Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging

Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging 5.0 NN44200-106, 01.06 November 2010

2010 Avaya Inc. Med enerett. Anmerkning Det har blitt gjort rimelige anstrengelser for å sikre at informasjonen i dette dokumentet er fullstendig og nøyaktig på trykketidspunktet, men Avaya påtar seg ikke ansvar for eventuelle feil. Avaya forbeholder seg retten til å gjøre endringer og rettelser i informasjonen i dette dokumentet, uten forpliktelse til å varsle personer eller organisasjoner om disse endringene. Ansvarsfraskrivelse dokumentet Avaya er ikke ansvarlig for noen endringer, tillegg eller slettinger i den opprinnelige publiserte versjonen av dette dokumentet, med mindre disse endringene, tilleggene eller slettingene er gjort av Avaya. Sluttbrukeren samtykker i å holde Avaya, Avayas agenter, utøvere og ansatte skadesløse fra alle påstander, tvistemål, krav og bedømmelser som oppstår som følge av eller i forbindelse med etterfølgende endringer, tillegg eller slettinger i dette dokumentet, i den grad det er gjort av sluttbrukeren. Ansvarsfraskrivelse koblinger Avaya er ikke ansvarlig for innholdet eller påliteligheten på nettsteder det er lagt ut koblinger til eller refereres til på dette nettstedet eller annen dokumentasjon fra Avaya. Avaya er ikke ansvarlig for nøyaktigheten til noen informasjon, uttalelser eller noe innhold som oppgis på disse nettstedene, og går ikke nødvendigvis god for produktene, tjenestene eller informasjonen som beskrives eller tilbys på disse. Avaya garanterer ikke at disse koblingene til enhver tid fungerer, og har ingen kontroll over tilgjengeligheten til koblede sider. Garanti Avaya gir en begrenset garanti for dette produktet. Se din salgsavtale for å fastsette vilkårene i den begrensede garantien. I tillegg er Avayas standard garantispråk, i tillegg til informasjon om støtte for dette produktet i garantiperioden, tilgjengelig for Avayas kunder og andre parter via Avayas nettsted for støtte: http://www.avaya.com/support. Vær oppmerksom på at hvis du har ervervet dette produktet via en autorisert Avaya-forhandler utenfor USA og Canada, er garantien gitt av den aktuelle forhandleren, ikke Avaya. Lisenser VILKÅRENE FOR PROGRAMVARELISENS SOM ER PÅ AVAYAS NETTSTED, HTTP://SUPPORT.AVAYA.COM/LICENSEINFO/, GJELDER FOR ALLE SOM LASTER NED, BRUKER OG/ELLER INSTALLERER AVAYA-PROGRAMVARE KJØPT FRA AVAYA INC., ALLE AVAYAS DATTERSELSKAPER ELLER EN AUTORISERT AVAYA-FORHANDLER (DER DETTE GJELDER), UNDER EN KOMMERSIELL AVTALE MED AVAYA ELLER EN AUTORISERT AVAYA-FORHANDLER. HVIS IKKE NOE ANNET ER AVTALT SKRIFTLIG MED AVAYA, UTVIDER IKKE AVAYA DENNE LISENSEN TIL Å GJELDE PROGRAMVARE ERVERVET FRA NOEN ANDRE ENN AVAYA, AVAYAS DATTERSELSKAPER ELLER EN AVAYA- AUTORISERT FORHANDLER, OG AVAYA FORBEHOLDER SEG RETTEN TIL Å IVERKSETTE RETTSFORFØLGELSE MOT DEG ELLER ANDRE SOM BRUKER ELLER SELGER DENNE PROGRAMVAREN UTEN LISENS. VED Å INSTALLERE, LASTE NED ELLER BRUKE PROGRAMVAREN, ELLER AUTORISERE ANDRE TIL Å GJØRE DET, SAMTYKKER DU, PÅ VEGNE AV DEG SELV OG FOR ENHETEN DU INSTALLERER, LASTER NED ELLER BRUKER PROGRAMVAREN FOR (HERETTER HENVIST TIL SOM DEG OG/ ELLER SLUTTBRUKEREN ), I DISSE VILKÅRENE OG BETINGELSENE, OG OPPRETTER EN BINDENDE KONTRAKT MELLOM DEG OG AVAYA INC. ELLER GJELDENDE AVAYA- DATTERSELSKAPER ( AVAYA ). Avaya, inkludert utvalg, ordning og utforming av innholdet, eies enten av Avaya eller Avayas lisensgivere og er beskyttet av opphavsrett og andre gjeldende lover om immaterielle rettigheter, inkludert sui generisrettigheter relatert til beskyttelse av databaser. Du kan ikke på noen måte endre, kopiere, reprodusere, republisere, laste opp, poste, overføre eller distribuere noe innhold, verken helt eller delvis, herunder kode og programvare. Uautorisert reproduksjon, overføring, formidling, lagring, og/eller bruk uten uttrykkelig skriftlig tillatelse fra Avaya kan være straffbart i henhold til gjeldende lover. Tredjepartskomponenter Bestemte programvarer eller deler av disse inkludert i produktet, kan inneholde programvare distribuert under tredjepartsavtale ( Tredjepartskomponenter ), som kan inneholde vilkår som utvider eller begrenser retten til å bruke bestemte deler av Produktet ( Tredjepartsvilkår ). Informasjon om kildekode for operativsystemet Linux (for de Produktene som har distribuert kildekode for operativsystemet Linux), og identifisering av opphavsrettsinnehaverne av Tredjepartskomponenter og Tredjepartsvilkår som gjelder for dem, er tilgjengelig på http://www.avaya.com/support/copyright/. Varemerker Varemerkene, logoene og tjenestemerkene ("Merkene") som vises på dette nettstedet, dokumentasjonen og produktene levert av Avaya, er registrerte eller uregistrerte Merker tilhørende Avaya, Avayas datterselskaper eller andre tredjeparter. Brukerne har ikke tillatelse til å bruke slike Merker uten skriftlig tillatelse fra Avaya eller tredjeparten som eier Merket. Ingenting av innholdet på dette nettstedet, i dokumentasjonen eller produktene skal oppfattes som bevilgning, ved antydning, avskjæring eller annet, av lisens eller rett på eller til Merket uten uttrykkelig skriftlig tillatelse fra Avaya eller gjeldende tredjepart. Avaya er et registrert varemerke for Avaya Inc. Alle andre varemerker tilhører de respektive eierne. Nedlasting av dokumenter For de sist oppdaterte versjonene av dokumentasjonen kan du gå til Avayas støttenettsted: http://www.avaya.com/support Kontakt Avayas støtte Avaya har et telefonnummer du kan bruke til å rapportere problemer eller stille spørsmål om produktet. Telefonnummeret til støtten er 1-800-242-2121 i USA. Hvis du trenger andre telefonnumre til støtte, se Avayas støttenettsted: http://www.avaya.com/support/. Opphavsrett Med unntak av der det uttrykkelig angis noe annet, bør det ikke gjøres bruk av materialer på dette nettstedet, dokumenter og produkter fra Avaya. Alt innhold på dette nettstedet, dokumenter og produkter fra 2 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Innhold Kapittel 1: Kundeservice...7 Få teknisk dokumentasjon...7 Få produktopplæring...7 Få hjelp fra en distributør eller forhandler...7 Få teknisk støtte fra Avayas nettsted...8 Kapittel 2: Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging...9 Arbeide med CallPilot...9 Slik bruker du håndboken...9 CallPilot-termer...10 Tilgangsnumre...10 Postboks...10 Passord...10 Slik får du hjelp...10 Taleinstrukser...10 Kontekstavhengig hjelp...11 My CallPilot...11 Trykt hjelp...11 CallPilot-tastaturkommandoer...12 Bruke standardkommandoer...12 Spille av og spille inn...13 Meldingskommandoer og postbokskommandoer...13 Alltid tilgjengelig...13 Logge deg på postboksen...13 Slik logger du deg på første gang...14 Slik logger du deg på...14 Slik logger du deg på fra en fakstelefon...14 Slik logger du deg på ved hjelp av Automatisk pålogging...14 Slik kobler du fra...15 Endre passordet...15 Slik endrer du passordet...15 Velge et sikkert passord...16 Spille inn navnet ditt...16 Slik spiller du inn en personlig presentasjon...16 Slik kan du spille av, slette eller spille inn den personlige presentasjonen på nytt...16 Slik går du tilbake til meldingene...17 Spille inn hilsener...17 Slik spiller du inn en hilsen...17 Slik kan du spille av, slette eller spille inn en hilsen på nytt...18 Slik angir du utløpsdatoen for den midlertidige hilsenen...18 Slik går du tilbake til meldingene...18 Angi en egendefinert operatør...19 Slik kontrollerer du og angir et egendefinert operatørnummer...19 Blokkere meldinger...19 Slik blokkerer du meldinger og angir funksjoner...20 Slå Automatisk pålogging av eller på...20 Gå tilbake til talekommandoer...20 Spille av meldingene...21 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 3

Slik spiller du av meldinger...21 Gå gjennom og svare på meldingene...22 Endre meldingshastighet...22 Slik spiller du av en melding saktere eller raskere...23 Endre meldingsvolum...23 Slik øker eller senker du meldingsvolumet...23 Slette og gjenopprette meldinger...23 Slik sletter du en melding...24 Slik gjenoppretter du en melding...24 Lagring av meldinger...24 Skrive ut faksmeldinger...24 Slik skriver du ut faksmeldinger...24 Slik skriver du ut fra fakstelefonen du ringer fra...25 Høre på e-postmeldingene...25 Slik går du gjennom e-postmeldingene...26 Slik endrer du innstillingene for e-postkontoen i CallPilot...26 Slik ringer du avsenderen av en melding...27 Slik ringer du avsenderen...27 Svare avsenderen...27 Slik spiller du inn et svar til avsenderen...27 Svare avsenderen og alle mottakerne...28 Slik spiller du inn et svar til avsenderen og alle mottakerne av meldingen...28 Videresende en melding...29 Slik videresender du en melding...29 Slik videresender du en faks...29 Utforme en melding...30 Slik kan du adressere, spille inn og sende en melding...30 Slik annullerer du en adresseoppføring...31 Adressere en melding...31 Slik adresserer du en melding til en lokal postboks...31 Slik adresserer du en melding i en distribusjonsliste...31 Slik adresserer du en melding til en postboks i et annet nettverksområde...32 Slik adresserer du en melding til en postboks i et systemuavhengig nettverk...32 Slik adresserer du en melding til en Internett-bruker...32 Slik adresser du en melding til en telefon eller fakstelefon...32 Adressere etter navn...33 Slik adresserer du etter navn...33 Kontrollere og redigere meldingen...33 Legge til meldingsfunksjoner...34 Slik legger du til funksjonen Haster...34 Slik legger du til funksjonen Økonomi...35 Slik legger du til funksjonen Privat...35 Slik ber du om en kvittering på meldingen...35 Slik angir du et bestemt tidspunkt for levering av meldingen...36 Legge til meldingsvedlegg...36 Slik legger du til et vedlegg i en melding...36 Slik legger du til et faksmeldingsvedlegg fra en fakstelefon...37 Ekspressbeskjed...37 Slik sender du en talemelding uten å logge deg på...37 Slik sender du en faksmelding uten å logge deg på...39 Sentralbord-oppringing...40 4 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Slik starter du en samtale mens du er pålogget...40 Slik ringer du med navnevalg mens du er pålogget...40 Slik får du tak i det egendefinerte operatørnummeret mens du er pålogget...41 Personlige distribusjonslister...41 Slik lager du en personlig distribusjonsliste...41 Slik kan du spille av, redigere eller slette en personlig distribusjonsliste...42 Automatisk varsling...43 Slik installerer du Automatisk varsling for første gang...43 Slik slår du Automatisk varsling på eller av:...44 Slik går du tilbake til meldingene...44 Arbeide med innstillinger for Automatisk varsling...44 Planlegger for Automatisk varsling...45 Slik endrer du varslingstype ved ny melding...46 Slik endrer du varslingsdagene...46 Slik endrer du varslingsklokkeslettene...47 Slå videresending av meldinger av eller på...48 Slik aktiverer eller deaktiverer du videresending av meldinger...48 Endre faksfunksjoner...49 For å endre faksfunksjoner...49 Slik slår du Automatisk utskrift av eller på...49 Slik endrer du standardskriver...50 Slik slår du utskrift av faksskilleark av eller på...50 Når det er du som ringer...50 Avbryte hilsener...51 Koble til den egendefinerte operatøren...51 Ringe via sentralbord til et annet nummer...51 Redigere de innspilte meldingene...51 Legge til funksjoner i de innspilte meldingene...52 Legge til et faksvedlegg i den innspilte meldingen...52 Slik logger du deg på etter at du har lagt igjen en beskjed...52 CallPilot-numrene dine...52 Påloggingsnumre...52 Servicenumre...53 Adresseringsprefikser...53 Tjeneste for endring av passord...53 Innholdsfortegnelse...57 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 5

6 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Kapittel 1: Kundeservice Gå til Avayas nettsted for å se fullstendig utvalg av service og støtte som Avaya kan gi. Gå til www.avaya.com eller til en av sidene som er oppgitt i de neste delene. Navigering Få teknisk dokumentasjon på side 7 Få produktopplæring på side 7 Få hjelp fra en distributør eller forhandler på side 7 Få teknisk støtte fra Avayas nettsted på side 8 Få teknisk dokumentasjon Hvis du vil laste ned og skrive ut utvalgte tekniske publikasjoner og lanseringsnotater direkte fra Internett, kan du gå til www.avaya.com/support. Få produktopplæring Pågående produktopplæring er tilgjengelig. For å få mer informasjon eller for å registrere deg kan du gå til nettstedet på www.avaya.com/support. Her kan du finne kontaktkoblinger for opplæring i navigasjonsmenyen til venstre. Få hjelp fra en distributør eller forhandler Hvis du kjøpte en serviceavtale for Avaya-produktet fra en distributør eller autorisert forhandler, kontakter du avdelingen for teknisk brukerstøtte for denne distributøren eller forhandleren. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 7

Kundeservice Få teknisk støtte fra Avayas nettsted Den enkleste og mest effektive måten å få teknisk støtte til Avaya-produkter på, er å gå til Avayas nettsted for teknisk støtte på www.avaya.com/support. 8 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Kapittel 2: Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging CallPilot fra Avaya er et avansert og svært fleksibelt kommunikasjonssystem for bedrifter, som dekker dine meldingsbehov. Du kan arbeide med CallPilot fra telefonen eller datamaskinen. Her er noen av de mange CallPilotfunksjonene du kan bruke ved å slå kommandoer på tastaturet til tastetelefonen: Spille av meldinger. Videresende og svare på meldinger. Utforme, redigere og sende meldinger. Taste og adressere etter navn eller nummer. Legge til meldingsfunksjoner som Haster, Privat eller Tidsbestemt levering. Lage personlige distribusjonslister for sending av meldinger. Motta automatisk varsling om innkommende meldinger. Motta, skrive ut og sende faksmeldinger. Høre på e-postmeldinger Slå videresending av meldinger av eller på. Enkelte funksjoner, som faksmeldinger og å høre på e-postmeldinger, er valgfrie. Systemadministratoren kan finne ut om disse er tilgjengelige for deg. Arbeide med CallPilot Slik bruker du håndboken Denne håndboken gir en detaljert beskrivelse av hvordan du arbeider med CallPilot fra tastaturet til tastetelefonen. Hvis du ønsker å bruke en funksjon eller tjeneste som er beskrevet i håndboken, men ikke får tilgang til den, kontakter du systemadministratoren. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 9

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging CallPilot-termer Tilgangsnumre Systemadministratoren gir deg tilgangsnumrene du trenger for CallPilot. Under CallPilotnumrene dine på side 52, kan du lage en grei oversikt over disse numrene. Postboks CallPilot-postboksen lagrer meldingene dine, de innspilte hilsningene, distribusjonslister og andre personlige innstillinger. Du kan når som helst logge deg på postboksen for å spille av meldingene og bruke alle de tilgjengelige CallPilot-funksjonene og -tjenestene. Systemadministratoren vil gi deg et postnummer, som vanligvis er internnummeret ditt. Passord Det personlige passordet ditt beskytter postboksen og innholdet i den. All samhandling med CallPilot er konfidensiell. Ingen andre kan få tilgang til postboksen din. Slik får du hjelp Taleinstrukser På telefonen veileder CallPilot deg med taleinstrukser for hvert trinn. Instruksene forteller deg hva du skal gjøre, eller hvilke funksjoner som er tilgjengelige, så du trenger ikke huske hvert trinn. Du kan avbryte en instruks ved å trykke tasten for neste trinn. 10 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Kontekstavhengig hjelp Kontekstavhengig hjelp Du kan trykke * på telefonen når som helst for å åpne Hjelp når du er logget på postboksen din. Du vil da høre hvilke valg som er tilgjengelige for neste trinn. My CallPilot. På datamaskinen kan du bruke det nettbaserte My CallPilot, der du får tilgang til en side med nyttig informasjon som er spesifikk for postboksfunksjonene og andre funksjoner og tjenester som er tilgjengelige for deg. Trykt hjelp I tillegg til denne brukerhåndboken finnes det et hurtigreferansekort og et kort i hendig lommeformat. Oppbevar det i nærheten av telefonen, eller ta det med deg når du reiser. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 11

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging CallPilot-tastaturkommandoer Bruke standardkommandoer CallPilot har mange standardkommandoer som er felles for alle funksjonene, så du trenger ingen hovedmeny. For eksempel er Spill av alltid 2, Spill inn er alltid 5 og Hjelp er alltid *. Hvis du 12 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Spille av og spille inn lærer deg disse standardkommandoene, kan du bruke alle CallPilot-funksjonene uten å huske hvert trinn. Spille av og spille inn Når du skal spille av meldinger, spille inn meldinger og spille inn hilsener, bruker du standardkommandoene nedenfor etter behov. Meldingskommandoer og postbokskommandoer Hvis du vil ha tilgang til flere funksjoner i meldingslisten, bruker du disse to kommandoseriene. Kommandoer du bruker for den gjeldende meldingen, begynner med 7. Kommandoer du bruker for å administrere postboksen, begynner med 8. Alltid tilgjengelig Trykk * når som helst for å åpne kontekstavhengig Hjelp. Trykk # for å stoppe avspilling eller innspilling, avbryte et menyvalg, avslutte datainnskriving eller avslutte adressering. Logge deg på postboksen Du må ha et tilgangsnummer for CallPilot Multimedia Messaging og ditt eget postboksnummer og passord for å logge deg på CallPilot-postboksen. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 13

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Systemadministratoren gir deg disse numrene og eventuelle andre numre du trenger for CallPilot-funksjonene og tjenestene. Under CallPilot-numrene dine på side 52, kan du lage en grei oversikt over disse numrene. Slik logger du deg på første gang Systemadministratoren gir deg et midlertidig passord som du endrer første gangen du logger deg på. 1. Velg et nytt passord. Se Endre passordet på side 15. 2. Bruk det midlertidige passordet, og følg påloggingstrinnene nedenfor. 3. Følg instruksjonene når du blir bedt om å angi det nye passordet. Se Endre passordet på side 15. Slik logger du deg på Du kan logge deg på postboksen fra alle tastetelefoner. Når du logger deg på fra din egen telefon, kan du kanskje trykke en meldingstast i stedet for å taste tilgangsnummeret. 1. Tast tilgangsnummeret for CallPilot Multimedia Messaging, eller trykk meldingstasten på telefonen. 2. Skriv inn postboksnummeret ditt, og trykk #. Hvis du bruker din egen telefon, trykker du bare #. 3. Skriv inn passordet, og trykk #. Du er nå i postboksen din og kan bruke alle meldingslistekommandoene. Slik logger du deg på fra en fakstelefon Du kan logge deg på postboksen fra en fakstelefon med tilgangsnummeret for fakstelefon. Følg de trinnene for pålogging som står beskrevet ovenfor. Hvis du vil ha detaljert informasjon om utskrift fra en fakstelefon, se Skrive ut faksmeldinger på side 24. Slik logger du deg på ved hjelp av Automatisk pålogging Automatisk pålogging er en funksjon som gjør påloggingen enklere ved at du ikke trenger angi postboks og passord. Systemadministratoren kan godkjenne sikre numre for Automatisk 14 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Slik kobler du fra pålogging, for eksempel nummeret på kontortelefonen eller hjemmetelefonen. Se Slå Automatisk pålogging av eller på på side 20. Hvis du vil ha tilgang til postboksen når Automatisk pålogging er slått på, må du taste tilgangsnummeret for CallPilot eller trykke meldingstasten ved et av de spesifiserte numrene for Automatisk pålogging. Slik kobler du fra Når du er ferdig med CallPilot-økten, trykker du 8 3 for å koble fra eller legger på. Endre passordet Første gang du logger deg på, må du angi et nytt passord som er forskjellig fra det du først ble tildelt. Etter det kan du endre passordet så ofte som nødvendig. Systemadministratoren angir minimumslengden for passord. Slik endrer du passordet 1. Trykk 8 4 mens du er pålogget postboksen. 2. Skriv inn det gjeldende passordet, og trykk #. Merknad: Det kan hende du vil se streker i stedet for tall hvis du har en telefon med display. 3. Skriv inn det nye passordet, og trykk #. 4. Skriv inn det nye passordet på nytt, og trykk #. Hvis passordet utløper, må du følge trinnene for endring av passord. Hvis du glemmer passordet, kan systemadministratoren gi deg et midlertidig passord. Logg deg på med det midlertidige passordet, og endre det umiddelbart. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 15

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Velge et sikkert passord CallPilot hindrer deg i å bruke enkelte passord hvis de er for korte eller for enkle, eller hvis du har brukt det samme passordet nylig. CallPilot krever også at du endrer passordet etter en fast tidsplan angitt av systemadministratoren. Sikre postboksen ved å velge passord som ikke er lette å finne frem til. Når du velger passord, bør du finne et system som er enkelt å huske for deg, men vanskelig å gjette seg til for andre. Du kan for eksempel lage et unikt passord som er lett å huske, ved å kombinere bokstaver og tall på telefontastaturet. Spille inn navnet ditt Den personlige presentasjonen brukes i hilsener og adresserte meldinger og i Ekspressbeskjed, Navnevalg og Automatisk varsling. Slik spiller du inn en personlig presentasjon 1. Når du er logget på postboksen, trykker du 8 2 for Hilsener og deretter 9 for å spille inn navnet ditt. 2. Når du får en instruks, taster du inn postboksnummeret ditt og trykker #. Du vil høre det nåværende innspilte navnet, hvis det finnes. 3. Trykk 5 for å spille inn. Vent på tonen, og spill deretter inn navnet ditt. 4. Trykk # for å avslutte innspillingen. Slik kan du spille av, slette eller spille inn den personlige presentasjonen på nytt Du kan spille av, slette eller spille inn den personlige presentasjonen på nytt på samme måte som hilsenene. Se Spille inn hilsener på side 17. Hvis du sletter den personlige 16 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Slik går du tilbake til meldingene presentasjonen, vil innringerne bare høre postboksnummeret eller navnet ditt stavet med én bokstav av gangen. Slik går du tilbake til meldingene Når du er ferdig med å spille inn den personlige presentasjonen, trykker du 4. Spille inn hilsener Du kan spille inn eksterne, interne og midlertidige hilsener. De som ringer inn til bedriften utenfra, vil høre den eksterne hilsenen, mens de som ringer inne fra bedriften, vil høre den interne hilsenen. Hvis du ikke spiller inn en intern hilsen, vil alle innringere høre den eksterne hilsenen. Du kan spille inn en midlertidig hilsen for å fortelle innringerne at du ikke er på kontoret. Hvis du spiller inn en midlertidig hilsen, hører alle innringerne den. Gi innringerne opplysninger om klokkeslett eller dato for fraværet ditt, og om når du vil hente inn meldingene dine. Du kan angi at postboksen ikke skal ta imot meldinger mens du er borte. Se Blokkere meldinger på side 19. Lag korte og informative hilsener, og snakk tydelig. Kontroller alle hilsenene ved å ringe ditt eget nummer fra både en ekstern og en intern telefoner. Slik spiller du inn en hilsen 1. Trykk 8 2 mens du er pålogget postboksen. 2. Trykk 1 for ekstern hilsen, 2 for intern hilsen eller 3 for midlertidig hilsen. 3. Trykk 5 for å spille inn. Vent på tonen, og spill deretter inn hilsenen din. 4. Trykk # for å avslutte innspillingen. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 17

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Slik kan du spille av, slette eller spille inn en hilsen på nytt Når du har funnet frem til hilsenen, kan du spille den av, slette den eller spille den inn på nytt. Trykk 2 for å spille av hilsenen. Trykk 7 6 for å slette hilsenen. Hvis du vil spille inn hilsenen på nytt eller legge til noe i den, trykker du 5 når du er ved punktet i hilsenen du ønsker å begynne fra. Spill inn den nye hilsenen, og trykk deretter #. Slik angir du utløpsdatoen for den midlertidige hilsenen Du kan angi utløpsmåned, -dato og -klokkeslett for den midlertidige hilsenen. Når den midlertidige hilsenen utløper, vil innringerne høre den eksterne eller interne hilsenen. 1. Hvis du vil angi utløpsdatoen, trykker du 9 når du har funnet frem til den midlertidige hilsenen. 2. Angi måned, dato og klokkeslett, og trykk # etter hver oppføring. Hvis du vil bruke gjeldende måned eller dato, trykker du bare #. Hvis klokkeslettet du vil angi, er 9.00, trykker du 9 0 0 #. Trykk 1 for a.m. og 2 for p.m. Utløpsklokkeslettet vil bli 9.00 i den tidssonen postboksen befinner seg i. Utløpsklokkeslettet er som standard ett minutt etter midnatt på den angitte datoen. Trykk # for å bruke standarden. Hvis du ikke vil ha en utløpsdato, trykker du ###. Hvis du ikke angir en utløpsdato, eller hvis du trykker # for måned, dato og klokkeslett, vil den midlertidige hilsenen være aktiv helt til du sletter den. Slik går du tilbake til meldingene Når du er ferdig med å spille inn hilsenene, trykker du 4. 18 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Angi en egendefinert operatør Angi en egendefinert operatør Du kan gi innringerne valget mellom å legge igjen en beskjed eller snakke med en av assistentene eller kollegene dine. Ta med i hilsenen at innringerne må taste 0 hvis de vil snakke med denne personen i ditt fravær. Det egendefinerte operatørnummeret er nummeret til den personen innringerne kommer til når de trykker 0. Spør systemadministratoren om denne funksjonen er tilgjengelig for deg. Slik kontrollerer du og angir et egendefinert operatørnummer 1. Mens du er logget på postboksen, trykker du 8 0 for postboksfunksjonene og deretter 1 for å se gjennom det egendefinerte operatørnummeret. En instruks gir deg det nåværende egendefinerte operatørnummeret. 2. Tast inn det nye egendefinerte operatørnummeret, og trykk #. Blokkere meldinger I en kortere periode kan du forhindre at anroper legger igjen beskjeder i postboksen din. Du kan velge å overføre innringere til en operatør eller bryte forbindelsen. Når meldingsblokkering er aktivert, bør du for høflighets skyld spille inn en midlertidig hilsen med informasjon om fraværet ditt og hva innringerne kan gjøre. Spør systemadministratoren om meldingsblokkering er tilgjengelig for deg. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 19

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Slik blokkerer du meldinger og angir funksjoner 1. Trykk 8 0 for å gå til postboksfunksjonene, og trykk deretter 7 for meldingsblokkering. 2. Slå meldingsblokkering av eller på: Hvis du vil at meldingsblokkering skal være slått på hele tiden, trykker du 1. Hvis du vil slå av meldingsblokkering, trykker du 2. Hvis du vil blokkere meldinger bare når du bruker en midlertidig hilsen, trykker du 3. 3. Trykk 1 for å la innringere snakke med den egendefinerte operatøren du har angitt. Du kan også trykke 2 for å koble fra innringere etter hilsenen. Slå Automatisk pålogging av eller på Spør systemadministratoren om Automatisk pålogging er tilgjengelig for deg. Se Slik logger du deg på ved hjelp av Automatisk pålogging på side 14. 1. Mens du er logget på postboksen, trykker du 8 0 for postboksfunksjonene og deretter 4 for Automatisk pålogging. 2. Trykk 1 for å slå Automatisk pålogging på, eller trykk 2 for å slå den av. Gå tilbake til talekommandoer Hvis du er logget på postboksen via taleaktiverte meldinger og midlertidig bytter til tastaturkommandoer, kan du enkelt gå tilbake til talekommandoer. Trykk 8 5 for CallPilot-verktøy og deretter 4 for å gå tilbake til taleaktiverte meldinger. 20 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Spille av meldingene Spille av meldingene CallPilot varsler deg når du har nye meldinger. Det kan skje ved hjelp av et lys for ventende melding på telefonen, eller ved at du hører en spesiell ringetone når du løfter av røret. Funksjonen er tilgjengelig for tale-, faks-, tale- og faks-, eller e-postmeldinger. E- postmeldinger finnes i en egen liste. Se Høre på e-postmeldingene på side 25. Spør systemadministratoren om faks- og e-postfunksjonene er tilgjengelige for deg. Postbokssammendraget forteller deg om hvor mange nye tale- og faksmeldinger det er i meldingslisten, og om noen av dem haster. Sammendraget forteller deg også om det finnes innspilte meldinger som ikke er sendt, og om det har vært skrevet ut faksmeldinger. Hvert meldingshode viser navnet på avsenderen og mottaksdato og -klokkeslett for når meldingen kom til postboksen. For fakser vises ID og utskriftsstatus. Slik spiller du av meldinger Når du logger deg på CallPilot, hører du først postbokssammendraget og deretter meldingshodet for den første nye meldingen. Meldingenes rekkefølge angis av administratoren eller av deg i CallPilot. (Hvis Automatisk avspilling er aktivert, spilles meldingene dine av automatisk.) 1. Når du er i meldingslisten, kan du gå til hvilken som helst melding og spille den av. Trykk 2 for å spille av gjeldende melding. Trykk 6 for å gå til neste melding og 4 for å gå til den forrige meldingen. Hvis du vil gå til en bestemt melding, trykker du 8 6, skriver inn meldingsnummeret og trykker deretter #. Hvis du er på slutten av meldingslisten og vil starte på nytt, trykker du 6. 2. Når du har spilt av meldingene og vil koble deg fra CallPilot, trykker du 8 3 eller legger på. Du kan også velge å fortsatt være pålogget og bruke andre meldingsfunksjoner. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 21

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Gå gjennom og svare på meldingene Når du spiller av en melding, kan du bruke følgende meldingskommandoer: Hvis du vil gå fem sekunder bakover i meldingen, trykker du 1. Hvis du vil gå fem sekunder fremover i meldingen, trykker du 3. Trykk # for å ta pause, og trykk 2 for å fortsette. Hvis du vil senke hastigheten på en melding, trykker du 2 1. Hvis du vil øke hastigheten, trykker du 2 3. Du kan øke hastigheten til tre ganger raskere enn standard hastighet, og du kan senke den til to ganger saktere enn standard hastighet. Hvis du vil senke meldingsvolumet, trykker du 2 4, hvis du vil øke meldingsvolumet, trykker du 2 6. Du kan øke volumet til tre ganger høyere enn standard volum, og senke det til to ganger lavere enn standard volum. Den neste gangen du logger deg på, vil meldingsvolumet være på standardnivået. Før, under og etter at du har spilt av en melding, kan du bruke disse meldingskommandoene: Trykk 7 2 hvis du vil spille av meldingskonvolutten. Hvis du vil merke meldingen for sletting og gå til neste melding når du logger deg av, trykker du 7 6. Hvis du vil gjenopprette den slettede meldingen (før du kobler fra), går du tilbake til meldingen og trykker 7 6. Trykk 7 7 hvis du vil skrive ut en faksmelding. Se Skrive ut faksmeldinger på side 24. Hvis du vil svare på meldingen, se Slik ringer du avsenderen av en melding på side 27, Svare avsenderen på side 27, Svare avsenderen og alle mottakerne på side 28 og Videresende en melding på side 29. Trykk 7 * for å åpne Hjelp om meldingskommandoer. Endre meldingshastighet Du kan endre hastigheten til en melding mens du spiller den av. Hvis innringeren for eksempel snakker veldig raskt, kan du senke hastigheten på meldingen. 22 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Slik spiller du av en melding saktere eller raskere Slik spiller du av en melding saktere eller raskere Mens du spiller av en melding, trykker du 2 1 for å senke hastigheten og 2 3 for å øke hastigheten. Du kan øke hastigheten til tre ganger raskere enn standard hastighet, og du kan senke den til to ganger saktere enn standard hastighet. Endre meldingsvolum Du kan endre volumet til en melding mens du spiller den av. Hvis du for eksempel spiller av meldingene i bråkete omgivelser, kan du øke volumet for å høre bedre. Når du er logget på CallPilot, spilles alle meldingene av med volumet du har angitt, med mindre du endrer innstillingen. Den neste gangen du logger deg på, vil meldingsvolumet være på standardnivået. Slik øker eller senker du meldingsvolumet Når du spiller av en melding, trykker du 2 4 for å senke volumet eller 2 6 for å øke volumet. Du kan øke volumet til tre ganger høyere enn standard volum, og senke det til to ganger lavere enn standard volum. Slette og gjenopprette meldinger Du kan slette og gjenopprette (angre sletting av) meldinger før, under og etter at du har spilt av meldingen. Slettede meldinger fjernes fra postboksen når CallPilot-økten er ferdig. Du kan ikke gjenopprette en melding etter at du har koblet fra. Merknad: Administratoren kan konfigurere CallPilot til automatisk å slette uleste meldinger etter en angitt periode. Kontakt administratoren for å få mer informasjon. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 23

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Slik sletter du en melding Når du er i en melding, trykker du 7 6 for å merke den for sletting når du logger deg av, og gå til neste melding. Slik gjenoppretter du en melding Før du kobler fra, går du tilbake til meldingen som er merket for sletting, og trykker 7 6 for å gjenopprette den. Lagring av meldinger De avspilte meldingene dine slettes automatisk i henhold til en tidsplan satt opp av systemadministratoren. Du kan gå gjennom automatisk slettede meldinger og gjenopprette dem. Hvis du ønsker å gjenopprette en melding som er slettet automatisk når du blir bedt om det, trykker du 7 6. Spør systemadministratoren om denne funksjonen er tilgjengelig for deg. Skrive ut faksmeldinger I CallPilot kan du motta en faksmelding i postboksen og skrive ut faksen på et angitt faksnummer. En faksmelding kan være bare en faks eller en faks som er lagt ved en talemelding. En talemelding kan ha mer enn ett faksvedlegg. Spør systemadministratoren om faksfunksjonen er tilgjengelig for deg. Hvis du vil angi et standard faksnummer eller velge Automatisk utskrift, se Endre faksfunksjoner på side 49. Slik skriver du ut faksmeldinger Du kan skrive ut én bestemt faksmelding eller alle faksene. 24 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Slik skriver du ut fra fakstelefonen du ringer fra 1. Trykk 7 7 for å skrive ut mens du er i en melding som er en faks, eller som har et faksvedlegg. Hvis du bare vil skrive ut denne faksen, trykker du 1. Hvis du vil skrive ut alle faksene som ikke er skrevet ut, etter at du har spilt av meldingene, trykker du 2. Hvis du vil skrive ut alle faksene i postboksen, trykker du 3. 2. Fortell CallPilot hvor faksen skal skrives ut. Skriv inn faksnummeret for utskrift, og trykk #. Hvis du vil skrive ut på det faksnummeret som er standard, trykker du #. Se Endre faksfunksjoner på side 49. 3. Når CallPilot bekrefter valget, trykker du #. Slik skriver du ut fra fakstelefonen du ringer fra Du kan skrive ut fra fakstelefonen du ringer fra, ved å logge deg på postboksen fra fakstelefonen med tilgangsnummeret for fakstelefon. Skriv ut fakser på slutten av postboksøkten. CallPilot kobler fra når faksutskriften starter. 1. Logg på fra en telefonfaks ved hjelp av tilgangsnummeret for fakstelefonen. 2. Trykk 7 7 for å skrive ut mens du er i en melding som er en faks, eller som har et faksvedlegg. Hvis du bare vil skrive ut denne faksen, trykker du 1. Hvis du vil skrive ut alle faksene som ikke er skrevet ut, etter at du har spilt av meldingene, trykker du 2. Hvis du vil skrive ut alle faksene i postboksen, trykker du 3. 3. Trykk 0 # når du får beskjed om å skrive inn faksnummeret. 4. Trykk Send eller Start på fakstelefonen. Høre på e-postmeldingene Du kan kontrollere om du har nye e-postmeldinger mens du er logget på CallPilot. Du kan raskt skanne gjennom e-postlisten for å høre avsender og emne for hver e-postmelding. Du kan høre på tekstinnholdet i e-posten, og du kan skrive ut e-posten på en faksmaskin. Spør systemadministratoren om denne funksjonen er tilgjengelig for deg. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 25

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Slik går du gjennom e-postmeldingene 1. Når du er logget på CallPilot, trykker du 8 9 for å bytte fra talemeldingslisten til e- postmeldingslisten. CallPilot begynner å hente nye e-postmeldinger i innboksen. 2. Mens du venter, kan du trykke 8 9 for å gå tilbake til talemeldingene. Trykk 8 9 på nytt for å gå til e-postmeldingene. Når e-postmeldingene er klare, forteller CallPilot deg hvor mange nye e-postmeldinger du har. 3. Hør på meldingshodeinformasjonen i den første nye e-posten. Du hører avsenders navn, emne og dato og klokkeslett for når meldingen ble hentet. Du kan høre på meldingen eller trykke 6 for å gå til den neste nye e-posten. 4. Trykk 2 for å høre på tekstinnholdet i meldingen. Bruk standard avspillingskommandoer for å ta pause, gå bakover eller fremover og for å endre hastighet og volum. Se Spille av meldingene på side 21. Hvis du vil merke meldingen for sletting når du logger av, trykker du 7 6. Trykk 7 7 for å skrive ut en e-postmelding på en faksmaskin. Skriv inn faksnummer, og trykk #, eller trykk # hvis du vil skrive ut på det faksnummeret som er standard. Hvis du ringer fra en fakstelefon, trykker du 0 # når du blir bedt om å angi faksnummeret, og deretter trykker du Send eller Start på fakstelefonen. 5. Når du er ferdig med å gå gjennom e-postmeldingene, trykker du 8 9 for å gå tilbake til talemeldingene. Merknad: Meldingshodeinformasjonen spilles kanskje ikke av hvis e-posten ble sendt på et språk som ikke er kodet for oversetting til språket som er angitt i språkinnstillingene dine. Merknad: Hvis du vil videresende eller svare på e-postmeldinger og skrive nye e-postmeldinger, må du gå til e-postmeldingene via datamaskinen, enten ved å logge deg på e- postprogrammet eller ved å klikke kategorien for e-post i My CallPilot. Slik endrer du innstillingene for e-postkontoen i CallPilot Du forteller CallPilot hvordan du ønsker at e-postmeldingene skal behandles, ved å endre innstillingene i My CallPilot. Når du endrer e-postpassordet, må du oppdatere det i My CallPilot. Du kan velge om en mannsstemme eller kvinnestemme skal lese opp meldingene. 26 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Slik ringer du avsenderen av en melding Slik ringer du avsenderen av en melding Du kan ringe avsenderen hvis CallPilot gjenkjenner nummeret. Slik ringer du avsenderen 1. Hvis du vil ringe avsenderen etter at du har lyttet til en melding, eller mens den spilles av, trykker du 9. 2. Snakk med avsenderen eller legg igjen en beskjed. 3. Legg på når du er ferdig. Det kan hende du kan gå tilbake til meldingene uten å legge på og logge deg på igjen. Merknad: Du kan avslutte økten ved å gå tilbake til meldingen og deretter legge på. Hvis du ikke går tilbake til meldingen før du legger på, avsluttes økten etter to og et halvt minutt. Svare avsenderen Du kan spille inn et svar til avsenderen hvis CallPilot gjenkjenner nummeret. Slik spiller du inn et svar til avsenderen 1. Hvis du vil svare avsenderen etter at du har lyttet til en melding, eller mens den spilles av, trykker du 7 1. Svaret ditt adresseres automatisk. Du trenger ikke oppgi navn eller nummer. 2. Trykk 5 for å spille inn svaret ditt. Vent på tonen før du begynner å spille inn. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 27

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging 3. Trykk # for å avslutte innspillingen av svaret. Hvis du vil kontrollere meldingen, se Kontrollere og redigere meldingen på side 33. Hvis du vil legge til funksjoner, se Legge til meldingsfunksjoner på side 34. Hvis du vil legge til vedlegg, se Legge til meldingsvedlegg på side 36. 4. Trykk 7 9 for å sende meldingen. Svare avsenderen og alle mottakerne Du kan spille inn et svar til avsenderen og alle mottakerne hvis CallPilot gjenkjenner numrene. Slik spiller du inn et svar til avsenderen og alle mottakerne av meldingen 1. Hvis du vil svare avsenderen og alle mottakerne etter at du har lyttet til en melding, eller mens den spilles av, trykker du 7 4. Svaret ditt adresseres automatisk. Du trenger ikke oppgi navn eller numre. Hvis du vil spille av listen over mottakere som svaret vil bli sendt til, trykker du 7 2. 2. Trykk 5 for å spille inn svaret ditt. Vent på tonen før du begynner å spille inn. 3. Trykk # for å avslutte innspillingen av svaret. Hvis du vil kontrollere meldingen, se Kontrollere og redigere meldingen på side 33. Hvis du vil legge til funksjoner, se Legge til meldingsfunksjoner på side 34. Hvis du vil legge til vedlegg, se Legge til meldingsvedlegg på side 36. 4. Trykk 7 9 for å sende meldingen. 28 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Videresende en melding Videresende en melding Du kan videresende en melding til en annen postboks, til en distribusjonsliste eller til et telefonnummer. Du kan også spille inn en innledning til den opprinnelige meldingen. Du kan ikke videresende meldinger som er merket Privat. Slik videresender du en melding 1. Hvis du vil videresende en melding etter at du har lyttet til den, eller mens den spilles av, trykker du 7 3. 2. Skriv inn nummeret du vil videresende meldingen til, og trykk #. Gjenta dette trinnet for hvert nummer du vil videresende meldingen til. Hvis du vil vite mer om adressering av meldinger, se Adressere en melding på side 31, og Adressere etter navn på side 33. Hvis du må annullere en adresse, se Slik annullerer du en adresseoppføring på side 31. 3. Når du er ferdig med å skrive inn adresser, trykker du # én gang til for å avslutte listen. 4. Trykk 5 hvis du vil spille inn en innledning. Vent på tonen før du begynner å spille inn. 5. Trykk # for å avslutte innspillingen av innledningen. Hvis du vil kontrollere meldingen, se Kontrollere og redigere meldingen på side 33. Hvis du vil legge til funksjoner, se Legge til meldingsfunksjoner på side 34. Hvis du vil legge til vedlegg, se Legge til meldingsvedlegg på side 36. 6. Trykk 7 9 for å sende meldingen. Slik videresender du en faks Du kan videresende fakser på samme måte som du videresender talemeldinger, for eksempel ved å legge til en innledning. Mottakerne må ha faksfunksjonen tilgjengelig i postboksen for å kunne motta faksmeldinger. CallPilot varsler deg hvis faksmeldingen ikke ble levert. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 29

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Følg de samme trinnene som ovenfor. Når du sender faksen, vil CallPilot sende en side med meldingshode for videresendt faks som viser den nye mottakeren og navnet eller nummeret ditt som avsender. Utforme en melding Når du utformer en melding, må du først adressere den. Deretter leser du den inn, og så sender du den. Du kan adressere meldingen til én eller flere personer, distribusjonslister eller telefoneller faksnumre. Før du sender meldingen, kan du redigere den og legge til meldingsfunksjoner. Du kan også legge ved andre meldinger, inkludert fakser, i den nye meldingen og sende dem sammen. Slik kan du adressere, spille inn og sende en melding Du adresserer meldingen til én eller flere mottakere før du starter innspillingen. En adresse er vanligvis et postboksnummer eller et distribusjonslistenummer. Du kan også adressere meldinger til andre numre eller ved å stave personens navn. 1. Trykk 7 5 mens du er pålogget postboksen. 2. Skriv inn den første adressen, og trykk deretter #. 3. Fortsett å skrive inn adresser etterfulgt av #. Se Adressere en melding på side 31, og Adressere etter navn på side 33. Hvis du må annullere en adresse, se Slik annullerer du en adresseoppføring nedenfor. 4. Når du er ferdig med å skrive inn adresser, trykker du # én gang til for å avslutte listen. 5. Trykk 5 for å spille inn meldingen. Vent på tonen før du begynner å spille inn. 6. Trykk # for å avslutte innspillingen. Hvis du vil kontrollere meldingen, se Kontrollere og redigere meldingen på side 33. Hvis du vil legge til funksjoner, se Legge til meldingsfunksjoner på side 34. Hvis du vil legge til vedlegg, se Legge til meldingsvedlegg på side 36. 7. Trykk 7 9 for å sende meldingen. 30 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Slik annullerer du en adresseoppføring Slik annullerer du en adresseoppføring Du kan annullere en oppført adresse når du befinner deg på trinn 2 ovenfor. Når du har trykt # for siste gang på slutten av listen, kan du ikke annullere oppføringer. Hvis du annullerer et distribusjonslistenummer, vil hele distribusjonslisten slettes fra adresselisten. 1. Trykk 0 # for å annullere den forrige adressen du førte opp i listen. 2. Gjenta dette trinnet for hver adresse du vil annullere, og slett en oppføring om gangen fra slutten av listen. 3. Gå tilbake til trinn 3 ovenfor. Adressere en melding Du kan adressere meldingene til lokale postbokser og distribusjonslister. Det kan også hende at du kan adressere meldinger til postbokser i andre områder (nettverk), til andre talepostsystemer (systemuavhengige nettverk), til Internett-brukere og til mottakere med telefoner eller fakstelefoner uten talepost. Hvis du vil vite hvilke prefiks du må bruke, trykker du * for å åpne Hjelp når du adresserer, eller spør systemadministratoren. Under CallPilotnumrene dine på side 52, kan du lage en oversikt over disse numrene. Når CallPilot ber deg om å angi et postboksnummer, skriver du inn det riktige prefikset hvis dette kreves, og deretter nummeret. Når alle nødvendige adresser er skrevet inn, går du tilbake til trinn 3 under Slik kan du adressere, spille inn og sende en melding på side 30. Slik adresserer du en melding til en lokal postboks Skriv inn postboksnummeret, og trykk #. Slik adresserer du en melding i en distribusjonsliste Skriv inn distribusjonslistenummeret, og trykk #. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 31

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Slik adresserer du en melding til en postboks i et annet nettverksområde Skriv inn nettverksprefikset etterfulgt av postboksnummeret, og trykk #. Slik adresserer du en melding til en postboks i et systemuavhengig nettverk Skriv inn prefikset for det systemuavhengige nettverket etterfulgt av systemets tilgangstelefonnummer, og trykk #. Bruk de samme prefiksene som du bruker for en lokal- eller fjernsamtale fra telefonen din. Skriv inn postboksnummeret, og trykk #. Slik adresserer du en melding til en Internett-bruker Skriv inn SMTP-prefikset (Simple Mail Transfer Protocol) og mottakerens nummer som en sammenhengende rekke av sifre, og trykk #. Slik adresser du en melding til en telefon eller fakstelefon Du kan adressere eller sende innspilte meldinger til en telefon, og du kan sende faksmeldinger til en fakstelefon. Skriv inn prefikset (hvis dette kreves) etterfulgt av mottakerens telefon- eller faksnummer, og trykk #. Når du sender en melding til en person på et telefonnummer, ringer CallPilot personens telefon og annonserer at det er en melding fra deg. Systemet kan fortelle mottakeren hvilken tast han må trykke for å høre meldingen, eller meldingen kan spilles av automatisk. Mottakeren kan svare ved å spille inn en svarmelding. Hvis du sender en blandet tale- og faksmelding, leverer CallPilot tale- eller faksdelen, eller begge, avhengig av hvilke typer meldinger mottakeren kan motta. CallPilot varsler deg hvis enten tale- eller faksdelen ikke kunne leveres. 32 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Adressere etter navn Adressere etter navn Du kan skrive inn en adresse ved å stave et personnavn på telefontastaturet i stedet for å skrive inn et nummer. Navneadressering kan brukes til å adressere en melding, lage en distribusjonsliste, aktivere Ekspressbeskjed og ringe opp via sentralbord. Når alle nødvendige adresser er skrevet inn, går du tilbake til trinn 3 under Slik kan du adressere, spille inn og sende en melding på side 30. Slik adresserer du etter navn 1. Når CallPilot ber om et postboksnummer, skriver du inn navneadresseringsprefikset. Hvis du ikke vet hvilket prefiks du skal bruke, trykker du *. 2. Stav etternavnet og deretter fornavnet. Trykk 7 for Q og 9 for Z. Hvis du for eksempel vil nå "Quinn, Bob", taster du 78466262. Hvis du ikke kjenner hele navnet, skriver du inn et par av de første bokstavene og trykker #. Velg fra listen over mulige treff for navnet. 3. Du kan avslutte stavingen så snart systemet varsler om et treff. Du trenger ikke trykke #. Meldingen adresseres automatisk med postboksnummeret for dette navnet. 4. Hvis navnet er en del av en adresseliste, fortsetter du å skrive inn adresser. Når du er ferdig, trykker du # for å avslutte listen. Kontrollere og redigere meldingen Når du har spilt inn meldingen, kan du kontrollere den før du sender den. Hvis du vil spille av meldingen eller endre den, må du bruke en av disse standardkommandoene: Trykk 2 for å spille av meldingen. Hvis du vil gå fem sekunder bakover i meldingen, trykker du 1. Hvis du vil gå fem sekunder fremover i meldingen, trykker du 3. Trykk # for å ta pause, og trykk 2 for å fortsette. Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 33

Bruke Avaya CallPilot Multimedia Messaging Hvis du vil spille av meldingskonvolutten, inkludert mottakerlisten, trykker du 7 2. Hvis du vil senke hastigheten på en melding, trykker du 2 1. Hvis du vil øke hastigheten, trykker du 2 3. Du kan øke hastigheten til tre ganger raskere enn standard hastighet, og du kan senke den til to ganger saktere enn standard hastighet. Hvis du vil senke meldingsvolumet, trykker du 2 4, hvis du vil øke meldingsvolumet, trykker du 2 6. Du kan øke volumet til tre ganger høyere enn standard volum, og senke det til to ganger lavere enn standard volum. Den neste gangen du logger deg på, vil meldingsvolumet være på standardnivået. Hvis du vil merke meldingen for sletting og gå til neste melding når du logger av, trykker du 7 6. Hvis du vil gjenopprette den slettede meldingen (før du kobler fra), går du tilbake til meldingen og trykker 7 6. Hvis du vil spille inn meldingen på nytt eller legge til noe i den, trykker du 5 når du er ved punktet i meldingen du ønsker å begynne fra. Spill inn den nye meldingen, og avslutt ved å trykke #. Den nye innspillingen spilles over den gamle fra punktet der du begynte å spille inn på nytt. Legge til meldingsfunksjoner Når du lager en melding, kan du oppgi at den skal behandles på en spesiell måte. Meldingsfunksjoner er Haster, Økonomi, Privat, Kvittering og Tidsbestemt levering. En melding kan ikke merkes med både Haster og Økonomi. Før du sender meldingen, kan du spille av meldingskonvolutten for å kontrollere funksjonene. Dette gjøres ved å trykke 7 2. Slik legger du til funksjonen Haster Når du sender en melding som er merket Haster, varsles mottakeren i postbokssammendraget og meldingshodet om at det er en hastemelding. 34 Brukerveiledning for Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010