Endelig rapport etter undersøkelse av Råde kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Råde kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Skråtorpveien 2 1640 Råde Tidsrom for undersøkelsen: 7. -8. mai 2014 Kontaktperson i kommunen: Kristian Bakke Fra Kartverket: Anders Fekjær, leder Nils-Arnt Moen, revisor Grethe Backe, observatør Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom: - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen fører oppmålingsforretning som fullført, uten at fullstendig merking er foretatt Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen unnlater å matrikkelføreføre visse bygningsopplysninger
Det ble ikke levert noen merknader under dette tilsynet: 2 Utarbeidet dato: 22. mai 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Nils Arnt Moen revisor under tilsynet i Råde kommune Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Merknader 6. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Råde kommune i perioden 7. 8. mai 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven.
3 Følgende tema inngår i undersøkelsen i Råde kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 15. januar 2014 (sak nr. 10/04829/161). Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1.
4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: 4 AVVIK 1 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om Opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Matrikkelloven 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes og måles. Grensemerking kan utelates dersom det ikke er til ulempe for utnytting av matrikkelenheten og når det er tvist om grenser, eller eiendommen er så stor at det er urimelig å kreve oppmåling eller når det av andre grunner ikke er formålstjenlig, jf. matrikkelloven 10, fjerde ledd, bokstav a c og matrikkelforskriften 39, 41 andre ledd og 42. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Kommunen utsetter merking av grenser i utbyggingsfelt. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer på oppfordring fra rekvirenten. Dette ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriften 27, 34, 38 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag. Matrikkelforskriftens 34 femte ledd krever at det i grensejusteringssaker skal foretas en verdivurdering, dvs at en skal ikke redusere eller øke verdien på noen av de involverte enhetene med mer enn folketrygdens grunnbeløp. Matrikkelforskriften 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal dokumentere at bruksretter er undersøkt. Andre ledd, bokstav f, krever begrunnelse for å utelate grensemerking. Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder.
5 Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved grensejustering Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er spurt om det foreligger andre bruksretter. I noen av sakene framgår det ikke i protokollen hvilke grensemerker som er nye og hvilke som er eksisterende. I tillegg er det ikke gitt begrunnelse for at grensemerking er utelatt. De utlånte saker mangler måle og beregningsdokumentasjon Det er ikke laget en rapport fra målingene og beregningene, jfr. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Her kreves det at beregningene skal være vurdert og kommentert fra landmålers side. Koordinatliste som er vedlagt sakene viser at det kun er målt en gang. Det skal være minimum to målinger med tidsseparasjon mellom målingene når GNSS (satellittmålinger) brukes. Dette ble bekreftet under sluttmøtet. AVVIK 3 Kommunen unnlater å matrikkelføreføre visse bygningsopplysninger Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: I matrikkelforskriftens 3 bokstav b og i merknaden til 60 og i føringsinstruks for matrikkelen står det at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming ikke blir ført. Dette ble bekreftet under sluttmøtet. 5. Merknader Det ble ikke gitt noen merknader ved undersøkelsen: 6. Gjennomføring Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Forberedelser ble gjennomført pr telefon og e-postutveksling. Ved intervjuer den 7. mai 2014 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 8. mai 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
6 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets sin undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 03.09.2013 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonsmodell Råde kommune 6. Interkontrollsystem for Råde kommune 7. Rutiner for oppmålingsforretning med matrikkelføring 8. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger 9. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument
7 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Råde kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Morten Svagård Rådmann X X X Siv Thuva Jansson Virksomhetsleder X X X Hilde Berge Byggesaksbehandler X X X Kristian Bakke matrikkelføring -oppmåling X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Nils Arnt Moen og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder. I tillegg deltok Grethe Backe også fra Kartverket som observatør.