Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 13/9 Møtedato/tid: 14.02.2013, kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Per Bjarne Bonesvoll, leder Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Forfall: Gjertrud Kjønnås, nestleder Andre møtende: Ingebrigt Stensås, vara for Kjønnås Kopi: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/13 002/13 003/13 004/13 005/13 006/13 007/13 008/13 009/13 010/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 29.11.2012 Bestilling av forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon Barnevern - Ny tilbakemelding fra rådmannen Forvaltningsrevisjonsrapport - Tilpasset opplæring og tidlig innsats Bestilling av selskapskontroll Trønderenergi Orientering til kontrollutvalget - Refsetvollen hyttefelt Kontrollutvalgets årsmelding 2012 Orientering om brukerundersøkelse for Konsek Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 5/2012, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 07.02.2013 Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J Bekkavik konsulent, Konsek 1

Godkjenning av protokoll fra møte den 29.11.2012 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/9-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 29.11.2012 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 29.11.2012 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.02.2013 Saksnr 002/13 Eva J. Bekkavik 216, &58, 13/19-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014 Saksutredning Viser til Kontrollutvalgsbokens kapittel 7 om forvaltningsrevisjon, som gir en god oversikt over prosessen knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene, har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. Fasene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt, sett fra kontrollutvalgets ståsted, vil være: bestilling og valg av tema, formål og problemstillinger holde seg orientert underveis behandling av forvaltningsrevisjonsrapport rapportering til kommunestyret oppfølging av vedtak Revisor utfører forvaltningsrevisjoner på vegne av kontrollutvalget, og er ansvarlig for at gjennomføringen er i samsvar med regelverk og standard for forvaltningsrevisjon. I revisjonsprosessen er det viktig med en god dialog mellom kontrollutvalget, sekretariatet og revisor. Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014 Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2013-2014 lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut 2014. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den 29.10.2012, sak 79/2012, etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. Følgende fokusområder ble prioritert i planen: Sykefravær Pleie og omsorg 3

Omdømme og omdømmebygging Eiendomsforvaltning i Midtre Gauldal kommune Forvaltningsrevisjon 2013 Økonomisjefen i Midtre Gauldal kommune orienterte kontrollutvalget om kommunens utfordinger vedr. høyt sykefravær på utvalgets møte i oktober 2012. Utvalget syntes opplysningene var av en slik alvorlig karakter at de ønsket å prioritere en forvaltningsrevisjon med fokus på sykefraværet i kommunen, noe også kommuenstyret har sagt seg enig i etter sitt vedtak av Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014. Midtre Gauldal kommune har selv gjort noen grep for å få belyst hva som fører til såpass høyt sykefravær i noen enheter i kommunen. Fra Formannskapets sak 61/12 (møte 24.09.2012) har kontrollutvalgets sekretariat hentet følgende informasjon: Kommunal- og regionaldepartementet har sammen med KS, LO Kommune, Unio, YS Kommune og Akademikerne et samarbeid om utviklingsprogrammet Saman om ein betre Kommune. Programmet støtter opp om lokale prosjekt som jobber innenfor tema sykefravær, kompetanse og rekruttering, heltids/deltidsproblematikken og omdømme. Det inviteres nå til at flere kommuner kan søke om å bli med i programmet med oppstart i 2013. Etter drøfting med de tillitsvalgte har Midtre Gauldal kommune kommet fram til det er ønskelig at det søkes om å få delta i programmet på områdene heltid/deltid og sykefravær. Formannskapet ga sin tilslutning til at det søkes om deltakelse i Saman om ein betre kommune i forhold til to prosjekt/satsingsområder; prosjekt fulltidsorganisering og prosjekt arbeidsglede og nærvær. Prosjekt fulltidsorganisering Er forankret i kommunens utviklingsarbeid gjennom Kommuneplanens samfunnsdel, der vedtatte hovedmål for de kommunale tjenestene er at alle tjenester skal ha et høyt service- og kvalitetsnivå. Dette skal oppnås gjennom kontinuerlig kvalitetsforbedring av tjenestene ut fra kvalitetsmålinger og dialog med brukerne. Samtidig skal organiseringen av tjenestene vurderes jevnlig for å sikre god ressursutnytting. Dette er bl.a. fulgt opp gjennom vedtak i Kommunestyret i november 2011 om at det skal gjennomføres en organisasjonsgjennomgang. Vedtaket ble gjort i forbindelse med behandlingen av Handlingsprogram med økonomiplan 20122015. Vedtaket er fulgt opp i administrasjonsutvalget i møte den 26.03.12 gjennom en egen sak om framtidige arbeidstidsordninger i kommunen, med spesielt fokus på pleie og omsorg Prosjekt arbeidsglede og nærvær Er også forankret i ovennevnte pleie- og omsorgsplan. Et av delprosjektene/arbeidsoppdragene i arbeidet med denne planen er arbeidsmiljø/nærvær, oppfølging av en satsing som ble påstartet i 2009 Arbeidsmiljø og nærvær. Målet for dette prosjektet har vært å utvikle et godt arbeidsmiljø som skaper trivsel og økt nærvær og som dermed bidrar til gode pleie- og omsorgstjenester. Prosjektet vil også være en oppfølging av det generelle nærværsarbeidet som gjennomføres i kommunen. Det er etablert en felles styringsgruppe for begge prosjektene bestående av Bjørn Enge, varaordfører (leder), Kari Stensås, tillitsvalgt for Fagforbundet, Bodil Brå Alsvik, assisterende rådmann. Kostnader knyttet til prosjektene dekkes gjennom tilskudd fra Kommunal- og regionaldepartementet, 300.000 kr årlig, samt gjennom egeninnsats/innenfor eksisterende budsjettrammer. 4

For at kontrollutvalget skal få den informasjon som er nødvendig for å ta en beslutning om hvilket område det skal bestilles en forvaltningsrevisjon på, har kontrollutvalgets sekretariat invitert Bjørn Enge, varaordfører og leder av styringsgruppen, til kontrollutvalgets møte 15.02.2013. Kontrollutvalget vil gjennom en eventuell selvstendig forvaltningsrevisjonsundersøkelse se på sykdomsrelatert fravær i deler av kommunen og vurdere utviklingen av sykefravær innen ulike enheter, belyse om Midtre Gauldal kommune har kunnskap om utvikling av, og årsaker til sykefravær, om igangsatte tiltak med sikte på å redusere sykefraværet har gitt resultater samt kostnader relatert til sykefravær. Midtre Gauldal kommune har, etter bestilling av selskapskontroll (34 timer), 236 timer til rådighet til forvaltningsrevisjon i 2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på bakgrunn av informasjon fremkommet i møtet ta stilling til om det vil være riktig å sette i gang en forvaltningsrevisjon på fokusområdet sykefravær nå i 2013. Eller om det er bedre utnyttelse av timeressursene å gå videre ned på prioriteringslisten i Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014. Kontrollutvalget må i tillegg diskutere og avklare ressursramme og tidspunkt for ferdigstillelse av en eventuell forvaltningsrevisjon. 5

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2013-2014 Midtre Gauldal kommune (Behandlet i kontrollutvalget i sak 30/2012 Plan for forvaltningsrevisjon for 2013-2014, på møte den 11. oktober). Vedtatt av kommunestyret i sak 79/2012 på møte 29.10.2012 6

Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for 2013-2014. Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Midtre Gauldal kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Midtre Gauldal kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngå å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplan for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. Kommuneplanen beskriver følgende visjon for utviklinga i kommunen: Midtre Gauldal med verdier for framtida Det samme innholdet er formulert i følgende overordna målsetting: Gjennom en bærekraftig utvikling basert på kommunens verdier i form av natur, miljø og mennesker skal vi sammen skape en attraktiv kommune for framtida. Kommuneplanen beskriver mål og strategier på følgende utviklingsområder: Utvikling av lokalsamfunnet Natur og miljø Befolkningsutvikling og bosetting Verdiskaping/næringsliv Sosial trygghet og folkehelse Kultur og fritid Demokrati og samhandling Infrastruktur og samfunnssikkerhet Den kommunale organisasjonen Tjenesteproduksjonen Lovforvaltning Personal og organisasjon Økonomi 7

Befolkningsutvikling Kommunen har fortsatt en befolkningsvekst. For 2011 økte befolkningen med totalt 138 innbyggere eller 2,29 %, mens Norge totalt sett hadde en vekst på 1,33 %. For 2011 er veksten størst i gruppen voksne, noe som også bidrar til en økning i antallet barn som skal begynne på barnehage. I tillegg er det en relativt stor vekst i gruppen 67-79 år. Kommunen har fortsatt en stor andel eldre, 16 % mot Norge 13 %, noe som underbygger kommunens utfordringer innenfor pleie og omsorg. Tilflyttingen til kommunen var den viktigste årsaken til befolkningsveksten i 2011. Over halvparten av innflytterne kom fra Norge, mens resterende kom fra utlandet. Det fødes flere enn det dør, noe som gir et fødselsoverskudd. Netto tilflytning og fødselsoverskudd er positive utviklingstrekk for kommunen. Utviklingen innenfor de enkelte aldersgruppene over tid viser at kommunen er inne i en positiv periode når det gjelder befolkningsutvikling. Når det gjelder befolkningsutviklingen fordelt på de ulike delene i kommunen, er tendensen fortsatt en sentralisering til tettstedet Støren, en relativt stabil situasjon i Budal og Soknedal og en befolkningsnedgang i Singsås. Økonomi Regnskapet for 2011 synliggjør et merforbruk på 3.2 mill kroner, og om ikke inntektssiden styrkes så kreves en langt sterkere prioritering av kommunens tjenestetilbud. Midtre Gauldal kommune må helt klart ha sterkere fokus på kostnadsreduserende tiltak og utrede tiltak som kan styrke inntektssiden, Det er en kostnadsmessig vekst i kommunen. Utfordringen ligger i at utgiftene stiger raskere enn inntektene og skaper dermed et økonomisk gap. For 2011 utgjorde dette gapet 6 % da kostnadene steg med 9% mens inntektene steg med 3%. Lønn og sosiale utgifter er den største utgiftsposten. Veksten på 7,5 % i 2011 skyldes ikke kun generell lønnsvekst men et innslag av økt aktivitet spesielt innenfor pleie og omsorgsområdet. Kommunen har hatt en stigende gjeldgrad i de senere år, nivået er såpass høyt at det er på tide å arbeide dette ned. For å redusere gjeldsgraden må enten befolkningsutviklingen fortsette eller investeringstakten må bremses. Kommunen har en synkende evne til å betjene investeringer med oppsparte midler eller egenkapital. Dette er et varsel om at investeringene må bremses og at man framover i tid bør planlegge investeringer slik at det finnes oppsparte midler til disposisjon når det skal foretas investeringer. Fokusområder for forvaltningsrevisjon 2013-2014 Sykefravær Pleie og omsorg Omdømme og omdømmebygging Eiendomsforvaltning i Midtre Gauldal kommune Andre fokusområder som også er av interesse Arkiv/informasjonssikkerhet Utleieboliger Integrering av innvandrere Interkommunalt samarbeid 8

Midtre Gauldal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2013-2014: Med bakgrunn i den overordnede analysen av Midtre Gauldal kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i 2013-2014: Sykefravær Midtre Gauldal kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Sykefraværet i Midtre Gauldal kommune er fortsatt alt for stort, 1. halvår 2012 var det totale sykefraværet på 8,4 %. Gjennomsnittlig er 50 ansatte fraværende hver dag, og årlig går 37 hele årsverk tapt. Kostnader relatert til sykefravær er betydelig. Enkelte enheter er mer utsatt for sykefravær enn andre, enhetene med størst sykefravær er Helse og Omsorg, samt Eiendom og Kommunalteknikk (jf. halvårsrapport 2012). Midtre Gauldal kommune har antydet at en gjennomgang av området er meget viktig for å se hva som kan gjøres i forhold til å få ned sykefraværet. Midtre Gauldal kommune har selv satt fokus på området og har satt i gang tiltak virksomhetsteam, tiltaket Gnisten og kontordagen som Nav har i kommunen er utvidet til å gjelde alle enheter. Interne kurs med tema Hva vil det si å være ansatt i en IA- bedrift tilbys kontinuerlig. Kontrollutvalget vil gjennom en selvstendig forvaltningsrevisjonsundersøkelse se på sykdomsrelatert fravær i deler av kommunen og vurdere utviklingen av sykefravær innen ulike enheter, belyse om Midtre Gauldal kommune har kunnskap om utvikling av, og årsaker til sykefravær, om igangsatte tiltak med sikte på å redusere sykefraværet har gitt resultater samt kostnader relatert til sykefravær. Pleie og omsorg: Midtre Gauldal kommune har i 2012 et mål om å se på organiseringen i forhold til økonomi. En slik omorganisering må få virke en tid før en kan sette i gang en forvaltningsrevisjon på området. Det vil nok være mest hensiktsmessig å foreta en forvaltningsrevisjon på Pleie og omsorg ved rullering av plan for forvaltningsrevisjon om 2 år. En mulig innfallsvinkel i en slik forvaltningsrevisjon kan være: Ga omorganiseringen de effekter som forventet? Hvor ligger man i forhold til andre kommuner? Omdømme og omdømmebygging i Midtre Gauldal kommune Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom blir boende eller kommer tilbake til kommunen etter endt utdanning. Midtre Gauldal kommune sier selv at det er en utfordring å klare å utvikle gode nok kanaler og arenaer for kontakt mellom innbyggerne og politikerne. De sier videre at informasjon om resultatet av politiske prosesser og vedtak er viktig for kommunens omdømme og for arbeidet med å skape tillit og trygghet. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hvilken måte Midtre Gauldal kommune profilerer seg utad. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin egen arbeidsplass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med tanke på å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme i Midtre Gauldal kommune kan rettes mot å se hva Midtre Gauldal kommune har gjort, og evt kan gjøre for å bygge et godt omdømme, både overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. 9

Videre kan det være aktuelt å kartlegge hvilket bilde folk har av Midtre Gauldal, både blant kommunens egne innbyggere og blant folk som bor utenfor kommunen. Med tanke på bosetting og tilflytting vil målgruppen særlig være unge mennesker i etableringsfasen. Eiendomsforvaltning i Midtre Gauldal kommune Midtre Gauldal kommune sitter på en betydelig bygningsmasse, Et mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan sette fokus på om kommunen sitter på en hensiktsmessig eiendomsmasse og om denne blir utnyttet, vedlikeholdt og forvaltet på riktig måte. Finnes det eventuelt muligheter for alternativ bruk sett i forhold til kommunens ansvarsområder, eller andre muligheter for inntjening eller utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer man å opprettholde standarden på kommunal eiendom. Andre fokusområder som også er av interesse Arkiv/informasjonssikkerhet Sak- og arkivsystemet har stor betydning for saksbehandlingen og dokumenthåndteringen i organisasjonen. Det sentrale sak- og arkivsystemet er der all arkivverdig dokumentasjon skal lagres. Det innebærer at alle som driver saksbehandling må kunne lagre sine dokumenter i dette systemet, enten direkte eller ved integrasjon med andre systemer. Mulige innfallsvinkler til en forvaltningsrevisjon innen dette området kan være om brukere av systemet har tilstrekkelig kunnskap om lovbestemmelser knyttet til relevante lover (forvaltningslov, arkivlov, offentleglova og ev. andre lover), samt om lovbestemmelsene brukes. Kjenner de ansatte i Midtre Gauldal kommune til de aktuelle regler for saksbehandling og følges disse reglene? Er det lagt til rette for enkel og effektiv saksbehandling? Har de ansatte den nødvendige kunnskapen om systemet til å utnytte Sak- og arkivsystemet fullt ut? Utleieboliger i Midtre Gauldal kommune Midtre Gauldal kommune har et stort antall utleieboliger. Det er resultatenheten Eiendom og kommunalteknikk som nå har ansvaret for disse boligene. Utleieboligene representerer store verdier for kommunen. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kommunens utleieboliger kan det være aktuelt å se på om kommunen klarer å vedlikeholde boligene slik at de beholder sin verdi, har kommunen et riktig antall boliger i forhold til behovet blant innbyggerne (fremtidens pleie- og omsorgsbehov), er tildelingsrutinene i tråd med kommunen ønsker? Integrering av innvandrere Bosetting av flyktninger er en frivillig oppgave for kommunene, og baseres på avtaler mellom IMDi og den enkelte kommune. Midtre Gauldal kommune har en viktig oppgave i forhold til kvalifisering og integrering av flyktninger på mange områder. Dette kan blant annet gjelde norskopplæring, opplæring i samfunnskunnskap generelt og mulighet for deltakelse i yrkesliv. Det er viktig at integreringen skjer på en god måte for alle parter. Har Midtre Gauldal kommune lyktes i å legge til rette for at innvandrere skal bli selvhjulpne og at de oppnår en likeverdig tilværelse i kommunen? Interkommunalt samarbeid Midtre Gauldal er med i det etablerte samarbeidet i Trondheimsregionen når det gjelder næringsutvikling, arealplanlegging og når det gjelder forberedelsene til Samhandlingsreformen. Kommunen skal også samarbeide nordover når det gjelder utvikling, forvaltning og tjenesteproduksjon for øvrig. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. 10

Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? En annen side av interkommunale samarbeid er avtalene som ligger til grunn for samarbeidet. Er disse avtalene i henhold til lov og forskrift, og er det tatt hensyn til alle lover som et slikt interkommunalt samarbeid er underlagt? Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i 2013-2014. Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 2 av prosjektene i denne perioden. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i 2013-2014. 11

Forvaltningsrevisjon Barnevern - Ny tilbakemelding fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/13 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/137-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Rutiner vedr. personalets opplysningsplikt til barnevernstjenesten Orientering til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 23.02.2012 i sak 3/2012 ble forvaltningsrevisjonsrapport om Barnevernstjenesten behandlet. På bakgrunn av vurderinger som revisor har gjort i rapporten, formulerte kontrollutvalget seks punkter som utvalget ønsket en oppfølging på. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en skriftlig tilbakemelding om hvordan disse punktene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen 31.oktober 2012. Rådmannens tilbakemelding er mottatt av kontrollutvalgets sekretariat 19.11.2012. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? For å besvare hovedproblemstillingen har Revisjon Midt-Norge IKS formulert 4 delproblemstillinger: 1. Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? 3. Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? 4. Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Revisjonens konklusjon Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Revisors hovedkonklusjon er at barnevernstjenesten innenfor de områdene som er undersøkt, har disse forutsetningene. Delproblemstilling: 12

1. Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? Barnevernstjenesten har en tverrfaglig gruppe med god formell kompetanse. Kommunen har flere stillinger med fagutdanning enn andre kommuner. Virksomheten har tilgang til et hensiktsmessig sakssystem, og med god opplæring vil dette være en styrke for barnevernet. De ansatte sikres nødvendig opplæring og kompetanseutvikling og har tilgang til oppdatert regelverk. 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Undersøkelsen har vist at barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune generelt sett har fokus på forebyggende virksomhet og samarbeid med andre aktører både internt i egen virksomhet, i egen enhet og med andre enheter i kommunen. Samarbeidspartnerne beskriver barnevernet som en tilgjengelig tjeneste som bidrar til et aktivt samarbeid. Et viktig fora for samarbeid er ressursteam. Ikke alle disse synes å fungere like godt. Det er etter revisors vurdering viktig at de involverte aktørene bestreber seg på å få disse til å fungere etter hensikten. 3. Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? Undersøkelsen viser at det i de aller fleste tilfellene utarbeides tiltaksplaner. I tiltaksplanen beskrives hjelpetiltakene. Barnevernet har system som legger til rette for å evaluere tiltakene. Det kan se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. 4. Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barnevernstjenesten har fokus på og prioriterer å holde fristene, og at de overholder fristene i de aller fleste tilfellene. Revisors anbefalinger: Revisor har ikke kommet med anbefalinger i sin rapport, men det fremgår en del vurderinger i rapporten som kontrollutvalgets sekretariat synes er av en så viktig karakter at de bør følges opp av rådmannen. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 3/2012: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober 2012. 13

Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 26.03.2012 i sak 28/2012 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober 2012. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget For å følge opp vurderinger som revisor har gjort i rapporten formulerte kontrollutvalget seks punkter som utvalget ønsket en oppfølging og tilbakemelding på fra rådmannen. I brev av 14.11.2012 har rådmannen gitt tilbakemelding på disse punktene, brev følger vedlagt. Kontrollutvalgets møte 29.11.2012 Målfrid Bogen, helsefaglig rådgiver, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget sa seg fornøyd med tilbakemeldingen fra rådmannen, men ønsket en oppfølging av punktet rutiner for kunnskapsoverføring. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker en orientering om status vedr. punktet rutiner for kunnskapsoverføring på sitt møte 14. februar. Kontrollutvalgets sekretariat har bedt rådmannen gi en ny orientering på utvalgets møte 14. februar 2012, jf. vedlagt brev av 16.01.2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon For å besvare eventuelle spørsmål kontrollutvalget måtte ha i forbindelse med tilbakemeldingen fra rådmannen, har kontrollutvalgets sekretariat bedt rådmannen om å være tilstede under kontrollutvalgets behandling av saken. Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på punktet rutiner for kunnskapsoverføring, eller om de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 14

Informasjon om personalets opplysningsplikt til barneverntjenesten Melderutiner Midtre Gauldal kommune 2012 15

Hensikt og lovgrunnlag Hensikten med dette heftet er å gi informasjon og veiledning til ledere og personale i skolene og barnehagene om opplysningsplikt til barneverntjenesten. Alle enheter bør dele ut heftet til nye ansatte, og minne personalet om innholdet hvert år, uavhengig av aktuelle saker. Opplysningsplikt til barnevernet handler om hvem reglene om opplysningsplikt gjelder for i hvilke situasjoner taushetsplikten må vike for opplysningsplikten hvordan personalet bør oppfylle opplysningsplikten Barnevernlovens formål er å sikre at barn som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstsvilkår. For at barneverntjenesten skal kunne ivareta sine oppgaver, er de avhengig av opplysninger fra andre som gjennom sitt arbeid får kjennskap til opplysninger om barn som er i alvorlige omsorgs -og livssituasjoner. I barnevernloven fremgår opplysningsplikten av 6-4 annet ledd. For personalet ved offentlige skoler er opplysningsplikten særskilt regulert i opplæringsloven 15-3 og i barnehageloven 22. Opplysningsplikten gjelder både meldinger som personalet gir på eget initiativ, den såkalte meldeplikten, og opplysninger de gir etter pålegg fra barneverntjenesten eller andre barnevernmyndigheter. Opplysningsplikten etter barnevernloven og opplæringsloven/barnehageloven går foran taushetsplikten etter andre lover. Informasjon om prosedyrer i dette heftet skal også medvirke til at skoler og barnehager har dokumentasjon på at loven er fulgt. Innholdet i dette heftet baserer seg på rundskriv 10-2012 fra Utdanningsdirektoratet. Støren, 09.10.12 16

A. Personalet har en oppmerksomhetsplikt og en opplysningsplikt Oppmerksomhetsplikten Personalet har daglig kontakt med barna på skolen og i dette arbeidet er de pålagt å være oppmerksom på forhold som kan føre til tiltak fra barneverntjenesten (opplæringsloven 15-3 ledd). Oppmerksomhetsplikten i seg selv utløser verken en rett eller en plikt til at personalet må gi opplysninger til barneverntjenesten. Ved at personalet er oppmerksomme kan de oppdage forhold som kan utløse opplysningsplikten. For at personalet skal kunne oppfylle sin plikt til å være på vakt, er det en forutsetning at de har kunnskap om hvilke situasjoner som kan føre til tiltak fra barneverntjenesten og hvilke situasjoner som er så alvorlige at plikten til å melde fra utløses. Se liste med eksempel på slike situasjoner på side 5. Opplysningsplikten Opplysningsplikten til barneverntjenesten inntrer i de mest alvorlige tilfellene; når personalet har grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet, når det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt, når et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker, eller når det er fare for utnyttelse av et barn til menneskehandel. Opplysningsplikten innebærer et unntak fra den lovbestemte taushetsplikten som personalet er omfattet av (forvaltningsloven 13-13 e, jf. opplæringsloven 15-1, barnehageloven). Hvem har opplysningsplikt Opplysningsplikten gjelder for skolens/barnehagens personale (opplæringsloven 15-3 andre ledd). Det betyr alle som er ansatte, også vikarer som har midlertidige arbeidsavtaler. Ledelsen må sørge for at alle ansatte, også vikarer, er kjent med opplysningsplikten. Opplysningsplikten er pålagt den enkelte ansatte, og ikke skolen/barnehagen som sådan. Plikten til å gi opplysninger faller ikke bort selv om vedkommende på egenhånd forsøker å avhjelpe situasjonen. Når vilkårene for opplysningsplikten er oppfylt, skal opplysningene gis videre til barneverntjenesten umiddelbart. Selv om opplysningsplikten gjelder for den enkelte, skal personalet ha som rutineat opplysningene til barneverntjenesten formidles gjennom rektor/leder. En slik rutine fratar likevel ikke den enkelte ansattes selvstendige ansvar for å formidle opplysningene til barneverntjenesten, dersom den overordnede unnlater å videreformidle opplysningene, eller den overordnede ikke er enig i at forholdet bør meldes. 17

B. Opplysningsplikt på eget initiativ, meldeplikten Personalet skal, på eget initiativ og uten hinder av taushetsplikten, gi opplysninger til kommunens barneverntjeneste når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker det er fare for utnyttelse av et barn til menneskehandel Opplysningsplikten inntrer ved alvorlige tilfeller, hvor det er fare for at barnet tar vesentlig skade. Det er ikke tilstrekkelig at barnet ikke lever under optimale forhold. Det er ikke meningen at personalet skal ta stilling til om de enkelte vilkårene for å fatte vedtak etter barnevernloven er oppfylt. Personalet skal vurdere barnets omsorgssituasjon ut fra sitt faglige ståsted og sin kjennskap til barnet og familien. Nedenfor følger en oversikt over bestemmelsene i barnevernloven: 1. Mishandling i hjemmet eller andre former for alvorlig omsorgssvikt: Mangel på undersøkelse eller behandling ved livstruende eller annen alvorlig sykdom/skade Ikke dekket særlige behov for behandling eller opplæring (funksjonshemming) Mishandling eller andre alvorlige overgrep (fysisk, psykisk, seksuell eller vedvarende mindre overgrep) Alvorlige mangler ved daglig omsorg, eller manglende personlig kontakt og trygghet (fysisk og materielt, psykiske lidelser hos foreldre) Overveiende sannsynlig at barnets helse eller utvikling kan bli alvorlig skadet (manglende forutsetninger hos foreldre) 2. Vedvarende alvorlige atferdsvansker Alvorlig og gjentatt kriminalitet Vedvarende misbruk av rusmidler Alvorlige atferdsvansker på annen måte (prostitusjon, «gatebarn», rømming, dragning mot miljøer med eldre ungdom eller voksne) 18

Når utløses opplysningsplikten - grunn til å tro Det er ikke et krav at den som gir opplysninger er sikker på at situasjonen er så alvorlig som det er beskrevet i punktene over, men det må foreligge noe mer enn en vag mistanke. Opplysningsplikten inntrer når en eller flere i personalet har grunn til å tro at det foreligger en situasjon som er omfattet av kriteriene over. Anonym drøfting med andre fagpersoner Hvis personalet er i tvil om bekymringen er så alvorlig at den skal meldes til barneverntjenesten, kan det være nyttig å diskutere saken anonymt med andre fagpersoner (Ressursteam). Personalet kan også diskutere problemstillinger anonymt med barneverntjenesten og få konkrete råd. Når opplysningsplikten foreligger Når opplysningsplikten først foreligger kan ikke den ansatte velge om den skal gi opplysninger eller ikke. Bestemmelsen bruker ordlyden skal, som betyr at det foreligger en plikt. Personalet skal ikke foreta ytterligere undersøkelse for å bekrefte eller avkrefte sin bekymring. Det er barneverntjenestens oppgave å undersøke nærmere. Hvis personalet har meldt fra til barneverntjenesten om et barn, og de etterpå får ny informasjon som utløser opplysningsplikten, er skolepersonalet forpliktet til å melde ifra om den nye informasjonen. Det er ikke slik at plikten er oppfylt fordi man allerede har meldt fra til barneverntjenesten. Mottar man nye opplysninger som vurderes som så alvorlig at opplysningsplikten igjen utløses, skal de nye opplysningene gis barneverntjenesten. Når barneverntjenesten har undersøkt saken, kan det vise seg at barnets situasjon var mindre alvorlig enn personalet trodde da opplysningene ble gitt til barneverntjenesten. Den som ga opplysningene har ikke brutt taushetsplikten sin, så lenge han eller hun vurderte at opplysningsplikten var utløst. Den som ga opplysningene til barneverntjenesten har gjort sin plikt. Dokumentasjon Personalet bør dokumentere hvilke vurderinger som er gjort i forbindelse med vurderingen av opplysningsplikten. Dokumentasjonen kan gjøre at personalet i ettertid kan vise at de, på det tidspunktet opplysningen ble gitt, vurderte at det var grunn til å tro at situasjonen var så alvorlig at den utløste opplysningsplikten. Dette vil ha betydning dersom det eventuelt i etterkant skulle bli spørsmål om taushetsplikten er brutt. Se vedlegg 1: Dokumentasjonsmal for notat til elevmappe C. Hvordan opplysningsplikten oppfylles 19

Opplysningsplikten oppfylles ved at skolen/barnehagen, enten leder eller en ansatt, umiddelbart sender en bekymringsmelding til den kommunale barneverntjenesten. Personalets opplysningsplikt er ikke oppfylt dersom de gir bekymringsmeldingen anonymt. Opplysningsplikten forutsetter at den som gir meldingen oppgir hvem den er, slik at barneverntjenesten på best mulig måte kan vurdere innholdet i meldingen og om det er behov for å innhente ytterligere opplysninger fra skolen/barnehagen. Krav til bekymringsmeldingen Meldingen bør som hovedregel være skriftlig. Det kan gjøres unntak fra dette i akutte situasjoner når det er viktig at barneverntjenesten raskt blir informert om bekymringen. Meldingen må inneholde opplysninger om hvilket barn det gjelder og hva bekymringen går ut på. Skolen/barnehagen bør skrive ned hvilke observasjoner de har gjort og hva som er gjort fra enhetens side i forbindelse med bekymringen. Se Vedlegg 2: Skjema for bekymringsmelding Informasjon til foreldrene Skolen/Barnehagen bør som et generelt utgangspunkt gi foreldrene informasjon om at det vil bli sendt melding til barneverntjenesten. I enkelte situasjoner bør likevel melderen overlate til barneverntjenesten og eventuelt politiet å vurdere når og på hvilken måte foreldrene skal bli informert. Årsaken til dette er at informasjonen til foreldrene i enkelte tilfeller hindrer barneverntjenesten og politiet i å gi barnet (eller andre) tilstrekkelig beskyttelse. Informasjon til foreldrene kan også svekke viktige bevis. Eksempler på situasjoner hvor dette kan være aktuelt er der det er mistanke om at barnet er utsatt for seksuelle overgrep, ved mistanke om at barnet eller noen som står barnet nær er utsatt for andre former for vold eller overgrep, og dersom det å informere foreldrene kan medføre fare for noens liv eller helse. Dette er ikke en uttømmende liste. Det kan også være aktuelt å unnlate å varsle foreldrene dersom bekymringen gjelder tvangsekteskap. Enheten må vurdere dette konkret i hvert enkelt tilfelle på bakgrunn av de opplysningene bekymringen omhandler. Tilbakemelding fra barneverntjenesten Når personalet har sendt bekymringsmelding til barneverntjenesten, har barneverntjenesten en plikt til å gi noen opplysninger til den som har gitt meldingen (barnevernloven 6-7a). Barneverntjenesten skal i utgangspunktet ikke gi opplysninger om hvilke tiltak som er, eller kan bli, iverksatt. De kan likevel gi en slik tilbakemelding når de skal iverksette eller har iverksatt tiltak som personalet trenger å vite av hensyn til sin videre oppfølging av barnet. 20

Det er barneverntjenesten som i det enkelte tilfellet må vurdere om det er nødvendig å gi opplysninger til personalet om den videre oppfølgingen av barnet. Tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at barneverntjenesten mottok meldingen, og skal bekrefte at meldingen er mottatt. Når meldingen kommer fra en som er omfattet av opplysningsplikten, slik som personalet i skoler og barnehager er, så skal barneverntjenesten i tilbakemeldingen i tillegg opplyse om barneverntjenesten har åpnet en undersøkelsessak. Er slik sak åpnet, skal barneverntjenesten gi en ny tilbakemelding innen tre uker etter at undersøkelsen er gjennomført. I den sistnevnte tilbakemeldingen skal barneverntjenesten gi opplysningen om saken er henlagt eller om den den følges opp videre. Opplysningsplikt ved pålegg Personalet kan bli pålagt av de organer som er ansvarlige for å gjennomføre barnevernloven å gi opplysninger. De organene som kan gi pålegg til er barneverntjenesten og andre organer som er ansvarlig for gjennomføringen av barnevernloven, først og fremst fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker. Det er det organet som gir pålegget (barneverntjenesten eller fylkesnemnda), som skal vurderer om vilkårene for opplysningsplikten foreligger. Det er også barneverntjenesten (eller fylkesnemnda) som vurderer hvilke opplysninger som er relevante. Den som gir pålegget må til en viss grad konkretisere hvilke opplysninger personalet skal gi. Personalet kan bare bli pålagt å gi opplysninger som han eller hun allerede har. De har altså ingen plikt til å innhente nye opplysninger som de ikke er i besittelse av. Både den som pålegger, altså barneverntjenesten eller fylkesnemnda, og personalet som blir pålagt å gi opplysninger, har et ansvar for å unngå at taushetsbelagt informasjon blir videreformidlet i et større omfang enn det som er nødvendig. Når kan personalet bli pålagt å gi opplysninger Pålegget om å gi opplysninger er for det første knyttet til situasjoner som er beskrevet i punkt 3.1, punkt 3.2. og punkt 3.3. Personalet kan også bli pålagt å gi opplysninger i forbindelse med saker som fylkesnemnda skal avgjøre om samvær (barnevernloven 4-19) foreldreansvar og adopsjon (barnevernloven 4-20) opphevelse av vedtak om omsorgsovertakelse (barnevernloven 4-21) Klage over pålegg Personale i skole/barnehage har rett til å klage over pålegg om å gi opplysninger, hvis vedkommende ikke mener at han eller hun har plikt eller lov til å gi dem (forvaltningsloven 14). Hvis den som har gitt pålegget mener det er påtrengende nødvendig å få opplysningene for å kunne gjennomføre sine oppgaver etter barnevernloven, må han eller hun som har klaget, likevel gi opplysningene før klagesaken er avgjort. 21

Vedlegg 1 Unntatt offentlighet jfr.off.loven 5 og forv.loven 15 Vurderinger av opplysningsplikt før bekymringsmelding Dato Skole Elevens navn og f.nr Elevens foresatte Vurdering av opplysningsplikten 1. Varighet på kjennskap til elev/barn: 2. Varighet på bekymringsperioden: 3. Hendelser som har forsterket din oppmerksomhet på barnet/eleven i det siste (hva gir deg grunn til å tro at bekymringen er reell?) 4. Beskrivelse av bekymringsbildet/observasjonene med grunnlag i hvilke kriterier: Mishandling heime Andre former for alvorlig omsorgssvikt Vedvarende alvorlige atferdsvansker Fare for utnyttelse til menneskehandel 5. Vurdering av alvorlighetsgrad: underskrift 22

23

Forvaltningsrevisjonsrapport - Tilpasset opplæring og tidlig innsats Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/13 Eva J. Bekkavik 216, &58 12/37-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring Saksutredning Det er opplæringslovens 1-3 om tilpasset opplæring og tidlig innsats, med tillegg av 13-10 om krav til forsvarlig system, som er utgangspunktet for revisjonskriterier i denne forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisjonsrapporten tar i stor grad for seg de føringer som gjelder for skoleeiers arbeid med tilpasset opplæring. Det er ulike elementer som er belyst, deriblant at skoleeier gjennomfører skolevurderinger, ulike obligatoriske undersøkelser og kartlegginger knyttet til opplæring og læringsmiljø. Det er dessuten undersøkt om kommunen har rutiner for spesialundervisning, og revisor har belyst forholdet mellom ordinær undervisning og spesialundervisning. All opplæring skal i utgangspunktet være tilpasset, og spesialundervisning er tilpasset opplæring som er underlagt eget regelverk, som en individuell rettighet, etter vurdering av utbytte av den ordinære undervisningen. Videre belyser rapporten praksis skolene har i forhold til tilpasset opplæring og tidlig innsats, som variasjon i lærestoff, læremidler, arbeidsmåter, organisering og intensitet. Det vises også til elevmedvirkning som en del av tilpasset opplæring. I forhold til tidlig innsats har revisor fokus på lærertetthet, kartlegging av elevenes ferdigheter og hvordan kommunen og skolene satser på utvikling av ferdigheter i lesing og regning. Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Midtre Gauldal kommune vurdert tilpasset opplæring i Midtre Gauldal kommune som et viktig område å se nærmere på i 2012. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 23. februar 2012. Bestillingen ble behandlet på nytt i utvalgets møte den 03.05.12, hvor kontrollutvalget 24

vedtok at de ønsket at forvaltningsrevisjonen skulle ha fokus på tilpasset opplæring til den enkelte elev. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende hovedproblemstilling for undersøkelsen: Er det lagt til rette for at Midtre Gauldal kommune skal tilby tilpasset opplæring ihht lov og regelverk? For å belyse den overordnede problemstillingen har revisor formulert to delproblemstillinger: 1. Har Midtre Gauldal et forsvarlig system for å påse at kravene til tilpasset opplæring i opplæringslova blir fulgt i skolene? 2. I hvilken grad praktiserer Midtre Gauldal tilpasset opplæring? Revisjonens konklusjon Er det lagt til rette for at Midtre Gauldal kommune skal tilby tilpasset opplæring ihht lov og regelverk? Det er revisors konklusjon at Midtre Gauldal kommune har et forsvarlig system for å påse at 1-3 om tilpasset opplæring blir fulgt i skolene5. Systemet forholder seg til både nasjonale og lokale føringer for arbeidet i skolene. Det er allikevel viktig at den informasjonen som kommer fram i tilstandsrapport/skolevurdering gir et tilstrekkelig nyansert bilde av eksempelvis lærertetthet på 1. til 4. trinn. Lærertetthet fremheves som ett viktig element i tilpasset opplæring, og det er synliggjort at lærertettheten er større i barneskolene enn i ungdomsskolen. Det er også vist at den tilpassede opplæringen som foregår i grunnskolen i Midtre Gauldal inneholder variasjon, både når det gjelder lærestoff, læremidler, arbeidsmåter, organisering og intensitet. Det er i tillegg synliggjort egne satsningsområder som støtter opp under tilpasset opplæring. Blant annet synes kommunens arbeid knyttet til spesialundervisning å være hensiktsmessig. Kommunen er kommet kort i forhold til tidlig innsats i regning, noe som er en svakhet ved skolenes arbeid med tilpasset opplæring. Konklusjon når det gjelder den overordnede problemstillingen er at Midtre Gauldal kommune legger til rette for å tilby tilpasset opplæring ihht lov og regelverk, men at det er svakheter i forhold til skolenes arbeid med tidlig innsats knyttet til regning som grunnleggende ferdighet. Revisors anbefalinger: Rådmannen bør sørge for å synliggjøre lærertetthet på 1. til 4.trinn overfor skoleeier Rådmannen bør følge opp iverksettingen av tidlig innsats i regning Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Tilpasset opplæring og tidlig innsats " for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem 25

for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. 26

Bestilling av selskapskontroll Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.02.2013 Saksnr 005/13 Eva J. Bekkavik 216 11/138-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll rettet mot Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre prosjektet i tråd med fremlagt prosjektskisse, med en ressursinnsats for Midtre Gauldal kommune anslått til 34 timer og levering innen 31.12.2013. Ved behov for større endringer i prosjektet gis kontrollutvalgets sekretariat fullmakt til å godkjenne disse innenfor angitt ressursramme. Vedlegg Prosjektskisse Trønderenergi Anslått ressursbehov med fordeling Trønderenergi Saksutredning Kontrollutvalget fattet i sak 40/12 følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes om å utarbeide skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Vedtaket var basert på kommunestyrets 15/12 om plan for selskapskontroll 2012-2013, der eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi var gitt 2. prioritet. Igangsetting av dette prosjektet ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Samtlige 13 kommuner i Konsek-samarbeidet som har eierandeler i Trønderenergi har gjort tilsvarende vedtak som dette. Disse har en eierandel på til sammen 54,85 %. I tillegg har kontrollkomiteen i Trondheim kommune (10 %) gitt sin tilslutning til igangsetting av slik kontroll. Kommunestyrene i Oppdal (3,25 %) og Holtålen (1,49 %) har uttrykt ønske om å delta, under visse forutsetninger. Eierkommuner på Fosen (til sammen 23,79 %) er innne i prosessen med å vurdere dette og fatte vedtak, men kontrollutvalgssekretariatet for Fosen har gitt positive tilbakemeldinger og vært innvolvert i prosessen med å utarbeide prosjektskissen. Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak, og tilsvarende vedtak i andre eierkommuner, har Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, i samarbeid med Konsek utarbeidet en prosjektskisse. I forslaget er det tatt høyde for de diskusjoner og ønsker som er registrert fra øvrige eiere så langt det har latt seg gjøre. Innretning på prosjektet Det er skissert en todelt innretning på prosjektet: 27

1. Eierstyring 2. Funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet. Vurdering av kommunenes eierstyring er den lovpålagte delen av selskapskontrollen, og vurderes som svært sentral i denne sammenhengen. Etter som selskapet har en lang rekke kommuner som eiere vil det ikke være naturlig å gå i dybden på den enkelte kommunes eierstyring, men å vurdere dette på et noe overordnet nivå. Blant de sentrale problemstillingene er hvor tydelige målsettinger kommunene har, om forvaltningen er i tråd med retningslinjer for offentlig eierskap, om selskapets strategier er forankret i eierkommunene, hvorvidt selskapet tar det samfunnsansvar som forventes av et offentlig eid selskap og hvorvidt selskapets styringssystemer er tilstrekkelige. Et funksjonelt skille mellom monopol- og øvrig virksomhet, i dette tilfellet nettvirksomheten og konkurranseutsatt virksomhet (herunder blant annet kraftproduksjon, kraftsalg og bredbåndsvirksomhet). Dette er sentralt i energilovgivningen for å sikre at en monopolsituasjon ikke utnyttes til å skaffe seg fordeler i kraftmarkedet og dermed skape ineffektive markeder som kan skade forbrukernes interesser. NVE har kommet med alvorlig kritikk av selskapets praksis på dette området, og ilagt selskapet bot for lovbrudd. Sentrale problemstillinger skissert på dette området er om NVEs pålegg og anbefalinger er fulgt opp av selskapet, hvilken innsats selskapet gjør for å ivareta kravene til funksjonelt skille og nøytralitet og hvordan selskapet kan dokumentere at ikke nettselskapet feilbelastes kostnader som skulle vært dekket av øvrige deler av konsernet. Organsiering og ressurser I prosjektskissen anslås det et ressursbehov på 1 200 timer til gjennomføring av prosjektet. Dette er en relativt omfattende ressursramme, men det legges opp til et omfattende prosjekt, der en lang rekke kommuner er innvolvert og med behov for koordinering mellom flere revisjonsenheter. Kontrollkomiteen i Trondheim kommune har signalisert en vilje til å bidra med en større andel av ressursene enn eierandelen skulle tilsi. Det forutsettes at øvrige kommuner som deltar dekker resterende ressursbehov proporsjonalt etter eierandel. For Midtre Gauldal kommune er dette anslått til 34 timer av en samlet ressurs til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på 270 timer i 2013. Prosjektledelsen legges til Revisjon Midt-Norge IKS. Trondheim kommune deltar med ressurser i form av arbeidsinnsats fra Trondheim kommunerevisjon, mens øvrige kommuner deltar enten med kjøp av ressurser, egen arbeidsinnsats eller en kombinasjon av disse. Leveringsfrist er skissert til 31.12.2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å vedta bestilling av prosjektet slik skissert i prosjektskissen. Utvalget må være oppmerksom på at det vil være noe mindre rom for hver enkelt kommunes kontrollutvalg til å påvirke gjennomføringen av prosjektet, men utvalget oppfordres til å komme med eventuelle innspill som vil bli vurdert av styringsgruppen for prosjektet. 28

2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: 22.01.2013 Selskapskontroll i Trønderenergi 1. INNLEDNING Denne prosjektskissen er utarbeidet i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon, med gode bidrag fra KonSek (Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS). Skissen danner grunnlag for bestillinger av selskapskontroll i Trønderenergi. Kontrollutvalgene inviteres på dette grunnlaget til å gi sin tilslutning til innretningen, eventuelt å komme med andre innspill til den. De skisserte problemstillingene er foreløpige, og har til hensikt å tegne en hovedretning for prosjektet. Problemstillingene vil med andre ord kunne bli gjenstand for endringer senere i planleggingsfasen, uten at det vil påvirke hovedretningen med prosjektet. 2. PROSJEKTETS FORMÅL Formålet med prosjektet er todelt: - Vurdere hvordan eierkommunene følger opp sitt ansvar som eiere av selskapet - Skaffe eierkommunene innsikt i konsernets virksomhet og styring, og hvordan konsernet følger opp de lovkrav som er stilt til det av offentlige myndigheter(særlig vedrørende krav til skille og nøytralitet for nettselskapet etter energiloven) 3. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET OG PROSJEKTETS AKTUALITET Bakgrunnen for prosjektet er at TrønderEnergi er et offentlig eid selskap av flere kommuner i Trøndelagsregionen, og det påhviler de kommunale kontrollutvalgene å påse at det utføres kontroll med kommunalt eide selskaper. Herunder påse at den som utøver eierinteressene i selskapet gjør dette i samsvar med de forventer og føringer som eierne har satt for selskapet. I tillegg kan selskapskontroll også omfatte forvaltningsrevisjon. Dette innebærer også kontroll av om selskapets økonomiske styring og måloppnåelse er i samsvar med eiernes forventinger og føringer, og om selskapet drives i samsvar med lover og regler for virksomheten. Konsernet TrønderEnergi består i dag av 11 selskap som er organisert i fire forretningsområder. Disse er forretningsområde a) Energi, b) Nett, c) Marked og d) IKT. 29 side 1 av 6

2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: 22.01.2013 Forretningsområdet Nett drives ikke i konkurranse med andre aktører og er å anse som en monopolvirksomhet. Virksomheten er underlagt energiloven der det er krav om funksjonelt skille mellom nettvirksomheten og den øvrige delen av konsernet. Nettvirksomheten til TrønderEnergi har over 100.000 kunder, og er underlagt særskilte krav til funksjonelt skille etter loven om produksjon, omforming, overføring, omsetning, fordeling og bruk av energi (energiloven, lov 1990-06-29 nr 50). Det forhold at selskapet ble ilagt en bot av tilsynsmyndighetene, NVE, på 1 million kroner for brudd på energiloven, aktualiserer også at selskapskontrollen gjennomføres som en utvidet kontroll, det vil si forvaltningsrevisjon. I følge tilsynsmyndighetene hadde selskapet i 2012 følgende avvik: 1. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til at konsernet ga stoppordre for MAFI-prosjektet. Konsernledelsen instruerte dermed nettselskapet til å ta avgjørelser som fremmet konsernets interesser og ikke nettselskapets interesser 2. Brudd på kravet om funksjonelt skille knyttet til avdeling Merke. Avdeling Merke hadde en uklar rolle i organisasjonen og har gitt konkrete innspill til informasjon fra nettselskapet til nettselskapets kunder. 3. TrønderEnergi Nett hadde brutt omsetningskonsesjonens vilkår 3.6, jf. forskriften om måling, avregning og samordnet opptreden ved kraftomsetning og fakturering av nettjenester. 4. TrønderEnergi Nett har brutt kravet til nettselskapets nøytralitet, ved samfakturering med enkelte kraftleverandører og at nettselskapet ikke tillater samfakturering med alle kraftleverandører. Tilsynsmyndighetene har vurdert bruddene til å omhandle tre ulike typer forhold: Krav til funksjonelt skille Krav til nettselskapets nøytralalitet Krav til rutiner og program for overvåking av nettselskapets nøytralitet Dette gir grunnlag for å undersøke nærmere hvilke tiltak selskapet har iverksatt for at virksomheten skal drives i tråd med energiloven og hvilke tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten også frem i tid er i tråd med gjeldende regelverket. De kommunene som har eierandeler i Trønderenergi, har på sin side et visst ansvar for oppfølging av selskapet. Prinsipper for god eierstyring tilsier at eierne har en klar og tydelig målsetting med sitt eierskap i selskapet. Videre er det sentralt at disse målsettingene ligger til grunn for hvordan eierkommunen 30 side 2 av 6

2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: 22.01.2013 utøver sitt eierskap, og at eierrepresentantene er kjent med de styringssystemene som gjelder for den aktuelle selskapsformen. Eierutøvelsen skal skje i rette fora, formell generalforsamling og uformelle eiermøter, og ikke ved påvirkning av styremedlemmer. Offentlige eiere kan sies å ha et særlig ansvar for å påse at selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar, og at selskapene har et bevisst forhold til etiske problemstillinger i driften. Dette er forhold vi vil belyse ved intervju med eierrepresentanter og selskapets ledelse, og gjennomgang av protokoller og dokumentasjon. Konsernet har også vært inne i en sterk ekspansjon på en rekke områder. Dette gjelder både i forhold til utvidelse av nettdelen av virksomheten og at man har bygd opp aktiviteten i nye virksomhetsområder. Et relevant spørsmål er om denne ekspansjonen er forankret hos eierne, og på hvilket beslutningsgrunnlag ekspansjonsstrategiene er vedtatt. Har eierkommunene tatt aktivt stilling til om de ønsker denne utviklingen for selskapet? Har ekspansjonen gått ut over selskapets avkastning, og er i så fall det i forståelse med eierne? Ved overtakelse av nettet er det blant annet for Trondheimregionen sagt at dette ikke skal føre til høyere nettleie, fordi selskapet med større nettmarkedet vil få syneregieffekter. Dette er svært viktig for kundene i Trondheimsregionen, og har fra politisk hold blitt framsatt som en forutsetning for ekspansjon og overtakelse av nett. Det er derfor interessant å belyse hvilke synergieffekter dette har gitt. Endelig er det sentralt å vurdere om Trønderenergi har etablert de nødvendige styringssystemene for å sikre at konsernets aktivitet er hensiktsmessig for å nå de kravene og forventningene eierne stiller til selskapet. 4. PROBLEMSTILLINGER Redegjørelsen over innebærer at prosjektet vil ha en todelt innretning. Den første delen retter seg i hovedsak mot eierne og eierstyringen. Den andre delen retter seg mot selskapet, og har som formål å redegjøre hvordan konsernet og nettselskapet ivaretar kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven. EIERSTYRING Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot eierstyringen. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 31 side 3 av 6

2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 1. Prosjekt: Trønderenergi Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: 22.01.2013 Har eierkommunene tydelige målsettinger med sitt eierskap i Trønderenergi? - 2. Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Avkastningskrav krav til lønnsomhet. Utøver eierkommunene sitt eierskap i tråd med aksjelovens prinsipper og øvrige prinsipper for godt eierskap? 3. Hvordan sørger eierne og selskapet for at virksomheten ivaretar sitt samfunnsansvar(etikk)? - Rettferdig konkurranse (bør et offentlig eid selskap bidra til å ivareta et velfungerende marked?) 4. Bidrar eierkommunene til å utvikle selskapets strategier, og har selskapets strategier reell forankring hos eierkommunene? 5. - Ekspansjon - (oppkjøp av nett) - Er beslutningsgrunnlaget godt nok? - Hvor ligger synergieffektene? - Konsekvenser for nåværende eiere Er det etablert styringssystemer som sikrer at konsernet aktivitet er hensiktsmessig i forhold til de krav og forventinger som er stilt til selskapet, og hvordan er etterlevelsen av disse? (økonomistyring, rapportering, internkontroll) SELSKAPET FUNKSJONELT SKILLE Følgende problemstillinger beskriver innretningen av den delen av undersøkelsen som retter seg mot selskapet. Problemstillingene vil kunne endres i løpet av prosjektfasen. 1. Hva gjør selskapet for å lukke de avvikene som NVE har påpekt.? 2. Hvordan sikrer selskapet seg fremover at kravene til funksjonelt skille og nøytralitet blir ivaretatt? 3. Hvordan kan selskapet dokumentere at nettselskapet ikke blir feilbelastet kostnader som berører andre deler av virksomheten? Hvordan fordeles felleskostnader? 32 side 4 av 6

2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - 5. Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: 22.01.2013 AVGRENSNINGER Vi vil fokusere på utvalgte deler av TrønderEnergi sin virksomhet. Prosjektteamet vil foreta nærmere diskusjoner med tilsynsmyndighetene(nve) for å avklare hvilke utfordringer som eksisterer på området og hvilke områder som de mener kan være mest aktuelle at vi gjennomgår. Nærmere avgrensning av forvaltningsrevisjonen vil bli gjort i samarbeid med styringsgruppen for prosjektet. 6. RESSURSER, ORGANISERING OG FRAMDRIFT RESSURSER Selskapskontrollen vil ha et totalt ressursbehov på anslagsvis 1200 timer. Eierkommuner som vil delta i selskapskontrollen deltar med et timetall beregnet ut fra eierandelen i Trønderenergi (se fordeling i vedlegg). Det innebærer at bidragene blir fra én time til flere hundre timer. Trondheim kommune bidrar med sin andel ved personellressurser fra Trondheim kommunerevisjon. Kommuner som er del av KonSek -samarbeidet bidrar med sin andel ved timer fra Revisjon Midt-Norge IKS, på vanlig måte. Andre kommuner (i praksis fra Fosenregionen og fjellregionen) tilbys å bidra med: 1. kjøp av deres andel av totalressursen fra Revisjon Midt-Norge IKS 2. (for Fosen-kommunene) timer/personellressurser fra Fosen kontrollutvalgssekretariat IKS eller Fosen kommunerevisjon IKS 3. (for Fosen-kommunene) en kombinasjon av disse alternativene PROSJEKTORGANISERING Prosjektet gjennomføres i samarbeid mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon. Det kan også være aktuelt at revisjon eller sekretariat på Fosen bidrar ved utførelsen. Det vil avklares så snart Fosenkommunene tar stilling til sin deltagelse i prosjektet. Felles prosjektleder er Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS. Frode Singstad blir oppdragsansvarlig for kommunene i KonSek-samarbeidet og Fosenregionen og fjellregionen, og håndterer kontakten med disse kontrollutvalgene. Resten av prosjektgruppa blir satt sammen av ansatte i de deltagende selskapene. Det kan bli aktuelt å innhente ekstern kompetanse. 33 side 5 av 6

2013 PROSJEKTSKISSE Kommune: - Prosjekt: Trønderenergi Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3145 Styringsgruppe, dato: 22.01.2013 Prosjektgruppa rapporterer til en styringsgruppe, bestående av Per Olav Nilsen, Trondheim kommunerevisjon, Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS og eventuelt ansatte fra Fosen revisjon. Per Olav Nilsen er leder av styringsgruppa. FRAMDRIFT Kontrollutvalgene skal i løpet av februar og mars fatte vedtak om bestilling. Prosjektgruppa vil ikke kontakte Trønderenergi og begynne datainnhenting før et tilstrekkelig antall kontrollutvalg har fattet slikt vedtak. Endelig rapport overleveres sekretariatene i løpet av året, senest 31.12.2013. 34 side 6 av 6

Navn Trondheim kommunerevisjon Trondheim Kommune Ant aksjer Eierandel Innsats timer Innsats kroner 1022800 10 % 10 % 400 400 1511019 1225931 10402 137000 120870 260100 248370 162000 509167 508768 358530 281520 277440 54,85 % 14,77 % 11,99 % 0,10 % 1,34 % 1,18 % 2,54 % 2,43 % 1,58 % 4,98 % 4,97 % 3,51 % 2,75 % 2,71 % 526 142 115 1 13 11 24 23 15 48 48 34 26 26 Fosen revisjon Åfjord Kommune Ørland Kommune Rissa Kommune Bjugn Kommune Roan Kommune Osen Kommune 436494 285600 913767 586343 107506 104000 23,79 % 4,27 % 2,79 % 8,93 % 5,73 % 1,05 % 1,02 % 228 41 27 86 55 10 10 Revisjon Fjell Oppdal Kommune Holtålen Kommune 332000 151980 4,74 % 3,25 % 1,49 % Nordmøre Energiverk AS Trønderenergi AS 407894 268499 3,99 % 2,63 % Revisjon Midt-Norge Melhus Kommune Orkdal Kommune Klæbu Kommune Snillfjord Kommune Agdenes Kommune Hitra Kommune Skaun Kommune Selbu Kommune Hemne Kommune Meldal Kommune Midtre Gauldal Kommune Frøya Kommune Malvik Kommune Sum timer Anslått timebehov Timepris kr kr kr kr kr kr 34.850,00 22.950,00 73.100,00 46.750,00 8.500,00 8.500,00 45 6 kr 3 kr 5.100,00 2.550,00 1.200 kr 1.020.000,00 1.200 kr 850,00 35

Orientering til kontrollutvalget - Refsetvollen hyttefelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/13 Eva J. Bekkavik 033 11/196-28 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Befaringsnotat Saksutredning På kontrollutvalgets møte 15.12.2011 ble det under sak 44/2011 Eventuelt, diskutert henvendelser som kontrollutvalgets leder har fått ang. inngjerding av hytter i Refsetvollen hyttefeltet. Reguleringsplan for området ble utdelt i møtet. For å få mer kunnskap om saken vedtok kontrollutvalget følgende: Refsetvollen hyttefelt Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte 23. februar, i tillegg inviteres Statskog v/geir Wagnild slik at kontrollutvalget kan få en orientering om Statskog sin rolle vedr. inngjerding av hytter. Kontrollutvalgets sekretariat sendte brev til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og til Statskog v/geir Wagnild den 16.12.2011 (vedlegg), og ba om en orientering i saken på kontrollutvalgets møte 23. februar 2012. Administrasjonen ble bedt om en orientering vedr. gjeldende reguleringsplan og oppsetting av gjerder i Refsetvollen hyttefelt. Statskog ble bedt om å gi en orientering om sin rolle vedr. inngjerding av hytter i hyttefeltet. Statsskog v/geir Wagnild meldte tilbake til kontrollutvalgets sekretariat om at han stilte i møtet. Kontrollutvalgets møte 23.02.2012 Rådmannen v/ Øyvind Aundal, fagleder plan- og byggesak, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets sak 02/2012 Orientering til kontrollutvalget vedr. Refsetvollen hyttefelt. Geir Wagnild, Statskog, hadde meldt forfall til kontrollutvalgets møte via administrasjonen i Midtre Gauldal kommune Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta en befaring på Refsetvollen hyttefelt og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Rådmannen ble i brev av 28.02.2012 bedt om å foreta en befaring på Refsetvollen hyttefelt når føreforholdene tillot dette, samt gi kontrollutvalget en tilbakerapportering etter endt befaring. Kontrollutvalgets sekretariat etterlyste tilbakerapporteringen til kontrollutvalget i forkant av utsendelsen av sakspapirer til kontrollutvalgets møte 11. oktober 2012. Det ble da brakt på det rene at en slik befaring enda ikke var gjennomført. 36

Kontrollutvalgets møte 11.10.2012 Kontrollutvalget ble orientert om at det ikke var foretatt noen befaring i hyttefeltet fra Midtre Gauldal kommune sin side, på bakgrunn av dette gjorde utvalget følgende vedtak i sak 33/2012 Eventuelt Refsetvollen hyttefelt Orienteringen gis til kontrollutvalget på utvalgets møte 29. november. Rådmannen ble i brev av 15.10.2012 bedt om å gi en orientering vedr. Refsetvollen hyttefelt på kontrollutvalgets møte 29.11.2012. Kontrollutvalgets møte 29.11.2012 Hubertinea Doeven, fagleder plan- og byggesak, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Det ble foretatt en befaring 18. oktober sammen med Geir Wagnild fra Statsskog. Befaringen resulterte i en rekke avvik i forhold til gjeldende reguleringsplan. Avvikene medfører ikke problemer for kommunen. Konklusjon fra fagleder: Plankart og de faktiske forhold avviker noe, men om det bør kreves planendring eller også søknad om dispensasjon fra dette kravet, og/eller en konkret ulovlighetsoppfølging vedrørende en eller flere avvik, beror på en egen saksbehandling innefor plan- og bygningslovens bestemmelser. Midtre Gauldal kommune ved plan- og byggesak har da også anmodet Statsskog om å melde inn om hva man ønsker å følge opp av ovenfornevnte avvik. Hyttene har ca 1 mål tomt til disp (ikke fradelt tomt), pga at det ikke er noe vedtak i reguleringsplanen som sier at man ikke kan sette opp gjerder rundt hyttene så har ikke Midtre Gauldal kommune noen muligheter for å nekte dette. Kontroll og tilsynsfunksjonen i Plan- og bygningsloven er dessverre ikke prioritert i Midtre Gauldal kommune pga. for lite bemanning. Følgende vedtak ble fattet: Saken settes opp på nytt til kontrollutvalgets møte 14. februar slik at hele utvalget får ta del i saken. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på inngjerding av hytter i Refsetvollen hyttefelt, eller om de anser saken som avsluttet. 37

38

39

Kontrollutvalgets årsmelding 2012 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/13 Eva J. Bekkavik 033, &14 12/17-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2012 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2012 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2012 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2012. Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den 14.02.2013. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 40

ÅRSMELDING 2012 KONTROLLUTVALGET I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE 1 41

Innholdsfortegnelse 1. 2. 3. 4. 5. 6.... 3 Om kontroll utvalget, mandat og samm ensetn ing 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2012... 3 1.2 Reglement for kontrollutvalget... 3 1.3 Rammer for utvalgets arbeid... 3 1.4 Kontrollutvalgets ressurser... 4 1.4.1 Sekretariat... 4 1.4.2 Revisjon... 4 1.4.3 Økonomi... 4... 5 Arbeid i utvalget 2.1 Møter... 5 2.2 Saker... 5 2.3 Deltakelse i relevante fora... 6... 6 Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon... 6 3.2 Forvaltningsrevisjon... 7 3.3 Granskinger eller undersøkelser... 8 3.4 Selskapskontroll... 8... 9 Påsean svar overfor rev isj on... 9 Etisk standard... 10 Avslutning 2 42

1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2012 Medlemmer Per Bjarne Bonesvoll Gjertrud Kjønnås Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Varamedlemmer Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Paula Forodden Ingebrigt Stensås Jorunn S. Haugen John Morten Laugsand Lars Woldmo Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Midtre Gauldal kommune vedtok revidert reglement for kontrollutvalget på sitt møte 26.03.2012 i sak 30/2012. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune følges opp. 1.3 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 3 43

Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av 15.06.2004, men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser 1.4.1 Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Midtre Gauldal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. 1.4.2 Revisjon Midtre Gauldal kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Midtre Gauldal kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen. 1.4.3 Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. 4 44

Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst 000 099 Godtgjørelser og sosiale utgifter 100 499 Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Regnskap 2012 23.932 20.583 44.515 Budsjett 2012 28.000 22.000 50.000 Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Regnskap Budsjett Tekst 2012 2012 Kjøp fra IKS 807.000 795.000 SUM DRIFTSUTGIFTER 807.000 795.000 Kommunestyret vedtok et budsjett på kr. 618.000,- til revisjon og kr. 177.000,- til sekretariatstjenester for 2012. Art 375 Merforbruket på kjøp fra IKS skyldes at Revisjon Midt-Norge IKS sitt honorarkrav var på kr. 627.000 for 2012 (vedtatt av rep.skapet 6. oktober 2011) og KonSek Midt-Norge IKS sitt honorarkrav var kr. 180.000 (vedtatt av rep.skapet 29. april 2011). 2. Arbeid i utvalget 2.1 Møter Kontrollutvalget vedtok på sitt møte 23. februar 2012 i sak 5/12, om å holde sine møter for åpne dører. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Midtre Gauldal kommune. Kontrollutvalget i Midtre Gauldal har i 2012 avholdt 5 møter og behandlet 43 saker: Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget fikk en orientering fra kommunelegen på utvalgets møte i november. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. 5 45

Etter innspill til kontrollutvalget fra innbyggere i kommunen, ba utvalget rådmannen om en orientering vedr. Refsetvollen hyttefelt og reguleringsplan på utvalgets møte i februar. Kontrollutvalget har hatt saken opp på flere av sine møter i 2012 og vil ta den med seg inn i 2013. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune brukt å få rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2012 har Fylkesmannen publisert én rapport som gjelder Midtre Gauldal kommune, nærings- og miljøtiltak i skogbruket, rapporten er ikke fremlagt for kontrollutvalget. 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2012 er: Forum for kontroll og tilsyn sin årlige fagkonferanse og årsmøte, 5. 6. juni 2012 i Trondheim Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 7. november 2012. Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn. Årsmøtet arrangeres i tilknytning til nasjonal konferanse som blir avholdt i juni hvert år. 2 fra kontrollutvalget i Midtre Gauldal deltok på konferansen og årsmøtet. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for 2011. 6 46

Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2011. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven avgi en uttalelse om årsregnskapet for kommunale foretak før regnskapet vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget hadde en merknad til regnskapet til Midtre Gauldal Næringsselskap KF, revisjonsberetningen oppfylte ikke krav i lov og forskrift på grunn av manglende konklusjon om budsjett. Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret om å godkjenne regnskapet for 2011, samt å vedta at årsresultatet ble avsatt til annen egenkapital. 3.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert ikontroll utvalget. Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på kunnskapsløftet på sitt møte 23.02.2012 i sak 4/2012. Ved bestilling av forvaltningsrevisjonen har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingen slik at fokus blir satt på de forhold utvalget mener er viktig. Ferdig forvaltningsrevisjonsrapport vil bli lagt frem for kontrollutvalget på møtet i februar 2013, og for kommunestyret på møtet i april 2013. Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten på sitt møte 23.02.2012 i sak 3/2012. Kommunestyret behandlet rapporten på sitt møte 26.03.2012 i sak 28/2012. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober 2012. Rådmannen har gitt kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding i brev av 14.11.2012. I tillegg stilte helsefaglig rådgiver i utvalgets møte og orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. 7 47

Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med tilbakemeldingen fra rådmannen, men ønsket allikevel en oppfølging av punktet rutiner for kunnskapsoverføring på sitt møte i februar 2013 før de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 3.3 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i 2012. 3.4 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Kontrollutvalget har involvert seg i forarbeidet til ny plan for selskapskontroll som skal vedtas av kommunestyret innen utgangen av 2012. Det meste av forarbeidet ble utført i 2011, men forslag til Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 21/12 på utvalgets møte 4. juni 2012. Plan for selskapskontroll for 2012-2013 ble vedtatt av kommunestyret 12.06.2012 i sak 66/12. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Melhus kommune har etablert et eget eierskapsutvalg, utvalget har utarbeidet et eierstrategidokument med informasjon om styrearbeid og informasjon om de enkelte selskaper Midtre Gauldal kommune har eierandeler i. Midtre Gauldal kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble lagt frem for kommunestyret i april 2009. Under behandling av eierskapsmeldingen, ble det vedtatt å nedsette et utvalg med 5 medlemmer som skal gå gjennom de enkelte selskap kommunen har eierinteresser i og utarbeide en eierstrategi for kommunen. Kontrollutvalget fikk en orientering fra ordfører om status i arbeidet med utarbeidelsen av eierstrategien på kontrollutvalgets møte i mai 2011. På kommunestyrets møte i april ble et forslag til eierstrategi lagt frem. Vedtaket i kommunestyret ble at innspill som fremkom i møtet skulle tas med i det videre arbeidet med eierstrategidokumentet. Eierstrategidokumentet er, så vidt kontrollutvalget kjenner til, ikke ferdigstilt enda. Kontrollutvalget har på bakgrunn av dette ikke bestilt noen selskapskontroller i 2012. 8 48

4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til planer for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli 2009. 9 49

Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i 2012. Midtre Gauldal kommunes etiske retningslinjer ble revidert og vedtatt av kommunestyret den 03.10.2011 i sak 59/2011. Kontrollutvalget har ikke behandlet egne saker knyttet til kommunens etiske standard. 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: www.konsek.no /Kontrollutvalgene/Midtre Gauldal Målet om å være uavhengig i sitt arbeid anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Midtre Gauldal kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Midtre Gauldal kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Midtre Gauldal kommune. Støren 14.02 2013 Per Bjarne Bonesvoll Kontrollutvalgets leder 10 50

Orientering om brukerundersøkelse for Konsek Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 14.02.2013 Saksnr 008/13 Eva J. Bekkavik 033 11/196-29 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Rapport omdømmeundersøkelse KonSek 2012 Saksutredning Som ledd i strategiarbeidet for Konsek har Norfakta gjennomført en omdømme- og brukerundersøkelse blant nåværende og tidligere kontrollutvalgsmedlemmer, ordførere og rådmenn hos selskapets kunder. Fokus har vært på omdømme og utførelsen av oppdraget som sekretariat. Undersøkelsen ble gjennomført som en elektronisk spørreskjemaundersøkelse i november og desember 2012. Av totalt 146 utsendte skjema kom det inn 90 svar, noe som utgjør en svarprosent på 62. Deltagelsen var høyest blant nåværende kontrollutvalgsmedlemmer og kontrollutvalgsledere med henholdsvis 78 og 80 %, noe lavere hos tidligere medlemmer og ledere (40 og 43 %) og hos ordførere og rådmenn (60 og 40 %). Særlig blant rådmenn er antallet besvarelser så lavt, totalt 6, at det er vanskelig å trekke generelle konklusjoner ut fra tallene. Tilsvarende er det bare 3 respondenter som utgjør tidligere kontrollutvalgsledere, så det gir også liten mening å analysere denne gruppen alene. Hovedinntrykket av undersøkelsen er at de spurte er svært positivt innstillt til Konsek. Med unntak av en person svarer alle nåværende og tidligere kontrollutvalgsledere og kontrollutvalgsmedlemmer, i tillegg til ordførere overveiende positivt på de aller fleste spørsmål. Blant rådmenn er inntrykket ikke like entydig positivt. Her må det imidlertid understrekes at det bare er 6 respondenter, derav 4 er klart positive og 2 skiller seg ut som generelt noe mer kritiske, noe som gir stort utslag på de enkelte faktorer. 51

Samlet tilfredshet med Konsek (i prosent) Norfakta rapporterer at det er uvanlig at flere respondenter svarer meget fornøyd enn ganske fornøyd, så dette må anses å være svært gode tall. Omdømme For å måle omdømme har det blitt stilt 15 spørsmål. Enkelte av disse sammenfaller direkte med punkter i Konseks handlingsplan det har vært interessant å måle, mens enkelte er basert på det vi ellers anser som essensielt i arbeidet. Alle grupper har fått alle spørsmål, med unntak av spørsmål som går direkte på vervet som leder av kontrollutvalget, rådmann og ordfører. 52

Omdømmefaktorer (tall i prosent). Hovedinntrykket er svært positivt. I følge Norfakta scorer Konsek uvanlig høyt for denne type spørsmål. Fire områder skiller seg ut som ikke like positive som de andre, men også her gis det en svært høy score. Det første området er spørsmålet om Konsek er godt kjent blant politikere og ansatte i kommunene. Her er det bare 30 % som sier de er helt enig, resultatet er mer positivt enn sekretariatet på forhånd hadde forventet seg. Det andre området som skiller seg ut er om Konsek bidrar til effektiv drift i tråd med regelverk og det tredje om Konsek bidrar til å hindre uønskede hendelser for enkeltinnbyggere. Dette kan henge sammen med at Konseks bidrag i disse sammenhengene nok kan være litt vaskelig å fastslå. I tillegg kan det spille inn at å ivareta enkeltinnbyggerens rettssikkerhet i utgangspunktet ligger til andre organer enn kontrollutvalget. Det siste området er kontakten med rådmannen (spørsmålet er kun stilt til rådmenn). Her er det som kjent få respondenter, og to som utmerker seg som mer kritiske (utgjør 33 %). Disse trekker ned helhetsinntrykket, men man kan merke seg at de ikke sier seg direkte uenig, selv om de ikke gir et bekreftende positivt svar. 53

På spørsmålet om Konsek er et ledende fagmiljø nasjonalt er det naturlig nok en stor andel vet ikke -svar, da det er en stor andel av respondentene som ikke har noen forutsetning til å vite noe om dette. Blant de som har svart er imidlertid inntrykket svært positivt også der. Tilfredshet med Konseks arbeid Det er i tillegg stilt 12 spørsmål som går mer direkte på Konseks arbeidsoppgaver og hvordan disse utføres. Inntrykket her er tilsvarende positivt som i den første seksjonen, og det er ikke unaturlig at de henger sammen. Det er gjennomgående kun ett kontrollutvalgsmedlem og to rådmenn som er direkte negative på noen av punktene. Tilfredshet med Konseks arbeid, enkeltelementer og totalt (tall i prosent) Av oversikten over ser vi at tilfredsheten jevnt over er veldig god, men at utarbeidelsen av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utpeker seg som områder der tilfredsheten er noe lavere. Fortsatt er imidlertid ca. 90 % også her ganske eller meget fornøyd. 54

Også på området bruk av elektroniske sakspapirer er vurderingene mer positive enn sekretariatet på forhånd hadde forventet. Dette kan kanskje tolkes dit hen at kundene heller tilskriver eventuelle problemer til egen innsats enn til Konsek. Norfakta har pekt ut to variabler som gir størst utslag i kundetilfredshet, altså de faktorene som er mest avgjørende for fornøyde kunder. Dette er oppfølgingen av vedtak i kontrollutvalget og lesbarhet og språk i sakspapirer. Norfaktas modell anslår at ca. 81 % av variasjonen i tilfredshet kan forklares gjennom variasjonen i disse to faktorene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil benytte resultatene fra undersøkelsen videre i strategiarbeidet i selskapet, og i kontinuerlig forbedringsarbeid overfor kontrollutvalgene som kunder. Sekretariatet imøtekommer gjerne ytterligere innspill fra kontrollutvalgets medlemmer i møtet. 55

OMDØMMEUNDERSØKELSE GJENNOMFØRT GJENNOMFØRT AVAV 56

OM UNDERSØKELSEN BAKGRUNN Kontrollutvalgssekretariatet for Midt-Norge IKS (KonSek) er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag, samt i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Følgende arbeidsoppgaver er sakset fra KonSek sine hjemmesider: - Ivareta praktiske sekretariatsfunksjoner - Forberede saker til behandling i kontrollutvalgene - Oppfølging av vedtak i kommunestyre/fylkesting - Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll - Utrede bestillingsbehov, iverksette bestillinger og følge opp oppdrag - Bistå i valg av revisjonsordning KonSek har besluttet å gjennomføre en undersøkelse blant sine kunder med ønske om å måle kundetilfredshet og evt. innspill på forbedringspotensial på ulike områder. I den forbindelse ble Norfakta Markedsanalyse AS valgt som utfører av undersøkelsen. METODE Datainnsamlingen ble gjennomført med web-intervju, ved at vi sendte en e-post med lenke til undersøkelsen til hver enkelt på respondentlisten vi mottok fra KonSek. Norfakta har gjennomført 3 elektroniske purringer i form av e-post til respondenter vi ikke har registrert respons fra. I tillegg har også KonSek foretatt egne påminnelser til enkelte respondenter. For å sikre god svarrespons på undersøkelsen ble det sendt en informasjons e-post fra KonSek om at de ville motta en e-post fra Norfakta. GJENNOMFØRING Datainnsamlingen ble gjennomført i perioden uke 47-49 i november/desember 2012. Undersøkelsen ble sendt ut tirsdag 20. november og avsluttet fredag 7. desember. Ansvarlig for undersøkelsen i Norfakta Markedsanalyse AS er Jarle Gulbrandsen 57

OM UNDERSØKELSEN UTVALG OG RESPONS Norfakta mottok et register med 146 respondenter påført e-postadresse fra KonSek. Tabellene under viser brutto antall vi sendte ut og antall svar innen hver gruppe av respondenter: KU-medlem KU-leder Eks. KUmedlem Eks. KUleder Ordfører Rådmann Totalt Brutto 59 15 35 7 15 15 146 Antall svar 46 12 14 3 9 6 90 Svarrespons (%) 78 80 40 43 60 40 62 Totalt sett er en svarrespons på 62% en normalt god respons på en slik undersøkelse. Responsen fra KU-medlemmer og KU-ledere er meget god, mens responsen fra ordførere og rådmenn er lavere enn forventet. Responsen fra tidligere KU-medlemmer og tidligere KU-ledere er på linje med det som var forventet. 58

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK % base n=90 Helt uenig Noe uenig Verken eller 0% Noe enig 10 % Godt kjent blant politikere og ansatte 13 20 % 30 % Helt enig 40 % 22 50 % Vet ikke 60 % 70 % 37 God dialog KonSek og KU-leder 0 7 80 % 30 90 % 100 % 7 93 God dialog KonSek og rådmann 0 33 God dialog KonSek og ordfører 0 33 0 17 50 0 67 0 Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold 013 28 64 3 Bidrar til god rev.ordning 103 28 67 1 Bidrar til eff. drift ift regelverk 13 13 Hindrer uønskede hendelser ift innb. 0 6 17 Bidrar godt til å følge opp forv.rev. 10 6 Bidrar til god oppf. av regn.rev. 110 38 41 28 23 23 Har god fagkomp. 112 21 Ledende fagmiljø 01 7 3 68 6 72 2 30 39 33 21 9 1 73 23 Godt oppdatert på min kommune 02 8 1 69 21 Bidrar til god oppf. av sel.kontroll 012 Bidrar til å gjøre KU bedre 112 43 53 73 3 1 59 Det dominerende inntrykket er at de spurte i denne undersøkelsen er svært positivt innstilt til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Den aller beste skåren på disse omdømmeelementene er vurderingen av dialogen mellom KonSek og KU-leder. Det er grunn til å understreke at det kun er 3 respondenter som er grunnlag. 39% av respondentene har ikke tatt stilling til utsagnet om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Men blant de som svarer er det positive tilbakemeldinger. Utsagnet som flest er uenig i er at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelig konsekvenser for den enkelte innbygger. Det er også 4 respondenter som uenig i at KonSek bidrar til at kommunen driver sin virksomhet effektivt og målrettet i tråd med regelverk og vedtak.

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt kjent blant politikere og ansatte 0 20 40 60 80 Totalt 74 KU-medlem 73 KU-leder Eks. KU-medlem 100 Nåværende KU-ledere er de som i minst grad er enige i at KonSek er godt kjent blant politikere og administrativt ansatte. 65 71 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 92 71 60

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=15 (KU-ledere) God dialog KonSek og KU-leder 0 20 40 60 80 100 Totalt KU-medlem 98 Både nåværende og tidligere KU-ledere er skjønt enige i at det er en god dialog mellom KonSek og KU-leder. 0 KU-leder Eks. KU-medlem 120 98 0 Eks. KU-leder 100 Ordfører 0 Rådmann 0 61

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til info\rammebet.\arb.forhold 0 20 40 60 80 Totalt 100 90 KU-medlem De fleste målgruppene er godt fornøyd med hva KonSek bidrar med når det gjelder tilfredsstillende informasjonstilfang, rammebetingelser og arbeidsforhold. Rådmenn er imidlertid betydelig mer avmålt enn de andre målgruppene. 90 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 92 69 62

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god rev.ordning 0 20 40 60 80 Totalt 100 90 KU-medlem Det er stor enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene har en velfungerende revisjonsordning. Imidlertid er rådmenn som målgruppe igjen lagt mer avmålt på dette elementet. 91 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 92 71 63

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til eff. drift ift regelverk 0 20 40 60 Totalt 80 100 80 KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i de fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at kommunene driver sin virksomhet effektivt og i tråd med regelverk og vedtak. Imidlertid er ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 86 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 83 45 64

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Hindrer uønskede hendelser ift innb. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Totalt 90 75 KU-medlem Det er også her tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at uønskede hendelser ikke oppstår eller fører til urimelige konsekvenser for den enkelte innbygger. Imidlertid er heller ikke rådmenn særlig enige i dette utsagnet. 74 KU-leder 78 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann 75 50 65

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar godt til å følge opp forv.rev. 0 20 40 60 80 Totalt 100 90 KU-medlem Det er bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp forvaltningsrevisjonen på en god måte. Igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 91 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 89 65 66

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til god oppf. av sel.kontroll 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Totalt 90 100 92 KU-medlem 93 KU-leder 93 Eks. KU-medlem 92 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann 94 69 67 Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek bidrar til at KU kan følge opp selskapskontrollen på en god måte. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene.

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Har god fagkomp. 0 20 40 60 80 Totalt 100 91 KU-medlem Det er også meget bred enighet i fleste målgruppene om at KonSek har god fagkompetanse på relevante lover og regelverk. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker fra de andre målgruppene. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 96 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 92 65 68

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Ledende fagmiljø 0 20 40 60 80 100 Totalt 84 KU-medlem Det er tilfredsstillende enighet i fleste målgruppene om at KonSek er et ledende fagmiljø i Norge som tiltrekker seg motiverte og kompetente medarbeidere. Atter igjen ser vi at rådmenn avviker svært mye fra de andre målgruppene. 80 KU-leder 92 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 85 50 69

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Godt oppdatert på min kommune 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Totalt 90 86 KU-medlem 89 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 83 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann 100 83 63 70 De fleste målgruppene mener at KonSek i rimelig stor grad er oppdatert på det som skjer i den enkelte kommune. På dette punktet er også rådmennene avvikende fra de andre målgruppene, men i mindre grad enn for de andre omdømmeelementene vi har sett på så langt.

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 OMDØMMEUTSAGN OM KONSEK Gjennomsnitt 0-100, base n=90 Bidrar til å gjøre KU bedre 0 20 40 60 80 Totalt 100 92 KU-medlem Om vi ser bort fra et par rådmenn og et par KU-medlemmer, er stort sett alle i denne undersøkelsen helt eller delvis enige i at KonSek bidrar til å gjøre KU bedre. 92 KU-leder 94 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 94 71 71

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER OG TOTALT % base n=90 Meget misfornøyd Ganske misfornøyd Verken eller Ganske fornøyd Meget fornøyd Vet ikke 0% 10 % Punktlighet ved utsending 103 Punktlighet ved tilbakemeld. 102 Grundighet i saksforbered. 10 4 20 % 30 % 26 24 60 % 70 % 24 1 0 60 3 44 Utarb. av plan for selsk.kontr. 01 8 47 39 24 0 49 3 67 31 3 49 31 37 21 1 62 Utarb. av plan for forv.rev. 03 6 Det årlige fagseminaret 10 7 100 % 70 27 Opplæring av medl. i KU 11 8 90 % 3 27 Bruk av elektr. sakspapirer 10 4 80 % 69 Fagkomp. innen komm. sektor 10 7 KTI KonSek 112 50 % 69 Lesbarhet og språk 20 10 Oppfølging av vedtak i KU 10 4 40 % 14 52 7 33 21 74 0 72 95% av de spurte er meget eller ganske fornøyd med KonSek totalt sett. Dette er en svært gode tall og er et nivå som vi svært sjelden registrerer. Det årlige fagseminaret er elementet som oppnår lavest vurdering.

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved utsending 0 20 40 60 80 100 Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder De som har besvart på denne undersøkelsen er svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til utsending av saksdokumenter. En skåre på 91 bekrefter dette. På samme måte som for omdømmeelementene er rådmenn mer avdempet enn de andre. 96 Eks. KU-medlem 91 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 94 79 73

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Punktlighet ved tilbakemeld. 0 20 40 60 80 100 Totalt 91 KU-medlem 91 KU-leder 98 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 91 83 74 De som har besvart på denne undersøkelsen er også svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder punktlighet i forhold til tilbakemeldinger/svar på henvendelser. Også her er rådmenn mer avdempet, men i mindre grad enn på en del andre elementer.

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Grundighet i saksforbered. 0 20 40 60 80 100 Totalt 91 KU-medlem 90 KU-leder Også her er kundene svært godt fornøyde med KonSek når det gjelder grundighet i saksforberedelser. Her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 92 71 75

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Lesbarhet og språk 0 20 40 60 80 100 Totalt 86 KU-medlem 85 KU-leder 85 Respondentene er godt fornøyde med lesbarheten og språket i saksdokumentene som KonSek utarbeider. Også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 92 63 76

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Fagkomp. innen komm. sektor 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Totalt 100 89 KU-medlem 88 KU-leder 95 Eks. KU-medlem 95 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann 86 60 77 Respondentene vurderer KonSeks fagkompetanse innen tilsyn med kommunal sektor og kommunal forvaltning som meget god. Men også her er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for forv.rev. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Totalt 84 KU-medlem Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet. 85 KU-leder 88 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann 100 81 58 78

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Utarb. av plan for selsk.kontr. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Totalt 90 85 KU-medlem 86 KU-leder 90 Eks. KU-medlem 88 Eks. KU-leder 92 Ordfører Rådmann 100 86 55 79 Respondentene er godt fornøyde med prosessen med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Men som på alle elementer er rådmenn betydelig mindre tilfredse enn gjennomsnittet.

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Oppfølging av vedtak i KU 0 20 40 60 80 100 Totalt 90 KU-medlem 90 KU-leder Respondentene er svært godt fornøyde med prosessen KonSeks oppfølging av vedtak i KU. På dette elementet er rådmenn også mindre tilfredse enn gjennomsnittet, men i langt mindre grad enn på mange av de andre elementene. 96 Eks. KU-medlem 93 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 120 88 75 80

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Bruk av elektr. sakspapirer 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Totalt 87 KU-medlem 87 KU-leder 100 Respondentene er godt fornøyde med KonSeks bruk av elektroniske sakspapirer. På dette punktet er rådmenn nesten på linje med gjennomsnittet! 85 Eks. KU-medlem 90 Eks. KU-leder 83 Ordfører 89 Rådmann 85 81

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=90 Opplæring av medl. i KU 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Totalt 90 85 KU-medlem 86 KU-leder 85 Eks. KU-medlem 86 Eks. KU-leder 83 Ordfører Rådmann 100 88 50 82 Respondentene er rimelig fornøyde med KonSeks opplæring av medlemmer i KU. Svarfordelingen gir likevel grunn til å kanskje revidere planen for opplæringen. Ordførere og rådmenn har i liten grad besvart dette spørsmålet.

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TILFREDSHET MED KONSEK PÅ ENKELTELEMENTER Gjennomsnitt 0-100, jo høyere jo bedre, base n=75 (ikke rådmenn og ordførere) Det årlige fagseminaret 0 Totalt 20 40 60 80 100 82 KU-medlem 80 KU-leder 81 Eks. KU-medlem 120 I forhold til mange av de andre elementene i denne undersøkelsen er respondentene kun moderat fornøyde med det årlige fagseminaret. Kanskje det er på tide med en revisjon også på dette punktet. 88 Eks. KU-leder 100 Ordfører Rådmann 83

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK NOVEMBER/DESEMBER 2012 TOTAL TILFREDSHET MED KONSEK %, base n=90 0 Meget misfornøyd 20 40 60 80 100 120 1 2 Totalt KU-medlem KU-leder Eks. KU-medlem Eks. KU-leder Ordfører 1 Ganske misfornøyd 17 2 2 Rådmann Verken eller 17 21 Ganske fornøyd 8 26 14 22 33 70 74 Meget fornøyd 86 33 92 78 84 100 Totalt setter er dette svært gode resultater for KonSek. Det vanlige bildet er at det er flere respondenter på ganske fornøyd enn på meget fornøyd. I dette tilfellet er det omvendt. Totalt sett er det ett KU-medlem som har svart meget misfornøyd på dette spørsmålet. I tillegg er det en rådmann som har svart ganske misfornøyd på spørsmålet.

Kundetilfredshet Kundetilfredshet -- regresjonsanalyseregresjonsana Kundetilfredshet regresjonsanalyse Før vi presenterer regresjonsmodellen - som identifiserer hvilke områder som har størst betydning for kundenes totale tilfredshet - skal vi forklare noen begreper som brukes i denne sammenheng. R2 (modellens forklaringskraft) Dette er en indikator på hvor mye de uavhengige variablene (som «priser», «service» etc.) forklarer av variasjonen i den avhengige variabelen (tilfredshet totalt). Hvis R2eksempelvis er lik 0,65 betyr dette at de uavhengige variablene til sammen forklarer 65% av variasjonen i den avhengige variabelen. Dette betyr igjen at omlag 35% av variasjonen i den avhengige variabelen forklares av andre faktorer (variabler) enn de som inngår i undersøkelsen (modellen). Med andre ord: en modell med en forklaringskraft på 0,65 viser at det er andre faktorer, i tillegg til de som inngår i modellen, som også forklarer hva som bestemmer (eller innvirker på) kundenes totale tilfredshet - i og med at de ulike faktorene i modellen forklarer i underkant av halvparten av kundenes totale tilfredshet med selskapet. Stigningstall (b-koeffisient) Forklarer den enkelte uavhengige variabels innvirkning på den avhengige variabelen i modellen - forutsatt at de andre uavhengige variablene i modellen holdes konstant. Med andre ord: Hvis tilfredshetsskåren på en uavhengig variabel øker med 1 poeng, øker tilfredshetsskåren totalt tilsvarende stigningstallets verdi. 85

OMDØMMEUNDERSØKELSE KONSEK TOTAL TILFREDSHET, Base n=90 Oppfølging av vedtak i KU KTI=90 0,64 KTI=92 Total KTI 0,36 Denne kjøringen viser at det er oppfølging av vedtak i KU som er den viktigste driveren til fortsatt god kundetilfredshet med KonSek. Kjøringen viser også at å sette fokus på lesbarhet og språk i saksdokumentene er hensiktsmessig for KonSek. Lesbarhet og språk KTI=86 86 Modellestyrke: 81