Møteprotokoll Sauherad kontrollutvalg Dato: 06.09.2017 kl. 10:00 Sted: Bø hus, møterom 1. etg. Arkivsak: 17/00971 Til stede: Helge Aarnes (H), Helge Roar Darrud (SP), Hanna Nyborg Storm (SP), Gunhild Kleven Ripegutu (AP) Møtende varamedlemmer: Ikke møtt: Andre: Protokollfører: Jarl Olav Rugtveit (Krf) Oppdragsrevisor Birgitte Bøen Sekretær Alexander Etsy Jensen Etter behandlingen av de ordinære sakene ble det bli gitt en felles orientering om sammenslåingsprosessen for kontrollutvalgene i Bø og Sauherad ved rådmann Åse Egeland og prosjektleder ny Per Dehli. Sakskart Side Møteinnkalling 4/17 17/00971-29 Godkjenning av innkalling til møte 06.09.2017 3 Møteprotokoll 5/17 17/00971-30 Møteprotokoll fra møte 15.05.2017 4 Saker til behandling 20/17 17/13463-1 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Sauherad 5 21/17 17/13407-2 22/17 17/13455-5 Innstilling til valg av revisjonsordning for nye Midt-Telemark Innstilling til val av sekretariatsordning for nye Midt-Telemark 6 7 1
23/17 17/13404-1 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 - Sauherad 8 24/17 17/03367-5 Orientering fra revisor i møte 06.09.2017 - Sauherad 9 25/17 17/00977-7 Referatsaker 06.09.2017 - Sauherad kontrollutvalg 10 26/17 17/00973-7 Eventuelt i møte 06.09.2017 - Sauherad kontrollutvalg 11 Bø, 06.09.2017 Helge Aarnes Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 4/17 Godkjenning av innkalling til møte 06.09.2017 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 4/17 Møteinnkallingen til møtet 06.09.2017 godkjennes. Møteinnkallingen til møtet 06.09.2017 godkjennes. 3
Møteprotokoll 5/17 Møteprotokoll fra møte 15.05.2017 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 5/17 Møteprotokoll fra møte 15.05.2017 godkjennes. Møteprotokoll fra møte 15.05.2017 godkjennes. 4
Saker til behandling 20/17 Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 - Sauherad 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 20/17 Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2018 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Sauherad med en ramme på kr 950 000,-. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til styret via formannskapet. Sekretariatet la frem forslag til samlet budsjett for kontroll og tilsyn 2018 for Sauherad. Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2018 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Sauherad med en ramme på kr 950 000,-. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til styret via formannskapet. 5
21/17 Innstilling til valg av revisjonsordning for nye Midt-Telemark 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 21/17 Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Telemark Kommunerevisjon IKS som revisor for kontrollutvalget i Midt-Telemark. 2. Fellesnemnda anmoder styrene i Bø og Sauherad r om å si opp gjeldende avtale med virkning fra 1.1.2020 3. Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Telemark Kommunerevisjon IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra 1.1.2020. Saken ble drøftet. Revisor fratrådte ved behandlingen av saken. Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Telemark Kommunerevisjon IKS som revisor for kontrollutvalget i Midt-Telemark. 2. Fellesnemnda anmoder styrene i Bø og Sauherad r om å si opp gjeldende avtale med virkning fra 1.1.2020 3. Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Telemark Kommunerevisjon IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra 1.1.2020. 6
22/17 Innstilling til val av sekretariatsordning for nye Midt-Telemark 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 22/17 Forslag fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS: Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS som sekretariat for kontrollutvalget i Midt-Telemark. 2. Fellesnemnda anmoder styrene i Bø og Sauherad r om å si opp gjeldende avtale med virkning fra 1.1.2020 3. Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra 1.1.2020. Saken ble drøftet. Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS er part i saken og er derfor etter forvaltningsloven 6, 1. ledd, bokstav a) ikke habile til å gjennomføre saksutredning i saken. Sekretæren fratrådte ved behandlingen av saken og leder førte protokoll for denne saken. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Kontrollutvalget legger saken frem for fellesnemnda med følgende innstilling: 1. Fellesnemnda ønsker å videreføre deltakelse i Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS som sekretariat for kontrollutvalget i Midt-Telemark. 2. Fellesnemnda anmoder styrene i Bø og Sauherad r om å si opp gjeldende avtale med virkning fra 1.1.2020 3. Fellesnemnda ber om at det tas initiativ overfor Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS for å få utarbeidet ny selskapsavtale fra 1.1.2020. 7
23/17 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 - Sauherad 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 23/17 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon i Sauherad 2017 tas til orientering. Oppdragsrevisor Birgitte Bøen presenterte overordnet revisjonsstrategi. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar. Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon i Sauherad 2017 tas til orientering. 8
24/17 Orientering fra revisor i møte 06.09.2017 - Sauherad 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 24/17 Saken legges frem uten innstilling. Birgitte Bøen er ny oppdragsrevisor for Sauherad og hun presentere seg for utvalget i møte. Forslag til vedtak fremsatt av leder i møte: Saken tas til orientering. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 9
25/17 Referatsaker 06.09.2017 - Sauherad kontrollutvalg 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 25/17 Saken tas til orientering. 1. Referatsaker Ingen saker. 2. Innkommen/utgående post: a. Kopi av henvendelse vedr. meknader til detaljregulering av felles gjenvinningsstasjon for Bø og Sauherad på Brenna offentlig ettersyn ref 16/1193-33 Leder redegjorde for henvendelsen. b. Underretting av valg av revisor for virksomheten i fellesnemnda. Sekretær refererte henvendelsen. 3. Neste møte 04.12.17 kl. 09:00 a. Det blir fellesmøte 02.10.17 (kl. 09:00): Prosjektplan: "Gjennomføring av verksemd sjølvkost og ressursbruk i IRMAT" Saken tas til orientering. 10
26/17 Eventuelt i møte 06.09.2017 - Sauherad kontrollutvalg 1 Sauherad kontrollutvalg 06.09.2017 26/17 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker ble behandlet under eventuelt. 11