Hei, Dei føreslegne endringane er i orden for oss. Mvh Bjarte Lofnes Hauge Den 3. jun. 2016 kl. 11.02 skrev Guro Høyvik <Guro.Hoyvik@sfj.no>: Hei igjen, og takk for nye vedlegg. Eg har gått gjennom den nye dokumentasjonen du har sendt inn til søknaden for Mardal skule. Eg kommenterer den i høve til den tidlegare tilbakemeldinga vår (e- post 24.05.2016) i teksten under (svart tekst, utheva). Opprinneleg tilbakemelding i blå tekst. - Finansieringsplan, sjå punkt 2.8. i retningslinjene: Eigenkapital: det er sett opp eigenkapital på kr 300 000 i søknaden. Prosjektet må vere dokumentert fullfinansiert, inkl. eigenkapital. Ber om at de ettersender dokumentasjon på eigenkapital. Sjå også kommentar om dugnad. Dugnad: i søknaden står det at delar av arbeidet i huset skal utførast på dugnad. Er det slik at deler av det som er ført som eigenkapital er tenkt som dugnadsarbeid? Dugnad skal dokumenterast slik: Verdien av dugnadsarbeidet skal tilsvare det ein kvalifisert fagpersonen/entreprenør ville teke for å gjere jobben, men ein skal ikkje rekne inn meirverdiavgift på dugnadsarbeid. Det må komme tydeleg fram kva som skal gjerast på dugnad, verdien av dette arbeidet og kven som har rekna ut verdien av dugnadsarbeidet. Det er vist til pristilbod og priskalkyle frå ulike firma i søknaden, men desse ligg ikkje ved. Finansiering av søknaden Dugnad: Av det som er sett opp som dugnad i budsjetta er det er kr 43 000 som går til administrasjon, i tillegg til kr 5 527 i fase 3. Totalt kr 48 572. Dette er innanfor grensa for administrasjonskostnader på 5% av totalkostnaden, og vi kan godkjenne dette utan meir dokumentasjon. Det som då står att av det som er sett opp som dugnad er kr. 4000 for sparkling og maling av tak i storsal, kr 15 000 for sparkling og maling av veggar og kr 10 500 for riving av kjøkken, totalt kr 29 500. Som nemnt kan vi berre godkjenne dugnad der verdien er stadfesta av ein kvalifisert fagperson/entreprenør, men med det meiner eg ikkje å seie at dei summane de har sett opp på nokon måte er urimelege.
Total finansiering: Med den dokumentasjonen vi har fått tilsendt er prosjektet dokumentert fullfinansiert (kr 1 256 624, inkl. søknadssummen). Vi kan godkjenne søknaden med dette, dersom det er i orden for dykk at vi nedjusterer verdien av dugnad, legg til grunn kr 275 052 som vidare eigenkapital og i tillegg legg inn adm.kostnader på 48 572 som ein del av eigenkapitalen. Dersom de ynskjer at eigenkapitalen skal vere kr 300 000 + adm.kostnader ber vi om at de sender oss kontoutskrift for driftskonto. Om de ynskjer at dei kr 29 500 i dugnad skal stå i den godkjende finansieringsplanen kan de sende oss stadfesting frå kvalifisert fagperson/entreprenør på verdien av dette arbeidet. Dersom pristilbodet frå Firda Malarservice skal ligge til grunn for å vise verdien av den delen av sparkling/maling i storsalen som skal gjerast på dugnad er det i orden, og vi skal legge det til grunn i søknaden om vi får tilbakemelding om det. Finansiering, dokumentert Søknadssum 408 000 Eigenkapital, kontoutskrift 275 052 Adm.kostnader 48 527 Lån 525 000 Totalt 1 256 624 - Søknadssum: Med utgangspunkt i ein totalkostnad på prosjektet på kr 1 225 0000 kan vi oppjustere søknadssummen frå 400 000 til 408 000, ber om ei tilbakemelding på det. Vi justerer opp søknadssummen i tråd med tilbakemelding vi har fått. - Universell utforming, sjå pkt. 1.3 og 1.3.2 i retningslinene / Teikningar av tiltaket, sjå pkt. 2.8 i retningslinjene: Lokala som får tilskot gjennom denne ordninga skal vere universelt utforma, og ut frå teikningane de har sendt inn kjem dette på plass for underetasjen ved gjennomføring av prosjektet. Korleis er dette for dei andre etasjane i bygget?
Sidan det berre er grunnetasjen de brukar som kulturbygglokale treng vi ikkje teikningar for andre delar av bygget. Dette er i orden. - Rett til bruk av eigedom og anlegg, sjå retningslinjene pkt. 2.6.3. o Søkjar skal dokumentere rett til bruk av eigedom og anlegg i minimum 20 år. Retten skal ha heimel i eit av følgjande forhold: Tinglyst eigedomsrett, som skal dokumenterast av utskrift av grunnboka. Tinglyst feste/ leigeavtale og stadfesta utskrift av grunnboka For anlegg på kommunal eller fylkeskommunal grunn skal det leggjast fram ei avtale med grunneigar om bruk av denne. I søknaden har Gloppen kommune lagt inn ein merknad om at ein arbeider med frådeling av eigedommen og at oppmålingsforretning og tinglysing vert gjennomført med det første. Det er også lagt ved løyve frå teknisk kontor i kommunen. Vi ber om ei tilbakemelding på kva status er i saka pr. i dag. Ut frå tilbakemeldinga dykkar er denne prosessen godt i gang og nærmar seg ferdigstilling. Vi legg inn ein merknad i saka om at eit ev. tilskot ikkje vert betalt ut før vi har fått tilsendt ei utskrift frå grunnboka som stadfestar et dette er orden. Det vil seie at søknaden kan verte godkjend i søknadsrunda i år sjølv om dette ikkje er klart innan fristen for ferdigstilling av saka til hovudutval for næring og kultur 8. juni. På grunn av fristen for ferdigstilling av den politiske saka til hovudutval for næring og kultur er fristen for tilbakemelding og ev. ettersending av vedlegg måndag 6. juni. Elles vil eg nemne at vi endå ikkje har fått melding frå Kulturdepartementet om kva vi får i midlar til fylket totalt sett i år. Dersom vi ikkje skulle få melding om tilskotet til fylket i tide til vår frist for ferdigstilling av saka 8. juni må handsaminga verte utsett til neste møte i hovudutval for næring og kultur, over sommaren. Vi skal sende ut melding til alle søkjarane om det vert tilfelle, slik at de er orientert om det. Med helsing Guro Høyvik rådgjevar, nærings- og kulturavdelinga Sogn og Fjordane fylkeskommune Storehagen 1B, 6800 Førde www.sfj.no Guro.Hoyvik@sfj.no sentralbord: +47 57638000 mob: +47 41530608 -----Opprinnelig melding----- Fra: Bjarte Lofnes Hauge [mailto:bjarte.hauge@sfe.no]
Sendt: 26. mai 2016 22:18 Til: Guro Høyvik; jan.kjetil.oygard@gloppen.kommune.no Kopi: Sissel Lillebø Aarseth; Håvard Nordvik; Edny Dale Fossheim (ednyfossheim_1@hotmail.com); odd.nilssen@enivest.net Emne: SV: Desentralisert ordning for tilskot til kulturbygg 2016: Grendahuset Mardal skule, anl. nr. 1445 0029 01. Hei, her kjem litt meir informasjon med bakgrunn i spørsmål under: - Finansieringsplan/eigenkapital: Tiltaket er planlagt finansiert ved bruk av kr 300 000 i eigenkapital. Som det framgår av rekneskapen for 2015 (vedlagt opphaveleg søknad) disponerer krinsen kr 394 331 i kontantar/bankinnskot pr. 31.12.2015. Sjå vedlagt kontoutskrift som viser saldo på sparekonto. I tillegg kjem driftskonto, som det framkjem i rekneskapen. Det er vidare budsjettert med eit overskot på i overkant av kr 70 000 i 2016 (sjå vedlegg til opphaveleg søknad). - Dugnad: Vedlagt ligg oppdatert budsjett for tiltaket der dugnadsandel er spesifisert med kr 72 500. Vi vurderer dette å vere eit forsiktig anslag. Samla kostnadsramme er uendra. - Pristilbod: Desse ligg vedlagt. Merk at det i stor grad vert nytta fagfolk heimehøyrande i krinsen. - Justering av søknadssum: Dette er OK. - Universell utforming: Det er kjellaretasjen med storsal, kjøken og garderober/toalett som vert nytta som grendahus. I øvrige etasjar er to klasserom, som delvis vert disponert av Bukta 4H. Øvrige deler av bygget vert brukt som lager. Alle opne arrangement, inkludert Bukta 4H sin haustfest, føregår i underetasjen. - Status når det gjeld grunntilhøve: Oppmålingsforretning vart gjennomført 22. april. Gloppen kommune har sendt ut protokoll frå oppmålingsforretning 4. mai (referanse 16/5730) med merknadsfrist tre veker frå mottak av brevet. Vi kjenner ikkje til at det er kome merknader, og reknar med at matrikkelen vert oppdatert med nye grenser med det aller første. Håpar dette var svar på dine spørsmål. Med venleg helsing Mardal krins Bjarte Lofnes Hauge Fra: Guro Høyvik [Guro.Hoyvik@sfj.no] Sendt: 24. mai 2016 15:56 Til: Bjarte Lofnes Hauge; Gloppen kommune
Kopi: Sissel Lillebø Aarseth Emne: Desentralisert ordning for tilskot til kulturbygg 2016: Grendahuset Mardal skule, anl. nr. 1445 0029 01. Til Mardal krins v/ Bjarte Lofnes Hauge Bukta 6823 SANDANE e- post: bjarte.hauge@sfe.no<mailto:bjarte.hauge@sfe.no> og Gloppen kommune v/ Jan Kjetil Øygard Grandavegen 9 6823 SANDANE e- post: post@gloppen.kommune.no<mailto:post@gloppen.kommune.no> Hei, eg sender ein e-post angåande søknaden dykkar i desentralisert ordning for tilskot til kulturbygg; grendahuset Mardal skule, anleggseiningsnummer 1449 0027 01. Vi har gått gjennom søknaden dykkar og har nokre spørsmål og tilbakemeldingar til den. Vi finn at det manglar noko dokumentasjon for at søknaden skal kunne godkjennast. På grunn av fristen for ferdigstilling av den politiske saka til hovudutval for næring og kultur er fristen for tilbakemelding og ettersending av vedlegg måndag 30.mai. * Retningslinjene for ordninga finn de på nettsidene våre<http://www.sfj.no/lokalekulturbygg.340493.nn.html> Når det gjeld søknaden for grendahuset Mardal skule, ber vi om tilbakemelding på dette: - Finansieringsplan, sjå punkt 2.8. i retningslinjene: o Eigenkapital: det er sett opp eigenkapital på kr 300 000 i søknaden. Prosjektet må vere dokumentert fullfinansiert, inkl. eigenkapital. Ber om at de ettersender dokumentasjon på eigenkapital. Sjå også kommentar om dugnad. o Dugnad: i søknaden står det at delar av arbeidet i huset skal utførast på dugnad. Er det slik at deler av det som er ført som eigenkapital er tenkt som dugnadsarbeid? Dugnad skal dokumenterast slik: Verdien av dugnadsarbeidet skal tilsvare det ein kvalifisert fagpersonen/entreprenør ville teke for å gjere jobben, men ein skal ikkje rekne inn meirverdiavgift på dugnadsarbeid. Det må komme tydeleg fram kva som skal gjerast på dugnad, verdien av dette arbeidet og kven som har rekna ut verdien av dugnadsarbeidet. Det er vist til pristilbod og priskalkyle frå ulike firma i søknaden, men desse ligg ikkje ved.
o Søknadssum: Med utgangspunkt i ein totalkostnad på prosjektet på kr 1 225 0000 kan vi oppjustere søknadssummen frå 400 000 til 408 000, ber om ei tilbakemelding på det. - Universell utforming, sjå pkt. 1.3 og 1.3.2 i retningslinene / Teikningar av tiltaket, sjå pkt. 2.8 i retningslinjene: Lokala som får tilskot gjennom denne ordninga skal vere universelt utforma, og ut frå teikningane de har sendt inn kjem dette på plass for underetasjen ved gjennomføring av prosjektet. Korleis er dette for dei andre etasjane i bygget? - Rett til bruk av eigedom og anlegg, sjå retningslinjene pkt. 2.6.3. o Søkjar skal dokumentere rett til bruk av eigedom og anlegg i minimum 20 år. Retten skal ha heimel i eit av følgjande forhold: Tinglyst eigedomsrett, som skal dokumenterast av utskrift av grunnboka. Tinglyst feste/ leigeavtale og stadfesta utskrift av grunnboka For anlegg på kommunal eller fylkeskommunal grunn skal det leggjast fram ei avtale med grunneigar om bruk av denne. I søknaden har Gloppen kommune lagt inn ein merknad om at ein arbeider med frådeling av eigedommen og at oppmålingsforretning og tinglysing vert gjennomført med det første. Det er også lagt ved løyve frå teknisk kontor i kommunen. Vi ber om ei tilbakemelding på kva status er i saka pr. i dag. Om status på søknadar, og prosessen vidare Det er viktig å gjere merksam på at det at ein søknad får status «godkjend» ikkje betyr at det vert gitt tilskot, og at alle søknadane om tilskot til kulturbygg skal vidare til politisk handsaming i hovudutval for næring og kultur. Etter planen skal saka handsamast i hovudutvalet sitt møte 21. juni, og etter det vert det klart om det vert løyvd midlar til prosjektet. Vi legg saksframstillinga ut på nettsida vår www.sfj.no<http://www.sfj.no> ca. ei veke før møtet i hovudutvalet, og vedtaket vert lagt på nett same dag eller dagen etter møtet, slik at de kan sjå vedtaket der om de ynskjer det. Nye vedlegg kan sendast til postmottak.kultur@sfj.no<mailto:postmottak.kultur@sfj.no> eller direkte til mi e-postadresse. Fristen er som nemnt måndag 30. mai. Berre ta kontakt med meg om de har spørsmål til dette. Med helsing Guro Høyvik rådgjevar, nærings- og kulturavdelinga Sogn og Fjordane fylkeskommune Storehagen 1B, 6800 Førde www.sfj.no<http://www.sfj.no/> Guro.Hoyvik@sfj.no<mailto:Guro.Hoyvik@sfj.no> sentralbord: +47 57638000 mob: +47 41530608