U N I V E R S I T E T ET I B E R G E N Styre: Styresak: Møtedato: Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet 09.04.2019 Dato: 25.03.2019 Arkivsaksnr: 2019/3897- ANISP Årsrapport HMS 2018 - Helse, miljø og sikkerhet Alle fakultet/avdelinger ved UiB skal årlig utarbeide samlet HMS-årsrapport som skal oversendes universitetsdirektøren. Formålet er å sikre at det systematiske HMS-arbeidet ved UiB er i tråd med myndighetskrav og interne regler, vurdere om aktivitetene i HMS-arbeidet er hensiktsmessige i forhold til UiBs virksomhetsmål, avdekke forbedringspotensialer, og vurdere og prioritere tiltak. Enhetenes rapporter behandles i UiBs arbeidsmiljøutvalg (AMU) og i universitetsstyret som del av UiBs HMS-årsrapport. SV-fakultetet har åtte verneområder som er de syv instituttene og fakultetsadministrasjonen. Enhetene skal årlig rapportere på HMS ved å besvare et standardisert elektronisk spørreskjema. Skjemaet skal besvares av leder og verneombud i fellesskap. Alle enheter har levert HMS-rapport for 2018. Nedenfor følger en samlet rapport for fakultetet som er utarbeidet på bakgrunn av enhetenes HMS-rapporter og lokale HMS-handlingsplaner. Rapporten er utarbeidet i samarbeid med hovedverneombud for fakultetet, og drøftet i Informasjons- og drøftingsutvalget. HMS-ORGANISERING Tilbakemeldingene fra enhetene bekrefter at organiseringen av HMS-arbeidet ved fakultetet er tilfredsstillende. Syv av enhetene hadde utarbeidet HMS-handlingsplaner for 2018 med tiltak, ansvar og tidsfrister. Dette er likt som i 2017, og en mer enn i 2016. Fakultetet presiserer at alle enheter skal ha en lokal HMS-handlingsplan, og tilbakemeldingen fra Universitetsdirektøren etter rapporteringen for 2017 var at kvaliteten på disse også må styrkes og jevnlig oppdateres. Enhetene melder også at de har en skriftlig oversikt over delegerte HMS-oppgaver, og at det i stor grad er tilrettelagt slik at ansatte kan medvirke i HMS-arbeidet. Tilrettelegging for medvirkning i HMS-arbeidet gjøres på flere måter ved de ulike enhetene bl.a i form av årlige HMS-samlinger, vernerunder, åpne invitasjoner til å komme med innspill til HMS-tema, samt tilgjengelige verneombud og gjennom medarbeidersamtaler. Samtlige enheter følger UiBs retningslinjer for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud. Samarbeidet følges opp ved møter i forbindelse med HMS-rapportering, planlegging av HMS-samlinger og ved gjennomføring av vernerunde. Noen enheter melder om faste møter mellom leder og verneombud, mens andre melder om møter etter behov. HMS-KOMPETANSE
side 2 av 6 Samtlige enheter oppgir at leder har den nødvendige kompetanse for å utføre sitt HMSansvar ved enheten, og syv av de åtte enhetene rapporterer at verneombud har gjennomført 40-timers grunnopplæring i HMS. Enhetene rapporterer også at de i stor grad praktiserer rutiner for mottak av nyansatte, og at de sørger for at ansatte/studenter/gjester har nødvendig HMS-kompetanse. Nyansatte informeres om brannsikkerhet og nødutganger. Ansatte får også HMS-kompetanse gjennom informasjon på HMS-samlinger/møter og vernerunder, og gjennom informasjon om relevante kurs og tilgjengelig informasjon på UiBs nettsider. Studenter blir påminnet om UIBs risikovurderinger før de drar på feltarbeid. Dette gjelder spesielt for masterstudenter. GODE ARBEIDSFELLESSKAP Enhetene rapporterer noe ulikt når det gjelder kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet. Fakultetsadministrasjonen melder at de hadde en HMS-samling i juni knyttet til digitalisering og konsekvenser for arbeidsmiljøet, og at dette ble fulgt opp i en ny HMS-samling i november. Institutt for geografi melder at det siden siste ARK (arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse) har vært arbeidet med reorganisering av grupper. Det jobbes med bedre informasjonsflyt i forbindelse med relevante saker fra fakultetet, og det kreves arbeidsregnskap hver semester. Instituttet oppgir at de hadde et vellykket strategiseminar i slutten av november 2018, og at det nå arbeides med implementering fra dette. Institutt for sammenliknende politikk oppgir at de etter ARK-undersøkelsen i 2016 avholdt et oppfølgingsmøte for gruppe A i januar 2017.Diskusjon om resultatene fra undersøkelsen førte til at det kom forslag om å arrangere flere faglige og sosiale møteplasser. Dette er fulgt opp i 2018 med faste stabsmøter/fellesmøter. Stabslunsj første fredag i måneden er innarbeidet som møteplass der forskjellige tema tas opp, i 2018 hadde de blant annet et møte hvor tema var håndtering av en beredskapssituasjon med pågående livstruende vold (PLIVO). Flere enheter melder også at kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet følges opp gjennom HMS-møter. Alle enhetene rapporterer at de følger UiBs rutiner for oppfølging av sykemeldte, retningslinjer for konflikthåndtering og UiBs rusmiddelpolitikk. Videre rapporterer enhetene at det legges til rette for tiltak som stimulerer til fysisk aktivitet. Medarbeidersamtaler Fakultetet har som mål at alle ansatte skal få tilbud om medarbeidersamtale, og det har vært økt fokus på dette de siste årene både ved UiB sentralt og på fakultetet. Under følger en oversikt over gjennomførte medarbeidersamtaler. Tabell 1 Gjennomførte medarbeidersamtaler i prosent fordelt på de ulike verneområdene ved SVfakultetet (tall for 2017 i parentes): Adm Øko Sosant Geo Infomed Sos Sampol Admorg Vitenskapelige - 0 (100) 75 (50) 80 (75) 25 (30) 90 (85) 100 (12) 5 (15) Stipendiater - 0 (100) 50(0) 80 (10) 75 (80) 100(100) 55 (25) 10 (70) Administrative 100(75) - - - 100(100) - - - Det har vært gjennomført medarbeidersamtaler med alle de administrativt ansatte i 2018 i tråd med UiBs retningslinjer.
side 3 av 6 Ved Institutt for økonomi ble det gjennomført medarbeidersamtaler med alle ansatte høsten 2017. Instituttleder har forskningstermin høsten 2018 og våren 2019, og er erstattet av visestyrer i denne perioden. Det har derfor ikke vært gjennomført samtaler i 2018. Det har imidlertid vært gjennomført medarbeidersamtaler med alle stipendiatene i februar 2019. Ved Institutt for sosialantropologi har alle ansatte fått tilbud om samtale. De fleste er gjennomført, men noen har valgt å ikke benytte seg av muligheten. Institutt for geografi rapporterer at de har gjennomført medarbeidersamtaler med alle midlertidig ansatte i november og desember 2018. De er i gang med medarbeidersamtaler med de faste ansatte i perioden januar til mars 2019. Alle ansatte har fått tilsendt skjema med oversikt over aktuelle tema som er relevant å ta opp på forhånd, og referat i etterkant. Ved Institutt for informasjons- og medievitenskap har alle faste vitenskapelig ansatte et stående tilbud om medarbeidersamtale. Samtale blir gjennomført etter behov og/eller ønske fra leder eller ansatt. Stipendiater, postdoktorer og andre midlertidig ansatte blir innkalt til årlig medarbeidersamtale med instituttleder. Alle teknisk/administrativt ansatte blir årlig innkalt til medarbeidersamtale med administrasjonssjef. Ved Sosiologisk institutt er det gjennomført medarbeidersamtaler med 90 % av alle vitenskapelig ansatte, og alle stipendiatene har hatt medarbeidersamtale. Institutt for sammenliknende politikk rapporterer at alle grupper har fått tilbud om medarbeidersamtale. Mens alle faste ansatte takket ja og gjennomførte samtalene, var gjennomføringsandelen lavere blant postdoktorene (75 %) og stipendiatene (55 %). Totalt ble det gjennomført 32 samtaler, noe som krevde svært mye tid. Instituttet kommenterer at det mangler et midlertidig delegasjonsreglement som gjør at instituttleder kan delegere medarbeidersamtaler til andre. Ved Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap er instituttledelsen forsinket i arbeidet med medarbeidersamtaler. Disse vil bli gjennomført våren 2019. Fakultetet rapporterte i HMS-årsrapport for 2016 en fremgang i antall ansatte som har fått tilbud om medarbeidersamtale og antall gjennomførte medarbeidersamtaler, mens tallene for 2017 viste en tilbakegang i både antall som har fått tilbud om medarbeidersamtale og antall gjennomførte medarbeidersamtaler. Rapporteringen for 2018 viser at de fleste enhetene har en noenlunde lik andel gjennomførte samtaler som året før. Institutt for sammenliknende poltikk har hatt en fin fremgang. Det samme gjelder også Institutt for sosialantropologi. Institutt for økonomi og Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap har ikke fått gjennomført mange samtaler i 2018, men er i gang med dette våren 2019. Årets rapportering viser at medarbeidersamtaler fremdeles ikke gjennomføres i tilstrekkelig grad, spesielt gjelder dette for vitenskapelige ansatte og stipendiater. Andelen gjennomførte samtaler ved fakultetet er redusert noe fra 71 % i 2015 og 2016 til 67 % i 2017. Tilbakemeldingen fra Universitetsdirektøren etter rapporteringen for 2017, var at det fortsatt må prioriteres tiltak for å kunne både tilby og gjennomføre medarbeidersamtaler med alle ansatte årlig. Fakultetet vil derfor også i kommende periode ha fokus på dette. GOD RISIKOSTYRING OG BEREDSKAP Det er ved UiB de siste årene lagt ned betydelige ressurser for å styrke beredskapsarbeidet i organisasjonen, og det er innført et eget elektronisk krisestøtteverktøy CIM. CIM er et webbasert system for å organisere kommunikasjon, beredskap, øvelser og krisehendelser på en systematisk og oversiktlig måte. Revidert beredskapsplan som er tilpasset CIM ble behandlet i fakultetsstyret 12. februar 2019. Beredskapsplanen er en trinnvis beskrivelse av handlinger
side 4 av 6 som skal utføres for å håndtere en krisesituasjon. De som sitter i beredskapsgruppen på SVfakultetet har klare roller i en beredskapssituasjon. Tiltakskort for ulike hendelser og roller er tilgjengelig i CIM. Enhetene har i varierende grad gjennomført og ajourført risikovurdering knyttet til HMS. Risikovurderinger kan være knyttet til verdiene menneske, drift/funksjon, ytre miljø, materielle verdier eller omdømme. Enhetene melder om risikovurderinger på enkelte områder, men det er ikke gjennomført en systematisk risikovurdering for fakultetet. Det foregår i liten grad risikofylt arbeid ved SV-fakultetet. Unntaket kan være ansatte på reise eller ansatte og studenter på feltarbeid eller ekskursjoner. Ved flere institutt har både studenter og ansatte reisevirksomhet i områder som kan være risikofylte. Det foretas risikovurderinger fortløpende i fagmiljøene knyttet til denne type aktiviteter. Institutt for geografi og Institutt for sosialantropologi er begge institutter med mye feltarbeid og ekskursjoner, også til områder som kan være risikofylte. Begge instituttene rapporter at de følger UiBs retningslinjer for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt. Samtlige enheter melder at de følger UiBs retningslinjer for brannvern, og at de også har gjennomført eller deltatt på brannøvelse. Enhetene har i varierende grad gjennomført tiltak for å sikre enhetens materielle verdier mot tyveri og innbrudd, og melder at de ansatte er påpasselige med å låse kontorer og lukke vinduer. Enhetene følger også UiBs retningslinjer for håndtering av vold og trusler, og retningslinjer for melding og oppfølging av HMS-avvik. Høsten 2018 arrangerte fakultetet i samarbeid med HMS-seksjonen et kurs for alle ansatte i håndtering av pågående livstruende vold (PLIVO). TRYGGE OG FUNKSJONELLE ARBEIDSPLASSER Fire enheter melder at de i tilfredsstillende grad har kartlagt det fysiske arbeidsmiljøet (HMSrunde) mot seks enheter i 2017. HMS blir ivaretatt ved planlegging og etablering av nye arbeidsplasser (byggesaker) ved de enhetene hvor dette er aktuelt. Informasjonssenteret ved fakultetet ble i 2017 ombygget for å verne de ansatte mot lyd fra vrimleområdet utenfor. Etter at det nye senteret hadde vært i drift en stund, ble det klart at det var behov for ytterligere endringer. I løpet av 2018 ble det satt to studentterminaler inne i senteret, og det ble montert en alarmknapp for bruk i beredskapssituasjoner. Fakultetet har i 2018 hatt et samarbeid med Eiendomsavdelingen for å bedre temperaturen på kontorene i Lauritz Meltzers hus. Ulike tiltak har blitt satt i verk, romtemperatur har blitt økt med en grad, ventilasjonsanlegget settes tidligere på om morgenen og det er slutt med nattsenking i niende etasje. Tilbakemeldingen fra de ansatte er at dette har hjulpet, og at de opplever at romtemperaturen er bedre. Våren 2018 satte På Høyden fokus på manglede fasiliteter for UiB-ansatte som benytter retten til ammepermisjon og i forbindelse med dette har behov for å amme i løpet av arbeidstiden. Likestillingskomiteen ved UiB har oppfordret ledelsen til å besørge at kvinnelige ansatte og studenter ved samtlige enheter får tilgang til egnede lokaler («ammerom») til amming innen rimelig avstand fra sitt arbeids- eller studiested. Fakultetet har i etterkant av dette fått laget til et ammerom/hvilerom i Sofie Lindstrøms hus som kan benyttes av fakultetets ansatte og studenter. Arbeidsplasser ved alle enheter blir i tilfredsstillende grad ergonomisk utformet og tilpasset.
side 5 av 6 Noen av enhetene har iverksatt arbeidsmiljørelaterte tiltak knyttet til digitalisering (funksjonelle IT-verktøy, kompetanse, endring arbeidsprosesser, samarbeid etc.). Fakultetsadministrasjonen har hatt digitalisering som tema ved flere HMS-samlinger, og har arrangert ulike kurs i Office365 og Skype. Administrasjonen rapporterer videre at faste PCer gradvis fases ut og erstattes med bærbare PCer med dockingstasjoner. Institutt for informasjons- og medievitenskap melder at de har innført Teams som intranett med tanke på bedre tilgang til informasjon og kommunikasjon på tvers av instituttets organisering. Institutt for sosialantropologi rapporterer at de tilbyr støtte og lokal opplæring ved innføring av nye systemer og digitalisering av oppgaver. Tre enheter melder at de har samordnet HMS-arbeidet med samarbeidspartnere innenfor områder der begge er lokalisert/og eller driver aktivitet, fakultetsadministrasjonen med Sammen kantinedrift, Institutt for økonomi med SV-biblioteket, og Institutt for informasjonsog medievitenskap med Entra i Media City Bergen. De resterende enhetene melder at det ikke er aktuelt for dem eller at de i svært liten grad har samordnet HMS-arbeidet med andre samarbeidspartnere. ANSVAR FOR DET YTRE MILJØ Enhetene melder i varierende grad at de har gjennomført tiltak for å redusere negativ miljøpåvirkning, og at de legger til rette for at ansatte og studenter enkelt kan gjøre miljøvennlige valg. UiBs retningslinjer følges bl.a når det gjelder kildesortering, og det legges til rette for redusert papirbruk. Enhetene har i liten grad egne retningslinjer eller tiltak utover det. Institutt for geografi melder imidlertid at det er utarbeidet en reisepolicy som er under utprøving og blir brukt som informasjon for resten av instituttet. Staben oppfordres til å reise miljøvennlig til jobben i hverdagen, og til å delta i sykle-til-jobben aksjonen. MÅL OG TILTAK Enhetene har skissert HMS-mål for 2018 i sine HMS-handlingsplaner. Som tidligere oppgir enhetene at de har fokus på arbeidsmiljø og gode arbeidsfellesskap. De vil blant annet jobbe for bedre samarbeid mellom faglig stab og administrasjon, bedre informasjonsflyt og ha fokus på sosialt samvær både på arbeid og utenfor arbeidstid. Enhetene vil også fortsette å ha fokus på gjennomføring av medarbeidersamtaler, og det arbeides videre for å skape trygge og funksjonelle arbeidsfellesskap. Fakultetets handlingsplan for HMS-arbeidet gjelder for perioden 2017-2019. Den bygger på universitetets handlingsplan, strategiplan for fakultetet, samt årsrapporter og handlingsplaner fra de ulike enhetene. Handlingsplanen er også en oppfølging av arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen (ARK) som ble gjennomført i alle enheter ved fakultetet høsten 2016. Fakultetet skal i planperioden prioritere følgende mål og tiltaksområder: 1. Gode arbeidsfellesskap Lederkompetanse HMS-kompetanse Medarbeidersamtaler Gode faglige og sosiale møteplasser Gode beslutningsprosesser Kartlegging og oppfølging av psykososialt arbeidsmiljø 2. God risikostyring og beredskap
side 6 av 6 Risikovurdering Brannberedskap Sikkerhet 3. Trygge og funksjonelle arbeidsfellesskap Gode funksjonelle arbeidsplasser (bygg og ergonomi) Inneklima Universell utforming 4. Ansvar for ytre miljø Redusere bruken av papir Begrense reisevirksomhet Gjennomgangen av enhetenes HMS-rapportering viser at fakultetet i stor grad følger universitetets krav og retningslinjer for HMS-arbeid, men det gjennomføres ikke medarbeidersamtaler i tilfredsstillende grad. UiB har de senere år satt søkelys på viktigheten av dette, og fakultetet vil derfor også i kommende periode ha et særskilt fokus på medarbeidersamtaler. Målet er at alle skal tilbys samtaler, og at alle samtalene skal gjennomføres. Det skal arbeides målrettet videre med å få gode rutiner for gjennomføring av medarbeidersamtaler på alle enheter. I tråd med tilbakemelding fra Universitetsdirektøren etter rapporteringen for 2017 vil også fakultetet ha fokus på at samtlige enheter har utarbeidet lokale HMS-handlingsplaner med tiltak, ansvar og tidsfrister av god kvalitet. UiBs handlingsplan for HMS-arbeidet er under revisjon. Dette arbeidet vil bli fulgt opp ved fakultetet slik at ny handlingsplan for fakultetet som helhet er på plass fra 2020. Forslag til vedtak: Styret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet tar årsrapport for Helse, miljø og sikkerhet 2018 til etterretning. Jan Erik Askildsen dekan Alette Gilhus Mykkeltvedt fakultetsdirektør