Protokoll frå møte i Kyrkjeleg fellesnemnd for Ullensvang, Jondal og Odda Dato og tid: Saker: Arkiv: Møtestad: 12.02.19 kl. 10:10 11:00 006/19 010/19 Odda soknehus Til stades: May Søfteland (leiar), Magne Hus (nestleiar), Berit Tuvin, Steinar Tokheim, Marianne Eide, Lars Måkestad, Arild Hellesøy (geistleg representant), Olav B. Hus (kommunal representant). Kyrkjeverje Gerd R. Bu. Prosjektleiar Liv Eirill Evensen. Forfall: Steinar Tokheim. Meldingar: * Status, faggrupper, oppgåver og leveransar (oppdatert 29.01.19) * Referat frå møte 5 med dei tillitsvalde * Diakonstillinga. Svar frå Bjørgvin bispedøme * Ordninga med områdetillitsvalde. Frå referat, møte i kyrkjeverjelaget 03.12.18 * Innspel, faggruppe kyrkjemusikk * Førebels prosjektrekneskap, kyrkjeleg fellesnemnd 2018. Saker: 006/19 Godkjenning av møtebok 29.11.18, møtebok 29.01.19 og innkalling 007/19 Prosjektbudsjett 2019 (PSU) 008/19 Medlemskap i arbeidsgjevarorganisasjon 009/19 Kyrkjegardsvedtekter (utsett sak 28/18) 010/19 Godkjenning av fem reglement som vedkjem dei tilsette (PSU) 1
006/19 Godkjenning av møtebok og innkalling Godkjenning av møtebok frå møte i kyrkjeleg fellesnemnd 29.11.18. Godkjenning av møtebok frå ekstraordinært møte i kyrkjeleg fellesnemnd 29.01.19. Godkjenning av innkalling og sakskart. 1. Møtebok frå 29.11.18 vert godkjend. 2. Møtebok frå 29.01.19 vert godkjend. 3. Innkallinga og sakskartet vert godkjende. - 1. Møtebok frå 29.11.18 vart godkjend. 2. Møtebok frå 29.01.19 vart godkjend. 3. Innkallinga og sakskartet vart godkjende. 2
007/19 Prosjektbudsjett 2019 For 2019 står det att kr. 330 000 av den opphavlege prosjektløyvinga frå kommunal fellesnemnd. I tillegg finst det restmidlar att på prosjektet i 2018, kr. 69 435. Totalsum til disponering for kyrkjeleg fellesnemnd i 2019: kr. 399 435. I sak 001/19 vart det vedteke at dei folkevalde i arbeidsutval og i arbeidsgruppene skulle ha kr. 600 utbetalt for kvart møte. I prosjektbudsjettet er det tatt høgd for 3 møte i 5 arbeidsgrupper (600 x 2 repr. x 3 møte x 5 grupper = 18 000) og 8 møte i arbeidsutvalet (600 x 3 repr. x 8 møte = 14 400). Framlegg til budsjett: Post Sum Prosjektleiing, sum vert overført det fellesrådet som har 150 000 arbeidsgjevarfunksjon for PL (vert disponert av fellesrådet i eige driftsbudsjett) Møtegodtgjersle, nemnd, ved 6 møte i 2019 30 000 Godtgjersle, prosjektleiar (vedtak i sak 004/19). Kostnad 10 441 med sosiale utg. Tapt arbeidsinntekt, folkevalde 15 000 Godtgjersle, arbeidsutval 14 400 Godtgjersle, tilsetterepresentantar 0 Godtgjersle, arbeidsgrupper, folkevalde 18 000 Rekneskapstenester bistand budsjett 2020 20 000 Kulturbygging og sosiale tiltak 12 000 Reise 10 000 Tilstandsanalyse/ verdivurdering, eigedommar 10 000 IT-system (lisensar), telefoniløysing og opplæring 80 000 Arkivsystem/ arkivskap m.m. 20 000 Servering 9 594 Oppretting av ny organisasjon (gratis) 0 Rekneskap/ revisjon vert ført av eit fellesråd 0 Kontorhald, andre kostnader må fordelast på fellesråda 0 Totalt = 399 435 Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek framlegg til prosjektbudsjett for 2019. Prosjektbudsjettet skal reviderast ved behov i løpet av året. 3
Uttale i partsamansett utval: Ikkje sett. PL orienterte og svarte på spørsmål. Kyrkjeleg fellesnemnd vedtok framlegg til prosjektbudsjett for 2019. Prosjektbudsjettet skal reviderast ved behov i løpet av året. 4
008/19 Medlemskap i arbeidsgjevarorganisasjon Dei tre fellesrådsområda er alle i dag medlem av Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter (KA). Det vil vera naturleg å vidareføra teikninga med eitt medlemskap for det samanslåtte fellesrådet frå 2020 av. Det finst ikkje reelle alternativ til KA, som gjev viktig støtte i til dømes juridiske spørsmål for kyrkjelege fellesråd. Dei tilbyr også kurs og anna rettleiing innan ulike fagfelt i kyrkja. Mange av desse tilboda kostar rett nok ein god del pengar. KA har ikkje signalisert korleis medlemsavgifta vil verta når dei no misser mange medlem (fellesråd). Her kan det henda at den einskilde medlemsavgifta går noko opp. Prosjektleiar meiner at kyrkjeleg fellesnemnd bør kunna krevja å få fleire av dei mest sentrale KAdokumenta på nynorsk ved vidareføring av medlemskapet, som til dømes dokument som legg grunnlag for sakshandsaming internt i organisasjonen. 1. Kyrkjeleg fellesnemnd Ullensvang gjev KA signal om at det nye fellesrådet vil teikna medlemskap i arbeidsgjevarorganisasjonen deira. Dei gamle medlemskapa vert avslutta ved årsslutt. 2. Kyrkjeleg fellesnemnd set som føresetnad at fleire av dei sentrale KA-dokumenta vert omsette til nynorsk. Forslag frå Magne Hus: Vedtakspunkt 2 går ut. Samrøystes. Kyrkjeleg fellesnemnd Ullensvang gjev KA signal om at det nye fellesrådet vil teikna medlemskap i arbeidsgjevarorganisasjonen deira. Dei gamle medlemskapa vert avslutta ved årsslutt. 5
009/19 Kyrkjegardsvedtekter for nytt fellesråd Saka korresponderer med utsett sak 028/18. Vedlegg: Framlegg til kyrkjegardsvedtekter Arbeidsgruppe 3, som har gravplassforvaltinga som arbeidsfelt, har levert framlegg til kyrkjegardsvedtekter for det nye fellesrådet. Framlegget er fremja samrøystes frå møte i arbeidsgruppa 28.01.19. Gruppa har vurdert dei eksisterande vedtektene til dei tre fellesrådsområda og eksterne vedtekter av nyare dato i arbeidet med saka. Kyrkjegardsvedtektene har vorte eit gjennomarbeidd og heilskapleg dokument med tanke på at kyrkjegardsforvaltinga har mange ulikskapar med innarbeidde rutinar og tradisjonar i kvar kommune. Kyrkjegardsvedtektene ligg ved som vedlegg i saka, medan festeavgiftene og andre prisar vert tekne opp av arbeidsgruppe 3 i eige møte og arbeidd fram som separat sak til fellesnemnda. Arbeidsgruppa har også levert andre innspel til drift av gravplassane, noko som vil takast med i ein enkel gravplassplan som prosjektleiar vil setja saman. Ein gravplassplan vil sikra at det vert teke naudsynt omsyn til t. d. plass ved forvaltinga av gravplassane, og at historikken til drifta av gravplassane i nokon grad vert samla. Gravplassplanen kjem opp som separat melding/ sak i kyrkjeleg fellesnemnd. Forvalting av gravplassane våre etter eit trygt og innarbeidd system er alfa og omega for ein god kvardag for administrasjonen, gravplassarbeidarane og innbyggjarane våre. Arbeidsgruppe 3 har tidegare signalisert at kyrkjekontoret bør nytta Ecclesia som gravplassforvaltingsprogram i framtida, og prosjektleiar støttar dette. 1. Framlegget til kyrkjegardsvedtekter vert vedteke. Prosjektleiar får i oppgåve å senda dokumentet vidare til handsaming i bispedømet. 2. Ullensvang kyrkjelege fellesråd skal nytta Ecclesia som programvare for gravplassforvaltinga. Leiar i arbeidsgruppe 3, Magne Hus, orienterte og svarte på spørsmål. 6
1. Framlegget til kyrkjegardsvedtekter vert vedteke. Prosjektleiar får i oppgåve å senda dokumentet vidare til handsaming i bispedømet. 2. Ullensvang kyrkjelege fellesråd skal nytta Ecclesia som programvare for gravplassforvaltinga. Samrøystes vedteke. 7
010/19 Godkjenning av fem reglement som vedkjem dei tilsette Vedlegg: 1. Personalreglement 2. Reglement for administrasjonsutval 3. Lønspolitiske retningsliner 4. Personalpolitiske retningsliner 5. Permisjonsreglement Det er utarbeidd fem nye reglement og retningsliner for det nye fellesrådet. Alle reglementa i saka vedkjem dei tilsette, og er drøfta med dei tillitsvalde i møte 24.01.19 (sjå referat frå møte nr. 5 med dei tillitsvalde). Desse reglementa legg mykje av grunnlaget for tilhøva mellom arbeidsgjevar og dei tilsette, og mellom dei tilsette. Reglementa må hentast fram, nyttast og oppdaterast om dei skal ha ein funksjon. Reglementa merka med 1, 2 og 5 er baserte på opphavlege prostireglement og Ullensvang kyrkjelege fellesråd sine reglement, med nokre tilpassingar. Nr. 3 og 4 er delvis baserte på eksterne retningsliner og/ eller forfatta av PL. Dei er óg godkjende i administrativ faggruppe 22.11.18. Alle reglementa 1-5 skal opp i både PSU og fellesnemnd. Prosjektleiar vil fortløpande vurdera kva for andre reglement som bør takast opp, i samråd med arbeidsgruppe 1. 1. Personalreglement for nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vert vedteke 2. Reglement for administrasjonsutval i nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vert vedteke 3. Lønspolitiske retningsliner for nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vert vedtekne 4. Personalpolitiske retningsliner for nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vert vedtekne 5. Permisjonsreglement for nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vert vedteke 6. Alle reglementa 1-5 vert gjeldande frå 01.01.2020. 8
Uttale i partsamansett utval: Ikkje sett. - 1. Personalreglement for nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vart vedteke 2. Reglement for administrasjonsutval i nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vart vedteke 3. Lønspolitiske retningsliner for nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vart vedtekne 4. Personalpolitiske retningsliner for nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vart vedtekne 5. Permisjonsreglement for nye Ullensvang kyrkjelege fellesråd vart vedteke 6. Alle reglementa 1-5 vert gjeldande frå 01.01.2020. Samrøystes. 9