Vedlegg 5 Beredskapsplan for studenter på studierelaterte utenlandsopphold Formålet med planen er å gjøre utenlandsopphold tryggere for våre studenter og redusere risikoen for at alvorlige og uheldige episoder skal inntreffe, samt å gi best mulig assistanse til HiT-studenter på studieopphold i utlandet med behov for hjelp. I planen defineres det hvor HiT sender studenter, samt prosedyrer for høgskolens ansatte og studenter før og under utenlandsoppholdet. Dersom en krisesituasjon skulle oppstå, vil den kreve en rask respons fra høgskolen, og det er derfor viktig at ansatte og studenter er kjent med prosedyrene. Gjennom registrering av studentenes utenlandsopphold får HiT muligheten til å reagere raskt dersom en krisesituasjon skulle oppstå. Planen synliggjør hvilket ansvar HiT har for ulike kategorier av studenter i utlandet, og hvor ansvaret ligger internt ved HiT. Definisjoner Krise: Hendelser som er definert som en krise i utlandet: a) død b) alvorlige ulykker eller alvorlig sykdom c) andre alvorlige hendelser som vold, savnede studenter, opptøyer, terrorhandlinger, krigslignende tilstander, epidemier og naturkatastrofer Student: Med HiT-student menes en semesterregistrert student med gyldig studierett ved HiT. Partnerinstitusjon: Med partnerinstitusjon menes en høyere utdanningsinstitusjon som HiT har en avtale om studentutveksling med. Studieopphold i urolige områder - retningslinjer Hovedregelen er at HiT følger Utenriksdepartementets reiseråd når det gjelder å sende studenter eller ansatte til samarbeidsinstitusjoner i urolige områder. For opphold ved institusjon hvor samarbeidsavtale er inngått gjelder følgende: Høgskolen i Telemark sender ikke studenter eller ansatte til områder hvor Utenriksdepartementet (UD) fraråder nordmenn å reise, eller til områder hvor man blir bedt om å vurdere nødvendigheten av å reise eller oppholde seg. Hvis det er planer om å sende studenter og/eller ansatte til områder hvor UD anbefaler nordmenn å utøve særlig varsomhet, skal man vurdere å utsette reisen til situasjonen har bedret seg. Man kan gjenoppta utvekslingen når UD ikke lenger har betenkeligheter med at nordmenn reiser dit. Dersom en student likevel velger å reise til et slikt område, skal han/hun skrive under på at informasjon er gitt om forholdene i området og at reisen foretas til tross for at studenten har blitt frarådet å reise. Det vil også være viktig å ta kontakt med aktuell norsk utenriksstasjon for å innhente råd og anbefalinger i forbindelse med oppholdet, samt gjøre stasjonen oppmerksom på oppholdet.
Ved besøk fra institusjoner i urolige områder, oppmuntres dette som hovedregel så lenge den samarbeidende institusjonen ønsker det. Unntak fra disse reglene gjøres kun av dekan. Eksternt støtteapparat Høgskolen i Telemark har samarbeid med flere institusjoner som arbeider både uavhengig og parallelt med oss dersom en kritisk situasjon skulle inntreffe. Den norske Sjømannskirken Høgskolen i Telemark har inngått en avtale med Den norske Sjømannskirken om beredskap. Sjømannskirken har stasjoner over hele verden, og en 24-timers krisetelefon. Kirken stiller seg til disposisjon for studenter, ansatte og pårørende som befinner seg i en vanskelig situasjon. Kirken også gir gratis krisehåndteringskurs for sine partnere. Sjømannskirken har døgntelefon: + 47 95 11 91 81 Utenriksdepartementet Utenriksdepartementet er den myndighet som HiT forholder seg til ved en krise. Høgskolen i Telemark følger de offisielle retningslinjer som blir gitt til enhver tid. UD har døgntelefon + 47 22 24 36 00 Partnerskoler Alle våre partnerskoler stiller seg til disposisjon hvis en krise skulle oppstå i regionen. Disse har sine egne beredskapsplaner. Ulike kategorier av HiT-studenter i utlandet: ansvar og rettigheter 1. Studenter på utvekslingsopphold til partnerskole, datainnsamling, feltarbeid, kurs eller praksis Dette gjelder studenter som er i utlandet på utveksling til en av HiTs partnerskoler, innhenter datainnsamling, er på feltarbeid, kurs eller praksis som er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved HiT. Oppholdet er da alltid forhåndsgodkjent. Studentene kan reise alene eller i grupper. Studentene skal ha en internasjonal koordinator på sitt fakultet. Studentens ansvar Vite hvem ved HiT som kan kontaktes ved behov Holde HiT oppdatert på adresse/e-postadresse/telefon i utlandet Registrere seg ved den stedlige norske utenriksstasjon der dette er anbefalt av HiT og UD Ha oversikt over nødtelefonnumre til lokalt politi, brannvesen, Sjømannskirken, ambulanse/lege, samt vakttelefonen til nærmeste norske utenriksstasjonen. Studenter får et kort ved utreise for å notere ned alle slike kontaktdetaljer. Tegne nødvendige forsikringer for utenlandsopphold Ta nødvendige vaksiner Orientere seg om forholdene i området hvor man oppholder seg og følge råd fra lokale myndigheter, vertsuniversitetet og UD Opptre ansvarlig for å redusere risikoen for å havne i farlige situasjoner Oppgi kontaktpersoner og adresser i Norge
Fakultetets ansvar Vurdere sikkerheten ved HiTs partnerskoler, i samarbeid med Internasjonalt kontor Gi studentene generell veiledning og råd om personlig sikkerhet før avreise Oppfordre studentene på det sterkeste til å tegne forsikring for utenlandsopphold Gjøre fakultetets internasjonale koordinator kjent for studenten Registrere utenlandsoppholdet i FS Oppdatere FS ved endringer i periode/hjemreisetidspunkt, adresse/e-postadresse/ telefon i utlandet m.m. Kontakte studenter som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner, i samarbeid med den sentrale kriseledelse Internasjonalt kontors ansvar Vurdere sikkerheten ved HiTs partnerskole, i samarbeid med fakultetene Legge ut lister på intranettet over studenter som er ute på utveksling. Listene legges ut høst og vår. 2. Studenter på privat utenlandsopphold Dette er studenter på utenlandsopphold som ikke er forhåndsgodkjent eller eksplisitt anbefalt av veileder eller faglig ansvarlig ved HiT, og som heller ikke er en gruppereise av kategorien 4 eller 5. Denne gruppen studenter har ingen spesielle rettigheter fra HiT relatert til utenlandsoppholdet og HiT har ikke noe ansvar for disse studentene, annet enn å orientere om UDs reiseråd dersom reisen gjøres kjent for HiT. Ved HiT gis det ikke anledning til å få forhåndsgodkjent utreise til institusjoner vi ikke har avtale med. 3. Studentorganisert gruppereise Dette er gruppereiser organisert i regi av HiT, og med en tematikk som er relevant for studieprogrammet. Enkelte av studieturene får økonomisk støtte fra HiT, og på noen av dem deltar HiT-ansatte. Dersom HiT-ansatte deltar på studentorganiserte gruppereiser, plikter deltagerne (studenter og ansatte) å sette seg inn i de gjeldende retningslinjene for slike opphold, nevnt i punktene 1 og 2, og følge disse. HiT forplikter seg tilsvarende til å oppfylle sine forpliktelser nevnt i de samme punktene. HiT skal ikke støtte reiser til steder hvor UD advarer norske borgere mot å oppholde seg. Det skal utnevnes en kontaktperson blant deltakerne i gruppen. Denne skal fungere som bindeledd mellom deltakerne i gruppen, HiT, norsk utenriksstasjon i området og andre. I tillegg skal det utnevnes en koordinator ved fakultetet. Denne skal ikke være deltaker på reisen. Prosedyrer for studenter i krise i utlandet Når HiT-studenter i utlandet har behov for hjelp: Lokalt politi, brannvesen og/eller ambulanse/lege skal kontaktes ved behov. Det er også viktig å underrette familien i Norge. Partnerskolen skal informeres. Hvis man ved krisesituasjoner ikke får kontakt med Internasjonalt kontor ved HiT eller internasjonalt koordinator ved fakultetet, skal man kontakte viserektor for FoU.
Prosedyrer ved hit Melding om kriser eller andre situasjoner som kan kreve bistand fra HiT: Fakultetets internasjonale koordinator og Internasjonalt kontor vurderer situasjonen og kan om nødvendig kontakte stedlige norske utenriksstasjon og/eller eventuell kontaktperson ved vertsuniversitetet. Viserektor for FoU konsulteres. Han/hun skal orienteres ved alle mulige krisesituasjoner der HiT-studenter er involvert. Viserektoren avgjør videre oppfølging og kan om nødvendig benytte seg av andre ressurspersoner. Dekan kan kalle sammen lokal krisestab eller rektor kan kalle sammen felles krisestab. Det henvises til bestemmelsene om krisestab i overordnet beredskapsplan i pkt 5- «Kriseledelse». Pressekontakt håndteres i linjen. Dersom krisestab er satt, håndteres pressekontakt av markeds- og informasjonssjef. Potensiell krisesituasjon i utlandet Dersom en person ved HiT får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte HiT-studenter skal Internasjonalt kontor underrettes. Hvis ikke Internasjonalt kontor er tilgjengelig skal viserektoren kontaktes. De ansvarlige (IK eller viserektor for utdanning) skal så: Avgjøre, ved hjelp av FS og innleverte søknadskjema for studenter, om vi har studenter i det aktuelle området. Identifisere situasjonen og kontakte relevante internasjonal(e) koordinator(er) ved fakultet(ene). Avgjøre, evt. i samråd med fakultetets internasjonale koordinator, om det bør tas kontakt med studenten(e) via e-post eller telefon. En melding til studenten(e) bør inneholde: En påminnelse om å registrere seg ved den norske utenriksstasjonen og å ta kontakt med familien hjemme. Meldingen skal også gi instruksjoner om hva studenten(e) bør gjøre dersom situasjonen skulle forverre seg, og eventuelt be om en tilbakemelding på hvordan studenten har det nå. Dersom det blir avgjort at studenten(e) skal kontaktes, sendes meldingen til alle studenter og kontaktpersoner for grupper som oppholder seg i det aktuelle området. Vurdere situasjonen og om nødvendig kontakte stedlige norske utenriksstasjon og/eller eventuell kontaktperson ved vertsuniversitetet.
Krisestabs prosedyrer ved kriser i utlandet Krisestab skal: Innhente all registrert informasjon om studenter i det aktuelle området fra Internasjonalt kontor og/eller fakultet(ene) Kontakte stedlige norske utenriksstasjon for informasjon og bistand Forsikre seg om at all informasjon er korrekt dersom nærmeste pårørende skal kontaktes. Ved dødsfall påligger informasjonsplikten hos politiet Avgjøre hvem som skal kontakte og støtte de pårørende, samt ha ansvaret for å skjerme pårørende fra media Avklare konsekvensene for eventuelle øvrige studenter i området og avgjøre om tiltak må iverksettes for disse Avgjøre om situasjonen er såpass alvorlig at studentene bør evakueres. UD bør kontaktes i denne prosessen Avdekke hva studentene selv ønsker å gjøre Kontakte forsikringsselskapene til studentene for en koordinert innsats dersom en evakuering må gjennomføres Avgjøre høgskolens offisielle respons på hendelsen Vedlegg 1: Nødtelefoner og andre viktige telefoner (se neste side) 2: Avtale med Den norske Sjømannskirken
Nødtelefoner og andre viktige telefoner: Sjømannskirkens 24-t + 47 95 11 91 81 Web: www.sjomannskirken.no beredskapstelefon: Utenriksdepartementet 24-t + 47 22 24 36 00 Web: www.dep.no/ud ANSA forsikring + 47 24 14 45 70 Web: www.ansa.no Oversikt over ambassader/utenriksstasjoner http://www.regjeringen.no/nb/dep/ud/dep/org/utenriksstasjoner.html?id=524467 HiT/Internasjonalt kontor : Telefonnummer- HiT-sentralbord + 47 35 02 62 00, Beredskapstelefon-internasjonalt kontor + 47 35 57 52 00 Kontaktpersoner-HiT: Funksjon Navn E-post Internnummer-HiT Leder-internasjonalt Anette Staaland anette.staaland@hit.no 5032 kontor Internasjonalt kontor Espen Johansen espen.johansen@hit.no 5023 AF-Nord-Amerika, Lisa Hjelmeland lisa.hjelmeland@hit.no 2747 øvrige verden AF- Europa/Norden Kristin Midtbø kristin.midtbo@hit.no 2748 EFL Dag Aasland dag.aasland@hit.no 6307 HS Ellen Cecilie ellen.c.trane@hit.no 5403 Dahl Tråne Geir Rougthvedt Geir.Rougthvedt@hit.no 5421 TF Unni S. Kaasin unni.s.kaasin@hit.no 5108 Viserektor- FoU Pål Augestad pal.augestad@hit.no 5018