TILBUD Bankavtale Generell informasjon Firmanavn (juridisk): Org.nummer: Ansvarlig for tilbudet: E-post: Postadresse: Web-adresse: Tlf: Mobil: Fax: Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende og har en vedståelsesfrist til 13.12.2011. Dato: Signatur: *Fyll inn navnet, og signer med håndskrift. Tilbud uten håndskrevet signatur er ugyldige. Eventuelle forbehold tilbyderen har til konkurransegrunnlaget må klart fremgå i tilbudet. Tilbyderen bes å beskrive hvilke konsekvenser dette får, og om mulig prissette konsekvensene. Oppdragsgiver vil også i egen regi beregne kostnadskonsekvensene. Dette dokumentet (tilbudsskjema) skal benyttes av tilbydere til å gi opplysninger. Alle vedlegg skal være referert til i dette tilbudsskjema og vedleggsnummer skal tydelig fremkomme på vedlegg. Alle vedlegg skal ligge i rekkefølge, og alle sider som er inkludert i et «vedlegg» skal tydelig være merket vedleggsnummer. Vedleggsoversikt skal være fylt ut og være fullstendig.
Vedleggsoversikt Kvalifikasjonskrav for tilbyder Skatteattest, merverdiattest og HMS erklæring Vedlegg nummer Obligatorisk Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest for betalt merverdiavgift Generell HMS- og miljøerklæring X X X Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Vedlegg nummer Obligatorisk Firmaattest X Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Vedlegg nummer Obligatorisk Kredittvurdering / Rating Årsregnskap siste år inkludert styrets beretning og revisorerklæring X X Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Vedlegg nummer Obligatorisk Referanser Organisasjonsplan Beskrivelse av kvalitetssikringssystem X X X Andre vedlegg Vedlegg nummer 2
1 DATAGRUNNLAG 4 1.1 LÅNEGJELD OG ØKONOMIPLAN 4 1.2 KOMMUNENS INNSKUDD OG ANDRE AKTIVA 4 1.3 TRANSAKSJONSMENGDER INNBETALINGER 5 1.4 TRANSAKSJONSMENGDER UTBETALINGER 6 1.5 DAGENS BRUK AV NETTBANK OG TILGANG TIL SYSTEMER 6 1.6 DATALØSNING 6 2 DATALØSNINGER OG SYSTEMER 8 3 AVTALENS VILKÅR OG VARIGHET 9 4 KONSERNKONTOSTRUKTUR 10 5 GEBYRER FOR KONTOHOLD 11 6 GEBYRER VED UTBETALINGSTRANSAKSJONER 12 7 GEBYRER VED INNBETALINGSTRANSAKSJONER 13 8 GEBYRER VED ETABLERING OG DRIFT: E- FAKTURA 14 9 RENTEBETINGELSER OG GEBYRER INNSKUDD 15 10 TREKKRETTIGHETER, KORTSIKTIGE LÅN/TREKK 16 11 NETTBANK 17 12 BANK ID 18 13 SOSIALKORT / KONTANTKORT 19 14 KONTANTHÅNDTERING 20 15 KREDITTKORT 21 16 BETALINGSTERMINALER 22 3
1 DATAGRUNNLAG 1.1 Lånegjeld og økonomiplan Heradets lånegjeld per mars 2011 var på i overkant av 590 mill. Av dette var ca NOK 36 mill. lån i Husbanken. Heradets gjeldsportefølje er fordelt mellom ordinære banklån og lån tatt opp i det norske verdipapirmarkedet. En kan finne mer om Kvam herad på hjemmesiden: www.kvam.kommune.no På hjemmesiden kan også heradets økonomiplan lastes ned. Det skal ikke være begrensninger for at Kvam herad kan ta opp lån utenfor bankavtalen. 1.2 Kommunens innskudd og andre aktiva Kommunens likviditet Forventet likviditet gjennomsnitt drift Forventet total gjennomsnittlig likviditet (drift + investeringsmidler) Kommunens aktivaportefølje (obligasjoner) forventes å være stabil/ikke uttak Likviditet i NOK NOK 30 til 40 mill. NOK 80 til 90 mill. Ca NOK 140 mill. For 2011 og 2012 forventes likviditeten å være noe høyere grunnet låneopptak til nye investeringer. Kvam herad sin likviditet varierer og oppgitte data er estimater. Estimatene er basert på heradets likviditet i 2010 og forventet utvikling. Det skal ikke være noen begrensning på plassering av likviditet utenfor bankavtalen. 4
1.3 Transaksjonsmengder innbetalinger Innbetalinger til Kvam herad sitt konsernkontosystem for 2010 Innbetalinger, betalingsinstrument Antall transaksjoner AvtaleGiro u/varsling til betaler 6 200 efaktura B2C Avtale er etablert og under oppstart OCR giro: Betaling med KID 63 500 Ordinære innbetalinger med kid via fil Betalingsterminaler 1 123 Bedriftsinnskudd (over kasse) 2 Innskudd via skranke Skrankeinnskudd kan enten være innskudd i bank, bank i butikk eller bank i Post. Døgnsafe 109 Nattsafe innskudd Innbetalinger mottatt fra kunder i eksisterende bank 839 5
1.4 Transaksjonsmengder utbetalinger Utbetalinger fra Kvam herad sitt konsernkontosystem for 2010 Utbetalinger via nettbanken Antall transaksjoner Utbetaling med melding 3 500 Utbetalinger med melding i nettbank Utbetaling med melding-fil 3 600 Utbetaling via nettbank via fil Lønnsutbetaling - fil 11 000 Lønnsutbetalinger Betaling til innsamlingskonto 2 Utbetalinger via nettbank Utbetaling med KID 12 300 Utbetalinger med kid via nettbank Utbetaling u/ mottakerkonto -fil 58* (2009 tall) Utbetalinger uten at konto er spesifisert Utbet m/strukturert fakturainformasjon 40 Utbetalinger via fil med strukturert info Utbetaling uten melding fil 4 800 Remittering via fil Utbetalinger til utlandet Antall transaksjoner Diverse utbetalinger til utlandet 17 Ca 10 til Europa Kontoregulering Antall transaksjoner Overføring mellom egne kontoer 5 Kontoregulering Oversikten er levert av nåværende bankforbindelse. Historiske transaksjoner er kun en indikator på forventet transaksjonsvolum. Datagrunnlaget utgjøres av Kvam herad sitt konsernkontosystem for 2010. Kommunale virksomheter og foretak er ikke inkludert i oversikten, men har muligheten til å kunne slutte seg til en eventuell bankavtale på like vilkår som resten av Kvam herad. 1.5 Dagens bruk av nettbank og tilgang til systemer Tjeneste Bruk Antall brukere med online tilgang til banken 16 Antall konti 3 konti i kommunens system inkludert skattetrekkskonto 1.6 Dataløsning Kvam herad benytter i dag Agresso 5.5.3 som økonomisystem og Telepay som betalingsformat. Tilbyders systemer må være kompatibelt med Agresso 5.5.3. Kvam herad har regnskapssystemet Agresso 5.5.3 integrert mot dagens nettbankløsning. Kvam herad mottar avregningsretur. Lønn kjøres også via Agresso integrert mot nettbanken. 6
Kvam herad har også efaktura som faktureres fra Agresso. Kvam herad har avtale om B2C med Nets og også arkiv i Nets. efaktura print pakkes og sendes fra Nets. Heradet benytter seg kun av B2C efaktura. 7
2 DATALØSNINGER OG SYSTEMER Kvam herad sine utbetalinger skjer per i dag hovedsaklig som filoverførsel fra heradets økonomisystem Agresso via nettbank. Telepay formatet benyttes. Støtter tilbyder Telepay formatet: JA NEI Det presiseres at tilbyder må ha en løsning som støtter Agresso og Telepay formatet og at implementeringen mot Tilbyders system dekkes av Tilbyder. Hvis ikke må Tilbyder eventuelt prissette en fast implementeringskostnad av den tekniske løsningen, som skal inngå i evalueringen. Eventuell implementeringskostnad må beskrives i følgende vedlegg: Tilbyder må ha lett tilgjengelig nettløsning/informasjonssystem med løpende tilgang til kommunens data. Videre er det ønskelig med likviditetsmodeller med mulighet for å se historikk og å lage prognoser. 8
3 AVTALENS VILKÅR OG VARIGHET Aksepteres avtalens varighet på: 3 år + opsjon på 1 år, sett kryss «X» under: JA NEI Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal gjelde for hele avtaleperioden. Eventuelle klausuler og forbehold vedrørende avtalens varighet og vilkår i avtaleperioden skal vedlegges: 9
4 KONSERNKONTOSTRUKTUR Kvam herad ønsker å opprette et kontoholdssystem med en hovedkonto (konsernkonto) og underkonti etter heradets ønske. Konsernkontosystemet skal ha en hovedkonto som viser Kvam herad sin nettoposisjon mot banken. I tillegg blir det opprettet underkonti både for innskudd og kassakreditter etter Kvam herad sine behov. Netto saldo på innskudd/lån på det øverste nivået skal være utgangspunktet for de daglige renteberegninger. Utenfor konsernkontosystemet ønsker Kvam herad å ha egen konto for skattetrekksmidler. Konsernkontosystemet skal også være et styrings- og informasjonsverktøy for heradet sitt behov for likviditetsoversikter og planlegging. Beregningsgrunnlaget for heradets rente skal være saldo på hovedkontoen til enhver tid som skal vise det totale nettoforhold mellom Kvam herad og banken dvs. de samlede innskudd fratrukket samlede trekk/kreditter. Kvam herad ønsker å ha mulighet til selv å fastsette interne rentevilkår på ulike underkonti. Kontoholdssystemet må derfor gi mulighet til å legge inn ulike rentesatser på underkonti. Tilbys utvidet konsernkontostruktur, sett kryss «X»: JA NEI Hvis nei spesifiser alternativer: Om tilbyder ønsker å gi en nærmere beskrivelse av løsning: 10
5 GEBYRER FOR KONTOHOLD Type I NOK Etableringsgebyr / oppstartsgebyr: Årlige administrasjonsgebyr hele systemet: Årlig gebyr hovedkonto: Årlige administrasjonsgebyr pr. underkonto: Årlig gebyr pr. konto: Gebyr ved opprettelse av konto: Gebyr endring av vilkår pr. konto: Årlig gebyr pr konto med rapportering: Oppgi eventuelle andre kostnader som vil/kan påløpe og om disponeringen av kontiene er underlagt bestemte vilkår. Alle former for gebyrer og kostnader knyttet til kontohold skal oppgis. 11
6 GEBYRER VED UTBETALINGSTRANSAKSJONER Transaksjonsmengden tilsier at Kvam herad vil ha store kostnader i forbindelse med betalingsgebyr mv. For å vurdere disse bes alle kostnader tilknyttet bruk av betalingsformidlingstjenester spesifisert i samsvar med vedlagte skjema. Angi hvilke gebyrer banken vil beregne for følgende utbetalingstransaksjoner, fra kommunen og til leverandører (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis): Manuelle tjenester/blankettbasert betalingsformidling I NOK Sjekk Utenlandssjekk Brevgiro belastet konto pr. belastet sjekk pr. belastet sjekk pr. giro Utbetalinger via nettbanken Pris i NOK per transaksjon Utbetaling med melding Utbetaling med meldings fil Lønnsutbetaling - fil Betaling til innsamlingskonto Utbetaling med KID Utbetaling u/mottakerkonto- fil Utbet m/strukturert fakturainformasjon Utbetaling uten melding fil Utbetalinger med melding i nettbank Utbetaling via nettbank via fil Lønnsutbetalinger Utbetalinger via nettbank Utbetalinger med kid via nettbank Utbetalinger uten at konto er spesifisert Utbetalinger via fil med strukturert info Remittering via fil Utbetalinger til utlandet Pris i NOK per transaksjon Diverse utbetalinger til utlandet, Europa Diverse utbetalinger til utlandet, land utenfor Europa Kontoregulering Pris i NOK per transaksjon Overføring mellom egne kontoer, kontoregulering Hvis andre kostnader/andre relevante transaksjonsformer knyttet til utbetalingstransaksjoner: 12
7 GEBYRER VED INNBETALINGSTRANSAKSJONER Angi hvilke gebyrer banken vil beregne for følgende innbetalingstransaksjoner (transaksjonsoppdrag som ikke er oppført med gebyr forutsettes å være gratis). Innbetalinger, betalingsinstrument Pris i NOK per transaksjon AvtaleGiro u/varsling til betaler efaktura B2C OCR giro: Betaling med KID Betalingsterminaler Bedriftsinnskudd (over kasse) Annet, årlige avgifter etc. Per år, evt. angi frekvens i NOK Årsavgift OCR Årsavgift avtalegiro Dersom pris på de enkelte oppdrag varierer i forhold til volum, bes dette angis i følgende vedlegg: 13
8 GEBYRER VED ETABLERING OG DRIFT: E- FAKTURA Tjeneste Status i kommunen E-Faktura B2C E-Faktura B2B Avtale er etablert. Skal tas i bruk i fremtiden. Kvam herad har etablert avtale for e- faktura B2C. Kvam herad har efaktura som faktureres fra Agresso. Kvam herad har avtale om B2C med Nets og også arkiv i Nets. efaktura print pakkes og sendes fra Nets. Etablering og bruk av E- faktura Alle priser i NOK oppgi enhet/frekvens Tilknytningsavgift e-faktura B2C, engangsavgift E faktura B2C uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura B2C med fakturahotell - pr. stk. Tilknytningsavgift e-faktura B2B, engangsavgift E faktura B2B uten fakturahotell - pr. stk. E-faktura B2B med fakturahotell - pr. stk. Årsavgift e-faktura Kostnad vedr. arkiv funksjon pr. stk: Er e-faktura løsningen banken tilbyr i samsvar med gjeldende standardformat?: JA NEI Hvis andre kostnader knyttet til etablering og drift av e- faktura: 14
9 RENTEBETINGELSER OG GEBYRER INNSKUDD Krav til renteberegning og gebyr: Renten skal regnes ut fra netto innskuddssituasjon på hovedkontoen (konsernkontoen) i Kvam herad sitt kontoholdssystem. Med netto innskuddssituasjon menes at heradet ved saldoberegning har totale ordinære innskudd som overstiger totale driftskreditter innenfor konsernkontosystemet. Konti utenfor konsernkontosystemet gis samme innskuddsrente. Renteberegning basert på daglig saldo og renteberegningene skal gjøres etter act/365 dager i året. Renten skal kapitaliseres hvert kvartal. Kvam herad ønsker tilbud på margin tilknyttet 3 mnd NIBOR. Kommunen ønsker at referanserenten i tilbudet blir basert på: o o Beregning av rente for innskudd skal baseres på daglige oppdateringer av 3 mnd. NIBOR (act/365) kvotert kl 12.00 på Reuters side NIBQ og NIBP (høyresider/offer) kl. 12.00. Referanserenten korrigeres for avtalt margin, og resultatet vil være gyldig rentesats. Eventuelle gebyr skal belastes etterskuddsvis pr. kvartal. Bankens valuteringsregler bes oppgitt i følgende vedlegg: Type I prosent Margin referanserente NIBOR 3 mnd. med to (2) desimaler: Det skal ikke være noen begrensning for plassering av likviditet utenfor bankavtalen. Det skal ikke være noen begrensning for låneopptak utenfor bankavtalen. Oppgi eventuelle andre forhold og beskrivelser knyttet til rentebetingelsene: 15
10 TREKKRETTIGHETER, KORTSIKTIGE LÅN/TREKK Kvam herad ønsker å få tilbud på følgende trekkrettigheter: Trekkrettigheter på NOK 40 millioner på 3 virkedagers varsel, og det er ønskelig med muligheter for en periodevis utvidelse av trekkrettigheten. Tilbyder bes å beskrive de totale rammene for trekkrettigheter: Oppgi marginen (i forhold til NIBOR 3 mnd) banken regner dersom kommunen er i en netto låne-/ trekksituasjon (kassakreditt). Med netto lånesituasjon menes at kommunen ved saldoberegning har totale lån som overstiger totale innskudd. Type I prosent Margin referanserente NIBOR 3 mnd. Det skal ikke være begrensninger for at Kvam herad kan ta opp lån utenfor bankavtalen. Det skal kun betales ved opptrekk i forhold til NIBOR; altså ingen andre kostnader forbundet med kreditten/trekkfasilitetene så lenge en ikke benytter seg av den. Ubenyttet kreditt/trekkfasiliteter skal det ikke være forbundet noen kostnad ved. Det skal ikke være noen årlige gebyrer etc. for ubenyttet kreditt/trekkrettigheter. 16
11 NETTBANK Angi kostnader for tilgang og bruk av systemet (tjeneste som ikke er oppført med pris antas å være gratis): Tjeneste Enhet I NOK pr. enhet Innmelding/etableringsavgift Engangsbeløp Abonnements-/brukeravgift for tjenester, spesifiser omfang Pris pr. bruker av nettbank Overføring av kontoinformasjon Pr. bruker Pr. overførsel Betaling for I NOK Engangsavgift tilknytning: Abonnementsavgift pr. måned: Pris pr. bruker pr. måned: Oppkoblingspris: Pris pr. utgående e-faktura: Andre kostnader forbundet med bruk av nettbank. Alle kostnader skal inkluderes i tilbudet: Beskrivelse Opplæring: Brukergrensesnitt/kompleksitet: Filoverføringer: Hvordan vil leverandøren bistå i nødvendig opplæring ved eventuell overgang til ny leverandør? Kvam herad forutsetter at den leverandøren kommunen velger å inngå kontrakt med dekker alle kostnader ved skifte av bank, opplæring etc. Tilbyder beskriver nettbankløsningen og de mulighetene den gir. Tilbyder beskriver hvilke løsninger som brukes til filoverføringer pr. bankkonto. Bruk følgende vedlegg: 17
12 BANK ID Kvam herad benytter i dag ikke tjenesten Bank ID. Om Kvam herad i fremtiden ønsker å ta i bruk Bank ID: Er det noen kostnader forbundet med dette? JA NEI Spesifiser eventuelle kostnader knyttet til innlogging i nettbank for Kvam herad sine ansatte: Om Kvam herad i fremtiden ønsker å ta i bruk Bank ID i forbindelse med nye tjenester for heradets innbyggere eller annet, så ønskes pris på dette. Angi kostnader for kommunens bruk av Bank ID I NOK Etableringsgebyr Abonnement pr. år Autorisering Signering Andre kostnader Andre kostnader forbundet med bruk av Bank- ID. Alle kostnader skal inkluderes i tilbudet: 18
13 SOSIALKORT / KONTANTKORT Kvam herad ønsker en løsning for sosialklienter, asylsøkere, flyktninger og andre som ikke har egen bankkonto. Kommunen ønsker å unngå kontantutbetalinger. Kommunen ønsker en ordning som gjør at NAV kan utlevere såkalte kontantkort til brukerne. Disse kortene er ikke stigmatiserende og det er ønskelig at kortene skal kunne benyttes ved følgende steder: Uttak i alle minibanker Betaling i alle Bank Axept terminaler Denne løsningen erstatter sjekker, kontanter og utbetalingsanvisninger. Kvam herad ønsker ikke en ordning med oppbevaring og utlevering av kontanter, sjekker og utbetalingsanvisninger. Dette har vist seg å være ressurskrevende, kostbart og oppbevaring av sjekker/kontanter innebærer også en sikkerhetsrisiko. NAV ønsker å utlevere kort til brukerne, men kortene skal administreres og fylles på med midler (kontanter) via bankens nettbanksystem. Dette er et krav ettersom de som administrerer utbetalingene sitter fysisk lokalisert et annet sted enn NAV som utleverer kortene. Nettbanktransaksjoner vedr. kronekort abonnement Antall kronekort/sosialkort Kvam herad ber derfor om at Tilbyder kan tilby overnevnte skisserte løsning som dekker kommunens behov i forhold til brukere som ikke har egen bankkonto. Angi kostnader for Kvam herad sin bruk av sosialkort/kontantkort I NOK Innkjøpskostnad kort Etableringsgebyr Abonnement pr bruker pr år Pris pr utsendt kort Pris pr fylling Pris pr transaksjon Andre kostnader med kort Tilbyder skal beskrive løsning for klienter som ikke har bankkonto i følgende vedlegg: Eventuelle andre kostnader knyttet til bruk av løsningen skal prises og legges ved i følgende vedlegg: 19
14 KONTANTHÅNDTERING Kommunen har i dag følgende rutine for håndtering av kontanter: Kinoen setter inn kontanter ved bruk av døgnsafe. Bruk av døgnsafe/nattsafe I NOK Pris per pose Opptelling Andre kostnader ved bruk av døgnsafe skal beskrives i følgende vedlegg: Om tilbyder ikke kan tilby døgnsafe, så kan såkalte drop- boks benyttes. Det skal i så fall utplasseres drop bokser ved følgende steder i kommunen: Kvam kino, Ungdomshallen i Norheimsund Rådhuset På volum er det er vanskelig å anslå konkrete tall og volum varierer, men det må legges opp til tømming av drop- boksene 2 per måned. Det er et krav at Banken tilbyr og priser en tjeneste for håndtering av kontanter. Alle kostnader knyttet til denne tjenesten skal inkluderes og beskrives i vedlegget: Priser på løsning skal fylles ut i tabell under: Type I NOK Pris per drop- boks Pris per tømming / henting Pris telling per drop- boks Andre kostnader Eventuelt andre kostnader knyttet til kontanthåndtering skal beskrives i eget vedlegg: 20
15 KREDITTKORT Kredittkortløsning for administrasjon. Tilbyder bes å oppgi kostnader knyttet til følgende: Kredittkort I NOK Årsavgift per kort Transaksjonsgebyr ved bruk Innvilget kreditt i kroner per kort Eventuelt andre kostnader: 21
16 BETALINGSTERMINALER Kvam herad ønsker å leie betalingsterminaler. Kostnader for Kvam herad sin bruk av kort- /betalingsterminal Kostnad ved leie oppgi enhet (per år/mnd/transaksjon) Installasjon terminal: per terminal Månedsleie* per terminal Abonnement per terminal Transaksjonskostnader Oppgjørskostnader Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester: *Månedsleien skal inkludere kundeservice, 12-timers bytteservice og nødvendig programvare, samt montering. Eventuelt andre kostnader forbundet med kort-/betalingsterminaler. Spesifiser innhold i og kostnader tilknyttet de enkelte tjenester. 22