerika (Frankfurt), Passaporta Brussel s international house of literature, Catalan PEN (Barcelona), Kulturförvaltningen Stockholm, Writers centre Norwich. Sølvberget KF er, som koordinator for prosjektet, den juridiske avtalepartner overfor EU. All formell kontakt med EU har Sølvberget KF (ved prosjektleder Shahrazad) ansvaret for. Videre har Sølvberget ansvar for oppfølging av totaløkonomien, gjennomføringen og framdriften i prosjektet. I tillegg til koordinatorrollen for hele prosjektet har Sølvberget også ansvar for sin egen del av aktiviteter og arrangement. Shahrazad går nå inn i sitt siste halvannet år. Prosjektets aktivitets- og økonomiplaner er nylig justert, og andre interimrapport til EUs Kulturprogram ble levert i mars. Økonomi er fremdeles en utfordring for mange, men vi har klart å beholde alle partnere. Flere av fellesprosjektene er kommet godt i gang. Det ble sist orientert om prosjektet i sak til styret i november 2010, i forbindelse med arbeidet som da ble gjort i forhold til å styre prosjektet gjennom de problemer en del av partnerne opplevde som følge av den økonomiske krisen i Europa. Utfordringer partnere og økonomi Sommeren 2010 ønsket prosjektpartneren i Frankfurt (Litprom) å trekke seg fra Shahrazad grunnet økonomiske problemer. Etter samtaler med EUs Kulturprogram ble det bestemt at å finne en ny partner ville kreve for mye, og at en søknad om redusert totalbudsjett var eneste løsning for å redde prosjektet. Basert på erfaringer (og forbruk) så langt, ønsket alle seks partnerne å justere sine aktivitetsplaner og sitt budsjett for den resterende prosjektperioden (ut oktober 2012). Siden innhentingen av de midlene Kulturprogrammet ikke dekker (de dekker 47,21 %) har vist seg å være vanskelige å skaffe, og aktivitetene så langt generelt har kostet mindre enn budsjettert, ble det nødvendig for de fleste å nedjustere forventet totalforbruk. Den enkelte organisasjon utarbeidet derfor nye planer og budsjetter, og Sølvberget som koordinator samlet opplysningene i en søknad om endring (amendment request) til Kulturprogrammet. Det opprinnelige totalbudsjettet på 3,9 millioner euro ble redusert til 3,4 millioner euro. Sølvberget har redusert sitt budsjett fra 1.376.000 euro til 1.132.100 euro. Endringene i aktivitetsplaner besto delvis i at antall arrangementer ble redusert, men hovedsakelig i at aktiviteter ble omfordelt mellom partnerne (Stockholm og Brussel har overtatt en del aktivitet, og derfor faktisk økt budsjettene sine), eller justert i forhold til erfaringene så langt. Vi mener at samtlige endringer er gjort i tråd med prosjektets ånd, og at den innholdsmessige kvaliteten faktisk er hevet samtidig som den kvantitative endringen er liten. For Sølvbergets del vil det bli færre av noen typer, men aktivitetsnivået opprettholdes stort sett som planlagt. (Se vedlegg: activity changes).

Sak 16/11 Tilbakemeldingen fra Kulturprogrammet på søknaden var positiv. Når det gjelder budsjettendringene er det ikke nødvendig at disse går gjennom en formell godkjenningsprosess, siden det er snakk om en nedjustering. De tar imidlertid endringene til etterretning, og for prosjektpartnerne er det nå det nye budsjettet vi forholder oss til i praksis. Den nye aktivitetsplanen er formelt godkjent, og vi kommer til å oppdatere Kulturprogrammet om nye endringer i den to ganger i året ut perioden. Så lenge vi ikke dramatisk endrer innholdet er vi enige om at justeringer er naturlige i et langvarig prosjekt. Det siste årets prosess for å sikre Shahrazads fremtid har vært arbeidskrevende og utfordrende. Vi opplever imidlertid nå at kommunikasjonen med partnerne er smidig og god, og den grundige gjennomgangen av økonomi og planer er et godt grunnlag for gjennomføringen av resten av prosjektperioden. Endring i EU-andel av prosjektfinansieringen for Sølvberget EUs Kulturprogram støtter Shahrazad med 47,21 % av dokumenterte og godkjente kostnader. Da prosjektet startet, ble partnerne gitt ulik prosentandel av EU-støtte basert på hvor store budsjetter de hadde. Dette er siden blitt justert noen ganger ettersom budsjettene er blitt omfordelte internt. Tidligere har disse endringene vært relativt små. Etter den siste, omfattende budsjettrunden er imidlertid bildet av hvilke partnere som bidrar med mest aktivitet i prosjektet endret såpass mye at vi er blitt enige om å sette prosentandelen til 47,21 prosent for alle. For Sølvberget betyr dette at 47,21 % av prosjektkostnadene nå vil dekkes av EU, en nedgang fra 49 %. Dersom vi skulle forbruke hele budsjettet (det opprinnelige budsjettet som fortsatt er det EU forholder seg til), vil reduksjonen i EUinntekt bli på 24.600 euro fordelt på hele perioden. Vi vurderer beslutningen som riktig og viktig ut fra at dette blir en mer rettferdig fordeling mellom partnerne. Interimrapport mars 2011 1.mars leverte vi prosjektets andre interimrapport til Kulturprogrammet. Rapporten var svært omfattende, og veide 1,5 kilo. I løpet av prosjektets tre første år har partnerne totalt gjennomført flere enn 520 aktiviteter, og nådd et publikum på mer enn 43300 personer (utstillingspublikum ekskludert). Det totale forbruket var på 1.500.000 euro per desember 2010. Kulturprogrammet har godkjent rapporten, mens den endelige godkjenningen av kostnadene ikke gjøres før prosjektet er avsluttet. Executive summary og Overview fra rapporten følger vedlagt. For Sølvberget er rapporteringen svært arbeidskrevende, da vi som prosjektkoordinator er ansvarlige for å sette sammen informasjon fra alle partnerne både når det gjelder regnskap og aktivitetsrapporter. Neste rapportering er den avsluttende rapporten som skal leveres i desember 2012. Denne vil vi kontinuerlig (hvert halvår) samle inn informasjon fra partnerne til, og starte arbeidet med allerede i sommer. Planer videre Vi blir stadig flinkere til å samarbeide om arrangementer internt på Sølvberget, og opplever at Shahrazad bidrar til og drar nytte av programmene til både biblioteket, friby og litteraturhuset. Høsten 2011 vil vi lansere en serie Digital Stories workshops i samarbeid med bl.a. Litteraturhuset, Stavanger Kunstmuseum, Vitenfabrikken i Sandnes, Randaberg Kommune og Oljemuseet. Vi fortsetter med å sende fribyforfattere på skolebesøk, introduserer fellesprosjektet Letters to Europe lokalt, starter arbeidet med en antologi, støtter en rekke småprosjekter som fribyforfatterne har sammen med lokale kolleger og et større dokumentarfilmprosjekt i samarbeid med de andre partnerne. Vi håper og tror at koordineringsoppgaven vil bli noe mindre krevende enn den har vært det siste året.

Sak 16/11 SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Olaug Øygarden

Sak 16/11 Summary of activity changes, amendment request December 2010 The suggested changes in activities (as presented in the new II.4) are as follows (please note that these comments do not include activities that have simply been moved in time, or if a specification has been made of events that were formerly listed as for instance "2-4 events"): Litprom (Frankfurt) will not publish any more books or anthologies than the ones that have already been published. Instead, both Cult Grants (Stockholm) and Passa Porta (Brussels) will undertake the publishing of books. Please find a description of Passa Porta's planned publications attached. Cult Grant will publish one book by Faraj Bayrakdar, and also an anthology along the lines of the ones originally planned by Litprom. In addittion to this, Litprom will be collecting and publishing texts by ICORN writers in special ICORN issues of the quarterly "LiteraturNachrichten Afrika - Asien - Lateinamerika". They are also planning to offer the service of having "test-readers" for ICORN writers, who read the authors' work in their original languages, and submit a report on whether or not they believe the texts are suited for translation and publishing. The Vers Bloed writing workshops organised by Passa Porta (Brussels) will be fewer in number in total (the ones planned for 2011 will not take place). However, the ones that have already taken place were intensified in content. This is a change in the way the work is organised, and not really a change in project ouput. The Creative Writing Workshops organised by Litprom (Frankfurt), will be literary translation workshops instead. The number of Digital Stories workshops will be a bit lower than outlined in the former II.4. However, there will be more than 1001 Digital Stories collected as planned at the outset of the project, meaning that each workshop has included more participants. Also, Sølvberget (Stavanger) has added an activity named "other seminars and workshops", for such activities on Shahrazad-related issues. The Letters to Europe exhibition will not go ahead as planned. The collection of texts, publication of the collection, performances and the media campaign will still happen, and is already underway. Cult Grants (Stockholm) have increased their activities quite a bit, not only by adding publications to their programme. The International Tribunal will be a much larger and more visible event than originally foreseen. A website specifically designed for this, a book and a promotional film has been added. To increase the capacity for working on the 2012 Tribunal, the 2012 Baltic Excursion has been cancelled. However, the 2011 Excursion will be a bigger event than originally planned, including a digital stories workshop. A May 2011 Digital Stories Screening has been cancelled by Cult Grants. However, Digital Stories will be screened throughout the 2012 Tribunal and elsewhere. The activities formerly labelled as "Literary event" by Cult Grants is now called "Shahrazad in dialogue", to match Sølvberget's (Stavanger) title for these type of single-standing events. The number of events will however be more or less the same, indeed not lower than anticipated in the former II.4 Passa Porta has added an activity named "ICORN Membership Meeting", as they will be hosting this meeting as part of the project, and organize Shahrazad-events as part of it. Litprom have added some literary events called "Readings with non-european writers", as well as a conference on non-european literature, and consultancy on non-european literature.

Sak 16/11 UNIT P5 PROGRAMME CULTURE 2007-2013 Call for proposals EACEA 09/2006 Strand 1.1. Multi-annual cooperation projects Strand 1.2.1 Cooperation measures INTERIM TECHNICAL IMPLEMENTATION REPORT (reference period: 01/11/2007 to 31/01/2011 ) Grant Agreement no. 2007-1769/001-001 PROJECT TITLE Shahrazad stories for life ELIGIBILITY PERIOD COORDINATOR CO-ORGANISERS TOTAL COSTS ACTUAL COSTS on 31/01/2011 ESTIMATED 01.11.2007-31.10.2012 Sølvberget KF, Stavanger (Director : Marit Egaas, Project Manager : Olaug Øygarden) Catalan PEN Barcelona Passa Porta Brussels Litprom Frankfurt Writers Centre Norwich Norwich Cult Grants - Stockholm 3,921,943.12 1,504,016.97 AMENDMENT TO THE GRANT AGREEMENT YES: x NO: Specify type (ie. dates, budget, change of co-organiser, bank account, addr coordinator, name legal representative/project manager): Name of project manager Budgets

Sak 16/11 EXECUTIVE SUMMARY - MAIN PROJECT RESULTS (in English, French and German, max. 2 pages) Over the three first years of Shaharazad stories for life the six partner organisations have organized more than 520 activities and events across Europe, often in cooperation with other well established organisations, with the number of participants and audience reaching more than 43300 persons. New, original and challenging stories from all over the world have been brought into Europe by writers participating, directly or indirectly, in this large number of events and activities. Activities have ranged greatly in size and scope both in terms of the activity itself and in terms of the size of audiences, some have been single one-off events, others have been part of a series or tour, some have been organised by one partner only, while others have been cooperative efforts. We have been present in many cities and countries in Europe and beyond, and have been able to bring our audiences the voices of a truly global group writers. The core values human rights, freedom of speech, diversity and solidarity have been incorporated in all our activities. All our activities school workshops, literary encounters, publications, exhibitions and more have these values at their core. We have worked with a wide range of other organisations dedicated to these values. The intercultural dialog has been an ongoing process in Shaharazad stories for life. The many events and activities including writers from different parts of the world have been ensuring and inspiring intercultural dialog. Several of the events have had this as their explicit theme, and the cooperation and exchanges of ideas and knowledge between the six partners is in itself enhancing intercultural dialog. We have created a web site which is important for sharing stories, presenting writers and presenting the different activities we offer. We also have a Facebook page that helps promote the project, its activities, and the writers.

Sak 16/11 Shaharazad stories for life has been working as a promotional tool for ICORN, and vice versa, presenting each other in events, networking and more. ICORN has grown in terms of the number of Member Cities over these past three years, and is now a network consisting of 34 cities across the world The cluster of activities and events has also been an important tool in promoting the writers. Many have gained larger audiences, and not least the networks between Guest Writers themselves, and local colleagues, are being strengthened. In summary the first three years of Shaharazad stories for life has been very rewarding and challenging. We are looking forward to the rest of the project period. OVERVIEW - MAIN PROJECT RESULTS (max. 5 pages) You must provide an overview of the progress of the project and its results as compared to the initial objectives. ICORN International Cities of Refuge Network is an organization working for cities that offer persecuted and silenced writers a safe place to stay and write. Shahrazad stories for life is working closely with ICORN and the writers that are or have been living in an ICORN city. Shahrazad stories for life does also include other writers in exile, writers concerned with exile and freedom of speech and other people and organizations that can strengthen the project and the process towards fulfilling the objectives. Shahrazad stories for life is about discovering, telling and sharing new and exciting stories: Stories with the artistic power of crossing borders, changing lives and creating intercultural dialogue. We are six organizations cooperating in this project. In this report it occur that we use the name of the organization involved, but more often we go by the city name. This tradition is established within ICORN where we often talk about member cities. The partners are: Stavanger: Sølvberget KF