Protokoll møte i Asker kirkelige fellesnemnd

Protokoll møte i Asker kirkelige fellesnemnd Tid og sted Onsdag 6. mars 2019 i Teglen, Spikkestad Tilstede Annemor Onarheim, Geir Ådnanes, Gunnar Volden, Tor Øystein Vaaland, Morten Sandnes, Nils Inge Haus, Ole Morten Rødby, Tove Sveva, Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby. Forfall: Maud Berntsen. Saksliste Sak 15/19 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 16/19 Protokoll Asker kirkelige fellesnemnd 30.1.2019 Sak 17/19 Årsrapport og regnskap for 2018 Sak 18/19 Budsjett og aktivitet 2019 Sak 19/19 Status regnskap for fellesrådene 2018 Sak 20/19 Sak 21/19 Sak 22/19 Sak 23/19 Budsjett Asker kirkelige fellesråd 2020 innledende arbeid Møteplan høsten 2019 for fellesnemnd og gamle fellesråd - og for nytt fellesråd Opprettelse av tidsavgrenset stilling i kirkesjefens stab Eventuelt Saksliste utvidet fellesnemnd med representanter for de tre fellesrådene kl. 1800-1900 Ny prost i Asker, Tor Øystein Vaaland, presenterer seg og innleder fellesmøtet med Ord for dagen. Deretter orienterte kirkesjefen kort om saksframlegg og vedtak i sakene 17-22/19 Sak F24/19 Sak F25/19 Nytt fra fellesrådene og prosten Andre orienteringssaker a. Referat fra felles AMU 7.2. b. Referat fra AKFN PSU AU 26.2. c. Status felles telefonsystem d. Kirkesafari for Asker kommunale fellesnemnd e. Ansettelser i fellesnemndas tilsettingsutvalg f. Orientering kom kirkevalg og innmelding av lister

Sak 15/2019 Godkjenning av innkalling Vedtak Innkalling godkjent

Sak 16/2019 Godkjenning av protokoll Se protokoll for Asker kirkelige fellesnemnd/psu 30.1. på fellesnemndas nettsider Vedtak Ingen kommentarer er kommet inn og protokoll for møtet i Asker kirkelige fellesnemnd/psu 30.1. er følgelig godkjent.

Sak 17/2019 Årsrapport og regnskap for 2019 Se sak 4/2019. Forslag til årsrapport Asker kirkelige fellesnemnd hadde i 2018 i alt 10 møter og behandlet 81 saker. Faste medlemmer: Annemor Onarheim, Geir Ådnanes, Gunnar Volden, Berit Øksnes (prost), Maud Kari Berntsen, Morten Sandnes, Nils Inge Haus og Ole Morten Rødby. Fra administrasjonene har møtt Tove Sveva, Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby. I 2018 har Gunnar Volden (Røyken) ledet fellesnemnda fram til 30.3, deretter har Nils Inge Haus (Asker) ledet arbeidet, med Morten Sandnes (Hurum) som nestleder. Nemnda har hatt eget arbeidsutvalg som har forberedt saker for fellesnemnda. Arbeidsutvalget har bestått av lederne for de tre fellesrådene, kirkevergen i Hurum og Røyken og kirkesjefen i Asker. De fleste sakene har vært forhåndsdrøftet i Arbeidsutvalget for det partssammensatte arbeidet. Asker kirkelige fellesnemnd har hatt 4 møter i partssammensatt utvalg. De ansattes representanter er: Janneke Riskild (felles verneombud), Elisabeth Brøndal (Asker), Merete Fossli (Røyken) og Unni Sofie Skjønhaug Fadum (Hurum). Nemnda har i forberedelsene til nytt fellesråd lagt vekt på medbestemmelse etter hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Omstillingsavtale med ansattes representanter ble undeskrevet 28.2.2018. Felles AMU ble opprettet 4.12. Felles AMU har ansvar for alle saker som er knyttet til sammenslåingen eller som forplikter det nye fellesrådet. Nemnda har i 2018 lagt rammer for sammenslåingen mellom de tre fellesrådene i 1.1.2020. Nemnda har fattet fortløpende vedtak som har ledet fram til en overordnet prosjektplan, med tilhørende oppgave- og tidsplan. Alle ansatte i de tre fellesrådene har deltatt i prosjektgrupper. Prosjektgruppene leverte sine rapporter. På grunnlag av disse fattet fellesnemnda vedtak om foreløpig overordnet organisasjonsplan og bemanningsplan. Fellesnemndas tilsettingsutvalg består av fellesnemndas leder, kirkevergen i Røyken og Hurum, kirkesjefen i Asker og en av de felles tillitsvalgte (Elisabeth Brøndal). Tilsettingsutvalget har hatt 5 møter. Tilsettingsutvalget har sikret at alle ansettelser i de tre fellesrådene ikke kommer i konflikt med forberedelsene av nytt fellesråd, og har blant annet besluttet innplassering av mellomledere i de nye bemanningsplanene. 11 av 12 ledere i den nye organisasjonen var ved årskiftet innplassert eller ansatt i ny organisasjonsplan. Det er i 2018 arrangert tre allmøter og felles kultursamlinger for alle ansatte i de tre fellesrådene. Prestene deltok. Det er i 2018 avklart at Asker prosti i Oslo bispedømme vil tilsvare Asker kommune. Tor Øystein Vaaland er av Oslo bispedømmeråd ansatt som ny prost i Asker fra 1.2.2019. Asker kirkelige fellesråd har samarbeidsavtale med Asker kommune (2016). I Hurum og Røyken er det andre samarbeidsformer. Avtalen har vært utgangspunkt for Asker kirkelige fellesnemnds forslag til ny avtale fra 1.1.2020. Ordførere, rådmann og kommunaldirektører har i 2018 deltatt på to dagers «kirkesafarier» til alle fellesrådenes 14 kirker og til Kirkens feltarbeid i Asker. Alle kirkene er også presentert i magasinet Asker 2020.

- 2 - Fellesnemnda har hatt møte med den kommunale fellesnemnda 4.12.2018. Da orienterte Asker kirkelige fellesnemnd orienterer om sine prosesser fram mot nytt prosti og nytt fellesråd. Blant annet ble diskutert nærmiljø og lokale kirker i Nye Asker - samarbeid i lokalmiljø, dialog om forslag til ny avtale mellom kirke og kommune og den kirkelige fellesnemnda har behov for forutsigbare økonomiske rammer for virksomhet i nytt fellesråd. Asker kirkelige fellesnemnd har som følge av dette levert en søknad om tilleggsbevilgning på kr. 500 000 for å restfinansiere planlagte tiltak i 2019. Finansiering av Prosjekt kirkebygg ble også diskutert: samarbeid mellom kirke og kommune om langsiktig og planmessig vedlikehold av kirkebygg og gravplasser Forslag til regnskap Forslag til regnskap for Asker kirkelige fellesnemnd for 2018 følger som vedlegg. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd godkjenner årsrapport og regnskap for 2018 som framlagt i møtet.

DRIFTSREGNSKAP Asker kirkelige fellesnemd Driftsinntekter og driftskostnader Regnskap Budsjett Regnskap Note 2018 2018 2017 Refusjoner/Overføringer 15 107-6 127 Rammeoverføring/ Tilskudd fra egen komm. 2 190 000 718 397 1 650 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 205 107 718 397 1 656 127 Kjøp av varer og tjenester 200 785 596 992 143 477 Refusjoner/Overføringer, Merverdiavgift 301 089 121 405 326 183 SUM DRIFTSKOSTNADER 501 874 718 397 469 661 BRUTTO DRIFTSRESULTAT -296 767-1 186 467 Finnansinntekter og kostnader Renteinntekt og utbytte 559-374 Renteutgifter og låneomkostninger - - - NETTO FINANSPOSTER 559-374 NETTO DRIFTSRESULTAT -296 208-1 186 841 INTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER Bruk av udisponert fra tidl. år (overskudd) - - - Bruk av disposisjonsfond - - - Bruk av bundne fond 4,5 296 208 - - SUM BRUK AV AVSETNINGER 296 208 - - Avsatt til dekning fra tidl. år (underskudd) - - - Avsatt til disposisjonsfond - - - Avsatt til bundne fond - - 1 186 841 SUM AVSETNINGER - - 1 186 841 Regnskapsmessig mindreforbruk - - - Regnskapsmessig merforbruk - - - Asker kirkelige fellesnemd Side 2

BALANSE pr. 31.12. Asker kirkelige fellesnemd EIENDELER Note 2018 2017 Omløpsmidler Kortsiktige omløpsmidler 15 107 6 127 Sum fordringer 15 107 6 127 Bankinnskudd og kontanter 997 890 1 345 074 SUM OMLØPSMIDLER 1 012 997 1 351 201 SUM EIENDELER 1 012 997 1 351 201 Asker kirkelige fellesnemd Side 3

EGENKAPITAL OG GJELD Note 2018 2017 Egenkapital Disposisjonsfond - - Bundne driftsfond 4,5 890 634 1 186 841 Regnskapsmessig mindreforbruk - - Regnskapsmessig merforbruk - - SUM EGENKAPITAL 890 634 1 186 841 Gjeld BALANSE pr. 31.12. Asker kirkelige fellesnemd Kortsiktig gjeld Annen kortsiktig gjeld 122 364 164 360 Sum kortsiktig gjeld 122 364 164 360 SUM GJELD 3 122 364 164 360 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 012 997 1 351 201 Asker,..2019 Nils Inge Haus Leder i fellesnemda Øyvor Sekkelsten Prosjektleder Asker kirkelige fellesnemd Side 4

Note 1 Asker kirkelige fellesnemd NOTER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2018 Regnskapsprinsipper Regnskapsprinsipper og vurderingsregler Fellesnemdas regnskap er ført i samsvar med Forskrift om økonomiforvaltning i kirken fastsatt av Kultur- og kirkedepartementet 25. september 2003, og god kommunal regnskapsskikk. De kommunale regnskapsprinsipper innebærer blant annet at inntekter og utgifter føres etter bruttoprinsippet, samt etter det såkalte anordningsprinsippet som vil si at alle kjente inntekter og utgifter medtas i drifts- eller investeringsregnskapet. I balanseregnskapet er omløpsmidler vurdert etter laveste verdis prinsipp. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet. Anleggsmidler er vurdert til anskaffelseskost. Anleggsmidler som har begrenset økonomisk levetid er avskrevet med like store årlige beløp over anleggsmiddelets levetid. Se for øvrig egen note om anleggsmidler. Kundefordringer og andre fordringer oppføres til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en uspesifisert avsetning for å dekke antatt tap. Info om registrering som foretak Asker kirkelige fellesnemd er en midlertidig etablering ifm. kommunesammenslåing, og har fullmakt fra kirkelig fellesråd i Asker, Røyken og Hurum. Nemda har ikke eget organisasjonsnummer, og er av praktiske hensyn etablert med tilknytning til Hurum kirkelige fellesråd. Nemda ble etablert i løpet av høsten 2017. Budsjett: Årsregnskapet presenteres med bare en budsjettkolonne, da det ikke er utarbeidet regulert budsjett for 2018. Note 2 Kommunale tilskudd 2018 2017 Tilskudd fra kommune 190 000 1 650 000 Sum tilskudd 190 000 1 650 000 2017 2018 2019 SUM Budsjetttert beløp for bruk av kommunalt tilskudd: 440 890 718 397 490 713 1 650 000 Tilskudd på kr. 1.650.000 gitt i 2017 er planlagt brukt i 2017, 2018 og 2019, jfr. budsjett vedtatt den 22.11.2017. Note 3 Vesentlige forpliktelser og lån Fellesnemda har ingen vesentlige forpliktelser som ikke fremgår av regnskapet. Note 4 Avsetninger og bruk av avsetninger Bundne driftsfond 2017 Tilført Anvendt Bundet driftsfond - Omstillingsmidler 1 186 841 - -296 208 Beholdning 31.12. 1 186 841 - -296 208 2018 890 634 890 634 Note 5 Beholdn 01.01. Årets endringer Beholdn. pr 31.12. Egenkapital Disposisjonsfond Bundne driftsfond - 1 186 841 - -296 208-890 634 Egenkapital 1 186 841-296 208 890 634 Note 6 Endring av arbeidskapital Fra balansen Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Sum Saldo 01.01. 1 351 201-164 360 1 186 841 Saldo 31.12. 1 012 997-122 364 890 634 Årets endring i balansen -338 203 41 996-296 208 Fra bevilgningsregnskapet Driftsregnskap Investeringsregnskap Sum Sum inntekter 205 107-205 107 Sum utgifter -501 874 - -501 874 Eksterne finanstransaksjoner 559-559 Årets endring i regnskapet -296 208 - -296 208 Asker kirkelige fellesnemd Side 5

Sak 18/2019 Budsjett og aktivitet 2019 Se sak 58/18 og 6/19. Se vedlagte budsjett for resterende kommunale bevilgninger. Asker kommunale fellesnemnd har møte 1.2.2019 bevilget kr. 300 000 i ekstra tilskudd til Asker kirkelige fellesnemnd. De viktigste aktivitene er planlagte fellessamlinger for alle ansatte i begge arbeidsgiverlinjer 23.5, 24.9. og [foreløpig dato] 3.12. Biskop Kari Veiteberg deltar på samlingen i Holmsbu 23.5. En samling 3.12. vil også gi anledning til å møte det nye fellesrådet, som etter foreløpig plan skal konstituere seg 27.11. Nemnda har under forutsetning av tilstrekkelige budsjettmidler gitt tilslutning til produksjon og utsendelse av magasin om Den norske kirke i Nye Asker til alle husstander i kommunen. Kostnader som følge av opprettelse av felles enhet for administrative tjenester er tatt med i budsjettet. Likeledes dekning av møtegodtgjørelser og møtemat for fellesnemndas medlemmer. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd vedtar aktivitetsplan og budsjett for 2019 som framlagt i møtet.

Sak 18/2019 Vedlegg: regnskap per 31.12.2018 og forslag til budsjett 2019 Regnskap og bokført saldo 2017 Tilskudd fra kommunen 1 650 000 Kostnader: Kontormateriell -4 267 Servering -5 301 Banktjenester -13 Datakommunikasjon -2 895 Annonse, reklame -27 125 Transport -3 789 Godtgj folkevalgte -86 275 Regnskapsførsel/lønn -15 178 Refusjon fellesråd -309 456 Refusjon menighetsråd -10 600-463 533 Renteinntekter. 374 Gjenstående komm. tilskudd 31.12.17 1 186 841 2018 Tilskudd fra kommunen 190 000 Kostnader: Diverse -10 098 Servering -48 509 Banktjenester -79 Datakommunikasjon -83 891 Godtgjørelse folkevalgte -84 283 Kurs -3 900 Transport -5 719 Konsulenttjenester -11 563 Regnskapsførsel/lønn -37 025 Refusjon fellesråd -201 699-486 766 Renteinntekter 559 Gjenstående komm. tilskudd 31.12.18 890 634

- 2 - Forpliktelser og forslag til budsjett 2019 Nedenfor en oversikt over forpliktelser og antatte kostnader som Asker kirkelige fellesnemnd henholdsvis har forpliktet seg til, og som nemnda ser behov for fram til den kirkelige sammenslåingen. Gjenstående komm. tilskudd 01.01.19 890 634 Tillegg fra kommunen 2019 300 000 Kirkepartner til 01.01.2020-288 143 Godtgjørelse folkevalgte 2019-87 000 Møtemat og leie av eksterne lokaler -50 000 Andel stilling økonomisjef vedtak 20/18-200 000 Prognose forpliktelser -625 143 Til disposisjon 565 491 Felles samling ansatte 2019-100 000 Hefte Kirken i Nye Asker alle husstander -200 000 Etablering ny Avdeling Fellestjenester -200 000 Uforutsette kostnader -65 491 Behov knyttet til prosess -565 491 Sum 0

Sak 19/2019 Status regnskap for de tre fellesrådene 2018 Saksforberedere: Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby Se vedlagte oversikt over separate og samlet regnskap for 2018. Regnskap for Asker kirkelige fellesråd Regnskapet for 2018 viser sum driftsinntekter på kr. 73.633.116 mot sum driftsutgifter på kr. 73.779.985. Det gir et netto driftsresultat omtrent i balanse med et lite merforbruk på kr. 136.950. Etter finansielle disposisjoner og avsetninger får vi et regnskapsmessig resultat som viser et mindreforbruk på kr. 1.176.995. Lønn og sosiale kostnader viser et merforbruk i forhold til budsjett på 2,7 millioner kroner. Dette må sees i sammenheng med refusjon av sykelønn, hvor vi i 2018 har mottatt 2,3 mill. Regnskap for Røyken kirkelige fellesråd Regnskapet for 2018 viser sum driftsinntekter på kr. 19.455.275 mot sum driftsutgifter på kr. 19.154.800. Det gir et netto driftsresultat som viser et mindreforbruk på kr. 206.445. Etter finansielle disposisjoner og avsetninger, får vi et regnskapsmessig resultat omtrent i balanse, med et mindreforbruk på kr. 43.274. Regnskap for Hurum kirkelige fellesråd Regnskapet for 2018 viser sum driftsinntekter på kr. 6.169.905 mot sum driftsutgifter på kr. 6.337.279. Det gir et netto driftsresultat som viser et merforbruk på kr. 160.479. Etter finansielle disposisjoner og avsetninger får vi et regnskapsmessig resultat som viser et merforbruk på kr. 445.046. Kommunestyret i Hurum vedtok imidertid 11.12.2018. dekning av underskuddet for 2017 med kr. 314.017 og økt driftstilskudd for 2019 med kr. 500.000. Hurum kommunestyre vil ta stilling til dekning av underskuddet for 2018 når regnskapet blir forelagt. Samlet regnskap for tre fellesråd Summen av de tre regnskapene for 2018 viser sum driftsinntekter på kr. 99.258.296 mot sum driftsutgifter på kr. 99.272.063. Det gir et netto driftsresultat omtrent i balanse, med et lite merforbruk på kr. 90.983. Etter finansielle disposisjoner og avsetninger, får vi et regnskapsmessig resultat som viser et mindreforbruk på kr. 775.226. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning. Fellesnemnda anmoder fellesrådene om å fortsette arbeidet med å tilpasse driften til egne økonomiske rammer i 2019. Fellesnemnda anmoder Hurum kirkelige fellesråd om å forelegge regnskap for 2018 for Hurum kommune, med andmodning om å dekke underskuddet for 2018.

REGNSKAP 2018 Asker, Røyken og Hurum Kirkelige Fellesråd Asker / Røyken / Hurum TOTAL Asker kirkelige fellesråd Røyken kirkelige fellesråd Hurum kirkelige fellesråd Regnskap 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Regnskap 2018 Reg. Budsjett 2018 Regnskap 2017 Regnskap 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Regnskap 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Inntekter Brukerbetaling, salg, avg., leieinntekter -9 367 530-8 846 746-8 739 598-5 838 042-5 588 500-5 432 283-2 470 650-2 269 900-2 308 212-1 058 838-988 346-999 103 Refusjoner/overføringer -22 277 263-15 456 678-19 301 801-16 815 207-12 802 284-15 579 765-4 850 754-2 373 394-2 980 115-611 302-281 000-741 921 Tilskudd fra staten -6 562 710-7 365 004-7 362 268-4 774 996-4 700 000-4 633 222-1 326 166-2 235 004-2 212 390-461 548-430 000-516 656 Tilskudd kommune -59 762 204-58 354 192-55 930 982-45 259 404-45 259 408-42 591 584-10 465 783-9 371 784-9 027 100-4 037 017-3 723 000-4 312 298 Tilskudd fra fellesråd / menighetsråd -208 105-200 004-348 798-153 256-30 000-178 798-54 849-170 004-170 000 Andre tilskudd, gaver, innsaml. midler -1 080 484-841 508-1 173 985-792 211-666 500-758 425-287 073-175 008-238 543-1 200-177 017 Sum driftsinntekter -99 258 296-91 064 132-92 857 432-73 633 116-69 046 692-69 174 077-19 455 275-16 595 094-16 936 360-6 169 905-5 422 346-6 746 995 Utgifter Lønn og sosiale utgifter 66 813 789 63 683 770 63 253 702 52 472 752 49 794 500 48 024 229 11 540 118 11 485 623 12 492 451 2 800 919 2 403 647 2 737 022 Kjøp av varer og tjenester 22 373 154 20 692 135 19 977 587 14 556 582 14 783 973 12 837 661 5 645 594 4 278 459 5 017 940 2 170 978 1 629 703 2 121 986 Refusjoner/overføringer 7 298 096 5 656 835 5 800 385 3 961 310 3 515 623 3 612 822 1 967 155 743 016 766 458 1 369 631 1 398 196 1 421 105 Tilskudd og gaver 2 787 024 2 270 000 2 283 679 2 789 341 2 270 000 2 271 842 1 933 7 937-4 250 3 900 Sum driftsutgifter 99 272 063 92 302 740 91 315 353 73 779 985 70 364 096 66 746 554 19 154 800 16 507 098 18 284 786 6 337 279 5 431 546 6 284 013 BRUTTO DRIFTSRESULTAT 13 767 1 238 608-1 542 079 146 869 1 317 404-2 427 523-300 475-87 996 1 348 427 167 374 9 200-462 982 Renteinntekter -63 211-101 792-253 930-31 052-57 588-140 333-25 263-35 004-104 155-6 896-9 200-9 442 Renteutgifter 140 427 123 000 32 474 21 133 1 714 119 293 123 000 30 748 1 12 Netto finansinntekter/-utgifter 77 216 21 208-221 456-9 919-57 588-138 620 94 030 87 996-73 407-6 895-9 200-9 430 NETTO DRIFTSRESULTAT 90 983 1 259 816-1 763 535 136 950 1 259 816-2 566 143-206 445 0 1 275 020 160 479 0-472 413 Bruk av udisponert fra tidligre år -2 885 551-2 885 551-2 426 839-2 885 551-2 885 551-2 426 839 Bruk av disposisjonsfond -2 058 621-1 515 972-708 604-1 515 972-1 515 972-542 649-708 604 Bruk av bundne fond -150 157-49 172-559 970-120 707-49 172-531 062-29 450-28 908 Sum bruk av investeringer -5 094 329-4 450 695-3 695 413-4 522 230-4 450 695-2 957 901-542 649 0-708 604-29 450 0-28 908 Avsetning til dekn. tidl. år (underskudd) 1 006 468 692 451 314 017 Avsetning til ubundne fond 3 028 230 3 028 230 2 426 839 3 028 230 3 028 230 2 426 839 Avsetning til bundne fond 30 774 0 595 337 17 406 62 957 13 368 22 914 509 466 Overføring til investeringsregnskapet 162 649 162 649 148 697 162 649 162 649 148 697 Sum avsetninger 4 228 121 3 190 879 3 170 873 3 208 285 3 190 879 2 638 492 705 819 0 22 914 314 017 0 509 466 REGNSKAPSMESSIG RESULTAT -775 226 0-2 288 075-1 176 995 0-2 885 551-43 274 0 589 330 445 046 0 8 146

Sak 20/19 Budsjett Asker kirkelige fellesråd 2020 innledende arbeid Grunnlagsdokumentet for Handlingsprogram 2020-2023 i Asker kommune danner rammen for planlegging av budsjett for Asker kirkelige fellesråd 2020. Se https://www.asker.kommune.no/nye-asker-kommune/aktuelt-nyeasker-kommune/harmonisering-av-tjenester-og-ordninger-i-nye-asker. Asker kirkelige fellesnemnd skal levere forslag til budsjett for 2020 i annen halvdel av mai 2019. Drift I handlingsprogrammet det er referert til over heter det på side 49 at rådmannen legger nåværende budsjettramme for kirke og trossamfunn. Det betyr at summen av de tre fellesrådenes budsjetter for 2019 danner rammen for budsjettet i 2020, justert for lønns- og prisvekst (deflator). Se vedlagte framstilling av budsjett for 2019, med en ramme på 61,6 millioner kroner. I tillegg må nemnda vurdere å legge inn i budsjettet forslag om stillingen som prosjektleder for Prosjekt kirkebygg (Se sak 69 g/2019) og kommunal samfinansiering med Oslo bispedømmeråd av 0,5 stilling som diakon i Heggedal. Nemnda har tidligere dessuten pekt på behovet for å utvide stillingen som daglig leder i Østenstad og Heggedal (Se sak 69 e/2019). Investering Kirkesjefen oppfatter at handlingsprogrammets prinsipp også vil komme til anvendelse for investeringsbudsjettet for 2020-2023. Det er derfor vesentlig å avklare rammene for de tre fellesrådene investeringsbudsjetter i 2019. Asker kirkelige fellesråd har i 2019 til disposisjon 3 millioner kroner til frie investeringer. Beløpet er redusert med 1 mill. årlig i perioden 2018 til 2021, som er fellesrådets bidrag til ferdigstille underetasjen i Vardåsen kirke. I tillegg til gjenstående 2 mill., har fellesrådet til disposisjon for investeringer 1,2 mill. fra foregående år. Flere prosjekter har egen finansiering i tillegg til de frie midlene. Se vedlagte oversikt over investeringer i Asker kirkelige fellesråd 2019 mv. Kirkesjefen har tatt initiativ til et innledende møte, der råd, utvalg og vennerforeninger i det nye prostiet kan diskutere hensiktmessig organisering av arbeid og samarbeid om vedlikehold og investeringer knyttet til våre kirkebygg og gravplasser. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringen til etterretning og ber kirkesjefen legge fram et foreløpig budsjettforslag for 2020 i nemndas møte 24.4.2019.

BUDSJETT 2019 Asker, Røyken og Hurum Kirkelige Fellesråd Asker / Røyken / Hurum TOTAL Asker kirkelige fellesråd Røyken kirkelige fellesråd Hurum kirkelige fellesråd Budsjett 2019 Regnskap 2018 Regnskap 2017 Budsjett 2019 Regnskap 2018 Regnskap 2017 Budsjett 2019 Regnskap 2018 Regnskap 2017 Budsjett 2019 Regnskap 2018 Regnskap 2017 Inntekter Brukerbetaling, salg, avg., leieinntekter -8 883 000-9 367 530-8 739 598-5 588 500-5 838 042-5 432 283-2 380 000-2 470 650-2 308 212-914 500-1 058 838-999 103 Refusjoner/overføringer -16 508 285-22 277 263-19 301 801-12 802 285-16 815 207-15 579 765-3 295 000-4 850 754-2 980 115-411 000-611 302-741 921 Tilskudd fra staten -6 597 194-6 562 710-7 362 268-4 700 000-4 774 996-4 633 222-1 360 000-1 326 166-2 212 390-537 194-461 548-516 656 Tilskudd kommune -61 630 132-59 762 204-55 930 982-46 924 407-45 259 404-42 591 584-9 892 613-10 465 783-9 027 100-4 813 112-4 037 017-4 312 298 Tilskudd fra fellesråd / menighetsråd -90 000-208 105-348 798-30 000-153 256-178 798-60 000-54 849-170 000 Andre tilskudd, gaver, innsaml. midler -1 036 500-1 080 484-1 173 985-866 500-792 211-758 425-170 000-287 073-238 543-1 200-177 017 Sum driftsinntekter -94 745 111-99 258 296-92 857 432-70 911 692-73 633 116-69 174 077-17 157 613-19 455 275-16 936 360-6 675 806-6 169 905-6 746 995 Utgifter Lønn og sosiale utgifter 66 295 560 66 813 789 63 253 702 51 896 206 52 472 752 48 024 229 11 288 047 11 540 118 12 492 451 3 111 307 2 800 919 2 737 022 Kjøp av varer og tjenester 21 508 252 22 373 154 19 977 587 14 402 187 14 556 582 12 837 661 4 844 565 5 645 594 5 017 940 2 261 500 2 170 978 2 121 986 Refusjoner/overføringer 5 705 623 7 298 096 5 800 385 3 515 623 3 961 310 3 612 822 930 000 1 967 155 766 458 1 260 000 1 369 631 1 421 105 Tilskudd og gaver 2 020 000 2 787 024 2 283 679 2 020 000 2 789 341 2 271 842 1 933 7 937-4 250 3 900 Sum driftsutgifter 95 529 435 99 272 063 91 315 353 71 834 016 73 779 985 66 746 554 17 062 613 19 154 800 18 284 786 6 632 807 6 337 279 6 284 013 BRUTTO DRIFTSRESULTAT 784 324 13 767-1 542 079 922 324 146 869-2 427 523-95 000-300 475 1 348 427-43 000 167 374-462 982 Renteinntekter -89 588-63 211-253 930-57 588-31 052-140 333-25 000-25 263-104 155-7 000-6 896-9 442 Renteutgifter 120 000 140 427 32 474 21 133 1 714 120 000 119 293 30 748 1 12 Netto finansinntekter/-utgifter 30 412 77 216-221 456-57 588-9 919-138 620 95 000 94 030-73 407-7 000-6 895-9 430 NETTO DRIFTSRESULTAT 814 736 90 983-1 763 535 864 736 136 950-2 566 143 0-206 445 1 275 020-50 000 160 479-472 413 Bruk av udisponert fra tidligre år 0-2 885 551-2 426 839-2 885 551-2 426 839 Bruk av disposisjonsfond -1 556 736-2 058 621-708 604-1 556 736-1 515 972-542 649-708 604 Bruk av bundne fond 50 000-150 157-559 970-120 707-531 062 50 000-29 450-28 908 Sum bruk av investeringer -1 506 736-5 094 329-3 695 413-1 556 736-4 522 230-2 957 901 0-542 649-708 604 50 000-29 450-28 908 Avsetning til dekn. tidl. år (underskudd) 0 1 006 468 692 451 314 017 Avsetning til ubundne fond 552 000 3 028 230 2 426 839 552 000 3 028 230 2 426 839 Avsetning til bundne fond 0 30 774 595 337 17 406 62 957 13 368 22 914 509 466 Overføring til investeringsregnskapet 140 000 162 649 148 697 140 000 162 649 148 697 Sum avsetninger 692 000 4 228 121 3 170 873 692 000 3 208 285 2 638 492 0 705 819 22 914 0 314 017 509 466 REGNSKAPSMESSIG RESULTAT 0-775 225-2 288 075 0-1 176 995-2 885 551 0-43 275 589 330 0 445 046 8 146

Sak 21/19 Møteplan og andre viktige datoer for nemnd, råd og utvalg 2019 Arbeidsutvalget foreslår å videreføre møteplan med samme struktur som før: Kl. 1630 Fellesnemnd Kl. 1800 Utvidet fellesnemnd (felles fellesråd) med alle representanter fra alle tre fellesråd Kl. 1900 Ordinære møter i hvert fellesråd 27.3. 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker 24.4. 1630/1800 Fellesnemnd og felles fellesråd Østenstad 9.5. 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker 22.5. 1630/1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd Teglen, Spikkestad 5.6. 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker 19.6 1630/1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd Askertun 13.8. 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd AKF Adm Asker 21.8. 1630/1800 Fellesnemnd og felles fellesråd Uke 35/36 Kurs valgmedarbeidere i menighetsråd m.fl. 9.9. Kirkevalg 11.9. 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd 25.9. 1630/1800 Fellesnemnd/PSU og felles fellesråd 8.10. 1800-2200 Kurs for nye menighetsråd (OBD) kulturprogram og servering. Teglen, Spikkestad 16.10. 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd 23.10 1630/1800 Fellesnemnd og felles fellesråd. Nye representanter til fellesråd invitert til å bisitte 6.11 1630/1800 AU Fellesnemnd og AU fellesråd. Samtidig: Innledende kurs for nytt fellesråd (Kirkens arbeidsgiverorganisasjon) AKF Adm/Askertun

- 2-27.11 1630 Fellesnemd og felles fellesråd. Nytt fellesråd konstituerer seg, for å kunne tre i virksomhet 1.12 1. Felles festmiddag med PSU. [Hotell] 11.12. 1800 Fellesråd (reservedato ved behov) 31.12. 2400 Ringer alle kirkeklokker? Asker prosti 5.1.2020 1100 Felles festgudstjeneste for alle sokn i Asker. Oslo biskop forretter. Kirkekaffe. Teglen, Spikkestad Februar 4-timers kurs for nye fellesråd (KA) Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd vedtar møteplan som foreslått og anmoder fellesrådene om å gi sin tilslutning til denne. Fellesnemnda anmoder menighetsrådene om å planlegge møtekalenderen for de nye menighetsrådene slik at de kan konstituere seg og velge representant til Asker kirkelige fellesråd. Fellesnemnda vil anmode om dette skjer etter planlagt kurs for de nye menighetsråden 8.10. og før fellesnemndas møte 23.10. 1 De gamle fellesrådene er i prinsippet virksomme fram til 31.12.2019, parallelt med det nye fellesrådet. De gamle fellesrådene har kun mandat til å fatte vedtak som er nødvendige for å legge til rette for det fellesrådet.

Sak 22/19 Tidsavgrenset stilling som rådgiver i kirkesjefens stab Administrasjonene vil i 2019-2020 ha mange oppgaver knyttet til ordinær drift, i tillegg til de mange prosessene knyttet til sammenslåingen. Det er i denne perioden ikke avsatt egne ressurser til etableringen av det nye fellesrådet. Administrasjonen har i planleggingen av bemanningsplan for det nye fellesrådet i utgangspunktet lagt opp til en reduksjon i administrative stillinger med 0,5 stilling, ref. sak 69/2018. Denne ressursen er tilført menighetsarbeidet. I en overgangsfase har administrasjonen likevel behov for å sikre tilstrekkelig bemanning å gjennomføre sammenslåingen på en god måte. Fellesnemndas arbeidsutvalg foreslår derfor å opprette tidsavgrenset stilling som rådgiver/kommunikasjonsrådgiver i 100 % i perioden 1.7.2019-31.12.2020. Stillingen er tenkt tillagt slike midlertidige oppgaver: Sekretær for Asker kirkelige fellesnemnd Saksbehandling og forberedelser knyttet til opprettelse av nytt fellesråd Intern og ekstern kommunikasjon Forberede og gjennomføre tiltak for å styrke vi-følelse og felles kultur i det nye prostiet Forefallende lederstøtte i omstillingsfasen Den som skal tilsettes i engasjementet må ha ledererfaring i kirken og fagkompetanse innen kommunikasjon, personal- og økonomifeltet. Kunnskap om lokalt kirke- og kulturliv i Asker, Hurum og Røyken vil være en fordel. De tre fellesrådenes fond vil fra 1.1.2020 bli overført nye Asker kirkelige fellesråd. Den midlertidige stillingen kan finansieres ved bruk av eventuelle ledige lønnsmidler i ordinære budsjetter og tilgjengelige fondsmidler i Asker kirkelige fellesråd. Per 31.12.18 har Asker kirkelige fellesråd blant annet 1,4 millioner kroner avsatt i disposisjonsfond til administrative oppgaver - prosjekt arkiv. Denne avsetning er betydelig høyere enn faktiske kostnader knyttet til overgang til den nye arkivløsningen Public 360. Fellesnemndas arbeidsutvalg foreslår derfor at de lønnskostnadene som ikke kan dekkes over ordinære budsjett, blir dekket over disposisjonsfond. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd gir sin tilslutning til å opprette tidsavgrenset stilling som rådgiver i kirkesjefens stab 1.7.2019-31.12.2020. Asker kirkelige fellesnemnd anmoder Asker kirkelige fellesråd om å omdisponere midler i disposisjonsfond øremerket administrative oppgaver, slik at pengene kan dekke de kostnadene til stillingen som det ikke er dekning for i ordinære budsjetter.

Sak 23/2019 Eventuelt Det er ikke forhåndsmeldt saker til Eventuelt

Sak F24/2019 Nytt fra fellesrådene og prosten Ny prost i Asker, Tor Øystein Vaaland, presenterer seg og deler Ord for dagen. Fellesrådene gir en kort oppsummering av viktige saker sine forrige møter 30.1.2019 og 5.3.2019 (RKF). Kirkesjefen gir deretter en kort oppsummering av vedtak i fellesnemndas saker 17-22/19. Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning.

Sak F 25/19 Andre orienteringssaker a. Referat fra felles AMU 7.2. b. Referat fra AKFN PSU AU 26.2. c. Status felles telefonsystem d. Kirkesafari for Asker kommunale fellesnemnd e. Ansettelser til behandling i fellesnemndas tilsettingsutvalg f. Kunngjøring knyttet til kirkevalg Vedtak Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning.

Sak F 24a/19 Andre orienteringssaker Vedlegg: Referat Felles AMU 7.2.2019 Tilstede: Janneke Riskild, hovedverneombud for nye Asker Stian Fossli, verneombud i Røyken og Hurum, og vara for HVO i nye Asker Tone Haverstad, ansattrepresentant i nye Asker Karoline Astrup, verneombud prestene Øyvor Sekkelsten, kirkeverge Røyken og Hurum John Grimsby, kirkesjef Asker Kristin Westly, Bedriftshelsetjeneste (stedfortreder for Sissel Slotten) Forfall: Tor Øystein Vaaland, prost Maud Kari Berntsen, personalsjef Saksliste: FAMU sak 1/19 Godkjenning av innkalling, og referat fra sist møte 04.12.18 Innkalling og referat godkjent med følgende merknad: Når møtene er i Teglen bør møte starte 15 min på hel. Det passer med tiden for de som kommer med tog fra Asker. FAMU sak 2/19 Informasjon John hadde generell informasjon om sammenslåingsprosessen. - Det har kommet 14 søkere på stillingen som leder for admin.enhet, intervjuene er planlagt og tilsetting skjer i løpet av februar. - Stamina informerte om risikovurdering og ønsker at vi bruker dette aktivt i sammenslåingsfasen. Foreta løpende risikoanalyser for hendelser/konsekvens. Ser AMU risiko som kan skje? Kanskje følge ekstra med på kirkebygg og gravferd- og administrativ enhet Teglen. FAMU sak 3/19 Info fra verneområder for prestene Prestene har hatt flere samlinger. De ser litt på hvordan de kan tenke større og ikke minst i forhold til avstandene i den nye kommunen. Prestene planlegger en studietur. Noe bekymring med tanke på endringer i sekretær rollene, blir det bedre/dårligere? FAMU sak 4/19 Vedta nye verneområder i den nye organisasjonen. AMU vedtok nye verneområder. Det er ingen grunn til å vente med å opprette nytt AMU, struktur for verneområdene kan tre i kraft snarest. Vi må se litt ekstra på feltarbeidet, dette kan være et vanskelig område. Det er viktig med god kursing/opplæring for verneombudene. Hovedverneombudet får ansvar for et av områdene og verneombudene blir vara for hverandre.

- 2 - Nye verneområder: 1 verneombud i Teglen 1 verneombud gravferd/bygning 1 verneombud feltarbeidet 1 verneombud barnehagene 1 verneombud administrasjon og menigheter i gamle Asker Det er naturlig at verneombudet for prestene er med når verneombudene i AKF samles. Det er fremdeles to forskjellige arbeidsgivere, men vi søker samarbeid, og det blir det mere av når vi lytter til hverandre. Hovedverneombudet skriver til verneombudene i gamle Asker og informerer om den nye strukturen som vi iverksetter allerede nå. Hun takker de for innsatsen, og ber de bruke kompetansen sin inn i den nye organisasjonen. FAMU sak 5/19 Dato for neste møte. Neste møte i AMU: 23.april kl. 13:45 15:15 i Asker Neste møte for Verneombud: 27.mars kl. 13:45 15:15 i Asker FAMU sak 6/19 Eventuelt Stian informerte at Røyken har avtale med Stamina bedriftshelsetjeneste for de som jobber på kirkegården, etter pålegg fra arbeidstilsynet i 2014. De fortar helsekontroll og lager handlingsplan med Stamina Drammen. Kanskje dette bør samkjøres i 2020? Referent: Stian Fossli, verneombud Røyken og Hurum

Saksliste partssammensatt utvalg (PSU AU) for Asker kirkelige fellesnemnd (AKFN) Møtedato: 26.2.2019 Tid: Kl. 1130-1300 Sted: Asker kirkelige fellesråd ADM, Kirkelia 5, Asker Innkalt: Forfall: Elisabeth Brøndal, Merete Fossli, Janneke Riskild, Unni Skjønhaug Fadum, Tove Sveva, Øyvor Sekkelsten og John Grimsby (referent). Unni Skjønhaug Fadum Sak Tittel Drøfting / referert Vedtak Sak 6 Godkjenne protokoll fra 19.1.2019 Godkjent Sak 7 Gjensidige orienteringer Ingen særskilte orienteringer Sak 8 Saksframlegg i Asker kirkelige fellesnemnd 6.3.2019 Gjennomgang av saksliste og bakgrunn for saksframlegg, slik disse vil bli lagt fram i nemndas møte 6.3. Fra møtet: PSU AU ber om at ansatte blir innkalt til samlinger for ansatte 24.9. og 3.12, så snart datoene er endelig fastlagt. PSU AU foreslår at prosjektgruppe 4 Kultur og vi-følelse kan bidra til innholdet i samlingene. Gruppen ble ledet av Øyvor Sekkelsten, med Unni Fadum som en av medlemmene. PSU AU gir sin tilslutning til sakslisten og bakgrunn for saksframleggene som orientert om i møtet. Sak 9 Nytt telefonssystem og ordning for tjenestetelefon Se vedlagte saksframlegg. Fellesnemndas arbeidsgruppe foreslår at Asker følger Røyken og Hurum i valg av system og telefonordning for ansatte. Sak 10 Neste møte Møtedatoer for arbeidsutvalgets møter tilpasset møter i Partssammensatt utvalg/asker kirkelige fellesnemnd Sak 11 Eventuelt Ingen saker ble meldt. AKFN PSU AU gir sin tilslutning til forslaget som sendt ut i forkant av møtet. Neste møte 27.3. kl. 1200 C:\Users\John\OneDrive\Dokumenter\AKF\AKFN\2019 03 06 AKFN Saksframlegg\2019 03 06 AKFN Protokoll\2019 03 06 AKFN Sak 25 b Orienteringer Vedlegg Referat PSU.docx

AKFN PSU AU Sak 3/2019/AKFN Sak F25 c Felles Telefonsystem i de tre fellesrådene Saksbehandlere: Øystein Mollestad, Else Teige, Maud Berntsen og John Grimsby Ordning i dag Hurum og Røyken har siden januar 2018 hatt en moderne skybasert løsning basert på Telia Telecom Services (tidligere TDC). Dette er skybasert sentralbord med IP-telefon og forøvrig kun mobiltelefoner, basert på Knif- og Kirkepartner. Hurum og Røyken kirkelige fellesråd har inngått avtale med de ansatte om bruk av mobiltelefon i tjenesten. Denne har to alternativer: (A) Fellesrådet eier mobilabonnementet og den ansatte kan bruke telefonen privat (utløser skatteplikt kr. 4 392). (B) Fellesrådet eier både mobiltelefon og abonnement. Arbeidstakeren bruker den ikke privat (utløser ikke skatteplikt) Asker har en hustelefonsentral med bruk av kontortelefoner. Dette er ISDN-linje begrenset til to samtaler samtidig. Løsning er utdatert og med store kapastitsetsproblemer. Det er linjer med forskjellige telefonnummer til menighetene. Hvis det ikke er noen til stede på menighetskontoret, må telefonen settes over til Asker. Anbefalt valg for Nye Asker Et strategisk valg er en mobil løsning. Hovedargumentet er fleksibilitet og kun ett nummer til hver ansatt/funksjon. Som leverandør anbefaler arbeidsgruppen Telia Telecom Services. Fellesnemnda har hentet inn tilbud fra tre leverandører for mobile løsninger: Telia, ICE og Telenor. Telia har Knif avtale og ferdig integrasjon med Kirkepartner. Telia har dessuten laveste pris, Røyken og Hurum har relativt gode erfaringer med leverandøren og løsningen kan inkludere private mobilabonnement. Som avtale med de ansatte anbefaler arbeidsgruppen å tilby de 2 samme alternativene som Røyken og Hurum har i dag. Den ansatte kan velge mellom: Egen arbeidstelefon. Den ansatte legger igjen telefonen på kontoret ved arbeidstidens slutt. Arbeidsgiver eier telefon og abonnement og den ansatte kan ikke bruke telefonen privat. Dette utløser ikke skatteplikt for den ansatte. Fordelen er et tydelig skille mellom jobb og privat, men med det som mulig ulempe at den ansatte må ha to telefoner både kontortelefon og eventuell privat telefon. (Se alternativ A nedenfor) Kombinert arbeids- og privattelefon. Den ansatte eier telefonen og arbeidsgiver eier abonnementet. Denne løsningen gir best tilgjengelighet og sentralbordløsning. Abonnementet gir fri bruk, også privat, innen EU og Norden. Løsningen er prisgunstig for ansatte, men utløser alminnelig skatteplikt for fordel av mobilbruk. Ulempen er at administrasjonen må foreta manuell gjennomgang av mobilkostnader utover avtalen, og legge dette inn som lønnstrekk. (Alternativ C nedenfor) Mobilabonnement er for begge alternativ det samme. Abonnementet inkluderer 5 GByte mobildata per måned per bruker lagt inn i en fellespool. Dvs. for 100 ansatte vil fellesrådet ha 500 GByte data tilgjengelig for Telefonssystem i Asker kirkelige fellesnemnd vesjon 20.2.2019

- 2 - forddeling mellom brukerne. Arbeidsgiver er i begge tilfeller pliktig til å dekke kostnad til mobiltelefon. For alternativ A foreslår arbeidsgruppen et tilskudd til den ansatte på kr. 4.000 hvert 3. år. Ved alternativ B sørger arbeidsgiver for innkjøp av egnet mobiltelefon til tilsvarende kostnadt. Kommentarer til anbefalt valg Arbeidsgruppen vurderte alternativet med private mobilabonnement og med mobilstøtte over lønnsseddelen (Alternativ D nedenfor). Da ville administrasjonen i motsetning til den anbefalte løsningen slippe den manuelle håndteringen av privat mobilkostnader utover avtalen. Dette alternativet ville medføre en økt kostnad på kr. 250 000 for det nye fellesrådet, og kan derfor ikke anbefales. Se vedlegg for detaljer i arbeidsgruppens vurderinger.

- 3 - Vedlegg: vurdering av ulike telefonløsninger for Asker kirkelige fellesråd Alternative leverandører Fordeler Telenor Automatisk håndtering av faktura for privat bruk av mobiltelefon Telenor-nett/dekningsgrad God brukerstøtte Tekniske løsninger for mobilt sentralbord Telia Nye AKF: kr. 170 000 (100 Telecom brukere) Services Avtale med Knif og Kirkepartner Kan inkludere private mobilabonnement i løsningen ICE Automatisk håndtering av faktura for privat bruk av mobiltelefon Ulemper AKF: kr. 420 000 Krever bedriftsabonnement på alle tilkoplede enheter Telia-nett/varierende dekningsgrad Foreløpig en liten organisasjon med beskjedent støtteapparat Manuell håndtering av faktura for privat bruk av mobiltelefon (merarbeid) AKF: kr. 280 000 Både ICE og Telia-nett/varierende dekningsgrad Telenor Produkt Beskrivelse Kost/bruker/mnd Etablering Sum/mnd Sum/år Mobilabonnement Fri+1/4/8 GB m/binding 249 24 900 298 800 Aktiv MBN 29 2 900 34 800 Microsoft sync Kalender og status 27 5 000 2 700 32 400 10 nr. serie 32 960 32 384 Sentralbord 49 999 98 1 176 Faktura kontroll tjeneste 39 3 100 3 900 46 800 Svargrupper 99 99 990 11 880 35 520 426 240 EngangsStøtte fra Telenor og Office Solutions ved kjøp i nettbutikk -125 000 Telia Produkt Beskrivelse Kost/bruker/mnd Etablering Sum/mnd Sum/år Mobilabonnement 5GB Felleskvote 102 10 237 122 844 Trilingkort 0 0 0 Mobilstatus 5 500 6 000 Microsoft sync 5 500 6 000 10 nr. serie 30 30 30 360 Sentralbord 399 798 9 576 IPT Bruker 45 90 1 080

- 4 - Svargruppebruker 45 1 800 21 600 13 955 167 460 ICE (Office Solutions) Produkt Beskrivelse Kost/bruker/mnd Etablering Sum/mnd Sum/år Mobilabonnement Bedrift / 6 GB data 174 17 400 208 800 Trillingkort 20 400 4 800 Mobilbedrift 29 2 900 34 800 Skype for B int. 29 2 900 34 800 10 nr. serie 49 30 49 588 Sentralbord 0 0 0 Kostnadskontroll 29 29 348 Svargruppebruker 0 0 0 23 678 284 136

- 5 - Avtaler med ansatte 4 aktuelle alternativer er vurdert: Fordeler Ulemper A B C D AKF eier telefon og abonnement ren arbeidstelefon AKF eier telefon og abonnement Fri bruk Ansatte eier telefon og AKF eier abonnementet Ansatte eier telefon og abonnement Skille privat bruk og arbeidstelefon Utløser ikke skatteplikt Funksjonalitet knyttet til sentralbordløsningen Ansatte behøver kun én telefon Ansatte kan være tilgjengelig utenom arbeidstid Funksjonalitet knyttet til sentralbordløsningen Ansatte kan selv velge type telefon Funksjonalitet knyttet til sentralbordløsningen Enklere å administrere Avhengig av avtale med ansatte om personopplysninger Ansatte ikke tilgjengelig utenom arbeidstid Ansatte må ha to telefoner Ansatte kan ikke selv fritt velge type telefon Utløser skatteplikt som lønnsytelse (kr. 4 392) Høy kostnad for arbeidsgiver Ansatte kan ikke selv fritt velge type telefon Utløser skatteplikt som lønnsytelse (kr. 4 392) Ved TDC: manuell håndtering av faktura for privat bruk av mobiltelefon (merarbeid for kostnadskontroll) Utløser skatteplikt som lønnsytelse for den støtten som blir utbetalt Funksjonalitet knyttet til sentralbordløsningen Antatt mer kostbart både for ansatt og arbeidsgiver (blant annet avhengig av avtale om bruk av mobiltelefon i tjenesten)

- 6 - Arbeidsgivers kostnader per år Tallene er basert på mobilkjøp til kr. 4.000. Slik telefon vil ikke dekke alles ønsker. Kostnadene i denne tabellen kommer i tillegg til leverandørkostnad. Se regnerark lenger nede for detaljer. A B C D AKF eier telefon og abonnement ren arbeidstelefon AKF eier telefon og abonnement Fri bruk Ansatte eier telefon og AKF eier abonnementet Ansatte eier telefon og abonnement + kr. 133 000 Mobilkjøp kr. 4 000 per 3. år. Kr. 4 000 er vanlig å dekke. + kr. 250 000 Mobilkjøp kr. 4000 per 3. år. Antar ca. kr. 100 privat forbruk pr. bruker/mnd + kr. 180 000 Støtte mobilkjøp kr. 4000/ 3. år. Dekning av inntil kr. 40 i ekstrakostnad forbruk per bruker/mnd lagt til grunn. I tillegg kommer arbeid med manuell håndtering av den enkeltes forbruk + kr. 493 000 Antar 100 brukere med kr. 350/mnd. Telia kostnad blir kr. 50 rimeligere med denne løsningen. Støtte mobilkjøp kr. 4000/ 3. år. D+A + kr. 421 000 Alt D: Antar 80 brukere kr. 350/mnd. Telia kostnad blir kr. 50 rimeligere for denne løsningen. Støtte mobilkjøp kr. 4000/ 3.år. Arbeidstakers kostnader per bruker per år (ca) A B C D Arbeidstaker må selv ha privat mobil og abonnement Fri telefon og abonnement Skattefordel og privat forbruk. Skatt på mobilstøtte. Privat mobil og abonnement. Får mobilstøtte. kr. 5 000 Ved ordning med kontortelefon mister ansatte tilskudd til å ha telefon selv kr. 1 680 Skatt av fordel kr. 4 392 kr. 3.000 Skatt av fordel kr. 4 392 + skatt av inntekt kr. 1332 per år (4000/3) + eventuelt privat forbruk kr. 2 400 Telefon ca. kr. 4 000 per 3. år. Abonnement ca. kr. 300/mnd. Støtte kr. 350/mnd og ca 40 % skatt på denne.

- 7 - Arbeidsgivers kostnader - detaljer pr. år Antall ansatte 100 Antall kontortelefon 20 Støtte mobilkjøp hvert 3. år 4 000 1 333 Skattefordelsbeløp 4 392 Månedlig sum mobilstøtte 350 4200 TDC reduksjon ved privatnr. 50 Privat bruk - Fri bruk 100 1200 Privat bruk - begrenset bruk 40 480 A Kjøp av telefon 133 333 B Kjøp av telefon 133 333 Ekstrakost privat bruk 120 000 253 333 C Mobilstøtte telefon 133 333 Ekstrakost privat bruk - begrenset 48 000 181 333 D Mobilstøtte abonnement 420 000 Mobilstøtte telefon 133 333 TDC reduksjon -60 000 493 333 D+A Mobilstøtte abonnement 336 000 Mobilstøtte telefon 133 333 TDC reduksjon -48 000 421 333