Endelig rapport etter undersøkelse av Tana kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Tana kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Rådhusveien 24 9845 Tana Tidsrom for undersøkelsen: 13.-14. september 2017 Kontaktperson i kommunen: Svein Ottar Helander Fra Kartverket: Finn Ørnes Olav Jenssen Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke alle krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen.
2 Utarbeidet dato: 15.09.2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Finn Ørnes ledet tilsynet i Tana kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Tana kommune i perioden 13.- 14. september 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver avvik som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Tana kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivertilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn. Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 28. juni 2017. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Det ble gitt følgende avvik under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke alle krav til dokumentasjon av oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 16 og 34 og matrikkelforskriften 34 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning: Matrikkelforskriften 27 andre ledd, bokstav a, har bestemmelser om at rekvirenten må ha hjemmel til å kreve oppmålingsforretning. Dersom rekvirenten er et foretak må signaturen samsvare med det som er registrert i Enhetsregisteret. Kommunen skal etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b dokumentere et arealregnskap, og etter bokstav d skal kommunen foreta og dokumentere en verdivurdering for involverte matrikkelenheter. Matrikkelforskriften 41 fjerde ledd har krav til at grensepunkter skal måles med nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 6 utlånte saker er det funnet mangler ved dokumentasjonen. Dette ble bekreftet i intervjuene. I to av de utlånte sakene er det en underskrift fra en representant fra firmaet som ikke har signaturrett. I begge tilfeller gjelder det underskrift på søknad og rekvisisjon fra et foretak der det er 2 deltakere som har signatur i fellesskap. Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering Det er ikke målt med tilstrekkelig tidsseparasjon i enkelte saker.
6 Det er ikke laget fullstendig rapport fra målingene og beregningene, jf. «Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet 5. Merknad Det ble ikke gitt merknader under dette tilsynet: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 13.september 2017 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 14.september 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 7 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 06.06.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonskart for Tana kommune 6. Tana kommunes delegeringsreglement, vedtatt 17.11.2016. 7. Saksliste for oppmålingssaker 2015 2016 2017 8. Saksmapper for 3 saker på opprettelse av nye matrikkelenheter og 3 grensejusteringssaker 9. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 10. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 11. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 12. Rapport fra matrikkelen om ikke fullførte oppmålingsforretninger
VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Tana kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Jørn Aslaksen Rådmann X X X Svein Ottar Helander Utviklingsleder X X X Veselina Jakobsen Oppmålingsingeniør X X X Roy Ove Kristiansen Byggesaksbehandler X X X Lars Smeland Planlegger X X X Fra Kartverket deltok Finn Ørnes og Olav Jenssen, med førstnevnte som tilsynsleder.