KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV 101-BYM-2013 Rammeavtale for skadedyrbekjempelse For Oslo kommune ved Bymiljøetaten og Renovasjonsetaten
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 4 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Returordning... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Prosedyre... 5 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 6 2.5 Vedståelsesfrist... 6 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 6 2.11 Offentlighet... 7 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 7 2.13 Forbehold... 7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 9 4.2 Tildelingskriteriene... 9 4.3 Vilkår for avrop på rammeavtalen... 9 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 10 VEDLEGG... 10 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune ved Bymiljøetaten og Renovasjonsetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av rammeavtale for skadedyrbekjempelse. Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med en leverandør. Bymiljøetaten har blant annet ansvar for planlegging og utvikling, forvaltning og drift av kommunale byrom i Oslo. I byrommet inngår fellesarealer som veier og gater, torg og møteplasser, parker og friområder. I ansvarsområdet inngår også kommunale idrettsanlegg, friluftsanlegg og markastuer, samt kommunale landskapsrom i marka og indre Oslofjord. Renovasjonsetaten er Oslo kommunes forvaltningsorgan for avfallshåndtering. Etaten skal sørge for en hensiktsmessig og miljømessig forsvarlig innsamling, transport og sluttbehandling av forbruksavfallet i Oslo. Etaten har hovedkontor på Haraldrud og driver gjenbruksstasjonene, minigjenbruksstasjonene og hageavfallsmottakene i Oslo. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Jannicke Andersen E-postadresse : postmottak@bym.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Rutinekontroller og bekjempelse av skadedyr skal minske risikoen for smittespredning og eventuelle helseproblemer som smitte kan medføre for personer og husdyr som oppholder seg i byrom med skadedyr. Skadedyrbekjempelse vil øke trivselen for brukerne av blant annet byrommene, idrettsanleggene og byggene. Rammeavtalen skal dekke behovet for skadedyrbekjempelse, rutinekontroller med tiltak og rapportering i byrommene som forvaltes av oppdragsgiver. Behovet for skadedyrbekjempelse kan endres over tid. Det kan oppstå akutte situasjoner med store mengder av skadedyr i enkelte områder. Behovet kan også endres ved politiske vedtak, for eksempel at oppdragsgiver får større eller mindre forvaltningsansvar. Behovet for skadedyrbekjempelse deles i to oppdrag. Deloppdrag 1 rutinekontroller: Oppdragsgiver vil inngå avtale om faste rutinekontroller med tiltak og rapportering for områder der det er problemer med skadedyr. Rutinekontrollene kan innebære behov for tiltak som holder skadedyraktivitet nede. I hovedsak vil det være aktivitet fra mus og rotter. Oppdragsgiver skal inngå avtale for faste rutinekontroller for 12 områder. Områdene samt krav til kontroll og rapportering er spesifisert i kravspesifikasjonen og vedlagte kart. Deloppdrag 2 enkeltoppdrag: Enkeltoppdrag skal dekke sporadiske behov for bekjempelse av alle typer skadedyr definert i forskrift om skadedyrbekjempelse. Oppdragsgiver skal gjøre Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 3
avrop på rammeavtalen for enkeltoppdrag dersom det avdekkes behov for tiltak og bekjempelse av skadedyr. Enkeltoppdrag kan være aktuelt i all byrom, bygg og ved alle anlegg som forvaltes av oppdragsgiver. Krav i forbindelse med tiltak og bekjempelse av skadedyr ved enkeltoppdrag på rammeavtalen er beskrevet i kravspesifikasjonen. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 6 Kunngjøring av konkurranse 10 Evaluering av kvalifikasjoner 11 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 12 Utsendelse av tildelingsbrev 12 og 13 Karensperiode (minimum 11 dager) 14 Kontraktsinngåelse 14 Oppstart av kontrakt Ovennevnte fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 2 år regnet fra kontraktsinngåelse. For rammeavtalen gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 + 1 år på ellers uendrede vilkår. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av kontrakt for Oslo kommunes kjøp av håndverkstjenester, se vedlegg 2 og Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkstjenester, se vedlegg 5. 1.4.3 Returordning Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 4
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 101-BYM-2013 Rammeavtale for skadedyrbekjempelse, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 06.03.2014 kl.13.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud 101-BYM- 2013 Rammeavtale for skadedyrbekjempelse. Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo kommune Bymiljøetaten Adresse: Hollendergata 5, 0190 Oslo, Kundesenteret i 1. etasje. Kundesenterets åpningstider er: Mandag onsdag og fredag kl. 8.00-15.30. Torsdag kl. 10.00-16.00. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 5
2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. pkt. Skillea rk Signert tilbudsbrev. 1 Skatteattest jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest jf. punkt 3.2 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg) jf. punkt 3.2 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske jf. punkt 3.3.1 5 stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske jf. punkt 3.3.2 6 stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt 3.3.3 7 kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen 8 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 9 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 10 Sladdet utgave av tilbudet 11 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 30.04.2014 og kl. 24.00. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudskonferanse eller tilbudsbefaring. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 6
2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 7
3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Kompetanse Leverandøren skal ha tilgang til godkjent skadedyrbekjemper. Dokumentasjonskrav Kopi av dokument som viser at personell som skal benyttes til gjennomføring av oppdraget er godkjent skadedyrbekjemper fra FHI. Leverandøren skal ha erfaring med skadedyrbekjempelse Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenesten som skal leveres. Det kreves at leverandøren har internkontrollsystem for tjenesten som skal leveres. En beskrivelse av leverandørens relevante utførte tjenester de siste tre år. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt samt navn på mottaker. En beskrivelse av leverandørens kvalitetssikrings- og avvikssystem. En beskrivelse av leverandørens internkontrollsystem. En leverandør kan for en særskilt kontrakt, der dette er hensiktsmessig, støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelse mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at han disponerer over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 8
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene pris og miljø og metode for bekjempelse. Pris vektes 60 % og miljø og metode for bekjempelse vektes 40 %. Evalueringen på hvert kriterium vil skje med poengsetting på en skala fra 0 10 hvor 10 er høyeste skår. Evalueringsprisen vil bli omregnet til poeng etter den forholdsmessige metoden, laveste pris dividert på evalueringspris multiplisert med 10. Tildelingskriteriet miljø og metode for bekjempelse vil bli evaluert på bruk av middel og substitusjonsprinsippet, samt innhold i protokoll. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema Miljø og metode 40 % Leverandøren skal beskrive sine rutiner og anvendte metode for bekjempelse av: Mus Rotter Veggdyr Stokkmaur Sukkermaur Kakerlakker I tillegg skal leverandøren vedlegge kopi av protokoll fra gjennomført bekjempelse for hvert tilfelle av skadedyr nevnt over. 4.3 Vilkår for avrop på rammeavtalen Oppdragsgiver har anledning til å avrope både på deloppdrag 1 og deloppdrag 2. Oppdragsgiver vil ved avrop (bestilling) på rammeavtalen sende en skriftlig henvendelse til leverandøren. Leverandøren skal sende et skriftlig tilbud på et nærmere bestemt oppdrag basert på kriteriene fastsatt i kravspesifikasjonen. Ved avrop på deloppdrag 2 vil oppdragene bli honorert etter faktisk medgått tid. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 9
4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon med kartvedlegg Vedlegg 2: Kontrakt for Oslo kommunes kjøp av håndverkstjenester Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Vedlegg 5: Standard kontraktsvilkår for Oslo kommunes kjøp av håndverkstjenester Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse under EØS-terskelverdi 10