www.tvers.no Årsmelding for IKT Agder IKS 2012 Besøksadresse: Fylkeshuset Ragnvald Blakstads v 1 4838 Arendal Postadresse: IKT Agder IKS Postboks 788 Stoa 4809 Arendal ÅRSMELDING
ÅRSMELDING 2012 Forord 2012 har vært et godt år for IKT Agder. Den positive utviklingen selskapet har hatt de senere år når det gjelder målt kundetilfredshet er videreført og forsterket i 2012. Selskapet leverer et solid økonomisk resultat. Dette viser at kostnadseffektiviteten i selskapet har utviklet seg i positiv retning. IKT Agder har i løpet av 2012 ansatt ny daglig leder. Ledelsen har tatt et solid grep om styringen av selskapet og bidratt til økt tillit til selskapet hos kunder, ansatte og eiere. Sykefraværet har gått ned og medarbeiderundersøkelsen viser at arbeidsmiljøet oppleves som godt. Vi ser samtidig at IKT Agder har utfordringer på flere områder: - Selskapet skal framstå som et effektivt redskap for å holde kommunenes IKT kostnader på et konkurransedyktig nivå - Tjenestene skal videreutvikles i tråd med kunders og eieres forventninger og teknologiske muligheter - Selv om kundetilfredsheten samlet sett er høy må det gjøres en innsats for å styrke kundeopplevelsen for noen kundegrupper - Kompetansenivå og trivsel hos de ansatte må vedlikeholdes og videreutvikles. Selskapet må framstå som en attraktiv arbeidsplass. Det er styrets oppfatning at selskapet i 2012 har lagt et godt grunnlag for å møte disse utfordringene. Det er grunn til å takke selskapets ledelse og medarbeidere for innsatsen de har gjort og de resultatene de har oppnådd i løpet av 2012. Det er også grunn til å takke samarbeidspartnere hos leverandører og kunder som konstruktivt bidrar til at selskapet kan realisere sin visjon utvikling i samarbeid. Kurt Birkeland Styreleder ÅRSMELDING 2012 I side 3
Innhold Forord 3 Innledning 5 Visjon og verdier 4 Representantskap 5 Styret 5 Organisering 6 Personal- og lønnsforhold 7 Likestilling 7 Fravær 7 Miljø 8 Tjenesteutvikling/kundeprosjekter 8 Pensjonsforpliktelser 9 Økonomi 10 Brukerundersøkelse 11 Medarbeidertilfredshet 11 Vedlegg 1- Årsregnskap Agder IKT Driftssenter IKS 2012 16 Resultatregnskap 2012 13 Balanse pr. 31.12.12 13 Noter 15 Vedlegg 2 - Revisors beretning 2012 24 Vedlegg 3 - Informasjon om selskapet 26 Daglig leder 26 Avdeling Stab 29 Avdeling Service 30 Avdeling Drift 32 Avdeling Prosjekt 33 Vedlegg 4 - Oppsummering fra årlige evalueringsmøter for oppfølging av service level of agreement (SLA) 34 Innledning Selskapet kom i operativ drift 1. februar 2003, og registrert under navnet Agder IKT Driftssenter IKS. Til daglig benyttes IKT Agder. Eierne av selskapet er Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. IKT Agder er lokalisert i Arendal kommune med fysisk lokalisering og selskapsadresse Ragnvald Blakstadsvei 1, Postboks 788 Stoa 4809 Arendal. Selskapet leier også noen få kontorplasser i Ericssonbygget i Grimstad. Det ble vedtatt en eierstrategi for selskapet 30. september 2011. Den tar utgangspunkt i selskapsavtalens 4 som sier: Selskapet skal ivareta deltakernes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi, samt være deltakernes faglige instans innen dette området. De strategiske hovedpunktene er at IKT Agder skal: være et felles kompetansemiljø innenfor IKT for eierne bidra til at ansatte og folkevalgte i eierorganisasjonene har effektive og fremtidsrettede IKT-verktøy bidra til kostnadseffektive IKT-tjenester for eierne med optimal kvalitet på brukergrensesnittet bidra til at innbyggerne tilbys gode og hensiktsmessige kommunale digitale tjenester være miljøbevisst ivareta de roller og utføre de oppgaver som eierne anser som hensiktsmessige for å realisere eiernes mål med selskapet Eierstrategien er lagt til grunn for utarbeidelsen av selskapsstrategien. Visjon og verdier Selskapets visjon og verdier er som følger: Visjon: Utvikling i samarbeid Våre verdier GLØDENDE, OFFENSIV, TROVERDIG og TYDELIG skal danne grunnlag for vårt arbeid, prege oss i alt vi gjør og vi skal leve opp til vår visjon. Selskapets visjon skal underbygge hovedmålsetning om å oppnå gode, fremtidsrettede og felles IKT løsninger for eierne. Selskapets verdier understøtter følgende: Glødende -> vi skal dyrke entusiasmen hos medarbeiderne Offensiv -> vi skal være i forkant av utfordringene Troverdig -> vi skal besitte kompetanse Tydelig -> vi skal være tydelige i forhold til hva vi er og hvilke råd vi gir ÅRSMELDING 2012 I side 4 ÅRSMELDING 2012 I side 5
Representantskap Representantskapet er selskapets øverste organ og eierne utøver sin myndighet i selskapet gjennom dette fora. Representantskapet avholdt tre møter i 2012, hvor følgende saker ble behandlet: Årsmelding og regnskap for 2011 Valg av ny leder for representantskapet Valg av nytt styre inkludert styreleder og nestleder Budsjett for 2013 Økonomiplan for perioden 2013-2016 Representantskapet bestod ved utgangen av 2012 av følgende medlemmer: Leder Willy Hægeland Froland kommune Representant Harald Danielsen Arendal kommune Representant Arild Eielsen Aust-Agder fylkeskommune Representant Per Kristian Vareide Grimstad kommune Representantskapets medlemmer er rådmennene i de fire eierkommunene. Styret Styret hadde i 2012 tolv styremøter. I tillegg ble det gjennomført et strategiseminar og et kurs i styrerollen. Det har vært løpende kontakt mellom styreleder og daglig leder. Frem til august 2012 var Alv Birger Uldal konstituert daglig leder i selskapet. Kjetil Nyhus ble ansatt som ny daglig leder i mai 2012 og tiltrådte stillingen i august 2012. Representantskapet utnevnte nytt styre i august 2012. Det ble da også besluttet å engasjere inn en ekstern styreleder i tillegg til styrerepresentantene fra de fire eierkommunene. Representantene fra kommunene Grimstad og Froland fortsatte i styret. De ansatte i selskapet revalgte i oktober 2012 ansattrepresentant og observatør til styret. Sentrale saker som har vært behandlet i styret var: Medarbeider og brukerundersøkelse fra 2011 Årsregnskap og årsmelding 2011 Ansettelse av daglig leder Budsjett og økonomiplan for perioden 2013-2016 Jevnlige regnskaps- og statusrapporter Myndighetsmatrise knyttet til økonomi Gjennomgang av selskapets pris- og produktmodell Selskapsstrategi for perioden 2013-2016 (under behandling) Styret har fra august 2012 hatt følgende sammensetning: Leder Kurt Birkeland Ekstern styreleder Nestleder Helge Moen Grimstad kommune Styremedlem Ingunn Kilen Thomassen Arendal kommune Styremedlem Anne-Liv Garmann-Johnsen Froland kommune Styremedlem Stig Nilssen Aust-Agder fylkeskommune Styremedlem Daniel Sjølander Ansattrepresentant IKT Agder Observatør Glenn Tegnander Ansatte IKT Agder Varamedlem Jon Eiklund Grimstad kommune Varamedlem Kari Rasmussen Arendal kommune Varamedlem Bård Noraberg Froland kommune Varamedlem Ebba Laabakk Aust- Agder fylkeskommune Varamedlem John G. Berg Aust- Agder fylkeskommune (for styreleder) Varamedlem Hilde Westnes Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Sigrun Krumsvik Observatør ansatte IKT Agder IKT Agder IKS Selskapet oppfyller kravene i allmennaksjelovens 6-11a (krav om representasjon av begge kjønn i styret) Organisering Selskapet er organisert i følgende avdelinger: Daglig leder Kjetil Nyhus Avdelingsleder Solveig Aanjesen Service Avdelingsleder Tonny Morewood Drift Avdelingsleder Rolf Chr. Ørnholt Stab Avdelingsleder Alv Birger Uldal Prosjekt Ved utgangen av 2012 hadde selskapet 49 ansatte. ÅRSMELDING 2012 I side 6 ÅRSMELDING 2012 I side 7
Fra oktober 2012 ble det innført fem funksjonsgrupper for å ivareta en tydeligere oppfølging av selskapets kunder, samt å bedre kommunikasjons- og informasjonsflyt på tvers. Følgende funksjonsgrupper (FG) ble etablert: FG Kunde FG Kunde Forvaltning FG Teknisk FG Sikkerhet Har det operative oppfølgingsansvaret overfor hver kunde Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet opp mot kundenes IKT forvaltningsorganisasjon (forvaltning og nyutvikling av IKT løsninger) Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill til teknologisk IKT utvikling i selskapet Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill knyttet til teknisk sikkerhet og informasjonssikkerhet i selskapet og ut mot kunder Likestilling IKT er fortsatt en mannsdominert bransje. Selskapet har likevel en kvinneandel på 17,6 %. Blant lederne i selskapet er kvinneandelen 20 %. Etter siste lønnsoppgjør i 2012 hadde kvinner i snitt 96,04 % av menns lønn. De ansatte og innleide i selskapet i 2012 hadde bakgrunn fra fem ulike nasjoner. Fravær Som det går fram av den forenklede tabellen under, er den samlede fraværsprosenten for selskapet på 4,18 %, eller over 95,8 % nærvær. Dette er en forbedring fra 2011, der samlet fravær var på 4,71 %. Det er nedgang i alle typer fravær. FG Service-Management Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet til ITIL prosessene i selskapet År Egenmelding 1-3dgr 4-16dgr 17dgr+ Fraværs% 2011 1,66 % 0,07 % 0,28 % 2,70 % 4,71 % 2012 1,42 % 0,02 % 0,31 % 2,43 % 4,18 % Personal- og lønnsforhold Pr 31.12. 2012 hadde IKT Agder 49 ansatte (økning på 1 fra 2011) som delte på 47,8 hele stillinger (tilsvarende 46,8 i 2011). Selskapet samarbeider med fylkeskommunen om to lærlingplasser og har ytterligere to selv. Selskapet har i forhold til lønnsforhold, forholdt seg hovedsakelig til kommunenes rammebetingelser og brukt KS-tariffområde. Selskapet benytter også KLP som pensjonsleverandør. Med utgangspunkt i forebyggende helsearbeide, startet selskapet i 2010 en generell satsing på stimulering til fysisk aktivitet for de ansatte. Dette har fortsatt både gjennom 2011 og 2012. Fra 2012 fikk den interne miljøgruppen et større ansvar for dette arbeidet. Det var i 2012 ingen skader eller ulykker blant ansatte knyttet til arbeidsforhold eller arbeidsplass. Dette er uendret status fra selskapets opprettelse. Kompetanse er selskapets viktigste styrke. IKT området endrer seg raskt og det har vært satset tungt på kompetanseutvikling. I 2012 ble det brukt kr 653 421 på kompetansehevende tiltak. I 2011 ble det brukt kr 731 000. Det jobbes kontinuerlig med å påvirke og redusere både kortids- og langtidsfraværet. Selskapets interne miljøgruppe er gitt handlingsrom for forebyggende aktiviteter både knyttet til trivsel og fysisk aktivitet. Det er naturlig også en lederoppgave å følge dette opp tett og jevnlig. Miljø I 2010 ble selskapet Miljøfyrtårnsertifisert. Dette ble realisert gjennom en større kartlegging innenfor miljø, energi og avfallshåndtering. Arbeidet har styrket selskapets internkontroll og bevisstgjøring på forurensing og energibesparelse. Dette arbeidet har fortsatt i 2012. Størst praktisk og økonomisk betydning har dette i forhold til energiforbruket på serverrommene. Målet er en reduksjon på 60 % energiforbruk, hvilket vil utgjøre vel en halv million kroner innen 2013. Lønns- og personalrettede kostnader var i 2012 som i 2011 på vel kr 30 millioner. Dette utgjør i underkant av 45 % av samlet drift, noe som er en økning av andel fra 2011 på ca 3 %. ÅRSMELDING 2012 I side 8 ÅRSMELDING 2012 I side 9
Tjenesteutvikling / kundeprosjekter Selskapet har deltatt med mye ressurser i prosjekter, og bidratt til utvikling av nye tjenester mot eierkommunenes portaler. Flere av prosjektene pågår videre i 2013. Byggeprosjekter på blant annet Sam Eyde/Eureka/St.Franciskus: Generell IT-rådgivning for utskrift og maskinvare, samt teknisk bistand på flere områder, men spesielt i forhold til kablet og trådløst nett. Oppgradering trådløst nettverk i grunnskolen, Grimstad kommune Oppgradering felles Sak/Arkivsystem: Prosjektledelse og teknisk gjennomføring av oppgradering av program- og maskinvare på servere og klienter. Skole pc-er til Grimstad kommune: Prosjektledelse og teknisk løsning for skolepc-er. Inkludert testing og stor-skala utrulling. Telefoni: Bytte av telefonsentral og støttesystem for kommunene Arendal og Froland samt innføring samme system i Aust-Agder fylkeskommune (Fylkeshuset og Sam Eyde videregående skole). Printerorganisering: Standardisering av maskinvare og styresystem for utskrift. Innføring og utvidelse av sikker utskriftsløsningen Uniflow. Innføring av rutiner for drift av løsningen. Inn og utgående elektronisk faktura: Sende og motta elektroniske fakturaer direkte fra og til økonomisystemet. Feide for grunnskolen: Utvikling av Feide autentisering og en helhetlig identitetshåndtering av alle elever og ansatte i grunnskolen. Mine Eiendommer Utvikling av tjeneste hvor innbyggere kan autentiseres ved hjelp av IdPorten i kommunenes portal for å se på sine eiendommer, med tilhørende eiendomsdokumentasjon og innsyn i gebyrgrunnlaget. Mobiltilpasning: Tilpasning av kommunenes portaler på mobil plattform. Meldingsløftet: Kople fagprogrammer som benyttes innenfor Helse- og omsorg, til Norsk helsenett slik at de kan utveksle meldinger som epikriser, prøvesvar, vaksinasjoner og andre typer meldinger med sykehus, fastleger, NAV, Helfo og andre samarbeidsparter. Økonomi Selskapet har utviklet en prismodell for eierkommunene som er grunnlag for betaling for selskapets tjenester. Den enkelte kommune betaler for de tjenester som rent faktisk tas ut. Dette gir en forutsigbarhet både for kundene og selskapet. I bunn for prismodellen ligger en SLA (tjenestenivåavtale) som styrer kvalitet på tjenestene. Denne modellen vurderes til å fungere bra. Selskapet hadde i 2010 og 2011 underskudd på grunn av behov for å finansiere felles kundeprosjekter. I 2012 går selskapet med et betydelig høyere overskudd enn budsjettert. Årsaken til dette er knyttet til et mindre forbruk innenfor lønn og større aktivering av utstyrskjøp enn tidligere. Selskapet har siden 2006 ført IKT prosjektregnskap for kommunene. For å kunne skille prosjekter fra drift er regnskapsoversikten derfor delt opp. Prosjekter er finansiert av kommunene selv, mens drift blir finansiert gjennom selskapets produkt- og prismodell (hver enkelt kommunes uttak av tjenester). Årets resultat er bedre enn budsjettert og ligger innenfor en ramme som tilsier at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. Pensjonsforpliktelser Under behandlingen av årets regnskap, ble det besluttet å endre regnskapsprinsipp gjennom å synliggjøre selskapets totale pensjonsforpliktelse med virkning fra 1.1.2012. Årets pensjonskostnad er da naturlig tatt inn som en kostnad. Se vedlegg 1 og 2 for ytterligere informasjon. Til og med 31.12.2012 har selskapet vært selvassurandør på AFP og avsatt midler for inndekning. Det ble i 2012 tegnet pensjonsforsikring for dette hos KLP. Opparbeidet forpliktelse er ved årets slutt ble anslått til kr 53 000 og balansens avsetning til formålet er derfor redusert med kr 747 000. ÅRSMELDING 2012 I side 10 ÅRSMELDING 2012 I side 11
Brukerundersøkelse Selskapet har over flere år gjennomført en årlig brukerundersøkelse. For 2012 ble denne utført i desember. Målet med brukerundersøkelsen er å få en god oversikt over hvor tilfredse brukerne er med de tjenester selskapet tilbyr. Undersøkelsen ble sendt ut til 8008 brukere, hvor en har fått 2345 svar. Dette utgjør 29,5 i svarprosent. Dette er en liten nedgang sammenliknet med 2011. Hovedårsaken til dette ligger i at undersøkelsen sendes ut til brukere som ikke er aktive brukere. Undersøkelsen viser et totalt meget bra resultat. Den viser fremgang fra 2011 innenfor alle områder, og den viser en generell tilfredshet på 70,4 % (topp 2 som er karakterene 5 eller 6, hvor 6 er høyeste karakter). Året 2005 viste en generell tilfredshet på 48 % (topp 2). Selskapet har arbeidet målrettet med å øke denne, noe årets resultat bekrefter. Ut i fra resultatene fra årets undersøkelse konkluderer selskapets ledelse med at den generelle service- og supporttjeneste er på det nivået den skal være. Det vil naturlig alltid være områder som må vedlikeholdes og forbedres, og en vil ha fokus på følgende områder videre i 2013: Tilstrekkelig informasjon under saksbehandlingen Tilstrekkelig kapasitet til å gi forventet oppfølging av en sak Prioritere saker riktig i henhold til de rutiner og prosesser som er avtalt med kundene Bedre responstiden Medarbeidertilfredshet: Selskapet har i flere år gjennomført medarbeidertilfredshetsundersøkelse. I 2012 ble denne gjennomført i november og desember. Det totale resultatet viser at arbeidsmiljøet i IKT Agder er godt. Dette gjelder både det faglige og sosiale miljøet. Helhetsvurderingen på 4,5 (hvor 6 er høyeste karakter) er som snittet ellers i Norge. Året 2012 var et spesielt år med to lederfunksjoner som var midlertidig besatt. Dette gjorde også at fokuset knyttet til HR var mindre enn det man normalt kunne forvente. Resultatet er et svært godt utgangspunkt for å arbeide videre spesielt innenfor de områder som siste året har vist en nedgang. Det er allerede satt i gang aktiviteter/tiltak som: Strategien til selskapet for perioden 2013-2016 er presentert for alle ansatte. Det skal videre arbeides konkret med handlingsplaner hvor ansatte vil bli involvert på ulike nivå Allmøter er innført hver andre måned for å bedre kommunikasjon/informasjon Det arbeides aktivt med å få større samordning mellom avdelingene Selskapets omdømme arbeides det med jevnlig gjennom kundeseminarer og tilstedeværelse på ulike arrangementer i Agder Den samme kundeundersøkelsen har vært gjennomført i flere år. Dette har vært fornuftig for å måle en del aktuelle områder og ikke minst sammenlikne disse over tid. Selskapet ser det som nødvendig å endre noe av undersøkelsen fra 2013 da det vil være fornuftig å teste brukertilfredsheten innenfor også andre områder. ÅRSMELDING 2012 I side 12
Regnskapsresultat 2012 Noter 2012 2011 Driftsinntekter Salg av tjenester til eierkommunene 1,2,8 77 264 902 75 291 120 Andre inntekter 993 841 867 380 Sum Driftsinntekter 78 258 743 76 158 499 Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4,5 30 881 726 29 899 806 Avskrivninger 6 7 712 780 6 022 366 Andre driftsutgifter 33 884 659 44 924 316 Sum Driftskostnader 71 831 488 80 846 488 Driftsresultat 5 779 578-4 687 989 Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter 93 806 196 665 Andre finansinntekter - 16 063 Rentekostnader 368 277 462 382 Resultat av Finansposter -274 471-249 654 Årets resultat 5 505 106-4 937 642 Overføringer Overføring til/fra annen egenkapital -5 505 106 4 937 642 Balanse pr. 31.12.12 Noter 31.12.2012 1.1.2012* 31.12.2011 Anleggsmidler Varige driftsmidler Maskiner og utstyr 6 9 746 256 9 266 915 9 266 915 Vedlegg 1 Årsregnskap Agder IKT driftssenter IKS 2012 Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinnskudd KLP 177 715 140 241 140 241 Sum anleggsmidler 9 923 971 9 407 156 9 407 156 Omløpsmidler Kundefordringer 2 4 482 034 1 483 135 1 483 135 Andre fordringer 8 482 580 8 509 258 8 509 258 Kasse og bankinnskudd 7 6 208 267 5 787 523 5 787 523 Sum omløpsmidler 19 172 880 15 779 916 15 779 916 Sum eiendeler 29 096 851 25 187 072 25 187 072 ÅRSMELDING 2012 I side 15
Noter 31.12.2012 1.1.2012* 31.12.2011 Egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital 3 152 884-2 352 223 2 042 211 Sum egenkapital 3 152 884-2 353 223 2 042 211 Gjeld Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelse AFP 62-65 3 53 000 800 000 800 000 Pensjonsforpliktelse KLP 3 5 042 110 4 394 434 Sum avsetning for forpliktelser 5 095 110 5 194 434 800 000 Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 10 523 107 17 216 980 17 216 980 Skyldig skattetrekk 1 064 720 998 082 998 082 Skyldig arbeidsgiveravgift 689 427 574 146 574 146 Påløpte feriepenger 2 943 475 2 931 788 2 931 788 Annen kortsiktig gjeld 2 5 628 128 623 867 623 867 Sum kortsiktig gjeld 20 848 857 22 344 861 22 344 861 Sum egenkapital og gjeld 29 096 851 25 187 072 25 187 072 *Den ekstra kolonnen 1.1.2012, er tatt med for å illustrere endringen av regnskapsprinsipp knyttet til synliggjøring av selskapets pensjonsforpliktelse. Noter Note 1 Regnskapsprinsipper Agder IKT Driftssenter IKS er et interkommunalt selskap som fører regnskapet etter regnskapslovens bestemmelser for små foretak. Prosjekter i arbeid er inntektsført i henhold til fremdrift. Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler er vurdert til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet Varige driftsmidler er balanseført og avskrives over driftsmidlets forventede levetid. Selskapets ansatte er omfattet av en kollektiv pensjonsordning gjennom Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som oppfyller kravene etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Dette er en forsikret ordning. Pensjonsforsikringen med KLP omfatter ikke AFP ordningen 62-65 år. Det er foretatt balanseføring vedrørende denne forpliktelsen. Selskapets har besluttet å endre regnskapsprinsipp for presentasjon av pensjonsforpliktelsen i regnskapet. Netto pensjonsforpliktelse pr 1.1.2012 på kr 4 394 434 er innarbeidet med en tilsvarende reduksjon av egenkapitalen. Pensjonsordningen er omtalt i note 3. Note 2 Prosjekter i arbeid Selskapet utfører tjenester for sine eiere. Prosjekter som er av en slik størrelse at de løper over flere år blir vurdert med hensyn til fremdrift pr. 31.12. Opptjente ikke fakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er mindre enn medgåtte kostnader) blir presentert som kundefordringer i balansen. Forskuddsfakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er større enn medgåtte kostnader) blir presentert som kortsiktig gjeld i balansen. I resultatregnskapet presenteres endringer i året som økning/reduksjon av salgsinntekter. Ved fullførelsen av prosjektene skal utfakturerte inntekter være lik medgåtte kostnader. Prosjektene skal ikke gi tap eller fortjeneste for selskapet. ÅRSMELDING 2012 I side 16 ÅRSMELDING 2012 I side 17
Prosjektnavn: Medgåtte kostna- Utfakturert For lite/ For lite/ der pr. 31.12.12 pr. 31.12.12 for mye(-) for mye(-) utfakturert utfakturert pr. 31.12.12 pr. 31.12.11 Utlegg for eiere 368 074 368 074 Pedagoger i admin 161 015 74 200 86 815 86 815 Meldingsløftet 245 918 0 245 918 245 918 Sam Eydes vgs. 5 371 380 5 052 611 318 769 4 486 008 Idrettsparken 0 0 0 39 130 E-faktura 183 801 214 947-31 146 245 918 Time/prosjekt 665 217 0 665 217 665 217 OFG prosjekter 2 411 292 2 105 330 305 962 445 354 Fellesprosjekter 44 945 988 52 402 229-7 456 241-6 114 836 Totalt pr. 31.12.12 54 352 685 59 849 317-5 496 632 37 407 Forskuddsfakturerte inntekter (i tabellen For lite/for mye (-) utfakturert pr. 31.12.12) kr 5 496 632 pr. 31.12.12 presenteres som kortsiktig gjeld. Opptjente ikke fakturerte inntekter pr. 31.12.11 kr. 37 407 (i tabellen For lite/for mye utfakturert pr. 31.12.11) ble presentert som kundefordring. Årets endring på kr 5 534 039 inngår i regnskapslinjen Salg av tjenester til eierkommunene i resultatregnskapet. Note 3 Pensjonsforpliktelser Selskapet har kollektiv pensjonsforsikring i KLP Forsikring. Pensjonsordningen er ytelsesbasert og er tilpasset nytt avtaleverk for offentlig tjenestepensjon, inklusive pensjonen fra folketrygden. Det var 49 ansatte som er med i ordningen pr. 31.12.12. Balanseført verdi for pensjonspremiefond og pensjonsforpliktelser samsvarer med beste estimat pr. 31.12.2012 beregnet av KLP. Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse er innarbeidet i regnskapet. Estimatendringer pr. 31.12.2012 er resultatført etter beregning fra KLP i henhold til regnskapslovens regler. Pensjonskostnad: 2012 Årets opptjening 3 239 995 Rentekostnad 882 485 Forventet avkastning -759 859 Adm.kostnader 138 189 Resultatført estimatavvik 202 530 Netto pensjonskostnad 3 703 340 Pensjonspremie dekt av de ansatte -448 163 Selskapets andel av pensjonskostnaden 3 255 177 Arbeidsgiveravgift netto pensjonskostnad 458 980 Netto pensjonskostnad inkl. arbeidsgiveravgift 3 714 157 Spesifikasjon av brutto pensjonspremiemidler pr. 31.12 31.12.2012 1.1.2012 Brutto pensjonsmidler 01.01 13 112 962 11 160 185 Forfalt premie inkl. adm. 3 135 701 2 437 519 Administrasjonskostnad -138 189-134 251 Utbetalinger -114 670-40 838 Forventet avkastning 759 859 624 641 Avvik i estimat -738 771-934 294 Brutto pensjonspremiefond 31.12 16 016 892 13 112 962 Spesifikasjon av brutto pensjonsforpliktelse pr. 31.12 31.12.2012 1.1.2012 Brutto pensjonsforpliktelse 01.01 16 964 350 14 663 908 Årets opptjening 3 239 995 2 897 151 Rentekostnad 882 485 731 402 Utbetalinger -114 670-40 838 Avvik i estimat -536 241-1 287 273 Brutto pensjonsforpliktelse 31.12 20 435 919 16 964 350 Netto pensjonsforpliktelse 4 419 027 3 851 388 Beregnet AGA på netto pensjonsforpliktelse 623 083 543 046 Balanseført netto forpliktelse inkl. aga 5 042 110 4 394 434 Økonomiske forutsetninger: 2012 2011 Diskonteringsrente 4,50 % 4,50 % Forventet lønnsvekst 3,16 % 2,96 % Forventet G-reg/ pensjonsreg 3,16 % 2,96 % Forventet avkastning 5,50 % 5,50 % Pensjonsforsikringen med KLP har frem til 1.1.13 ikke omfattet AFP ordningen 62-65 år. Det har derfor til og med 2011 blitt avsatt for forpliktelse for å dekke dette. Akkumulert avsetning pr. 1.1.12 utgjør kr 800.000. Fra og med 1.1.13 vil denne forpliktelsen bli omfattet av pensjonsforsikringen med KLP. Tidligere forpliktelse er betydelig redusert og KLP har anslått denne til å være ca. kr 53 000. Årets pensjonskostnad er redusert med kr 747 000. ÅRSMELDING 2012 I side 18 ÅRSMELDING 2012 I side 19
Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader Lønns- og personalkostnader fordeler seg slik: 2012 2011 Lønn inkl. feriepenger 23 698 565 23 683 447 Arbeidsgiveravgift 3 780 174 3 602 768 Pensjonskostnader *) 2 602 890 2 114 414 Andre personalkostnader 800 097 499 177 Sum lønns- og personalkostnader 30 881 726 29 899 806 *) inklusiv reduksjon av egen avsetning til AFP 62-65 med kr 747 000 (økt i 2011 med kr 100.000). Pensjonskostnader: Netto pensjonskostnad inkl. aga kr 3 714 157 Reduksjon avsetning AFP 62-56 kr 747 000 Tilskudd sikringsordningen KLP kr 16 745 AGA av årets betalte premie som inngår i linjen for arbeidsgiveravg. kr 381 012 Pensjonskostnader kr 2 602 890 Pensjonspremien til KLP for 2012 utgjør kr 2 702 214 (2 014 414). Det er 49 personer som omfattes av pensjonsordningen og har denne aldersfordelingen: 20-29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60+ Antall 9 11 16 11 2 Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder Selskapet har hatt 49 ansatte gjennom året og det er utført totalt 47,8 årsverk. Det er ikke utbetalt godtgjørelse til styret i 2012. Utbetalt lønn og annen godtgjørelse til daglig leder utgjør kr 323 362. Årslønn til daglig leder var kr 800 000. Som honorar til revisor er det kostnadsført kr 30 000 ekskl. mva for revisjon, og kr 10 125 ekskl. mva. for annen bistand. Note 6 Driftsmidler Maskiner og Datautstyr/ Data- Sum drifts utstyr maskinvare programmer midler Anskaffelseskost 01.01. 568 072 11 249 045 14 665 544 26 482 661 Tilgang i året 0 5 028 895 3 163 226 8 192 121 Anskaffelseskost 31.12 568 072 16 277 940 17 828 770 34 674 782 Akk. Avskrivninger 31.12 568 072 9 697 456 14 662 998 24 928 526 Bokført verdi 31.12. 0 6 580 484 3 165 772 9 746 256 Årets avskrivninger 0 3 255 588 4 457 192 7 712 780 Økonomisk levetid 5 år 5 år 4 år Note 7 Kasse- og bankinnskudd Herav bundne skattetrekksmidler på kr 1 422 515. Selskapet har en innvilget trekkrettighet på 47 mill. Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene Selskapets utfakturering til eierkommunene skjer på grunnlag av faktisk forbruk I 2011 og 2012 fordeler denne utfaktureringen seg som følger: Eier: Utfakturert Prosentvis Utfakturert Prosentvis 2012 fordeling 2011 fordeling Arendal kommune 37 477 974 45,27 % 38 125 618 46,58 % Froland kommune 3 752 460 4,53 % 6 158 742 7,53 % Grimstad kommune 17 677 607 21,35 % 19 251 156 23,52 % Aust-Agder fylkes- kommune 23 890 900 28,85 % 18 306 881 22,37 % Sum 82 798 941 100 % 81 842 397 100 % Endring prosjekter i arbeid -5 534 039-6 551 277 Jfr. note 2 Årets inntekter fra eierkommunene 77 264 902 75 291 120 ÅRSMELDING 2012 I side 20 ÅRSMELDING 2012 I side 21
Vedlegg 2 Revisors beretning 2011 ÅRSMELDING 2012 I side 23
Vedlegg 3 Informasjon om selskapet Daglig leder Daglig leder tiltrådte stillingen i august 2012. Frem til årsskifte har følgende vært hovedfokus: Bli kjent med selskapet, ansatte, kunder og de mange IKT løsningene Ny selskapsstrategi for perioden 2013-2016 Budsjett for 2013 og økonomiplan for perioden 2013 2016 Mindre omorganisering knyttet til bedre kommunikasjons- og informasjonsflyt ut mot kunder og internt i selskapet Ansettelse av ny avdelingsleder Drift Årlig kundeseminar Rådgivende rolle knyttet til kundens forvaltningsorganisasjon Endringer og tiltak knytte til strukturelle forbedringer internt i selskapet Rapportering og saksutredninger til styret og representantskap Daglig leder vil fremheve det gode arbeidsmiljøet, stå på viljen og engasjementet fra de ansatte om å utvikle selskapet teknologisk og forretningsmessig. For selskapet vil strategiplanen være et viktig styringsdokument de kommende fire årene. Følgende oppsummerer de strategiske målene: Strategiske mål, oppsummert Selskapet skal være en robust og kostnadseffektiv leverandør for våre nåværende kunder og attraktiv for andre offentlige aktører i regionen. Selskapet skal videreutvikle og utvide tjenestetilbudet til kundene Selskapet skal ha et spesielt fokus på økonomiutvikling. Det samme gjelder for en effektiv avtaleforvaltning. Selskapet skal være en attraktiv og inkluderende arbeidsplass Kommentar Selskapet skal fortsette å levere gode driftstjenester gjennom å effektivisere drift og oppfølging. Virkemidler er proaktivitet, overvåking, automatisere arbeidsprosesser og øke kompetansen. Det blir sentralt å videreutvikle og ta i bruk ny teknologi (f.eks skybaserte tjenester), arkitekturprinsipper, åpne nasjonale standarder og integrasjoner for å understøtte kundene (kommunene) og innbyggernes bruk av digitale tjenester. Selskapet skal sammen med eierne/kundene, ha et sterkt fokus på å samordne digital tjenesteutvikling. Nye satsningsområder vil være kompetansehevende tiltak for kundene, totalt innkjøpsansvar, prosjektledelse, utviklingskompetanse og samordning innenfor informasjonssikkerhet. Videreutvikle dagens produkt- og prismodell. Sikre at selskapet og våre kunder har en forutsigbar økonomi knyttet til IKT området. Effektivisere drift, som betyr å synliggjøre gevinstene og ta disse ut i reduserte kostnader eller økt tjenestekvalitet. Ansatte skal ha betingelser hvor lønnsforhold, sosiale goder, kompetanseutvikling og arbeidsoppgaver utgjør en totalitet som er konkurransedyktig og markedstilpasset. Den enkelte ansatt skal oppleve fleksibilitet knyttet til sitt arbeid og «frihet under ansvar» skal være en del av kulturen. ÅRSMELDING 2012 I side 24 ÅRSMELDING 2012 I side 25
Avdeling Stab Avdelingen består av fire personer fordelt på 3,8 årsverk. Hovedoppgaver til avdelingen er: Merkantil forvaltning: Inn- og utgående faktura forvaltning, sak/arkiv, ajourføre regnskapet med hovedboksbilag, bestilling av varer og tjenester for felles forvaltning, pris- og produktmodell Uttak og presentasjon av regnskap, overtidsbruk og fravær: For daglig leder, avdelingsvis og for styre og representantskap Budsjett og årsregnskapsdokumenter Løpende innkjøp for kommunene Forvaltning av felles IKT kontrakter for kommunene: Anbudsutarbeidelser, kontraktsforhandlinger, kontraktsoppfølging Prosjektforvaltning Følge opp regnskapsmessig selskapets interne og eksterne prosjekter Personalforvaltning (støttefunksjon for avdelingene) Sikkerhet- og beredskapsansvar Avdelingen har hatt mye sykefravær i 2012, så man har vært avhengig av engasjerte og motiverte arbeidstakere for å holde unna arbeidsmengden. ÅRSMELDING 2012 I side 26 ÅRSMELDING 2012 I side 27
Avdeling Service Avdelingen har i 2012 bestått av 18 ansatte fordelt på 17,4 årsverk. Fire læringer har deltatt aktivt for å øke kundetilfredshet og arbeidsmiljø. Avdelingen har to hovedfunksjoner: Servicedesk som behandler henvendelser fra brukerne Serviceteknikere som bistår brukere ute på kundens lokasjoner Avdelingen har følgende ansvars- og arbeidsområder: Servicedesk er singel-point-of-contact inn mot IKT Agder Avdelingen skal bidra til rask, effektiv og kundetilfredse løsninger Gi god og riktig informasjon til kundene, både knyttet til driftsmeldinger og annen sentral informasjon Arbeide proaktivt for å holde stabil drift knyttet til problemer eller feil Avdelingen skal: o videreformidle henvendelser videre inn i organisasjonen. o bidra til innføringsstøtte ved realisering av nye produkter og tjenester. Dette inkluderer også utvikling av rutiner og arbeidsprosesser for videre vedlikehold. o levere og klargjøre klientutstyr til brukere. o administrasjon av brukere og tilganger til ulike tjenester. Servicedesk har åpningstider fra kl 0700 1700. Utvidet åpningstid realiseres gjennom forskjøvet arbeidstid som fungerer meget tilfredsstillende. Totalt i 2012 er det registrert 18299 henvendelser. I 2011 ble det registrert 20428 henvendelser. Reduksjonen i antall saker har en direkte kobling opp mot mer stabil drift og effektivisering av arbeidsflyt. Gevinsten av reduksjonen har vært benyttet til større deltakelse i prosjekter og kundefokus. Arbeidsmetodikk og påvirkning på drift: Serviceteknikere arbeider innenfor geografisk inndelte arbeidsområder o Teknikere får et godt kjennskap til sitt område og kunden får en fast tekniker å forholde seg til. Dette styrker kunnskap og kjennskap til de ulike arbeidsområdene som bidrar til økt kundetilfredshet og stabil drift. Samtidig er de ulike geografiske arbeidsområdene teknisk sett like noe som muliggjør bytte av lokasjoner ved fravær. Verktøyet System Center Configuration Manager Dette gir mulighet til å tanke opp utstyr på stedet og sende programpakker via nett til større grupper. Gjennom 2012 har det klart kommet frem at dette gir en effektiviserende gevinst gjennom reduksjon i antall jobber ute på lokasjonene. Verktøyet System Center Operation manager (overvåking) Avdelingen har bidratt med ressurser inn i prosjektet og har deltatt aktivt med å forme og utvikle overvåking. Servicedesk vil ha en sentral rolle i daglig bruk av verktøyet. Optimalisere bruken av helpdesksystemet Footprint Avdelingen innehar meget god kompetanse på verktøyet. Kundens ønsker har etter beste evne blitt oppfylt gjennom definert arbeidsflyt og rapportering. Service har bidratt omfattende i ulike prosjektene i selskapet ÅRSMELDING 2012 I side 28 ÅRSMELDING 2012 I side 29
Avdeling Drift Avdelingen består av 18 årsverk og har følgende oppgaver: Utføre proaktiv drift ved å overvåke de til enhver tid gjeldende tekniske løsninger og sørge for å opprettholde en så høy oppetid som mulig samt levere tjenester til våre kunder i henhold til avtalt og gjeldende SLA Forvalte og utvikle leveranser knyttet til basistjenester og infrastruktur innenfor blant annet database, server plattform, nettverk, lagring og backup Sikre optimal forvaltning av basis infrastruktur, både teknologisk og økonomisk Driftsplanlegging, koordinering og implementasjon av teknisk infrastruktu Vedlikeholde og videreutvikle tjenester og forvaltning av disse Vedlikeholde, dokumentere og utvikle teknisk løsningsdesign i forhold til teknologi Forvalte og utvikle plattform for kommunikasjonstjenester og sikkerhet Bistå med teknisk produktstøtte og oppdragsbasert prosjektstøtte ved behov Videreutvikle og vedlikeholde systemer og tjenester for teknisk sikkerhet Forvalte og utvikle test- og utviklingsmiljøer etter behov ifb med utvikling av nye tjenester Alle tjenester som etablereres kan forbedres og videreutvikles. Det gjelder så vel det funksjonelle som det mer teknologiske aspektet med driftsleveransen For året 2012 har det vært gjennomført større endringer og utvikling innenfor følgende tekniske områder: Ny løsning for backup av servere og data ble innført høsten 2011. Systemet ble i 2012 videreutviklet og utvidet for å ivareta behov for å sikre at vi har en kopi at backupdata på utsiden av egne datarom. Det ble høsten 2012 investert i en speiling av løsningen som ble fysisk plassert i et datarom på annen geografisk lokasjon. Prosjekt for migrering av domene for de enkelte kommunene ble startet opp og gjennomført for Froland kommune og IKT Agder Agderskolen sin e-postløsning ble oppgradert til Exchange 2010 Utskifting av trådløst nettverk på ny Cisco løsning er gjennomført på følgende lokasjoner: o Grimstad skolene o Fylkeshuset o Asdal ungdomsskole og Stinta ungdomsskole o Dahlske videregående skole Fortsatt arbeidet fra 2011 med virtualisering av fysiske servere Oppgradert telefoniløsningen for Arendal kommune, Froland kommune og Aust- Agder fylkeskommune. Våre eiere har alle pågående byggeprosjekter hvor IKT Agder bidrar med rådgivning, design og implementering av totalløsninger for nettverk. Det være seg kablet, trådløst eller andre behov som naturlig hører inn under IKT Agders ansvarsområde. Av større leveranse i 2012 kan nevnes Sam Eyde videregående skole og Eureka bygget. Påbegynt arbeider med ny overvåkningsløsning Avdelingen har i 2012 hatt noe utskifting av medarbeidere og leder. I perioden juni til desember var avdelingsleder konstituert samtidig med at prosessen med ansettelse av permanent leder for avdelingen pågikk. I tillegg til dette så har det kommet inn tre nye medarbeidere. Avdeling Prosjekt I 2012 har avdelingen bestått av åtte engasjerte medarbeidere med høy kompetanse innenfor fagområdene prosjektledelse, utvikling, IT- og løsningsarkitektur og strategisk/forretningsmessig kundeoppfølging. Kundeoppfølgingen knyttet til leveranser iht. til SLA organiseres i avdelingen, og har gjennom året fulgt en fast plan avtalt med hver kunde, jfr. vedlegg 4. Selskapets innsats i felles samarbeidsorgan Forvaltningsorganisasjonen koordineres og utføres i avdelingen. Produkt- og prismodellen er nå godt innarbeid og er et viktig verktøy for våre kunder i deres planarbeid for uttak av tjenester fra IKT Agder i sammenheng med egen budsjettplanlegging. Kundene har satt i gang et arbeid for å evaluere og vurdere fordelingsnøkler mellom seg. Det arbeides kontinuerlig med gjennomføring og leveranse av prosjekter etter bestillinger fra våre kunder. I prosessen fra prosjektide til leveranse er IKT Agders ressurser med for å bidra til at løsningene blir så kosteffektive som mulig. Prosjektlederkompetansen brukes også ved gjennomføring av større interne prosjekter av mer teknisk karakter. Avdelingen har medvirket til gjennomføring av nok et vellykket kundeseminar. Avdelingen har gjennom året hatt de fleste ansatte på ett eller flere kurs/seminarer for å vedlikeholde/øke kompetansen innenfor fagfeltene avdelingen representerer. ÅRSMELDING 2012 I side 30 ÅRSMELDING 2012 I side 31
Vedlegg 4 Oppsummering fra årlige evalueringsmøter for oppfølging av service level of agreement (SLA) I henhold til pkt. 1.4 i gjeldende SLA skal referat fra de årlige SLA-evalueringsmøtene vedlegges årsmeldingen. Evalueringen for 2012 kan oppsummeres som følger: Opplevd servicenivå Totalt antall saker viser en nedgang på ca 10 % i forhold til 2011, og gjennomsnittlig løsningstid er blitt lavere. Generelt for kundene er det eksempler på at servicedesken setter en for lav prioritet på saker som meldes inn, spesielt prioritet 2-saker. Det etterlyses også bedre tilbakemelding på høyt prioriterte saker; både rask beskjed om løsningsperspektiv og status på feilrettingen. Hver av partene tar en gjennomgang av varslingsrutiner for det enkelte system. Det ønskes daglig tilbakemelding for alle saker som gjelder nedetid på de større fagsystemene. Det generelle servicenivået oppleves som positivt, men det ønskes en rapportering som skiller mellom feilmeldinger og bestillinger. Grimstad kommune opplever at saker som blir meldt inn kan bli liggende i lengre tid uten at dette får konsekvenser, og saker blir liggende uten at dato for "forventet løst" oppdateres. Tilbakemelding og oppfølging ved bestilling av utstyr oppleves tidvis som mangelfull. IKT Agder bes utvikle en webside hvor alle kan ha tilgang til driftsmeldingene. Omfattende hendelser som har inntruffet Alle kundene ble i februar rammet av problemer med mottak av ekstern e-post og treghet i portalene. Froland kommune har hatt flere utfall av nettverk på kommunehuset som rammet sykehjem og skole. Grimstad kommune har hatt problemer med Gerica og WinMed, feil i ephorte og nettverksfeil på Grimstad ungdomsskole. Arendal kommune har hatt gjentakende problemer med tilgang til åpent og sensitivt skrivebord. Aust-Agder fylkeskommune hadde nettverksproblemer 1. juni. Dette var kritisk på Åmli videregående skole pga. eksamen. Etter en leveranse av pc-er til skolene i Grimstad kommune har ca 50 av disse vært ustabile Det har vært ustabilitet på telefonløsningen og sentralbord i forbindelse med utskifting. Etterarbeidet her har tatt relativ lang tid. Froland kommune har hatt gjentakende utskriftsproblemer på grunn av driverproblematikk. Arendal kommune har tidvis opplevd ustabilitet på rådhusets trådløse nett. Aust-Agder fylkeskommune ble rammet av en stopp i remittering i august. Arendal kommune hadde i november nedetid på ephorte på grunn av påloggingsproblemer. ÅRSMELDING 2012 I side 32 ÅRSMELDING 2012 I side 33
Utestående utfordringer knyttet til SLA Varslingsrutiner ved prioritet 1- og 2-feil Bedre utnyttelse av testmiljø Test av restore Ferdigstille ROS-analyse for domeneomlegging. Rydding i ansvarsforholdet mellom kundene, IKT Agder og underleverandører Vesentlige oppgaver for 2013 Feide-prosjektet skal ferdigstilles Arbeidet med domenemigrering skal fortsette og ferdigstilles Det skal utredes bedre sikring og profesjonell bruk av mobile enheter Oppgradering av Familia og WinMed er planlagt, og Grimstad kommune skal innføre meldingsutveksling via Norsk Helsenett For Arendal kommune er det mye arbeid med nye bygg som Eureka II, brannstasjonen og Stuenes skole For Aust-Agder fylkeskommune skal museumsbygg for Kulturhistorisk Senter og siste byggetrinn på Sam Eyde videregående skole ferdigstillelse For Grimstad kommune skal det etableres nettverk på nye Fevik skole. Det skal gjøres revisjon og avklaringer rundt gjeldende vaktordning Fremtidige forhold som vil påvirke service Utskifting av trådløst nett i skolene for kommunene i Arendal og Froland og enkelte videregående skoler. Det forventes å gi bedre funksjonalitet og stabilitet Fornyelse av pc-parken i kommunene Grimstad og Arendal Feide og IAM vil gi økt grad av selvbetjening og integrasjon mellom systemer Det planlegges «follow me-print» i sensitivt nett for bedre sikkerhet Ny utskriftsløsning i Froland kommune forventes å gi bedre stabilitet Større endringer i tjenestens funksjonalitet Håndteres gjennom kundemøter og forvaltningsorganisasjonen, samt handlingsplaner basert på ny IKT-strategi. Eventuelle ønsker om endringer i tjenestenivåavtalen Alle parter godtar en videreføring av SLA i nåværende versjon. Forslag til SLA-vedlegg med enkelte presiseringer for Grimstad kommune er under arbeid. ÅRSMELDING 2012 I side 34