Sluttrapport etter undersøkelse av Nome kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Nome kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: 3830 Ulefoss Tidsrom for undersøkelsen: 13. - 14. september 2017 Kontaktperson i kommunen: Incken Mandt- Utbøen Fra Kartverket: Anders Fekjær John Thomas Aalstad Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater: Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger
Det ble ikke levert noen merknader ved dette tilsynet: 2 Utarbeidet dato: 2. oktober 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad revisor under tilsynet i Nome kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 5 6. Gjennomføring... 5 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Nome kommune i perioden 13. - 14. september 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Nome kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 28. juni 2017. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har mangelfull føring av bygningsopplysninger som bruttoareal, energikilder og oppvarming. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 første ledd, bokstav b lister opp hvilke opplysninger som skal registreres. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at enkeltfelter ikke alltid føres i dag. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet 5. Merknad Det ble ikke levert noen merknader ved dette tilsynet: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 13. september 2017 ble 6 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 14. juni 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
6 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 06.06.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Nome kommune 6. Kommunens rutiner for gjennomføring av sakstyper etter matrikkelloven:: - Rutine for krav om retting - Rutine Anleggseiendom - Rutine ved fremsatt krav om jordskifte - Rutine for føring av bygg i matrikkelen - Rutine for behandling av rekvisisjon av oppmålingsforretning - Rutine for behandling av søknad om deling - Rutine når det gjelder oppmålingsforretninger som blir avholdt av Statens vegvesen - Sjekkliste ved grensejustering mellom private hjemmelshavere - Mal for arealregnskapp ved grensejustering - Mal for avtaleinngåelse ved grensejustering 7. Saksmapper for 3 grensejusteringssaker og 2 fradelingsaker 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 11. Rapport fra jordskifteretten over saker de 2 siste år 12. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning
VEDLEGG 2 7 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Nome kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings Intervju Sluttmøte møte Bjørn G. Andersen Rådmann X Eva Risbo Assisterende rådmann og leder for Kultur- og næring X X Bjørn Lona Incken Mandt- Utbøen Avdelingsleder for Plan- og arealforvaltning Landmåler og fører matrikkelen - eiendom X X X X X X Elin Kjartansdottir Landmåler og fører matrikkelen - eiendom Terje Pedersen Byggesaksbehandler, og fører bygningsinformasjon i matrikkelen X X X Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.