Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd

Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd Dokumentnr: 2-4-2 Dokumentansvarlig Godkjent av Dato Alf-Erlend Vaskinn Hovedstyret 16.09.04; Rev. 4 Hensikt Bestemmelsene skal sikre at Forskningsrådets tilsatte, eksperter og medlemmer av rådets styrende og rådgivende organer er habile og oppfattes som habile. Videre skal bestemmelsene medvirke til at omverden har tillit til Forskningsrådets beslutninger. Bestemmelsene er fastsatt på grunnlag av Forvaltningsloven og anbefalingene i rapportene "Habilitet og tillit i Norges forskningsråd" fra 1993 og Forskningsrådets legitimitet Habilitet og kvalitet i søknadsbehandlingen fra februar 2004. 1 Habilitetskrav og avgjørelse av habilitetsspørsmålet Forvaltningslovens kapittel II Om ugildhet (vedlegg 1) gjelder for tilsatte, eksperter og medlemmer av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer. I hvert enkelt tilfelle/sak skal både de skjønnsmessige og de automatiske habilitetsforhold vurderes. Tilpasset de lokale forhold er bestemmelsene som følger: 1.1 Inhabilitet etter skjønn Tilsatt, ekspert eller medlem av styrende og rådgivende organer i Forskningsrådet er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i en sak når det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans eller hennes upartiskhet. 1.2 Automatisk inhabilitet Tilsatt, ekspert eller medlem av styrende og rådgivende organer i Forskningsrådet er i alle tilfelle inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i en sak a) når han eller hun selv er part i saken b) når han eller hun er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nært som søsken c) når han eller hun er eller har vært gift med eller er forlovet med, eller samboer med, eller partner med, eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part. d) når han eller hun er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte Side 1 av 15

e) når han eller hun leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styringsorgan eller bedriftsforsamling for en offentlig eller privat virksomhet, eller er overordnet en som er part i saken f) når han eller hun er, eller for mindre enn 3 år siden har vært, veileder for en part med sikte på doktorgrad g) når han eller hun selv er part i en sak som står i et direkte konkurranseforhold til den sak som er oppe til behandling. (se nærmere i momentsamlingen under konkurranseinhabilitet) Er en tilsatt i Forskningsrådet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en tilsatt i Forskningsrådet som er direkte underordnet den inhabile. Kommentarer til pkt 1.1 og 1.2 Bestemmelsene om habilitet og tillit kommer i utgangspunktet til anvendelse i forbindelse med enhver tilretteleggelse eller avgjørelse i en forvaltningssak. I Forskningsrådet treffes det i hovedsak to typer avgjørelser: strategiske vedtak og enkeltvedtak. Bestemmelsene får anvendelse på begge disse typer vedtak. Forskningsrådets valg av f.eks. særlig satsningsområder det enkelte år, vil betegnes som et strategisk vedtak. Det samme vil normalt være tilfellet for tildeling av ressurser fra et divisjonsstyre til et programstyre. Enkeltvedtak gjøres ved tilsagn eller avslag på en søknad om støtte. Mens de strategiske vedtak har mer generell og indirekte betydning for den enkelte søker, vil enkeltvedtakene direkte og konkret være avgjørende for utfallet for de som søker om støtte fra Forskningsrådet. Uansett om man står overfor et enkeltvedtak eller et strategisk vedtak, vil man normalt måtte anvende bestemmelsene om habilitet og tillit. Samtidig vil dette skillet få betydning for om det foreligger særegne forhold eller tilknytningen som vil medføre inhabilitet. Dess større betydning den avgjørelse man er med på å fatte har for den endelige tildelingen av støtte fra Forskningsrådet, jo større er behovet for å anvende bestemmelsene strengt. Dette betyr med andre ord at en tilknytning som vil føre til inhabilitet i et programstyre ikke nødvendigvis vil få samme utfall for et medlem i et divisjonsstyre. En annen viktig forskjell mellom enkeltvedtak og strategiske vedtak, er at pkt. 1.2 om automatisk inhabilitet normalt ikke kommer til anvendelse i forbindelse med de strategiske vedtak idet disse ikke retter seg mot eller direkte gjelder en søker, jf. partsbegrepet under. Begrepet Part i forvaltningsloven gjelder etter sin ordlyd den som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder, jf. forvaltningsloven 2 e. Dersom et strategisk vedtak f.eks et budsjettvedtak i divisjonsstyret om fordeling av midler til de forskjellige programstyrer etter omstendighetene får direkte betydning for en søkers mulighet til å få sin søknad innvilget, vil søkeren kunne anses som part. Et medlem av divisjonsstyret vil etter omstendighetene også kunne anses som part i slike tilfeller. Når det gjelder vurderingen av inhabilitet etter skjønn tilsvarer det som står i pkt 1.1 deler av forvaltningslovens 6 andre ledd, med presiseringen fra 6 første ledd og 10 om hvem inhabiliteten gjelder for. Utgangspunktet for vurderingen er om det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til upartiskheten. Det avgjørende er med andre ord ikke om det er grunn til å anta at medlemmet vil opptre partisk, men om tilliten blir svekket. Vurderingen må skje med utgangspunkt i hvordan omverdenen vil kunne vurdere dette. Til støtte for habilitetsvurderingen etter den skjønnsmessige hovedregelen, er det utarbeidet en momentliste med noen eksempler. Listen (vedlegg 2), som er tilpasset Forskningsrådets virksomhet, må IKKE oppfattes som et regelverk, men som et hjelpemiddel for å sikre en god vurdering. Side 2 av 15

Når det gjelder automatisk inhabilitet tilsvarer det som står i pkt 1.2 forvaltningslovens 6 første, tredje og fjerde ledd bortsett fra at det i bokstav: c) er presisert at samboerskap og partnerskap er likestilt med ekteskap e) ikke er begrenset til selskaper m.v. og slik at ledere i offentlig og privat virksomhet (for eksempel statsuniversiteter og private høyskoler) er likestilt. Er du medlem av et fakultetsstyre er du inhabil for samtlige søknader fra fakultetet. Tilsvarende gjelder for universitetsstyrer. I tillegg har Forskningsrådet gjort reglene kjønnsnøytrale samt tilføyd reglene som fremgår av bokstavene f) og g). Avslutningsvis presiseres at det ikke er kritikkverdig å være inhabil. Derimot er det kritikkverdig dersom man ikke tar konsekvensene av at man i enkelte sammenhenger har en så sterk tilknytning til en part at man ikke kan være med på å ta en avgjørelse som berører den parten. 2 Prosedyrer 2.1 Egenerklæring Forskningsrådets tilsatte skal som tidligere undertegne en habilitetserklæring ved tilsettelsen, jf. vedlegg 3. Eksperter skal erklære om de kjenner til forhold som gjør dem inhabile i forhold til den aktuelle søknaden de er blitt bedt om å vurdere. Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd skal sendes eksperter som plikter å sette seg inn i disse. Medlemmer av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer skal i forbindelse med oppnevningen motta Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd. Vedkommende undertegner en sakkyndigerklæring på at han eller hun er kjent med og vil etterleve disse bestemmelsene. Denne erklæringen gjelder også andre forhold, jf. http://www.forskningsradet.no. Medlemmer av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer skal opplyse om verv m.v. av relevans for virksomheten i Forskningsrådet. 2.2 Saksbehandlingsprosedyrer Tilsatte, eksperter og medlemmer av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre han/henne inhabil. Den overordnede avgjør om den tilsatte er habil. Om ekspertene er habile avgjøres av saksbehandlere i Forskningsrådet etter dialog med ekspertene. I styrende og rådgivende organer tas forholdet om habilitet opp med lederen av organet. Lederen samrår seg med administrasjonen. Det styrende og rådgivende organet avgjør spørsmålet om medlemmenes habilitet. I tilknytning til ethvert møte skal det være et fast punkt på dagsorden der forhold av betydning for medlemmenes habilitet blir reist. Dersom det i ett og samme sakskompleks oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet. Et medlem fratrer under behandlingen av spørsmålet om egen habilitet etter først å ha gjort rede for de faktiske forhold om habiliteten og sitt syn på Side 3 av 15

disse. Organet fatter under dette punkt endelig vedtak i alle spørsmål vedrørende inhabilitet/plikt til å fratre (jf. Forvaltningsloven 8, 2. ledd). Organet er beslutningsdyktig hvis ikke mindre enn halvparten er til stede og de er habile. Dette gjelder både i forhold til vurdering av habilitetsforhold og andre beslutninger. Under dette punktet i møtet skal det kortfattet protokolleres at spørsmålet om inhabilitet har stått på dagsorden, hvilke forhold som har vært drøftet, samt organets beslutning. Der det er konstatert inhabilitet/plikt til å fratre, skal vedkommende medlem forlate rommet under forberedelsen og sluttbehandlingen av vedkommende sak(er). Et medlem med partsinteresse i saker organet har til behandling, skal ikke gis anledning til å ivareta sine partsinteresser på annen måte enn andre parter (tilleggsopplysninger, presiseringer m.v.) Dersom habilitetsforholdet er vanskelig å avgjøre tar administrasjonen opp spørsmålet med Habilitetsutvalget, jf. utvalgets mandat. 2.3 Partenes rett til innsyn i saksbehandlingen Navnene til de ekspertene som er benyttet ved den enkelte utlysning skal offentliggjøres etter endt søknadsbehandling. Navnelistene legges ut på nettet. Det opplyses ikke hvem som har vurdert den enkelte søknad. Hvis søknadene er vurdert av et ekspertpanel vil det etter endt søknadsbehandling opplyses om navn på ekspertene ved forespørsel. Navn på medlemmer av styrende og rådgivende organer skal offentliggjøres. 3 Habilitetshensynet mht oppnevning i og sammensetningen av styrende og rådgivende organer 3.1 Ved oppnevning av medlemmer til styrende og rådgivende organer bør en så langt mulig oppnevne medlemmer uten partsinteresser som medfører plikt til å fratre i noen sak organet har til behandling. Hensynet til at styremedlemmer kan bli inhabile i enkeltsaker må avveies i forhold til behovet for faglig kompetanse slik at styret oppnår størst mulig legitimitet. 3.2 Det bør unngås at en oppnevner medlemmer som åpenbart vil komme til å måtte fratre i mange og/eller særlig viktige enkeltsaker organet har til behandling. I de tilfeller da dette først blir klart i etterhånd, skal det i forbindelse med planleggingen av saksbehandlingen vurderes om det er hensiktsmessig å erstatte medlemmet, supplere organet med nytt medlem eller innkalle et varamedlem etc. Side 4 av 15

4 Tillit og åpenhet i saksbehandlingen 4.1 Bruk av eksperter Tilsatte i Forskningsrådet, herunder programkoordinatorer skal finne eksperter til de enkelte søknadene. For eksperter gjelder de samme kriterier for inhabilitet/plikt til å unnlate å medvirke i behandlingen som beskrevet overfor. 4.2 Dokumentasjon Et hvert organ med ansvar for å fordele forskningsmidler skal redegjøre for de overordnede mål og kriterier som skal legges til grunn i behandlingen. Slike redegjørelser er offentlige, og vil finnes på www.forskningsradet.no. 4.3 Særskilt om Forskningsrådets administrativt tilsatte Tilsatte i rådets administrasjon skal ikke oppnevnes i styrer for institusjoner/ institusjoner, stiftelser m.v. som har relasjoner til FoU-aktivitet. (Jf vedtak i Forskningsrådets Hovedstyre, sak 60/93). Administrasjonen skal ha kjennskap til bestemmelser om habilitet og tillit, og gi råd i alle saker som styrende og rådgivende organer plikter å behandle i henhold til disse bestemmelsene. 4.4 Gjennomgående representasjon i Forskningsrådets styrende og rådgivende organer Iht. vedtak i Hovedstyret den 19.02.04 sak 16/04 skal det ikke være gjennomgående representasjon (f.eks medlem på både 2. og 3. styringsnivå) i de styrende og rådgivende organene i Norges forskningsråd. Dette samme gjelder for eksperter. Dette betyr at en og samme person ikke kan være oppnevnt som styremedlem på flere styringsnivåer. En som fungerer som fagekspert kan heller ikke samtidig sitte i programstyret som fatter vedtak der han har vært ekspert. Et unntak fra denne bestemmelsen er hjemlet i Forskningsrådets vedtekter 4.1 hvor det står at Kongen blant hovedstyrets medlemmer skal utpeke ledere for divisjonsstyrene. Side 5 av 15

Forvaltningslovens Kapittel II. Om ugildhet. Vedlegg 1 Overskriften endret ved lov 27. mai 1977 nr. 40. 6. (habilitetskrav). En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a) når han selv er part i saken; b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen. Endret ved lover 19. juni 1969 nr. 54, 27. mai 1977 nr. 40. 7. (foreløpig avgjørelse). Uansett om en tjenestemann er ugild, kan han behandle eller treffe foreløpig avgjørelse i en sak dersom utsettelse ikke kan skje uten vesentlig ulempe eller skadevirkning. 8. (avgjørelse av habilitetsspørsmålet). Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller tjenestemannen ellers selv finner grunn til det, skal han forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede til avgjørelse. I kollegiale organ treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om ugildhet for flere medlemmer, kan ingen av Side 6 av 15

dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild. Før spørsmålet avgjøres, bør varamann eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. Endret ved lov 27. mai 1977 nr. 40. 9. (oppnevning av stedfortreder). Når en tjenestemann er ugild, skal om nødvendig oppnevnes eller velges stedfortreder for vedkommende. Dersom det er forbundet med særlig ulempe å få oppnevnt stedfortreder, kan Kongen for det enkelte tilfelle beslutte at saken skal overføres til sideordnet eller overordnet forvaltningsorgan. Endret ved lov 19. juni 1969 nr. 54. 10. (hvem habilitetsbestemmelsene gjelder for). Foruten for offentlige tjenestemenn gjelder bestemmelsene i kapitlet her tilsvarende for enhver annen som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan. Bestemmelsene gjelder ikke statsråd i egenskap av regjeringsmedlem. Endret ved lover 19. juni 1969 nr. 54, 12 jan 1995 nr. 4 (i kraft 1. april 1995). Side 7 av 15

Vedlegg 2 Momentliste / eksempelsamling Momentlisten og eksempelsamlingen skal brukes i kombinasjon med DOKSY 2-4-2 Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd. Den er ment som et hjelpemiddel for deg som når du som tilsatt, ekspert eller medlem av Forskningsrådets styrende og rådgivende organer vurderer habilitetsforhold. Listen skal være dynamisk og vil bli endret i takt med arbeidsrutiner, eventuelle endrede holdninger til uavhengighet etc. Generelt: Ved vurdering av habilitetsforhold vil det alltid være behov for bruke skjønn. Når du skal foreta/vurdere din habilitet må du stille deg følgende overordnede spørsmål: Er det noen forhold i saken som kan svekke eller kan antas å svekke din profesjonelle dømmekraft etter din egen vurdering? Er det noen forhold i saken som kan svekke eller kan antas å svekke din profesjonelle dømmekraft sett utenfra? Er din opptreden egnet til å svekke tilliten til beslutningen? Under i pkt 1 følger momentlisten. Listen er ikke uttømmende og de ulike momentene kan tenkes kombinert på ulike måter. Momentene illustrerer habilitetsforhold som ikke fanges opp av Doksy 2-4-2 pkt. 1.2. For eksempel fremgår av nevnte bestemmelse bokstav f) at veileder for part med sikte på doktorgrad nå eller for mindre enn 3 år siden automatisk er inhabil. Selv om det er over 3 år siden parten avsluttet doktorgraden, er det ikke automatikk i at veilederen er habil. Dette skal skjønnsmessig vurderes iht. til Doksy 2-4-2 pkt. 1.1, og er derfor tatt inn i momentlisten under. Det er viktig at du vurderer alle aktuelle momenter i hvert enkelt tilfelle. Det avgjørende er om det i den enkelte sak foreligger særegne forhold som kan være egnet til å svekke tilliten til din upartiskhet. Hvis flere momenter samtidig gjør seg gjeldende, kan det lettere føre til at inhabilitet utløses. I motsetning til forhold som automatisk skal utløse inhabilitet etter Doksy 2-4-2 pkt. 1.2, vil momentene under typisk være av en slik karakter at inhabiliteten ikke oppstår automatisk fordi et eller flere momenter på listen er tilfredsstilt. Om inhabilitet oppstår, kan bare konstateres etter en mer sammensatt vurdering. Som pkt 2 følger en eksempelsamling. Eksemplene skal hjelpe deg å belyse hvor grensen typisk bør trekkes. Det er grunn til å understreke at verken momentene eller eksemplene skal leses og forstås som faste regler, men som støtte i den skjønnsmessige vurdering. Forskningsrådet tar gjerne imot nye innspill til momenter/eksempler som bedre beskriver den situasjonen du befinner deg i. Hvis du har innspill kan..kontaktes. (Navn, e-post adresse og telefonnummer) Side 8 av 15

1. Momenter 1.1. Konkurranseinhabilitet Medlemmer av et styrende og rådgivende organ samt eksperter fratrer som inhabil etter forvaltningsloven ved behandling av søknader m.v. som står i eller kan komme til å stå i et direkte konkurranseforhold til medlemmets egen søknad m.v. Kravet om fratreden ved behandling av konkurrerende søknader m.v. skal håndheves forholdsvis strengt. Inhabilitet inntrer ikke automatisk for hele søknadspuljen fordi om et programstyremedlem er inhabil i forhold til en eller flere av søknadene. Det avgjørende er hvorvidt det er et slikt "direkte" konkurranseforhold mellom søknadene at det er egnet til å svekke tilliten til vedkommende programstyremedlems upartiskhet i behandling av de øvrige søknadene. Ved en konkret vurdering av om det foreligger konkurranseinhabilitet, vil det avgjørende kriteriet være om avslag for en eller et lite antall konkurrerende søknader i vesentlig grad vil øke sannsynligheten for at søknaden som det knytter seg inhabilitet til, vil få tilslag, dvs. om det inhabile medlemmet har en spesiell interesse i at andre bestemte søknader får avslag. Dette vil kunne være tilfelle: Når de tilgjengelige midlene bare rekker til noen få søknader og puljen også omfatter få søknader. En slik situasjon taler for inhabilitet i forhold til hele puljen. Det motsatte vil være tilfellet dersom puljen omfatter mange søknader. Hvis det er en eller flere store konkurrerende søknader som vil blokkere for mange andre mindre. I en slik situasjon vil inhabilitet lettere inntre ved behandling av konkurrerende søknader enn ellers. Hvis de tilgjengelige midlene rekker til de fleste søknadene, med unntak av noen få. I en slik situasjon blir det kritisk hvilke prosjekter som får avslag, i det de øvrige dermed er sikret finansiering. Få søknader innen et programs deltema. Her vil det innen deler av søknadsbehandlingen kunne oppstå konkrete interessekonflikter. Hvorvidt inhabiliteten vil gjøre seg gjeldende i forhold til hele søknadspuljen, må avgjøres konkret. For å forenkle dette skjønnet, legges det til grunn at er det 20 eller færre søknader i en pulje, antas det at inhabilitet gjelder for hele puljen. Er det flere enn 20, legges det motsatte til grunn, med mindre det foreligger situasjoner som beskrevet over eller andre situasjoner som kan lede til tilsvarende habilitetsproblematikk. Tallet 20 må derfor bare anses som veiledende; det enkelte styrende og rådgivendeorgan må selv vurdere den konkrete situasjonen. 1.2. Inhabilitet for ansatt ved samme institusjon (kollegainhabilitet) Du må vurdere flere momenter når du skal være med på å fatte et vedtak som gjelder søknader fra den institusjonen du er ansatt i. Hvilken posisjon har du i institusjonen.? Side 9 av 15

Under ellers like forhold vil inhabilitet kunne oppstå oftere når du har en sentral posisjon i den virksomhet du er ansatt i. Har du eierrettigheter, i form av aksjer eller lignende, i den institusjonen du er ansatt i? Jo høyere stilling du har i institusjonen, jo mindre vil din aksjepost være for å kunne utløse inhabilitet. Omvendt vil en stor aksjepost kunne bidra til å utløse inhabilitet også for en ordinær ansatt i vedkommende institusjon. Vurdering av inhabilitet vil kunne påvirkes av hvilken sektor du er tilknyttet. Under følger noen momenter som kan brukes til vurdering hvis du er tilknyttet universitets-, instituttsektoren eller næringslivet for øvrig. Universitetssektoren Er du ansatt som forsker/professor vil du som hovedregel være inhabil for søknader som kommer fra det instituttet du er ansatt ved. Men det vil kunne gjelde unntak for store institutter med stor faglig spredning. Instituttsektoren Er du ansatt som forsker/professor vil du, på samme måte som for universitetssektoren, være inhabil for søknader som kommer fra samme institutt/selskap/stiftelse. Næringslivet for øvrig Hvis du er ansatt i et selskap som eier aksjer i andre selskap hvor aksjeposten ikke er dominerende, utløser dette ikke inhabilitet med mindre det er opplagt at avgjørelsen vil kunne påvirke aksjekursen i vesentlig grad. Hva som oppfattes som dominerende vil avhenge av selskapets størrelse. 1.3. Veileder Hvis du har vært veileder for en part med sikte på doktorgrad forut for den periode som dekkes av den automatiske regel eller veileder for en part med sikte på andre eksamener enn doktorgrad, må du vurdere din habilitet med hjelp i spørsmålene i kulepunktene under generelt. 1.4. Særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende eller person med nær tilknytning Av forvaltningsloven 6 annet ledd følger at du skal legge vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for deg selv eller noen du har nær personlig tilknytning til. Hvis du har royalty- eller bonusavtaler, incentivordninger etc. som kan gi deg personlig økonomisk gevinst eller tap som avhenger av avgjørelsen vil du som hovedregel være inhabil. Det samme gjelder hvis en person med nær tilknytning til deg får slike fordeler/ulemper. 1.5. Inhabilitetsinnsigelse Av forvaltningsloven 6 annet ledd følger at du ved avgjørelsen skal legge vekt på om det er reist inhabilitetsinnsigelse av en part. Årsaken til denne bestemmelsen er at når en part hevder at du er inhabil, vil tilliten allerede være svekket. Men det er ikke noen automatikk i at en inhabilitetsinnsigelse medfører inhabilitet. Side 10 av 15

1.6. Nært faglig samarbeid Om du har, eller inntil nylig har hatt, et nært faglig samarbeid, herunder samforfatterskap, med en person eller institusjon som er part i saken vil kunne resultere i inhabilitet i forhold til denne parten. I denne sammenheng bør det vektlegges hvordan fagets dynamikk kan påvirke hva det er naturlig å legge i begrepet nylig. 1.7. Nært vennskap Om du har et nært vennskap med en person som er part i saken, vil kunne resultere i inhabilitet i forhold til denne parten. 1.8. Personlig eller faglig motsetningsforhold Om du står, eller nylig har stått, i et personlig eller faglig motsetningsforhold til en part i saken ut over det som vurderes som normal uenighet vil kunne resultere i inhabilitet i forhold til denne parten. Eksempel på dette kan være dersom det i et offentlig medie kommer til uttrykk sterke, negativt ladete personkarakteristikker. 1.9. Personlig eierskap aksjer el. Om du eier aksjer i en virksomhet som er part i saken vil i utgangspunket ikke i seg selv være nok til å skape inhabilitet. Det samme gjelder dersom du har få aksjer i et stort selskap eller selskapet har vedtekter som begrenser eller forhindrer utbetaling av utbytte. Likevel kan det tenkes aksjeinnehav som kan svekke tilliten til din upartiskhet. Eksempler på dette kan være dersom du har majoritetsposisjon eller eneeie. Dette forholdet forsterkes ytterligere dersom dine eierinteresser er betydelige i forhold til egen økonomi samtidig som utfallet av en søknad til Forskningsrådet vil kunne avgjøre om investeringen vil gå tapt eller tvert imot gi gevinst. 1.10. Indirekte konkurranse Mindre direkte konkurranseforhold vil kunne medføre inhabilitet, men da må det komme noe annet i tillegg til perifer konkurranse (for eksempel sterk faglig uenighet). Side 11 av 15

2. Eksempler Noen stiliserte eksempler med en viss virkelighetsforankring kan illustrere grensedragningen (de må selvsagt ikke leses som noen form for eksakt tallmessig eller annen angivelse av hvor grensene går): Inhabilitet som følge av konkurranse og inhabilitet for ansatt ved samme institusjon (kollegainhabilitet) Eksempel 1 Et organ har ti jevnstore søknader til behandling. Det er på forhånd klart at bare to av dem vil kunne nå frem. I så fall vil deltagelse i vurderingen av hver av de ti sakene kunne bli avgjørende for behandlingen av hver av de andre sakene. Resultatet blir altså at et medlem som selv har en direkte interesse i minst én av de ti, må fratre under behandlingen av samtlige søknader (jf. kriteriet i forvaltningsloven 6 annet ledd om betydningen av omverdenens tillit til saksbehandlingens upartiskhet). Det spiller ingen rolle om medlemmet selv (og eventuelt hans/hennes kolleger) mener å vite at utilbørlige hensyn ikke vil bli trukket inn. Eksempel 2 Et organ har 200 søknader til behandling. Det er på forhånd klart at bare 20 % av søknadsbeløpet vil kunne bli innvilget. I denne forstand står alle søknader i konkurranse med alle andre. Men det vil som regel ikke kunne pekes på to eller flere enkeltsøknader som i sterkere grad konkurrerer med hverandre enn de andre. I så fall vil det enkelte komitémedlem som utgangspunkt være inhabil bare i forhold til søknader som han eller hun har en direkte interesse i utfallet av (f.eks. som søker). Unntak fra dette utgangspunkt kan imidlertid tenkes. Kanskje er det tale om konkurranse mellom de tre eneste søknadene som hører til i en liten faglig spesialitet der det bare er sannsynlig at maksimalt én søknad vil kunne bli innvilget. Eller kanskje har prioriteringsarbeidet nådd frem til en liten gruppe søknader (derunder medlemmets egen) som står på vippen mellom de som klart vil bli innvilget og de som klart vil bli avslått. Dette gir to eksempler på situasjoner der inhabilitet normalt vil inntre. Men i så fall vil den bare gjelde under behandlingen av de direkte konkurrerende søknadene, ikke de f.eks. 150 eller 197 andre som er lagt frem for det aktuelle organ. Eksempel 3 Norges Fiskarlag eier 3,3 % av SINTEF Fiskeri og havbruk. En så liten eierandel vil vanligvis ikke medføre at for eksempel et programstyremedlem i Forskningsrådet som samtidig sitter i en ledende stilling i Norges fiskarlag, blir inhabil til å behandle en søknad fra SINTEF Fiskeri og havbruk. Til tross for at programstyremedlemmet kun har en liten eierandel, kan det ikke utelukkes at medlemmet vil bli inhabil hvis søknaden for eksempel har vesentlig betydning for Fiskarlaget. Også Fiskarlagets grad av involvering i søknaden og søknadens betydning for Fiskarlaget kan få betydning. Side 12 av 15

Eksempel 4 Norges landbrukshøgskole (NLH) eier 34,12 % av aksjene i Akvaforsk. Akvaforsk er sentral i undervisningen i akvakultur ved NLH. NLH har ifølge aksjonæravtale rett til å foreslå styreleder for styret i Akvaforsk. Sammen med NLH og Matforsk har Akvaforsk etablert Akvaforsk-alliansen, et samarbeid om forskning, utvikling og utdanning i akvakultur. De nevnte aksjepostene vil ikke uten videre være avgjørende i seg selv. Men vi må også ta hensyn til det tette forholdet mellom NLH og Akvaforsk, NLHs rett til å utpeke styreleder for Akvaforsk samt det utstrakte samarbeidet mellom de to institusjonene om forskning og utdanning. Det må derfor antas at en person som er ansatt i ledende stilling eller som er medlem av styret for NLH, blir inhabil til å behandle søknad der Akvaforsk er part. For andre ansatte ved NLH må noe mer komme til (f.eks. samarbeid om det prosjektet som søknaden gjelder). Eksempel 5 NORUT A/S er morselskap i et konsern med fem forskningsselskap som alle har tilknytning til universitets- og høyskolemiljøene i Tromsø og Narvik. NORUT A/S eies av Universitetet i Tromsø med 54 %, Høyskolen i Narvik 4 %. NORUT A/S eier 51 % av Fiskeriforsking. Fiskeriforskning betaler ikke utbytte. UiTøs dominerende aksjepost i NORUT og NORUTs tilsvarende eierposisjon i Fiskeriforskning må antas å føre til at personer i ledende stiling ved UiTø, f.eks. rektor, blir inhabil til å behandle søknad fra Fiskeriforskning. Dersom ikke noe mer kommer til, vil svaret bli det motsatte for andre ansatte ved UiTø. På den annen side kan det ikke antas at en 4 % eierpost er nok til å utløse inhabilitet for ledende personer ved Høyskolen i Narvik i saker der Fiskeriforskning er part. Men resultatet kan bli et annet hvis søknaden f.eks. gjelder et prosjekt som skal lokaliseres til Narvik. Eksempler som viser hvordan du kan unngå konkurranse- og kollegainhabilitet Eksempel A Et program /programstyre har ved en utlysning mottatt et stort antall prosjektsøknader, dvs. i størrelsesorden over 50 søknader til et totalt beløp minst ca 10 ganger disponibelt beløp. Ett eller flere av programstyrets medlemmer er inhabile for en eller flere av de mottatte søknadene. Det kan også skje at et programstyremedlem er direkte knyttet til en eller flere søknader, f. eks. som prosjektleder eller aktiv samarbeidspartner. En vanlig prosedyre for søknadsbehandling er at programstyret først gjennomgår alle søknadene og avgjør hvilke som er støtteverdige, eventuelt etter vurdering av en eller flere internasjonale fageksperter. Ved denne gjennomgangen fratrer programstyremedlemmer når den/de søknader de er inhabile i forhold til behandles, men deltar i vurderingen av øvrige søknader. Denne prosedyren gjentas vanligvis til programstyret sitter igjen med en gruppe søknader som vurderes aktuelle for bevilgning. Ved den endelige vurdering av disse søknadene og bevilgningsvedtak, fratrer inhabile styremedlemmer. Det er et spørsmål om denne prosedyren er akseptabel i forhold til habilitetsbestemmelsene dersom den endelige gruppen prosjektsøknader som vurderes aktuelle for bevilgning, til sammen utgjør et søknadsbeløp som f. eks er dobbelt av tilgjengelige midler. Det vurderes da slik at det er kun ved denne siste runden at det er en reell konkurranse mellom ulike søknader. Side 13 av 15

Eksempel B Andre aktuelle prosedyrer som vurderes å tilfredsstille habilitetsbestemmelsene på en bedre måte: Programstyret avgjør innledningsvis og før det kjenner til hvilke søknader som er mottatt, prosedyren for søknadsbehandlingen. Styret beslutter å dele programmet opp i faglige grupper og tilgjengelige midler fordeles på de ulike gruppene. De mottatte søknadene fordeles på de faglige gruppene av administrasjonen (ansvarlig rådgiver). Dersom programstyret deltar i den faglige sorteringen av søknader, vurderes habilitet i forhold til den samlede søknadsbunken. Søknadsbehandlingen foretas per gruppe. Det enkelte programstyremedlems habilitet vurderes i forhold til søknadene i hver gruppe, dvs. at et medlem som er inhabil i forhold til en søknad i en gruppe kan delta i behandlingen av søknadene i de andre gruppene. Programstyret skal benytte internasjonale faglige eksperter som rådgivende i vurderingen av faglig kvalitet. Eksempel C Programstyret avgjør innledningsvis og før det kjenner til hvilke søknader som er mottatt, prosedyren for søknadsbehandlingen. Det besluttes å legge vurderingen fra internasjonale fageksperter til grunn for en rangering av søknadene og at prosjektersøknader minimum må ha en gitt karakter for å komme i betraktning for bevilgning. Denne karakteren må programstyret fastsette før søknadsbehandlingen starter. Når uttalelsene fra de internasjonale fagekspertene mottas, foretar administrasjonen (ansvarlig rådgiver) en rangering av søknadene basert på gjennomsnittskarakteren fra fagekspertene. Kun de søknadene som ligger over den grenseverdien programstyret tidligere har satt, behandles videre for eventuell bevilgning. Alle søknader under grenseverdien vurderes ikke som aktuelle for bevilgning og gis avslag. I vurderingen av søknadene over grenseverdien deltar kun de medlemmene som er habile i forhold til disse søknadene. Det betyr at de medlemmer som er inhabile i forhold til søknader under den oppsatte grenseverdien kan delta i denne fasen av søknadsbehandlingen og i endelig bevilgningsvedtak. Side 14 av 15

Vedlegg 3 PS: Gjelder bare for tilsatte i Forskningsrådet Habilitetserklæring Undertegnede har lest "Bestemmelser om habilitet og tillit i Norges forskningsråd" og forplikter seg til å etterleve dem etter beste skjønn. Jeg vil i aktuelle saker si fra i god tid om forhold som gjør eller kan gjøre meg inhabil. ----------------------------------- ---------------------------------------- Sted og dato Signatur ----------------------------------- ---------------------------------------- Stillingstittel Navn Side 15 av 15