MØTEPROTOKOLL Partssammensatt utvalg Møtested: Rådhuset, Vangsvik Møtedato: 16.05.2018 Tid: 09:00-12:00 Leder Fagforbundet v/otto Jakobsen Møtt for Nestleder Jan Fredrik Jenssen FO Medlem Geir Inge Sivertsen Medlem Grethe Sebulonsen Medlem Roar Åge Jakobsen Medlem Fred O. Flakstad FO Medlem HTV Eva Pettersen FO Medlem HTV Hanne Hove Medlem HTV Christine Johansen Medlem HTV Rigmor Hansen Medlem HVO Sverre Pedersen FO Medlem HVO Tore Berg-Buan FO Varamedlem Marit Stubberud Hanssen Jan Fredrik Jenssen Varamedlem Kine Marita Berntsen Tore Berg-Buan Varamedlem Varamedlem Sigbjørn Syr Anne Britt Fallsen Eva Pettersen Fred O.Flakstad Fra adm. (evt. andre): Prosjektleder Hogne Eidissen, prosjektmedarbeider Ann Heidi Smith-Meyer, Alf Rørbakk, Karin Johnsen. Innkalling: Merknader: Innkalling og saksliste enstemmig godkjent Sak 5/18 trekkes fra sakskartet. Ad:innkalling: Hovedtillitsvalgte bør benevnes som hovedtillitsvalgte i innkallinger og protokoller. Kine Marita Bertelsen er ikke formelt valgt som vara ihht styringsdokumentet, og har ikke stemmerett. Det må avklares og velges hvem som skal være varamedlem for valgte hovedverneombud ved forfall. Saken har ikke vært behandlet i PSU tidligere. Forslag må behandles i PSU, og deretter i FN. Vedtak, enstemmig; PSU innstiller enstemmig til Fellesnemnda; Kine Marita Berntsen velges som varamedlem for Tore Berg Buan. Vedrørende utvelgelsesområde: Hovedtillitsvalgte er uenig i det utvelgelsesområde som prosjektleder har landet på etter drøftingsmøtet 03.05.18, og dialog i
etterkant av dette. Htv mener at saken er så viktig at det bør oversendes Fellesnemnda. Det er uenighet i at en virksomhetsleder er tatt med i utvelgelsesområde for innplassering av kommunalsjefer. Hvorvidt denne saken kan behandles av PSU og Fellesnemnda må avklares nærmere. Leder Otto Jakobsen fra Fagforbundet og prosjektleder Hogne Eidissen sjekker dette nærmere opp og gir tilbakemelding til PSU. Det vil da evt. innkalles til et nytt møte. Behandlede saker: Sak 6/18-10/18 Underskrifter: Til å godkjenne protokollen ble valgt: Sigbjørn Syr og Anne-Britt Fallsen Vi godkjenner at møteprotokollen er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Vangsvik, 16.05.2018 Otto Jakobsen Sigbjørn Syr Anne-Britt Fallsen Dokumentet er elektronisk godkjent og har ikke håndskrevne signaturer
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 5/18 17/323 MØTEPLAN 2018 SENJA KOMMUNE 6/18 18/171 STATUS FRAMDRIFT I PROSJEKTET SENJA KOMMUNE 7/18 17/710 REVIDERT STYRINGSDOKUMENT FOR SAMMENSLÅINGSPROSESSEN FRAM TIL SENJA KOMMUNE 8/18 17/1022 REVIDERT OMSTILLINGSDOKUMENT 9/18 18/573 INNPLASSERINGSDOKUMENT 10/18 18/572 ADMINISTRATIV ORGANISERING - SENJA KOMMUNE
5/18 MØTEPLAN 2018 SENJA KOMMUNE Saken er trukket og utgår pga feil i sakslisten. 6/18 STATUS FRAMDRIFT I PROSJEKTET SENJA KOMMUNE Fellesnemnda tar prosjektleders redegjørelse vedrørende status i prosjekt Senja 2020 til orientering. Prosjektleder Hogne Eidissen innleder ihht utsendte sakspapirer. Prosjektet er godt i rute. Det jobbes veldig godt ute i kommunene. Viktig å huske at det er de samme menneskene som skal gjøre alle oppgavene, både i egen kommune og i prosjektet, og det medfører høyt arbeidspress. Prosjektleder Hogne Eidissen er opptatt av prosessene skal være tydelige og med full åpenhet. Målsettingen er at kommunalsjefene er innplassert før fellesferien. PSU innstilling til Fellesnemnda: Fellesnemnda tar prosjektleders redegjørelse vedrørende status i prosjekt Senja 2020 til orientering. 7/18 REVIDERT STYRINGSDOKUMENT FOR SAMMENSLÅINGSPROSESSEN FRAM TIL SENJA KOMMUNE 1. Fellesnemnda for Senja kommune delegerer til prosjektleder å gjøre redaksjonelle endringer i styringsdokumentet, uten at det må legges frem for PSU og Fellesnemnda. 2. Fellesnemnda for Senja kommune stiller seg bak prosjektleders anbefaling om at det bare er den delen av styringsdokumentet som omhandler delprosjektene og organisering av disse som ved store endringer, herunder forskyving av milepæler, flytting av ansvarsområder mellom delprosjektene etc. som ved endringer legges frem for PSU og Fellesnemnda. Prosjektleder Hogne Eidissen innleder i hht utsendte sakspapirer.
Innspill fra PSU; kan det lages en side hvor man skriver hva som er endret når, for å forenkle oversikten over endringene. Det påpekes at det skal være 2 HTV i hvert delprosjekt, og 1 HTV i hver faggruppe. Det stilles spørsmål i forhold til hovedverneombudets representasjon i ett av delprosjektene. I hht lov og avtaleverk så er det hovedtillitsvalgte som representerer de ansatte i denne sammenheng, og dersom vernetjenesten ønsker representasjon så må de sende inn forslag til behandling i PSU og FN. PSU innstilling til Fellesnemnda: 1. Fellesnemnda for Senja kommune delegerer til prosjektleder å gjøre redaksjonelle endringer i styringsdokumentet, uten at det må legges frem for PSU og Fellesnemnda. 2. Fellesnemnda for Senja kommune stiller seg bak prosjektleders anbefaling om at det bare er den delen av styringsdokumentet som omhandler delprosjektene og organisering av disse som ved store endringer, herunder forskyving av milepæler, flytting av ansvarsområder mellom delprosjektene etc. som ved endringer legges frem for PSU og Fellesnemnda. 8/18 REVIDERT OMSTILLINGSDOKUMENT Fellesnemnda for Senja kommune følger delprosjekt 8.2 og prosjektleders anbefaling i forhold til de endringer som foreligger i dokumentet. Revidert omstillingsavtale datert 08.05.18, vedtas. Prosjektleder Hogne Eidissen innleder i hht utsendte saksdokumenter. Sigbjørn Syr la frem tilleggsforslag: Pkt 1 i omstillingsdokumentet, forslag fra DP 8.2, Del 2, 1.1 endres slik: «Ved innplassering av kommunalsjefer består omstillingsutvalget av rådmann i Senja kommune, Hogne Eidissen, innleid ekstern kompetanse og en HTV fra hver av de fire kommunene som skal slås sammen.» Nytt forslag til vedtak: PSU innstilling til Fellesnemnda blir som følge: revidert omstillingsavtale, datert 08.05.18 vedtas med de endringer som foreligger i dokumentet samt tilleggsforslag lagt fram for Psu. Psu innstilling til Fellesnemnda:
Revidert omstillingsavtale, datert 08.05.18 vedtas med de endringer som foreligger i dokumentet samt tilleggsforslag lagt fram for Psu. Pkt 1 i omstillingsdokumentet, forslag fra DP 8.2, Del 2, 1.1 endres slik: «Ved innplassering av kommunalsjefer består omstillingsutvalget av rådmann i Senja kommune, Hogne Eidissen, innleid ekstern kompetanse og en HTV fra hver av de fire kommunene som skal slås sammen.» 9/18 INNPLASSERINGSDOKUMENT Fellesnemnda for Senja kommune vedtar Prosedyre for innplassering datert 04.05.18. Innledning ved prosjektleder Hogne Eidissen i hht utsendte sakspapirer. PSU innstiller til Fellesnemnda for Senja kommune: Prosedyre for innplassering datert 04.05.18 vedtas. 10/18 ADMINISTRATIV ORGANISERING - SENJA KOMMUNE 1. Vedlagt forslag til administrativt organisasjonskart tas til etterretning. 2. Prosjektleder sammen med respektive tillitsvalgte gis fullmakt til å innplassere kommunalsjefer, samt øvrige innplasseringer i den administrative organiseringen. Innledning ved prosjektleder Hogne Eidissen. Gjennomgang av hovedtrekkene i organisasjonskartet, og innkomne innspill fra interkommunale tjenester om hvor de hører hjemme. Viktig å huske at organisasjonskartet skal flere runder til PSU og Fellesnemnda, denne gangen er det kartet i stort som skal vedtas. PSU innstilling til Fellesnemnda: 1. Vedlagt forslag til administrativt organisasjonskart tas til etterretning. 2. Prosjektleder sammen med respektive tillitsvalgte gis fullmakt til å innplassere kommunalsjefer, samt øvrige innplasseringer i den administrative organiseringen.