Side 1 av 7 Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon 1. Generelt Avtalen skal dekke Oppdragsgivers behov for Tolketjenester, og kursing i tolkeetikk, tolkebruk m.m.. Ett av hovedformålene med å etablere slike rammeavtaler er å sikre effektivitet i anskaffelsesprosessene. Det er også et mål at rammeavtalene skal sikre stabilitet, forutsigbarhet og levering av tolketjenester av meget godt kvalifisert tolker. Dersom det er mange nok kvalifiserte vil det bli inngått rammeavtale med de tre beste tilbudene. Den beste vil få anledning til å levere først, så nr. to osv. Rammeavtalen er tenkt å dekke Askøy kommunes løpende behov for tolketjenester. Tolkeoppdragene skal tolkes til og fra norsk. Det er derfor et krav at den tolk som benyttes behersker det norsk språk meget godt. Det skal kunne leveres både skriftlige og muntlige tolkeoppdrag. Med muntlige tolketjenester menes etterfølgende tolking ved frammøtetolking, telefontolking og skjermtolking (videokonferanse). Med skriftlig tolkeoppdrag menes oversettelse av tekst. Muntlige tolketjenester skal kunne leveres både ved frammøtetolking og ved fjerntolking. Fjerntolking skal kunne skje ved telefontolking eller ved skjermtolking. Askøy kommune skal ha en rett, men ikke plikt til å benytte rammeavtalen. Oppdragsgiver skal etter eget ønske kunne gjøre lyd og/eller videoopptak av den tolkede samtalen. Varsel ut over forannevnte vil ikke bli gitt. Det kreves at tilbyder skal kunne levere tolker fra andre regioner enn Hordaland for de tilfeller det er behov for det. 2. Leveringsbetingelser Tjenesten skal leveres i samsvar med Kontrakten og skal utføres i samsvar med god tolkeskikk, jf.: - «Yrkesetiske regler for tolker» som beskrevet i Retningslinjer for god tolkeskikk - utarbeidet i 1997 av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD, den gang KAD) jf. kontraktens bilag 8. ( hentet fra Nasjonalt tolkeregister tolkeportalen.no) og i samsvar med kravene til upartiskhet og taushetsplikt som oppstilles i Forskrifter om bevilling som statsautoriserte tolk og tolkeprøven av 6.juni 1997 5 og 6. Levering skal skje på det tidspunkt som avtales ved hver enkelt bestilling.
Side 2 av 7 Kompetansenivået på tolkene som brukes i oppdrag skal samsvare med det som er oppgitt under punkt 4. i dette dokument. Ved telefontolking skal tolken befinne seg i et egnet miljø. Det vil si et lukket rom, ikke et offentlig sted. Det skal ikke være andre tilstede med tolken. Tolken skal benytte en telefon med god forbindelse og klar lyd. Tolketjenesten skal være tilgjengelig i ordinær arbeidstid, året rundt. Oppdragstaker skal klare å levere tjenesten innen 24 timer for tlf. tolk, og 48 timer for fremmøtetolk. Oppdrag som bestilles mindre 24 timer før oppdraget skal utføres ved telefontolk og 48 timer for fremmøtetolk er å regne som akutte oppdrag. Ved dokumentoversettelse skal oversatt dokument leveres Oppdragsgiver innen ti virkedager dager etter at dokumentet er mottatt av Leverandør. Oversatt dokument skal returneres på samme måte som det er mottatt. Er dokumentet eksempelvis mottatt pr post skal det returneres pr post, er dokumentet mottatt på e-post skal oversatt dokument returneres på e- post. Leveringstiden starter når bestilling er mottatt. Dersom det viser seg at Oppdragstaker ikke klarer å levere innen nevnte tidsfrister, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å benytte andre leverandører, på tross av at avrop er gjort etter denne rammeavtalen, nærmere om dette se bilag 2 punkt 1. Det er Leverandørs ansvar å sørge for at tolkene møter på angitt tolkested i henhold til bestilling. 3. Språk Tolkning av følgende språk må kunne leveres. (Gruppe A) 1. Arabisk 2. Burmesisk (Myanmar) 3. Chin (Myanmar) 4. Dari (Afghanistan) 5. Farsi (Kurdistan) 6. Karen (Myanmar) 7. kooki (Myanmar) 8. Badini (kurdisk) 9. Latvisk 10. Litauisk 11. Mandarin 12. Pashto (Afghanistan) 13. Polsk 14. Russisk 15. Somali 16. Sorani (Kurdistan) 17. Thai
Side 3 av 7 18. Tigrinya (Eritrea) 19. Tsjetsjensk 20. Urdu/Punjabi 21. Russisk 22. Oromo 23. Amharisk Tolkning av følgende språk kan det være sporadisk behov for. (Gruppe B) 1. Armensk 2. Bosnisk 3. Kurmanji (Kurdistan) 4. Spansk 5. Tamil 6. Tyrkisk 7. Vietnamesisk 8. Portugisisk 9. Tagalog (fillipinsk) Også andre språk vil kunne være aktuelle. Hvilke språk som er mest aktuelle er selvsagt variabelt. Det er derfor ønskelig at tilbyder har størst mulig bredde når det gjelder tilgjengelige språk. Dersom det skjer endringer i språkbehovet så skal leverandøren arbeide aktivt for å skaffe tolker til de nye språkene. Det kreves at tilbyder leverer en liste over alle språk tilbyder kan tilby, både for språk som skal tilbys og for språk som kan tilbys. Slik oversikt skal være spesifisert i forhold til språk, tolkenivå og tolkeform (telefon, skjerm eller fremmøte). Ved bestilling på evt. andre språk forutsettes samme pris- og leveringsbetingelser som for avtalte språk. 4. Krav til tolkningen og tolkene Det er svært viktig for Askøy kommune at tolkene som tilbys har svært god både formal og realkompetanse som tolk. All dokumentasjon på tolkens kompetanse skal fremlegges ved forespørsel. For å definere kravene som stilles til tolkenes kvalifikasjonsnivå, legges til grunn kvalifikasjonsnivåer slik de er definert i Nasjonalt Tolkeregister der kompetansenivå inndeles i følgende fem nivåer. Nivå 1: Tolker med statsautorisasjon og tolkeutdanning. Statsautoriserte tolker med bevilling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) eller Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) og minst 30 studiepoeng/10 vekttall i tolking fra universitet og/eller høgskole.
Side 4 av 7 Nivå 2: Tolker med statsautorisasjon Statsautoriserte tolker med bevilling fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) eller Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi). Nivå 3: Tolker med tolkeutdanning Tolker med minst 30 studiepoeng og/eller 10 vekttall i tolking fra universitet og/eller høgskole. Nivå 4: Oversettere med grunnleggende tolkeopplæring Statsautoriserte translatører og/eller fagoversettere som har kurset i Tolkens ansvarsområde (TAO). Nivå 5: Personer med bestått tospråklig test og grunnleggende tolkeopplæring Personer som har tilfredsstillende resultat Tospråklig sjekk for potensielle tolker (ToSPoT), samt kurs i Tolkens ansvarsområde (TAO). Askøy kommune krever at tolkene som leveres skal ha minimum nivå 5. På de språk hvor det finnes tilgjengelig tolker på nivå 1-3 skal disse foretrekkes. Askøy kommune skal i alle tilfeller - uten begrunnelse - kunne takke nei til den tolken som tilbys og be om at det tilbys en annen tolk. Det stilles store krav til tolkens nøyaktighet. I tillegg til krav som tidligere er oppstilt i forhold til tolken, understrekes at de som utfører tjenesten har følgende egenskaper/kunnskaper: Gode kommunikasjonsevner Kan opptre upartisk og objektivt for ikke å ta fokus fra tolkeoppgaven. Er godt kjent med og praktiserer Retningslinjer for god tolkeskikk jf. bilag 8 Kan takle mennesker med utfordrende adferd og ulike funksjonshemminger 5. ID-kort Alle tolker skal ved et oppdrag være utstyrt med synlig ID-kort eller lignende som inneholder følgende informasjon: Tolkens navn Bilde av tolken Hvilket språk tolken behersker og på hvilket kompetansenivå Ovenstående informasjon må gjengis både på norsk og det språket/språkene tolken tolker i, slik at den som tolkes også kan lese denne informasjonen. Leverandør skal ha tilgang til CV for tolker og Oppdragsgiver skal ved forespørsel kunne få tilgang til disse. 6. Bestilling
Side 5 av 7 Følgende gjelder for bestilling: Bestilling foretas normalt telefonisk. Det er ønskelig at bestilling skal kunne skje på nettløsning eller e-post. Ved all bestilling skal Leverandør alltid sende en ordrebekreftelse på e-post. Ordrebekreftelse skal sendes senest innen 24 timer ved fremmøtetolk og 8 timer ved telefontolking. Ved akutte tolkebehov skal ordrebekreftelse leveres omgående. Ved oppmøte skal tolken ha med ordrebekreftelsen. 7. Ordrebekreftelse Ordrebekreftelsen skal inneha følgende informasjon: Bestillingsdato Navn på bestiller og virksomhet. Om det er tolking ved oppmøte eller telefontolking Dato og tid (fra kl. til antatt kl.) for når tolkeoppdraget skal gjennomføres. Språk det skal tolkes på Oppmøtested Spesifisert om Oppdragsgiver ønsket mannlig eller kvinnelig tolk, eller om dette ikke er vesentlig Tolkens navn og mobiltlf. nr. spesifiseres i bekreftelsen, evt. sendes oppdatert ordrebekreftelse når dette er klart. Kompetansenivå på tolk, jf. nivåliste under punkt 1. i dette dokument. Andre merknader Skjema for ordrebekreftelse og rutiner for bestilling skal kunne tilpasses og utvikles i samarbeid med Oppdragsgiver. Oppdragsgiver skal kunne spesifisere ønsket tolk til et oppdrag, og kunne be om å skifte tolk underveis i en bestilling. Dersom avtalt tolk ikke kan møte skal Leverandør så raskt som mulig finne en erstatter og informere Oppdragsgiver om det via oppdatert ordrebekreftelse. 8. Avbestilling Leverandøren Leverandøren skal bekrefte avbestillinger skriftlig og så raskt som mulig. Oppdragsgiver Avbestillinger av tolking skal kunne foretas vederlagsfritt inntil 24 timer (1 virkedag) før avtalt oppdragstidspunkt. Avbestillinger etter fristen vil bli kompensert med minstesats for oppdraget. Dersom tolken har startet sin reise ved fremmøtetolkning gis minstesats + oppstartspris. Dersom oppdraget bestilles 24 timer, eller mindre, før oppdraget skal gjennomføres betales for fullført oppdrag. 9. Ansvar for feil og mangler Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover, forskrifter, konvensjoner og øvrige krav fastsatt i konkurransegrunnlaget. Tjenesten skal til enhver tid tilfredsstille kravene i gjeldene bransjestandarder.
Side 6 av 7 Det foreligger mangel hos Leverandørens side dersom tjenesten ikke blir utført som avtalt eller Leverandøren for øvrig ikke overholder sine plikter, og det ikke skyldes oppdragsgiver eller force majeure. Mangler ved leverte tjenester - herunder at tolk ikke møter til avtalt tid eller ikke utfører oppdraget tilfredsstillende - kan påpekes muntlig eller pr. telefon av rette vedkommende hos Oppdragsgiver til rette vedkommende hos Leverandøren, hvoretter henvendelsen følges opp ved skriftlig reklamasjon. Leverandøren har rett og plikt til å avhjelpe mangelen straks den er blitt muntlig påpekt av rette vedkommende. Dersom det på tross av gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, har Oppdragsgiver rett til heve Avtalen. Ved uenighet har Leverandøren bevisbyrden for å dokumentere at avtalt tolking er levert. Ved forsinket oppmøte har Oppdragsgiver krav på forholdsmessig prisavslag. Med vesentlig forsinkelse og ved mangler ved leverte tjeneste, herunder der det er gitt uriktige opplysninger om kompetansenivå eller at bestilte tolk ikke utfører oppdraget tilfredsstillende, forbeholder Oppdragsgiver seg retten til ikke å betale for oppdraget. 10. Krav om opplæring av tolker som ikke er registrert i nasjonalt tolkeregister For tolker som ikke er registrert i Nasjonalt tolkeregister er Leverandøren ansvarlig for å sikre at tolken har den kompetanse den skal ha i henhold til det nivå tolken tilhører, jf. punkt fire over. Det kreves at leverandøren sørger for at alle tolkene underskriver taushetserklæring i forkant av oppdrag for kommunene. I den anledning skal taushetserklæring som følger som bilag 7 til kontrakten benyttes. Merk at leverandøren må kunne fremvise dokumentasjon i forhold til tolkens kompetanse og taushetserklæring for alle sine tolker ved behov. Nevnte dokumentasjon skal legges frem for Oppdragsgiver senest to timer etter forespørsel. Minimumskrav til leverandørens opplæring. Det kreves at leverandøren gir sine tolker innføring i følgende emner: 1. Tolkeetiske retningslinjer 2. Taushetsplikt, formålet med reglene og hvilke konsekvenser som kan følge ved brudd på taushetsplikten, jf. forvaltningsloven 13 og straffelovens 121 3. Tolketeknikk 4. Terminologiarbeid 5. Kort innføring i kommunal forvaltning med fokus på de ansvarsområdene som er mest aktuelle for avtalen (barnevern, NAV, helsestasjoner og legekontor, flyktningeseksjonene i de ulike kommunene m.m.).
Side 7 av 7 Kravet er at opplæringen er på plass for den enkelte tolk før tolkene tar oppdrag for Askøy kommune. Opplæringen kreves kun for tolker under nivå 4 og 5. Dersom en tolk ikke har gjennomført obligatorisk opplæring som nevnt ovenfor, må annen gyldig opplæring kunne dokumenteres for den aktuelle tolken ved behov. Ut over de angitte minimumskrav, vil det være opp til den enkelte leverandør hvordan denne opplæringen i praksis skal gjennomføres med hensyn til tidsbruk, hvem i foretakets organisasjon som skal være ansvarlig for opplæringen samt øvrige temaer for opplæringen m.m. Kostnader til opplæringen skal være inkludert i prisen. 11. Kurs Som en del av denne rammeavtalen skal det kunne tilbys kurs i tolkeetikk og tolkebruk til ansatte i Askøy kommune. Slike kurs skal holdes i Oppdragsgivers lokaler på Askøy.